Como gerenciar um espaço de trabalho?
Um espaço de trabalho é um conjunto de pessoas e projetos no Clockify. Quando você cria uma conta Clockify, você obtém automaticamente um espaço de trabalho. Ele contém todas as entradas de tempo, projetos, integrantes e configurações.
Um espaço de trabalho é uma área com diversas divisões. Todas as entradas de tempo, equipes, clientes e projetos são atribuídos a um espaço de trabalho específico.
Com uma única conta Clockify, você pode criar ou ingressar em vários espaços de trabalho. Eles funcionam como entidades separadas, cada uma com seu próprio conjunto de usuários, projetos e entradas de tempo.
Como cada espaço de trabalho é uma entidade separada, as pessoas que não fazem parte dela não podem vê-la ou ver os espaço de trabalho de outros usuários
Os espaços de trabalho são úteis quando você deseja ter uma conta separada para cada associação ou departamento. Assim os trabalhos não se misturam e você pode ter diferentes níveis de acesso.
Por exemplo, se você tiver duas empresas ou departamentos, poderá criar dois espaços de trabalho e convidar pessoas diferentes para cada um. Você pode então alternar entre eles conforme necessário.
Ou você pode ser um integrante da equipe em um espaço de trabalho e controlar o tempo para a empresa em que trabalha e ter um espaço de trabalho pessoal onde controlará seus projetos pessoais e será um administrador.
Tudo no Clockify está vinculado a um espaço de trabalho específico, portanto, as entradas de tempo feitas em um espaço de trabalho não são visíveis para integrantes daquele espaço específico.
Configurações do espaço de trabalho #
Somente administradores do espaço de trabalho podem ver e editar as configurações do espaço de trabalho.
Para acessar as configurações do espaço de trabalho:
- Clique no botão de opções ao lado do nome do espaço de trabalho
- Escolha Configurações do espaço de trabalho no menu suspenso
- Você será redirecionado para a guia Configurações do espaço de trabalho > Geral
Use as configurações do espaço de trabalho para fazer as seguintes modificações:
- Ativar Planilha de horas
- Baixar o logotipo da empresa (que será exibido nos Relatório personalizado)
- Alterar nome do espaço de trabalho
- Definir a valor faturável e moeda
- Controlar quem pode ver as taxas e valores faturáveis
- Definir se os projetos são faturáveis por padrão
- Escolher como deseja agrupar seus projetos (ex.: por cliente)
- Determinar quem pode criar projetos, tarefas, clientes, e etiquetas
- Escolher se o formato de duração será exibido como hh:mm ou hh:mm:ss
- Marcar projetos favoritos
- Escolher o número preferido e formato de moeda
- Gerencie as ferramentas pagas (como ocultar o tempo dos usuários, bloquear planilhas de horas, campos obrigatórios, ocultação de páginas e arredondamento de tempo)
Gerenciar espaços de trabalho #
Todos os usuários, independentemente de sua função de usuário, podem criar um novo espaço de trabalho da seguinte maneira:
- Clique no botão de opções ao lado do nome do espaço de trabalho
- Escolha a opção Gerenciar espaços de trabalho
- Você irá para a página Gerenciar espaços de trabalho
Você pode ver todos os espaços de trabalho dos quais é membro ou criar um novo.
Ao criar um espaço de trabalho, você se torna automaticamente o proprietário desse espaço de trabalho (o que significa que somente você pode remover pessoas do grupo Administradores). Saiba mais sobre quem pode fazer o quê.
Você pode gerenciar espaços de trabalho da seguinte maneira:
Alternar espaços de trabalho #
Se você fizer parte de mais de um espaço de trabalho (independentemente da sua função de usuário), poderá alternar entre eles sempre que desejar.
Para fazer isso:
1. Navegue até o menu de navegação na parte superior esquerda da tela
2. Expanda o aplicativo Clockify
3. Escolha um espaço de trabalho ativo para o qual você gostaria de mudar dentre os listados
Como resultado, você será automaticamente desconectado do seu espaço de trabalho atual e precisará fazer login no espaço de trabalho para o qual mudou.
Alterar os espaço de trabalho afetará todas as páginas e configurações, exceto as Configurações do perfil (que são as mesmas em todos os lugares).
Sair do espaço de trabalho #
Você pode sair de um espaço de trabalho acessando a página Gerenciar espaços de trabalho page (clique no nome do seu espaço de trabalho ativo para visualizá-lo) e em seguida, clicando no ícone de saída ao lado do botão Configurações.
Você não pode deixar um espaço de trabalho ativo. Para sair, você deve primeiro alternar para o outro.
O que acontece quando você sai de um espaço de trabalho:
- Se você sair de um espaço de trabalho que não é seu e voltar a ele, alguém deverá convidá-lo novamente (e você deverá aceitar o novo convite)
- Os proprietários não podem deixar o espaço de trabalho até que transfiram a propriedade para outra pessoa ou sejam o único integrante restante do espaço de trabalho
Se você for o proprietário do espaço de trabalho (e o único integrante restante) e sair do espaço de trabalho, todo o espaço de trabalho será excluído. Todas as entradas e configurações de tempo desaparecerão e isso é irreversível.
Transferir propriedade do espaço de trabalho #
Se deixar a empresa ou se por qualquer outro motivo pretende transferir a função de titular para outra pessoa, pode fazê-lo a qualquer momento:
- Vá para a página da Equipe
- Clique nos três pequenos pontos ao lado do nome do integrante da equipe que você deseja tornar o novo proprietário
- Selecione Transferir propriedade
Ao transferir a função de Proprietário, você é rebaixado para Administrador e não é mais responsável pelo espaço de trabalho.
O integrante da equipe que você atribuiu a função de proprietário receberá uma notificação de que você o tornou o novo proprietário do espaço.
Somente o proprietário do espaço de trabalho pode transferir a propriedade para outro integrante. Se você deseja recuperar a propriedade, o novo proprietário deve transferir essa função de volta para você.
Arquivar espaço de trabalho #
Embora não seja possível arquivar um espaço de trabalho, você pode limitar o acesso a ele sem perder os dados.
Basta tornar inativo todos os usuários no espaço de trabalho. Dessa forma, os usuários não poderão fazer login ou alterações, e você ainda poderá acessar todos os dados por tempo ilimitado.
Excluir espaço de trabalho #
Você pode excluir seu próprio espaço de trabalho ao sair dele acessando a página Gerenciar espaços de trabalho (clique no nome do seu espaço de trabalho ativo para vê-lo) e clicando no ícone X ao lado de Configurações botão.
Lembre-se de que você pode excluir o espaço de trabalho apenas se for o proprietário.
Os proprietários não podem deixar o espaço de trabalho até que:
a) tenham transferido a propriedade para outra pessoa ou
b) sejam o único integrante remanescente do espaço de trabalho
Para excluir o espaço de trabalho que você possui, você deve primeiro remover todos os integrantes da equipe e, em seguida, sair do espaço de trabalho, o que acionará a exclusão do espaço (bem como de todos os seus dados).
Observe que você não pode excluir um espaço se ele for o único espaço de trabalho que você possui. Para excluir, você deve primeiro criar um novo espaço de trabalho e alternar para ele. Em seguida, você pode excluir o espaço de trabalho original.
Quando o proprietário do espaço de trabalho o deixa, ele é excluído automaticamente para sempre. Não é possível voltar. Depois que um espaço de trabalho é excluído, ele não pode ser desfeito.
