As 26 técnicas de gerenciamento de tempo mais eficazes

Quais são as técnicas de gerenciamento de tempo?

O gerenciamento do tempo em si gira em torno de escolhas – você decide o que precisa fazer, quando precisa terminar e quais tarefas precisa realizar para alcançar seus objetivos.

Se você decidir priorizar tarefas de alto valor e voltadas para objetivos, concluí-las antes do prazo, mas também reservar tempo para levar uma vida saudável, poderá dizer que administrou seu tempo com sucesso. Mas como você faz isso?

Bem, usando as técnicas corretas de gerenciamento de tempo.

As técnicas de gerenciamento de tempo são um conjunto de regras e princípios que você precisa seguir para ser mais produtivo e eficiente com seu tempo, tomar decisões melhores e mais rápidas, bem como realizar mais em menos tempo e com menos esforço.

Existem muitas técnicas baseadas nas melhores práticas aprovadas de gerenciamento de tempo:

• Escrevendo o que você precisa fazer diariamente
• Trabalhando primeiro em tarefas importantes e urgentes
• Economizando tempo para tarefas prioritárias, tarefas rotineiras, mas também pausas
• Gerenciamento adequado do estresse
• Gestão adequada da equipe
• Acompanhamento do progresso do projeto e identificando atrasos

A maioria das técnicas de gerenciamento de tempo trata de um ou mais dos pontos listados, e você pode fazer a escolha de suas técnicas de gerenciamento de tempo analisando o que deseja melhorar em sua rotina.

Além disso, você também precisará considerar as habilidades de gerenciamento de tempo que precisa melhorar e seu estilo pessoal de gerenciamento de tempo. Além disso, você pode escolher técnicas específicas de gerenciamento de tempo de trabalho, para organizar melhor também os dias de trabalho.

Habilidades de gerenciamento de tempo

Habilidades eficazes de gerenciamento de tempos incluem:

• Definir metas SMART — certifique-se de que as metas que você definiu para si mesmo sejam específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado.
• Planejamento eficaz — certifique-se de ter objetivos claros, bem como tarefas e recursos definidos para fazer um plano claro que o alcançará os seus objetivos.
• Gerenciamento de estresse — certifique-se de gerenciar seu estresse com estratégias e táticas de alívio, para se sentir mais relaxado enquanto faz seu trabalho.
• Delegação adequada de tarefas — delegar tarefas ajuda a aliviar a carga de trabalho e a compartilhá-la com colegas e funcionários competentes.
• Еvitando distrações — as distrações tiram o tempo que você deveria estar trabalhando (ou até mesmo relaxando), então você deve aprender como evitá-las.
• Tarefa individual — focar em uma tarefa por vez ajuda a fornecer resultados finais de qualidade muito melhores do que quando você realiza multitarefas.
• Dizer "Não" — esta pequena palavra de duas letras o ajudará a economizar mais tempo para suas próprias prioridades.
• Definindo prioridades — Investir tempo nas tarefas certas exigirá menos esforço, mas trará melhores resultados. Isso também é conhecido como regra 20/80 ou princípio de Pareto.
• Vencendo a procrastinação — Identifique as causas da sua procrastinação e resolva-as.

Para melhorar seus esforços de gerenciamento de tempo, você precisará praticar essas habilidades.

Além dos benefícios de gerenciar melhor o tempo no trabalho, o gerenciamento eficiente também é uma habilidade vital para os alunos.

Aqui estão as estratégias de gerenciamento de tempo mais cruciais para os alunos:

• Fazer um cronograma principal Depois de ter uma agenda de estudos clara, você pode criar blocos de tempo para exames ou disciplinas específicas. Isso o ajudará a se preparar para os exames de maneira mais eficaz.
• Definir prazos para cada sessão/tarefa de estudo Por exemplo, estabeleça um limite de tempo claro para escrever uma redação – como sexta-feira às 17h. - para que você não procrastine.

Estilos de gerenciamento de tempo

Nem todas as técnicas de gerenciamento de tempo são adequadas para todos – nem todos trabalhamos da mesma forma, portanto, nem todos enfrentamos os mesmos problemas de gerenciamento de tempo. Todo mundo tem um método predominante para lidar com o trabalho, ou seja, um estilo que traz seus próprios problemas de gerenciamento de tempo - se você pensar bem, poderá descobrir que é:

• Mártir do Tempo
• Procrastinador
• Distraído
• Subestimador
• Bombeiro
• Perfeccionista

Vamos revisar cada estilo de gerenciamento de tempo com mais detalhes.

Mártir do tempo

Você preenche sua agenda com solicitações de outras pessoas, em vez de se concentrar no que é importante para você. Suas próprias tarefas parecem muita responsabilidade, então você aproveita a chance de assumir qualquer outra coisa - você ganha a validação dos outros, mas negligencia as tarefas que lhe trariam auto-validação.

Problemas: multitarefa, prazos perdidos, agendamento ineficaz, falta de intervalos

Procrastinador

Os Mártires do Tempo pelo menos realizam as tarefas de outras pessoas - os procrastinadores atrasam o trabalho em tudo que é remotamente importante para alguém. Alguns afirmam que trabalham melhor sob pressão, mas os resultados que obtêm são muitas vezes atenuados pelo stress e ansiedade que esta prática traz.

Problemas: prazos perdidos, agendamento ineficaz, multitarefa

Distraído

Seu coração está no lugar certo, mas você se distrai facilmente. Um pedido aleatório de um colega tem tanta probabilidade de chamar a sua atenção fugaz como um telefonema de 20 minutos do seu proprietário.

Problemas: multitarefa, prazos perdidos, agendamento ineficaz

Subestimador

Você estima que lidar com uma tarefa levará muito menos tempo do que realmente exige – você raramente cumpre seus prazos otimistas.

Problemas: prazos perdidos, agendamento ineficaz

Bombeiro

Você tenta resolver tudo sozinho, agora - você está constantemente apagando "incêndios" a torto e a direito e não se sente realizado a menos que esteja trabalhando em 10 tarefas ao mesmo tempo e se sentindo "ocupado". Quando terminar, basta perguntar: "O quê vem a seguir?" – que é uma prática que o levará ao esgotamento, mais cedo ou mais tarde.

Problemas: prazos perdidos, falta de intervalos, agendamento

Perfeccionista

Você é semelhante ao procrastinador e distrator, mas sua incapacidade de terminar uma tarefa tem pelo menos uma causa nobre – você deseja que tudo seja perfeito. Você vai trabalhar horas extras, e investir todos os seus esforços na entrega de um projeto de alta qualidade - mas muitas vezes não sabe como desistir enquanto está adiantado, então pode perder prazos e correr o risco de esgotamento.

Problemas: prazos perdidos, falta de intervalos

Todos os problemas listados junto com seus estilos de gerenciamento de tempo podem ser resolvidos, e todas as habilidades necessárias de gerenciamento de tempo podem ser aperfeiçoadas, se você escolher as técnicas corretas de gerenciamento de tempo.

Melhores técnicas de gerenciamento de tempo

Qual técnica é ideal para ajudá-lo a administrar melhor o tempo?

Isso depende principalmente de suas necessidades – se você precisa organizar seu tempo de trabalho, de estudo ou acompanhar seus objetivos.

Na seção seguinte, abordamos as 26 estratégias de gerenciamento de tempo mais eficazes que você pode experimentar.

Pomodoro

Você divide o seu trabalho em sessões de 25 minutos (pomodoros) e intervalos de 5 minutos. Após 4 ciclos, você faz uma pausa de 20 minutos.

Desenvolvida por Francesco Cirillo, a técnica Pomodoro recebeu o nome do cronômetro de cozinha em formato de Pomodoro que Francesco usava para acompanhar o progresso de seu trabalho.

O que essas habilidades de gerenciamento de tempo melhoram:

• Planejamento eficaz
• Gerenciamento de estresse
• Evitando distrações
• Tarefa única
• Definindo prioridades
• Dizendo "Não"

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz
• Pular pausas
• Multitarefas
• Prazos perdidos

Como a técnica Pomodoro funciona

1. Defina seu cronômetro para 25 minutos.
2. Concentre-se no seu trabalho durante esses 25 minutos.
3. Pare assim que o alarme tocar.
4. Faça uma pausa de 5 minutos.
5. Retome o trabalho por mais 25 minutos após o intervalo.
6. Após quatro ciclos de 25/5 minutos, faça uma pausa de 20 minutos.
7. Repita o processo até terminar a tarefa ou projeto.

Para isso, você pode experimentar o Cronômetro Pomodoro no Clockify, ou aprender mais sobre como começar a usar o Pomodoro.

• Melhores estimativas de tempo para o seu trabalho.
• Horário de trabalho fixo – será mais provável que você se concentre.
• Pausas regulares ajudam a eliminar o esgotamento e melhorar o desempenho.
• Pomodoros são uma maneira fácil de monitorar lucratividade e produtividade.

Você tem que parar de trabalhar quando os 25 minutos acabarem – se você estiver indo muito bem, isso é contraproducente.

Seguindo intervalos fixos – as sessões prescritas de 25/5 minutos podem não funcionar para você.

Kanban

Uma técnica visual de gerenciamento de tempo que ajuda você a acompanhar o progresso de seus projetos – você monitora como as tarefas se movem em colunas com rótulos diferentes.

Essa técnica foi adotada na década de 1960 no Japão por Taiichi Ono, da Toyota Automotive, para ajudar a aumentar sua produtividade e eficácia na fabricação.

O que essas habilidades de gerenciamento de tempo melhoram:

• Planejamento eficaz
• Definição de metas SMART
• Delegação adequada de tarefas
• Tarefa única

Problemas que resolve:

• Multitarefa
• Prazos perdidos
• Agendamento ineficaz

Como o Kanban funciona

Você pode usar um software de gerenciamento de projetos, caneta e papel ou um quadro branco e post-its.

Determine o número de etapas do seu projeto ou tarefa e crie as colunas. Por exemplo, você pode criar quatro colunas e mover tarefas dentro de um projeto entre estes estágios:

• Backlog – você faz um rascunho e define todas as suas tarefas aqui. Você então decide quais tarefas devem ser movidas para a coluna Tarefas e quais tarefas podem aguardar sua vez.
• Afazeres — essas são as tarefas nas quais você trabalhará.
• Em andamento — estas são as tarefas nas quais você está trabalhando atualmente.
• Concluído – tarefas que você concluiu.

• Não existe um modelo único, o que significa que você pode personalizar os princípios para atender às suas próprias necessidades.
• Representação visual clara de toda a sua situação de trabalho: representação direta do seu progresso em um projeto.
• Você pode dividir o projeto em tarefas pequenas e gerenciáveis e acompanhar seu progresso de maneira geral.
• É provável que a equipe se concentre em progredir em suas tarefas, para chegar à coluna “Concluído”.

• Não existe um modelo único, o que significa que criar um quadro Kanban pode ser demorado, pois você precisa decidir quantas colunas incluir e como nomeá-las.
• Kanban não ajuda diretamente nas tarefas solicitadas, em termos de importância e urgência.
• Pode ser difícil prever quando sua equipe terminará as tarefas (e o projeto) porque a única medida de progresso é a movimentação entre colunas; não há componente de tempo.

Getting Things Done

Um método de cinco etapas que permite que você faça um brainstorming de suas tarefas e transforme-as em uma lista de tarefas simples.

Getting Things Done (GTD) foi apresentado por David Allen em seu livro Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity.

O que melhoram na sua capacidade de gerenciamento de tempo:

• Planejamento eficaz
• Definindo prioridades
• Definição de metas SMART

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz

Como funciona

1. Capture – anote cada tarefa que lhe vier à mente.
2. Esclareça – determine se a tarefa é acionável e se ela contém etapas concretas que você pode definir e seguir.
3. Organize - arquive tarefas sob diferentes rótulos e forneça contexto a elas (por exemplo, casa, escritório, solicitação de Tom).
4. Reflita – de vez em quando, revise suas tarefas: Qual é o próximo passo da tarefa? Você realmente precisa terminar esta semana?
5. Envolva-se - depois de anotar, identificar como acionáveis, arquivar adequadamente e revisar suas tarefas, simplesmente comece a trabalhar nelas.

• Você manterá todas as suas tarefas, atribuições e projetos em perspectiva.
• Você clareará sua cabeça quando definir todas as tarefas que puder imaginar à sua frente.
• Você pode usar GTD para aumentar sua produtividade pessoal e profissional.

• Você tem que usar sua força de vontade para progredir em seu trabalho – o GTD não fornece diretrizes para lidar com distrações.
• A organização das tarefas acontece por contexto, e não por projeto, o que pode ser inútil para pessoas que estão acostumadas a analisar tarefas em relação ao seu projeto.
• Muitos itens na lista podem torná-la ineficaz, pois será menos provável que você estruture seu dia adequadamente.

“Eat that Frog”

Essa técnica de gerenciamento de tempo visa priorizar tarefas. Você escolhe sua tarefa mais importante ou pior (este é o seu “sapo”) e a executa no dia seguinte o mais cedo possível. Depois de terminar o seu “sapo”, você pode passar para outras tarefas do dia, mas não antes.

Esta pode ser uma tarefa que exige toda a sua atenção (pela sua importância ou dificuldade), uma que você tem evitado (por ser chata, exigente ou difícil).

Essa técnica foi desenvolvida por Brian Tracy, em seu livro Eat that Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time..

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Definindo prioridades
• Definição de metas SMART

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz
• Multitarefa
• Prazos perdidos

Como “Eat that frog” funciona

Você deve identificar as tarefas com base em sua prioridade e rotulá-las de acordo:

• Tarefa A – tarefa mais importante, aquela que você deve enfrentar primeiro, ou sofrerá as consequências
• Tarefa B – segunda tarefa mais importante, aquela que você deve realizar depois da Tarefa A. Menos importante, mas ainda assim vital
• Tarefa C – uma tarefa que você poderia fazer, mas não sofreria consequências se não a fizesse
• Tarefa D – uma tarefa que você idealmente deveria delegar a outra pessoa e alocar esse tempo para a Tarefa A
• Tarefa E – uma tarefa que você realmente não precisa fazer, então você está livre para eliminá-la

• Fazer a pior, ou a tarefa mais importante logo pela manhã garante que o restante dos itens de sua programação diária será mais fácil de realizar – isso irá motivá-lo e energizá-lo
• Priorizar tarefas fica mais fácil
• Você terá o resto do dia para tarefas mais agradáveis

• Um começo de dia difícil e desmoralizante
• Pode ser rígido e impraticável se a sua tarefa mais importante mudar durante o dia

"Timeboxing"

Você aloca períodos de tempo (blocos de tempo) para atividades; você trabalha dentro desse período de tempo e para quando o tempo definido termina. O timeboxing geralmente inclui prazos fixos, por isso é usado no gerenciamento de projetos.

Timeboxing funciona como uma abordagem mais geral para a técnica Pomodoro – em vez de sessões de 25 minutos, o período de tempo dentro de um timebox não é tão fixo.

James Martin foi o primeiro a explicar a técnica com mais detalhes, em um dos capítulos de seu livro Rapid Application Development.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Evitando distrações
• Tarefa única
• Definindo prioridades

Problemas que resolve:

• Prazos perdidos
• Agendamento ineficaz
• Multitarefa
• Pular pausas

Como "timeboxing" funciona

1. Organize todas as suas atividades e tarefas em uma lista
2. Decida o que você deseja realizar com essas tarefas – defina seus objetivos
3. Se uma tarefa for importante e exigir grande foco, reserve um período de tempo maior para ela (por exemplo, 1 ou 2 horas)
4. Se for uma tarefa difícil, analise-a e aloque períodos de tempo mais curtos (por exemplo, 20 a 30 minutos) para partes dela, para tornar a tarefa mais fácil de gerenciar
5. Comece com sua primeira tarefa e vá descendo
6. Quando o tempo alocado para uma tarefa acabar, pare de trabalhar nela
7. Dar um tempo
8. Revise o que você conseguiu realizar
9. Volte sua atenção para outros horários da sua programação

• Ótimo para um grande número de pequenas tarefas – será mais fácil acompanhá-las e resolvê-las, uma vez organizadas em intervalos de tempo
• Os prazos são um componente importante, então você se concentrará em alcançar o máximo que puder até que o prazo expire
• Os perfeccionistas naturais terão menos tempo para ajustar cada detalhe, pois terão que passar para a próxima tarefa do cronograma
• O Timeboxing não permite multitarefa, então você poderá se concentrar em uma tarefa por vez

• Você tem que parar de trabalhar em uma tarefa quando o tempo para ela expirar, o que é contraproducente quando você está imerso em uma tarefa
• Pode ser um desafio seguir um cronograma rígido determinado por prazos, quando você considera interrupções inevitáveis, como ligações
• Seus cálculos de timeboxing podem estar errados. Prazos muito curtos – você pode ter que parar antes mesmo de estar imerso em uma tarefa. Prazos muito longos – você pode perder o foco ou começar a procrastinar para passar o tempo até o final do prazo

"Time blocking"

Você reserva tempo para uma atividade ou tarefa específica e trabalha nela durante esse período.

Essa técnica de gerenciamento de tempo foi popularizada por Elon Musk.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Evitando distrações
• Tarefa única
• Definindo prioridades
• Definição de metas SMART

Problemas que resolve:

• Prazos perdidos
• Agendamento ineficaz
• Multitarefa
• Pular pausas

Como funciona

Existem 4 etapas para o bloco de tempo:

1. A fase de planejamento:
   • Defina suas tarefas e atividades, identifique prioridades
2. A fase dos blocos:
   • Atribua a cada tarefa um bloco de tempo específico – número de minutos ou horas, com dias e horários de início e término específicos anotados em seu calendário
   • O bloco de tempo pode ser menor, por exemplo, 10 minutos, ou maior, por exemplo, 90 minutos. Isso depende do nível de prioridade da tarefa
   • Reserve mais tempo para tarefas prioritárias; além disso, aloque essas tarefas para o horário do dia em que você é mais produtivo
   • Bloqueie o horário menos produtivo do dia para tarefas menos importantes
   • Anote tudo em um calendário: o dia, a hora de início e a hora de término
3. A fase de atuação:
   • Comece a trabalhar na primeira tarefa diária (geralmente sua tarefa prioritária)
   • Reduza sua programação
   • Faça pausas entre os blocos de tempo e agende esses intervalos
   • Tenha uma visão flexível do seu cronograma de bloqueio de tempo: se você receber uma tarefa urgente, bloqueie um período de tempo apropriado para ela e comece a trabalhar nela o mais rápido possível
4. A fase de revisão:
   • Se você perceber que uma tarefa demora mais ou menos do que o estimado, revise a programação de outras tarefas planejadas para aquele dia

• Uma maneira abrangente de acompanhar seu dia de trabalho
• Funciona muito bem com a ideia de trabalho profundo, de Cal Newport, já que você precisa seguir um cronograma fixo para se concentrar em uma tarefa
• Você sentirá que tem melhor controle de sua carga de trabalho

• Interrupções inesperadas podem atrapalhar sua programação
• Assim como no Timeboxing, seus cálculos de tempo podem estar errados – você pode procrastinar enquanto espera que um bloco de tempo muito longo termine ou correr para vencer o tempo durante um bloco de tempo muito curto
• É demorado planejar blocos de tempo em seu calendário para todas as suas atividades, todos os dias

Inbox-Zero

Esta é uma abordagem para gerenciar sua caixa de entrada de e-mail – seu objetivo é mantê-la vazia ou quase vazia.

A abordagem foi desenvolvida por Merlin Mann, especialista na área de produtividade.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Evitando distrações
• Tarefa única
• Definindo prioridades
• Gerenciamento de estresse
• Planejamento eficaz

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz
• Multitarefa

Como Inbox-Zero funciona

Para chegar ao Inbox-Zero, você deve:

• Determinar a hora do dia em que você trabalhará no gerenciamento de sua caixa de entrada – cumpra esse horário
• Silenciar as notificações e não deixe a guia de e-mail do seu navegador aberta
• Priorizar seus e-mails:
  • Responda imediatamente aos e-mails mais importantes e aos e-mails que você pode responder rapidamente
  • Mova os e-mails que levarão mais tempo para responder para uma pasta "precisa de uma resposta" (aloque parte do tempo de "gerenciar caixa de entrada" para essas respostas)
  • Decida quais mensagens você pode delegar e encaminhe-as para outros membros da equipe
  • Exclua e arquive mensagens indesejadas ou antigas

• Um ótimo método para gerenciar uma caixa de entrada com muito tráfego
• Diminui o número de mensagens não lidas, aquelas que impedem você de encontrar seus e-mails importantes
• Focado em alocar o gerenciamento da caixa de entrada apenas para um período específico do dia, para que você não se distraia com e-mails ao longo do dia

• Demorado, considerando que você precisa encaminhar, arquivar e excluir muitas mensagens
• Trata apenas do gerenciamento da caixa de entrada, por isso deve ser combinado com outras técnicas de gerenciamento de tempo, aquelas que focam no gerenciamento de tarefas e projetos
• Problemático para pessoas que conversam com clientes e colegas por e-mail – e-mails importantes podem ser perdidos

Who's Got the Monkey

A ênfase deste método está na delegação de tarefas e destina-se principalmente a gerentes de projeto, embora outros também possam utilizá-lo. “Monkeys” são tarefas e você deve pensar em como lidar com eles.

Existem 3 tipos de tarefas nesse método:

• Tempo imposto pelo chefe: atividades exigidas pelo chefe
• Tempo imposto pelo sistema: solicitações e dúvidas dos colegas
• Tempo autoimposto: as ações que você decide realizar. Você pode usá-lo para suas próprias tarefas e ideias (tempo que você pode decidir) ou para resolver problemas e solicitações dos subordinados (tempo imposto pelos subordinados)

Seu objetivo é eliminar o tempo imposto pelos subordinados, o sistema de controle e o tempo imposto pelo chefe e aumentar o tempo discricionário.

O princípio é baseado no livro de William Oncken, Managing Management Time: Who's Got the Monkey..

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Delegação adequada de tarefas
• Definindo prioridades
• Definição de metas SMART
• Gerenciamento de estresse
• Tarefa única

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz
• Multitarefa

Como Who’s Got The Monkey funciona

1. Reconheça e descreva o “macaco” – especifique qual é a tarefa e quais ações são necessárias para sua conclusão.
2. Atribua o “macaco” – atribua o “macaco” a uma pessoa.
3. Faça um seguro para o “macaco” — Certifique-se de que a pessoa lide com o “macaco” de maneira adequada:
   • Se um macaco é importante e não comete erros, então você deve recomendar o que deve ser feito e agir se necessário.
   • Se você tiver certeza de que a pessoa designada para cuidar do macaco pode lidar com isso, aja e depois dê conselhos.
4. Verifique o “monkey” – Especifique quando você fará o acompanhamento do macaco, para ter certeza de que tudo está no caminho certo.

• Os gerentes podem usar seu tempo de maneira eficaz
• Fica mais fácil resolver os problemas dos funcionários
• Dá uma perspectiva clara sobre quem recebe o quê
• Uma maneira simples de delegar tarefas

• Lida apenas com gerenciamento e delegação de tarefas – deve ser combinado com outros métodos de gerenciamento de tempo para melhores resultados de produtividade geral.

Método de ação

VISÃO GERAL

O Método de Ação é baseado na premissa de que tudo é um projeto: você vê todas as suas atividades como projetos, analisa e gerencia-as de acordo. Esses projetos podem ser:

• Gerenciando suas finanças
• Trabalho administrativo
• Networking
• O que você quiser

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Definição de metas SMART

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz
• Multitarefa

Como funciona o Método de Ação

Ao usar o Método de Ação, você organiza suas atividades, tarefas e eventos como um projeto. Em seguida, você analisa suas atividades em três categorias:

• Etapas de ação: essas são as tarefas que você precisa concluir. Essas atribuições ajudam você a progredir em seu trabalho. Por exemplo, são tarefas como reformular uma proposta, enviar um software finalizado e depurar seu aplicativo mais recente.
• Referências: são notas, uma lista de links para pesquisas relevantes e esboços que ajudam você a executar suas etapas de ação. Ou seja, é tudo aquilo que não te faz progredir diretamente, mas serve de referência.
• Itens de segundo plano: todas as ideias e planos nos quais você não está trabalhando no momento, mas que podem colocar em prática algum dia.

• Ver todas as suas atividades diárias como projetos significa que você terá etapas definidas para cada atividade, de modo que provavelmente será mais rápido e eficiente

• Demorado e potencialmente cansativo – ver tudo como um projeto significa que você gastará muito tempo planejando
• Não há cronograma para revisão de itens secundários – não há clareza sobre quando ou se você deve resolver esses itens

A Matriz de Eisenhower

Uma técnica de gerenciamento de tempo em que as tarefas são priorizadas é conhecida como Matriz de Eisenhower — essa técnica se baseia em rotular cada tarefa como: importante/não importante e urgente/não urgente.

Você avalia as tarefas de acordo com sua importância e urgência e as aborda em relação a isso.

A Matriz de Eisenhower leva o nome do presidente americano Eisenhower, que era conhecido pela produtividade durante seu mandato.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Definindo prioridades
• Tarefa única
• Dizendo "Não"
• Evitando distrações
• Definição de metas SMART
• Delegação adequada de tarefas

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz
• Prazos perdidos
• Multitarefa

Como funciona a Matriz de Eisenhower

Liste todas as suas tarefas e divida-as em 4 quadrantes:

• O 1º quadrante — Tarefas importantes e urgentes. Você deve fazê-las imediatamente
• O 2º quadrante — Tarefas que são importantes, mas não urgentes. Você deve fazer um plano quando irá enfrentá-las
• O 3º quadrante — Tarefas que não são importantes, mas são urgentes. Você deve delegar essas tarefas aos seus colegas
• O 4º quadrante — Tarefas que não são importantes e nem urgentes. Você deve eliminá-las completamente de sua programação

• Um princípio direto para priorizar tarefas
• Permite considerar quais tarefas você pode delegar ou eliminar

• Pode ser difícil determinar a importância e o nível de urgência das tarefas
• O preconceito atual pode impedi-lo de implementar esta técnica por completo – você sentirá uma necessidade de se concentrar em tarefas urgentes, que não são necessariamente importantes

Horário nobre biológico

Seu horário nobre biológico é a hora do dia em que você tem os níveis de energia mais altos, então é mais provável que você seja produtivo em seu trabalho.

Depois de determinar seu horário nobre biológico, você poderá alocar suas tarefas mais importantes e prioritárias para esse horário.

termo "Horário nobre biológico" foi introduzido pela primeira vez por Sam Carpenter em seu livro Work the System.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Definindo prioridades
• Evitando distrações
• Definição de metas SMART

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz

Como funciona o horário nobre biológico

• Você terá que experimentar com o seu trabalho durante vários dias, digamos 20 dias.
• Acompanhe seu foco, energia, motivação e capacidade de atenção durante esses dias.
• É melhor que você acompanhe essas variáveis dentro de um período de tempo fixo, digamos, das 9h às 17h, diariamente.
• Faça um gráfico de seus resultados a cada hora e todos os dias.
• Após 20 dias, analise seus resultados – você certamente notará que um determinado horário do dia se destaca como o horário em que você conseguiu realizar mais trabalho.
• Depois de identificar as horas do dia mais produtivas nesses 20 dias, comece a alocar suas tarefas prioritárias futuras para esse período.
• Aloque tarefas menos importantes aos períodos em que você percebeu que seu foco, níveis de energia e capacidade de atenção estão baixos.

• Você identificará quando é mais produtivo e será capaz de alocar todas as tarefas cruciais para esse período
• Você identificará quando está menos produtivo e poderá alocar atividades menos importantes, mas ainda assim vitais, como gerenciar seus e-mails e fazer ligações

• Você terá que ajustar e mudar sua rotina com frequência e acompanhá-la por mais tempo se quiser identificar corretamente seu horário nobre biológico
• Se você é subordinado a alguém, terá que cumprir prazos, mesmo sabendo que seu horário biológico nobre não adiantará - você terá que trabalhar de acordo com as solicitações e prazos de seus chefes

O Diário de Produtividade

O Diário de Produtividade é um pouco semelhante a um diário normal, só que você não anota seus pensamentos pessoais nele, mas principalmente suas ações - atividades que você pode concluir e sobre as quais refletir posteriormente.

Esta técnica é versátil nas ações que você anota, então:

• Registre suas ideias e pensamentos de trabalho – você poderá colocá-los em ação mais tarde
• Registre todas as tarefas que você concluiu em um dia – ações que você concluiu e sobre as quais pode refletir
• Liste todas as tarefas que você deve realizar no dia seguinte – ações que esperam por você

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Definindo prioridades
• Definição de metas SMART

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz
• Prazos perdidos

Como o Diário de Produtividade funciona

1. Todos os dias, defina sua lista de tarefas em um caderno ou software apropriado – mantenha os itens simples, claros e realizáveis
2. Acompanhe quanto tempo leva para terminar cada item – você pode usar o Clockify para essa finalidade e armazenar itens da sua lista de tarefas como entradas de tempo
3. Analise os resultados do seu tempo e ajuste suas listas de tarefas futuras de acordo
4. Para mais detalhes, você também pode:
   • Avaliar sua produtividade para cada item em uma escala de 1 a 10
   • Fazer uma lista de distrações (redes sociais, YouTube, telefone), para que você tenha mais chances de evitá-las
   • Dividir cada item da sua lista de tarefas em tarefas menores e mais gerenciáveis
   • Estabelecer metas que deseja cumprir
5. Reflita sobre o seu dia, anotando comentários sobre:
   • Quais tarefas você realizou com sucesso
   • Quais problemas você encontrou
   • Se você foi capaz de superá-los

• Armazenar todo o seu histórico de produtividade — você terá todas as suas ideias, listas de tarefas, prazos de tarefas e projetos em um só lugar
• Anotar seus problemas pode aliviar o estresse.

• O diário pode ficar desestruturado - depende muito da sua capacidade de estruturar o diário, pois não existem regras claras para isso
• Talvez um relato muito extenso de seus resultados de produtividade – você pode ter que gastar algum tempo pesquisando para encontrar uma lista de tarefas anteriores, comentar sobre uma tarefa específica e itens semelhantes no diário

O Método Seinfeld

Um sistema de calendário específico alegadamente inspirado na citação de produtividade de Jerry Seinfeld: “Não quebre a corrente”.

Cada dia que você trabalha em uma habilidade, você marca esse dia em vermelho e forma uma cadeia de dias “vermelhos”. Se você não trabalhar um dia, não marque vermelho, “quebrando a corrente”.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Definição de metas SMART

Problemas que resolve:

• Prazos perdidos

Como funciona o método Seinfeld

Por exemplo, você deseja melhorar suas habilidades de codificação:

1. Você recebe um marcador vermelho e um grande calendário, que mostra todos os dias do ano.
2. Cada dia que você codifica, mesmo que por um curto período de tempo, você marca esse dia com o marcador vermelho.
3. Os dias marcados em vermelho continuam a crescer à medida que você codifica todos os dias e formam uma cadeia.
4. Se você perder um dia de codificação, você não marca esse dia em vermelho e “quebra a corrente”.
5. Codifique todos os dias para "não quebrar a corrente".

• Ao observar a cadeia de dias marcados em vermelho crescer, você se sentirá motivado a continuar a cadeia e aprimorar suas habilidades todos os dias
• Você terá como objetivo trabalhar e progredir todos os dias, portanto, será menos provável que procrastine enquanto corre para fazer algum trabalho antes do final do dia

• A cada dia, você deve selecionar uma tarefa que seja relevante o suficiente para suas habilidades, mas também realizável, o que pode ser complicado
• Alguns dias será difícil para você encontrar tempo para o seu trabalho, devido a outras prioridades e obrigações, então poderá ter que “quebrar a corrente”

A regra dos 10 minutos

Você diz a si mesmo que trabalhará em uma tarefa por 10 minutos. Após os 10 minutos, você determina se vai parar ou continuar.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Gerenciamento de estresse
• Tarefa única
• Definição de prioridades

Problemas que resolve:

• Multitarefa
• Pular pausas

Como funciona a regra dos 10 minutos

1. Selecione uma tarefa
2. Comece a trabalhar nisso imediatamente
3. Após dez minutos, reflita sobre seu foco e paciência: você quer parar de trabalhar na tarefa ou deseja continuar por mais 10 minutos?
4. Trabalhe por períodos de 10 minutos até querer parar de trabalhar nesta tarefa do dia

• Analisar sua tarefa em pequenos períodos de tempo o ajudará a ganhar uma sensação de impulso, porque você só é obrigado a trabalhar nela 10 minutos por vez
• Quando você trabalha apenas 10 minutos por vez, não se sente sobrecarregado, mesmo com tarefas maiores
• Considerando que 10 minutos é um tempo pequeno, é provável que você continue trabalhando por mais séries de 10 minutos após a primeira
• Começar a trabalhar imediatamente após selecionar a tarefa significa que você não terá tempo para pensamentos e previsões negativas
• Menos chance de procrastinação – você criará o hábito de mergulhar direto no trabalho
• Do ponto de vista psicológico, é mais fácil realizar uma tarefa de 90 minutos em blocos de 9x10 minutos

• Parar a cada 10 minutos para considerar se você está pronto para mais 10 minutos de trabalho pode ser uma distração, especialmente se você estiver imerso em uma tarefa

Lista de tarefas realizadas

Em vez de listar o que você precisa fazer, você lista suas realizações e as tarefas que concluiu até agora, dentro de um determinado período de tempo

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Gerenciamento de estresse

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz

Como funciona

1. No final de cada semana de trabalho, reserve de 10 a 15 minutos para anotar tudo o que você realizou.
2. Ao lado de cada item inclua o que você aprendeu enquanto trabalhava nele.
3. Além disso, para cada item, anote o que você poderia fazer de diferente na próxima vez, para melhorar seus resultados.

• Dá a você uma perspectiva sobre a quantidade de trabalho que você fez e a quantidade de trabalho que ainda resta para fazer
• É motivador ver o quanto você realizou em um determinado período de tempo
• Uma maneira fácil de acompanhar seu progresso

• aber o que você concluiu até agora lhe dá uma ideia geral da quantidade de trabalho que você terá para o próximo período, mas você não lhe fornece detalhes – nenhum prazo definido, nenhum número específico de tarefas e projetos

Lista do que não fazer

Um contraste com a lista de tarefas clássica: você lista todas as tarefas e atividades que não fará.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Gerenciamento de estresse

Problemas que resolve:

• Agendamento ineficaz

Como funciona a lista do que não fazer

1. Você faz uma lista antes de cada dia de trabalho
2. Anote em todas as tarefas, idéias e hábitos que você pretende NÃO fazer ou pensar
3. Podem ser distrações, ideias excessivamente ambiciosas nas quais você objetivamente não tem tempo para trabalhar ou maus hábitos que deseja abandonar
4. Inclua a palavra “Não” na frente de cada item listado
5. Cruze cada item no final do dia se você conseguiu evitá-lo.

• Ao listar todas as atividades nas quais você não se concentrará mais, você as abandonará mentalmente e terá mais tempo para assuntos importantes
• Mantém você sob controle em relação aos seus maus hábitos, como passar tempo nas redes sociais quando deveria estar trabalhando
• Facilita a delegação de tarefas, pois você será capaz de identificar quais tarefas executa, mas em vez disso deverá delegar

• Não fornece especificações sobre as tarefas que você deve realizar

Técnica Flowtime

Você define um período de tempo específico, entre 10 e 90 minutos, e o usa como período experimental para seu trabalho. Se você achar que pode se concentrar depois que o período expirar, continue trabalhando. Se você achar que não consegue mais se concentrar, faça uma pausa.

A técnica Flowtime deriva da técnica Pomodoro, mas é menos rígida em termos de tempo para sessões de trabalho e intervalos. Também é semelhante à técnica Timeboxing, mas você é encorajado a considerar se continuará trabalhando quando o tempo expirar, e não forçado a parar.

O Flowtime foi desenvolvido pelo engenheiro de software, Dionatan Moura, em 2015.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Gerenciamento de estresse
• Tarefa única

Problemas que resolve:

• Multitarefa

Como a técnica Flowtime funciona

Com um número predefinido de minutos para sua sessão inicial de trabalho:

1. Selecione uma tarefa
2. Decida trabalhar por um determinado período de tempo (por exemplo, 30 minutos) e ajuste o cronômetro
3. Você trabalha até o cronômetro parar
4. Então, você considera se pode se concentrar na tarefa por mais alguns minutos. Por exemplo, se você achar que consegue se concentrar por mais 10 minutos, ajuste o alarme para 10 minutos
5. Quando os 10 minutos expirarem, pergunte-se se você consegue manter o foco por mais tempo
6. A qualquer momento, quando um determinado período de tempo expirar (após os 30 minutos ou após os 10 minutos adicionais), se você perceber que não consegue mais se concentrar, faça uma pausa

Você pode iniciar o cronômetro no Clockify assim que começar a trabalhar. Pare o cronômetro para ver quanto tempo você gastou nesta sessão de trabalho. Quando sentir que precisa de uma pausa, pare de trabalhar.

• Você obtém os benefícios da rotina de sessões de trabalho/intervalos do Pomodoro + mais liberdade para decidir quanto tempo durarão as sessões de trabalho e os intervalos
• Se você achar que sua escolha inicial para o número de minutos da sessão de trabalho é muito longa, você poderá alterá-la na próxima vez
• Ao usar um rastreador de tempo para ver quando você está mais produtivo, você pode saber quando consegue se concentrar por mais tempo

• Nenhum tempo prescrito para a duração das sessões de trabalho pode levá-lo a esquecer as pausas e correr o risco de esgotamento
• A análise das tarefas depende inteiramente de você - você pode não ter sucesso ao analisá-las em partes gerenciáveis
• Ausência geral de regras

Top Goal

Você identifica seu objetivo mais importante e reserva tempo todos os dias para trabalhar nele especificamente.

Greg McKeown foi quem esclareceu o conceito em seu livro Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Definição de metas SMART
• Planejamento eficaz
• Gerenciamento de estresse
• Tarefa única
• Definindo prioridades

Problemas que resolve:

• Multitarefa
• Agendamento ineficaz

Como funciona o Top Goal

1. Você escolhe seu objetivo principal
2. Programe 2 horas para trabalhar nisso todos os dias
3. É melhor agendar essas duas horas para o início do dia, quando a maioria das pessoas está dormindo, para garantir que ninguém o interrompa
4. Siga o cronograma
5. Evite redes sociais, YouTube e outras distrações durante esse período
6. Trabalhe apenas no seu objetivo principal durante essas 2 horas
7. Deixe o resto do dia para outras atividades

• Ao trabalhar continuamente em uma tarefa por 2 horas, você pratica suas capacidades de trabalho profundo
• É provável que você faça um grande progresso nas tarefas que levam ao seu objetivo principal, pois dedicará tempo especificamente a elas todos os dias

• Não há especificações sobre como evitar distrações, que são uma grande ameaça à sua bolha de trabalho de 2 horas
• Ao começar, 2 horas de trabalho concentrado podem ser demais para aguentar
• Em contraste, os praticantes experientes podem achar que 2 horas é pouco tempo, mas só lhes é permitido trabalhar no seu Objetivo Principal dentro deste período de tempo fixo

Análise de Pareto

O economista italiano Vilfredo Pareto criou esta técnica.

A essência da análise de Pareto Analysis (também conhecida como regra 80/20) é que 20% das nossas ações são responsáveis por 80% dos resultados.

A ideia é encontrar suas atividades-chave – os 20% que fazem a diferença – e focar nelas. Dessa forma, você poderá alcançar até 80% dos resultados desejados.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Definindo prioridades
• Planejamento eficaz
• Delegação adequada de tarefas
• Tarefa única

Problemas que resolve:

• Multitarefa
• Agendamento ineficaz

Como a análise de Pareto funciona

1. Primeiro, anote todos os problemas que você está enfrentando. Por exemplo, você não consegue terminar suas tarefas a tempo
2. A seguir, encontre a causa desse problema. Você pode descobrir que se distrai facilmente enquanto trabalha, e é por isso que não conclui as tarefas antes do prazo. Então, quais são essas interrupções? Você se distrai com as redes sociais ou porque está conversando com colegas?
3. Em seguida, atribua uma pontuação (um número) a cada problema – atribua números mais altos a problemas mais importantes. Por exemplo, você pode usar números de 1 a 10 para atribuir uma pontuação às suas questões. Seus problemas mais importantes devem ser rotulados com o número 10, e seus problemas menos importantes devem ser rotulados com o número 1
4. Em seguida, agrupe seus problemas por causa. Por exemplo, agrupe todos os seus problemas causados por passar muito tempo conversando com colegas
5. Em seguida, atribua uma pontuação a cada grupo de problemas. Os grupos com maior pontuação são os que você precisa resolver primeiro
6. Vá trabalhar

• Ajuda você a priorizar melhor suas tarefas
• Ajuda você a melhorar suas habilidades de resolução de problemas, porque, com Pareto, você agrupa problemas semelhantes - o que permitirá resolvê-los facilmente
• Um ótimo método para aprender como realizar tarefas únicas em vez de multitarefas

• Este método depende apenas de suas atividades anteriores – seu desempenho até o momento e os problemas que você teve no passado
• A pontuação pode ser imprecisa – se você cometer um erro ao atribuir pontuações mais altas a algumas tarefas menos importantes, poderá negligenciar outras tarefas mais importantes

Rapid Planning Method (RPM)

Uma das melhores técnicas de gerenciamento de tempo também é o Método de Planejamento Rápido, ou Rapid Planning Method (RPM). A sigla RPM também significa “Resultado, Propósito e Plano de Ação Massivo”.

Esta técnica de gerenciamento de tempo foi criada pelo palestrante motivacional Tony Robbins.

A ideia por trás desse método é treinar seu cérebro para visualizar o que você deseja, a fim de torná-lo real.

Em geral, esta técnica é utilizada para definir metas de longo prazo.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Gerenciamento de estresse
• Tarefa única

Problemas que resolve:

• Multitarefa
• Agendamento ineficaz

Como funciona o método de planejamento rápido

1. Capturar — Primeiro, anote todas as tarefas que você precisa concluir esta semana. Seja realista – anote de 5 a 9 tarefas para a semana
2. Parcelar — Agrupe tarefas semelhantes. Você pode usar categorias como “Tarefas de trabalho”, “Tarefas não relacionadas ao trabalho”, “Carreira”, “Saúde”, etc
3. Fazer seus próprios blocos RPM. Lembre-se de focar na sua área mais importante e criar um bloco RPM para ela. Digamos que esta semana você gostaria de se concentrar em “Carreira”. Use um pedaço de papel e crie três colunas:
• Resultados: Pense nos resultados que você gostaria de alcançar nesta área. Digamos que você queira melhorar suas habilidades de redação
• Objetivo: Por que você deseja alcançar esse resultado? Por exemplo, você deseja aprimorar suas habilidades de redação porque gostaria de se candidatar a um emprego de redator
• Plano de ação massivo: Em seguida, pense nas atividades que o ajudarão a concluir a tarefa e alcançar os resultados desejados. Nesse caso, você pode encontrar cursos de redação relevantes e concluir 1 curso até o final do mês
Em seguida, crie outro bloco RPM para suas “Tarefas não relacionadas ao trabalho” e outras categorias desta semana
4. Tome medidas
5. Revise seu trabalho questionando-se
• Segui todas as etapas do meu enorme plano de ação?
• Meu propósito funcionou como uma motivação para me ajudar a alcançar os resultados desejados?
• Alcancei os resultados desejados?

• Este método permite que você pense sobre seus objetivos de longo prazo e alinhe-os com as metas de curto prazo
• Ajuda você a imaginar seus objetivos, o propósito de tais objetivos e a anotar as etapas para alcançá-los

• É demorado planejar todas as suas atividades semanais, criar blocos e revisar seus resultados
• Não há como diferenciar tarefas importantes das menos importantes, então você não conseguirá definir prioridades

Teoria do “Pickle Jar”

Se você está procurando algumas técnicas práticas de gerenciamento de tempo para o trabalho, a Teoria do Pickle Jar pode ser uma ótima opção para você.

Esta técnica permite diferenciar tarefas úteis de inúteis em sua agenda.

Dessa forma, você poderá definir prioridades com clareza e planejar suas tarefas.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Definindo prioridades
• Evitando distrações
• Definindo metas SMART
• Delegação adequada de tarefas

Problemas que resolve:

• Prazos perdidos
• Agendamento ineficaz

Como funciona a teoria do Pickle Jar

O objetivo desta técnica é imaginar uma jarra que contenha areia, seixos e pedras. As pedras ficam no topo, enquanto a areia fica embaixo.

Aqui está o significado de cada elemento:

• A areia: São tarefas e atividades que costumam atrapalhar durante o dia, como e-mails, redes sociais e telefonemas.
• Os seixos: São tarefas importantes que devem ser concluídas, mas outra pessoa pode resolvê-las ou você pode concluí-las outro dia.
• As pedras: São suas tarefas importantes e você deve concluí-las até o final do dia.

Por isso, ao planejar o seu dia, pense nas suas tarefas:

1. Categorize-os por importância – descubra quais são pedras, seixos e areia.
2. Em seguida, faça uma lista de tarefas concentrando-se primeiro nas pedras, pois essas são as tarefas mais importantes do dia.
3. Certifique-se de anotar estimativas de tempo para cada tarefa. O tempo total deve ser de até 8 horas.
4. Então, se você ainda tiver tempo para realizar suas tarefas das categorias “seixos” e “areia”, agora é a hora de concluí-las.

• Essa técnica ajuda você a controlar seu tempo e a organizar seu dia com facilidade, para que você também tenha tempo suficiente para sua vida privada
• Ele evita as distrações, pois permite que você planeje apenas as tarefas importantes do dia

• Pode ser difícil descobrir a importância e os níveis de urgência de suas tarefas
• Pode ser arriscado porque, se você se concentrar demais em tarefas urgentes, poderá perder a conclusão de tarefas essenciais

Deep Work

O método Deep Work é uma técnica popular criada por Cal Newport, autor de Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World.

De acordo com Newport, o trabalho profundo inclui “…patividades profissionais realizadas em um estado de concentração sem distrações que levam suas capacidades cognitivas ao limite”.

Em geral, essas atribuições melhoram suas habilidades e criam valor.

Durante o trabalho profundo, você deve evitar distrações.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Evitando distrações
• Tarefa única
• Planejamento eficaz

Problemas que resolve:

• Multitarefa
• Agendamento ineficaz

Como funciona o trabalho profundo

Newport separa o trabalho profundo do superficial, que pode ser definido como atividades menos exigentes – por exemplo, participar de reuniões e responder e-mails.

Em geral, você pode realizar um trabalho superficial mesmo quando está distraído, o que não é o caso do trabalho profundo.

Veja como aplicar o método Deep Work:

• Agende um tempo para um trabalho profundo: Durante esta fase, você precisa se concentrar apenas nas tarefas importantes. Ao mesmo tempo, você deve evitar distrações a qualquer custo. Lembre-se de agendar tarefas de trabalho profundas durante os horários do dia em que você tem altos níveis de energia
• Reserve algum tempo para trabalhos superficiais: Por outro lado, deixe quaisquer tarefas e atribuições recorrentes que sejam menos exigentes para os períodos do dia em que seus níveis de energia estão baixos

• Este método garante que você se concentre em um trabalho de alta qualidade, ignorando quaisquer distrações
• Ajuda você a melhorar sua capacidade de concluir tarefas exigentes e resolver problemas complexos

• Se você trabalha em um escritório, pode achar difícil realizar um trabalho profundo porque pode ser interrompido por colegas
• Você não poderá fazer pausas frequentes, o que pode afetar sua produtividade

Método ABCDE

Em seu livro How to Get Control of Your Time and Your Life, Alan Lakein fala sobre o método ABCDE.

Graças a essa técnica, você aprenderá a priorizar melhor suas tarefas e finalizá-las antes do prazo.

O método ABCDE é semelhante à Matriz de Eisenhower – mas, ao contrário desta última, a técnica ABCDE não categoriza as tarefas por urgência.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Definindo prioridades
• Delegação adequada de tarefas
• Definição de metas SMART
• Tarefa única

Problemas que resolve:

• Multitarefa
• Prazos perdidos

Como funciona o método ABCDE

Ao usar esta técnica, você deve organizar suas tarefas em cinco categorias de acordo com sua importância:

• A — tarefas mais importantes
• B — tarefas importantes
• C — bom fazer (tarefas)
• D — delegar essas tarefas
• E — eliminar essas tarefas

Dessa forma, você achará mais fácil priorizar atribuições e atividades.

Comece abordando primeiro as tarefas das categorias A e B e depois continue com outros grupos.

• Ele permite que você considere quais tarefas você pode delegar a outras pessoas ou simplesmente excluir da lista
• Priorizar tarefas ficará muito mais fácil, principalmente se você usar esse método todos os dias

• Este método não categoriza as tarefas por urgência – então você pode se esquecer de trabalhar nas tarefas que precisam de sua atenção imediata
• Às vezes, você pode achar difícil descobrir quais tarefas são mais importantes (categoria A) e quais são importantes apenas para o dia (categoria B)

Regra 1-3-5

A Regra 1-3-5 é uma técnica que ajuda você a gerenciar suas tarefas.

A ideia por trás desse método é que, a cada dia de trabalho, você precise focar sua atenção em:

• 1 grande coisa
• 3 coisas médias
• 5 pequenas coisas

Depois de concluir sua grande tarefa, você terá uma sensação de realização, o que o motivará a continuar.

Ao mesmo tempo, tarefas médias permitem que você avance em projetos maiores.

Por fim, pequenas tarefas são fáceis de concluir e também inspirarão você a seguir em frente.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Definindo prioridades
• Evitando distrações
• Planejamento eficaz

Problemas que resolve:

• Multitarefa
• Agendamento ineficaz

Como a regra 1-3-5 Rule funciona

Como mencionamos anteriormente, você precisa categorizar suas tarefas em três grupos.

Veja como você pode planejar seu dia com a regra 1-3-5:

• Classifique suas tarefas. Anote suas tarefas do dia e rotule-as como “grande”, “médio” e “pequeno”. Se você tem mais de uma tarefa grande, descubra qual é a mais importante e termine-a hoje. As demais tarefas podem esperar até amanhã
• Ir trabalhar. Primeiro, enfrente sua grande tarefa porque, assim que concluí-la, você se sentirá realizado e bem consigo mesmo. Em seguida, continue com outras tarefas. Você deve manter a lista de tarefas por perto a qualquer momento
• Lembre-se de ser flexível. Nos dias em que você estiver super ocupado, provavelmente terá menos tempo para realizar suas tarefas — nesse caso, concentre-se em algo grande e reduza as coisas médias e pequenas

• Este método ajuda você a aprender como priorizar e ter uma lista de tarefas equilibrada e simples de seguir
• Também permite flexibilidade, para que você possa modificar o número de tarefas quando necessário

• Pode ser difícil decidir quanto tempo você dedicará a cada tarefa, especialmente se você já gastou muito tempo trabalhando em algo importante

Método POSEC

Este método foi criado por Steven Lam, autor de The Posec Method of Time Management. O método POSEC significa:

• Priorizar por
• Organizando
• Simplificação
• Economizando
• Contribuindo

Esta técnica está enraizada na teoria da hierarquia de necessidades de Maslow.

A essência desta teoria é que existem cinco tipos de necessidades que você deve satisfazer, e sua ordem de importância é:

1. Necessidades fisiológicas – necessidade de água, comida, abrigo, etc
2. Necessidades de segurança – necessidade de nos proteger de perigos físicos
3. Necessidades sociais - necessidade de pertencer a um grupo social
4. Necessidades de estima – necessidade de manter nossa autoestima e respeito próprio
5. Necessidades de autorrealização – necessidade de atualizar nosso potencial

De acordo com a teoria de Maslow, para satisfazer as suas necessidades secundárias (ou seja, segurança), primeiro você precisa cuidar das suas necessidades primárias (ou seja, fisiológicas). O mesmo se aplica ao resto da pirâmide de Maslow – para atingir suas necessidades de autoatualização, você não pode pular nenhuma etapa do caminho.

O método POSEC depende de uma hierarquia semelhante:

1. Priorizando - metas e tempo
2. Organização - família e finanças
3. Simplificação – trabalho e tarefas
4. Economizando - hobbies e socialização
5. Contribuir — obrigações sociais

Por exemplo, para poder dedicar tempo de qualidade à sua família, primeiro você precisa se comprometer em alcançar seus objetivos pessoais.

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Definindo prioridades
• Minimizando atividades e tarefas de baixo valor
• Definição de metas SMART

Problemas que resolve:

• Multitarefa
• Agendamento ineficaz

Como funciona o método POSEC

Veja como usar a técnica POSEC:

• Priorizando (metas e tempo). Primeiro, você precisa descobrir quais são seus objetivos e quanto tempo você precisa para realizá-los (sejam eles de longo ou curto prazo)
• Organização (família e finanças). Pense em todas as atividades da sua vida pessoal e profissional. Além das atividades relacionadas ao alcance de seus objetivos, você deve ficar de olho no bem-estar de sua família e cuidar de suas finanças
• Agilização (trabalho e tarefas). Agora, você precisa descobrir a maneira mais eficiente de realizar suas tarefas e tarefas de trabalho. Por exemplo, tente automatizar o máximo de tarefas possível
• Economizando (hobbies e socialização). Este nível inclui atividades que você gosta de fazer, como socializar com amigos e praticar hobbies. Mas, às vezes, essas atividades não contribuem para atingir seus objetivos gerais
• Contribuir (obrigações sociais). Depois de atingir todos os níveis anteriores, você poderá ajudar outras pessoas em sua comunidade. Por exemplo, você pode ser voluntário ou ajudar seus amigos ou vizinhos nas tarefas domésticas

• Este método ajuda a reservar tempo não apenas para suas tarefas relacionadas ao trabalho, mas também para suas atividades pessoais e momentos de lazer

• O método POSEC não é muito prático para organizar suas tarefas diárias

BuJo

O bullet journal (BuJo) é um método desenvolvido por Ryder Carroll — designer de produtos digitais.

Segundo o criador deste método, o método BuJo ajuda você a:

• Acompanhar o passado
• Organizar o presente
• Planejar o futuro

Com o “bullet journal” você pode organizar:

• Listas de tarefas diárias
• Calendários semanais ou mensais
• Acompanhe seus objetivos de curto e longo prazo

Habilidades de gerenciamento de tempo que melhora:

• Planejamento eficaz
• Gerenciamento de estresse
• Definição de metas SMART

Problemas que resolve::

• Prazos perdidos
• Agendamento ineficaz

Como funciona o bullet journal

Para experimentar este método, você precisará de uma caneta e um caderno.

O BuJo contém estes componentes:

• Página de índice
• Registro futuro
• Registro mensal
• Registro diário

Veja como preencher este diário:

• Página de índice – duas páginas em branco que você chamará de “Índice”:
• Pense na página Índice como uma chave – uma legenda que contém informações sobre os números das páginas do seu registro Futuro, Mensal e Diário
• A página Índice ajuda você a encontrar facilmente seu registro futuro, mensal ou diário - verificando os números das páginas
• Registro futuro – duas páginas em branco que você chamará de “Registro futuro”:
• O registro Futuro ajuda você a fazer planos para o futuro. Por exemplo, você pode planejar os próximos seis meses e adicioná-los às suas páginas de registro futuro
• Agora, como você usa duas páginas para o log Futuro, a primeira pode cobrir os primeiros 3 meses e a segunda pode cobrir os próximos 3 meses
• Crie uma caixa para cada mês e adicione um rótulo de mês. Aqui você pode adicionar notas, compromissos e reuniões importantes para cada mês. O registro Futuro também ajuda a anotar datas cruciais, como aniversários e datas comemorativas
• Adicione os números das páginas e inclua-os na sua página de índice
• Registro mensal – duas páginas em branco que você rotulará como o nome do mês:
• Na página esquerda do seu registro mensal, você terá um calendário mensal. É aqui que você anota todas as datas do mês e a primeira letra de cada dia
• Na página certa, você terá sua lista de tarefas mensais. Certifique-se de incluir todas as tarefas essenciais do mês aqui. Mais uma vez, adicione os números das páginas e inclua-os também na sua página de índice
• Graças ao seu registro mensal, você terá uma visão geral de tudo o que precisa resolver até o final do mês
• Registro diário – duas páginas em branco que você chamará de “Registro diário”:
• Anote a data do dia
• Em seguida, adicione suas entradas — podemos categorizá-las em três grupos:
• Tarefas (adicione um marcador ao lado de cada uma)
• Eventos (adicione um marcador circular ao lado de cada um)
• Notas (adicione um marcador)

Agora, se você tem algumas tarefas muito importantes, pode anotar um S (Significador) ao lado delas. Dessa forma, você saberá quais são suas prioridades.

—

No final de cada mês, você deve revisar suas tarefas. Por exemplo, você pode excluir algumas tarefas ou migrar algumas atribuições do seu registro diário para um novo registro mensal.

• O método BuJo ajuda você a planejar suas metas de longo prazo (para os próximos seis meses) e alinhá-las com suas metas de curto prazo (suas metas semanais e diárias)
• Ele permite que você planeje suas tarefas, eventos e anotações

• Essa técnica pode consumir muito tempo – para fazer um diário BuJo eficaz do zero, você precisará investir tempo, por isso não será muito prático se você for uma pessoa ocupada