As 29 melhores práticas de gerenciamento de tempo

01 • CONTROLE DE TEMPO

Rastreie o tempo usando o cronômetro ou preenchendo a planilha de horas

Existem duas maneiras de rastrear o tempo:

• Meça o tempo de trabalho usando um cronômetro - inicie o cronômetro quando começar a trabalhar em algo e pare quando terminar (ou quando mudar para uma outra atividade).
• Adicione o tempo manualmente mais tarde - aproxime e insira todas as entradas de tempo no final do dia/semana.

Qual método é o melhor? Depende do motivo pelo qual você está monitorando o tempo.

Se você estiver rastreando para medir e melhorar a produtividade ou por algum outro motivo em que precise de resultados altamente precisos (minutos por minuto), use o cronômetro.

Se você estiver monitorando o tempo para cumprir com as normas de trabalho (como DCAA), precisa de uma estimativa de quanto tempo leva um projeto ou de quanto tempo você trabalhou para fins de folha de pagamento, poderá rastrear o tempo com o preenchimento manual da planilha de horas.

A maioria das organizações não precisam de um alto grau de precisão. A administração geralmente só precisa saber quantas horas levou alguma atividade e se todos preencheram sua cota de 8 horas diárias.

Mas quando você monitora o tempo porque deseja melhorar a produtividade, precisa levar em conta cada minuto (e levar em consideração o tempo gasto em intervalos, redes sociais, e-mail, etc.).

Como qualquer outra documentação, o rastreamento de tempo cria sobrecarga, então você precisa pesar a quantidade de dados necessária em relação ao valor que eles fornecem. Em última análise, suas necessidades de relatórios devem determinar o que você acompanhará e quão detalhado deve ser.

02 • CONTROLE DE TEMPO

Rastreadores de tempo: Automáticos x Manuais

Existem dois tipos de rastreadores de tempo: manuais e automáticos. Com os manuais, você deve inserir o tempo que trabalhou ou iniciar/parar o cronômetro manualmente. Com o automático, basta instalar o aplicativo e ele roda em segundo plano, acompanhando quais sites você visita ou quais aplicativos você usa. Ambos os tipos têm seus benefícios.

Os rastreadores automáticos de tempo são úteis para obter informações sobre como você passa o dia. Isso os torna ótimos quando você deseja monitorar sua produtividade e reduzir o tempo gasto nas redes sociais ou em assuntos não produtivos.

Porém, os rastreadores automáticos não conseguem dizer quanto tempo você gastou em algum projeto ou quanto você deve cobrar dos clientes. Além disso, eles podem mostrar que você passou 24 minutos em uma planilha, mas não sabe por que ou se estava trabalhando.

Os rastreadores de tempo manuais, embora introduzem mais sobrecarga, são mais adequados para o rastreamento de horas de trabalho. Eles permitem categorizar o tempo com base em suas necessidades específicas, oferecem mais controle e são mais confiáveis. Eles permitem categorizar o tempo em torno de projetos significativos, calcular suas horas e ganhos faturáveis e ver no que sua equipe trabalhou (e não apenas quais sites visitaram ou quais aplicativos usam).

03 • CONTROLE DE TEMPO

Não rastreie cada detalhe

Controlar o tempo é uma tarefa complicada da qual ninguém gosta. Quanto mais detalhes e precisão você necessitar, maior será a chance de obter dados incompletos e imprecisos (especialmente se a equipe não entender por que precisa fazer isso).

Uma regra geral: se a tarefa demorar mais de 15 minutos, requer o seu próprio registro de tempo.

Por exemplo: se você estiver fazendo uma pausa para ir ao banheiro, não precisa rastreá-lo - basta adicioná-lo ao tempo do projeto. Se você estiver fazendo um intervalo de 30 minutos para o almoço, não rastreie ou marque-o como intervalo.

Isso também se aplica ao freelancer. Por exemplo, você não precisa rastrear a comunicação, a menos que as conversas com os clientes demorem tanto que eles precisem agendá-los ou se você estiver dedicando blocos de tempo inteiros apenas para responder a e-mails.

Outro exemplo é a pesquisa, que pode levar muito tempo. Se um cliente contratou você para fazer algo que está fora de sua especialidade, você pode cobrar metade. Afinal, todas as coisas novas que você aprende beneficiam você, e tudo o que você aprende que é específico do projeto beneficia o cliente. Portanto, é justo dividir os custos.

04 • CONTROLE DE TEMPO

Acompanhe até mesmo atividades não faturáveis

É uma boa prática monitorar o tempo gasto pensando, pesquisando, comunicando-se e outras atividades não faturáveis.

Você pode não incluí-los nas faturas, mas eles são extremamente importantes no cálculo do verdadeiro valor por hora.

Por exemplo, você pode cobrar de um cliente 100h (o tempo que você realmente gastou em atividades), mas quando leva em conta todo o tempo extra (e-mails, comentários, administração), você efetivamente gastou 120h, trazendo assim o seu custo por hora para baixo.

Mas, depois de saber o tempo total que leva, você pode calcular se vale a pena realizar um projeto, até que ponto suas estimativas estão erradas e se você deve aumentar o valor cobrado por hora.

05 • CONTROLE DE TEMPO

Organize o tempo em torno dos projetos

Os dados de rastreamento não serão tão úteis se você não tiver como entendê-los nos relatórios. É por isso que é importante criar projetos em torno dos quais você agrupa entradas relacionadas.

Você pode criar projetos para tudo o que for significativo, para categorizar em grupos: departamentos, clientes, atividades, trabalhos, assuntos, ordens de serviço, processos, etc.

Você também pode categorizar os projetos de acordo com os clientes, se quiser organizar melhor os próprios projetos. Esses clientes não precisam necessariamente ser clientes/consumidores reais. Eles podem ser departamentos ou qualquer coisa que faça sentido dividir os projetos. Lembre-se de que os clientes podem ter vários projetos, mas um projeto pode pertencer a apenas um cliente.

Você também pode dividir os projetos em tarefas (ou seja, subprojetos) e adicionar mais um nível à sua hierarquia. As tarefas podem indicar um tipo de atividade (como codificação, design, jurídica) ou ser mais específicas (criar página inicial, consertar banco de dados, escrever proposta de projeto).

Se precisar de mais controle sobre a categorização, use etiquetas (ou seja, rótulos). Eles funcionam independentemente da hierarquia do projeto e são uma ótima maneira de adicionar informações adicionais às entradas, para que sejam mais fáceis de filtrar. Por exemplo, você pode usar etiquetas de "moeda especial", "faturado", "atividade", "revisado" - em outras palavras, coisas que podem ser aplicadas a qualquer entrada de tempo, independentemente do projeto ao qual pertence.

06 • CONTROLE DE TEMPO

As etiquetas são muito úteis para filtrar relatórios e faturar

As etiquetas funcionam independentemente da hierarquia do projeto que você possui e você pode usar diversas etiquetas em uma entrada. São como palavras-chave para filtrar relatórios.

Como eles funcionam em vários projetos, você pode usá-los para tipos de atividades (Análise, Design, Desenvolvimento, DevOps, Controle de qualidade, Reuniões, E-mails, Intervalo, Treinamento, Pesquisa) e ver quanto tempo você gastou em cada atividade naquela semana.

Você pode usá-los para ajudá-lo no faturamento de clientes. Você pode agrupar entradas por projeto e subagrupar por etiqueta, para que os clientes possam diferenciar o tipo de operação realizada.

Outro caso de uso é marcar entradas que exigem taxa de cobrança especial para que a contabilidade saiba disso ao criar uma fatura. Ou você pode marcar entradas faturadas para não cobrar dos clientes duas vezes por acidente.

07 • CONTROLE DE TEMPO

Não espere para categorizar o tempo depois

O melhor momento para categorizar o tempo é quando você o grava. Se você fizer isso direito, evitará muitos problemas no futuro (sem mencionar a dúvida sobre qual projeto se destina a uma determinada entrada).

Para impor esse hábito, você pode usar campos obrigatórios. Basta definir o nível mínimo de informações que uma entrada de tempo deve conter antes de ser enviada. Por exemplo, você pode estabelecer uma regra segundo a qual cada entrada precisa ter um projeto anexado e você e sua equipe não poderão adicionar tempo sem um.

Isso é ótimo para manter os relatórios simples. Se você não aplicar isso, poderá acabar com relatórios imprecisos, não porque o horário não tenha sido enviado, mas porque não foi devidamente rotulado e não é exibido onde deveria estar.

08 • CONTROLE DE TEMPO

Nem sempre é necessário ter uma descrição ou observação

Exigir que cada entrada tenha pelo menos um projeto é a prática recomendada, mas exigir uma descrição costuma ser demais e só deve ser usado quando você precisar de observações para cada item, a fim de justificar o tempo gasto para outras pessoas (como seu cliente ou o governo).

Exigir descrição é um custo indireto que muitas vezes não vale a pena. Cada dado que você pede para uma pessoa preencher aumenta a quantidade de tempo e trabalho que ela precisa realizar (sem mencionar a pressão que ela pode causar).

09 • CONTROLE DE TEMPO

Aproveite os recursos extras ao usar um cronômetro

O maior incômodo de usar um cronômetro é iniciá-lo e pará-lo. Quando você fizer uma pausa ou estiver longe do computador, lembre-se de parar o cronômetro. Se você se afasta constantemente do computador, mas se esquece de parar o cronômetro, você pode ativar a detecção de inatividade. Quando o aplicativo perceber que você está inativo, ele perguntará se você deseja descartar o tempo ocioso.

Se você às vezes se esquece de iniciar o cronômetro enquanto trabalha, configure lembretes, para que o aplicativo possa enviar uma notificação se perceber que o cronômetro não está funcionando durante o seu horário de trabalho.

Outra ferramenta excelente é o cronômetro automático de início/término. Quando você tem a extensão de rastreamento de tempo instalada, o cronômetro pode ser iniciado automaticamente quando você abre o navegador e interrompido quando você desliga o computador. Isso é ótimo para ponto de entrada automático quando você chega ao trabalho e ponto de saída automático quando termina de trabalhar.

Se os integrantes da sua equipe se esquecerem de registrar seu tempo no final da semana, você poderá definir metas e lembretes. Dessa forma, se eles não registrarem um determinado número de horas por dia ou semana, o software de rastreamento de tempo enviará automaticamente um lembrete para inserirem as horas no dia seguinte ou no início da semana seguinte.

Outra ferramenta de produtividade é o cronômetro Pomodoro. Pomodoro é uma técnica de produtividade em que você trabalha em períodos curtos, mas altamente focados, de 25 minutos, com intervalos de 5 minutos entre eles. Depois de ativar o cronômetro Pomodoro, o aplicativo enviará uma notificação quando os 25 minutos tiverem passado e for momento de fazer um intervalo.

10 • CONTROLE DE TEMPO

Faça uma aproximação de tempo quando esquecer de iniciar o cronômetro

Ao usar o cronômetro, muitas vezes você acaba se esquecendo de ligá-lo ou desligá-lo. Isso é muito comum. Em vez de tentar ser perfeito, é melhor ter uma estratégia.

Quando você esquecer de iniciar/parar o cronômetro, basta fazer uma aproximação da hora trabalhada, inseri-la manualmente e seguir em frente.

Se já houver um cronômetro em execução para alguma atividade diferente, interrompa-o, estime e subtraia quanto tempo você trabalhou em outra coisa e crie manualmente uma nova entrada de tempo para a atividade ausente.

11 • CONTROLE DE TEMPO

Faça uma lista de perguntas que os dados de rastreador de tempo precisam responder

Você rastreia o tempo porque precisa de respostas, e algumas serão mais importantes que outras. Priorize e documente o plano de ação sobre como você responderá aos resultados com base nos dados que possui.

P: No que estamos realmente trabalhando?

R: Execute o relatório resumido todas as sextas-feiras nos últimos sete dias, agrupando por projeto e subgrupo por tarefa.

P: Quanto devemos cobrar do nosso cliente?

R: Filtre o relatório detalhado por cliente do mês anterior, exclua entradas não faturáveis, exporte em Excel e entregue o documento ao seu contador.

P: Quanto devemos pagar a cada funcionário?

R: Para referência rápida, execute o relatório resumido e agrupe por usuário. Para folha de pagamento, gere o relatório detalhado, exporte para Excel e entregue o documento para RH/contabilidade.

P: Quais projetos atuais nos dão prejuízo e em quais deveríamos parar de trabalhar? Quais projetos atuais são vantajosos nos quais deveríamos investir mais? Quais clientes são lucrativos? Quais projetos são rentáveis?

R: Defina o custo do projeto e compare os ganhos entre os projetos com base no tempo gasto.

P: Quanto estamos investindo em um projeto? Quanto tempo levamos para concluir projetos semelhantes no passado? Quantos recursos precisarei para concluir um projeto como este?

R: Veja o status de um projeto arquivado e veja o detalhamento do tempo monitorado por tarefa.

P: Subestimamos ou superestimamos o tempo necessário e em quanto? Onde estão os obstáculos em nossas operações?

R: Defina estimativas para cada tarefa e projeto e compare o tempo rastreado com o orçado uma vez por semana.

12 • RELATÓRIOS DE TEMPO

Faça a auditoria de tempo uma vez por semana para verificar se todas as entradas estão rotuladas corretamente

Se você não aplicar os campos obrigatórios, terá que realizar uma auditoria de tempo pelo menos uma vez por mês, ou de preferência uma vez por semana (quanto mais esperar, mais difícil será).

Por que realizar uma auditoria? Para garantir que cada entrada de tempo seja devidamente atribuída ao projeto ao qual pertence. Apenas ter o tempo registrado não é suficiente. Se não estiver categorizado corretamente, os relatórios não serão precisos quando você os analisar.

Além de procurar entradas sem projeto, a auditoria de tempos também é útil para filtrar entradas que são muito longas/curtas.

Por exemplo, às vezes as pessoas iniciam um cronômetro por acidente, mas esquecem de excluir a entrada. Você pode pesquisar todas as entradas de tempo inferiores a 1 minuto e excluí-las para manter os relatórios limpos.

Ou você pode pesquisar entradas com duração superior a 8 horas e perguntar aos integrantes da equipe sobre elas. Na maioria dos casos, eles provavelmente se esqueceram de parar o cronômetro. Se precisar de uma distribuição de tempo mais precisa (uma pessoa da equipe passou 8 horas em um projeto, mas fez apenas uma entrada), você pode pedir aos membros da equipe que a dividam.

Tenha em mente que, no início, é melhor incentivar as pessoas a começarem a rastrear o tempo e categorizar os projetos manualmente. À medida que o rastreamento de tempo se torna um hábito, você pode começar a introduzir mais detalhes e campos obrigatórios e confiar menos em auditorias de tempo

13 • RELATÓRIOS DE TEMPO

Defina um preço por hora e atribua um valor monetário a cada hora

Quando você é freelancer, é muito motivador ver quanto dinheiro você ganhou após um dia de trabalho árduo.

Mas atribuir um valor por hora não é apenas para freelancers. Se você tem uma equipe, pode atribuir o valor hora para acompanhar os custos e o orçamento do projeto, e ver se o valor do tempo rastreado por cada funcionário é maior que seu honorário/salário.

Ao ver o sinal $ e os números nos relatórios, você e sua equipe ganharão uma nova apreciação pelo tempo.

Além disso, separe o tempo faturável e o não faturável. Para rastreamento de tempo freelancer, o tempo é realmente faturável ou não faturável. Para outros, que não têm realmente tempo faturável, você pode usá-lo como um designador produtivo/improdutivo.

Então, nos relatórios, você pode comparar o tempo que agrega valor com o tempo que não agrega valor. Se você observar que tem muitas atividades não faturáveis (sem agregação de valor) por vários dias consecutivos, você pode redefinir suas prioridades.

14 • RELATÓRIOS DE TEMPO

Estime a duração do projeto e acompanhe o status do projeto com base nas estimativas

Estime quanto tempo você precisará para um projeto junto com a equipe, apenas por diversão. Você não precisa usá-lo como um guia ou algo similar. Então, veja quanto tempo realmente toma.

Você ficará surpreso com os resultados reais. Em média, as pessoas são ruins em estimar o tempo. Somente quando você tiver dados concretos, poderá melhorar.

Da próxima vez que você tiver um projeto, suas estimativas serão mais realistas e você planejará melhor onde gastar os recursos de sua organização.

15 • RELATÓRIOS DE TEMPO

Arredonde o tempo ao gerar um relatório

Quando você usa um cronômetro, os relatórios podem ser bastante precisos, mas cansativos para os olhos (por exemplo, 2:34:21). Nesses casos, arredonde o tempo para os 15 minutos mais próximos. Então, todas as suas entradas irregulares ficarão simples e agradáveis. Se precisar de tempo decimal, arredonde para 6 ou 12 minutos mais próximos.

Se você estiver cobrando dos clientes por hora, escolha "Arredondar". Então, todas as suas soluções rápidas de 3 minutos aparecerão como 15 minutos (ou mais, se desejar).

O arredondamento é uma prática comum na profissão jurídica e é a razão pela qual os advogados podem acabar ganhando mais do que realmente trabalham. Como eles cobram por 1/10 de hora, uma ligação telefônica de 30 segundos e um e-mail de 2 minutos são arredondados para 6 minutos, totalizando 12 minutos. Dessa forma, eles podem facilmente faturar 8 horas em 6 horas de trabalho (mantendo-se honestos).

O arredondamento de tempo também é útil para contadores, que muitas vezes precisam de números simples e redondos. Em vez de incomodar as pessoas para arredondar suas entradas manualmente, elas podem obter valores arredondados automaticamente.

16 • ADESÃO DA EQUIPE

Ao introduzir o rastreador de tempo em uma grande organização, comece com um programa piloto

Se você está procurando uma solução de rastreamento de tempo para funcionários, é melhor realizar um programa piloto em um departamento antes de implementar o sistema para todos.

O programa piloto permite testar o software de cronometragem sem assumir um grande compromisso. Também permite coletar comentários e criar um sistema eficiente em pequena escala, que você pode ajustar e alterar facilmente.

Você deve transmitir uma mensagem clara de que o sistema crescerá e que é dever da equipe contribuir. Quanto menor a equipe, mais engajados os usuários ficarão (devido ao efeito Hawthorne) e mais comentários você receberá (como o as pessoas saberão que se espera que elas forneçam retorno).

Ter apenas alguns usuários no início é ótimo, pois você pode melhorar os processos rapidamente. Por outro lado, quando você tem centenas de usuários, cada decisão custa muito tempo para ser implementada: você tem que notificar centenas de pessoas e elas precisam mudar seus hábitos.

Outro benefício é a tração. Conseguir os primeiros adeptos entre pessoas influentes ajudará na adaptação mais generalizada.

Por fim, não complique o processo, pelo menos no começo. Comece simples. Dê às pessoas uma tela de entrada de tempo muito simples no início e em seguida, adicione lentamente novos níveis de detalhes, como projetos e etiquetas.

17 • ADESÃO DA EQUIPE

Mantenha a entrada de dados o mais simples possível

Quanto menos detalhes você precisar preencher, maior será a chance das planilhas de horas em seu aplicativo serem precisas. Mas de quantos detalhes você precisa? Depende de quão detalhado você precisa que os relatórios sejam.

Por exemplo, você só precisa saber quanto tempo levou para corrigir algum bug, no total? Ou você precisa saber quanto tempo cada atividade levou (encontrar a causa, codificar e testar)?

Dependendo da resposta, você simplesmente arquivará a entrada inteira no respectivo projeto e vai etiquetar como controle de qualidade; ou você criará várias entradas, cada uma com sua própria descrição e etiqueta.

Basta ter em mente que, quanto mais fácil for o controle do tempo para as pessoas, mais precisas serão as planilhas de horas.

18 • ADESÃO DA EQUIPE

Comunique POR QUE as pessoas precisam monitorar o tempo

A melhor maneira de motivar as pessoas a controlar o tempo é realmente a demonstração dos dados. Para empresas que pagam aos funcionários e cobram dos clientes por hora, é fácil entender por que o rastreamento de tempo é importante e você não terá problemas para fazer com que as pessoas o monitorem.

Mas quando você implantar o rastreamento de tempo em uma empresa onde isso não é comum, você terá que explicar por que os dados são importantes para o seu negócio específico e para que finalidades serão usados. Por tanto, você realmente terá que demonstrar valor e mostrar como usa os dados para incentivar as pessoas a continuarem monitorando-os.

Depois que as pessoas entenderem o por que o rastreamento é importante, que os dados realmente ajudam os negócios, as pessoas não terão problemas com o controle do tempo. Na verdade, elas ajudarão a garantir que você obtenha os dados necessários.

Isto está de acordo com a investigação científica: quando foi pedido às pessoas, numa experiência, que deixassem alguém avançar na fila, as pessoas que forneceram a razão tiveram uma taxa de sucesso de 94%, em comparação com 60% que apenas fizeram o pedido sem explicar porquê.

19 • ADESÃO DA EQUIPE

Não force as pessoas a usar o cronômetro

Se você estiver introduzindo o rastreamento de tempo, a adaptação dependerá de quão fácil é monitorar o tempo e se ele interfere no trabalho diário - e usar um cronômetro definitivamente interfere mais do que inserir o tempo de uma só vez.

O cronômetro permite que você tenha dados mais precisos, mas as planilhas de horas manuais permitem que você tenha dados próximos o suficiente, mas mais precisos. Embora possa parecer que ter dados mais precisos é melhor do que dados suficientemente próximos, usar um cronômetro é inconveniente e resultará em dados menos confiáveis.

Por exemplo, se as pessoas precisarem usar o cronômetro, elas irão cobrar todo o seu tempo em projetos. Por exemplo, eles deixarão o cronômetro funcionando mesmo durante o intervalo, então os projetos serão superfaturados. "Passou algum tempo ajudando alguém em seu projeto? Inclua-o no meu projeto atual." Isso significa que você não terá uma boa contabilização do tempo gasto em atividades gerais.

Isso acontece por causa de interesses não alinhados. Os funcionários precisam cumprir 8h/dia e se estiverem usando o cronômetro, é impossível ter boas e redondas 8 horas por dia. Por outro lado, os freelancers são motivados a usar o cronômetro porque são responsáveis apenas por si mesmos e é do seu interesse ter uma análise precisa.

20 • ADESÃO DA EQUIPE

Não insista na precisão

É melhor saber que você gastou cerca de 120 horas em um projeto do que pensar que gastou 90 horas (o que na verdade acontece o tempo todo porque nosso cérebro é péssimo para estimar tempo).

Mas é melhor ser 90% preciso e manter os funcionários felizes e produtivos do que ser 100% preciso, mas correr o risco de frustrar os funcionários e perder tempo na aplicação de regras.

Na verdade, quanto mais exigente for o monitoramento do tempo de trabalho ,menor será a chance dos funcionários ficarem motivados a monitorá-lo com precisão e maior será a probabilidade de você acabar com dados muito mais imprecisos do que teria se os requisitos fossem mais flexíveis.

Ao escolher entre precisão (70% de chance de que 3:43:23 rastreados seja real) versus precisão (99% de chance de que 4h±30min rastreados sejam reais), a precisão é sempre melhor.

21 • ADESÃO DA EQUIPE

Preencher a planilha de horas diariamente é muito melhor do que no final de semana

Os funcionários podem registrar o horário manualmente no final do dia, antes de ir para casa, inserindo o horário em formato decimal (1,5) ou em formato de relógio (1:30).

Eles também podem preencher a planilha de horas no final da semana, mas isso é contraproducente. Você pode pensar: se eles tiverem que fazer isso com menos frequência, não será um fardo tão grande. Mas na verdade é o contrário.

Inserir uma grande quantidade de tempo de uma só vez, por um longo período de tempo e após um longo intervalo, é frustrante. Os funcionários terão que lembrar o que trabalharam na segunda-feira, perder tempo lembrando e revisando suas anotações e calendário, esquecendo a maior parte das coisas e inserindo dados dubois.

Por que? Imagine sentar-se por 3 horas e registrar tudo o que você trabalhou no mês anterior. É insuportável. Compare isso com a inserção do horário no final de cada dia. Isso pode ser feito em alguns minutos e no topo da sua cabeça.

Preencher o quadro de horários no final de cada dia é o ponto ideal entre usar um cronômetro o tempo todo e preencher o quadro de horários no final da semana.

Uma estratégia útil para inserir o tempo é anotar tudo o que você deseja trabalhar no início do dia e, no final do dia, conferir a lista e inserir os horários aproximados de cada atividade.

22 • ADESÃO DA EQUIPE

Designe alguém para verificar as planilhas de horas todos os dias

Quando você introduz o rastreamento de tempo pela primeira vez, o processo será irregular. As pessoas frequentemente se esquecem de preencher suas planilhas de horas ou esperam muito e ficam frustradas.

Portanto, coloque alguém encarregado de verificar as planilhas de horas e lembrar as pessoas de preenchê-las antes de saírem do trabalho. Não precisa ser um gestor, qualquer um pode fazer isso.

Você pode até automatizar o processo (caso todos sejam muito legais/tímidos). O software de rastreamento de tempo pode enviar lembretes regulares para monitorar o tempo se uma pessoa não registrou um número específico de horas, você só precisa definir as regras, quem os receberá e quando.

23 • GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

Torne os dados de rastreamento de tempo transparentes

Você pode limitar quem pode ver as entradas de rastreamento de tempo aos administradores ou a todos. Para alguns dados, não há problema em limitar apenas aos administradores (no caso de projetos privados).

Porém, você deve se esforçar para tornar o processo transparente. Outros poderão ver quem trabalhou em quê, ver se as pessoas estão preenchendo regularmente suas planilhas de horas e ficar motivados a fazer o mesmo (ou seja, seguir a multidão).

Se a equipe for competitiva, você pode até ativar o Painel da Equipe para que as pessoas possam ver quem rastreou mais tempo. Um pouco de competição é bom, desde que não haja recompensa estipulada.

24 • GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

Não use dados de tempo para criticar ou avaliar o desempenho

Os dados de tempo existem para ajudá-lo a avaliar o desempenho da organização, se os projetos são lucrativos e quanto você deve cobrar dos clientes e pagar aos funcionários.

Os dados de tempo não devem ser usados para avaliar a qualidade do trabalho ou o desempenho dos funcionários, pois isso pode ter sérios efeitos negativos.

Para começar, você não pode julgar o desempenho de alguém com base apenas em números. Se alguém registra mais horas do que o normal, isso não significa necessariamente que seja ineficiência - talvez a pessoa esteja fazendo seu trabalho de maneira mais minuciosa e isso seja realmente bom porque haverá menos erros a longo prazo.

Se você decidir usar dados de tempo para avaliação, espere que as pessoas manipulem o sistema e enganem nas planilhas de horas. É apenas a natureza humana e o instinto de autopreservação. Eles reportarão de forma insuficiente ou excessiva o tempo trabalhado, dependendo do que os faz apresentar um cenário específico, e você acabará com planilhas de horas inúteis fora da realidade.

Se você quiser usar dados de gerenciamento de tempo para avaliação de desempenho, use os dados como ponto de partida para conversas em vez de cotas. Dessa forma, você pode aprender o porquê dos números, ganhar confiança e melhorar seus processos de negócios.

25 • GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

Limite as escolhas e o acesso aos dados para aliviar a carga cognitiva

Mesmo se você tiver uma política geral de transparência, poderá usar permissões e funções para facilitar aos funcionários o controle do tempo e aos gerentes a geração de relatórios.

Quando você tem muitos projetos e tarefas, é uma boa ideia limitar a seleção para os usuários finais, para que eles não percam tempo procurando o projeto certo. O objetivo é dar a cada pessoa acesso apenas aos itens nos quais ela possa realmente trabalhar.

Você tem várias estratégias para limitar o número de opções:

• Permita que as pessoas marquem seus projetos mais usados como favoritos para que apareçam primeiro
• Atribua tarefas a pessoas para que outros funcionários não vejam as tarefas de outras pessoas
• Arquive projetos concluídos para que não apareçam no seletor de projetos
• Marque as tarefas como concluídas para que não atrapalhem seus projetos

Embora isso exija um pouco de trabalho administrativo, cada minuto que você investe aqui pode economizar cem vezes mais para toda a empresa (já que o processo de entrada fica mais rápido e fácil para centenas de pessoas).

Se você está pensando se alguém realmente precisa de acesso a algo, é melhor errar pensando que ele precisará dele - caso contrário, as pessoas perderão tempo solicitando acesso e você perderá tempo concedendo-o.

Algumas empresas são tão grandes que a transparência é contraproducente. Afinal, um gerente de um departamento não precisa realmente de dados de todos os departamentos, e isso apenas sobrecarrega seu relatório.

É por isso que é bom compartilhar as informações, seja em torno de espaços de trabalho ou grupos de usuários.

Por exemplo, você pode atribuir pessoas a grupos e grupos a projetos, para poder controlar o acesso ao projeto em um só lugar. Ou você pode criar espaços de trabalho separados para cada departamento para que os dados não se misturem.

26 • GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

Na maioria dos casos, o monitoramento dos funcionários é ruim

O rastreamento de tempo baseado em confiança é melhor do que o rastreamento de tempo monitorado, especialmente se você estiver lidando com trabalhadores do conhecimento. As empresas que não utilizam técnicas de vigilância são mais propícias à colaboração e são melhores na promoção da criatividade.

Além disso, os trabalhadores do conhecimento tendem a evitar empresas que utilizam táticas de monitoramento de funcionários e de invasão de privacidade (como tirar capturas de tela aleatórias ou medir o número de pressionamentos de teclas), pois essas táticas estão associadas a ambientes de trabalho tóxicos (pense em call centers).

Se você tiver funcionários remotos, poderá tentar usar o rastreamento. Afinal, se eles não estão na cadeira, como você pode ter certeza de que estão realmente trabalhando? Isso é apenas um pensamento irracional. Pense assim: só porque alguém está no escritório não significa que esteja realmente trabalhando.

A solução? Não contrate pessoas em quem você não pode confiar. E se você confia neles, mas quer ter certeza de que estão produzindo, converse com eles e acompanhe o seu trabalho com base nos resultados - e não pelo tempo que eles monitoraram.

É sempre a melhor prática definir claramente as expectativas em vez de microgerenciar. Quando você trata as pessoas como profissionais de confiança, elas agem como tal.

Mas, em alguns casos, a monitorização pode ser uma boa ideia. Por exemplo, se a sua empresa depende de muitos trabalhadores temporários e há uma alta taxa de rotatividade, confiar que todos serão honestos pode ser arriscado, especialmente quando uma pessoa é paga por hora.

27 • GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

Bloqueie planilhas de horas dos meses anteriores para evitar mal-entendidos

Todos devem poder alterar suas entradas de tempo. Essa flexibilidade é melhor do que exigir que as pessoas solicitem aprovações quando tudo o que desejam é alterar um erro de digitação, anexar uma etiqueta faltante ou avançar um minuto para tornar a entrada clara e com um número redondo.

Mas chega um ponto em que você não quer mais alterações e após esse período as planilhas de horas ficam bloqueadas.

Isto não é por medo de que alguém manipule ou destrua o sistema. Isto é para fins de arquivamento.

Depois que as planilhas de horas estiverem bloqueadas, você pode enviar com segurança o relatório ao cliente ou à folha de pagamento, com a certeza de que os dados não mudarão mais.

Mais importante ainda, as pessoas saberão que há um período limite e que devem colocar suas planilhas de horas em ordem.

Muitas vezes, mal-entendidos acontecem quando um trabalhador corrige o registro de horas mal categorizado e posteriormente, a contabilidade não consegue descobrir por que algum projeto está faltando 8h.

28 • GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

Nomeie os projetos de forma consistente

Se você não tiver nomes padrão, as pessoas perderão muito tempo procurando por eles e pensando em como categorizar suas entradas. O objetivo aqui é organizar os itens em uma hierarquia reconhecível, para que a categorização das entradas de tempo seja rápida e fácil.

Quando você tem muitos projetos, é importante nomeá-los de forma consistente. Normalmente, é melhor deixar a criação do projeto para os administradores. Mas, se você permitir que outros os criem também (o que é necessário em organizações onde as coisas acontecem rapidamente), você deverá ter um padrão de nomenclatura em vigor.

Por exemplo, você pode definir uma convenção de nomenclatura segundo a qual todo projeto interno comece com um asterisco (*Produto interno, *Office), todo projeto de cliente começa com as duas primeiras letras do nome do cliente (MSFT, GOOG) ou que todo projeto interno e ID está incluído no nome do projeto h2>P1).

Você pode incluir um projeto especial chamado “Escritório”, com tarefas “E-mails” e “Reuniões”, ou criar um projeto “Não categorizável”, que pode ser usado como um depósito de ideias na criação de novos projetos.

Se você tiver muitos projetos com a mesma estrutura de tarefas, crie um modelo e crie novos projetos a partir dele em apenas alguns segundos.

29 • GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

Padronize e documente o processo

Uma vez que o controle do tempo é parte integrante do seu negócio, você precisa padronizar o processo, as políticas e as expectativas. Você pode manter o guia de rastreamento de tempo no wiki da sua empresa ou em um documento online.

Quando um novo funcionário chega, você pode apontar o documento durante a integração, para que ele saiba o que se espera dele.

O documento de padrões também é útil para funcionários existentes, pois pode responder a dilemas como:

• Como classificar o tempo que gasto escrevendo e-mails?
• Que tal ajudar os outros? Como devo monitorar esse tempo?
• Quando devo usar etiquetas e tarefas?
• Como controlar o tempo que gasto gerenciando vários projetos?
• E se eu fizer alguma pesquisa relacionada a dois projetos diferentes?

Você deve começar a trabalhar no documento assim que tiver algum sistema básico instalado. Depois, basta atualizar o documento com melhorias, novidades e perguntas frequentes.

O documento deve conter

• Que tempo rastrear, onde e por quê
• Princípio orientador a ser usado quando as regras não são explícita
• Quais são os requisitos mínimos para registros de tempo e quem os verifica
• Como os projetos são criados
• O que acontece quando um funcionário sai
• Práticas recomendadas de gerenciamento de tempo que você descobriu