Gestión de recursos: tipos, etapas y consejos de optimización 

Imagina que estás a punto de renovar tu casa. Tu objetivo final sería obtener los resultados deseados dentro del tiempo y presupuesto que tengas disponible.

Pero, para lograr el resultado final, deberás gestionar: 

• Recursos humanos (los especialistas involucrados en la renovación), 
• Recursos financieros (el presupuesto disponible para la renovación), y 
• Recursos físicos (materiales necesarios para este proyecto).

Este escenario es una versión simplificada de la gestión de recursos. La realidad es que la gestión de recursos se vuelve aún más desafiante en un contexto empresarial, especialmente cuando se gestionan proyectos grandes o complejos. Para agravar el problema, los recursos, como los especialistas y el dinero, suelen ser limitados.

Entonces, ¿cómo hacer más con menos? 

Puedes encontrar la respuesta en esta guía donde cubrimos estos puntos:

• Los tipos de gestión de recursos, 
• Las etapas involucradas en la gestión de recursos, y 
• Algunos consejos de expertos que te ayudarán a optimizar la gestión de tus recursos.

Empecemos.

¿Qué es la gestión de recursos?  

La gestión de recursos se refiere a un conjunto de prácticas y herramientas que ayudan a las empresas a aprovechar al máximo sus recursos, como el tiempo, el dinero y las personas. El objetivo de la gestión de recursos es garantizar que los recursos adecuados estén disponibles en el momento adecuado para la tarea o proyecto adecuado.

Digámoslo de otra manera.

¿Alguna vez has jugado a un videojuego llamado Tetris? En este juego, los jugadores deben manipular bloques que caen de diferentes formas para encajarlos de manera eficiente dentro de un espacio reducido. Si los bloques se acumulan y llegan a la parte superior de la pantalla, el juego termina.

Ahora, reemplacemos los bloques que caen con recursos vitales: 

• Tiempo, 
• Dinero, 
• Gente,  
• Información, y 
• Materiales. 

La gestión de recursos consiste en unir hábilmente estos bloques de manera eficiente para lograr el éxito del proyecto. 

Por ejemplo, si estás construyendo una casa, necesitarás reunir recursos como:

• Personas (contratista o subcontratista),
• Tiempo (2 años),
• Dinero ($350 000),
• Materiales (ladrillos, tejas, pintura, muebles, etc.), y 
• Información (conocimientos sobre permisos de construcción y normas de seguridad).

Al igual que en el Tetris, si no gestionas bien estos recursos, tu proyecto (y tu negocio) pueden verse afectados. Las duras consecuencias de una mala gestión de los recursos pueden incluir pérdidas financieras, oportunidades perdidas e incluso fracasos de proyectos. 

Pero, ¿cómo se domina exactamente el arte de la gestión de recursos?  

Antes de entrar en las estrategias, veamos primero los tipos y etapas de la gestión de recursos.

¿Cuáles son los 5 tipos de gestión de recursos?

Cuando hablamos de los tipos de gestión de recursos, básicamente nos referimos a gestionar diferentes tipos de recursos. 

Como todos sabemos, las personas, el tiempo y el dinero son los recursos más importantes que cada empresa necesita. Sin embargo, es posible que necesites otros recursos para una gestión eficiente del proyecto, como materias primas e información.

Veamos estos recursos con cierto detalle.

Tipo 1: Gestión de recursos humanos (HRM)

Como sugiere el término, la gestión de recursos humanos tiene que ver con la gestión del recurso más importante de las organizaciones: el capital humano. En otras palabras, la gestión de recursos humanos implica un conjunto de prácticas y herramientas que utiliza una empresa para: 

• Emplear, 
• Compensar, 
• Capacitar, 
• Apoyar, y 
• Retener a los empleados.

En su libro Human Resource Management: The Key Concepts, los autores Chris Rowley y Keith Jackson clasifican las actividades de gestión de recursos humanos en estos cuatro grupos:

• Recursos para empleados — planificación de la fuerza laboral, contratación, evaluación de candidatos, contratos de trabajo e incorporación,
• Recompensas para empleados — estrategias de compensación, evaluación del desempeño, beneficios, motivación y recompensas,
• Desarrollo de empleados — desarrollo de habilidades, transferencia de conocimientos, desarrollo profesional y de liderazgo, y
• Relaciones con empleados — creación e implementación de políticas sobre seguridad en el lugar de trabajo, discriminación e intimidación, control del tiempo, cumplimiento legal y equilibrio entre la vida personal y laboral.

El propósito de HRM es apoyar e involucrar a los empleados. Según la investigación de Gartner, un entorno propicio puede ayudar a las empresas a: 

• Alcanzar los objetivos organizacionales,
• Gestionar otros recursos (como dinero, materiales y datos),
• Impulsar la productividad,
• Retener los mejores talentos,
• Mejorar la satisfacción del cliente y
• Mejorar el crecimiento de los ingresos. 

Tipo 2: Gestión de recursos financieros (FRM)

La gestión de recursos financieros implica un manejo eficiente del flujo de dinero y otros activos de una empresa. Los recursos financieros pueden incluir ambos:

• Recursos internos: ganancias generadas por ventas, financiación de capital, inversiones y activos que pueden convertirse en efectivo, y
• Recursos externos: créditos y préstamos de bancos, agencias gubernamentales y otras fuentes externas.

La gestión FRM incluye las siguientes actividades:

• Elaboración de presupuestos — establecimiento de planes financieros y límites de ingresos y gastos,
• Planificación y pronóstico financieros — creación de estrategias para el desempeño financiero futuro,
• Control de costes — la reducción de los gastos para garantizar que el negocio siga siendo rentable,
• Teneduría de libros y contabilidad — registro, análisis y presentación de informes de transacciones financieras,
• Asignación de recursos — asignación de fondos y activos a diferentes departamentos dentro de una organización, 
• Evaluación de riesgos financieros — evaluación de las posibles amenazas financieras y desarrollo de estrategias para gestionarlas,
• Gestión de activos — control y gestión del inventario para maximizar el retorno de la inversión, y
• Cumplimiento normativo — cumplimiento de normas y estándares financieros legales y específicos de la industria.

El objetivo principal de la gestión FRM es garantizar que la empresa utilice su efectivo y activos para seguir siendo rentable y competitiva. Esto es más importante que nunca, ya que la falta de flujo de dinero es la principal razón del fracaso empresarial, según una encuesta de Skynova de 2022.

Además de eso, un estudio diferente encontró que el 65,2% de las empresas mantuvieron su rentabilidad optimizando sus prácticas de gestión de efectivo.

Estos hallazgos resaltan la importancia de una FRM eficaz que ayude a las empresas a maximizar su rentabilidad y mantenerse competitivas.

Tipo 3: Gestión de recursos de tiempo (TRM)

El siguiente paso en nuestra lista es la gestión del tiempo, que implica herramientas y estrategias para hacer el uso más eficiente del tiempo.

La gestión TRM involucra las siguientes actividades y procesos:

• Establecimiento de objetivos — establecimiento de prioridades y enfoque en tareas y objetivos esenciales,
• Planificación de tareas — asignación de tiempo a las actividades para garantizar que cada momento se asigne con un propósito,
• Optimización de procesos — reducción de la complejidad para ayudar a utilizar el tiempo de manera eficiente,
• Fomento de disciplina del tiempo — fomento de una cultura en la que todos valoren la gestión eficiente del tiempo, 
• Ajuste de cargas de trabajo y prioridades — uso de feedback para optimizar las cargas de trabajo y horarios para aumentar la productividad, y
• Control del tiempo — el uso de aplicaciones de control del tiempo para medir el progreso y asignar recursos.

Además de todos los demás beneficios que conlleva cada estrategia de gestión, las técnicas de gestión del tiempo también pueden ayudar a las personas y las organizaciones a reducir la procrastinación y mejorar la productividad.  

De hecho, un estudio de Bain & Company encontró que la gestión eficiente del tiempo puede ayudar a mejorar el compromiso de los empleados al mismo tiempo que reduce los costes y aumenta la productividad.

Otro estudio titulado Does time management work? A meta-analysis encontró que la gestión del tiempo ayuda a mejorar el desempeño laboral y el bienestar de los empleados.

Tipo 4: Gestión de recursos de información (IRM)

Como se define en un trabajo de investigación sobre gestión de recursos de información, “la gestión IRM es un proceso complejo que implica la planificación, desarrollo, control, operación y utilización de recursos de información organizacionales.”

El propósito de IRM es gestionar eficientemente los recursos de datos para lograr los objetivos comerciales. Por ejemplo, al recopilar y analizar el historial de compras de los clientes, las empresas pueden crear mensajes de marketing personalizados para mejorar la experiencia del cliente.

En el ejemplo que dimos anteriormente, puedes ver que el propietario de una casa necesita poseer información específica, como conocimiento de los permisos de construcción, precio de los materiales, etc., para completar su proyecto.

Estos son los aspectos de la gestión de recursos de información:

• Gestión del conocimiento — organización del acceso a datos en forma de documentos, contenido digital, informes y activos intelectuales,
• Análisis de datos — toma de decisiones informadas basadas en datos y análisis,
• Limpieza de datos — eliminación de datos duplicados o no deseados para mejorar la calidad de los datos, 
• Mantenimiento de repositorios de datos — creación de una base de datos centralizada para ofrecer una vista unificada de los datos de la empresa, 
• Gobernanza de datos — establecimiento de políticas y prácticas estandarizadas relacionadas con la gestión de datos, 
• Seguridad y cumplimiento de los datos —protección de los datos críticos mediante el uso de métodos, como control de acceso, cifrado y otras medidas de seguridad, y
• Infraestructura de información — gestión de las herramientas que almacenan y manejan datos, como software, hardware y recursos de red.

Tipo 5: Gestión de recursos físicos

Este tipo de gestión de recursos implica la gestión de los activos físicos tangibles de tu empresa: equipos de oficina, edificios, vehículos y materias primas. 

Por ejemplo, una empresa que ofrece servicios de lavandería necesitará gestionar recursos físicos, como lavadoras, secadoras, planchas, vaporizadores, mesas, etc.

El objetivo principal de la gestión de recursos físicos es utilizar estos activos de manera eficiente para lograr los objetivos deseados. 

Estos son algunos de los aspectos y actividades vinculados a la gestión de recursos físicos:

• Compra de recursos — compra o alquiler de nuevos recursos físicos según sea necesario,
• Mantenimiento de activos — planificación de un mantenimiento regular para optimizar la funcionalidad de los activos,
• Control de inventario — gestión de los niveles de inventario para garantizar que los materiales y suministros esenciales estén disponibles cuando sea necesario,
• Control de activos — uso de tecnología, como sistemas o software de control de activos, para monitorear la ubicación, la condición y el uso de los recursos físicos, y
• Optimización de recursos — identificación de oportunidades para mejorar la eficiencia y rentabilidad de los activos físicos.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de recursos?

Las etapas involucradas en la gestión de recursos pueden depender de la complejidad del proyecto y del tipo de recursos que se gestionan.  

Por ejemplo, en el caso del diseño de productos de software, todo comienza con la comprensión del alcance del proyecto, según Zoran Vizmeg, gerente de proyectos en CAKE.com. Enumera las siguientes etapas de la gestión de recursos:

• Paso 1: Identificar las necesidades de recursos: el equipo del proyecto, el equipo del producto y el equipo de la base del código discuten los requisitos, la complejidad y la viabilidad del proyecto.
• Paso 2: Evaluación y planificación de recursos: con la ayuda del equipo, el gerente del proyecto crea una mapa de ruta del proyecto, define cada tarea y estima los requisitos de recursos.
• Paso 3: Asignar recursos: el director del proyecto asigna tareas a desarrolladores o equipos individuales.
• Paso 4: Planificar recursos: el gerente crea un horario detallado para cada tarea con la ayuda de una herramienta de planificación, como Clockify.
• Paso 5: Monitorear los recursos: el equipo del proyecto monitorea el proyecto y los recursos. 
• Paso 6: Adaptación basada en feedback: basándose en los comentarios del equipo de base de código, los desarrolladores y el equipo del proyecto, el gerente del proyecto afina la gestión de recursos.

Gracias a su experiencia en gestión de proyectos, Zoran nos ayudó a diseñar las etapas de la gestión de recursos. Veamos con cierto detalle estas diversas etapas involucradas en la gestión de recursos. 

Etapa 1: Identificación de las necesidades de recursos

En esta etapa inicial, las organizaciones identifican los recursos necesarios para lograr metas o proyectos específicos. Esto puede incluir recursos humanos, recursos financieros, materiales específicos, equipos y otros.

Las siguientes preguntas pueden ayudarte a identificar los recursos que necesitas para el proyecto:

• ¿Cuál es el alcance del proyecto (presupuesto, línea temporal, objetivos y entregables)?
• ¿Qué recursos necesitamos para completar con éxito el proyecto?
• ¿Cuánto de estos recursos necesitamos y cuándo los necesitamos?
• ¿Necesitamos recursos externos, como equipos especializados o expertos?
• ¿Qué habilidades son necesarias para completar las tareas del proyecto? 
• ¿Cómo podemos acceder a los recursos necesarios?
• ¿Necesitamos recursos de respaldo y, en caso afirmativo, dónde los encontramos?

Los gerentes de proyectos pueden utilizar varias herramientas y técnicas para estimar las necesidades de recursos del proyecto:

• Juicio de expertos — consultar a expertos muy versados en el tipo de proyecto,
• Análisis alternativo — comparar diferentes formas de realizar tareas e identificar los recursos más adecuados o rentables,
• Datos publicados de la industria — análisis de datos publicados sobre la estimación de recursos del proyecto en revistas, libros, artículos y encuestas específicos de la industria,
• Software de gestión de proyectos — seleccionar el software adecuado con funciones que les ayuden a encontrar la mejor combinación de recursos que necesitan, y
• Datos internos históricos — extraer información de los datos históricos de la organización, como compras, control del tiempo y registros contables.

Etapa 2: Evaluación y planificación de recursos

El siguiente paso es realizar una evaluación exhaustiva de los recursos necesarios. Esto implica determinar: 

• Disponibilidad, 
• Cantidad, 
• Calidad y 
• Capacidades de los recursos requeridos.  

Si tu organización no tiene todos los recursos que necesitas, es posible que debas invertir en los recursos necesarios.

Por ejemplo, una evaluación inicial de los recursos humanos disponibles ayuda a una empresa a comprender si faltan las habilidades necesarias para un proyecto de TI. La empresa ahora puede tomar decisiones informadas sobre la contratación de desarrolladores capacitados o la mejora de las habilidades de los miembros de su equipo. 

Según Zoran, esta es también la etapa en la que los gerentes de proyecto crean una mapa de ruta detallada del proyecto para comprender los requisitos de recursos.

Etapa 3: Asignación de recursos  

Ahora que sabes qué recursos necesitas, el siguiente paso es asignarlos (humanos, financieros, recursos de tiempo, materiales, etc.) a cada tarea o proyecto. El objetivo de la asignación de recursos es distribuir los recursos de la mejor manera posible para optimizar la productividad, reducir los costes y lograr los resultados deseados.

Por ejemplo, un diseñador gráfico junior puede necesitar dos días para completar una tarea de diseño, mientras que un diseñador experimentado puede necesitar solo tres horas. Si tu proyecto de diseño tiene una fecha límite ajustada, asignar al diseñador senior es obviamente la mejor manera de garantizar que la tarea se complete a tiempo.

Como explica Zoran Vizmeg, nuestro colaborador, la tercera etapa de la gestión de recursos en la empresa de TI significa comunicarse con el equipo de desarrollo para asignar esas tareas recién creadas a los desarrolladores y confirmar la estimación. 

A continuación se muestra un ejemplo del mundo real de asignación exitosa de recursos del libro Human Resource Management: Linking Strategy to Practice. 

Trader Joe's, una tienda de comestibles, es conocida por su enfoque centrado en el cliente. Con el objetivo de hacer felices a sus compradores, eligen empleados que sean naturalmente extrovertidos, optimistas y que tengan una fuerte orientación al cliente, además de sentido del humor. 

Por lo tanto, al asignar sus recursos de la mejor manera posible y seleccionar a la persona adecuada para el trabajo, la empresa obtuvo una ventaja competitiva y siguió siendo rentable.

Etapa 4: Planificación de recursos

La planificación de recursos implica la creación de una línea temporal o cronograma que explique cuándo y cómo utilizarás los recursos. Este proceso garantiza que los recursos se asignen en el momento adecuado y en las cantidades adecuadas.

Si bien existen muchos métodos que puedes utilizar para planificar tus recursos, dos de los más utilizados son el diagrama de Gantt y el método de la ruta crítica (CPM). 

Un diagrama de Gantt te proporciona una representación visual de tus tareas y tus líneas temporales.

Por ejemplo, en el diagrama de Gantt que se muestra a continuación, puedes ver el tiempo necesario para completar cada tarea y las actividades asociadas. Los departamentos responsables están codificados por colores junto con los responsables de cada actividad.

Por otro lado, el Método de la Ruta Crítica (CPM) implica identificar la secuencia lógica de tareas y dependencias en un proyecto. En otras palabras, cada proyecto normalmente consta de múltiples tareas y algunas tareas pueden depender de otras. 

Por ejemplo, si el proyecto es construir un jardín botánico, no se pueden plantar árboles hasta que el sitio esté nivelado y preparado el suelo. 

Etapa 5: Monitoreo y control

Una vez que se asignan los recursos y las tareas están en marcha, el seguimiento continuo es esencial. Este proceso implica: 

• Controlar el uso de recursos y el progreso del proyecto, y 
• Hacer los ajustes necesarios para garantizar que se cumplan los objetivos.

Según Zoran, este es también el momento en que el equipo “soluciona los obstáculos en el camino que no vieron durante la fase de planificación.”

Digamos que hay un proyecto de construcción en marcha. A medida que avanza el proyecto, el gerente del proyecto supervisa de cerca cómo los empleados utilizan los recursos. Podrían utilizar planillas de horarios de construcción, como Clockify, para garantizar que los trabajadores estén en el sitio según lo planificado y sean productivos.

El monitoreo de recursos también incluye el control de los costes asociados con la mano de obra, el equipo y los materiales. Si los costes reales exceden los costes presupuestados para una categoría de recursos, el gerente del proyecto puede tomar acciones correctivas. Estas acciones pueden incluir medidas para identificar áreas que requieren optimización de costes, buscar aprobación para ajustes presupuestarios o reasignar recursos.

Por ejemplo, si los costes de materiales superan el presupuesto de un proyecto de construcción, el equipo del proyecto puede decidir utilizar materiales alternativos para cumplir con los requisitos del proyecto.

Etapa 6: Feedback y adaptación

A intervalos definidos, las organizaciones necesitan evaluar el desempeño y los resultados obtenidos. Este feedback ayuda a mejorar los esfuerzos futuros de planificación de recursos.

Zoran cree que la comunicación y el feedback constructivo son las claves para identificar áreas de mejora:

A veces, los proyectos o las prioridades cambian, o surgen circunstancias imprevistas. En tales casos, los gerentes de proyectos necesitan reasignar recursos para abordar nuevas necesidades o desafíos.

Con base en la evaluación y las lecciones aprendidas, las organizaciones adaptan sus estrategias y procesos de planificación de recursos para futuros proyectos o ciclos de planificación.

¿Por qué es importante la gestión de recursos?

Ya que la falta de personas, tiempo y presupuesto son los principales obstáculos para el éxito organizacional, gestionar estos recursos limitados es más importante ahora que nunca.

Veamos por qué es crucial que los gerentes de proyectos y las empresas gestionen sus recursos adecuadamente: 

• Mejora de la productividad y la rentabilidad: cuando las empresas utilizan los recursos de manera eficiente, pueden aumentar la productividad y los ingresos. Un estudio de McKinsey muestra que las empresas que priorizan el desarrollo del capital humano obtienen ganancias de más de un millón de dólares y emergen como “superestrellas”.
• Asegurar una ventaja competitiva: las organizaciones que gestionan bien sus recursos suelen ser más competitivas. Por ejemplo, la gestión inteligente de datos ayudó al 53% de los fabricantes a crear una ventaja competitiva para sus empresas, según una investigación de IBM. 
• Aumentar el compromiso de los empleados: hacer el mejor uso del tiempo, las habilidades y las competencias de los empleados puede aumentar la moral y la satisfacción laboral. 

Sin embargo, la mayoría de las organizaciones luchan por gestionar sus recursos, y las consecuencias suelen ser profundas. En un análisis de 16 000 proyectos, Bent Flyvbjerg, coautor de How Big Things Get Done, descubrió que sólo el 8,5% de las empresas pudieron cumplir con los presupuestos y plazos planificados.

La subutilización de los recursos también puede tener consecuencias negativas, especialmente en proyectos grandes. Por ejemplo, cuando las plataformas petroleras utilizan sólo el 77% de sus recursos de producción, la industria sufre una pérdida de ingresos de 200 mil millones de dólares cada año, según un estudio de McKinsey.  

Esto nos lleva a la pregunta: ¿cómo mejorar la gestión de recursos?

¿Cómo mejorar la gestión de recursos?  

La clave para una gestión eficaz de los recursos es comprender a fondo el alcance del proyecto y los requisitos de recursos. Para ayudarte con eso, aquí hay algunos consejos para optimizar la gestión de recursos.

Consejo 1: Ser proactivo y controlar el progreso

En las secciones anteriores, aprendiste sobre las etapas típicas de un proyecto de diseño de software que describió Zoran. Siguiendo un proceso establecido, Zoran puede evitar problemas de último momento y escasez de recursos para proyectos futuros.

Si bien los gerentes de recursos no pueden prever todos los resultados posibles, ser proactivos y planificar con anticipación pueden ayudarlos a gestionar los recursos de manera inteligente.

Una forma de gestionar los recursos de manera eficiente es crear una política de gestión de recursos. A continuación se presentan algunas preguntas que tu política de gestión de recursos debe abordar:

• ¿Quién es responsable de gestionar los recursos? 
• ¿Cómo vas a evaluar las necesidades de recursos?
• ¿Cómo vas a asignar los recursos?
• ¿Qué procedimientos vas a implementar para abordar la escasez de recursos?
• ¿Qué herramientas vas a utilizar para monitorear la utilización de recursos?

Otra forma de ser proactivo es anticipar las necesidades futuras de recursos. 

Una forma sencilla de anticipar las necesidades futuras de recursos es utilizar una herramienta de pronóstico de proyectos como Clockify. El software utiliza datos actuales sobre presupuesto, tiempo y horarios para hacer predicciones sobre el posible desempeño del proyecto en el futuro.

En Clockify, puedes controlar el progreso del proyecto. 

De hecho, un estudio de caso sobre la optimización de la gestión de recursos confirma aún más la importancia de estimar las necesidades futuras de recursos. 

Es decir, el propietario de una empresa de TI establece las estimaciones mensuales para los proyectos al comienzo de cada mes, lo que les ayuda a pronosticar las horas de trabajo que el equipo necesita para lograr estas estimaciones. Este hábito ayuda al propietario a saber exactamente cómo va el proyecto y si está ocupando más tiempo del esperado. También ayuda a establecer una cultura de gestión del tiempo en la empresa.

Consejo 2: Fomentar la comunicación y la coordinación abiertas

Si bien los gerentes de recursos o proyectos suelen ser responsables de la gestión de recursos, es importante involucrar a todas las partes interesadas en el proceso. Dependiendo del tipo de proyecto, las partes interesadas pueden incluir el equipo del proyecto, los departamentos de recursos humanos, finanzas y compras. 

Además de crear un entorno de colaboración, es importante fomentar la comunicación continua entre estas partes interesadas.

La comunicación continua facilita que los miembros del equipo compartan necesidades de recursos, desafíos e ideas para mejorar la gestión de recursos.

Según Michael Shick, gerente de proyectos profesional y profesor asistente de gestión de proyectos en la Universidad de Carolina del Norte, las bases para una comunicación abierta deben establecerse en la etapa de inicio del proyecto:

Podemos ver lo importante que es la comunicación y la coordinación continuas si observamos el ejemplo frecuentemente citado del proyecto Airbus A380 (el avión de pasajeros más grande del mundo).

Airbus había contratado múltiples equipos de diseño y fabricantes de componentes repartidos por países para fabricar el Airbus A380. La falta de comunicación clara y transparente entre varios equipos provocó múltiples problemas durante la producción del avión. Como resultado, el proyecto sufrió retrasos, sobrecostes y escasez de materiales y mano de obra.

Consejo 3: Seguir y controlar el uso de recursos con frecuencia

El monitoreo y control de recursos desempeñan un papel vital para garantizar que se utilicen los recursos de la mejor manera posible. 

Pero, ¿con qué frecuencia se debe monitorear la utilización de recursos? Una encuesta sobre la utilización de recursos realizada por el Resource Management Institute (RMI) muestra que la mayoría de las organizaciones miden la utilización de recursos semanal o mensualmente. Esta también es una práctica recomendada.

El monitoreo regular también es una excelente manera de prevenir problemas, como la subutilización o sobreutilización de recursos y retrasos o sobrecostes relacionados con los recursos.

Por ejemplo, al monitorear las horas extras, las empresas pueden identificar cómo las distribuyen y si algunos empleados pueden asumir más trabajo para que otros no trabajen horas extras. Esto puede ayudar a prevenir el síndrome de desgaste profesional y mantener a los empleados motivados.

Además, realizar un control del tiempo dedicado a cada tarea puede ayudar fácilmente a identificar el tiempo perdido y realizar cambios adicionales cuando sea necesario. 

Consejo 4: Capacitar a los gerentes de recursos

Los gerentes de recursos deben tener un amplio conjunto de habilidades, que van desde habilidades relacionadas con la gestión de proyectos hasta la capacidad de comunicarse y gestionar personas. 

Sin embargo, la encuesta de RMI titulada Profession of Being an RM/RMO Leader muestra que al 92% de las organizaciones les resulta difícil o muy difícil encontrar gerentes de recursos capacitados. Y este es uno de los factores clave que pueden obstaculizar la gestión eficaz de los recursos.

La buena noticia es que, como la mayoría de las otras habilidades, aprender y practicar son las claves para dominar la gestión de recursos.

Al invertir en capacitación en gestión de recursos, las organizaciones pueden dotar a su fuerza laboral de las habilidades esenciales. Estas iniciativas de formación pueden incluir: 

• Cursos en metodologías de asignación de recursos, 
• Sistemas de gestión de proyectos, y 
• Desarrollo de habilidades blandas.

Según Elizabeth Harrin, una gerente de proyectos experimentada y autora de Managing Multiple Projects, uno de los mayores desafíos se encuentra en garantizar que todos los miembros del equipo, especialmente los menos experimentados, tengan la oportunidad de aprender. 

Cómo gestionar recursos con Clockify

¿Por qué necesitas herramientas como Clockify para gestionar recursos? Tenemos para ti una razón convincente: la encuesta de RMI antes mencionada sobre la utilización de recursos encontró que la falta de herramientas de automatización es uno de los mayores inhibidores de una gestión eficaz de los recursos. 

Sorprendentemente, el 57% de los encuestados dijeron que dependen de hojas de cálculo para la gestión de recursos a pesar de la disponibilidad de herramientas de gestión de recursos.

Como un software de gestión de recursos, Clockify optimiza varios aspectos de la gestión de recursos. Desde la planificación de tareas hasta el control del progreso del proyecto, existen muchas funciones que te ayudarán a acelerar la gestión de recursos. Veamos cómo.

Clockify te permite planificar y visualizar tus proyectos e hitos. Puedes:

• Organizar tus proyectos por clientes, 
• Crear tareas dentro de estos proyectos, y 
• Definir las líneas temporales para cada tarea y proyecto.

Con Clockify, puedes determinar rápidamente quién en tu equipo está ocupado y quién está disponible para nuevas tareas. Más adelante, podrás asignar fácilmente nuevas tareas y definir horarios de trabajo. Esta visibilidad es crucial para la asignación de recursos y garantizar que el trabajo se distribuya uniformemente.

Clockify ofrece funcionalidad de control del tiempo, lo que permite a tu equipo registrar sus horas con precisión. Esta función te ayuda a controlar el progreso del trabajo, la productividad y la utilización del tiempo.

Esta herramienta también te permite establecer presupuestos para cada tarea y proyecto. Luego puedes controlar y comparar el tiempo y los gastos reales con los estimados para optimizar la gestión de recursos.

Conclusión: Planifica con antelación y controla el proceso para optimizar la gestión de recursos

Dadas las limitaciones de tiempo, dinero y personal en el panorama empresarial actual, la gestión eficaz de los recursos es la clave para el éxito del proyecto. 

Para asegurarte de aprovechar al máximo tus recursos, recuerda: 

• Comprender el alcance del proyecto, 
• Planificar con anticipación, 
• Asignar sabiamente y 
• Controlar con frecuencia el uso de recursos. 

Al implementar las estrategias que hemos enumerado, no solo puedes optimizar la gestión de recursos, sino que también puedes aumentar la productividad y obtener una ventaja competitiva.

Sobre todo, ten una visión estratégica de tus recursos e invierte en la formación de gerentes de recursos. De esta manera estarás bien encaminado para lograr los objetivos de tu organización.