Um guia detalhado para calcular folha de pagamento e horas trabalhadas

Duas etapas cruciais para calcular horas de trabalho

O cálculo das horas de trabalho é parte integrante das operações do seu negócio e é por isso que você precisa fazê-lo corretamente. Para facilitar o processo, você deve seguir duas etapas essenciais que abordaremos agora:

• Rastreamento de horas trabalhadas
• Cálculo da folha de pagamento

1º etapa: Rastrear horas trabalhadas

A primeira etapa do cálculo da folha de pagamento envolve o acompanhamento do tempo gasto em cada atividade.

Os funcionários podem controlar seu tempo de várias maneiras. Eles poderiam usar:

• Planilhas de horas eletrônicas
• Registrador eletrônico de ponto
• Quiosque de ponto eletrônico
• Aplicativo de cronômetro

As planilhas de horas modernas, por exemplo, podem mostrar uma visão geral das atividades dos funcionários durante o dia, classificadas por projeto.

2º etapa: Cálculo da folha de pagamento

Após obter os dados sobre as horas trabalhadas de seus funcionários, você poderá usá-los para calcular a folha de pagamento. Você pode fazer isso manualmente ou usar um software rastreador de folha de pagamento.

Como calcular horas e minutos da folha de pagamento manualmente

Se preferir calcular a folha de pagamento por conta própria, você pode fazer isso seguindo estas etapas:

1. Converta todos os horários de início e término para o formato de 24 horas.

Em seguida, calcule o horário do término menos o horário inicial para obter o número de horas trabalhadas.

Digamos que você começou a trabalhar às 8h e terminou seu trabalho às 5 da tarde, com a conversão para o formato de 24 horas. Seu cálculo para o número de horas que você trabalhou se faz assim:

17:00 - 08:00 = 9

Então, você trabalhou 9 horas.

2. Converta do formato de tempo para o formato decimal dividindo os minutos trabalhados por 60.

Por exemplo, se você trabalhou 38 horas e 27 minutos, pode converter os minutos para o formato decimal dividindo 27 por 60:

27 / 60 = 0.45

Em seguida, adicione a fração obtida às horas completas para obter o número final. Com base no exemplo anterior, seu cálculo será:

38 + 0.45 = 38.45

No Excel, você pode converter do formato de relógio para o formato decimal multiplicando uma célula por 24 (por exemplo, =A1*24) e formatando a célula resultante como um número.

3. Reduza a duração total com os intervalos não remunerados (se houver).
4. Some todas as horas da semana para obter o total de horas da folha de pagamento semanal.

Então, se você trabalhou 8 horas de segunda a quinta e 6:45 horas na sexta, você calculará o total de horas semanais assim:

8 + 8 + 8 + 8 + 6.45 = 38.45

5. Por fim, multiplique o valor da hora de trabalho pelo total de horas de cada funcionário para determinar o pagamento bruto.

Digamos que o valor deste trabalho por hora seja igual à média dos EUA de $11,01. Seus pagamentos brutos semanais serão:

38.45 x $11.01 = $423,33

Como calcular horas de folha de pagamento automaticamente usando software

Se calcular manualmente as horas da folha de pagamento parece um processo demorado, você pode optar por um software de controle de tempo. Apresentar o rastreamento de tempo para sua equipe ajuda a adquirir dados de folha de pagamento mais precisos e garante que seus funcionários recebam o pagamento adequado pelas horas trabalhadas.

Caso você decida usar um aplicativo de gestão de tempo como o Clockify, veja como você pode obter os números mais precisos:

• Definindo um valor por hora padrão para cada funcionário
• Definindo taxas especiais se você tiver projetos que utilizam um valor diferente
• Selecionando um intervalo de tempo específico no relatório para o qual você precisa de horas calculadas (semana, mês ou período personalizado)
• Filtrando as entradas de tempo para um intervalo não remunerado ou horário de almoço
• Obtendo automaticamente o total de horas trabalhadas de cada funcionário e calculando quanto você precisa pagá-los
• Exportando o relatório como PDF ou Excel caso precise realizar cálculos mais avançados

Se você optar pelo controle de tempo usando Clockify, poderá obter relatórios sobre todas as entradas de tempo de todos os funcionários acessando Relatório Detalhado:

• No filtro do relatório, selecione o integrante da equipe para o qual deseja calcular a folha de pagamento e pressione Filtrar
• Selecione o intervalo de datas no canto superior direito (você pode alterar o primeiro dia da semana nas configurações do usuário)
• Clique no ícone Salvar para criar um novo relatório salvo
• No campo nome do relatório, escreva o nome do funcionário e a data em que o pagamento foi realizado (ex: Joana Borges 24/06/2022)
• Repita o processo a cada semana ou mês
• Selecione o intervalo de datas desde o dia seguinte ao último pagamento até o dia atual (ex. 24/06/2022 a 01/07/2022), para verificar quantas horas foram acumuladas após o último pagamento

4 dicas para calcular com sucesso as horas da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento pode levar muito tempo, mas existem maneiras de simplificar esse processo. Vejamos 4 dicas para ter em mente se você deseja agilizar o cálculo da folha de pagamento.

1ª dica: Use arredondamento de tempo

Para simplificar o cálculo da folha de pagamento, os empregadores estão legalmente autorizados a arredondar as horas trabalhadas dos funcionários para o quarto ou décimo de hora mais próximo.

Se você estiver trabalhando com funcionários e não com prestadores de serviços independentes, nem sempre será possível arredondar o tempo de seus funcionários para o quarto de hora mais próximo, segundo o Fair Labor Standards Act. Isso porque, em certos casos, o arredondamento do tempo dos funcionários pode ir contra as regulamentações de horas extras ou salário mínimo. Como ambos os tipos de regulamentos são protegidos por lei, a sua violação pode ter consequências jurídicas para os empregadores.

o Code of Federal Regulations dos EUA declara: “O tempo de trabalho do funcionário de 1 a 7 minutos pode ser arredondado para baixo, portanto, não contado como horas trabalhadas, mas o tempo do funcionário de 8 a 14 minutos deve ser arredondado e contado como um quarto de hora de trabalho.”

E quanto aos intervalos de arredondamento? Você pode arredondar o tempo para os cinco minutos mais próximos, ou um décimo, ou um quarto de hora (5, 10, 15).

Algumas empresas optam por arredondar para um décimo de hora em vez de um quarto. Como resultado, os números finais ficam mais simplificados quando convertidos para o formato decimal.

O arredondamento é necessário hoje em dia?

Na verdade, não. O arredondamento de tempo era uma prática que economizava tempo quando os funcionários processavam a folha de pagamento manualmente. Mas graças à tecnologia moderna, o arredondamento do tempo não diminui o custo administrativo do cálculo da folha de pagamento como acontecia antes.

Em vez disso, o software pode monitorar o tempo minuto a minuto e calcular a folha de pagamento com grande precisão.

Se você confiar no arredondamento de tempo por outros motivos, o software ainda poderá arredondar automaticamente cada entrada de tempo para o intervalo mais próximo. Em seguida, usará os valores arredondados no cálculo da folha de pagamento.

2ª dica: Inclua horas extras

Todas as horas trabalhadas acima da semana normal de trabalho de 40 horas contam como horas extras.

De acordo com a FLSA, é normalmente pago a uma taxa 50% mais elevada do que o trabalho regular para trabalhadores não isentos. Por exemplo, se o valor por hora de um funcionário para horas normais for $10, o valor de horas extras será:

$10 x 1.5 =$15

Um valor hora mais elevado para trabalho que é feito durante fins de semana ou feriados é geralmente uma questão entre o empregador e o empregado. Contanto que o total de horas trabalhadas não exceda 40 horas semanais, o valor salarial nos EUA não está sujeito a leis federais ou estaduais. Isto é, a menos que você tenha um contrato que estipule o contrário, ou queira dar incentivos financeiros aos funcionários para trabalharem durante feriados ou finais de semana.

Ao calcular a folha de pagamento para esses cenários mais avançados, é melhor exportar dados brutos de tempo no Excel. O Excel calculará então a folha de pagamento com base nesses dados.

No Clockify, os funcionários podem anexar uma etiqueta de “horas extras” a uma entrada. Dessa forma, os empregadores podem usar a ferramenta Relatórios para acessar detalhes sobre horas extras de cada funcionário.

Calcular horas extras pode ser um processo bastante complicado. Para facilitar, você pode usar várias calculadoras de horas extras.

3ª dica: Leve em consideração os intervalos

Os intervalos costumam durar de 5 a 20 minutos para descanso e 30 a 60 minutos para refeições.

Os intervalos para descanso estão incluídos no tempo total de trabalho do funcionário. Por outro lado, os intervalos para refeição podem ou não ser incluídos. Para contabilizar as pausas em um software de controle de tempo como Clockify, você pode usar a ferramenta de intervalo (Quiosque).

Alternativamente, você pode criar uma entrada separada para intervalos e categorizá-los por projeto ou usando uma etiqueta:

• Crie um projeto separado com o nome Folga onde você colocará todas as entradas de tempo para intervalos, licença médica, feriados, etc. (por exemplo, gastou 5h no Projeto A, 3h no Projeto B e 1h de Folga)
• Crie uma etiqueta de intervalo, licença médica ou feriado. Os funcionários podem então criar um registro de 1h, deixá-lo sem projeto, marcá-lo como não faturável e anexar a etiqueta apropriada. Posteriormente nos relatórios, você pode filtrar entradas com essas etiquetas para que não sejam incluídas no cálculo da folha de pagamento ou das horas faturáveis.

Ao manter os intervalos separados dos registros de tempo do projeto, os funcionários podem contabilizar todas as jornadas de oito horas necessárias. Além disso, os gestores podem ver exatamente quanto tempo realmente duraram seus projetos.

4ª dica: Use planilhas de horas

Preencher planilhas de horas ao final de cada jornada de trabalho é uma das melhores práticas porque deixa muito menos margem para erros.

Os funcionários podem alterar os horários de início e término de cada tarefa, aplicar etiquetas, deixar notas, etc. Para isso, eles devem selecionar uma tarefa na planilha de horas e inserir o tempo total gasto trabalhando naquela tarefa específica. O processo não deve demorar mais de um minuto.

Caso alguém tenha esquecido de preencher a planilha de horas, você poderá ver isso facilmente no relatório semanal. O relatório semanal mostra quanto tempo cada funcionário monitorou no total para cada dia da semana.

No entanto, lembre-se de que, embora a possibilidade de editar planilhas de horas seja uma opção útil, você deve bloqueá-las após um determinado período para que nenhuma alteração possa ser feita. Dependendo da frequência com que você processa a folha de pagamento, você pode bloquear planilhas de horas do período anterior por semana ou mês.

Dessa forma, as pessoas têm a chance de colocar suas planilhas de horas em ordem. Depois que as planilhas de horas estiverem bloqueadas, você poderá exportar dados. Então, você pode começar a calcular as horas de trabalho e a folha de pagamento com segurança, sabendo que nada mudará.

Conclusão: O cálculo da folha de pagamento não precisa ser uma tarefa cansativa

Calcular a folha de pagamento é uma tarefa importante para qualquer negócio! Envolve monitorar as horas de seus funcionários e determinar seu pagamento.

Seguindo nossas etapas e dicas essenciais, você pode garantir que a folha de pagamento seja calculada com precisão e eficiência e que seus funcionários sejam pagos corretamente e dentro do prazo. Caso queira facilitar o processo, opte por um software de cálculo de folha de pagamento e deixe que o programa faça tudo por você!