Créer et gérer la politique de congés

Gérez les congés, les vacances et les autres types de congés, et suivez l'accumulation et les soldes.

Créer et gérer des politiques #

1. Open the three-dots menu en haut à gauche
2. Choisissez Paramètres de l’espace de travail
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Congés
4. Activer les congés
5. Choisissez si Les utilisateurs standard peuvent voir les congés en dehors de leur équipe (facultatif)

Pour accéder à toutes vos politiques et en créer de nouvelles :

1. Ouvrez la page des Congés dans la barre latérale
2. Cliquez sur l'icône Paramètres
3. Choisissez si vous souhaitez gérer ou créer des politiques de vacances ou de congés

Vous pouvez avoir plusieurs politiques, une pour chaque type d'employé.

Chaque politique comporte plusieurs champs qui ne concernent que cette politique :

Policy setting	Definition
Attributaire	People who can request time off based on this policy.
Unité de temps	Can be days or hours.
Requiert une approbation	If enabled, team members need to submit time off requests for approval. If left unchecked, all requests are automatically approved when submitted.
Balance expiry	Never expires (default): Balance for this policy won’t have a start or end date and won’t expire. Has expiry dates: Accrual and every balance for this policy need to have a start and end date defined.
Accumulation automatique	When enabled, all active policy members will automatically receive a set number of days or hours on their balance, with a set start and expiry date. Clockify sends notification when an accrual period is changed or expires.
Start/end date	Defined timeframe when the time off balance can be used.
Autoriser le solde négatif	If checked, team members can request time off even if they don’t have enough available days/hours (e.g. for Sick leave). You can also limit the number of allowed negative balance.
Limit to number of days per period of time	Set a limit to a number of days a user can request per defined period.
Réinitialisation du solde négatif	If enabled, the negative balance will reset at the end of the year to automatically clear all negative time off and return the balance to 0 at the end of each year.
Autoriser les demi-journées	If enabled, team members can request for a half-day leave, choose the first or second half of a day off for any number of days.
Heures	If enabled, team members can request for time off in hours instead of days.
Créer automatiquement des saisies de temps	Automatically create time off and holiday entries. Track approved time off requests and holidays with the project you choose.

Gérer le solde des congés #

Clockify vous permet également de gérer quand et comment les soldes de congés peuvent être utilisés par les membres de votre équipe.

Définir la date d’expiration de la politique

Vous pouvez définir si le solde d’une politique de congés spécifique expire ou n’expire jamais. Ce paramètre s’applique à tous les utilisateurs concernés par cette politique.

1. Accédez à la page Congés et ouvrez Gérer les politiques dans Paramètres
2. Cliquez sur Modifier à côté de la politique que vous souhaitez modifier
3. Accédez à la section Expiration du solde et choisissez l’une des deux options suivantes :
   • N’expire jamais (par défaut)
     Le solde n’a pas de date d’expiration
   • Avec dates d’expiration
     Tous les cumuls et soldes futurs pour cette politique doivent avoir une date de début et une date de fin définies

Important à noter:

• Si vous passez à la politique N’expire jamais, toutes les dates de début et de fin existantes sur les soldes des utilisateurs seront supprimées.
• Si vous passez à la politique Avec dates d’expiration, tous les soldes existants auront une date de début fixée à aujourd’hui et tous les soldes futurs devront avoir une date de début et une date de fin.

Gérer le solde des utilisateurs #

Les propriétaires et les administrateurs ont la possibilité de définir une période de validité (avec date de début et de fin) pour le solde de congés d’un utilisateur. Ceci garantit que les demandes de congés sont effectuées durant cette période spécifique. À la fin de cette période, le solde expire et est automatiquement réinitialisé (supprimé).

Pour ajouter ou modifier le solde d’un utilisateur :

1. Accédez à la page Congés et ouvrez l’onglet Solde
2. Sélectionnez la politique en haut de la page
   Si vous souhaitez que la page affiche des informations basées sur les utilisateurs, sélectionnez Utilisateur dans le menu déroulant
   
3. Cliquez sur Gérer le solde dans le menu à trois points à côté du nom de l’utilisateur
4. Dans la fenêtre contextuelle Gérer le solde :
   – Entrez le nombre de jours ajoutés au solde
   – Définissez la période de validité du solde
   – Vous pouvez éventuellement ajouter des notes
   
5. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer les modifications

Lorsqu’un utilisateur demande un congé, Clockify déduit toujours les jours du solde qui expire le plus tôt.

Ajouter des soldes en bloc #

Vous pouvez ajouter des soldes à plusieurs utilisateurs sur une seule politique à la fois.

Pour ce faire :

1. Accédez à la page Congés et ouvrez l’onglet Solde
2. Cochez la case à côté de chaque membre de l’équipe que vous souhaitez modifier ou cliquez sur Membre de l’équipe
3. Tous les membres répertoriés seront sélectionnés
4. Cliquez sur Ajouter au solde
   
5. Entrez le nombre de jours et la période, puis cliquez sur Ajouter pour terminer le processus

Historique des soldes et notifications #

Vous pouvez consulter l’historique des soldes d’un utilisateur pour une politique spécifique en sélectionnant Historique dans le menu à trois points situé à côté de son nom.

Lorsque le solde d’un utilisateur est mis à jour (manuellement ou automatiquement), celui-ci reçoit un email contenant les détails de la nouvelle période de validité.

Archiver les politiques #

Vous pouvez archiver les politiques qui ne sont plus utilisées (p. ex. Vacances 2021).

1. Cliquez sur les trois points à côté de la politique
2. Choisissez Archiver dans la liste déroulante

Vous pouvez restaurer ou supprimer les politiques de la même manière.