Crear y gestionar una política de tiempo libre

Gestiona los días festivos, las vacaciones y otros tipos de permisos, y haz un seguimiento de la acumulación y los saldos.

Crear y gestionar políticas #

1. Open the three-dots menu en la parte superior izquierda
2. Selecciona Configuración del espacio de trabajo
3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Bajas
4. Habilitar tiempo libre
5. Choose if Regular users can see Time off outside their teams (optional)

Para acceder a todas tus políticas y crear nuevas:

1. Abre la página de Bajas en la barra lateral
2. Haz clic en el ícono de Configuración
3. Elige si quieres gestionar o crear políticas de vacaciones o tiempo libre

Puedes tener varias políticas, una para cada tipo de empleado.

Cada política tiene varios campos que sólo la afectan a ella:

Policy setting	Definition
Encargado	People who can request time off based on this policy.
Unidad de tiempo	Can be days or hours.
Requiere aprobación	If enabled, team members need to submit time off requests for approval. If left unchecked, all requests are automatically approved when submitted.
Balance expiry	Never expires (default): Balance for this policy won’t have a start or end date and won’t expire. Has expiry dates: Accrual and every balance for this policy need to have a start and end date defined.
Acumulación automática	When enabled, all active policy members will automatically receive a set number of days or hours on their balance, with a set start and expiry date. Clockify sends notification when an accrual period is changed or expires.
Fecha de inicio/vencimiento	Defined timeframe when the time off balance can be used.
Permitir saldo negativo	If checked, team members can request time off even if they don’t have enough available days/hours (e.g. for Sick leave). You can also limit the number of allowed negative balance.
Limit to number of days per period of time	Set a limit to a number of days a user can request per defined period.
Restablecer saldo negativo	If enabled, the negative balance will reset at the end of the year to automatically clear all negative time off and return the balance to 0 at the end of each year.
Permitir media jornada	If enabled, team members can request for a half-day leave, choose the first or second half of a day off for any number of days.
Horas	If enabled, team members can request for time off in hours instead of days.
Crear entradas de tiempo automáticamente	Automatically create time off and holiday entries. Track approved time off requests and holidays with the project you choose.

Gestionar saldo de tiempo libre #

Clockify te permite gestionar cuándo y cómo tus miembros del equipo pueden usar el saldo de tiempo libre.

Establece el vencimiento de la política

Puedes definir si el saldo para una política de tiempo libre vence o no vence nunca. Esta configuración afecta a todos los usuarios bajo esa política.

1. Ve a la página Bajas y en la Configuración abre Gestionar políticas
2. Haz clic en Editar al lado de la política que quieres cambiar
3. Ve a la sección de Vencimiento del saldo y selecciona una de las dos opciones:
   • No vence (por defecto)
     El saldo no tiene fecha de vencimiento
   • Tiene fecha de vencimiento
     Todas las acumulaciones y saldos para esta política requieren fechas definidas de inicio y vencimiento

Importante:

• Si seleccionas que la política No vence, todas las fechas existentes de inicio y vencimiento en los saldos de los usuarios se eliminarán
• Si seleccionas que la política Tiene fechas de vencimiento, todos los saldos existentes obtendrán una fecha de inicio de hoy y todos los saldos futuros necesitarán una fecha de inicio y de vencimiento

Gestionar saldo del usuario #

Los propietarios y administradores pueden añadir un período de validez específico (fecha de inicio y vencimiento) al saldo de cualquier usuario. Esto garantiza que los usuarios soliciten el tiempo libre durante un intervalo de tiempo especificado. Una vez que termine el período, el saldo caducará y se eliminará automáticamente.

Para añadir o editar el saldo del usuario:

1. Ve a la página de Bajas y abre la pestaña Saldo
2. Selecciona la política en la parte superior de la página
   Si quieres que la página muestre la información según usuarios, selecciona Usuario del desplegable
   
3. Haz clic en Gestionar saldo en el menú de tres puntos al lado del nombre del usuario
4. En la ventana de Gestionar saldo:
   – Introduce el número de días añadidos al saldo
   – Define el plazo de validez del saldo
   – Opcionalmente, añade notas
   
5. Haz clic en Añadir para guardar los cambios

Cuando un usuario solicita tiempo libre, Clockify siempre deduce los días del saldo que caduca antes.

Añadir saldos en masa #

Puedes añadir saldos a varios usuarios en una sola política a la misma vez.

Para hacer eso:

1. Ve a la página de Bajas y abre la pestaña Saldo
2. Marca la casilla al lado de cada miembro que quieres editar, o haz clic en Miembro de equipo
3. Se seleccionarán todos los miembros enumerados
4. Haz clic en Añadir al saldo
   
5. Introduce el número de días y un período de tiempo y haz clic en Añadir para completar el proceso

Historial de saldo y notificaciones #

Puedes ver el historial del saldo de un usuario para una política específica seleccionando Historial en el menú de tres puntos al lado de su nombre.

Cuando el saldo de un usuario se actualice (manualmente o automáticamente a través de la acumulación), recibirá un correo electrónico con los detalles sobre el nuevo período de validez

Archivar políticas #

Puedes archivar políticas que ya no se utilizan (por ejemplo, Vacaciones 2021).

1. Haz clic en los tres puntos al lado de la política
2. Selecciona Archivar del menú desplegable

Puedes restaurar o eliminar las políticas de la misma manera.