Extras

Folga

Gerencie feriados, férias e outros tipos de licença e acompanhe os acúmulos e saldos.

A folga é uma ferramenta extra, que você pode habilitar atualizando seu espaço de trabalho para o plano Standard, Pro ou Enterprise.

A interface do usuário exibida neste vídeo pode não corresponder à versão mais recente do aplicativo.

Criar e gerenciar políticas #

Antes que um funcionário solicite uma folga, você deve ativar a folga nas configurações do espaço de trabalho e definir uma política de folga.

Você pode acessar todas as suas políticas de folga assim como criar novas na página Folga, clicando no ícone de configurações.

Você pode ter várias políticas, uma para cada tipo de funcionário.

Cada política de folga tem vários campos:

  • Atribuído – somente os integrantes da equipe que você adicionar à política poderão tirar folga
  • Unidade de tempo – você pode rastrear as folgas e o saldo em dias (como férias) ou horas (como horas acumuladas, ou seja, descanso compensatório)
  • Requer aprovação – os integrantes da sua equipe podem enviar solicitações de folga, que gerentes ou integrantes específicos podem aprovar (os administradores podem aprovar folgas para todos). Se deixar desmarcada, todas as solicitações serão aprovadas automaticamente quando forem enviadas.
  • Acumulação automática – todos os integrantes ativos receberão o número de dias ou horas selecionado em seu saldo no início de cada mês ou ano.
  • Permitir Saldo Negativo – se marcado, os integrantes da equipe podem solicitar folga mesmo que não tenham dias/horas suficientes disponíveis (você pode usar esta opção para licença médica). Você também pode limitar o número de saldos negativos.
  • Permitir meio período – se a política de folga for calculada em dias, você pode permitir que as pessoas peçam licença de meio período.
  • Permitir meio dia em vários dias – se a política de folga for calculada em dias com Permitir meio período ativado, você pode permitir que as pessoas tirem meio dia de folga em vários dias.
  • Permitir horas de folga em vários dias – se sua política de folga for calculada em horas, você poderá permitir que as pessoas tirem várias horas de folga em vários dias.

Você pode arquivar as políticas que não são mais usadas (ex.: Férias 2021) clicando nos três pontos ao lado da política, bem como editar ou arquivar da mesma forma.

Quando você arquiva uma política, todos os saldos e solicitações permanecem, mas os integrantes da equipe não podem escolher a política arquivada ao solicitar uma folga. A exclusão de uma política exclui todas as solicitações e saldos dessa política.

Gerenciar dias não úteis #

Você pode definir e gerenciar feriados e políticas na página Folga ao clicar no ícone de configurações e definir dias úteis nas Configurações do espaço de trabalho ( por padrão, sábado e domingo são contados como não úteis).

Gerenciar feriados #

Você pode gerenciar feriados criando vários feriados, atribuindo pessoas diferentes a feriados diferentes (por exemplo, se algumas pessoas não tiverem folga para um feriado específico), especificando se deseja que o feriado ocorra anualmente e definindo uma cor de feriado. Escolha uma ou crie uma cor de feriado personalizada.

Quando as pessoas pedem folga, feriados e finais de semana não contam. Por exemplo, se alguém solicitar uma folga de 1 a 7 de janeiro e 1º de janeiro é um feriado, 2 de janeiro for um sábado e 3 de janeiro for um domingo, a solicitação total será de 4 dias.

Para editar ou excluir feriados, clique nos três pontos ao lado na tela Feriados.

Você pode editar o nome do feriado, as pessoas atribuídas a ele, o período de tempo, sua ocorrência anual e a cor.

Excluir ou alterar os dias úteis não afeta as solicitações de folga existentes.

Gerenciar políticas #

As políticas de feriados podem ser gerenciadas da mesma forma que os feriados. Você pode criar várias políticas, atribuir diferentes pessoas a diferentes políticas (por exemplo, se determinada política não se aplica a determinadas pessoas), verificar se a política requer aprovação e precisa ser aprovada pelo administrador ou gerente ou algum outro membro específico.

Ao definir a política, você precisa inserir o nome da política e escolher os membros ou grupos de membros aos quais a política será aplicada.
Opcionalmente, você pode definir a unidade de tempo (dias ou horas), se esta política requer aprovação de administradores, gerentes ou membros específicos, se pode ser acumulada após um determinado período de tempo, se é permitido saldo negativo ou meio dia de folga e especificar um cor política. Escolha um ou crie uma cor de apólice personalizada.

Para editar ou excluir políticas, clique nos três pontos ao lado na tela Políticas.

As cores de feriados e políticas definidas anteriormente são visíveis nas páginas Planilha de horas, Calendário, Folga e Programação.

Solicitar folga #

  1. Vá para a página Folga
  2. Clique em Solicitar folga
  3. Selecione a política de folga (você pode ver todas as políticas e quantos dias/horas você tem disponível no menu suspenso)
  4. Especifique o período (feriados e finais de semana não contam)
  5. Adicione uma observação opcional ao aprovador
  6. Clique em Enviar

Se você não tiver saldo suficiente (e a política não permite saldo negativo), não poderá selecionar essa opção.

Se você cometeu um erro, pode retirar seu pedido clicando nos três pontos ao lado de sua inscrição (quando a inscrição aprovada for cancelada, seu gerente e administrador receberá um e-mail).

Se você for um administrador ou gerente de equipe, poderá criar solicitações de folga para outros usuários selecionando um usuário diferente na lista suspensa de usuários ao solicitar folga.

Notificações por e-mail #

  • Quando alguém solicitar uma folga, o responsável pela aprovação do pedido receberá um e-mail (conforme definido pela política).
  • Os administradores receberão um e-mail somente se forem a única pessoa que pode aprovar solicitações de folga.
  • Se os gerentes puderem aprovar solicitações, os administradores poderão receber notificações por e-mail atribuindo a si mesmos a função de gerente de equipe aos usuários que gerenciam.
  • Quando a folga for aprovada (ou rejeitada), a pessoa que solicitou a folga e seu gerente de equipe receberão um e-mail.

Aprovar folga #

Quando o integrante solicitar a folga, o responsável por aquela política receberá um e-mail (seja o gerente da equipe ou uma pessoa específica para toda a política).

Você pode aprovar solicitações na página Folga na guia Solicitações, que lista todas as solicitações que você pode aprovar.

Você pode filtrar todas as solicitações por status (pendente, aprovado, rejeitado) e por pessoa específica da equipe.

Você pode recusar uma solicitação e escrever uma observação, e a pessoa que enviou a solicitação receberá um e-mail. Você também pode rejeitar solicitações já aprovadas se houver um erro.

Você pode clicar no ícone de anotações para visualizar as observações de envio ou rejeição e passar o mouse sobre o rótulo de status para ver quem aprovou a solicitação e quando.

Se um integrante não tiver dias/horas suficientes e a política não permitir saldo negativo, o total da solicitação ficará vermelho e a solicitação não poderá ser aprovada.

Visualizar folga #

Você pode ver todos os integrantes da equipe que agendaram folgas na guia Plano, para planejar e sincronizar melhor.

Você pode ver as folgas dos próximos 30 dias ou escolher um período personalizado.

Somente as pessoas que tiverem folga nesse período aparecerão no cronograma como blocos:

  • Verde (padrão) – solicitação de folga aprovada
  • Laranja (padrão) – solicitação pendente aguardando aprovação
  • Cinza (padrão) – feriado

Embora essas sejam as cores padrão para política e feriado, você pode alterá-las ao criar uma nova política ou feriado ou ao editar os existentes. Dessa forma, ao invés do verde padrão, você pode ter uma cor definida na apólice como uma cor de solicitação de folga aprovada, um tom mais claro da cor da apólice para solicitação pendente e uma cor definida em feriado como a cor que indica feriado.

Quem pode ver o quê:

  • Os administradores podem ver as folgas de todos
  • Os gerentes de equipe podem ver as folgas dos integrantes de sua equipe
  • Os integrantes regulares podem ver as suas folgas, além do plano de folga para sua equipe (ex.: os integrantes do gerente de equipe). Se você habilitar o Regular users can see time off outside their teams nas configurações do espaço de trabalho, eles poderão ver o tempo livre de todos.

Gerenciar banco de horas #

A guia Saldo mostra quanto tempo de folga cada integrante recebe de cada política, quanto eles usaram e o registro detalhado das alterações em seu histórico.

Você pode visualizar o saldo por política (ex.: saldo de férias para cada integrante da equipe) ou por pessoa (ex.: saldo para cada política de um usuário específico).

Os integrante comuns podem ver o histórico de saldo apenas para suas próprias políticas, os administradores podem ver o de todos e os gerentes de equipe podem ver os integrante de sua equipe:

  • Acumulado – quantos dias ou horas uma pessoa recebeu
  • Usado – quantos dias ou horas uma pessoa gastou solicitando folga
  • Disponível – quantos dias ou horas uma pessoa ainda pode usar ao solicitar uma folga (acumulado menos usado)

Antes que as pessoas possam tirar uma folga, primeiro você precisa dar-lhes dias (ou horas), que podem usar ao solicitar uma folga:

  • Se uma pessoa não tiver tempo acumulado, você pode definir o saldo inicial clicando em Adicionar
  • Você pode adicionar ou remover dias/horas acumulados clicando nos três pontos (e deixe um comentário por que a pessoa recebeu ou perdeu folga)
  • Você pode adicionar ou remover dias/horas em massa ao visualizar o saldo agrupado por política e em seguida, verificar para quais usuários deseja adicionar/remover folgas

Quando o administrador adiciona ou remove folgas manualmente, as colunas acumuladas são atualizadas.

Quando o saldo de uma pessoa é atualizado manualmente (via adicionar ou remover), ela e o gerente da equipe recebem um e-mail.

Histórico de saldo #

Se você precisa saber por que uma determinada pessoa tem um número X de dias, pode clicar nos três pontos e clicar em Histórico.

  • Os usuários regulares podem ver apenas seu próprio saldo, bem como o histórico de saldos.
  • Os administradores podem ver o saldo de cada pessoa, bem como adicionar ou remover dias/horas acumulados.
  • Os gerentes de equipe podem ver o saldo e o histórico de saldo de todos os integrantes, mas não podem editá-lo.

O histórico de saldo lista todas as solicitações de folga feitas por uma pessoa, seu status e alterações em sua acumulação: você pode ver o que foi alterado, quando e quem o fez:

  • Solicitações pendentes e aprovadas removem tempo do saldo
  • Solicitações rejeitadas e retiradas adiciona de volta o horário original ao saldo
  • A ação manual do administrador pode adicionar ou remover do saldo acumulado (por exemplo, um integrante recebe dias de folga quando um novo período começa ou trabalha horas extras e recebe tempo em substituição)

Exportar dados de folga #

Essa ferramenta permite que administradores e gerentes de equipe exportem facilmente dados de folga para suas equipes nos formatos CSV e Excel e acompanhe suas solicitações e saldos de folga. Ele está disponível na página Folga na guia Solicitações e Saldo e pode ser acessado por usuários Standard, Pro e Enterprise.

Para exportar dados de folga da guia Solicitações:

  1. Vá para a página Folga na barra lateral esquerda
  2. Na aba Solicitações, aplique filtros para selecionar as solicitações que deseja exportar
  3. Clique no ícone de Exportar no canto superior direito
  4. Escolha salvar solicitações como arquivo CSV ou Excel

As solicitações de folga serão exportadas de acordo com os filtros que você definiu anteriormente. Isso inclui o status das solicitações (pendente, aprovado ou rejeitado), usuários e período de tempo.

Para exportar dados de folga da guia Saldo:

  1. Acesse a Folga na barra lateral esquerda
  2. Na aba Saldo , filtre os saldos de folga dos usuários que você gostaria de exportar
  3. Clique em Exportar no canto superior direito
  4. Escolha salvar o saldo como arquivo CSV ou Excel

O saldo de folgas será exportado de acordo com os filtros que você definiu anteriormente. Isso inclui política de folga e usuários.


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