Crear y gestionar una política de tiempo libre
Gestiona los días festivos, las vacaciones y otros tipos de permisos, y haz un seguimiento de la acumulación y los saldos.
Habilitar tiempo libre #
Antes de que alguien pueda solicitar tiempo libre, primero debes habilitar la opción Bajas en la configuración del espacio de trabajo y definir una política de tiempo libre.
- Abre el menú de tres puntos en la esquina superior izquierda
- Selecciona Configuración del espacio de trabajo
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Bajas
- Habilita tiempo libre
- Elige si los Usuarios regulares pueden ver el tiempo libre fuera de sus equipos (opcional)
Puedes tener varias políticas, una para cada tipo de empleado.
Cada política tiene varios campos que sólo la afectan a ella:
| Configuración de la política | Definición |
| Asignado | Personas que pueden solicitar tiempo libre según esta política. |
| Unidad de tiempo | Puede ser días u horas. |
| Requiere aprobación | Si está habilitada, los miembros del equipo deben enviar las solicitudes de tiempo libre para su aprobación. Si no está marcada, todas las solicitudes se aprueban automáticamente al enviarlas. |
| Caducidad del saldo | Nunca caduca (predeterminado): El saldo de esta política no tendrá fecha de inicio ni de finalización y no caducará.
Con fechas de vencimiento: La acumulación y cada saldo de esta política deben tener una fecha de inicio y una fecha de finalización definidas. |
| Acumulación automática | Cuando está habilitada, todos los miembros activos de la política recibirán automáticamente una cantidad determinada de días u horas en su saldo, con una fecha de inicio y una fecha de finalización establecidas. Clockify envía una notificación cuando se modifica o vence un período de acumulación. |
| Fecha de inicio/fin | Periodo definido durante el cual se puede utilizar el saldo de tiempo libre. |
| Permitir saldo negativ | Si está marcada, los miembros del equipo pueden solicitar tiempo libre incluso si no tienen suficientes días u horas disponibles (por ejemplo, por baja por enfermedad). También puedes limitar la cantidad de saldo negativo permitido. |
| Límite de días por periodo | Establece un límite a la cantidad de días que un usuario puede solicitar por periodo definido. |
| Restablecer saldo negativo | Si está habilitada, el saldo negativo se restablecerá al final del año para eliminar automáticamente todo el tiempo libre negativo y volver a cero al final de cada año. |
| Permitir medio día | Si está habilitada, los miembros del equipo pueden solicitar medio día libre, eligiendo la primera o la segunda mitad del día, durante la cantidad de días que deseen. |
| Horas | Si está habilitada, los miembros del equipo pueden solicitar tiempo libre en horas en lugar de días. |
| Crear automáticamente entradas de tiempo | Crea automáticamente registros de tiempo libre y vacaciones. Realiza un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre y vacaciones aprobadas con el proyecto que elijas. |
Ten en cuenta que los nuevos días añadidos a un saldo no eliminarán automáticamente un saldo negativo. Simplemente se sumarán al total disponible. Cualquier saldo restante aparecerá como un saldo negativo aparte.
Crear política de tiempo libre #
Para crear una nueva política de tiempo libre:
- Ve a Bajas > Políticas
- Haz clic en Crear política
- Introduce un nombre para la política
- Selecciona a los miembros del equipo a quienes se aplica la política
- Selecciona la unidad de tiempo (días, horas) y permite medio día (opcional)
- Marca la casilla Requiere aprobación si quieres aprobar las solicitudes de tiempo libre
- Selecciona quién puede aprobar las solicitudes de tiempo libre (si está habilitado)
- Selecciona si el saldo de ausencias vence o no
- Asigna la fecha de vencimiento y las reglas de acumulación automática para el vencimiento del saldo (opcional)
- Habilita el saldo negativo y la creación automática de entradas de tiempo en Opciones avanzadas
- Haz clic en Crear
- Añade el saldo inicial y el vencimiento del saldo (si está habilitado) para cada miembro en la ventana emergente
- Haz clic en Añadir
La nueva política debería aparecer ahora en la pestaña Políticas. Puedes hacer clic en el ícono de tres puntos junto a la política para editarla o archivarla.
Crear política de días festivos #
Para crear una nueva política de vacaciones:
- Ve a la página Bajas
- Haz clic en la pestaña Días festivos
- Haz clic en Crear día festivo
- Introduce el nombre del festivo
- Selecciona a los miembros del equipo que pueden solicitar el día festivo
- Establece la(s) fecha(s) del día festivo
- Marca la casilla Ocurre anualmente (opcional) si el día festivo se repite cada año
- Habilita la creación automática de entradas de tiempo (opcional)
- Haz clic en Crear
Gestionar saldo de tiempo libre #
Clockify te permite gestionar cuándo y cómo tus miembros del equipo pueden usar el saldo de tiempo libre.
Establece el vencimiento de la política
Puedes definir si el saldo para una política de tiempo libre vence o no vence nunca. Esta configuración afecta a todos los usuarios bajo esa política.
- Ve a la página Bajas y en la Configuración abre Gestionar políticas
- Haz clic en Editar al lado de la política que quieres cambiar
- Ve a la sección de Vencimiento del saldo y selecciona una de las dos opciones:
- No vence (por defecto)
El saldo no tiene fecha de vencimiento - Tiene fecha de vencimiento
Todas las acumulaciones y saldos para esta política requieren fechas definidas de inicio y vencimiento
- No vence (por defecto)
Importante:
- Si seleccionas que la política No vence, todas las fechas existentes de inicio y vencimiento en los saldos de los usuarios se eliminarán
- Si seleccionas que la política Tiene fechas de vencimiento, todos los saldos existentes obtendrán una fecha de inicio de hoy y todos los saldos futuros necesitarán una fecha de inicio y de vencimiento
Gestionar saldo del usuario #
Los propietarios y administradores pueden añadir un período de validez específico (fecha de inicio y vencimiento) al saldo de cualquier usuario. Esto garantiza que los usuarios soliciten el tiempo libre durante un intervalo de tiempo especificado. Una vez que termine el período, el saldo caducará y se eliminará automáticamente.
Para añadir o editar el saldo del usuario:
- Ve a la página de Bajas y abre la pestaña Saldo
- Selecciona la política en la parte superior de la página
Si quieres que la página muestre la información según usuarios, selecciona Usuario del desplegable
- Haz clic en Gestionar saldo en el menú de tres puntos al lado del nombre del usuario
- En la ventana de Gestionar saldo:
– Introduce el número de días añadidos al saldo
– Define el plazo de validez del saldo
– Opcionalmente, añade notas
- Haz clic en Añadir para guardar los cambios
También puedes hacer clic en Añadir al lado del nombre de un usuario en la lista para abrir la misma ventana.
Cuando un usuario solicita tiempo libre, Clockify siempre deduce los días del saldo que caduca antes.
Añadir saldos en masa #
Puedes añadir saldos a varios usuarios en una sola política a la misma vez.
Para hacer eso:
- Ve a la página de Bajas y abre la pestaña Saldo
- Marca la casilla al lado de cada miembro que quieres editar, o haz clic en Miembro de equipo
- Se seleccionarán todos los miembros enumerados
- Haz clic en Añadir al saldo
- Introduce el número de días y un período de tiempo y haz clic en Añadir para completar el proceso
Historial de saldo y notificaciones #
Puedes ver el historial del saldo de un usuario para una política específica seleccionando Historial en el menú de tres puntos al lado de su nombre.
Cuando el saldo de un usuario se actualice (manualmente o automáticamente a través de la acumulación), recibirá un correo electrónico con los detalles sobre el nuevo período de validez
Archivar políticas #
Puedes archivar políticas que ya no se utilizan (por ejemplo, Vacaciones 2021).
- Haz clic en los tres puntos al lado de la política
- Selecciona Archivar del menú desplegable
Puedes restaurar o eliminar las políticas de la misma manera.
Cuando archivas una política, todos los saldos y las solicitudes permanecen, pero los miembros del equipo no pueden elegir la política archivada al solicitar tiempo libre. Al eliminar una política se borran todas las solicitudes y los saldos de esa política.