Imagine que você está prestes a reformar sua casa. Seu objetivo final seria alcançar os resultados desejados dentro do prazo e do orçamento disponíveis.
Mas, para alcançar o resultado final, você precisará gerenciar:
- Recursos humanos (os especialistas envolvidos na reforma)
- Recursos financeiros (o orçamento disponível para a reforma)
- Recursos físicos (materiais necessários para este projeto)
Este cenário é uma versão simplificada da gestão de recursos. A realidade é que a gestão de recursos se torna ainda mais desafiadora em um contexto empresarial, especialmente ao gerenciar projetos grandes ou complexos. Para agravar o problema, recursos, como especialistas e dinheiro, costumam ser limitados.
Então, como fazer mais com menos?
Você pode encontrar a resposta neste guia, onde abordamos os seguintes pontos:
- Os tipos de gestão de recursos
- As etapas envolvidas na gestão de recursos
- Algumas dicas de especialistas para ajudar você a otimizar sua gestão de recursos
Vamos começar.
O que é gestão de recursos?
Gestão de recursos refere-se a um conjunto de práticas e ferramentas que ajudam as empresas a aproveitar ao máximo seus recursos, como tempo, dinheiro e pessoas. O objetivo da gestão de recursos é garantir que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo para a tarefa ou projeto certo.
Colocando de outra forma.
Você já jogou um videogame chamado Tetris? Neste jogo, os jogadores devem manipular blocos de diferentes formatos que caem para encaixá-los com eficiência em um espaço apertado. Se os blocos se acumularem e atingirem o topo da tela, o jogo termina.
Agora, vamos substituir os blocos que caem por recursos vitais:
- Tempo
- Dinheiro
- Pessoas
- Informações
- Materiais
A gestão de recursos consiste em juntar esses blocos com habilidade e eficiência para alcançar o sucesso do projeto.
Por exemplo, se você estiver construindo uma casa, precisará reunir recursos como:
- Pessoas (empreiteiro ou subempreiteiro)
- Tempo (2 anos)
- Dinheiro (US$ 350.000)
- Materiais (tijolos, azulejos, tinta, móveis, etc.)
- Informações (conhecimento sobre licenças de construção e normas de segurança)
Assim como no Tetris, se você não gerenciar bem esses recursos, seu projeto (e seu negócio) poderá sofrer. As consequências graves da má gestão de recursos podem incluir perdas financeiras, oportunidades perdidas e até mesmo falhas no projeto.
Mas como exatamente dominar a arte da gestão de recursos?
Antes de entrarmos nas estratégias, vamos primeiro analisar os tipos e as etapas da gestão de recursos.
Quais são os cinco tipos de gestão de recursos?
Quando falamos sobre os tipos de gestão de recursos, estamos basicamente nos referindo à gestão de diferentes tipos de recursos.
Como todos sabemos, pessoas, tempo e dinheiro são os recursos mais importantes de que toda empresa precisa. No entanto, você pode precisar de outros recursos para uma gestão eficiente de projetos, como matérias-primas e informações.
Vamos analisar esses recursos em detalhes.
Tipo 1: Gestão de Recursos Humanos (GRH)
Como o termo sugere, a GRH trata da gestão do recurso mais importante de uma organização: o capital humano. Em outras palavras, a GRH envolve um conjunto de práticas e ferramentas que uma empresa utiliza para:
- Empregar
- Remunerar
- Treinar
- Apoiar
- Reter funcionários
Em seu livro, Human Resource Management: The Key Concepts, os autores Chris Rowley e Keith Jackson classificam as atividades de gestão de recursos humanos nestes quatro grupos:
- Recursos dos Funcionários — planejamento da força de trabalho, recrutamento, avaliação de candidatos, contratos de trabalho e integração;
- Recompensas dos Funcionários — estratégias de remuneração, avaliação de desempenho, benefícios, motivação e recompensas;
- Desenvolvimento dos Funcionários — desenvolvimento de habilidades, transferência de conhecimento, desenvolvimento profissional e de liderança;
- Relações com Funcionários — criação e implementação de políticas sobre segurança no trabalho, discriminação e assédio moral, controle de ponto, conformidade legal e equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
O objetivo da Gestão de Recursos Humanos (GRH) é nutrir e engajar os funcionários. De acordo com a pesquisa da Gartner, um ambiente acolhedor pode ajudar as empresas a:
- Alcançar objetivos organizacionais
- Gerenciar outros recursos (como dinheiro, materiais e dados)
- Aumentar a produtividade
- Reter os melhores talentos
- Aumentar a satisfação do cliente
- Aumentar o crescimento da receita
Tipo #2: Gestão de Recursos Financeiros (GRF)
A gestão de recursos financeiros envolve a gestão eficiente de Contabilização do fluxo de caixa e outros ativos de uma empresa. Os recursos financeiros podem incluir:
- Recursos internos: lucros gerados por vendas, financiamento de capital, investimentos e ativos que podem ser convertidos em caixa
- Recursos externos: créditos e empréstimos de bancos, agências governamentais e outras fontes externas
A gestão de FRM inclui as seguintes atividades:
- Orçamento — estabelecimento de planos financeiros e limites de receitas e despesas
- Planejamento e previsão financeira — criação de estratégias para o desempenho financeiro futuro
- Controle de custos — redução de despesas para garantir que a empresa permaneça lucrativa
- Escrituração contábil — registro, análise e reporte de transações financeiras
- Alocação de recursos — alocação de fundos e ativos para diferentes departamentos dentro de uma organização
- Avaliação de risco financeiro — avaliação de potenciais ameaças financeiras e desenvolvimento de estratégias para gerenciá-las
- Gestão de ativos — controle e gestão de estoques para maximizar o retorno sobre o investimento
- Conformidade regulatória — adesão às normas e padrões financeiros legais e específicos do setor
O principal objetivo da FRM é garantir que uma empresa utilize seu caixa e ativos para se manter lucrativa e competitiva. Isso é mais importante do que tudo, já que a falta de fluxo de caixa é o principal motivo para o fracasso empresarial, de acordo com a pesquisa da Skynova de 2022.
Além disso, um estudo separado constatou que 65,2% das empresas mantiveram a lucratividade otimizando suas práticas de gestão de caixa.
Essas descobertas destacam a importância de um FRM eficaz, que ajuda as empresas a maximizar sua lucratividade e a se manterem competitivas.
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Tipo #3: Gestão de Recursos de Tempo (GRT)
O próximo item da nossa lista é a gestão de tempo, que envolve ferramentas e estratégias para fazer o uso mais eficiente do tempo.
A gestão do TRM envolve as seguintes atividades e processos:
- Definição de metas — priorizar e focar em tarefas e objetivos essenciais
- Planejamento de tarefas — alocar tempo para as atividades a fim de garantir que cada momento seja alocado com propósito
- Otimização de processos — reduzir a complexidade para ajudar a usar o tempo de forma eficiente
- Promoção da disciplina do tempo — fomentar uma cultura em que todos valorizem a gestão eficiente do tempo
- Ajustamento das cargas de trabalho e prioridades — usar feedback para otimizar cargas de trabalho e cronogramas para aumentar a produtividade
- Controle de tempo — usar aplicativos de rastreamento de tempo para mensurar o progresso e alocar recursos
Além de todos os outros benefícios que cada estratégia traz, as, técnicas de gestão do tempo também podem ajudar indivíduos e organizações a reduzir a procrastinação e melhorar a produtividade.
De fato, um estudo da Bain & Company descobriu que a gestão eficiente do tempo pode ajudar a melhorar o engajamento dos funcionários, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Outro estudo intitulado Does time management work? A meta-analysis descobriu que a gestão do tempo ajuda a melhorar o desempenho e o bem-estar dos funcionários.
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Tipo #4: Gestão de Recursos de Informação (IRM)
Conforme definido em um artigo de estudo sobre gestão de recursos de informação, “IRM é um processo complexo que envolve o planejamento, o desenvolvimento, o controle, a operação e a utilização dos recursos de informação da organização”
O objetivo da IRM é gerenciar recursos de dados de forma eficiente para atingir os objetivos de negócios. Por exemplo, ao coletar e analisar o histórico de compras do cliente, as empresas podem criar mensagens de marketing personalizadas para melhorar a experiência do cliente.
No exemplo acima, você pode ver que um proprietário precisa de informações específicas, como conhecimento sobre alvarás de construção, preços de materiais, etc., para concluir seu projeto.
Estes são os aspectos da gestão de recursos de informação:
- Gestão do conhecimento — organizar o acesso a dados na forma de documentos, conteúdo digital, relatórios e ativos intelectuais
- Análise de dados — tomar decisões informadas com base em dados e análises
- Limpeza de dados — remover dados duplicados ou indesejados para melhorar a qualidade das informações
- Manutenção do repositório de dados — criação de um banco de dados centralizado para fornecer uma visão unificada dos dados da empresa
- Governança de dados — estabelecimento de políticas e práticas padronizadas relacionadas ao gerenciamento de dados
- Segurança e conformidade de dados — proteção de dados críticos por meio de métodos como controle de acesso, criptografia e outras medidas de segurança
- Infraestrutura de informações — gerenciamento das ferramentas que armazenam e gerenciam dados, como software, hardware e recursos de rede
Tipo #5: Gestão de Recursos Físicos
Este tipo de gestão de recursos envolve o gerenciamento dos ativos físicos tangíveis da sua empresa: equipamentos de escritório, prédios, veículos e matérias-primas.
Por exemplo, uma empresa que oferece serviços de lavanderia precisará gerenciar recursos físicos, como máquinas de lavar, secadoras, ferros de passar, vaporizadores, mesas, etc.
O principal objetivo da gestão de recursos físicos é usar esses ativos de forma eficiente para atingir os objetivos desejados.
Estes são alguns dos aspectos e atividades associados à gestão de recursos físicos:
- Aquisição de Recursos — compra ou aluguel de novos recursos físicos conforme necessário
- Manutenção de Ativos — planejamento de manutenção regular para otimizar a funcionalidade dos ativos
- Controle de Estoque — gerenciar os níveis de estoque para garantir que materiais e suprimentos essenciais estejam disponíveis quando necessário
- Controle de Ativos — usar tecnologia, como sistemas de controle de ativos ou software, para monitorar a localização, a condição e o uso de recursos físicos
- Otimização de Recursos — identificar oportunidades para melhorar a eficiência e a lucratividade dos ativos físicos
Quais são as etapas do gerenciamento de recursos?
As etapas envolvidas no gerenciamento de recursos podem depender da complexidade do projeto e do tipo de recurso gerenciado.
Por exemplo, no caso do design de um produto de software, tudo começa com a compreensão do escopo do projeto, de acordo com Zoran Vizmeg, gerente de projetos da CAKE.com. Liste as seguintes etapas do gerenciamento de recursos:
- Etapa #1: Identificar as Necessidades de Recursos: A equipe do projeto, a equipe do produto e a equipe da base de código discutem os requisitos, a complexidade e a viabilidade do projeto.
- Etapa #2: Avaliar e Planejar Recursos: Com a ajuda da equipe, o gerente de projeto cria um roteiro do projeto, define cada tarefa e estima as necessidades de recursos.
- Etapa #3: Atribuir Recursos: O gerente de projeto atribui tarefas a desenvolvedores ou equipes individuais.
- Etapa #4: Planejar Recursos: O gerente cria um cronograma detalhado para cada tarefa com a ajuda de uma ferramenta de planejamento, como o Clockify.
- Etapa #5: Monitorar Recursos: A equipe do projeto monitora o projeto e os recursos.
- Etapa #6: Adaptar com Base no Feedback: Com base no feedback da equipe de base de código, dos desenvolvedores e da equipe do projeto, o gerente de projeto ajusta o gerenciamento de recursos.
Graças à sua experiência em gerenciamento de projetos, Zoran nos ajudou a projetar as etapas do gerenciamento de recursos. Vamos analisar essas várias etapas envolvidas no gerenciamento de recursos em detalhes.
Etapa #1: Identificar as Necessidades de Recursos
Nessa etapa inicial, as organizações identificam os recursos necessários para atingir metas ou projetos específicos. Isso pode incluir recursos humanos, recursos financeiros, materiais específicos, equipamentos e outros.
As seguintes perguntas podem ajudar você a identificar os recursos necessários para o projeto:
- Qual é o escopo do projeto (orçamento, cronograma, objetivos e entregáveis)?
- De quais recursos precisamos para concluir o projeto com sucesso?
- De quantos desses recursos precisamos e quando precisamos deles?
- Precisamos de recursos externos, como equipes especializadas ou especialistas?
- Quais habilidades são necessárias para concluir as tarefas do projeto?
- Como podemos acessar os recursos necessários?
- Precisamos de recursos de backup e, em caso afirmativo, onde podemos encontrá-los?
Os gerentes de projeto podem usar diversas ferramentas e técnicas para estimar as necessidades de recursos do projeto:
- Julgamento especializado — consultando especialistas bem versados no tipo de projeto
- Análise de alternativas — comparando diferentes maneiras de executar tarefas e identificando os recursos mais apropriados ou com melhor custo-benefício
- Dados publicados do setor — analisando dados publicados sobre estimativas de recursos do projeto em periódicos, livros, artigos e pesquisas específicos do setor
- Software de gerenciamento de projetos — selecionando o software apropriado com recursos que os ajudem a encontrar a melhor combinação de recursos de que precisam
- Dados internos históricos — extraindo insights de dados históricos da organização, como compras, controle de tempo e registros contábeis
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Etapa #2: Avaliação e Planejamento de Recursos
A próxima etapa é realizar uma avaliação completa dos recursos necessários. Isso envolve determinar:
- Disponibilidade
- Quantidade
- Qualidade
- Capacidade dos recursos necessários
Se sua organização não possui todos os recursos necessários, pode ser necessário investir neles.
Por exemplo, uma avaliação inicial dos recursos humanos disponíveis ajuda uma empresa a entender se as habilidades necessárias para um projeto de TI estão faltando. A empresa agora pode tomar decisões informadas sobre a contratação de desenvolvedores qualificados ou o aprimoramento das habilidades de sua equipe.
De acordo com Zoran, esta também é a etapa em que os gerentes de projeto criam um roteiro detalhado do projeto para entender os requisitos de recursos.
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Etapa #3: Alocação de Recursos
Agora que você sabe quais recursos precisa, o próximo passo é alocá-los (recursos humanos, financeiros, de tempo, materiais, etc.) para cada tarefa ou projeto. O objetivo da alocação de recursos é distribuí-los da melhor maneira possível para otimizar a produtividade, reduzir custos e alcançar os resultados desejados.
Por exemplo, um designer gráfico júnior pode precisar de dois dias para concluir uma tarefa de design, enquanto um designer experiente pode precisar de apenas três horas. Se o seu projeto de design tem um prazo apertado, designar um designer sênior é obviamente a melhor maneira de garantir que a tarefa seja concluída no prazo.
Como explica nosso colaborador Zoran Vizmeg, a terceira etapa do gerenciamento de recursos em uma empresa de TI envolve a comunicação com a equipe de desenvolvimento para atribuir as tarefas recém-criadas aos desenvolvedores e confirmar a estimativa.
Abaixo, um exemplo real de alocação bem-sucedida de recursos, extraído do livro Human Resource Management: Linking Strategy to Practice.
A rede de supermercados Trader Joe's é conhecida por sua abordagem centrada no cliente. Com o objetivo de satisfazer seus clientes, a empresa seleciona funcionários naturalmente extrovertidos, otimistas, com forte foco no cliente e senso de humor.
Portanto, ao alocar seus recursos da melhor maneira possível e selecionar a pessoa certa para a função, a empresa obteve vantagem competitiva e se manteve lucrativa.
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Etapa #4: Planejar Recursos
O planejamento de recursos envolve a criação de um cronograma que explique quando e como você usará os recursos. Esse processo garante que os recursos sejam alocados no momento certo e nas quantidades certas.
Embora existam muitos métodos que você pode usar para planejar seus recursos, dois dos mais comumente usados são o gráfico de Gantt e o Método do Caminho Crítico (CPM).
Um gráfico de Gantt fornece uma representação visual de suas tarefas e seus cronogramas.
Por exemplo, no gráfico de Gantt abaixo, você pode ver o tempo necessário para concluir cada tarefa e as atividades associadas. Os departamentos responsáveis são codificados por cores, juntamente com os responsáveis por cada atividade.
Por outro lado, o Método do Caminho Crítico (CPM) envolve a identificação da sequência lógica de tarefas e dependências em um projeto. Em outras palavras, cada projeto normalmente consiste em múltiplas tarefas, e algumas tarefas podem depender de outras.
Por exemplo, se o projeto for construir um jardim botânico, árvores não podem ser plantadas até que o local esteja nivelado e o solo preparado.
Etapa #5: Monitoramento e Controle
Uma vez que os recursos são atribuídos e as tarefas estão em andamento, o monitoramento contínuo é essencial. Este processo envolve:
- Monitorar o uso de recursos e o progresso do projeto
- Fazer os ajustes necessários para garantir que os objetivos sejam alcançados
Segundo Zoran, este também é o momento em que a equipe "supera obstáculos que não foram percebidos durante a fase de planejamento".
Vamos supor que um projeto de construção esteja em andamento. Conforme o projeto avança, o gerente de projeto monitora de perto como os funcionários utilizam os recursos. Ele poderia usar planilhas de horas de construção, como o Clockify, para garantir que os trabalhadores estejam no local conforme o cronograma e sejam produtivos.
O monitoramento de recursos também inclui o controle de custos associados à mão de obra, equipamentos e materiais. Se os custos reais excederem os custos orçados para uma categoria de recurso, o gerente de projeto pode tomar ações corretivas. Essas ações podem incluir medidas para identificar áreas que exigem otimização de custos, buscar aprovação para ajustes orçamentários ou realocar recursos.
Por exemplo, se os custos de material excederem o orçamento de um projeto de construção a equipe do projeto pode decidir usar materiais alternativos para atender aos requisitos do projeto.
Etapa #6: Feedback e Adaptação
Em intervalos definidos, as organizações precisam avaliar o desempenho e os resultados alcançados. Esse feedback ajuda a aprimorar os esforços futuros de planejamento de recursos.
Zoran acredita que a comunicação e o feedback construtivo são essenciais para identificar áreas de melhoria:
“A comunicação é importante em todos os aspectos da nossa vida, especialmente no trabalho. Se quisermos crescer, precisamos de feedback para reconhecer qual parte do nosso desenvolvimento pessoal precisa ser melhorada. Se não recebermos feedback construtivo, teremos dificuldade em identificar o que pode ser melhorado.”
Às vezes, projetos ou prioridades mudam, ou surgem circunstâncias imprevistas. Nesses casos, os gerentes de projeto precisam realocar recursos para atender a novas necessidades ou desafios.
Com base na avaliação e nas lições aprendidas, as organizações adaptam suas estratégias e processos de planejamento de recursos para projetos ou ciclos de planejamento futuros.
Por que a gestão de recursos é importante?
Como a falta de pessoas, tempo e orçamento são os principais obstáculos para o sucesso organizacional, gerenciar esses recursos limitados é mais importante agora do que nunca.
Vejamos por que é crucial que gerentes de projeto e empresas gerenciam seus recursos adequadamente:
- Aumento da produtividade e da lucratividade: Quando as empresas usam os recursos de forma eficiente, elas podem aumentar a produtividade e a receita. Um estudo da McKinsey mostra que empresas que priorizam o desenvolvimento do capital humano alcançam lucros superiores a US$1 milhão e emergem como "superestrelas".
- Garantindo uma vantagem competitiva: Organizações que gerenciam bem seus recursos costumam ser mais competitivas. Por exemplo, o gerenciamento inteligente de dados ajudou 53% dos fabricantes a criar uma vantagem competitiva para suas empresas, de acordo com uma pesquisa da IBM.
- Aumentando o engajamento dos funcionários: Fazer o melhor uso do tempo, das habilidades e das competências dos funcionários pode aumentar a moral e a satisfação no trabalho.
No entanto, a maioria das organizações tem dificuldades para gerenciar seus recursos, e as consequências costumam ser profundas. Em uma análise de 16.000 projetos, Bent Flyvbjerg, co-autor de How Big Things Get Done, descobriu que apenas 8,5% das empresas conseguiram cumprir os orçamentos e prazos planejados.
A subutilização de recursos também pode ter consequências negativas, especialmente em grandes projetos. Por exemplo, quando as plataformas de petróleo usam apenas 77% de seus recursos de produção, o setor sofre uma perda de US$ 200 bilhões em receita a cada ano, de acordo com um estudo da McKinsey.
Isso nos leva à pergunta: como melhorar a gestão de recursos?
Como melhorar a gestão de recursos?
A chave para uma gestão de recursos eficaz é uma compreensão completa do escopo do projeto e dos requisitos de recursos. Para ajudar você com isso, aqui estão algumas dicas para otimizar a gestão de recursos.
Dica 1: Seja proativo e monitore o progresso
Nas seções anteriores, você aprendeu sobre as etapas típicas de um projeto de design de software descritas por Zoran. Seguindo um processo estabelecido, Zoran pode evitar problemas de última hora e escassez de recursos para projetos futuros.
Embora os gerentes de recursos não possam prever todos os resultados possíveis, ser proativo e planejar com antecedência pode ajudá-los a gerenciar os recursos com sabedoria.
Uma maneira de gerenciar recursos com eficiência é criar uma política de gestão de recursos. Abaixo estão algumas perguntas que sua política de gestão de recursos deve abordar:
- Quem é responsável por gerenciar os recursos?
- Como você avaliará as necessidades de recursos?
- Como você alocará recursos?
- Quais procedimentos você implementará para lidar com a escassez de recursos?
- Quais ferramentas você usará para monitorar a utilização de recursos?
Quais procedimentos você implementará para lidar com a escassez de recursos?
Uma maneira fácil de antecipar as necessidades futuras de recursos é usar uma ferramenta de projeção de projetos como o Clockify. O software usa dados atuais de orçamento, tempo e cronograma para fazer previsões sobre o provável desempenho futuro do projeto.
De fato, um estudo de caso sobre otimização da gestão de recursos confirma ainda mais a importância de estimar as necessidades futuras de recursos.
Ou seja, o proprietário de uma empresa de TI define estimativas mensais para projetos no início de cada mês, o que o ajuda a prever as horas de trabalho da equipe necessárias para atingir essas estimativas. Esse hábito ajuda o proprietário a saber exatamente como o projeto está progredindo e se está consumindo mais tempo do que o esperado. Também ajuda a estabelecer uma cultura de gestão de tempo na empresa.
Dica 2: Incentive a Comunicação Aberta e a Coordenação
Embora os gerentes de recursos ou de projeto sejam normalmente responsáveis pela gestão de recursos, é importante envolver todas as partes interessadas no processo. Dependendo do tipo de projeto, as partes interessadas podem incluir a equipe do projeto, os departamentos de recursos humanos, financeiro e compras.
Além de criar um ambiente colaborativo, é importante incentivar a comunicação contínua entre essas partes interessadas.
A comunicação contínua facilita o compartilhamento de necessidades de recursos, desafios e ideias para melhorar a gestão de recursos pelos membros da equipe.
De acordo com Michael Shick, gerente de projetos profissional e professor assistente de gestão de projetos na Universidade da Carolina do Norte, a base para uma comunicação aberta deve ser estabelecida na fase de iniciação do projeto:
“A comunicação aberta e o feedback ajudam a reduzir mal-entendidos, o que, por sua vez, deve promover melhor desempenho e produtividade no trabalho. Além disso, a comunicação aberta ajuda a construir confiança e fomenta a compreensão, o que sugere a importância do diálogo aberto.”
Podemos perceber a importância da comunicação e da coordenação contínuas quando observamos o exemplo frequentemente citado do projeto do Airbus A380 (a maior aeronave de passageiros do mundo).
A Airbus contratou diversas equipes de design e fabricantes de componentes espalhados por vários países para fabricar o Airbus A380. A falta de comunicação clara e transparente entre as diversas equipes levou a diversos problemas durante a produção da aeronave. Como resultado, o projeto sofreu atrasos, estouros de orçamento e escassez de materiais e mão de obra.
Dica 3: Monitore e Controle Frequentemente o Uso de Recursos
O monitoramento e o controle de recursos desempenham um papel vital para garantir que os recursos sejam utilizados da melhor forma possível.
Mas com que frequência a utilização de recursos deve ser monitorada? Uma pesquisa sobre utilização de recursos realizada pelo Resource Management Institute mostra que a maioria das organizações mede a utilização de recursos semanal ou mensalmente. Essa também é uma prática recomendada.
O monitoramento regular também é uma excelente maneira de prevenir problemas, como subutilização ou superutilização de recursos e atrasos ou estouros de orçamento relacionados a recursos.
Por exemplo, ao monitorar as horas extras, as empresas podem identificar como as distribuem e se alguns funcionários podem assumir mais trabalho para que outros não trabalhem horas extras. Isso pode ajudar a prevenir o burnout e manter os funcionários motivados.
Além disso, monitorar o tempo gasto em cada tarefa pode ajudar a identificar o tempo perdido e fazer ajustes adicionais quando necessário.
Dica 4: Treine Gerentes de Recursos
Gerentes de recursos devem possuir um amplo conjunto de habilidades, desde habilidades em gerenciamento de projetos até a capacidade de se comunicar e gerenciar pessoas.
No entanto, a pesquisa Profissão de Ser um Líder de RM/RMO da RMI mostra que 92% das organizações têm dificuldade ou muita dificuldade em encontrar gerentes de recursos qualificados. E este é um dos principais fatores que podem prejudicar a gestão eficaz de recursos.
A boa notícia é que, como a maioria das outras habilidades, aprender e praticar são a chave para dominar a gestão de recursos.
Ao oferecer treinamento em gestão de recursos, as organizações podem equipar sua força de trabalho com habilidades essenciais. Essas iniciativas de treinamento podem incluir:
- Cursos em metodologias de alocação de recursos
- Sistemas de gestão de projetos
- Desenvolvimento de habilidades interpessoais
De acordo com Elizabeth Harrin, experienced project manager and author of Managing Multiple Projects, uma experiente gerente de projetos e autora de Managing Multiple Projects, um dos maiores desafios é garantir que todos os membros da equipe, especialmente os menos experientes, tenham a oportunidade de aprender.
“Todos nós gostaríamos de ter as melhores pessoas, as mais experientes e as mais bem treinadas em nossos projetos, mas isso significaria que os mais jovens e menos experientes nunca teriam a oportunidade de praticar suas habilidades. Se você deseja que sua equipe permaneça com você por muito tempo, deve buscar maneiras de proporcionar a eles experiências que expandam suas habilidades e os ajudem a se desenvolver como profissionais.”
Como gerenciar recursos com o Clockify
Por que você precisa de ferramentas como o Clockify para gerenciar recursos? Temos um motivo convincente para você: a pesquisa da RMI sobre utilização de recursos mencionada anteriormente descobriu que a falta de ferramentas de automação é um dos maiores inibidores da gestão eficaz de recursos.
Surpreendentemente, 57% dos entrevistados afirmaram que dependem de planilhas para o gerenciamento de recursos, apesar da disponibilidade de ferramentas de gerenciamento de recursos.
Como um software de gerenciamento de recursos, o Clockify simplifica vários aspectos do processo. Do planejamento de tarefas ao monitoramento do progresso do projeto, há muitos recursos para ajudar você a acelerar o gerenciamento de recursos. Vamos ver como.
O Clockify permite que você planeje e visualize seus projetos e marcos. Você pode:
- Organizar seus projetos por clientes
- Criar tarefas dentro desses projetos
- Definir cronogramas para cada tarefa e projeto
Com o Clockify, você pode determinar rapidamente quem em sua equipe está ocupado e quem está disponível para novas tarefas. Posteriormente, você pode facilmente atribuir novas tarefas e definir cronogramas de trabalho. Essa visibilidade é crucial para a alocação de recursos e para garantir que o trabalho seja distribuído uniformemente.
Experimente o Clockify hoje mesmo
O Clockify oferece a funcionalidade de controle de tempo, permitindo que sua equipe registre suas horas com precisão. Esse recurso ajuda a monitorar o progresso do trabalho, a produtividade e a utilização do tempo.
Esta ferramenta também permite definir orçamentos para cada tarefa e projeto. Você pode então acompanhar e comparar o tempo e as despesas reais com as estimativas para otimizar a gestão de recursos.
Conclusão: Planeje com antecedência e controle o processo para otimizar a gestão de recursos
Dadas as restrições de tempo, dinheiro e pessoal no cenário empresarial atual, a gestão eficaz de recursos é fundamental para o sucesso do projeto.
Para garantir que você aproveite ao máximo seus recursos, lembre-se de:
- Entender o escopo do projeto
- Planejar com antecedência
- Alocar com conhecimento/sabedoria
- Monitorar frequentemente a utilização de recursos
Ao implementar as estratégias que listamos, você pode não apenas otimizar a gestão de recursos, mas também aumentar a produtividade e obter uma vantagem competitiva.
Acima de tudo, tenha uma visão estratégica dos seus recursos e invista em treinamento para gestores de recursos. Dessa forma, você estará no caminho certo para atingir os objetivos da sua organização.
Como avaliamos esta publicação: Nossos redatores e editores monitoram as publicações e as atualizam quando novas informações são disponibilizadas para mantê-las atualizadas e relevantes.