Rastrear tempo e despesas

Planilha de horas

Além de usar o cronômetro, você também pode adicionar e revisar o tempo usando uma visualização especial de Planilha.

Para ativar a Planilha de horas:

  1. Acesse a Configurações do espaço de trabalho
  2. Na aba Geral, vá para a seção Planilha de horas > Ativar Planilha de horas
  3. Ative o botão para ativar a Planilha de horas

A visualização de Planilha de horas é um método muito mais rápido para adicionar tempo e é perfeito para funcionários que estão acostumados a preencher suas planilhas de horas manualmente no final do dia e precisam inserir muitas horas de uma só vez.

Basta selecionar os projetos/tarefas em que você trabalhou durante a semana e preencher o tempo para cada dia.

A interface do usuário exibida neste vídeo pode não corresponder à versão mais recente do aplicativo.

Adicionando tempo #

  1. Selecione um projeto/tarefa em que você estava trabalhando
  2. Escreva o quanto você trabalhou nessa tarefa naquele dia
  3. Adicione uma linha para cada projeto/tarefa adicional em que trabalhou
  4. Mude para uma semana diferente usando a navegação de data no canto superior direito
  5. Para adicionar mais detalhes (descrição, etiqueta, hora de início/término, status de fatura), passe o mouse sobre uma célula com a hora e clique nos três pontos

Se você digitar 1, será 1min. Mas se você mudar para o formato decimal, 1 se tornará 1h.

Se você digitar 1, será 1min. Mas se você mudar para o formato decimal, 1 se tornará 1h.

O Rastreador e a Planilha de horas compartilham seus dados de tempo. Portanto, se você adicionar tempo pelo Rastreador, verá esse tempo na Planilha e vice-versa.

Todos os usuários podem editar ou excluir suas horas, desde que não tenham sido bloqueado. Você também pode excluir o tempo clicando no X. Se você excluir uma entrada de tempo na planilha, todo o tempo associado a essa tarefa para aquela semana será excluído, portanto, tenha cuidado.

O tempo adicionado através da Planilha herdará o status de cobrança do projeto. Se desejar alterá-lo, use o Rastreador ou passe o mouse sobre uma célula com o horário, clique nos três pontos e faça a alteração.

Assim que a visualização da Planilha estiver ativada, o projeto se tornará um campo obrigatório automaticamente e não poderá ser desativado (ou seja, todas as entradas de horas devem ter um projeto antes de serem adicionadas).

A primeira entrada que você cria para esse dia obtém sua hora de início a partir do Início do dia (Configurações de tempo) nas configurações de perfil. Cada entrada subsequente para esse dia será incrementada automaticamente, com base na ordem em que você insere o tempo.

Criando rapidamente novas planilhas de horas #

Quando uma nova semana começar, você receberá uma planilha de tempo vazia para aquela semana. Preencha rapidamente sua planilha de horas vazia com tarefas usando uma das opções:

  • Copiar a semana anterior

Se você trabalha nas mesmas tarefas diariamente, poderá copiar os projetos e tarefas da planilha de horas mais recente, sem nenhum tempo monitorado.
Escolha se você deseja Copiar apenas atividades, ou Copiar atividades e tempo.

  • Modelos

Crie um modelo de planilha de horas contendo projetos e tarefas de qualquer semana. Quando sua planilha de horas estiver vazia, selecione o modelo no menu suspenso na parte inferior e sua planilha de horas será preenchida automaticamente com os projetos e tarefas do modelo escolhido.

Você tem a flexibilidade de aplicar um ou vários modelos à sua planilha de horas. Observe que os modelos de planilha de horas são acessíveis apenas ao usuário que os criou.

As opções Copiar semana anterior e Modelos estão disponíveis quando sua planilha de horas está vazia e o período de aprovação está definido como Semanal. Depois de aplicada, o status da entrada muda para Aplicado.

Se as entradas no modelo se sobrepuserem às entradas existentes na planilha de horas, os usuários poderão especificar como lidar com esses conflitos no modal Aplicar modelo.

Você pode optar por:

  • Substituir as entradas de tempo existentes com as do modelo 
  • Ignorar e o modelo ignorará as células onde já existem entradas de tempo.
  • Adicionar incorporará entradas de tempo do modelo com as existentes

Após a aplicação bem-sucedida de um modelo, uma animação de sombreamento destacará o contorno de todas as células atualizadas. Isso pode ajudá-lo a identificar facilmente as células que foram adicionadas ou atualizadas na planilha de horas atualmente ativa.

Adicionando tempo para outras pessoas na Planilha de horas #

Adicionar tempo para outras pessoas é uma ferramenta paga, que você pode ativar atualizando sua conta para o plano de assinatura Basic.

  1. Vá para a página de sua Planilha de horas
  2. Clique no botão Integrantes da equipe e selecione um colega de equipe para visualizar a sua planilha de horas
  3. Escolher um Projeto ou Tarefa
  4. Adicionar/editar tempo para aquele integrante da equipe

Apenas o proprietário ou os administradores podem ver, adicionar ou editar as entradas de tempo de outra pessoa na Planilha . Os usuários comuns só podem editar suas próprias entradas de tempo.

Se você adicionar tempo para alguém em um projeto ao qual essa pessoa não tem acesso, essa pessoa não poderá alterar, editar ou adicionar mais tempo para esse projeto específico na Planilha.

Imprimindo Planilha de horas/PDF #

Quando você está em uma página da Planilha você pode obter uma boa visualização de impressão acessando as opções do seu navegador e clicando em Imprimir (ou pressione Ctrl+P). Quando estiver no modo de impressão do navegador, você terá a opção de salvar a página como PDF.

Você também pode salvar e exportar um Relatório semanal:

  1. Filtre o relatório de um usuário
  2. Clique em Exportar
  3. Personalize e desative Mostrar subgrupo
  4. Clique no ícone de compartilhamento e dê um nome ao relatório (por exemplo, Planilha de horas da Jana)
  5. Abra o link para cada semana e exporte o relatório como PDF

Adicionar descrição, etiquetas, excluir entrada e alterar o status faturável de uma entrada #

Para adicionar uma descrição ou etiquetas a uma entrada na Planilha de horas, passe o mouse sobre a entrada e clique nos três pontos.

Um campo aparecerá e você verá a opção de adicionar uma descrição, etiqueta ou alterar o estado faturável de uma entrada.

Para excluir uma entrada:

  1. Clique nos três pontos na tela Editar
  2. Escolha Excluir
  3. Digite EXCLUIR para confirmar a ação

ou

  1. Exclua tempo rastreado
  2. Clique em Excluir na tela de confirmação

ou

  1. Selecione o tempo rastreado
  2. Digite 0 na célula
  3. Clique em Excluir na tela de confirmação

Ocultar o Rastreador e usar apenas a Planilha #

Se você preferir usar o modo Planilha e não precisar da página Rastreador, pode ocultá-lo nas Configurações do espaço de trabalho da sua conta.

Forçar cronômetro #

Com o recurso Forçar o Cronômetro disponível no plano Enterprise, a inserção de tempo por meio da Planilha de horas pode ser desabilitada. Nesse caso, a Planilha só pode ser usada para visualizar as entradas de horas.

Você pode encontrar mais informações sobre esta opção aqui.

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