Abwesenheitsrichtlinie erstellen und verwalten

Verwalte Feiertage, Urlaube und andere Arten von Abwesenheit und verfolge deren Ansammlung und Guthaben.

Richtlinien erstellen und verwalten #

1. Die Seite three-dots menu tippen
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen
3. Scrolle nach unten zum Abschnitt Auszeit
4. Abwesenheit aktivieren
5. Wähle, ob Reguläre Benutzer Auszeiten außerhalb ihrer Teams sehen können (optional)

Um auf alle deine Richtlinien zuzugreifen und neue zu erstellen, solltest du:

1. Die Seite Arbeitsfreie Zeit von der Seitenleiste aus öffnen
2. Auf das Symbol Einstellungen klicken
3. Wählen, ob du Feiertags- und Abwesenheitsrichtlinie verwalten oder erstellen möchtest

Du kannst über mehrere Richtlinien verfügen, eine für jeden Typ der Angestellten.

Jede Richtlinie hat mehrere Felder, die nur diese Richtlinie betreffen:

Policy setting	Definition
Zugewiesene Person	People who can request time off based on this policy.
Zeiteinheit	Can be days or hours.
Genehmigung erfordern	If enabled, team members need to submit time off requests for approval. If left unchecked, all requests are automatically approved when submitted.
Balance expiry	Never expires (default): Balance for this policy won’t have a start or end date and won’t expire. Has expiry dates: Accrual and every balance for this policy need to have a start and end date defined.
Automatisch auflaufen	When enabled, all active policy members will automatically receive a set number of days or hours on their balance, with a set start and expiry date. Clockify sends notification when an accrual period is changed or expires.
Start-/Enddatum	Defined timeframe when the time off balance can be used.
Negatives Guthaben zulassen	If checked, team members can request time off even if they don’t have enough available days/hours (e.g. for Sick leave). You can also limit the number of allowed negative balance.
Limit to number of days per period of time	Set a limit to a number of days a user can request per defined period.
Negativsaldo zurücksetzen	If enabled, the negative balance will reset at the end of the year to automatically clear all negative time off and return the balance to 0 at the end of each year.
Halbtag erlauben	If enabled, team members can request for a half-day leave, choose the first or second half of a day off for any number of days.
Stunden	If enabled, team members can request for time off in hours instead of days.
Zeiteinträge automatisch erstellen	Automatically create time off and holiday entries. Track approved time off requests and holidays with the project you choose.

Abwesenheitssaldo verwalten #

Clockify ermöglicht es dir auch, zu verwalten, wann und wie der Abwesenheitssaldo von deinen Teammitgliedern genutzt werden kann.

Ablaufdatum der Richtlinie definieren

Du kannst definieren, ob das Guthaben für eine bestimmte Richtlinie ablaufen oder niemals ablaufen soll. Diese Einstellung betrifft alle Benutzer, die unter diese Richtlinie fallen.

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit und öffne Richtlinien verwalten in Einstellungen
2. Klicke auf Bearbeiten neben der Richtlinie, die du ändern möchtest
3. Gehe zum Abschnitt Guthabenablauf und wähle eine der zwei Optionen:
   • Läuft nie ab (default)
     Saldo hat kein Ablaufdatum
   • Hat Ablaufdaten
     Alle zukünftigen Ansammlungen und Guthaben für diese Richtlinie erfordern ein definiertes Start- und Enddatum

Wichtige Hinweise:

• Wenn du die Regelung auf Läuft nie ab umstellst, werden alle bestehenden Start- und Enddaten in den Benutzerguthaben entfernt.
• Wenn du die Regelung auf Hat Ablaufdaten umstellst, erhalten alle bestehenden Guthaben das heutige Datum als Startdatum, und alle zukünftigen Guthaben erfordern ein Start- und Enddatum.

Saldo eines Benutzers verwalten #

Besitzer und Administratoren können jedem Benutzerguthaben eine spezifische Gültigkeitsdauer (Start- und Enddatum) zuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer nur innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens Abwesenheit beantragen. Sobald der Zeitraum endet, läuft das Guthaben ab und wird automatisch entfernt.

So fügst du Benutzerguthaben hinzu oder bearbeitest es:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit und öffne den Tab Saldo
2. Wähle oben auf der Seite die Richtlinie aus
   Wenn die Seite Informationen auf Basis der Benutzer anzeigen soll, wähle Benutzer in der Dropdown-Liste aus
   
3. Klicke auf Saldo verwalten im Dreipunkt-Menü neben dem Namen des Benutzers
4. Im Pop-up-Fenster Saldo verwalten:
   - Gib die Anzahl der Tage an, die zum Saldo hinzugefügt werden
   - Definiere den Zeitrahmen, in dem der Saldo gültig ist
   - Füge optional Notizen hinzu
   
5. Klicke auf Speichern, um Änderungen zu speichern

Wenn ein Benutzer eine Abwesenheit beantragt, zieht Clockify die Tage immer von dem Saldo ab, der am frühesten abläuft.

Guthaben massenhaft hinzufügen #

Du kannst den Saldo für mehrere Benutzer in einer einzigen Richtlinie gleichzeitig hinzufügen.

So funktioniert es:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit und öffne den Tab Saldo
2. Aktiviere das Kontrollkästchen neben jedem Teammitglied, das du bearbeiten möchtest, oder klicke auf Teammitglied
3. Alle gelisteten Mitglieder werden ausgewählt
4. Klicke auf Zum Saldo hinzufügen
   
5. Gib die Anzahl der Tage oder den Zeitraum ein und klicke auf Hinzufügen, um den Vorgang abzuschließen

Saldenverlauf und Benachrichtigungen #

Du kannst den Saldenverlauf eines Benutzers für eine bestimmte Richtlinie anzeigen, indem du im Dreipunkt-Menü neben seinem Namen Verlauf auswählst.

Wenn der Saldo eines Benutzers aktualisiert wird (entweder manuell oder automatisch durch Ansammlung), erhält er eine E-Mail mit Details zur neuen Gültigkeitsdauer.

Richtlinien archivieren #

Du kannst die nicht mehr verwendeten Richtlinien (z. B. Urlaub 2021) archivieren.

1. Klicke auf die drei Punkte neben der Richtlinie
2. Wähle Archivieren aus dem Dropdown-Menü

Du kannst die Richtlinien auf gleiche Weise wiederherstellen oder löschen.