Modèles gratuits de rapports de productivité des employés

Rapports de productivité des employés

Suivez-vous votre productivité ? Et la productivité de votre équipe ?

Pour en savoir plus sur vos niveaux de productivité et ceux de vos employés, veillez à mesurer votre productivité.

L'un des moyens d'y parvenir est d'utiliser un rapport sur la productivité des employés. Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé des modèles gratuits pour évaluer votre propre productivité ou celle de vos employés.

Avant d'explorer ces modèles, nous expliquerons d'abord les principales caractéristiques de la productivité et la différence entre la productivité du travail manuel et celle du travail intellectuel.

En outre, nous passerons en revue trois façons de mesurer la productivité.

Enfin, nous vous présenterons des modèles gratuits que vous pourrez utiliser pour mesurer la productivité de vos employés. Vous pouvez également partager ces rapports avec vos collègues ou les télécharger sur votre ordinateur.

Qu'est-ce que la productivité des employés et quels sont les éléments qui la caractérisent ?

La productivité des employés est une mesure qui indique le rendement d'un employé sur le lieu de travail.

Par exemple, dans une usine de jouets, la productivité d'un employé sera représentée par le nombre de jouets qu'il peut fabriquer dans un laps de temps donné.

Pour définir la productivité d'un employé, nous devons tenir compte de plusieurs caractéristiques importantes qui l'influencent :

• Heures et effort
• Résultats nets

Heures et effort

Nous avons tous nos horaires de travail.

Les salariés travaillent généralement 8 heures par jour. Mais sur ces huit heures, combien d'heures consacrent-ils à des tâches essentielles ?

Lorsqu'ils évaluent la productivité de leurs employés, les responsables doivent se demander si ces derniers consacrent leur temps de travail à des tâches importantes.

Ces tâches sont importantes parce qu'elles créent de la valeur et aident les employés à améliorer leurs compétences. C'est ce que Cal Newport appelle le "deep work" (travail en profondeur).

Par exemple, le codage et la conception d'un nouveau logo sont des exemples de travail en profondeur.

D'un autre côté, il y a aussi le travail superficiel, c'est-à-dire les tâches qui n'apportent pas beaucoup de valeur et que les travailleurs peuvent accomplir même s'ils sont distraits, comme répondre à des emails ou assister à des réunions.

Ainsi, ce n'est pas seulement le nombre d'heures que nous passons au travail qui compte, mais le nombre d'heures que nous consacrons au travail en profondeur. C'est un point que les responsables devraient garder à l'esprit lorsqu'ils évaluent leurs employés.

Résultats nets

Une autre caractéristique essentielle de la productivité est le résultat final.

Les dirigeants doivent mesurer la productivité des employés en examinant les résultats de leur travail.

Par exemple, en fonction du type de travail, les résultats finaux peuvent être les suivants :

• Le nombre de ventes réalisées
• Le nombre de blogs rédigés
• Le nombre de logos conçus

Nous avons parlé d'une usine de jouets, qui est un exemple de productivité dans le travail manuel. Cependant, lorsqu'il s'agit de travailleurs de la connaissance, la productivité des employés comprend des qualités différentes.

Productivité des employés dans le travail manuel par rapport au travail intellectuel

Avant d'expliquer la différence entre la productivité du travail manuel et celle du travail intellectuel, définissons d'abord ce que sont le travail manuel et le travail intellectuel.

Le travail manuel implique tout type de production de masse, il est donc principalement effectué dans les usines, les établissements et les chaînes de montage. Les salariés disposent de tous les outils et de toutes les compétences nécessaires pour effectuer un travail manuel.

Qu'en est-il de leur description de poste ?

Par exemple, les ouvriers d'usine s'occupent généralement d'activités telles que l'emballage des produits, le fonctionnement des machines et l'inspection des produits finis.

Ce type de travail est axé sur la quantité et le respect des exigences minimales de qualité.

En revanche, dans le travail intellectuel, la qualité et la quantité sont considérées comme tout aussi importantes l'une que l'autre.

Les travailleurs de la connaissance disposent de tous les outils nécessaires pour effectuer leur travail, et ces travailleurs doivent s'efforcer d'améliorer leurs compétences afin d'être plus performants dans leur travail.

Les travailleurs de la connaissance sont employés dans des secteurs tels que l'éducation, la science, la santé, le droit, les technologies de l'information, etc.

Leur description de poste comprend généralement un ensemble de tâches variées, en particulier dans le secteur des technologies de l'information, où les travailleurs de la connaissance s'occupent de diverses missions, en fonction de leur poste exact dans ce domaine de travail.

Par exemple, les testeurs AQ effectuent des tâches telles que l'examen des spécifications du système, l'analyse des codes du produit et le signalement des bogues aux équipes de développement.

Mesurer la productivité des employés dans le travail manuel

Pour mesurer la productivité d'un employé dans le cadre d'un travail manuel, vous pouvez utiliser une formule simple : vous divisez les unités de production par les unités de contribution.

La production représente le nombre d'articles créés ou de services fournis, tandis que la contribution fait référence au nombre d'unités (heures de travail, main-d'œuvre ou argent).

Par exemple, une boulangère fabrique 40 croissants (production) en 2 heures (contribution). En utilisant cette formule, nous pouvons calculer qu'elle fabrique 20 croissants par heure.

Mesurer la productivité des employés dans le travail intellectuel

Il n'est pas possible d'appliquer la formule ci-dessus au travail de connaissance, car ce type de travail implique généralement un large éventail de tâches. Il n'est donc pas facile de mesurer la productivité à l'aide de la production et de l'apport.

Par exemple, un rédacteur de contenu termine 2 articles de blog (production) en 3 jours (contribution).

Dans ce cas, la quantité serait de 2 articles.

Mais comme il s'agit d'un travail intellectuel, il faut aussi penser à la qualité.

Il est essentiel de souligner qu'un contenu de qualité signifie que les articles de blog doivent être informatifs et utiles pour les lecteurs, tout en étant faciles à lire et à comprendre.

En outre, les articles de blog ne doivent pas comporter de fautes de grammaire ou d'orthographe.

Enfin, les facteurs externes, tels que le classement Google, le nombre d'impressions et de clics, sont tout aussi importants, s'ils sont élevés, ils confirment la qualité du contenu.

Ainsi, lorsque nous évaluons la productivité des travailleurs intellectuels, nous devons tenir compte à la fois de la quantité et de la qualité.

Comment définir les tâches dans le cadre du travail manuel et du travail intellectuel ?

Lorsqu'il s'agit d'un travail manuel, la définition des tâches pose moins de problèmes et de complications.

Par exemple, pour les boulangers, les tâches principales consistent à cuire du pain et des pâtisseries.

En revanche, la description des tâches peut s'avérer quelque peu difficile dans le cadre du travail intellectuel.

En effet, les travailleurs de la connaissance s'occupent de diverses missions au cours de la journée, et certaines tâches apportent plus de valeur à leur travail que d'autres.

Par exemple, pour les rédacteurs de contenu, les tâches qui apportent le plus de valeur sont des tâches telles que la rédaction ou l'édition d'un article de blog. En revanche, les tâches à faible valeur ajoutée sont la participation à des réunions et la réponse à des emails.

Comme vous pouvez l'imaginer, il est essentiel de tenir compte de toutes les caractéristiques spécifiques du travail intellectuel lors de l'évaluation de la productivité des travailleurs de la connaissance.

Quelles sont les trois façons de mesurer la productivité ?

Ayant exploré quelques méthodes de base pour évaluer la productivité dans le cadre du travail manuel et du travail intellectuel, nous allons maintenant examiner des méthodes plus détaillées de mesure de la productivité, notamment :

• Les mesures d'efficience et d'efficacité
• Les mesures subjectives et objectives
• L’analyse comparative de la productivité des employés

Mesures d'efficience et d'efficacité

L’efficience signifie que vous accomplissez vos tâches de manière rapide et organisée.

L'efficacité consiste à obtenir les résultats souhaités.

Ces deux caractéristiques sont importantes pour votre productivité globale. Et ces deux caractéristiques sont importantes lorsqu'il s'agit d'évaluer la productivité.

Lorsque les responsables évaluent l'efficacité et l'efficience de leurs employés, ils tiennent compte à la fois de la qualité (efficacité) et de la quantité (efficience) du travail.

Prenons l'exemple d'un centre d'appel.

Pour mesurer l'efficacité et l'efficience des agents d'un centre d'appel, les responsables doivent évaluer le nombre d'appels qu'un agent passe avec les clients.

Cependant, il ne s'agit pas seulement de la quantité (nombre d'appels), mais aussi de la qualité de ces appels. Un autre indicateur devrait donc être la satisfaction des clients. Il peut être configuré de manière à ce que les appels évalués à 7/10 ou plus soient considérés comme des appels efficaces.

Mesures subjectives et objectives

Ce type de mesure dépend du type de travail.

Lorsqu'il s'agit d'un travail manuel, la production est toujours tangible. Vous pouvez facilement calculer la production d'une usine de jouets et mesurer la productivité de chaque travailleur en ayant les résultats à l'esprit.

Ce type de mesure est appelé mesure objective de la productivité.

Il existe également une mesure subjective de la productivité, qui permet d'évaluer la productivité des travailleurs de la connaissance.

Dans ce cas, la mesure de la productivité des employés dépendra du secteur d'activité, du type de tâches sur lesquelles les travailleurs travaillent et d'autres facteurs.

Enfin, il y a aussi la mesure auto déclarative, une méthode qui consiste à ce que les employés s'évaluent eux-mêmes.

Analyse comparative de la productivité des employés

Ce type de mesure de la productivité consiste à fixer un point de référence, puis à comparer la productivité des employés par rapport à ce point, afin d'aider les responsables à comprendre si leurs employés sont prospères ou s'ils prennent du retard.

Les analyses comparatives de la productivité des employés sont très utiles, en particulier dans le domaine du travail intellectuel.

Par exemple, pour une équipe de rédacteurs de contenu, un point de référence peut être la rédaction d'un article de blog détaillé une fois par semaine, en suivant des règles de rédaction de contenu prédéterminées.

Qu'est-ce qu'un rapport sur la productivité des employés ?

Un rapport sur la productivité des employés est un document qui permet de suivre la productivité d'une personne ou d'une équipe.

Vous pouvez créer un rapport sur la productivité des employés manuellement, à l'aide de feuilles de calcul ou de logiciels.

Ces rapports sont très utiles pour les employés, car ils leur permettent d'en savoir plus sur leurs habitudes de productivité au cours de la journée, de la semaine ou du mois.

En outre, ces rapports sont également très utiles pour les responsables.

Les chefs d'équipe peuvent savoir à quel point leurs employés sont productifs, mais aussi s'ils sont surchargés de travail ou si certains d'entre eux peuvent effectuer des tâches supplémentaires.

Voici comment les employés peuvent bénéficier de l'utilisation de ce type de rapport :

• Les employés peuvent analyser leur propre productivité sur une période donnée.
• Les employés peuvent identifier leur degré d'efficacité et d'efficience dans l'exécution de certaines tâches.

En outre, voici quelques avantages clés de l'utilisation d'un rapport de productivité des employés pour les responsables :

• Les responsables peuvent utiliser ces rapports comme point de référence pour décider des promotions, des évaluations de performance et des primes.
• Les responsables peuvent comparer les performances de chaque employé en examinant leurs rapports antérieurs et actuels. Ainsi, les chefs d'équipe peuvent savoir si les employés améliorent leur travail au fil du temps.

Modèles de rapports sur la productivité des employés

Pour vous aider à mesurer plus efficacement la productivité de vos employés, nous avons créé 6 modèles gratuits de rapports :

1. Modèle de rapport sur la productivité personnelle
2. Modèle de rapport sur l'équilibre de la charge de travail
3. Modèle de rapport sur l'utilisation des applications
4. Modèle de rapport sur l'immobilier
5. Modèle de rapport sur la productivité dans le secteur de la construction
6. Modèle de rapport sur la productivité des ventes

Si vous souhaitez partager ces modèles avec vos collègues, vous pouvez utiliser les versions Google Sheets et Google Docs

En revanche, si vous souhaitez télécharger ces modèles sur votre ordinateur, vous pouvez utiliser les versions Word et Excel.

Modèle de rapport sur la productivité personnelle

Télécharger le modèle de rapport sur la productivité personnelle (Google Sheets)

Notre modèle de rapport sur la productivité personnelle vous permet de garder une trace de vos tâches tout au long de la journée.

Ce modèle vous aide à connaître votre productivité personnelle car il vous permet d'ajouter les noms de toutes les tâches, ainsi que les types de tâches.

En outre, vous pouvez ajouter les heures d'arrivée et de départ, de sorte que vous sachiez exactement quand vous avez commencé à travailler sur une tâche particulière et quand vous l'avez terminée.

Le modèle calculera alors automatiquement le temps total pour chaque tâche, ainsi que le temps total pour la journée.

Pour vous aider à avoir un meilleur aperçu de vos tâches, nous avons divisé les tâches en quatre sections, que vous pouvez voir dans la deuxième colonne :

1. Travail en profondeur
2. Temps de collaboration
3. Tâches récurrentes
4. Pause

Bien que les pauses ne constituent pas un type de tâche, elles peuvent être un bon indicateur de la perte de temps ou un signe précurseur de burnout.

Pour utiliser correctement ce modèle, vous devez d'abord inscrire le nom de votre tâche.

Ensuite, choisissez une catégorie adaptée à cette tâche.

Enfin, ajoutez les heures d'arrivée et de départ.

Ce modèle de rapport de productivité personnelle effectuera ensuite tous les calculs et vous indiquera le temps total.

Il convient à toute personne souhaitant en savoir plus sur la répartition des tâches au cours de la journée.

Et si vous aimez avoir un aperçu visuel de votre journée, nous vous avons fourni un diagramme circulaire sur le côté droit.

Le graphique décompose la journée en fonction des types de tâches que vous avez ajoutées.

Modèle de rapport sur l'équilibre de la charge de travail

Télécharger le rapport sur l'équilibre de la charge de travail (Google Sheets)

Le modèle de rapport sur l'équilibre de la charge de travail permet aux responsables d'avoir un meilleur aperçu des heures de travail suivies par leurs employés.

Ce modèle rendra les heures de travail plus transparentes et fournira aux responsables des détails sur leurs employés :

• Si les travailleurs suivent plus d'heures que nécessaire, c'est qu'ils ont probablement beaucoup à faire. Et, plus important encore, le fait d'être submergé par le travail augmente le risque d'épuisement professionnel.
• Si les travailleurs suivent moins d'heures que nécessaire, leur niveau d'engagement est plus faible. En outre, ils peuvent assumer davantage de tâches au cours de la journée.

Si votre entreprise a un horaire de travail différent et que vous mandatez un nombre différent d'heures de travail par jour, vous pouvez modifier cette règle en cliquant sur Format, puis sur Formatage conditionnel et en modifiant les règles de formatage conditionnel

En utilisant régulièrement notre modèle vous améliorerez l'égalité générale au sein de l'équipe, car vous vous efforcerez de fournir à vos employés une quantité de travail égale.

Modèle de rapport sur l'utilisation des applications

Télécharger le modèle de rapport sur l'utilisation des applications (Google Sheets)

Le modèle de rapport sur l'utilisation des applications vous aide à déterminer le temps que vous passez à utiliser divers outils tout au long de la journée.

En gardant à l'esprit les types d'applications les plus utilisés, nous les avons divisés en plusieurs catégories.

Comment utiliser ce modèle ?

Tout d'abord, sélectionnez votre équipe dans la liste fournie en haut de page. Nous avons inclus la liste des différentes équipes parmi lesquelles vous pouvez choisir.

Si le nom de votre équipe ne figure pas dans la liste, sélectionnez la cellule grise à côté du nom "Équipe", cliquez sur Données, Validation des données et ajoutez le nom de votre équipe dans la section Critères, où vous verrez la liste existante.

Ajoutez ensuite votre nom.

Ensuite, vous avez une liste de types d'applications, comme Communication. Il vous suffit de cliquer sur la petite flèche et de cocher une case pour chaque type d'application que vous utilisez.

Ajoutez ensuite le nom des applications.

Notre modèle reproduira automatiquement les noms des applications que vous avez notées et créera automatiquement un diagramme circulaire intitulé Applis les plus utilisées.

Ce modèle est très utile pour tous ceux qui passent d'une application à l'autre au cours de la journée. Si vous vous êtes déjà demandé quelles étaient les applications que vous utilisiez le plus, ce modèle vous aidera à le découvrir. Vous pourrez ainsi savoir si vos activités correspondent aux rôles de votre poste.

Modèle de rapport sur l'immobilier

Télécharger le modèle de rapport sur l'immobilier (Google Sheets)

Télécharger le modèle de rapport sur l'immobilier (Google Docs)

Le modèle de rapport sur l'immobilier aide les agents immobiliers à suivre leurs tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.

Pour bénéficier au mieux de ce modèle, vous devez l'utiliser tous les jours pour saisir vos tâches quotidiennes, telles que vos activités quotidiennes 10/4. Ces activités font partie du programme Ignite your business.

Selon ce programme, la règle des 10/4 signifie que les agents immobiliers doivent réaliser les activités suivantes :

1. Établir 10 nouvelles relations par jour et les ajouter à la base de données
2. Prendre contact avec 10 personnes de la base de données chaque jour
3. Envoyer des notes manuscrites à 10 personnes contactées
4. Visiter deux maisons par jour (10 par semaine) pour se familiariser avec le marché

Nous avons inclus cette règle dans notre modèle.

Ensuite, notre modèle contient également les étapes où les agents peuvent noter des réalisations telles que le nombre de contrats signés et le nombre de visites libres organisées.

Enfin, ce modèle comprend également les sections Maisons à vendre et Nouveaux contrats.

En utilisant régulièrement ce modèle, les agents pourront disposer de toutes les informations essentielles en un seul endroit : leurs activités quotidiennes et hebdomadaires et leurs étapes. Ils pourront également s'assurer qu'ils mettent à jour leur inventaire mensuel.

Ainsi, les agents immobiliers s'assureront de maximiser leurs niveaux de productivité à tout moment.

Modèle de rapport sur la productivité dans le secteur de la construction

Télécharger le modèle de rapport sur la productivité dans le secteur de la construction (Google Sheets)

Télécharger le modèle de rapport sur la productivité dans le secteur de la construction (Google Docs)

Ce modèle de rapport de productivité dans le secteur de la construction permet aux employés du secteur de la construction de tenir un registre de leurs heures de travail et des types de tâches qu'ils ont effectuées tout au long de la journée.

Vous pouvez indiquer dans ce modèle les noms du personnel du chantier et des sous-traitants.

En outre, les travailleurs de la construction peuvent noter toutes les activités qu'ils effectuent au cours de la journée.

Une option permet de suivre le temps consacré à chaque activité. Vous devez donc indiquer l'heure à laquelle vous avez commencé et l'heure à laquelle vous avez terminé une tâche.

Le modèle calculera alors automatiquement le temps total que vous avez passé à travailler sur chaque tâche.

En outre, les travailleurs de la construction peuvent ajouter des détails sur l'équipement et les matériaux nécessaires.

Enfin, une section est prévue pour les notes supplémentaires concernant vos travaux.

Outre le fait que vous pouvez utiliser ce modèle comme feuille de temps pour la construction, vous pouvez également vous assurer que tous les détails concernant les matériaux et l'équipement sont inclus.

Modèle de rapport sur la productivité des ventes

Télécharger le modèle de rapport sur la productivité des ventes (Google Sheets)

Télécharger le modèle de rapport sur la productivité des ventes (Google Docs)

Notre modèle de rapport sur la productivité des ventes couvre deux types de stratégies de vente :

• Les inbound sales
• Les outbound sales

Dans les inbound sales, le processus de vente commence par un client qui prend contact avec l'entreprise. L'entreprise poursuit ensuite la relation avec le client.

Dans les outbound sales, le processus de vente commence par la prise de contact de l'entreprise avec des clients potentiels.

Pour utiliser correctement ce modèle, vous pouvez choisir entre deux onglets Inbound ou Outbound, en fonction de votre stratégie de vente.

Le modèle d’inbound sales couvre des catégories comme :

• Leads : le nombre total de clients qui ont pris contact avec l'entreprise.
• Réunions organisées (également appelées démonstrations) : réunions ou démonstrations au cours desquelles les représentants des ventes aident les clients à choisir les bons produits, caractéristiques ou services.
• Comptes payés : nombre total de clients qui ont payé pour les produits ou services de l'entreprise.
• Conversion : mesure qui indique le pourcentage de clients qui sont passés de l'offre gratuite à l'offre payante, par rapport au nombre total de prospects.

Le modèle d'outbound sales comprend des catégories similaires.

Toutefois, dans le cas d’outbound sales, les représentants commerciaux doivent trouver des personnes qualifiées pour devenir des clients potentiels, ce qu'ils peuvent faire par le biais d'appels à froid, de marketing par courriel et d'autres stratégies.

Nous avons également ajouté une autre colonne pour les outbound sales : réponses des clients, qui indique le nombre total de personnes (prospects potentiels) qui ont répondu.

Puisque toutes les mesures de productivité les plus importantes sont incluses dans notre modèle, ce rapport permettra aux représentants commerciaux, ainsi qu'à leurs responsables, d'avoir une meilleure compréhension de leur productivité.

Mesurez la productivité de vos employés avec Clockify

Outre les modèles de rapports sur la productivité des employés présentés dans ce guide, vous pouvez également utiliser Clockify pour suivre automatiquement votre temps de travail. Avec un outil de suivi du temps automatisé tel que Clockify, vous pourrez enregistrer le temps que vous passez sur les applications, les sites web et les documents, afin de mieux évaluer vos niveaux de productivité.

Voici comment vous pouvez commencer à mesurer votre productivité avec Clockify :

1. Créez un compte Clockify.
2. Téléchargez l'application de bureau pour Windows, Mac ou Linux en fonction de votre système d'exploitation.
3. Activez le suivi automatisé en vous connectant et en cliquant sur l'icône "A".
4. Une fois que vous aurez commencé à enregistrer, Clockify suivra automatiquement tous les programmes et sites web que vous visitez et utilisez au cours de la journée.

Une option intéressante offerte par cette fonctionnalité est la chronologie de la productivité.

Clockify suit toutes les applications que vous utilisez tout au long de la journée.

Ensuite, à la fin de la journée, vous pouvez passer en revue vos activités et voir où vous passez le plus de temps.

Gardez à l'esprit que ces activités se trouvent sur votre ordinateur, mais que vous devez les ajouter en tant que saisies de temps, afin qu'elles puissent être incluses dans votre compte Clockify.

Ainsi, pour convertir ces activités en saisies de temps Clockify, vous devez cliquer sur un bouton plus à droite.

Une fenêtre s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez entrer plus de détails sur l'activité, tels que le nom du projet, le statut de facturation et les balises.

En outre, une fois toutes les données réunies en un seul endroit, vous pouvez créer des rapports. Si vous le souhaitez, vous pouvez également exporter ces rapports au format : PDF, CSV, Excel.

Enfin, vous pouvez même envoyer les rapports Clockify à vos clients.