Leyes de reembolso de gastos a los empleados por estado: Guía para 2025

Los empleados pueden incurrir en varios gastos laborales (por ejemplo, gastos de viaje, gastos telefónicos, gastos de internet, etc.) durante su trabajo. Dependiendo de las circunstancias, los empleadores pueden estar obligados a cubrir estos gastos.

Muchos estados en los Estados Unidos han promulgado leyes que obligan a los empresarios a reembolsar a los empleados por los gastos incurridos durante el trabajo. Esto ayuda a los empleados a preservar sus ingresos. 

Aunque los reembolsos de costes suelen asociarse con los trabajadores in situ, con el aumento del trabajo remoto, los empleados que trabajan desde casa también pueden recibir reembolsos por sus gastos. 

Algunos de ellos pueden venir en forma de reembolso telefónico, estipendios de internet, reembolsos de electricidad, y otros.

En este artículo, vamos a repasar la legislación federal y estatal actual sobre las leyes de reembolso de gastos en EE.UU..

• El reembolso de gastos es cuando se devuelven los gastos que los empleados reciben durante su trabajo.
• La ley federal establece que todos los gastos en que los empleados incurran a lo largo de su trabajo y que hagan que sus ingresos sean inferiores al mínimo federal de $7,25 por hora, deben ser reembolsados por el empleador. 
• Actualmente, 12 estados y el Distrito de Columbia y Seattle, tienen leyes de reembolso de gastos.
• Para una mejor gestión de los reembolsos de gastos a los empleados, las empresas deben crear políticas de reembolso de gastos.

Ley federal sobre el reembolso de gastos

Aunque ninguna ley federal regula el reembolso de gastos, la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA, por sus siglas en inglés) puede entrar en juego. Concretamente, los empresarios deben reembolsar a los empleados por los gastos incurridos a lo largo de su trabajo si dichos gastos hicieran que los ingresos del empleado fueran inferiores al mínimo federal de $7,25 por hora (lo que es un asunto regulado por la FLSA).

Este reembolso se aplica a los trabajadores remotos y presenciales y cubre los gastos laborales en que incurra el empleado. 

Por ejemplo, un empleado gana $9 por hora, pero tiene gastos laborales de $3 por hora (por ejemplo, internet, electricidad, etc.). Estos gastos hacen que los ingresos del empleado sean de $6 por hora, lo que significa que gana menos que el mínimo federal, y el empleador debe reembolsarle estos gastos.

Leyes de reembolsos de gastos por estado  

Puesto que la ley federal cubre solo a los empleados que ganan menos de $7,25 por hora cuando se aplican sus gastos, muchos estados de EE.UU. han promulgado sus propias leyes de reembolso de gastos.

Estas leyes suelen aplicarse a los empleados presenciales, pero también se pueden aplicar a los teletrabajadores que no pueden realizar su trabajo in situ.

En la tabla siguiente vamos a ver con más detalle las leyes de reembolso de gastos por estado:

Estado	Legislación	Regulaciones de reembolso de gastos
California	Código de California, LAB 2802.	Gastos necesarios o pérdidas que son consecuencia directa del ejercicio de las funciones del empleado (por ejemplo, el taxista que paga el combustible).
Distrito de Columbia	Regla 7.910.1 del Registro Municipal de D.C.	Gastos incurridos al comprar y mantener las herramientas requeridas para el trabajo en la empresa del empleador.
Illinois	Ley de pago y cobro de salarios	Gastos necesarios o pérdidas en que incurre el empleado durante su trabajo directamente relacionados con la empresa del empleador.
Iowa	Código de Iowa 91A.3	Gastos del empleado autorizados por el empleador deben pagarse con antelación o reembolsarse dentro de los 30 días desde que el empleado reclame el gasto.
Massachusetts	Ley General de Massachusetts, Capítulo 148	Gastos que harían que los ingresos del empleado fueran inferiores al mínimo estatal de $15$ por hora. Además, la Oficina del Procurador General de Massachusetts recomienda el reembolso de los gastos innecesarios e inevitables en que incurren los empleados durante su trabajo.
Minnesota	Estatuto 177.24 de Minnesota	Una vez rescindido el contrato del empleado, el empleador debe reembolsarle el importe total que el empleado gastó en la compra o el alquiler de las herramientas necesarias para el trabajo, salvo las que se puedan utilizar fuera del trabajo.
Montana	Código de Montana 39-2-701	Gastos necesarios que son consecuencia directa del ejercicio del trabajo del empleado.
Nuevo Hampshire	Estatutos revisados de New Hampshire, Título 23	Gastos en que incurre el empleado relacionados con su empleo, si no se pagan por adelantado, deben reembolsarse por parte del empleador dentro de los 30 días siguientes al reclamo del empleado.
Nueva York	Ley Laboral de Nueva York 198-C	Si un empleador acepta reembolsar los gastos del empleado, debe reembolsarlos dentro de los 30 días siguientes a la solicitud.
Dakota del Norte	Código Centenario de Dakota del Norte	Gastos necesarios en que incurre el empleado como parte de su trabajo para el empleador.
Pensilvania	Ley de pago y cobro de salarios	Si un empleador acepta reembolsar los gastos del empleado, debe hacerlo dentro de los 60 días siguientes a la solicitud.
Dakota del Sur	Leyes codificadas de Dakota del Sur	Gastos necesarios en que incurre el empleado como parte de su trabajo para el empleador.
Washington	Departamento de Trabajo e Industrias del Estado de Washington	No se requieren reembolsos salvo los establecidos en la FLSA. Sin embargo, los gastos no reembolsados son deducibles de impuestos y los empleados pueden utilizarlos para reducir su renta imponible.
Seattle, Washington	Ley de robo de salarios de Seattle	Gastos incurridos por razón del empleo del empleado.

¿Qué es un gasto necesario?

Como puedes ver, la mayoría de las leyes estatales mencionadas arriba usan el término “gasto necesario”. La pregunta es ¿que se considera realmente un gasto necesario?

Sencillamente, los gastos necesarios son los costes que los empleados deben pagar a lo largo de su trabajo, los que los empresarios están obligados a reembolsar. Cuando se trata de los trabajadores presenciales, un buen ejemplo sería un vendedor que debe viajar del punto A al punto B como parte de su horario de trabajo habitual. En este caso, el empleador debería reembolsar los gastos de gasolina del empleado como gasto obligatorio.

Sin embargo, determinar los costes necesarios es más complicado para los teletrabajadores, puesto que pueden tener muchos gastos, como:

• Facturas de internet,
• Facturas de teléfono móvil, 
• Electricidad, y más.

Los obligados a trabajar a distancia pueden considerar estos gastos como “gastos necesarios” y solicitar a su empleador el reembolso, si así lo requiere la legislación de su estado.

Además, los empleados que no sean ciudadanos de EE.UU. pueden necesitar el reembolso de un Documento de Autorización de Empleo (EAD, por sus siglas en inglés), puesto que la adquisición de este documento incurre en varios gastos. Esto también puede contar como un gasto necesario y puede ser reembolsado, dependiendo del estado.

🎓 Hacer un seguimiento de los gastos cada mes te ayuda a ahorrar dinero y aumentar los ingresos. Para saber más sobre este tema, echa un vistazo a nuestro artículo: Maneras ingeniosas para el seguimiento mensual de los gastos 

¿Cómo crear una política de reembolso?

Tener una política de reembolso es una excelente manera de construir la confianza de los empleados y aumentar la satisfacción. Este tipo de política no tiene por qué ser nada complicada, y puede simplemente resumir los gastos empresariales que se pueden reembolsar.

Por ejemplo, una política de reembolso de móvil puede incluir el reembolso del celular a los empleados que lo usan para el trabajo.

Aquí tenemos algunos pasos que deberías considerar a la hora de crear una política de reembolso.

1. Define los gastos reembolsables — asegúrate de que los empleados sepan qué costes se pueden reembolsar y qué no,
2. Crea un protocolo para los informes de gastos — debes crear una política clara que tus empleados pueden utilizar para informar de sus gastos. Por ejemplo, puedes obligarles a enviarte un informe de gastos o un simple recibo, y
3. Establece un proceso de aprobación — crea plazos claros para los reembolsos y asegúrate de que tus empleados sepan cuánto tardarás en cubrir sus gastos.

Una política de reembolso no es solo beneficiosa para tus empleados, puesto que puedes usar los reembolsos como una deducción impositiva. Según la Publicación 15 del IRS, un reembolso puede ser desgravable dependiendo del plan de reembolso que elijas:

• Plan contable — los importes pagados bajo este plan no están sujetos a impuestos. Para tener derecho a un plan contable, tus empleados deben cumplir los siguientes requisitos:
  • Deben incurrir en los gastos como empleados suyos,
  • Deben presentar el gasto dentro de un plazo razonable, y
  • Deben devolver la cantidad pagada en exceso.
• Plan no contable — los importes pagados bajo este plan están sujetos a impuestos. Los gastos se consideran no contable si:
  • El empleado no tiene recibos u otra documentación,
  • El empleado no devuelve la cantidad pagada en exceso si el reembolso fue pagado por adelantado,
  • El empleado recibe los fondos por adelantado independientemente de si tiene un gasto o no, y
  • La cantidad pagada de otro modo se pagaría como salario al empleado.  

Preguntas frecuentes sobre las leyes de la política de reembolso

Para que esta guía sea lo más completa posible, hemos incluido una sección de preguntas frecuentes para repasar las dudas más comunes sobre este tema.

¿Puede mi empresa negarse a reembolsar los gastos?

Sí, si tu estado no exige el reembolso de gastos, tu empleador no está obligado a reembolsártelos. Esto se aplica a los gastos considerados no necesarios y que no reduzcan tu salario por debajo del salario mínimo federal de $7,25 por hora.

¿Qué es una política de reembolso de gastos?

Una política de reembolso de gastos es un conjunto de reglas y pautas que las empresas utilizan para regular el reembolso de gastos. Esta política suele incluir normas sobre qué gastos se pueden reembolsar y cómo los empleados deben informar de ellos.

¿Los reembolsos deben pasar por nómina?

Esto depende de si los reembolsos forman parte de un plan contable o no contable:

• Los reembolsos que son parte del plan contable no pasan por nómina y no están sujetos a impuestos sobre la renta, y
• Los reembolsos que son parte del plan no contable pasan por nómina y forman parte de los salarios.

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“Lo que no se puede medir, no se puede controlar.”

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Conclusión y descargo de responsabilidad

Esperamos que esta guía de reembolso de gastos en los EE.UU. haya sido útil. Por favor presta atención a los enlaces proporcionados que te llevarán a los sitios web gubernamentales oficiales y otra información relevante.

Ten en cuenta que esta guía fue escrita en el primer trimestre de 2025, por lo que es posible que cualquier cambio en las leyes que se haya incluido más tarde no se incluya en esta guía.

Te recomendamos que consultes con las instituciones correspondientes o con representantes certificados antes de actuar en cuestiones legales.

Clockify no es responsable de las pérdidas o riesgos incurridos si esta guía se utiliza sin asistencia adicional de los asesores legales o fiscales.