Modelos Gratuitos de Fatura para Freelancers

Modelos gratuitos de fatura

Você pode criar uma fatura simples e multifuncional para fornecer antecipadamente estimativas aos seus clientes, cobrá-los por bens, serviços e horas faturáveis, dividir o processo de faturamento do seu projeto em vários pagamentos ou enviar lembretes para pagadores atrasados.

Mas, como alternativa, você também pode baixar nosso modelo de fatura multiuso já pronto.

Além disso, ao adicionar algumas modificações à solução do modelo de fatura original, você também pode fornecer reembolsos e descontos, aumentar o valor original cobrado do cliente ou oferecer os dados necessários para vendas transnacionais. Aqui estão os modelos prontos que você pode usar para esses fins.

Fatura Multifuncional Fatura de Crédito Fatura de Débito Fatura Mista Fatura Comercial

01 • MODELOS GRATUITOS DE FATURAS

Modelo de fatura multiuso (Padrão, Planilha de horas, Pró Forma, Provisória, Recorrente, Vencida)

Do que se trata?

Em vez de criar um modelo de fatura do zero, você pode simplesmente usar nosso modelo de fatura multifuncional, criado usando o método descrito acima.

Ideal para quê e para quem?

Este modelo é ótimo como fatura padrão, planilha de horas, pró-forma, provisória, recorrente ou vencida.

Baixar: Planilhas Google • Excel • Documentos Google • Word • PDF

02 • MODELOS GRATUITOS DE FATURAS

Modelo de fatura de crédito

Do que se trata?

Uma empresa autônoma emite uma fatura de crédito (também conhecida como nota de crédito) para reembolsar uma determinada quantia de dinheiro a um cliente. Essa fatura sempre terá um número total negativo (por exemplo, para um total de R$ 100,00 que precisam ser reembolsados, o total na fatura de crédito mostrará -R$ 100,00)

Ideal para quê e para quem?

Este modelo de fatura é ótimo para qualquer freelancer que precisa reembolsar dinheiro por um produto (ou, raramente, por um serviço já prestado). Também pode usar este modelo para fornecer um desconto tardio a um cliente ou consumidor (por exemplo, no caso de mercadorias que foram ligeiramente danificadas durante o transporte), ou para corrigir um erro anterior relacionado à fatura (por exemplo, um subtotal ou total calculado incorretamente).

Baixar: Planilhas Google • Excel • Documentos Google • Word • PDF

03 • MODELOS GRATUITOS DE FATURAS

Modelo de fatura de débito

Do que se trata?

Uma empresa autônoma emite uma fatura de débito (também conhecida como nota de débito) para aumentar o valor originalmente estimado ou cobrado do cliente.

Ideal para quê e para quem?

Este modelo de fatura é ótimo se você já enviou ao cliente o tempo e o valor estimado para o trabalho planejado, mas descobriu que acabou trabalhando mais, então deseja aumentar o valor total. Você também poderá enviar a Nota de Débito caso o cliente tenha utilizado o desconto para pagamento antecipado, mas não efetuou esse pagamento antecipado e você precisa retirar o desconto do valor original pago. Ao contrário das Faturas de Crédito, as Faturas de Débito são sempre positivas e somam-se ao valor originalmente estimado (por exemplo, para um aumento total de R$100,00 o valor total na Fatura de Débito mostrará R$100,00).

Baixar: Planilhas Google • Excel • Documentos Google • Word • PDF

04 • MODELOS GRATUITOS DE FATURAS

Modelo de fatura mista

Do que se trata?

Uma empresa autônoma emite uma fatura mista para combinar informações de suas cobranças de crédito e débito.

Ideal para quê e para quem?

Este modelo é ótimo se você deseja combinar informações de suas faturas de débito e crédito e consolidar tudo em uma única fatura para o cliente. Isso pode ocorrer se você estiver trabalhando em vários projetos para um cliente e quiser oferecer um desconto para um projeto, mas aumentar o valor inicial (por exemplo, devido a estimativas originais imprecisas) para outro projeto.

Baixar: Planilhas Google • Excel • Documentos Google • Word • PDF

05 • MODELOS GRATUITOS DE FATURAS

Modelo de fatura comercial

Do que se trata?

Uma empresa autônoma que precise divulgar detalhes que permitirão que um pacote enviado a um cliente passe pelas taxas alfandegárias, enviará uma Fatura Comercial. Essas faturas podem incluir informações como:

• O número de unidades enviadas
• O peso ou volume das unidades
• A descrição adicional das unidades
• O valor total da remessa
• Uma descrição do formato da embalagem

Ideal para quê e para quem?

Este modelo é ótimo para empresas que operam internacionalmente e precisam enviar mercadorias através das fronteiras.

Baixar: Planilhas Google • Excel • Documentos Google • Word • PDF

Recursos de faturamento

Depois de trabalhar duro em um projeto freelance para um cliente, é hora de cobrar pelo seu trabalho. Veja como você pode acelerar o processo de criação de faturas e torná-lo mais fácil, por meio de nosso guia passo a passo sobre como criar modelos de fatura do zero, nossos modelos de fatura gratuitos e as opções eficientes de faturamento on-line do Clockify.

• O que é uma fatura
• Quais são os tipos de faturas?
• Como faturar seus clientes?
• Como criar um modelo de fatura do zero
• Baixe os modelos de fatura
  • Modelos de fatura multiuso (padrão, planilha de horas, pró-forma, provisório, recorrente, vencido)
  • Modelos de fatura de crédito
  • Modelos de fatura de débito
  • Modelos de fatura mistos
  • Modelos de fatura comercial
• Como usar um software com opções de faturamento

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento com carimbo de data e hora que lista e registra todas as transações entre você como profissional autônomo e seus clientes como usuários de seus serviços e/ou produtos.

Na perspectiva do freelancer, o valor faturado é uma conta a receber, pois é o valor que o freelancer ainda não recebeu pela função de fornecedor de bens e/ou serviços.

Do ponto de vista do cliente, o valor faturado é uma conta a pagar, pois é o valor que o cliente deve a um fornecedor de bens e/ou serviços que ainda não foi pago.

As faturas normalmente descrevem os seguintes dados:

• O assunto da fatura
• Bens e/ou serviços discriminados
• O logotipo da sua empresa freelance (se aplicável)
• Condições de pagamento (por exemplo, datas de vencimento do pagamento, detalhes do pagamento antecipado e explicações sobre possíveis cobranças adicionais que ocorrerão no caso de pagamentos atrasados)
• Data de emissão da fatura
• Taxas faturáveis para o trabalho concluído ou bens fornecidos
• Quantidade de itens fornecidos
• Detalhes de envio
• O subtotal antes dos impostos e descontos
• Detalhes fiscais
• Detalhes do desconto
• Valor total devido

Para que um documento seja considerado fatura, deve constar na capa da fatura que o referido documento é uma “Fatura”.

Para facilitar o arquivamento de registros e referência futura, cada fatura também deve ser carimbada com um número de fatura exclusivo.

Quais são os tipos de faturas?

Os tipos de faturas, em termos de apresentação, são os seguintes:

• Faturas em PDF — você as imprime, preenche com uma caneta e depois armazena suas cópias em um espaço de armazenamento físico.
• Faturas criadas em processadores de word — você as preenche manualmente em seus dispositivos, antes de armazenar suas cópias em pastas digitais.
• Faturas criadas em planilhas — você as preenche manualmente em seus dispositivos, antes de armazenar suas cópias em pastas digitais (podem envolver fórmulas integradas, para facilitar os cálculos).
• Soluções de software com opções de faturamento — você as preenche on-line, antes de armazenar os dados da fatura em registros eletrônicos.

Os tipos de faturas, em termos dos dados que abrangem, incluem:

• Faturas padrão — o tipo mais comum de fatura que cobre o básico, adequado para a maioria dos setores.
• Faturas de planilha de horas — indicadas para profissionais que faturam por hora.
• Faturas pró-forma — adequadas para divulgação de orçamentos, antes da entrega da obra.
• Faturas intermediárias — adequadas para cobrar valores menores ao longo do trabalho em um projeto maior.
• Faturas recorrentes — adequadas caso você cobre regularmente valores fixos por pacotes de serviços.
• Faturas vencidas — adequadas para pagamentos vencidos.
• Faturas de crédito — adequadas para descontos e reembolsos tardios.
• Faturas de débito — adequadas para um aumento posterior do valor original já faturado ao cliente.
• Faturas mistas — adequadas para cobrar vários projetos através de uma fatura (caso os referidos projetos envolvam descontos, reembolsos e subsequentes aumentos de valor).
• Faturas comerciais — adequadas para remessas internacionais.

Como faturar seus clientes?

Quando você é freelancer, há várias maneiras de abordar o faturamento de seus clientes:

1. Você pode criar seus próprios modelos de fatura do zero
2. Você pode baixar modelos de faturas prontos
3. Você pode usar um software com modelos de fatura integrados

Como criar um modelo de fatura no Excel (ou qualquer planilha), do zero

Aqui estão as etapas que você precisa seguir para criar facilmente um modelo de fatura em um processador de texto, Excel ou qualquer outro programa de planilha semelhante, do zero.

1º passo

Especifique como você usará o modelo de fatura

Para determinar os dados exatos que deseja incluir em seu modelo de fatura, primeiro você precisa decidir para que deseja usar esse modelo.

Você o usará como modelo de fatura padrão?

Uma empresa autônoma emite uma fatura padrão para o trabalho concluído ou produtos fornecidos e a envia ao cliente. Inclui a quantidade de bens (ou unidades de trabalho) que você está fornecendo e seus preços individuais, além do subtotal, dos impostos e descontos aplicáveis e do valor total devido.

Este método de faturamento é uma ótima solução para qualquer freelancer que procura uma maneira simples de cobrar dos clientes, independentemente de você estar vendendo produtos ou cobrando seus serviços. Você pode usá-lo para cobrar um projeto ou vários projetos em que trabalhou para esse cliente específico, durante um período específico.

Você o usará como modelo de fatura de planilha de horas?

Uma empresa autônoma emite uma fatura de planilha de horas caso o trabalho seja cobrado por hora. Inclui o número de horas faturáveis que você gastou trabalhando e as taxas horárias cobradas pelo seu tempo faturável – seus subtotais e totais são baseados nesses números.

Este método de cobrança é uma ótima solução para qualquer profissional autônomo que cobra por hora (por exemplo, advogados, psicólogos, trabalhadores da construção civil, contadores, agências criativas, etc.).

Você o usará como modelo de fatura pro forma?

Uma empresa autônoma emite uma fatura pró-forma para um cliente antes de fornecer os serviços, a fim de fornecer ao cliente estimativas de trabalho antes de realmente iniciar o trabalho em seus projetos.

Essa abordagem de faturamento é uma ótima solução se você deseja fornecer estimativas aos seus clientes antes de fornecer o trabalho.

Você o usará como um modelo de fatura provisória?

Uma empresa autônoma pode emitir faturas provisórias ao trabalhar em um grande projeto, a fim de dividir o pagamento total em vários pagamentos menores durante um longo período de tempo.

Essa abordagem de faturamento é uma ótima solução quando você está trabalhando em um projeto grande, então você concorda com o cliente em cobrar por período específico (por exemplo, para cada mês separadamente), em vez de simplesmente cobrar o valor total após a conclusão do projeto.

Você o usará como modelo de fatura recorrente?

Uma empresa autônoma pode usar faturas recorrentes quando consegue cobrar do cliente o mesmo valor, por período de tempo predefinido (por exemplo, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente).

Este método de faturamento é uma ótima solução quando você fornece planos/pacotes fixos de bens e/ou serviços regularmente.

Você o usará como modelo de fatura vencida?

Uma empresa autônoma emite uma fatura vencida caso o cliente não forneça o pagamento dentro do ciclo de faturamento prescrito (por exemplo, dentro de 30 dias após a data de emissão) ou antes da data de vencimento do pagamento divulgada (por exemplo, 14 de fevereiro).

Essa abordagem de faturamento é uma ótima solução caso seu cliente esteja atrasado no pagamento e você queira solicitar o pagamento por meio de uma nova fatura.

2º passo

Abra sua planilha ou programa processador de texto

Escolha uma planilha ou programa de processador de texto que você usará para criar o modelo: Microsoft Excel, Microsoft Word, LibreOffice Calc, LibreOffice Writer, Planilhas Google e Documentos Google são ótimas soluções.

Depois de fazer sua escolha, inicie o programa e comece a adicionar espaços para vários tipos de informações que deseja incluir em seu modelo de fatura.

3º passo

Adicione espaço para o título, assunto e logotipo da empresa

Para esclarecer qualquer dúvida sobre o que este documento representa, deverá escrever “Fatura” no topo do seu modelo.

Você também pode adicionar um assunto, para posteriormente explicar do que se trata a fatura (por exemplo, mercadorias fornecidas para janeiro de 2021).

Se o seu negócio freelancer possui um logotipo oficial, você também pode definir um local para inserir o referido logotipo.

4º passo

Inclua informações da sua empresa e do cliente

Abaixo do espaço para título, assunto e logotipo da empresa, você deve adicionar as informações da sua empresa e seus clientes. Você pode ordenar essas duas seções uma após a outra (com as informações do cliente abaixo das informações comerciais) ou pode organizá-las uma ao lado da outra.

Nesta seção, você indicará de quem é a fatura e para quem você está cobrando.

Quando se trata de informações comerciais básicas, você deve incluir:

• Seu nome
• O nome da sua empresa freelance (se aplicável)
• Seu endereço
• Seu número de telefone
• Seu endereço de e-mail
• Seu número comercial

Quando se trata de informações básicas sobre o cliente que você está faturando, você deve incluir:

• O nome deles
• O nome da empresa (se aplicável)
• O endereço deles
• O número de telefone deles
• Seu endereço de e-mail
• Seu número comercial

5º passo

Inclua as informações da fatura e as condições de pagamento

Abaixo das informações da sua empresa e do cliente, você deve adicionar um espaço para informações da fatura e todas as condições de pagamento relevantes. Aqui, você especificará o número da fatura (para fins de manutenção de registros) e as condições e detalhes de pagamento relacionados.

O número exclusivo da fatura

Primeiro, cada fatura deve incluir um número de fatura exclusivo — esses números de fatura ajudarão você a controlar seus registros de fatura com mais facilidade.

Existem várias maneiras de gerar números de fatura exclusivos, usando diferentes tipos de identificadores:

• Números ordinais — uma abordagem simples que ainda carece de camadas adicionais de organização, como identificação adicional de faturas com base em vários parâmetros.
  Exemplos: “Fatura nº 1”, “Fatura - 0001”, etc.
• As suas próprias iniciais ou as do seu cliente — uma ótima solução se você deseja que seu negócio freelance se destaque para os clientes, ou se você trabalha com clientes recorrentes e deseja organizar seus registros de faturas com base nos clientes.
  Exemplos: "Fatura - KS0001138", "Fatura - KS24601", etc.
• O número do seu cliente — uma ótima solução se você atribuir números aos seus clientes (por exemplo, #221) para fins de manutenção de registros.
  Exemplos: “Fatura – 221-No.1”, “Fatura – 221-0001”, etc.
• A data de emissão e o número ordinal da fatura para essa data — uma ótima solução se você deseja manter seus registros de faturamento organizados por data (por exemplo, no formato MM/DD/AAAA).
  Exemplos: “Fatura – 7312021-0001”, “Fatura – 7312021-No.2”, etc.
• A combinação dos itens acima — é uma ótima solução se você deseja manter seus registros de faturamento organizados por diversos parâmetros diferentes.
  Exemplos: "Fatura - 9222021-327-0001", "Fatura - KS0001-7162021"

A data de vencimento

Outro elemento crucial das condições de pagamento que você precisará incluir é a data de vencimento. Você pode definir:

• Uma data de vencimento específica (por exemplo, dia 15 do próximo mês)
• Um ciclo de faturamento específico (por exemplo, todas as faturas enviadas em 1º de junho precisam ser pagas em 30 dias, ou seja, até 30 de junho)

Outras condições de pagamento

Esta seção também deve incluir outras condições de pagamento, como:

• Eventuais vantagens de desconto, vinculadas ao pagamento antecipado (ex.: para pagamento imediato no recebimento da fatura, o cliente ganha 10% de desconto sobre o valor original)
• Métodos de pagamento que você aceita (por exemplo, cheques, cartões de crédito ou PayPal)
• Quaisquer condições de multa por atraso (por exemplo, um adicional de 10% ao valor original, em caso de perda da data de vencimento)

O que quer que você queira incluir em suas condições de pagamento, é melhor divulgar esses detalhes ao cliente com antecedência e, em seguida, incluir esses dados adequadamente.

6º passo

Especifique uma lista detalhada de bens e/ou serviços fornecidos

Este pode ser o elemento mais importante da sua fatura - para incentivar seus clientes a pagarem em dia, você precisará ser transparente quando se trata exatamente do que eles estão pagando.

Esta seção deve ser posicionada no centro da sua fatura (ou próximo ao final), pois é provável que ocupe grande parte do modelo.

Sua lista deve incluir:

• As descrições dos bens e/ou serviços fornecidos + A data em que os bens e/ou serviços foram fornecidos
• O número de horas gastas na prestação dos serviços/A quantidade de bens fornecidos
• A taxa de mão de obra/preço dos produtos (por exemplo, R$ 20,00 por hora ou R$ 50,00 por produto)
• O valor subtotal para os itens listados

Você também deve incluir um espaço para especificar a moeda na qual espera ser pago (se você e seu cliente forem de países diferentes, a moeda provavelmente é algo que você já discutiu).

7º passo

Liste os impostos e descontos aplicáveis

O subtotal de seus bens e/ou serviços detalhados não é o valor total que você cobrará. Seu preço final deverá ser aumentado pelos impostos aplicáveis, mas também diminuído por qualquer pagamento antecipado ou outros descontos que possam ser aplicados a este cliente específico.

A percentagem de impostos dependerá da localização do seu negócio, mas também do tipo do seu negócio. Para obter mais informações, você pode entrar em contato com o IRS e solicitar Assistência ao Contribuinte.

Em qualquer caso, é melhor adicionar espaços para esses dados abaixo da lista detalhada de bens e/ou serviços fornecidos.

8º passo

Adicione espaço para o valor total devido

No final, sua fatura deverá colocar o valor total devido em um ponto facilmente visível. Este valor total deve ser a soma de seus bens e/ou serviços detalhados fornecidos, menos quaisquer descontos relacionados ao pagamento antecipado, mas acrescido de uma porcentagem adequada de impostos.

Seria preferível enfatizar ainda mais essa soma total (talvez com uma cor, fonte ou tamanho de fonte diferente) de forma que o total da fatura se tornasse o número que o cliente percebe pela primeira vez ao abrir a fatura.

9º passo

Adicione comentários

Este espaço adicional é normalmente colocado no final de uma fatura. Aqui você pode escrever uma nota de agradecimento ao cliente, desejar-lhe Boas Festas durante as festas de fim de ano e, de outra forma, tornar a fatura mais amigável, mas ainda assim profissional.

Você também pode usar esta seção “Comentários” ou “Notas” para incluir alguns detalhes adicionais sobre o projeto ou fatura, como um convite para entrar em contato com você em caso de dúvidas ou preocupações adicionais.

Etapa bônus para programas de planilha: adicionar fórmulas

Esta é mais uma etapa opcional que se aplica apenas se você estiver criando o modelo em um programa de planilha. Porém, você pode aceitá-lo para tornar o processo de faturamento mais rápido e fácil.

Simplesmente, adicione as fórmulas necessárias para realizar os cálculos automaticamente após terminar de adicionar seus itens, como:

A fórmula que calcula o valor devido por produto ou serviço

Esta fórmula é baseada na taxa que você está cobrando pelo número de produtos fornecidos ou na taxa por hora que você está cobrando pelo tempo faturável gasto na prestação dos serviços. A célula correta na coluna "Taxa" é multiplicada pela célula correta na "Quantidade" para obter o valor de um produto ou serviço individualizado (por exemplo, "=E37*H37").

A fórmula que calcula o valor subtotal devido por todos os bens e serviços cobertos por esta fatura

Esta fórmula é baseada na soma dos valores que você ganhou por bens e serviços individuais (por exemplo, "=soma(I37:J46")).

A fórmula que calcula o total

Esta fórmula é baseada na soma do subtotal e dos impostos, mas menos quaisquer descontos potenciais (por exemplo, "=soma(J48-J50)+J52")).

Como usar software com opções de faturamento

Usar modelos de fatura prontos ou criar seus próprios modelos de fatura do zero em uma planilha ou processador de texto é uma abordagem adequada para faturar seus clientes.

Mas isso só pode levar você até certo ponto.

Afinal, criar seus próprios modelos leva tempo e a quantidade de papelada acabará se tornando excessiva, mesmo se você estiver reutilizando modelos de fatura. Isso ocorre porque seu arquivo de faturas pagas e enviadas provavelmente só aumentará com o tempo e, eventualmente, será difícil encontrar o que você precisa, exatamente quando precisar.

Por isso, como alternativa, vale a pena considerar uma solução de manutenção de registros online que ofereça recursos de faturamento, pelos benefícios que traz.

BENEFÍCIO #1

Faturamento simples, rápido e preciso

Inserir as informações corretas nos lugares certos do seu modelo de fatura leva tempo, mas também pode desencadear alguns erros dispendiosos.

Mesmo que você tenha definido suas fórmulas corretamente, basta uma taxa ou quantidade faturável errada em sua tabela de itens para resultar em subtotais e totais de faturas incorretos.

Além disso, se você estiver usando uma fatura criada em um processador de texto (ou seja, sem fórmulas), o tempo que levará para inserir e calcular tudo disparará.

Por outro lado, uma solução de software irá automatizar todos os processos de faturação, pois não terá de definir fórmulas, realizar os cálculos sozinho, ou mesmo inserir itens manualmente (a menos que realmente queira).

Como resultado, o faturamento se tornará muito mais rápido, fácil e, o mais importante, totalmente preciso.

BENEFÍCIO #2

Mais fácil de manter registros de suas faturas

Já mencionamos a burocracia e os problemas logísticos que acompanham a papelada, ou mesmo as faturas em Excel - mesmo que você guarde todas as suas faturas em uma pasta, eventualmente será difícil encontrar o que você precisa e manter tudo organizado.

No entanto, manter registros on-line de suas faturas significa nenhuma papelada extra, pois tudo é armazenado em uma nuvem e facilmente acessível sempre que você precisar encontrar uma fatura antiga.

BENEFÍCIO #3

Acesse seus dados faturáveis a qualquer momento, em vários dispositivos

Ao utilizar modelos, você precisará procurá-los em uma pasta do computador, ou pior, na gaveta ou fichário certo (caso você guarde faturas impressas). Porém, uma solução de software com opções de faturamento permitirá que você acesse o tempo faturável cobrado em vários dispositivos.

BENEFÍCIO #4

Melhor segurança de dados

Você pode facilmente perder suas faturas impressas ou até mesmo excluir acidentalmente algumas das faturas que está armazenando como processador de texto, planilha ou arquivos PDF.

Além disso, em algum momento, você pode comprometer seus dados enviando faturas para clientes errados por acidente ou fazendo com que alguém invada seu computador e obtenha/exponha/bloqueie os dados que você mantém em pastas.

Por outro lado, um software oferece proteção adicional na forma de criptografia de dados. A qualquer hora e em qualquer lugar, quando você quiser acessar seus dados, basta fazer login com seu e-mail e senha no seu dispositivo. Para maior segurança, você também pode aplicar métodos de autenticação adicionais às suas contas de software, como logon único (SSO).

BENEFÍCIO #5

Opções adicionais

Se você estiver usando uma ferramenta de faturamento, simples provavelmente conseguirá criar, enviar e armazenar faturas sem problemas. Mas, se você utilizar um sistema mais robusto e que ofereça uma gama mais ampla de recursos, também poderá trabalhar para melhorar:

• A entrega do seu projeto, através de um bom trabalho em equipe e organização de projetos/tarefas
• Sua produtividade, acompanhando o tempo que você gasta em diferentes tarefas e projetos durante a jornada de trabalho e posteriormente analisando o uso do seu tempo em relatórios

BENEFÍCIO #6

Custos reduzidos

Criar modelos de fatura do zero ou inserir dados em modelos prontos leva tempo e tempo é dinheiro. Uma solução de software permitirá que você gerencie o faturamento com apenas alguns cliques, o que economizará muito tempo e dinheiro no processo, especialmente a longo prazo.

Como cobrar tempo faturável com Clockify

Clockify é um software de controle de tempo que permite monitorar o tempo gasto em projetos e em seguida, faturar os valores que você ganha durante esse período.

Alternativamente, você pode adicionar itens faturáveis manualmente e definir sua quantidade e preço por unidade individual, diretamente nas faturas.

1º passo

Defina clientes, projetos e tarefas

Primeiro, crie projetos que reflitam seus projetos da vida real, em seu espaço de trabalho Clockify. Associe-os aos clientes certos e analise-os em tarefas, para facilitar o gerenciamento (se estiver trabalhando em equipe, você pode atribuir membros individuais da equipe a tarefas individuais, para evitar confusão sobre quem deve trabalhar em quê no futuro).

Defina o valor por hora que você deseja que o sistema use para calcular seus ganhos (por exemplo, taxas horárias específicas para membros específicos da equipe que trabalham neste projeto específico). Na seção Configurações do aplicativo, adicione seu endereço – ou seja, o endereço que deseja usar em suas faturas e associar aos pagamentos dos clientes.

2º passo

Acompanhe o tempo que você passa trabalhando

Quando você começar a trabalhar em uma atividade relacionada ao projeto na vida real, vá para a página Time Tracker em seu espaço de trabalho Clockify, selecione o projeto (e a tarefa) em que você está trabalhando no menu suspenso e clique em "Iniciar". Certifique-se sempre de que todo o tempo que você deseja cobrar esteja marcado como faturável.

Depois de terminar de trabalhar na atividade em questão, clique em “Parar” para adicionar esta nova entrada de tempo faturável à sua lista de entradas de tempo. Como alternativa, você pode adicionar esse tempo depois de terminar o trabalho manualmente, por duração ou em uma exibição simples de planilha de horas.

3º passo

Observe o cálculo da sua renda

Não importa se você está monitorando o tempo enquanto trabalha no modo cronômetro, adicionando-o manualmente no modo manual ou adicionando-o em um planilha de horas, o sistema lembrará seus dados. Isso inclui o tempo que você gastou trabalhando na referida atividade e o valor que você ganhou durante esse período com base em suas taxas por hora. Esses dados serão então usados para calcular seus ganhos automaticamente, enquanto você trabalha.

Quando quiser visualizar seus ganhos, basta acessar a seção Relatórios do aplicativo, selecionar o projeto desejado e o período em que trabalhou nele. Depois de filtrar por esses parâmetros, você verá seus ganhos e uma visão geral do tempo faturável gasto neste projeto.

4º passo

Crie faturas

Quando terminar de trabalhar neste projeto, basta ir até a seção de faturamento do aplicativo e criar uma nova fatura:

• Selecione o cliente que deseja faturar
• Defina a moeda
• Especifique o ID e/ou assunto da fatura (por exemplo, serviços prestados em novembro e dezembro)
• Defina a data de emissão da fatura
• Defina a data de vencimento do pagamento esperado (por exemplo, 10 dias após a data de emissão ou uma data específica, como 14 de janeiro)

Depois de criar a fatura, basta importar o tempo faturável ou adicionar novos itens manualmente. Você pode definir os descontos e impostos (na forma de porcentagens) que deseja aplicar ao subtotal faturado e, então, obterá o valor total da fatura calculado automaticamente.

Por fim, adicione algumas notas de acompanhamento se desejar, baixe a fatura em PDF e envie ao cliente.

5º passo

Mantenha registros de suas faturas

Clockify salvará todas as faturas que você criar. Você poderá marcá-los como “enviados” ao enviá-los. Ainda mais importante, você poderá marcá-los como “pagos” ao receber o pagamento do cliente.

Além disso, você também poderá adicionar tags para categorizar entradas de tempo individuais como “faturadas” ou “não faturadas”. A qualquer momento, se você quiser encontrar e consultar faturas antigas, poderá fazê-lo com apenas alguns cliques.