Créer et gérer la politique de congés

Gérez les congés, les vacances et les autres types de congés, et suivez l'accumulation et les soldes.

Les congés sont une fonctionnalité payante, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Enterprise.

Créer et gérer des politiques #

Avant de soumettre une demande de congé, assurez-vous d’activer la fonctionnalité de congé dans les paramètres de l’espace de travail et de définir une politique de congé.

1. Ouvrez le menu à trois points en haut à gauche
   
2. Choisissez Paramètres de l’espace de travail
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Congés
4. Activez les congés
   Choisissez si Les utilisateurs standard peuvent voir les congés en dehors de leur équipe

Pour accéder à toutes vos politiques et en créer de nouvelles :

1. Ouvrez la page des Congés dans la barre latérale
2.  Cliquez sur l'icône Paramètres
3. Choisissez si vous souhaitez gérer ou créer des politiques de vacances ou de congés

Vous pouvez avoir plusieurs politiques, une pour chaque type d'employé.

Chaque politique comporte plusieurs champs qui ne concernent que cette politique :

• Bénéficiaire – Seuls les membres de l’équipe que vous ajoutez à la politique pourront demander un congé.
• Unité de temps – Vous pouvez suivre les congés et le solde en jours (comme les vacances) ou en heures (comme les heures accumulées, c’est-à-dire les congés compensatoires).
• Requiert une approbation – Les demandes de congé peuvent être soumises par les membres de l’équipe. Elles sont ensuite soumises à l’approbation des managers ou de certains membres désignés (les administrateurs ont la possibilité d’approuver les congés pour l’ensemble du personnel). Si cette option n’est pas activée, toutes les demandes sont automatiquement approuvées dès leur soumission.
• Balance expiry:
  • Never expires (default) – Balance for this policy won’t have a start or end date and won’t expire.
  • Has expiry dates – Accrual and every balance for this policy need to have a start and end date defined.
• Accumulation automatique – when enabled, all active policy members will automatically receive a set number of days or hours on their balance, complete with a set start and expiry date. Clockify sends notification when an accrual period is changed or expires.
• Start/end date – defined timeframe during which defined balance can be used
• Autoriser le solde négatif – if checked, team members can request time off even if they don’t have enough available days/hours (e.g. for Sick leave). You can also limit the number of allowed negative balance.
  Keep in mind that new days added to a balance will not automatically clear a negative balance. They will simply be added to the total amount available.
• Autoriser les demi-journées – Si la politique de congés est calculée en jours, vous pouvez permettre aux employés de demander un congé d’une demi-journée, en choisissant la première ou la deuxième moitié de la journée, même sur plusieurs jours.
• Heures – Si la politique de congés est calculée en heures, vous pouvez permettre aux employés de demander plusieurs heures de congé réparties sur plusieurs jours.
• Créer automatiquement des saisies de temps – Créez automatiquement des saisies de congés et de jours fériés et suivez les demandes de congés et les jours fériés approuvés pour le projet de votre choix.

Manage time off balance #

Clockify also allows you to manage when and how time off balances can be used by your team members.

Set policy expiration

You can define if the balance for a specific time off policy expires ou never expires. This setting affects all users under that policy.

1. Allez dans Congés page and open Gestion des politiques dans le Paramètres
   
2. Cliquez sur Modifier next to the policy you want to change
   
3. Accédez à Balance expiry section and choose one of two options:
   • Never expires (default)
     Balance doesn’t have expiry date
   • Has expiry dates
     All future accruals and balances for this policy require defined start et Fin date

Important à noter:

• If you switch policy to Never expires, all existing start and end dates on user balances will be removed
• If you switch policy to Has expiry dates, all existing balances get a start date of today and all future balances will require a start and end date

Manage user’s balance #

Owners and admins can apply a specific validity period (start and end date) to any user’s balance. This makes sure that users request time off during a specific timeframe. Once the period ends, the balance will expire and be automatically removed.

To add or edit user’s balance:

1. Go to the Time off page and open the Balance tab
2. Choose policy at the top of the page
   If you’d like the page to display information based on users, choose User at the dropdown
   
3. Click Manage balance from the three-dots menu next to the user’s name
4. In Manage balance popup:
   – Enter number of days added to balance
   – Define timeframe for the balance to be valid
   – Optionally add notes
   
5. Click Add to save changes

You can also click Add next to a user’s name in the list to open the same popup.

When a user requests time off, Clockify always deducts days from the balance that is expiring the soonest.

Bulk add balances #

You can add balances to multiple users on a single policy at once.

Pour ce faire :

1. Go to the Time off page and open the Balance tab
2. Check the box next to each team member you want to edit, or click Team member
3. It will select all the members listed
4. Click Add to balance
   
5. Enter number of days and timeframe and click Add to complete the process

Balance history and notifications #

You can view a user’s balance history for a specific policy by selecting History from the three-dot menu next to their name.

When a user’s balance is updated (either manually or automatically through accrual), they will receive an email with details about the new validity period.

Archiver les politiques #

Vous pouvez archiver les politiques qui ne sont plus utilisées (p. ex. Vacances 2021).

1. Cliquez sur les trois points à côté de la politique
2. Choose Archive from the dropdown

Vous pouvez restaurer ou supprimer les politiques de la même manière.

Quand une politique est archivée, les soldes et les demandes sont conservés, mais les membres de l’équipe ne peuvent plus la sélectionner pour demander des congés. Supprimer une politique entraîne la suppression de toutes les demandes et de tous les soldes associés à cette politique.