Modelos gratuitos de relatório de despesas
12 modelos de relatório de despesas que você pode usar para manter um registro de todas as suas despesas, solicitar reembolso, controlar seus custos de viagens de negócios e muito mais.
PDF • Excel • Documentos Google
O que é um relatório de despesas?
Um relatório de despesas é um formulário que o permite rastrear todos os custos relacionados ao negócio – desde despesas realizadas pelos funcionários até custos específicos do projeto.
Esse registro geralmente serve como base para uma solicitação de reembolso em dinheiro pelos valores gastos durante uma tarefa comercial específica.
No entanto, os relatórios de despesas também podem ser usados para:
- Registrar os custos do projeto
- Avaliar as despesas totais
- Fazer melhores estimativas de orçamento
Os itens que devem ser incluídos em um relatório de despesas são:
- Dinheiro gasto em combustível durante viagens de negócios ou para realizar tarefas comerciais diárias
- Dinheiro gasto em meios de transporte durante viagens de negócios
- Dinheiro gasto em almoços e jantares de negócios com clientes
- Dinheiro gasto em hospedagem durante viagens de negócios
Como funciona um relatório de despesas?
Veja mais detalhadamente como o relatório de despesas funciona:
- Cada vez que os funcionários em serviço comercial pagam em dinheiro, eles usam um relatório para discriminar suas despesas.
- Os funcionários anexam os recibos relacionados às despesas ao relatório, para servir como prova de que os valores listados correspondem aos valores reais gastos.
- Por fim, os empregados entregam o relatório preenchido ao contador do empregador ou da empresa, para que sejam reembolsados pelas despesas listadas.
O que deve ser incluído em um relatório de despesas?
Um relatório de despesas geralmente consiste em:
- Informação do empregado
- Data da despesa incorrida
- Tipo ou categoria da despesa
- Subtotal para cada despesa
- Valor total das despesas
- Informações adicionais
Modelos de relatórios de despesas simples e gratuitos
Então, você entendeu o que realmente são os relatórios de despesas e sabe mais sobre sua finalidade.
Agora, tudo que você precisa é de um conjunto de relatórios de despesas confiáveis que possa usar regularmente.
Embora criar seus próprios relatórios no Excel seja uma solução adequada, existe uma alternativa mais rápida. Em vez de criar manualmente seus próprios modelos do zero, é sempre mais fácil usar modelos adequados e prontos para uso.
Aqui estão 12 modelos de relatório de despesas que você pode experimentar agora mesmo.
Modelo básico de relatório de despesas
Sempre que precisar de um formulário simples para ajudá-lo a se manter atualizado com suas despesas recentes, você pode optar por um modelo básico de relatório de despesas.
O que é o modelo básico de relatório de despesas?
Este modelo permite organizar suas despesas básicas de pagamento por:
- Data de pagamento
- Método de pagamento
- Beneficiário
Como usar o modelo básico de relatório de despesas?
Depois de inserir os valores pagos por cada item, você terá suas despesas calculadas pelo subtotal de cada data e pelo total de todo o período de despesas envolvido.
O modelo básico de relatório de despesas é melhor para:
- Empresas de qualquer tamanho (incluindo pequenas empresas)
- Transações individuais
- Organizações sem fins lucrativos
Baixar: Documentos Google • Planilhas Google
Modelo de relatório de despesas com reembolso adiantado
Caso você precise cobrir previamente determinadas despesas, o relatório de despesas com reembolso adiantado pode ser a solução certa para garantir que tudo corra conforme o planejado.
O que é o relatório de despesas com modelo de reembolso adiantado?
Este modelo pressupõe que você recebeu antecipadamente parte da quantia que espera gastar na atividade comercial.
Como utilizar o modelo de relatório de despesas de reembolso antecipado?
Neste modelo, primeiro organize suas despesas por:
- Data de pagamento
- Item
- Categoria do item
Depois de inserir os valores que pagará por cada item, você terá suas despesas calculadas pelo total.
Assim que você inserir o valor recebido antecipadamente para as despesas discriminadas, você receberá o reembolso total das despesas para todo o período coberto.
O relatório de despesas com reembolso antecipado é melhor para:
- Funcionários que recebem antecipadamente algumas de suas futuras despesas comerciais.
Baixar: Documentos Google • Planilhas Google
Modelo de relatório de despesas do projeto
Se você estiver trabalhando em um projeto que exige que você anote todas as despesas efetuadas até a sua conclusão, o modelo de relatório de despesas do projeto pode ser útil.
O que é um modelo de relatório de despesas do projeto?
É um modelo que permite organizar todas as despesas relacionadas ao projeto por data e descrição.
Como usar o modelo de relatório de despesas do projeto?
Você pode começar especificando as despesas da sua tarefa.
Além disso, se o seu projeto exigir viagens, você também pode adicionar mais detalhes sobre suas despesas de transporte, hotel e refeições.
O modelo de relatório de despesas de eventos é melhor para:
- Eventos da empresa, como cerimônias de premiação e eventos promocionais, especialmente aqueles que envolvem viajantes, entretenimento e prêmios.
Baixar: Documentos Google • Planilhas Google
Modelo de relatório de despesas para construção
Se você frequentemente precisa cobrir despesas relacionadas à construção e precisa de uma maneira fácil de controlá-las, o modelo de relatório de despesas para construção tem tudo para você.
O que é o modelo de relatório de despesas para construção?
Este relatório de despesas permite acompanhar e registrar suas despesas relacionadas à construção.
Basta adicionar a data da obra e especificar o número de identificação da casa, o número de identificação das despesas, bem como as despesas de construção e conexas.
Depois de adicionar esses dados, você obterá a despesa total da data, bem como o subtotal por data calculado automaticamente.
Você também obterá o total das despesas de construção e relacionadas à construção calculado automaticamente, bem como o total de todo o período coberto por este relatório de despesas.
O modelo de relatório de despesas para construção é melhor para:
- Trabalhadores de construção
Planilha de horas de construção gratuito
Baixar: Documentos Google • Planilhas Google
O que seu relatório de despesas diz sobre você?
Os relatórios de despesas não apenas sublinham alguns dos problemas que as pessoas podem ter com eles, mas também dizem muito sobre os funcionários que os preenchem.
A pesquisa incluída no Wall Street Journal ajuda a distinguir entre cinco tipos diferentes de funcionários com base na forma como abordam o processo de relatório de despesas:
- ‘’Evasor’’
- ‘’Mártir’’
- ‘’Artista vingador’’
- ‘’Novato’’
- ‘’Presenteador’’
Então, que tipo você é?
Você é um tipo "evasor" de relatório de despesas?
O evasor muitas vezes reluta em relatar suas despesas ao empregador, não importa quão grandes ou pequenas.
Vamos chamar o evasor de Alice.
Alice acha confuso os dados que precisa adicionar ao seu relatório de despesas.
Ela acredita que o processo leva muito tempo.
Ela também teme que o seu empregador comece a questionar os itens do seu relatório se alguns deles ficarem mais caros do que o esperado.
Assim, Alice a “evasora” muitas vezes decide que é mais fácil não relatar as despesas e muitas vezes paga por elas do próprio bolso.
O que fazer se você for um "evasor" de relatório de despesas?
Não tenha pressa para entender a política de despesas da sua empresa – peça mais esclarecimentos ao contador da empresa ou aos seus colegas quando necessário.
Trate seu relatório de despesas como uma tarefa de trabalho e defina o tempo que você gastará nele diariamente ou semanalmente.
Em seguida, controle o tempo gasto no preenchimento de cada relatório para garantir que você permaneça dentro do limite de tempo predefinido.
Quando aplicável, utilize as notas dos relatórios e as seções de descrição para esclarecer por que certos itens ficaram mais caros do que o esperado.
Você é um "mártir" do relatório de despesas?
O "mártir" muitas vezes evita pedir reembolso de despesas. Mas, ao contrário do "evasor" que evita o processo porque é muito “confuso” ou “indutor de estresse”, o "mártir" o faz porque se sente pessoalmente “próximo” da empresa e de sua causa. Portanto, eles tratam essas despesas comerciais como se fossem suas.
Vamos chamá-lo de Pedro.
Pedro, o "mártir", raramente pede reembolso e cobre a maior parte das despesas relacionadas ao trabalho do seu próprio bolso.
O que fazer se você for um “mártir” do relatório de despesas?
O sentimento de proximidade que você tem com sua empresa é admirável, mas você ainda deve fazer pedidos de reembolso de despesas relacionadas ao seu negócio. Solicitar reembolso é necessário se você deseja manter a conformidade com a política de despesas da sua empresa.
Você é um tipo "artista vingador" de relatório de despesas?
Ao contrário do "evasor" e do "mártir", o "vingador" é excessivamente zeloso ao pedir reembolso de despesas.
Vamos chamar o tipo "artista vingador" de Matheus.
Matheus pede reembolso por cada centavo gasto – porque deseja ser reembolsado pela empresa por algo que acredita ser uma injustiça com ele.
Esta "vingança" pode estar ligada ao fato de seu salário ser menor do que ele acha que merece.
Ou pode estar relacionado ao fato de Matt pensar que seus superiores têm salários muito maiores do que ele acha que merecem.
Também pode estar atrelado a algum reembolso de despesa rejeitado que ele sofreu no passado — e agora ele quer liquidar essa despesa indiretamente, por meio de outras solicitações.
Então, Matheus, o "artista vingador", decide solicitar tantos reembolsos de despesas quantos ele acredita serem suficientes antes que ele e a empresa se resolvam.
O que fazer se você for um "artista vingador" do relatório de despesas?
Se você injustamente não obteve aprovação para uma solicitação de reembolso anterior, não recorra ao reembolso. Claro, isso pode fazer você se sentir melhor, mas não impede que o problema aconteça no futuro. Em vez disso, entregue o assunto a uma entidade superior da sua empresa.
Se você acha que seu salário é injusto, não aumente seu relatório de despesas para equilibrar as coisas - tente pedir um aumento salarial, juntamente com uma prova concreta de por que você o merece. Você pode ficar agradavelmente surpreso com o resultado disso.
Você é um "novato" do relatório de despesas?
O "novato" também é excessivamente zeloso em garantir que as despesas listadas estejam em ordem – porque geralmente não sabe exatamente quando e como solicitar o reembolso.
Vamos chamar a "novata" de Cristina.
Cristina acaba de conseguir seu primeiro emprego em uma empresa de prestígio e ainda não está familiarizada com o funcionamento da política de despesas de sua nova empresa.
É difícil para ela decidir sobre o que apresentar um pedido de reembolso. Quando viaja a negócios, ela reserva voos baratos e se hospeda em hotéis econômicos porque acredita que é a coisa certa a fazer.
Vejamos agora outro novato - David.
David também acabou de conseguir um emprego em uma empresa de prestígio. Porém, ao contrário de Cristina, David sempre pede os serviços mais caros quando está em viagem de negócios, porque acredita que é para isso que serve o conceito de reembolso de despesas.
Então, Cristina e David são ambos novatos, mas de maneiras diferentes – ela tem medo de ultrapassar um limite imaginário e ele trata a política de reembolso como um convite para gastar dinheiro livremente.
O que fazer se você for um “novato” em relatórios de despesas?
Estude a política de despesas da sua empresa e sublinhe os pontos que você não entende. Você pode então pedir ao contador da empresa que esclareça esses pontos - ou pode perguntar a seus colegas sobre os valores gerais que eles gastam nos itens nos quais você tende a gastar mais ou menos.
Você é um "presenteador" do relatório de despesas?
O "presenteador" geralmente brinca com a parte “comercial” da frase “política de despesas comerciais” – e tende a também pedir reembolso para despesas mais pessoais.
Vamos chamar o presenteador de Ana.
Ana gosta de expandir a política de despesas além das despesas comerciais típicas – para itens que vão desde serviços de babá até novas jóias.
Mas ela é uma pessoa de grande desempenho em sua empresa, então o empregador geralmente faz vista grossa a tal comportamento.
Portanto, Ana, a presenteadora, é semelhante aos novatos David e Cristina - a diferença é que ela conhece bem sua política de despesas, mas muitas vezes decide ignorá-la.
O que fazer se você for um “presenteador” de relatório de despesas?
Você pode querer ter mais cuidado ao adicionar itens questionáveis aos seus relatórios de despesas - só porque você se safou três vezes, não significa que não terá problemas na quarta vez. Portanto, tente manter suas solicitações de reembolso de despesas dentro de um valor e finalidade razoáveis.
Simplifique o processamento de despesas com um rastreador de despesas
Embora os modelos de relatórios de despesas sejam uma maneira bacana de ficar de olho nas suas despesas, como é o caso de todos os modelos prontos, eles podem nem sempre ser uma solução única para todos.
Às vezes, você pode precisar incluir mais detalhes do que cabe em um modelo pré-fabricado, então será mais fácil optar por outra opção que possa manter todos os seus custos em um só lugar, e é aqui que um rastreador de despesas pode funcionar. seja útil.
Mas, o que é um rastreador de despesas?
Pois bem, seu objetivo é ajudar a agilizar ainda mais o processo de relatório de despesas.
Este tipo de software ajuda você a calcular e manter os custos de suas operações e tarefas comerciais em um só lugar. Você pode gerar rapidamente relatórios mostrando quanto você precisa ser reembolsado por uma atividade relacionada a negócios, seja uma viagem de negócios, um almoço com um cliente ou um evento promocional.
Apesar de não ser um software de relatório de despesas tradicional, você pode usar o Clockify para ajudar a facilitar ainda mais o processo de relatório de despesas – junto com os modelos de relatório de despesas listados.
Como o Clockify pode ajudá-lo a acelerar os relatórios de despesas?
Em sua essência, Clockify é um software gratuito de monitoramento de tempo que permite monitorar facilmente o tempo gasto em tarefas e projetos antes de calcular automaticamente quanto você precisa receber por seu tempo. Mas também pode ajudá-lo a acelerar seus relatórios de despesas – se você usar os campos personalizados do Clockify.
O recurso de campos personalizados permite adicionar um campo personalizado especial às suas entradas de tempo (para todos os projetos ou apenas para alguns projetos), onde você poderá:
- Adicionar suas despesas para cada tarefa em que você monitora o tempo
- Especificar sua quilometragem em viagens de negócios
- Adicionar links aos seus recibos e muito mais
Posteriormente, você poderá exportar um relatório detalhado dos resultados de seus tempos e visualizar seus registros, bem como suas despesas, quilometragem e receitas específicas listadas em uma tabela CSV ou Excel.
Outros usos do Clockify em seus relatórios de despesas
Além de ajudá-lo a registrar suas despesas, Clockify também pode ajudá-lo a registrar e verificar se o tempo que você gasta nessas tarefas comerciais realmente vale a pena.
Esse conhecimento realmente ajudará a colocar em perspectiva o tempo que você gasta em determinadas tarefas de negócios. Talvez você descubra que os 10 almoços de negócios com clientes que você organiza por mês literalmente não valem o seu tempo.
Veja como você pode tirar essas conclusões com Clockify:
- Definindo os projetos nos quais você está trabalhando
- Definindo suas tarefas relacionadas ao projeto
- Definindo um valor específico para cada um de seus projetos
Quando você quiser levar um cliente para um almoço de negócios, trate isso como uma tarefa que você adicionará ao projeto apropriado em sua lista de projetos no Clockify.
Você pode controlar o tempo nesta tarefa relacionada ao projeto iniciando um cronômetro e monitorando o tempo enquanto estiver no almoço de negócios.
Ou você pode adicionar manualmente o tempo gasto nessa tarefa depois de se separar do seu cliente.
De qualquer forma, você terá seus ganhos pelo tempo investido nesta tarefa de negócios calculados automaticamente.
Talvez você descubra que acabou de gastar US$ 90,00 em um almoço de negócios de 3 horas com um cliente que decidiu reduzir significativamente o tempo faturável que sua empresa deverá dedicar ao projeto no futuro.
Por outro lado, se sua taxa horária para este projeto for de US$ 50,00, você não apenas gastou demais no almoço, mas também perdeu 3 horas que poderia ter alocado para tarefas mais acionáveis (US$ 90,00 gastos, em contraste com os US$ 150,00 que você poderia ganharam trabalhando em outra coisa).
