Créer et gérer la politique de congés

Gérez les congés, les vacances et les autres types de congés, et suivez l'accumulation et les soldes.

Enable time off #

1. Ouvrez le menu à trois points en haut à gauche
2. Sélectionnez Paramètres de l’espace de travail
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Congés
4. Activer les congés
5. Choisissez si Les utilisateurs standard peuvent voir les congés en dehors de leur équipe (facultatif)

Vous pouvez avoir plusieurs politiques, une pour chaque type d'employé.

Chaque politique comporte plusieurs champs qui ne concernent que cette politique :

Paramètre de la politique	Définition
Bénéficiaire	Les personnes qui peuvent demander un congé en vertu de cette politique.
Unité de temps	Vous pouvez suivre les congés en jours ou en heures.
Requiert une approbation	Les demandes de congé peuvent être soumises par les membres de l’équipe. Si cette option n’est pas activée, toutes les demandes sont automatiquement approuvées dès leur soumission.
Expiration du solde	N’expire jamais (par défaut) : Le solde de cette politique n’aura pas de date de début ni de fin et n’expirera pas. Avec dates d’expiration : L'accumulation et chaque solde de cette politique doivent avoir une date de début et une date de fin définies.
Accumulation automatique	Lorsque cette option est activée, tous les membres actifs de la politique recevront automatiquement un nombre défini de jours ou d’heures sur leur solde, avec une date de début et une date d’expiration définies. Clockify envoie une notification lorsqu’une période d’accumulation est modifiée ou expire.
Date de début/fin	Période définie pendant laquelle le solde défini peut être utilisé.
Autoriser le solde négatif	Si cette option est activée, les membres de l’équipe peuvent demander des congés même s’ils n’ont pas un solde de jours/d’heures suffisant (utile pour les arrêts maladie). Vous avez également la possibilité de limiter le nombre de soldes négatifs autorisés.
Limiter le nombre de jours par période	Définissez une limite au nombre de jours qu’un utilisateur peut demander par période définie.
Réinitialiser le solde négatif	Si cette option est activée, Clockify réinitialisera le solde négatif à la fin de l’année afin d’effacer automatiquement tous les congés négatifs et de ramener le solde à 0 à la fin de chaque année.
Autoriser les demi-journées	Si la politique de congés est calculée en jours, vous pouvez permettre aux employés de demander un congé d’une demi-journée, en choisissant la première ou la deuxième moitié de la journée, même sur plusieurs jours.
Heures	Si la politique de congés est calculée en heures, vous pouvez permettre aux employés de demander plusieurs heures de congé réparties sur plusieurs jours.
Créer automatiquement des saisies de temps	Créez automatiquement des saisies de congés et de jours fériés et suivez les demandes de congés et les jours fériés approuvés pour le projet de votre choix.

Créer une politique de congés #

Pour créer une nouvelle politique de congés :

1. Accédez à Congés > Politiques
2. Cliquez sur Créer une politique
3. Saisissez un nom pour la politique
4. Sélectionnez les membres de l’équipe auxquels la politique s’applique
5. Sélectionnez l’unité de temps (jours, heures) et autorisez les demi-journées (facultatif)
6. Cochez Nécessite une approbation si vous souhaitez approuver les demandes de congés
7. Sélectionnez qui peut approuver les demandes de congés (si cette option est activée)
8. Indiquez si le solde de congés expire ou non
9. Définissez une date d’expiration et des règles d’accumulation automatique pour l’expiration du solde (facultatif)
10. Activez le solde négatif et la création automatique de saisies de temps dans les options avancées
11. Cliquez sur Créer
12. Ajoutez le solde initial et la date d’expiration du solde (si cette option est activée) pour chaque membre dans la fenêtre contextuelle
13. Cliquez sur Ajouter

La nouvelle politique devrait désormais apparaître dans l’onglet Politiques. Vous pouvez cliquer sur les trois points à côté de la politique pour la modifier ou l’archiver.

Créer une politique de jours fériés #

Pour créer une nouvelle règle relative aux jours fériés :

1. Accédez à Congés
2. Cliquez sur l’onglet Jours fériés
3. Cliquez sur Créer un jour férié
4. Saisissez un nom pour le jour férié
5. Sélectionnez les membres de l’équipe autorisés à demander ce jour férié
6. Définissez la ou les dates du jour férié
7. Cochez la case A lieu chaque année (facultatif) si le jour férié a lieu chaque année
8. Activez la création automatique des saisies de temps (facultatif)
9. Cliquez sur Créer

Gérer le solde des congés #

Clockify vous permet également de gérer quand et comment les soldes de congés peuvent être utilisés par les membres de votre équipe.

Définir la date d’expiration de la politique

Vous pouvez définir si le solde d’une politique de congés spécifique expire ou n’expire jamais. Ce paramètre s’applique à tous les utilisateurs concernés par cette politique.

1. Accédez à la page Congés et ouvrez Gérer les politiques dans Paramètres
2. Cliquez sur Modifier à côté de la politique que vous souhaitez modifier
3. Accédez à la section Expiration du solde et choisissez l’une des deux options suivantes :
   • N’expire jamais (par défaut)
     Le solde n’a pas de date d’expiration
   • Avec dates d’expiration
     Tous les cumuls et soldes futurs pour cette politique doivent avoir une date de début et une date de fin définies

Important à noter:

• Si vous passez à la politique N’expire jamais, toutes les dates de début et de fin existantes sur les soldes des utilisateurs seront supprimées.
• Si vous passez à la politique Avec dates d’expiration, tous les soldes existants auront une date de début fixée à aujourd’hui et tous les soldes futurs devront avoir une date de début et une date de fin.

Gérer le solde des utilisateurs #

Les propriétaires et les administrateurs ont la possibilité de définir une période de validité (avec date de début et de fin) pour le solde de congés d’un utilisateur. Ceci garantit que les demandes de congés sont effectuées durant cette période spécifique. À la fin de cette période, le solde expire et est automatiquement réinitialisé (supprimé).

Pour ajouter ou modifier le solde d’un utilisateur :

1. Accédez à la page Congés et ouvrez l’onglet Solde
2. Sélectionnez la politique en haut de la page
   Si vous souhaitez que la page affiche des informations basées sur les utilisateurs, sélectionnez Utilisateur dans le menu déroulant
   
3. Cliquez sur Gérer le solde dans le menu à trois points à côté du nom de l’utilisateur
4. Dans la fenêtre contextuelle Gérer le solde :
   – Entrez le nombre de jours ajoutés au solde
   – Définissez la période de validité du solde
   – Vous pouvez éventuellement ajouter des notes
   
5. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer les modifications

Lorsqu’un utilisateur demande un congé, Clockify déduit toujours les jours du solde qui expire le plus tôt.

Ajouter des soldes en bloc #

Vous pouvez ajouter des soldes à plusieurs utilisateurs sur une seule politique à la fois.

Pour ce faire :

1. Accédez à la page Congés et ouvrez l’onglet Solde
2. Cochez la case à côté de chaque membre de l’équipe que vous souhaitez modifier ou cliquez sur Membre de l’équipe
3. Tous les membres répertoriés seront sélectionnés
4. Cliquez sur Ajouter au solde
   
5. Entrez le nombre de jours et la période, puis cliquez sur Ajouter pour terminer le processus

Historique des soldes et notifications #

Vous pouvez consulter l’historique des soldes d’un utilisateur pour une politique spécifique en sélectionnant Historique dans le menu à trois points situé à côté de son nom.

Lorsque le solde d’un utilisateur est mis à jour (manuellement ou automatiquement), celui-ci reçoit un email contenant les détails de la nouvelle période de validité.

Archiver les politiques #

Vous pouvez archiver les politiques qui ne sont plus utilisées (p. ex. Vacances 2021).

1. Cliquez sur les trois points à côté de la politique
2. Choisissez Archiver dans la liste déroulante

Vous pouvez restaurer ou supprimer les politiques de la même manière.