Tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de tempo (+ dicas)

Este guia abrangente sobre gerenciamento de tempo irá ajudar-lhe a:

1. Compreender os fundamentos da gestão bem-sucedida do seu tempo
2. Fornecer inúmeras dicas e estratégias de gestão de tempo
3. Mostrar como usar aplicativos de gerenciamento de tempo, como o Clockify a seu favor

Conteúdo

CAPÍTULO 1

Introdução ao gerenciamento de tempo

• O que é gerenciamento de tempo?
• Vantagens do gerenciamento de tempo
• A importância do gerenciamento de tempo
• Como as pessoas comuns administram o tempo?

CAPÍTULO 2

Habilidades de gerenciamento de tempo

• Sinais de má habilidade de gestão de tempo
• 10 melhores habilidades de gestão de tempo

CAPÍTULO 3

Estratégias de gerenciamento de tempo

• 26 melhores estratégias de gerenciamento de tempo

CAPÍTULO 4

Dicas de gerenciamento de tempo

• 54 melhores dicas de gerenciamento de tempo
• Dicas de gerenciamento de tempo para estudantes
• Dicas de ambiente de gerenciamento de tempo

CAPÍTULO 5

Ferramentas de gerenciamento de tempo

• Melhores ferramentas de gerenciamento de tempo

O que é gerenciamento de tempo?

Gerenciamento de tempo é o processo de planejar, organizar e controlar o tempo gasto em atividades específicas. É a capacidade de usar o tempo que você tem disponível de forma produtiva e eficaz.

Um subtipo vital de gerenciamento de tempo é a gestão de tempo organizacional. Envolve organizar seu tempo e atividades de forma que ajude a identificar o desperdício de tempo, avaliá-lo e reduzi-lo.

Muitas pessoas recorrem a aplicativos gratuitos de gerenciamento de tempo para ajudá-las a se organizar melhor.

Em geral, o gerenciamento do tempo é crucial para o seu sucesso no trabalho, mas também é crucial para ajudá-lo a encontrar momentos para sua família, amigos, hobbies, bem como para compromissos e interesses pessoais.

O conceito mais importante de gerenciamento de tempo são as prioridades.

O gerenciamento de tempo gira em torno de:

• Definição de prioridades
• Maximização de tempo gasto em prioridades
• Redução de tempo gasto em tarefas não prioritárias

Porém, apesar do termo ser “gerenciamento de tempo”, a rigor, o tempo em si não pode ser “gerenciado” porque é um componente fixo.

Você não pode prolongar 2 horas por dia, mas pode maximizar o número de atividades prioritárias concluídas durante essas 2 horas.

Portanto, para praticar um gerenciamento de tempo bem-sucedido, você precisará possuir e nutrir o conjunto certo de habilidades.

Exemplos de habilidades de gerenciamento de tempo incluem:

• Delegação eficaz de tarefas
• Definição e cumprimento de metas
• Decisões com eficiência
• Gerenciamento de compromissos e tarefas pessoais ou em equipe
• Gerenciamento de projetos pessoais
• Elaboração de programações diárias, semanais, mensais e anuais abrangentes
• Análise e resolução de problemas
• Planejamento e coordenação de eventos
• Trabalho em equipe eficiente em geral

Vantagens de um gerenciamento de tempo eficaz

A gestão do tempo, quando bem feita, proporciona várias vantagens.

O gerenciamento eficaz do tempo alivia o estresse

O gerenciamento adequado do tempo envolve seguir um cronograma e marcar itens de uma lista de tarefas.

Dessa forma, você sente que tem tudo sob controle e se sente muito menos estressado com seu trabalho.

O gerenciamento eficaz do tempo lhe dá oportunidades

O gerenciamento adequado do tempo envolve reservar tempo em sua programação para atividades importantes e cronometrar suas tarefas para evitar gastar muito tempo com elas.

Tudo isso economiza tempo e oferece mais oportunidades para:

• Socializar com amigos
• Passar algum tempo de qualidade com sua família
• Praticar um hobby
• Buscar outros interesses pessoais

O gerenciamento eficaz do tempo ajuda você a alcançar seus objetivos

O gerenciamento adequado do tempo envolve a classificação de prioridades e outras tarefas de uma forma que lhe dê tempo suficiente para considerar, encontrar e perseguir os objetivos certos.

O gerenciamento eficaz do tempo deixa você mais confiante

O gerenciamento adequado do tempo envolve terminar seu trabalho no prazo e levar uma vida organizada. As pessoas ao seu redor passam a admirá-lo por causa dessas qualidades, o que ajuda a aumentar sua moral e confiança, resultando na resolução de continuar com um estilo de vida tão organizado.

O gerenciamento eficaz do tempo ajuda você a procrastinar menos

O gerenciamento adequado do tempo envolve cronogramas claros que deixam pouco ou nenhum espaço para ociosidade. Você se sentirá encorajado a seguir suas atividades diárias planejadas e como resultado, procrastinar menos.

A importância do gerenciamento de tempo

Como vimos na seção “As vantagens do gerenciamento eficaz do tempo”, o gerenciamento adequado do tempo ajuda você a obter e manter o controle sobre sua vida como um todo.

Sem um gerenciamento adequado você provavelmente perderá horas em atividades triviais e negligenciará suas prioridades.

Então, você provavelmente pulará refeições ou reduzirá o tempo de sono, tudo para economizar parte do tempo perdido para atividades de trabalho.

No entanto, você ainda fará pouco porque é impossível se concentrar adequadamente quando está com fome ou cansado.

Portanto, o gerenciamento do tempo é importante porque ajuda você a:

• Concluir o que você quer
• Finalizar o que deseja mais rápido
• Terminar mais em menos tempo
• Perder menos tempo
• Encontrar tempo para atividades de lazer
• Encontrar tempo para refeições adequadas e dormir o suficiente

Além disso, o gerenciamento do tempo também ajuda a reduzir o estresse por ter um trabalho de qualidade concluído antes do prazo, com bastante tempo para hobbies e amigos.

No final, você terá mais chances de ter sucesso na vida, mas também aprenderá com suas perdas, bem como entenderá quais passos tomar para minimizar essas perdas no futuro.

Como as pessoas comuns administram o tempo? (estatísticas)

De acordo com alguns fatos e números de gerenciamento de tempo e estatísticas de controle de tempo:

• As pessoas passam menos de 2 minutos em conversas significativas com seus cônjuges e parceiros e menos de 30 segundos em conversas significativas com seus filhos - enquanto isso, cerca de 95% de todos os casamentos terminam por causa de uma “falta de comunicação” que ocorre devido a “ falta de tempo para se comunicar”.
• Uma pessoa média é interrompida uma vez a cada 8 minutos, perdendo pelo menos 5 minutos em solicitações que têm “pouco ou nenhum valor real” – o tempo total desperdiçado nessas interrupções chega a 3 horas no final do dia.
• Pessoas que trabalham em mesas caóticas gastam cerca de 1,5h por dia, ou 7,5h por semana procurando alguma coisa.
• Em média, os trabalhadores dormem cerca de 7 horas por dia e gastam cerca de 35 minutos no trajeto para o trabalho.
• Funcionários regulares passam cerca de 6 horas por semana em reuniões – e 9 em cada 10 pessoas passam as reuniões sonhando acordadas.
• Apenas 20% do tempo de trabalho é gasto em tarefas significativas, enquanto 80% é gasto em tarefas com “pouco ou nenhum valor”.
• Cerca de 40% dos trabalhadores pulam o café da manhã e 39% o almoço – cerca de metade das pessoas que almoçam reservam apenas 15 minutos para os seus intervalos de almoço.
• Cerca de 78% de todos os americanos gostariam de ter mais tempo para relaxar e descontrair – e até 75% sentem-se constantemente cansados.
• Geralmente, leva o dobro do tempo para concluir a tarefa do que você estimou originalmente.

Como é evidente, muito tempo durante o dia é desperdiçado, mal administrado ou mal calculado.

Aqui estão os sinais de que você também faz parte da amostra estatística que administra mal o seu tempo.

Como saber se você tem poucas habilidades de gerenciamento de tempo

Abaixo apontaremos vários sinais que podem indicar se você tem poucas habilidades de gerenciamento de tempo.

Você está sempre atrasado

Você está sempre atrasado para reuniões e constantemente finalizando projetos depois do prazo estabelecido.

Motivo? Você assume muitas tarefas, faz muitas promessas e no final, simplesmente não consegue cumpri-las.

Você é lento com seu trabalho

Você leva 2 horas para terminar uma tarefa que a maioria das pessoas terminaria em menos de uma hora.

Motivo? Você está desprovido de uma estrutura que o ajudaria a concluir suas tarefas com mais rapidez.

Você perde muito tempo

Você gasta 3 horas em uma tarefa fácil – 2 horas a mais do que é realmente necessário.

Motivo? Você não tem um cronograma rígido que diga quando deve começar e quando deve parar de trabalhar em uma tarefa. Você trabalha nas tarefas em ordem aleatória e não possui um sistema organizacional claro para o trabalho.

Você muitas vezes sente falta de energia

Você se sente exausto o tempo todo – como se não tivesse tempo para comer, dormir ou descansar.

Motivo? Você está constantemente procrastinando e atrasando suas tarefas, então passa horas extras depois do trabalho tentando se atualizar.

Você costuma ser indeciso

Você fica constantemente confuso sobre suas prioridades e passa mais tempo sem conseguir decidir o que fazer em seguida.

Motivo? Falta-lhe uma agenda clara que mostre as suas prioridades diárias e como elas se relacionam com os seus objetivos.

Você assume muito trabalho

Você está sempre atendendo solicitações de outras pessoas, até não ter tempo para suas próprias tarefas.

Motivo? Você não entende quais são suas prioridades, como defini-las e como garantir que você as cumpra primeiro.

A razão por trás do mau gerenciamento de tempo crônico

Se os motivos listados acima para o mau gerenciamento do tempo forem esporádicos, você provavelmente poderá resolvê-los sozinho depois de algum tempo e prática.

No entanto, problemas crônicos com gerenciamento de tempo – incluindo dificuldades para iniciar uma tarefa, organizar e seguir sua programação, bem como prosseguir com suas tarefas – podem indicar um Transtorno de Déficit de Atenção e Hiperatividade (TDAH) ou Transtorno de Déficit de Atenção (TDA).

Este transtorno envolve:

• Dificuldades em prestar atenção
• Controle emocional reduzido
• Atividades excessivas
• Dificuldade geral em controlar o comportamento

Mais importante ainda, o TDAH afeta sua capacidade de marcar a passagem do tempo e fazer planos de acordo, tornando difícil o gerenciamento adequado do tempo.

Para obter mais informações sobre o transtorno de TDAH, consulte o site do Instituto Nacional de Saúde Mental.

❗AVISO LEGAL: Se você acha que pode estar apresentando sintomas de TDAH, recomendamos que você consulte um profissional de saúde e evite o autodiagnóstico.

As 10 melhores habilidades de gerenciamento de tempo

Para superar a falta de habilidades de gerenciamento de tempo e outras dificuldades em seu trabalho, você precisará possuir as habilidades corretas de gerenciamento de tempo.

Aqui, listamos 10 habilidades essenciais que você precisa desenvolver se quiser aproveitar ao máximo seu tempo.

A capacidade de definir metas "SMART"

Estabelecer metas SMART significa definir metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado. Um aplicativo de rastreamento de metas pode ajudá-lo a manter o controle de seus objetivos SMART.

Problemas de gestão de tempo que a técnica SMART resolve:

• Desperdício exagerado de tempo

Como as metas SMART resolvem problemas de gerenciamento de tempo

• Specific goals (ou metas específicas) - Você tem clareza sobre o que deseja alcançar, onde, quando, porquê, como e com quem, e tem clareza sobre as limitações de sua meta.
• Measurable goals (ou metas mensuráveis) — É possível entender se e quando você atingiu a meta
• Attainable goals (ou metas alcançáveis) – É possível atingir essa meta
• Relevant goals (ou metas relevantes) – Você decide o que deseja alcançar na vida e define suas metas de acordo
• Time-bound (ou prazo determinado) – Sua meta está fixada em um prazo que você precisa cumprir

A capacidade de planejar e organizar seu dia

Planejar suas prioridades e organizar seu dia em torno delas ajuda você a economizar tempo e terminar o que precisa.

Problemas de gestão de tempo que são resolvidos com o planejamento do seu dia

• Estar sempre atrasado

Como organizar seu dia para resolver problemas de gerenciamento de tempo

• Identifique suas tarefas mais importantes e urgentes para aquele dia
• Delegue ou elimine todo o resto
• Compile suas prioridades e faça uma lista de tarefas
• Anote suas prioridades em um calendário e siga sua programação

A capacidade de gerenciar seu estresse

Altos níveis de estresse prejudicam sua capacidade de ter um bom desempenho no trabalho, por isso é vital manter seu nível de estresse sob controle.

Problema

• Sentindo falta de energia

Solução

• Medite ou experimente um método de relaxamento semelhante
• Durma o suficiente e não pule refeições – você ficará ainda mais ansioso se estiver com fome ou cansado
• Evite nicotina e álcool
• Diga “Não” ao trabalho extra

A capacidade de delegar tarefas

Se você delega tarefas que não é obrigado a fazer, economizará tempo para tarefas prioritárias e urgentes.

Problema

• Sentindo falta de energia
• Perdendo muito tempo

Solução

• Se você estiver tendo problemas para abandonar tarefas, comece aos poucos – delegue tarefas menores primeiro e vá aumentando a partir daí
• Delegue tarefas urgentes, mas menos importantes
• Defina as expectativas da tarefa e inclua instruções para a tarefa
• Confie que seus colegas farão o trabalho corretamente, mas verifique se eles o fizeram no final

A capacidade de evitar distrações

Distrações, como telefone, redes sociais e colegas conversadores, tiram o tempo que você deveria passar trabalhando, então, mais tarde, você precisará investir um esforço extra para tentar compensar isso.

Problema

• Sendo lento com seu trabalho

Solução

• Coloque seu telefone na outra sala durante o horário de trabalho
• Defina o tempo máximo que você pode gastar nas redes sociais e cumpra-o
• Use fones de ouvido para bloquear ruídos externos e peça aos seus colegas que não interrompam você quando estiver concentrado no trabalho

A capacidade de realizar uma única tarefa

A tarefa única é a nova multitarefa – você não pode se concentrar adequadamente em várias tarefas ao mesmo tempo, então é melhor trabalhar em uma tarefa durante um período de tempo fixo.

Problema

• Desperdício de tempo

Solução

• Defina um bloco de tempo para sua tarefa
• Livre-se de todas as distrações, não aceite novos pedidos e tente não deixar ninguém interrompê-lo
• Defina um cronômetro para sua tarefa e siga o tempo predeterminado
• Se for uma tarefa maior, analise-a em partes, reserve algum tempo para cada uma e faça pausas entre elas

A capacidade de dizer ‘Não’

Se você aceitar todas as solicitações enviadas para você, estará trabalhando apenas nas prioridades de outras pessoas, não nas suas.

Problema

• Assumindo muito trabalho

Solução

• "Obrigado, mas terei que passar."
• "Deixe-me pensar sobre isso e entrarei em contato com você."
• "Não tenho tempo agora, mas posso recomendar outra pessoa."
• "Eu gostaria de ter tempo, mas atualmente estou preocupado com algum outro trabalho."
• "Agradeço que você me pergunte, mas tenho outros preparativos planejados para esse dia."

A capacidade de colocar esforço em um trabalho de alto valor

Se você colocar 20% de seus esforços nas tarefas certas, alcançará 80% dos resultados esperados.

Em outras palavras, em vez de trabalhar em 8 tarefas fáceis que resolvem apenas 2 dos seus problemas, trabalhe em 2 tarefas mais difíceis que resolvem 8 dos seus problemas.

Consequências

• Sendo indeciso
• Perdendo muito tempo

Solução

• Focando em trabalhos de conteúdo de alto valor – Analise as características de 20% das postagens do blog que trazem 80% do seu tráfego e replique-as em postagens futuras
• Foco em trabalhos de alto valor no desenvolvimento de software — Identifique os 20% dos recursos que atraem 80% dos usuários do aplicativo e concentre-se em aperfeiçoá-los
• Foco em trabalhos de alto valor no gerenciamento de projetos — Identifique 20% das tarefas críticas que causam 80% de suas falhas e aloque tempo extra para fazê-las funcionar

A capacidade de evitar a procrastinação

Construir um castelo inteiro de Winterfell completo com um pequenino Jon Snow fora de partidas com certeza é divertido! Mas você não deve fazer isso durante o horário de trabalho porque apenas perderá tempo e dobrará seu trabalho para amanhã.

Problema

• Sendo lento com seu trabalho

Solução

• Deixe prazos, expectativas e metas claras – é mais fácil continuar quando você sabe para onde está indo
• Analise tarefas complexas e difíceis em subtarefas menores para tornar a tarefa geral menos assustadora e mais viável
• Defina prazos para a tarefa analisada para que pareça mais imediata
• Planeje suas subtarefas com mais detalhes e reserve um tempo específico para elas
• Visualize possíveis obstáculos para parar de temer o fracasso
• Aceite que seu trabalho não deve ser perfeito

A capacidade de identificar tarefas prioritárias

Quando você sabe quais são suas tarefas mais importantes e urgentes, você sabe o que precisa fazer primeiro.

Consequências

• Assumindo muito trabalho
• Sendo indeciso

Solução

• Como priorizar tarefas Faça a tarefa mais exigente, mais difícil e mais demorada logo que chegar ao trabalho - este método é chamado de "Comer o sapo". Ajuda você a encerrar suas prioridades e liberar a programação restante daquele dia para atividades mais agradáveis.
• Implemente a Matriz de Eisenhower para decidir o que fazer primeiro e depois, e o que delegar ou eliminar.

As 26 melhores estratégias de gerenciamento de tempo para implementar

Aqui estão as 26 melhores estratégias de gerenciamento de tempo que você pode experimentar no trabalho ou para cuidar de suas tarefas pessoais.

Pomodoro – para melhor o foco

Analise seu trabalho em sessões de trabalho de 25 minutos e intervalos de 5 minutos.

Após 4 ciclos, faça uma pausa mais longa, de 20 minutos.

Refresque e repita até terminar o dia.

Principais benefícios do Pomodoro

• Você trabalhará em intervalos de tempo fixos e terá maior probabilidade de se concentrar
• Você fará pausas frequentes e diminuirá o risco de esgotamento

Kanban — para maximizar a eficiência

Adote uma abordagem visual para rastreamento de tarefas:

• Adicione tarefas
• Defina níveis de progresso
• Mova as tarefas pelas colunas à medida que o nível de progresso delas muda

Principais benefícios do Kanban

• Kanban é uma abordagem personalizável que permite dividir os projetos em tarefas e subtarefas gerenciáveis
• Isso ajuda você a colocar toda a sua energia no progresso do projeto

"Getting Things Done" - para organizar sua mente

Capture, esclareça, organize, reflita e trabalhe na sua lista de tarefas.

Principais benefícios do método “Getting Things Done” (ou Realizar tarefas)

• "Getting Things Done" é ótimo para gerenciar todas as suas ideias e prioridades.
• O método ajuda você a lidar com tarefas pessoais e empresariais.

"Eat That Frog" — para uma priorização eficaz

Priorize as tarefas por dificuldade, urgência e importância e resolva a tarefa mais significativa logo pela manhã.

Principais benefícios do “Eat That Frog”

• Você limpará o restante de sua programação diária para tarefas mais fáceis
• Você aprenderá como priorizar

"Timeboxing" — para lidar com tarefas mais rapidamente

Aloque um tempo específico para atividades para limitar o tempo que você gasta nelas.

Principais benefícios do "Timeboxing"

• É ótimo para pequenas tarefas que você não consegue encontrar tempo para realizar
• O método também é ótimo para tarefas grandes que você não consegue encontrar motivação para realizar

"Time Blocking" — para o melhor planejamento

Dedique um tempo específico para as atividades em sua agenda.

Principais benefícios do "Time Blocking"

• Você mergulhará na tarefa
• Você garantirá que encontrará tempo para qualquer atividade

"Inbox-Zero" — pаrа recuperar sua atenção

"Inbox-Zero" é uma abordagem centrada em e-mail destinada a ajudá-lo a gerenciar sua caixa de entrada.

Principais benefícios do Inbox-Zero

• Você especificará e limitará o tempo gasto no gerenciamento da caixa de entrada
• Você se concentrará em e-mails prioritários

“Who's Got The Monkey” — para uma delegação de tarefas bem-sucedida

“Who’s Got The Monkey” é uma abordagem destinada a ajudá-lo a delegar, reconhecer, atribuir, garantir e verificar o progresso feito nas tarefas.

Principais benefícios de “Who’s Got The Monkey"

• “Who’s Got The Monkey” incentiva os gestores a pararem de microgerenciar
• O método fornece uma visão clara das responsabilidades e responsabilidades em uma equipe.

Método de Ação — para tornar metas acionáveis

Veja todo o seu trabalho diário como projetos separados que você analisará e gerenciará de acordo com etapas claras de gerenciamento de projetos.

Principais benefícios do Método de Ação

• Você será mais rápido e eficiente
• O Método de Ação fornece uma visão clara do trabalho que você fez e do trabalho que ainda precisa fazer

A Matriz de Eisenhower – para aprender a priorizar

Priorize as tarefas com base em seus níveis de urgência e importância e em seguida, resolva-as na ordem certa.

Principais benefícios da Matriz de Eisenhower

• Você aprenderá como priorizar
• Você aprenderá que tipos de tarefas pode delegar ou eliminar

Horário nobre biológico - para encontrar horários de pico de produtividade pessoal

Analise seus níveis de produtividade ao longo do dia e trabalhe em tarefas prioritárias durante os horários de pico de produtividade.

Principais benefícios do horário nobre biológico

• Você aprenderá a identificar seus horários de pico de produtividade pessoal
• Você aprenderá quando programar prioridades e não prioridades

"The Productivity Journal" – para produtividade e desestressante

Escreva sobre as atividades que você concluiu ou precisa concluir em entradas semelhantes a um diário. Você pode usar um aplicativo rastreador de produtividade para essa finalidade.

Principais benefícios do Diário de Produtividade

• Você compilará um arquivo do seu histórico de produtividade pessoal
• Você diminuirá seus níveis de estresse

O Método Seinfeld – para construir bons hábitos

O Método Seinfeld (também conhecido como Don’t Break the Chain) é um sistema baseado em calendário que incentiva você a aprimorar suas habilidades profissionais um pouco todos os dias e marcar seu progresso em seu calendário.

Principais benefícios do Método Seinfeld

• Você se sentirá motivado a aprimorar suas habilidades profissionais
• Você terá menos probabilidade de procrastinar no trabalho

A regra dos 10 minutos – para facilitar o trabalho

A regra dos 10 minutos é uma abordagem com limite de tempo que permite que você facilite seu trabalho trabalhando apenas por 10 minutos para começar.

Principais benefícios da regra dos 10 minutos

• Você achará mais fácil trabalhar em tarefas chatas porque sua agenda só obriga você a trabalhar nelas por 10 minutos por vez
• Você analisará suas tarefas longas e chatas em partes gerenciáveis

Lista de tarefas - para melhor motivação

Você lista as tarefas que concluiu até agora, para fins de análise e motivação.

Principais benefícios da lista de tarefas

• Ver uma série de tarefas concluídas marcadas em uma lista irá motivá-lo a continuar
• Você entenderá melhor o que ainda lhe resta fazer

“To-Don't List” (Lista de tarefas a não fazer) – para eliminar distrações

Você lista tarefas que precisa evitar, como visitar o Instagram durante o horário de trabalho.

Principais benefícios da lista de tarefas pendentes

• Você abandonará mentalmente atividades demoradas
• Você terminará suas tarefas mais cedo

Técnica “Flowtime”– para foco profundo

Experimente o tempo que você aloca para diferentes tarefas usando um aplicativo de cronômetro gratuito. Teste se você trabalha melhor em blocos de 10 minutos, blocos de 90 minutos ou qualquer outro intervalo.

Principais benefícios da técnica “Flowtime”

• Você terá a liberdade de decidir quanto tempo passará trabalhando ou em folga
• A técnica é uma abordagem altamente personalizável

Objetivo principal – para consistência

Você escolhe uma meta prioritária e aloca tempo para realizá-la todos os dias.

Principais benefícios da Meta principal

• Você aperfeiçoará as habilidades necessárias para alcançar esse objetivo
• Você praticará sua capacidade de foco

Análise de Pareto — para eficiência energética

A ideia é focar em 20% das suas atividades que trazem a maior parte dos resultados desejados (80%).

Principais benefícios da Análise de Pareto

• Você pode priorizar melhor suas tarefas
• Ajudará você a aproveitar ao máximo seu trabalho

"Rapid Planning Method - RPM"— para um melhor planejamento

O RPM ajuda você a identificar seus “resultados, propósito e plano de ação massivo”.

Principais benefícios do Método de Planejamento Rápido (RPM)

• Ajuda você a planejar suas ações imediatas com base em seus objetivos de longo prazo
• Ajuda a dividir metas abstratas em tarefas concretas e gerenciáveis

“Pickle Jar Theory” – para facilitar a categorização de tarefas

A Teoria do Jarro de Picles ajuda você a imaginar suas tarefas como o conteúdo de um pote de picles para melhor categorizá-las por importância:

• Rocks — as tarefas mais importantes
• Pebbles — tarefa que você pode delegar ou deixar para outro dia
• Sand — atividades que distraem, por ex.: verificando seu telefone

Principais benefícios da Teoria do Jarro de Picles

• Você poderá organizar melhor sua jornada de trabalho para terminar tudo no prazo
• A TI ajuda a eliminar distrações

"Deep Work" — para resolver problemas complexos

Essa estratégia incentiva você a se concentrar totalmente na tarefa em questão e a ter o máximo desempenho.

Principais benefícios do trabalho profundo

• Ele permite que você obtenha um foco mais nítido e produza resultados de alta qualidade
• Ajuda você a aprimorar sua capacidade de resolver problemas complexos que exigem atenção total

Método ABCDE — para melhor gerenciamento de tarefas

Este método permite que você organize suas tarefas em 5 categorias com base em sua importância e decida como lidar com elas de acordo.

Principais benefícios do método ABCDE

• Você poderá priorizar facilmente suas tarefas
• Você terá uma ideia clara de quais tarefas pode eliminar ou delegar

Regra 1-3-5 – para melhor organização do seu dia de trabalho

Este método incentiva você a encontrar 1 coisa grande, 3 médias e 5 pequenas para se concentrar em cada dia de trabalho.

Principais benefícios da regra 1-3-5

• Este método permite que você crie uma lista de tarefas simples, mas abrangente, fácil de seguir
• Você terá uma imagem mais clara de suas prioridades para o dia de trabalho

Método POSEC — para cuidar do trabalho priorizando o bem-estar

O método POSEC significa:

• “Priorizar por
• Organização,
• Simplificação,
• Economia e
• Contribuição”.

Baseia-se na pirâmide de necessidades de Maslow. Ele o incentiva a cuidar primeiro de suas necessidades pessoais, para que você possa passar para outras responsabilidades.

Principais benefícios do método POSEC

• Reconhece o fato de que precisamos cuidar de nós mesmos antes de podermos contribuir para a sociedade, a família ou o trabalho
• Isso nos ajuda a reservar tempo para nossas atividades de lazer

"Bullet Journal (BoJo) — para uma visão abrangente do seu trabalho

O método Bullet Journal ajuda você a acompanhar melhor suas atividades passadas, presentes e futuras.

Principais benefícios do Bullet Journal (BoJo)

• Ajuda você a alinhar seus objetivos de longo e curto prazo
• Dá-lhe uma imagem mais clara do seu desempenho no trabalho em geral e de quaisquer áreas que precisam de melhorias

54 dicas de gerenciamento de tempo para melhorar a rotina de trabalho e de vida

As estratégias de gerenciamento de tempo têm apenas metade do efeito se você não seguir as dicas corretas de gerenciamento de tempo para o trabalho.

Então, aqui estão as melhores dicas de gerenciamento de tempo para manter o controle do seu tempo em todas as etapas do trabalho.

Também oferecemos dicas sobre como se manter saudável e focado — e ver o que funciona melhor para sua rotina de gerenciamento de tempo.

Dicas de gerenciamento de tempo para preparação e planejamento

O gerenciamento adequado do tempo começa antes mesmo de você começar a trabalhar.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a preparar e usar cada momento com sabedoria.

Encontre o seu tempo mais produtivo

O dia inteiro simplesmente não é ideal para o trabalho, e você precisará analisar o uso do seu tempo para encontrar seu horário nobre biológico ideal.

Você pode recorrer ao Clockify para monitorar o tempo gasto em tarefas para análise posterior:

• Acompanhe o tempo que você leva para terminar um tipo de tarefa pela manhã
• Em seguida, tente realizar o mesmo tipo de tarefa amanhã à tarde
• Compare os resultados

Se você leva 2 horas para esse tipo de tarefa pela manhã e 1 hora à tarde, você simplesmente não é uma pessoa matinal e deve cuidar de suas prioridades no final do dia.

Encontre sua personalidade de gerenciamento de tempo

Identifique seu tipo de personalidade com base em como você (mal) administra seu tempo. Você deve ser:

• Mártir do Tempo - a pessoa que não consegue dizer não, então fica sem tempo para tarefas importantes
• Procrastinador – a pessoa que adia a realização de suas tarefas
• Bombeiro — a pessoa que vê cada tarefa como uma prioridade e, consequentemente, não consegue se concentrar em nada
• Subestimador - a pessoa que continua quebrando prazos por subestimar o tempo necessário para concluir as tarefas

Depois de identificar seu tipo de personalidade de gerenciamento de tempo, você poderá trabalhar seus pontos fracos usando uma estratégia adequada.

Projete um ambiente de trabalho adequado

Quer você trabalhe em casa ou em um escritório tradicional, você pode otimizar seu ambiente de trabalho para promover o foco e minimizar as distrações.

Você pode encontrar dicas sobre como conseguir isso mais adiante neste guia.

Planeje seu dia na noite anterior

Planejar o dia na noite anterior ajuda você a começar um novo dia com tranquilidade.

Você poderá pensar nas suas prioridades e organizar sua agenda de acordo, sem pressa.

Flexibilize sua agenda

Você nunca sabe quando algo inesperado (mas importante) irá aparecer – então certifique-se de sempre reservar uma hora extra em sua agenda, apenas por segurança.

Crie listas de tarefas

Você permanecerá em dia com suas tarefas diárias e sentirá um aumento na moral e na motivação cada vez que marcar um item de sua lista de tarefas.

Estabeleça prazos para o seu trabalho

Os prazos informam quando você precisa terminar uma tarefa, por isso é uma boa ideia planejar seu tempo adequadamente.

Analisar uma tarefa em subtarefas e atribuir um prazo para cada uma serve como um grande motivador para ajudar você a continuar.

Dicas de gerenciamento de tempo para execução de tarefas

Depois de fazer tudo o que pode para se preparar adequadamente, é hora de fazer o trabalho real.

Veja como fazer o relógio funcionar para você enquanto gerencia suas tarefas.

Acompanhe o tempo de cada tarefa

Saber quanto tempo você gasta em cada tarefa pode dizer o quão produtivo você realmente é.

Também ajuda você a fazer estimativas de tempo mais precisas para trabalhos futuros – assim você economizará tempo no longo prazo.

Para isso, você pode usar um software de cronometragem como o Clockify.

Vá para a página Rastreador, escreva a atividade em que você está trabalhando na caixa e inicie o cronômetro.

Quando terminar, desligue o cronômetro.

Repita a mesma rotina até terminar as atividades daquele dia de trabalho.

Em seguida, vá para a página Painel e dê uma olhada rápida em quão produtivo você foi em termos de horas monitoradas por dia.

Faça a tarefa mais importante primeiro

Nem todas as tarefas são igualmente importantes ou urgentes. Você deve evitar trabalhar em tarefas triviais durante seu horário de pico produtivo ou gastar muito tempo com elas.

Em vez disso, comece com a tarefa mais importante do dia enquanto seu foco ainda está nítido.

Defina lembretes antes de cada tarefa

Os lembretes ajudam você a acompanhar o trabalho que precisa realizar.

Se você definir um alarme pelo menos 15 minutos antes da hora de participar de uma reunião ou de uma apresentação, terá tempo suficiente para se preparar.

Não faça multitarefas

A multitarefa pode parecer uma boa ideia, mas apenas garantirá que você execute várias tarefas abaixo da média, em vez de terminar uma atividade com os melhores resultados.

Durante a multitarefa, você não terminará mais tarefas ao mesmo tempo que leva para terminar uma tarefa, mas na verdade perderá tempo alternando entre atividades.

Agrupe pequenas tarefas

As pequenas tarefas podem ser bastante cansativas, mas também são inevitáveis.

Agrupe-as em um bloco de tempo e aproveite a sensação de ter uma dúzia de marcas de verificação novas e motivadoras em sua lista de tarefas rapidamente.

Dê a si mesmo tempo suficiente para terminar

Se você apressar uma tarefa, provavelmente fará um trabalho de pouca qualidade. Você pretende terminar mais rápido, mas provavelmente gastará ainda mais tempo tentando consertar os erros que cometeu.

É melhor fazer pausas quando sentir que está perdendo a paciência com uma tarefa e depois voltar a ela com a cabeça limpa.

Coloque uma marca de seleção na frente de cada tarefa que você terminar

Criar uma lista de tarefas é importante, mas acompanhar as tarefas nas quais você está trabalhando pode lhe trazer motivação para continuar até que a lista seja concluída.

Isso porque colocar uma marca de seleção na frente dos itens finalizados ajuda você a se sentir realizado e com mais controle sobre sua carga de trabalho diária.

20% das contribuições trazem 80% dos resultados

A regra 20/80, conhecida como princípio de Pareto, mostra que são necessários apenas 20% dos seus esforços para alcançar 80% de todos os seus resultados.

Ao definir metas, não olhe para tarefas individuais, olhe para o quadro geral – quais metas são tão importantes que, depois de alcançá-las, você poderá considerar o dia um sucesso?

Destaque esses objetivos e as tarefas que você precisa realizar para alcançá-los – e concentre-se em concluí-los primeiro.

Dicas de gerenciamento de tempo em relação aos intervalos

Só trabalhar e nenhuma pausa fazem de João um garoto esgotado. Embora não seja exatamente assim que diz o ditado, os intervalos são essenciais para o gerenciamento do tempo.

Aqui estão algumas dicas sobre a melhor forma de usá-los.

Faça intervalos regulares

Os intervalos são importantes para o progresso. Eles ajudam você a recarregar as baterias para outra sessão de trabalho, portanto, faça intervalos de pelo menos 5 ou 10 minutos.

Você pode até agendar intervalos para não ignorá-los.

Mude de ambiente durante um intervalo

Ficar no seu espaço de trabalho durante um pequeno intervalo pode ser a prática mais fácil – mas não a mais eficaz.

Em vez disso, você deve mudar o ambiente para dizer ao seu cérebro que ele deve relaxar e relaxar durante esse período.

Não pule os intervalos das refeições

Para se manter produtivo, você também precisa se alimentar de forma saudável e na hora certa.

Tentar realizar as tarefas quando você está com fome não o ajudará a terminar mais rápido – mas apenas o cansará.

Use um intervalo para se alongar e se movimentar

A melhor maneira de se recompor do árduo trabalho mental é descansar a mente e praticar alguma atividade física leve.

Você não precisa fazer muito – dar uma curta caminhada ao redor do quarteirão, dobrar algumas roupas ou fazer um ou dois polichinelos.

Ao retornar à sua mesa, você se sentirá revigorado – e talvez descubra que tem uma solução para um problema de trabalho porque deu um descanso à sua mente.

Use um intervalo para meditar

A meditação é uma ótima maneira de descontrair e relaxar, e você pode até usar o tempo de meditação para tomar melhores decisões.

Uma pesquisa da INSEAD Business School sugere que a meditação mindfulness torna seu pensamento mais racional, ajudando você a tomar melhores decisões.

Dicas de gerenciamento de tempo para lidar com distrações

As distrações são o inimigo número um do gerenciamento eficiente do tempo e da produtividade.

Aqui está o que você pode fazer para eliminá-los ou pelo menos minimizá-los.

Identifique os desperdícios de tempo e monitore o tempo que você gasta com eles

Depois de identificar e listar os desperdícios de tempo, controle o tempo gasto com eles – você terá uma ideia da quantidade exata de tempo que pode alocar para atividades mais importantes durante o seu dia de trabalho.

Use a regra dos 6 metros

A regra dos 6 metros se aplica a telefones, tablets e distrações semelhantes

Se você procrastina constantemente no telefone enquanto trabalha, talvez deva colocá-lo a uma distância segura, para que não o tente.

Basta colocar seu telefone a pelo menos 6 metros de onde você está trabalhando.

Claro, você pode sentir vontade de ir longe e verificar seu telefone - mas depois de um tempo, a atividade se tornará cansativa e você irá parar.

Não deixe que as pessoas interrompam você

Quando você ganha impulso no trabalho, a última coisa que você precisa é de alguém o interrompendo.

Esta pode ser apenas uma breve interrupção – mas você perderá o foco, o que não é fácil de restaurar.

Você pode informar às pessoas no escritório que não devem incomodá-lo em um determinado horário ou ativar o modo Não perturbe no aplicativo de bate-papo para equipes.

Você também pode implementar o método Informar/Negociar/Retornar chamada:

1. Informe a outra parte que você está ocupado no momento
2. Negocie o momento em que você poderá resolver o problema da outra pessoa
3. Ligue de volta no horário combinado

Dessa forma, você não perderá seu foco no trabalho – e também deixará a outra pessoa à vontade.

Use um bloqueador de sites

Às vezes, você simplesmente precisa lutar contra seu próprio desejo de navegar indefinidamente pelas redes sociais.

Um bloqueador de sites garantirá que você fique longe de sites que desperdiçam tempo durante o horário designado para o trabalho.

Desconecte da Internet

Outras vezes, seu desejo de procrastinar é tão forte que você acaba lendo sobre as leis trabalhistas estaduais em Nevada (apesar de não morar lá) apenas para evitar seu trabalho real.

Em tempos tão desesperadores, são necessárias medidas drásticas – desligue-se da Internet e salve-se da tentação.

Dicas de gerenciamento de tempo para chamadas telefônicas eficientes

Se a natureza do seu trabalho exige que você fique muito ao telefone, ligações constantes podem impedi-lo de realizar qualquer tarefa.

Veja como gerenciar suas chamadas para que não se distraia demais.

Se possível, planeje suas ligações

Embora não seja possível prever quando alguém ligará para você, você economizará muito tempo se planejar quando ligará para seus clientes.

Escolha a hora do dia em que você tem menos probabilidade de realizar um trabalho produtivo – se você é uma pessoa matutina, reserve as ligações que deveria fazer para o final da tarde.

Antes desse horário, concentre-se em atividades mais importantes.

Planeje o que você quer dizer

Priorizar e formular cuidadosamente o que você tem a dizer em uma ligação torna você mais conciso e menos propenso a tropeçar em suas próprias palavras.

Faça pequenas anotações sobre os pontos mais importantes que deseja transmitir.

Faça suas frases curtas e claras e certifique-se de ser informativo.

Dessa forma, você encerrará a ligação com mais rapidez e minimizará a necessidade de uma segunda ligação sobre o mesmo assunto.

Resuma o que você concordou com a outra parte

É importante que você tenha clareza sobre quais são os pontos finais do seu acordo com a outra pessoa.

Dessa forma, é menos provável que você se sinta inseguro sobre o acordo final – portanto, é menos provável que perca tempo fazendo outra ligação.

Enquanto conversa, anote alguns dos principais pontos da conversa em seu caderno.

Ao perceber que a conversa está chegando ao fim, resuma os pontos principais com a outra pessoa para confirmar que tudo está claro.

Se você responde constantemente às mesmas perguntas, mantenha um resumo de suas respostas por perto

Se vários chamadores tendem a fazer o mesmo conjunto de perguntas, anote as perguntas mais frequentes e suas respostas por perto.

Isso economizará muito tempo – porque você automatiza uma parte da maioria das conversas telefônicas.

Você pode anotar essas perguntas e anotar 2 a 3 variações de suas respostas, que você poderá alternar com diferentes clientes - dependendo de suas necessidades específicas.

Dicas para gerenciar e-mails

Os e-mails podem consumir muito tempo se não forem gerenciados corretamente.

Aqui está o que você pode fazer para evitar isso.

Cancele a assinatura de e-mails que você nunca leu

A desordem da caixa de entrada retarda suas verificações diárias de e-mail porque às vezes você precisa rolar para cima e para baixo repetidamente, tentando não perder o e-mail que espera.

A melhor prática para economizar tempo é simplesmente cancelar a assinatura de e-mails que você nunca ou raramente lê.

O cancelamento manual da assinatura pode levar algum tempo, por isso é melhor deixar que um aplicativo faça isso por você. Unroll.me é uma boa opção que mostra uma lista concisa de suas assinaturas de e-mail e permite cancelar a assinatura de e-mails irrelevantes com um clique.

Endereços de e-mail na lista branca e na lista negra

O e-mail de spam pode ser um grande problema, mas todo cliente de e-mail permite que você coloque na lista de permissões ou na lista negra determinados endereços de e-mail ou até mesmo domínios inteiros.

Por exemplo, no Gmail, você pode simplesmente bloquear o remetente de e-mails em massa irritantes e nunca mais receber seus e-mails.

Por outro lado, você também pode criar filtros que garantirão que os e-mails de remetentes e domínios importantes nunca acabem em spam e sejam sempre marcados como importantes.

Ao colocar remetentes regularmente na lista de permissões e na lista negra, você garante que sua caixa de entrada esteja organizada e fácil de navegar, economizando muito tempo a longo prazo.

Mantenha as respostas curtas e diretas

E-mails mais longos podem cobrir todos os detalhes – mas respostas mais curtas levam menos tempo para serem escritas e geralmente são mais claras e concisas.

Para e-mails curtos e concisos, inclua:

• Objetivo claro do e-mail
• Introdução realmente breve
• Limpar pontos
• Palavras e frases curtas
• Não mais que 5 frases
• Fechamento curto e agradável

Defina quanto tempo gastar na sua caixa de entrada

Você pode sentir vontade de verificar sua caixa de entrada sempre que receber um novo e-mail - e todas essas interrupções tirarão seu foco do trabalho real.

Mas, se você definir um prazo estrito para cada dia – por exemplo, uma hora da manhã – e parar de gerenciar sua caixa de entrada assim que o prazo expirar, você limitará o tempo gasto nesta atividade secundária.

Acompanhe o tempo que você gasta com e-mails

Os e-mails são uma das maiores perdas de tempo para os trabalhadores e é importante que você saiba quanto tempo realmente gasta gerenciando sua caixa de entrada.

Dessa forma, você saberá quanto tempo poderá alocar para atividades mais importantes.

Use um rastreador de tempo como o Clockify para monitorar o tempo que você realmente gasta em e-mails por meio de um cronômetro.

Basta criar uma etiqueta“e-mails” e fazer o seguinte sempre que começar a trabalhar em sua caixa de entrada:

• Crie uma entrada de tempo para ele na página Rastreador
• Anexe a etiqueta "e-mails" a ela

Registre o horário do seu e-mail todos os dias durante um mês e, em seguida, acesse o relatório Resumido para ver quanto tempo você gastou gerenciando sua caixa de entrada naquele mês.

Dicas de gerenciamento de tempo para reuniões

As reuniões podem ocupar muito do nosso tempo e atrapalhar seriamente o nosso fluxo de trabalho.

Então, se você é o responsável por organizá-los, aqui vão algumas dicas de como torná-los o mais eficientes possível.

Sempre faça reuniões no mesmo horário do dia (ou semana)

Se suas reuniões acontecem aleatoriamente e os membros de sua equipe nunca sabem quando elas acontecerão com antecedência, você corre o risco de atrapalhar a programação e o foco de todos.

Da mesma forma, uma reunião inesperada pode interromper o tempo de trabalho profundo de um membro da equipe e tornar mais difícil para ele continuar de onde parou antes do início da reunião.

Se possível, escolha um horário específico do dia ou um dia da semana específico para as reuniões. Dessa forma, todos saberão quando esperá-los e planejarão adequadamente.

Planeje uma agenda com antecedência

Decida com antecedência os pontos principais que você e sua equipe devem discutir na reunião, pois será menos provável que a conversa se desvie e tome mais tempo.

Determine o objetivo da reunião e cumpra-o.

E, o mais importante, defina o tempo aproximado para cada tópico para que você fique sempre atualizado.

Use reuniões para atividades colaborativas

As reuniões são perfeitas para atividades colaborativas, como “brainstorming”.

Você terá todas as pessoas relevantes em um só lugar (virtual ou físico) e economizará o tempo necessário para obter a opinião de todos fora do horário da reunião.

Dicas de saúde

Um aspecto frequentemente esquecido do gerenciamento do tempo é cuidar da saúde.

A conexão pode parecer absurda, mas se sua saúde física ou mental estiver em declínio, seu desempenho também será prejudicado.

Veja como cuidar da sua saúde para que você possa se manter produtivo.

Exercite regularmente

O exercício melhora a saúde em geral, mas também ajuda você a ter um melhor desempenho no trabalho.

De acordo com um estudo, o exercício pode melhorar o desempenho dos funcionários e a gestão do tempo em até 72%.

Nunca pule o café da manhã

Já falamos sobre a importância de não pular refeições, mas vale ressaltar que o café da manhã é a refeição mais importante do dia.

As pessoas tendem a pular a refeição matinal porque muitas vezes estão com pressa para chegar ao trabalho.

Mas começar o dia de trabalho com o estômago vazio fará com que você se sinta cansado, pois o café da manhã dá ao seu cérebro energia para começar a trabalhar.

Durma o suficiente

Você pode pensar que é uma boa ideia tirar um tempo do sono para trabalhar mais durante o dia, mas essa é uma prática contraproducente. Trabalhar sem dormir afetará negativamente seu desempenho no trabalho.

De acordo com a Sleep Foundation, a privação de sono fará com que você:

• Incapaz de manter o foco
• Mais propenso a cometer erros e omissões
• Mais vulnerável ao estresse, irritado e até irritado
• Mais propenso a desenvolver ansiedade e depressão

Portanto, certifique-se de dormir cerca de 7 a 9 horas todas as noites para obter melhores resultados.

Fique hidratado

Além de exercícios, alimentação e sono, outro fator que pode influenciar seu desempenho é não beber água suficiente.

Na verdade, um estudo realizado na Universidade de East London mostra que beber água expande a massa cinzenta no cérebro. De acordo com o mesmo estudo, manter-se hidratado torna você até 14% mais produtivo.

Dicas de gerenciamento de tempo para seu tempo livre

Seu tempo livre não deve ser dedicado ao trabalho. Mas ainda existem algumas coisas simples que você pode fazer – talvez quando estiver entediado — para facilitar o gerenciamento do tempo na hora do trabalho.

Organize seus arquivos, pastas e documentos

Uma mesa e um computador organizados economizam o tempo que você gastaria procurando um documento importante que você não tem ideia de onde está armazenado.

No final de cada dia ou semana de trabalho, você pode reservar algum tempo para organizar seus arquivos, pastas e documentos mais recentes.

Leia por prazer

Ler por prazer não é apenas divertido, mas pode tornar seu cérebro mais aguçado.

Os pesquisadores concordam que ler um livro é benéfico para o cérebro e para a saúde em geral – mantém a mente afiada, reduz o estresse em 68% e aumenta a inteligência.

Faça revisões semanais do trabalho

No final da semana, se você revisar e analisar o que fez até agora, entenderá melhor o que ainda precisa fazer quando a próxima semana começar.

Defina metas semanais

Metas claramente definidas ajudarão você a organizar seu espaço mental e a se preparar para a próxima semana.

Será mais fácil definir tarefas relacionadas a metas e depois alocá-las para um dia e horário específicos do dia – para concluí-las antes dos prazos.

Trabalhe de 2 a 4 horas nos finais de semana

Se você é um freelancer que não se importa em trabalhar nos finais de semana, pode usar isso a seu favor.

Gastar até 4 horas no trabalho durante os fins de semana ajudará você a aliviar a carga de trabalho da próxima semana - mas ainda deixará tempo suficiente para atividades divertidas no fim de semana.

Planeje suas refeições e roupas para a próxima semana

Pensar em refeições e roupas 10 minutos antes de precisar delas pode ser demorado e estressante – especialmente se você estiver com pressa.

Portanto, planejar com antecedência certamente o ajudará e até economizará mais tempo para desfrutar de suas refeições ou de seus rituais matinais.

Descontraia e relaxe

Você não pode (ou pelo menos não deveria) pensar no trabalho o tempo todo – reserve um tempo para relaxar antes de ir para a cama todos os dias.

Você limpará sua cabeça e terá algum tempo precioso para si mesmo.

De qualquer maneira, seu trabalho ainda estará esperando por você pela manhã.

Dicas adicionais de gerenciamento de tempo

Se nenhuma das opções acima ajudar, tente uma das dicas adicionais a seguir sobre como se destacar no gerenciamento do tempo.

Não visualize seu sucesso

De acordo com um estudo sobre visualizações positivas do futuro desejado, as visualizações positivas – nas quais você se vê tendo sucesso – drenam a energia da sua ambição. Dessa forma, realmente diminuem a probabilidade de você ter sucesso.

Se você se perceber alcançando seu objetivo final, seu cérebro acreditará que você já o alcançou – e você perderá a motivação e o foco.

Em vez disso, a mesma pesquisa sugere que você tente visualizações críticas – pense em seus obstáculos e contratempos e tente ver o fracasso potencial como algo normal.

Dessa forma, você ficará alerta o suficiente para manter o foco — mas se sentirá menos estressado com o resultado de sua tarefa.

Evite ser perfeccionista

Ajustar uma tarefa até a perfeição é essencialmente um novo nível de perda de tempo.

Nada jamais será perfeito aos olhos de um perfeccionista, então seria melhor se você parasse de trabalhar em uma tarefa quando realmente terminasse – e então reservasse esse tempo extra para a próxima tarefa.

Faça algum trabalho durante o trajeto

Geralmente pensamos que longas viagens para o trabalho são simplesmente uma perda de tempo.

Mas você pode aproveitar esse tempo para ouvir podcasts, fazer aulas online ou até mesmo terminar algum trabalho antes de chegar ao escritório.

Pratique um trabalho profundo

O conceito de trabalho profundo de Cal Newport envolve a concentração em uma tarefa cognitivamente exigente de tal forma que o ajude a trabalhar nela por mais tempo, terminá-la mais rápido e evitar distrações ao longo do caminho.

Aprenda e use atalhos de teclado

Quase todos os navegadores e sistemas operacionais possuem seu próprio conjunto de atalhos de teclado para quase todas as operações.

Embora seja complicado aprender todos os atalhos do navegador e do sistema operacional que você usa, você economizará muito tempo se aprender os básicos.

Transforme suas tarefas mais importantes em hábitos

Por exemplo, criar o esboço de um novo conteúdo em seu blog pode ser tão natural e fácil quanto escovar os dentes.

Você só precisará:

• Estabeleça as etapas precisas para elaborar um esboço
• Reserve um certo tempo para isso
• Siga os passos e cumpra o cronograma

Isso se aplica a qualquer tipo de tarefa.

Dicas de gerenciamento de tempo para estudantes

Por mais que o gerenciamento adequado do tempo possa ser complicado para os funcionários, pode ser ainda mais complicado para os alunos. Então, aqui estão algumas das melhores dicas para viver durante a temporada de exames:

Acompanhe o tempo de estudo

Acompanhar o tempo que você leva para dominar um assunto ajuda a manter o foco. A análise de dados por meio de um aplicativo de controle de tempo ajuda você a encontrar os horários de pico de produtividade e a otimizar seus esforços de gerenciamento de tempo relacionados ao estudo no futuro.

Se você controlar o tempo, o cronômetro o incentiva a manter o foco nos estudos durante o tempo que você reservou para esta matéria. Também fica mais fácil planejar e implementar intervalos regulares.

Se você controlar o tempo, será mais fácil entender quando você é mais eficiente e quando deve programar as matérias mais difíceis, as passagens mais cansativas em suas observações de estudo ou as tarefas mais exigentes em geral.

Se você controlar o tempo, terá dados mostrando:

• Quais tópicos você concluiu até agora
• Quanto tempo você gastou estudando no total por matéria
• Se houve períodos de tempo que você desperdiçou

Faça intervalos nos estudos

Estudos mostram que a mente não consegue se concentrar em uma tarefa de uma só vez por mais de 90 minutos, então você não deve estudar por mais tempo do que isso sem fazer uma pausa.

Portanto, reserve pelo menos 5 minutos e no máximo 20 minutos de uma só vez. Faça um lanche rápido, saia e faça uma curta caminhada ou inicie uma conversa animada com seu colega de quarto.

Faça um intervalo para uma refeição nutritiva quando sentir fome e vá para a cama na hora certa. Estudar 12 horas por dia é possível, mas seria contraproducente, para não dizer prejudicial à saúde, se você renunciasse totalmente ao sono e ao descanso.

Portanto, durma pelo menos 7 horas por dia à noite (se não mais) e não deixe de tirar cochilos de vez em quando. Um estudo da Harvard mostra que tirar uma soneca após uma sessão de estudo ajuda a reter o que acabou de aprender.

Motive-se com 2 minutos de estudo

Se você estiver tendo problemas para se aprofundar em um assunto, comece reservando apenas 2 minutos para ele.

Estude por 2 minutos e continue estudando depois dos 2 minutos somente se você se sentir confortável o suficiente para continuar. Caso contrário, pare e tente novamente mais tarde.

Apesar de ter escolha, a maioria dos alunos continuará estudando após os 2 minutos predefinidos porque geralmente é o mais difícil para começar.

Bloqueie seu telefone durante o horário de estudo

Responder mensagens, fazer ligações, navegar pelos feeds de mídia social e tirar selfies com a hashtag “modo de estudo” é uma tática comum de perda de tempo durante o período de exames. E geralmente é o seu telefone que é o problema.

Se deixar o telefone no dormitório não for uma opção, você precisará se trancar do lado de fora para evitar as tentações on-line.

Para isso, você pode contar com a ajuda de um aplicativo. Por exemplo, Flipd permite bloquear sua tela durante um período de tempo que você escolher. Você pode decidir bloquear seu telefone por 1 hora, 4 horas, 8 horas, 12 horas ou um período personalizado.

Você pode até usar a opção "Full Lock" que oculta automaticamente seus aplicativos, feeds e jogos, até que o tempo selecionado termine.

Use um calendário

Um calendário ajuda você a planejar, organizar e programar seu horário de estudo.

Marque “prazos” (datas de exames) em seu calendário e planeje sua programação de acordo:

• Analise o assunto que você deseja estudar por tópicos e subtópicos
• Aloque um tempo fixo para cada tópico e subtópico todos os dias antes do exame (de forma que você tenha pelo menos um dia de tempo livre para problemas inesperados e revisões)
• Siga o cronograma

Um calendário ajuda você a acompanhar seu trabalho e você terá a garantia de aprovação no exame, se apenas seguir seu plano.

Aprenda de acordo com seu tipo de aprendizagem

Nem todo mundo aprende igual. Existem 4 tipos diferentes de alunos e cada um tem um método de estudo ideal:

• Tipo visual – Este tipo aprende melhor com materiais de estudo visuais. Eles se lembram melhor dos dados que veem em infográficos, gráficos e tabelas.
• Tipo auditivo – Este tipo aprende melhor ouvindo informações faladas em voz alta. Eles se lembram melhor dos dados que ouvem em palestras, áudio livros, aulas e discussões em sala de aula.
• Tipo cinestésico – Este tipo aprende melhor através da experiência. Eles se lembram melhor dos dados que inferem de experimentos, projetos científicos e testes práticos.
• Tipo de leitura/escrita — Este tipo aprende melhor fazendo anotações e lendo essas anotações. É melhor que eles se lembrem dos dados que escreveram e depois os releiam algumas vezes.

Programe recompensas

Se você passou o dia inteiro estudando e conseguiu entender uma série de conceitos difíceis ao longo do caminho, é hora de se recompensar. As recompensas servem como um motivador para mantê-lo avançando.

Será muito mais fácil se concentrar no trabalho se você souber que há uma luz no fim do túnel de “estudo” na forma de uma noite de cinema com os amigos.

Dicas sobre como criar um ambiente de gerenciamento de tempo eficaz

O gerenciamento eficaz do tempo não se trata apenas das habilidades de gerenciamento do tempo que você possui e das dicas e estratégias de gerenciamento do tempo que você segue - trata-se também do ambiente em que você trabalha. Veja como transformar seu escritório em um paraíso de produtividade, não importa se você trabalha de em casa ou no escritório da empresa:

Escolha as cores certas

As cores predominantes no seu escritório, como a cor das paredes, têm um efeito psicológico em você — e várias cores são uma escolha adequada:

Vermelho

Ótimo se o seu trabalho for fisicamente exigente. A cor aumenta sua pulsação e deixa você mais alerta.

Azul

Ótimo para trabalhadores de escritório tradicionais – sua presença acalma, ajuda a acalmar a mente e ajuda na concentração.

Amarelo

Ótimo para empreendedores – sua presença aumenta o otimismo em relação às suas decisões.

Verde

Excelente para inovadores – a sua presença incentiva o pensamento criativo e facilita uma sensação de calma.

No escritório de uma empresa: Você não pode decidir a cor das paredes do escritório da sua empresa, mas pode introduzir as cores certas em menor escala. Obtenha alguma obra de arte ou uma foto de mesa nas cores certas.

Em um escritório doméstico: você tem a liberdade de decidir a cor das paredes e tomar decisões sobre o esquema geral de cores. Faça com que a cor do seu design de interiores reflita o estado de espírito que você deseja seguir no trabalho.

Certifique-se de que haja bastante luz

A iluminação inadequada em seu escritório causa fadiga e até problemas físicos, como fadiga ocular, dores de cabeça e enxaquecas – portanto, certifique-se de que sua iluminação seja ideal.

No escritório de uma empresa: abrir as janelas no trabalho geralmente não é uma opção, e abrir as venezianas pode incomodar alguns de seus colegas. Portanto, se o seu escritório não tiver luz suficiente por procuração, traga sua própria iluminação. As luzes LED têm um efeito mais próximo da iluminação natural, por isso são a melhor escolha para uma lâmpada pequena, mas eficaz.

Em um escritório doméstico: mais uma vez, você terá mais opções para ajustar seu ambiente se trabalhar em casa. Portanto, use quantas lâmpadas quiser, abra quantas janelas precisar e abra quantas venezianas puder.

Aproveite ao máximo sua cadeira, mesa e computador

O conforto ideal leva a maior produtividade e foco no trabalho. Portanto, sua cadeira deve ser ajustável e sua mesa deve ter a altura ideal:

• Seus pés devem tocar o chão ou pelo menos o apoio para os pés da cadeira.
• Seu monitor deve ser posicionado no nível dos olhos ou abaixo deles.
• Seu computador deve estar a pelo menos 24 polegadas (~60 cm) de distância de seus olhos.

A maioria das cadeiras e mesas não são ideais, mas alguns ajustes tornarão sua estação de trabalho mais adequada, de acordo com as regras listadas acima.

No escritório de uma empresa: a maioria das empresas hoje em dia oferece cadeiras ajustáveis aos seus funcionários. Você também pode trazer alguns travesseiros ou qualquer outra coisa que o ajude a se sentir mais confortável. A maioria das empresas oferece um ajustador destinado a ajudar a manter a tela do computador no nível ideal dos olhos, mas você também pode trazer os seus próprios.

Em home office: Invista em uma cadeira ajustável e uma mesa resistente. Mesas em pé são frequentemente recomendadas, mas um estudo mostra que há efeitos cognitivos prejudiciais em ficar em pé enquanto se trabalha no computador. Então, é melhor você trabalhar sentado e escolher uma mesa adequada para isso.

Mantenha a temperatura ambiente ideal

Você não pode trabalhar adequadamente se estiver muito frio ou muito quente – embora um estudo mostre que pelo menos as mulheres são mais produtivas em escritórios mais quentes. A Administração de Saúde e Segurança Ocupacional (OSHA) recomenda uma temperatura no local de trabalho de 20 a 24,5 graus Celsius, então tente mantê-la assim.

Em um escritório de empresa: Se o seu escritório não possui ar condicionado, todos podem regular, você precisará trazer seu próprio ventilador ou aquecedor. Se seus colegas gostam de mais frio que você, você pode levar uma jaqueta ou suéter para o trabalho, para usar quando precisar.

Em um escritório doméstico: você pode abrir a janela ou ajustar o ar condicionado quando estiver quente, ou colocar um aquecedor extra quando estiver frio.

Perfume o escritório

Certos cheiros podem aumentar sua produtividade e ajudá-lo a aproveitar ao máximo sua agenda.

Algumas ótimas opções são:

• Aroma de limão – melhora a concentração e acalma quando você está ansioso ou com raiva
• Aroma de jasmim – estimula o sistema nervoso e, como resultado, energiza você
• Aroma de hortelã – aumenta sua energia e ajuda você a pensar com clareza
• Aroma de alecrim – melhora a retenção da memória e ajuda a combater a exaustão
• Aroma de canela – melhora a concentração e o foco, além de ajudar a combater o cansaço mental

No escritório de uma empresa: Trazer uma vela perfumada para o trabalho provavelmente não será aprovado por seus colegas. Portanto, é melhor trazer um saquinho perfumado ou um frasco de óleos essenciais para cheirar de vez em quando.

Em home office: você terá a liberdade de acender quantas velas perfumadas quiser. Outra solução eficiente é ferver ervas aromáticas na cozinha e deixar que o aroma agradável se espalhe lentamente pela casa.

Introduza plantas

Escritórios ecológicos são mais produtivos – portanto, certifique-se de introduzir plantas em seu ambiente de trabalho.

No escritório de uma empresa: alguns ambientes de escritório de uma empresa não são adequados para uma infinidade de fábricas, portanto, talvez seja necessário ser criativo. Leve uma planta pequena para sua mesa (como uma suculenta), vá ao parque próximo durante os intervalos e coloque uma floresta exuberante como papel de parede.

Em um escritório doméstico: você provavelmente conseguirá introduzir mais plantas enquanto estiver em casa. Você pode até criar um cantinho verde com diversas ervas aromáticas e introduzir aromas naturais agradáveis, tudo isso mantendo-se verde ao mesmo tempo.

Gerencie ruído

O ruído é o inimigo número 1 na sua busca para criar o ambiente de trabalho ideal. Existem várias maneiras de lidar com esse problema.

No escritório de uma empresa: Se o ruído externo for o problema, experimente fones de ouvido. Você pode então ouvir músicas que aumentam a produtividade. Alternativamente, sua equipe pode introduzir um horário de silêncio todos os dias, quando ninguém tem permissão para conversar, agendar reuniões ou interromper colegas. Essa prática pode facilitar o foco e a concentração e ajudar você a ser até 23% mais produtivo.

Em um escritório doméstico: às vezes, o silêncio total que você normalmente encontra em um escritório doméstico pode distrair tanto quanto os colegas tagarelas. Para gerenciar o ruído de seus próprios pensamentos, você pode tentar um gerador de ruído como Noisli ou MyNoise e colocar sua mente em um estado de concentração ouvindo os sons da natureza, o ronronar de gatos ou um trem em movimento.

Personalize sua área de trabalho

Conforme enfatizado anteriormente, sentir-se confortável no escritório ajuda você a ser mais produtivo. E nada deixa você mais confortável em seu escritório do que personalizar seu espaço de trabalho.

No escritório de uma empresa: por procuração, os escritórios são um ambiente de trabalho mais impessoal do que os escritórios domésticos. Mas você pode personalizá-los com fotos de mesa, pequenas plantas, dispositivos pessoais, um protetor de tela mostrando sua família ou amigos ou a caneca que seus amigos escolheram para seu aniversário.

Em um escritório doméstico: casa é o lugar onde você pode personalizar ao máximo o seu espaço de escritório. Decore o ambiente como quiser, traga seu confortável sofá favorito para aqueles momentos tranquilos de descanso e apresente um quadro negro onde você escreverá checklists ou citações inspiradoras.

Mantenha-se hidratado

Já abordamos como a fome e a sede podem torná-lo improdutivo e desorganizado. Portanto, é melhor manter bebidas e lanches sempre ao seu alcance.

No escritório de uma empresa: você pode trazer seu almoço de casa ou solicitar que seja entregue diretamente no escritório. Também é aconselhável manter barras de chocolate e biscoitos em sua mesa, para o caso de a fome bater sem aviso prévio. A maioria das empresas oferecem café, chá, água com gás e água normal no local, então você estará coberto nesta área.

Em um escritório doméstico: enquanto trabalha em casa, você terá liberdade para tomar uma xícara de café ou chá sempre que quiser, o que pode distraí-lo do trabalho – a menos que esteja preparado. Portanto, é melhor manter as bebidas ao seu alcance. Encha sua xícara de café, coloque uma garrafa de água em sua mesa e coloque alguns lanches em um prato próximo.

Facilite grandes ideias

As ideias não valem nada se você não as anotar. Portanto, certifique-se de que seu escritório tenha saídas eficientes para seus momentos Eureka.

No escritório de uma empresa: mantenha um caderno e uma caneta sobre a mesa, para anotar seus pensamentos criativos durante o dia. Use post-its quando encontrar um ótimo link que deseja conferir mais tarde ou um aplicativo de mapeamento mental para capturar e analisar suas ideias.

Em um escritório doméstico: cadernos e post-its também funcionam muito bem em um escritório doméstico, mas você pode aprimorar ainda mais seus esforços para fazer anotações. Considerando que você é o único fisicamente presente em seu escritório, você pode usar livremente um quadro branco para capturar todas as suas ideias e com tantos detalhes quanto desejar.

Melhores ferramentas de gerenciamento de tempo

Para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu tempo, finalizamos este guia de gerenciamento de tempo com uma lista de ferramentas úteis. Eles ajudarão você a otimizar seu tempo de trabalho, sua comunicação com os colegas, bem como sua agenda diária, ao mesmo tempo, em que permanece totalmente focado nas prioridades.

Então, aqui estão algumas das melhores ferramentas para ajudá-lo em seus esforços de gerenciamento de tempo:

Clockify

Um software completo de controle de tempo para funcionários, ótimo para ajudá-lo a manter horas de trabalho, precisas, calcular suas horas faturáveis, identificar desperdícios de tempo, coletar dados de folha de pagamento e muito mais.

Pumble

Uma poderosa ferramenta de colaboração onde você pode se comunicar com seus colegas em tempo real, mesmo se você for uma equipe remota.

Plaky

Software gratuito de gerenciamento de tarefas e projetos que permite organizar melhor seu trabalho, coordenar com colegas de trabalho, acompanhar seu progresso e muito mais.

Remember The Milk

Um gerenciador de tarefas versátil, ótimo para ajudá-lo a realizar tarefas profissionais e pessoais em suas listas de tarefas diárias.

Forest

Um aplicativo de foco verde, ótimo para ajudá-lo a parar de procrastinar no telefone, tornando você responsável por uma floresta virtual (e até permitindo que você plante árvores reais, de certa forma).

Clara

Um agendador de reuniões por e-mail, ótimo para ajudá-lo a organizar e coordenar reuniões com seus colegas.

Flow

Um projeto eficiente e um gerente de equipe, ótimo para ajudar a acompanhar o andamento das tarefas, além de facilitar as tarefas com subtarefas, notas e comentários.

My Life Organized

Um gerenciador e organizador de tarefas robusto, baseado na abordagem de gerenciamento de tempo “Getting Things Done”, é ótimo para ajudá-lo a gerenciar suas tarefas e listas de tarefas.

RescueTime

Um rastreador de produtividade automático simples, ótimo para ajudá-lo a analisar quanto tempo você gastou em vários sites e softwares.

My Noise

Um gerador de ruído exaustivo, ótimo para ajudá-lo a manter o foco no trabalho, enquanto o som suave do ruído branco ajuda a bloquear todos os sons externos que distraem.

Epic Win

Um divertido gerenciador de tarefas estilo jogo RPG, ótimo para ajudá-lo a se concentrar em suas prioridades, praticando suas habilidades de jogo.

Kiwake

Um despertador pouco convencional, ótimo para ajudá-lo a acordar, fazendo com que você prove que está fora da cama (e por não ter nenhum botão de soneca).

Nimbus Note

Um gerenciador de notas simples, mas eficaz, ótimo para ajudá-lo a manter e compartilhar notas sobre vários tópicos.

Join.me

Um agendador de reuniões on-line colaborativo, ótimo para ajudá-lo a configurar ou participar de conferências na Web e participar de chats de texto.

Syncback

Um software de backup online fácil, ótimo para ajudar você a salvar, sincronizar e restaurar seus dados automaticamente.

Bear

Um aplicativo de anotações simples baseado na nuvem, ótimo para ajudá-lo a expressar suas ideias e pensamentos e depois transformá-los em listas de tarefas práticas.

Loop Habit Tracker

Um rastreador de hábitos móveis de código aberto apropriadamente chamado, é ótimo para ajudá-lo a cultivar bons hábitos e trabalhar para alcançar seus objetivos.

Focus@will

Uma coleção energizante de músicas baseadas na neurociência para produtividade, ótimas para ajudá-lo a manter o foco no trabalho, tudo ao som de instrumentais suaves.

TimeTree

Um aplicativo de calendário compartilhado simples, ótimo para ajudar você a agendar, coordenar e participar de eventos, em acordo com seus colegas, amigos e familiares.

Mind42

Uma ferramenta refinada de mapeamento mental com recursos de colaboração, ótima para ajudar você a definir, visualizar e organizar suas grandes ideias durante sessões de brainstorming.

Taskade

Um gerenciador de tarefas e ferramenta de colaboração abrangente, ótimo para ajudá-lo a trabalhar em seus objetivos de longo e curto prazo.

Instapaper

Um elegante serviço de bookmarking, ótimo para ajudá-lo a salvar conteúdo interessante encontrado on-line para leitura posterior, seja durante o deslocamento para o trabalho ou enquanto espera por consultas médicas.

SaneBox

Um gerenciador de e-mail sistemático, ótimo para ajudar a manter sua caixa de entrada organizada e suas conversas prioritárias organizadas.

IFTTT

Um criador de instruções condicionais, ótimo para ajudar você a definir automações condicionais entre dispositivos, serviços e aplicativos.