Abwesenheitsrichtlinie erstellen und verwalten

Verwalte Feiertage, Urlaube und andere Arten von Abwesenheit und verfolge deren Ansammlung und Guthaben.

Auszeit aktivieren #

1. Öffne das Drei-Punkt-Menü oben links
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen aus
3. Scrolle nach unten zum Abschnitt Auszeit
4. Auszeit aktivieren
5. Wähle, ob Reguläre Benutzer Auszeiten außerhalb ihrer Teams sehen können (optional)

Du kannst über mehrere Richtlinien verfügen, eine für jeden Typ der Angestellten.

Jede Richtlinie hat mehrere Felder, die nur diese Richtlinie betreffen:

Richtlinieneinstellungen	Definition
Antragsteller	Mitarbeiter, die basierend auf dieser Richtlinie Abwesenheit anfragen können.
Zeiteinheit	Kann in Tagen oder Stunden angegeben werden.
Genehmigung erforderlich	Wenn aktiviert, müssen Teammitglieder ihre Anträge zur Genehmigung einreichen. Falls deaktiviert, werden alle Anträge automatisch genehmigt.
Ablauf des Guthabens	Läuft nie ab (Standard): Das Guthaben hat kein Start- oder Enddatum und läuft nie ab. Hat Ablaufdatum: Anspruch und Guthaben benötigen ein definiertes Start- und Enddatum.
Automatisch angesammelt	Wenn aktiviert, erhalten alle aktiven Mitglieder automatisch eine festgelegte Anzahl an Tagen/Stunden mit festem Start- und Ablaufdatum. Clockify sendet Benachrichtigungen, wenn Zeiträume geändert werden oder ablaufen.
Start-/Enddatum	Definierter Zeitraum, in dem das Abwesenheitsguthaben genutzt werden kann.
Negativsaldo zulassen	Wenn aktiviert, können Mitglieder Abwesenheit anfragen, auch wenn sie nicht genug Guthaben haben (z. B. bei Krankheit). Du kannst die Höhe des negativen Saldos begrenzen.
Limit pro Zeitraum	Legt fest, wie viele Tage ein Nutzer innerhalb eines bestimmten Zeitraums maximal anfragen kann.
Negativsaldo zurücksetzen	Wenn aktiviert, wird ein negativer Saldo am Jahresende automatisch auf 0 zurückgesetzt.
Halben Tag zulassen	Wenn aktiviert, können Teammitglieder halbe Tage frei nehmen und dabei zwischen der ersten oder zweiten Tagrshälfte wählen.
Stunden	Wenn aktiviert, können Abwesenheiten in Stunden statt in Tagen angefragt werden.
Zeiteinträge automatisch erstellen	Erstellt automatisch Einträge für Abwesenheiten und Feiertage. Genehmigte Anträge werden im von dir gewählten Projekt erfasst.

Abwesenheitsrichtlinie erstellen #

So erstellst du eine neue Richtlinie:

1. Gehe zu Auszeit > Richtlinien
2. Klicke auf Neue Richtlinie erstellen
3. Gib den Namen für die Richtlinie ein
4. Wähle die Teammitglieder aus, für die diese Richtlinie gilt
5. Wähle die Zeiteinheit (Tage, Stunden) aus und lasse optional halbe Tage zu
6. Aktiviere Genehmigung erforderlich, falls du Abwesenheitsanträge genehmigen möchtest
7. Wähle aus, wer Abwesenheitsanträge genehmigen darf (falls aktiviert)
8. Lege fest, ob der Guthaben verfällt oder nicht
9. Lege das Verfallsdatum und automatische Rückstellungsregel für den Verfall fest (optional)
10. Aktiviere unter Erweiterte Optionen den negativen Saldo sowie die automatische Erstellung von Zeiteinträgen
11. Klicke auf Erstellen
12. Erfasse im Pop-up-Fenster das Anfangskontingent sowie den Verfall (falls aktiviert) für jedes Mitglied
13. Klicke auf Hinzufügen

Die neu generierte Richtlinie wird unter dem Tab Richtlinien angezeigt. Wenn du auf das Drei-Punkt-Symbol neben der Richtlinie klickst, kannst du sie bearbeiten oder archivieren.

Feiertagsrichtlinie erstellen #

So erstellst du einen neue Feiertagsrichtlinie:

1. Gehe zu Auszeit
2. Klicke auf den Tab Feiertage
3. Klicke auf Feiertag erstellen
4. Gib den Name des Feiertags ein
5. Wähle die Teammitglieder aus, die den Feiertagsantrag machen können
6. Lege das Datum/die Daten für den Feiertag fest
7. Aktiviere das Kästchen Findet jährlich statt (optional), wenn der Feiertag jährlich stattfindet
8. Aktiviere das automatische Erstellen von Zeiteinträgen (optional)
9. Klicke auf Erstellen

Abwesenheitssaldo verwalten #

Clockify ermöglicht es dir auch, zu verwalten, wann und wie der Abwesenheitssaldo von deinen Teammitgliedern genutzt werden kann.

Ablaufdatum der Richtlinie definieren

Du kannst definieren, ob das Guthaben für eine bestimmte Richtlinie ablaufen oder niemals ablaufen soll. Diese Einstellung betrifft alle Benutzer, die unter diese Richtlinie fallen.

1. Gehe zur Seite Auszeit und öffne Richtlinien verwalten in Einstellungen
2. Klicke auf Bearbeiten neben der Richtlinie, die du ändern möchtest
3. Gehe zum Abschnitt Guthabenablauf und wähle eine der zwei Optionen:
   • Läuft nie ab (default)
     Saldo hat kein Ablaufdatum
   • Hat Ablaufdaten
     Alle zukünftigen Ansammlungen und Guthaben für diese Richtlinie erfordern ein definiertes Start- und Enddatum

Wichtige Hinweise:

• Wenn du die Regelung auf Läuft nie ab umstellst, werden alle bestehenden Start- und Enddaten in den Benutzerguthaben entfernt.
• Wenn du die Regelung auf Hat Ablaufdaten umstellst, erhalten alle bestehenden Guthaben das heutige Datum als Startdatum, und alle zukünftigen Guthaben erfordern ein Start- und Enddatum.

Saldo eines Benutzers verwalten #

Besitzer und Administratoren können jedem Benutzerguthaben eine spezifische Gültigkeitsdauer (Start- und Enddatum) zuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer nur innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens Abwesenheit beantragen. Sobald der Zeitraum endet, läuft das Guthaben ab und wird automatisch entfernt.

So fügst du Benutzerguthaben hinzu oder bearbeitest es:

1. Gehe zur Seite Auszeit und öffne den Tab Saldo
2. Wähle oben auf der Seite die Richtlinie aus
   Wenn die Seite Informationen auf Basis der Benutzer anzeigen soll, wähle Benutzer in der Dropdown-Liste aus
   
3. Klicke auf Saldo verwalten im Dreipunkt-Menü neben dem Namen des Benutzers
4. Im Pop-up-Fenster Saldo verwalten:
   - Gib die Anzahl der Tage an, die zum Saldo hinzugefügt werden
   - Definiere den Zeitrahmen, in dem der Saldo gültig ist
   - Füge optional Notizen hinzu
   
5. Klicke auf Speichern, um Änderungen zu speichern

Wenn ein Benutzer eine Abwesenheit beantragt, zieht Clockify die Tage immer von dem Saldo ab, der am frühesten abläuft.

Guthaben massenhaft hinzufügen #

Du kannst den Saldo für mehrere Benutzer in einer einzigen Richtlinie gleichzeitig hinzufügen.

So funktioniert es:

1. Gehe zur Seite Auszeit und öffne den Tab Saldo
2. Aktiviere das Kontrollkästchen neben jedem Teammitglied, das du bearbeiten möchtest, oder klicke auf Teammitglied
3. Alle gelisteten Mitglieder werden ausgewählt
4. Klicke auf Zum Saldo hinzufügen
   
5. Gib die Anzahl der Tage oder den Zeitraum ein und klicke auf Hinzufügen, um den Vorgang abzuschließen

Saldenverlauf und Benachrichtigungen #

Du kannst den Saldenverlauf eines Benutzers für eine bestimmte Richtlinie anzeigen, indem du im Dreipunkt-Menü neben seinem Namen Verlauf auswählst.

Wenn der Saldo eines Benutzers aktualisiert wird (entweder manuell oder automatisch durch Ansammlung), erhält er eine E-Mail mit Details zur neuen Gültigkeitsdauer.

Richtlinien archivieren #

Du kannst die nicht mehr verwendeten Richtlinien (z. B. Urlaub 2021) archivieren.

1. Klicke auf die drei Punkte neben der Richtlinie
2. Wähle Archivieren aus dem Dropdown-Menü

Du kannst die Richtlinien auf gleiche Weise wiederherstellen oder löschen.