Cómo calcular las horas de trabajo: Una guía paso a paso para calcular la nómina y las horas trabajadas

Dos pasos cruciales para calcular las horas de trabajo

Calcular las horas de trabajo es una parte integral de las operaciones de tu negocio, y es por eso que debes hacerlo correctamente. Para facilitar el proceso, debes seguir dos pasos esenciales que ahora cubriremos.

• Seguimiento de horas trabajadas
• Cálculo de nómina

Paso 1: Seguimiento de horas trabajadas

El primer paso en el cálculo de la nómina consiste en rastrear el tiempo dedicado a cada actividad.

Los empleados pueden rastrear su tiempo de varias maneras. Podrían usar:

• Planillas horarias electrónicas,
• Relojes de fichaje,
• Un quiosco de fichaje, o
• Un aplicación de temporizador.

Las planillas de horarios modernas, por ejemplo, pueden mostrarte una descripción general de las actividades de los empleados durante el día, ordenadas por proyecto.

Paso 2: Cálculo de nómina

Una vez que hayas obtenido los datos sobre las horas trabajadas de tus empleados, puedes usarlos para calcular la nómina. Puedes hacerlo manualmente o usar un software de rastreo de nómina.

Cómo calcular horas y minutos de nómina manualmente

Si prefieres calcular la nómina por tu cuenta, puedes hacerlo siguiendo estos pasos:

1. Convierte todas las horas de inicio y finalización a un formato de 24 horas..

Luego, resta la hora de inicio de la hora de finalización de cada tarjeta de tiempo para obtener la cantidad de horas trabajadas..

Digamos que comenzaste a trabajar a las 8 a.m. y terminaste tu trabajo a las 5 p.m., que son las 17:00 convertidas al formato de 24 horas. Tu cálculo de la cantidad de horas que trabajó es así:

17:00 - 08:00 = 9

Entonces, trabajaste 9 horas.

2. Convierte del formato de hora regular al formato decimal dividiendo los minutos trabajados por 60.

Por ejemplo, si has trabajado 38 horas y 27 minutos, puedes convertir los minutos a formato decimal dividiendo 27 por 60:

27 / 60 = 0,45,

Luego, suma la fracción que obtuviste a las horas completas para obtener el número final. Basado en el ejemplo anterior, tu cálculo será así:

38 + 0,45 = 38,45,

En Excel, puedes convertir del formato regular al formato decimal multiplicando una celda por 24 (por ejemplo, =A1*24) y formateando la celda resultante como un número,

3. Luego, reduce la duración total por descansos no remunerados (si hay).
4. Luego, suma todas las horas de la semana para obtener el total de horas de la nómina semanal.

Entonces, si trabajaste 8 horas de lunes a jueves y 6,45 horas el viernes, calcularás el total de horas semanales de la siguiente manera:

8 + 8 + 8 + 8 + 6,45 = 38,45

5. Finalmente, multiplica la tarifa horaria por el total de horas de cada empleado para determinar el salario bruto.

Digamos que tu tarifa horaria es igual al promedio de EE. UU. de $11,01. Tus ingresos brutos semanales serán:

38,45 x $11,01 = $423,33

Cómo calcular horas de nómina automáticamente usando un software

Si calcular las horas de la nómina manualmente suena como un proceso lento, puedes optar por un software de seguimiento del tiempo. La introducción del seguimiento del tiempo a tu equipo básicamente te ayuda a adquirir los datos de nómina más precisos y garantiza que tus empleados reciban el pago adecuado por las horas trabajadas.

En caso de que decidas optar por una aplicación de rastreo del tiempo como Clockify, así es cómo puedes obtener los números más precisos:

• Define la tarifa horaria predeterminada para cada empleado,
• Define tarifas especiales si tienes proyectos que usan una tarifa diferente,
• En el informe de tiempo, selecciona el período de tiempo para el que necesitas horas calculadas (semana, mes o un período personalizado),
• Filtra las entradas de tiempo para un descanso o la hora del almuerzo no remunerados,
• El software obtendrá automáticamente el total de horas trabajadas por cada empleado y calculará cuánto debes pagarles, y
• Exporta el informe como PDF o Excel en caso de que necesites realizar cálculos más avanzados.

Si optas por el seguimiento del tiempo con Clockify, puedes obtener informes sobre todas las entradas de tiempo de todos los empleados yendo a Informe detallado:

• En el filtro del informe, selecciona el miembro del equipo para el que necesitas calcular la nómina y presiona Filtrar,
• Selecciona el intervalo de fechas en la esquina superior derecha (puedes cambiar el primer día de la semana en la Configuración de usuario),
• Haz clic en el ícono Guardar para crear un nuevo informe guardado,
• En el campo de nombre del informe, escribe el nombre del empleado y la fecha en que se realizó el pago (por ejemplo, Jamie Davis 24/06/2022),
• Repite el proceso cada semana o mes, y,
• Selecciona el período de fechas desde el día posterior al último pago hasta el día actual (por ejemplo, 24/06/2022 al 01/07/2022), para verificar cuántas horas se han acumulado después del último pago.

Cuatro consejos para calcular con éxito las horas de nómina

Calcular la nómina puede llevar mucho tiempo, pero hay formas de simplificar este proceso. Repasemos 4 consejos a tener en cuenta si quieres agilizar el cálculo de tu nómina.

Consejo 1: Utiliza el redondeo de tiempo

Para simplificar el cálculo de la nómina, los empleadores están legalmente autorizados a redondear las horas trabajadas por los empleados al cuarto o décimo de hora más cercano para fines de nómina.

Si trabajas con empleados y no con contratistas independientes, no siempre podrás redondear el tiempo de tus empleados al cuarto de hora más cercano, de acuerdo con la Ley de normas justas de trabajo. Eso se debe a que, en ciertos casos, redondear el tiempo de los empleados podría ir en contra de las regulaciones de horas extras o las tarifas de salario mínimo. Ya que ambos tipos de reglamentos están protegidos por la ley, infringirlos podría tener consecuencias legales para los empleadores.

El Código de Regulaciones Federales establece: “ El tiempo del empleado de 1 a 7 minutos se puede redondear hacia abajo y, por lo tanto, no se cuenta como horas trabajadas, pero el tiempo del empleado de 8 a 14 minutos se debe redondear y contar como un cuarto de hora de trabajo.”

¿Qué pasa con el redondeo de intervalos? Puedes redondear el tiempo a los cinco minutos más cercanos, a la décima o al cuarto de hora (5, 6, 15).

Algunas empresas optan por redondear a una décima de hora en lugar de a un cuarto. Como resultado, los números finales son más limpios cuando se convierten al formato decimal.

¿Es necesario redondear?

No precisamente. El redondeo de tiempo era una práctica que ahorraba tiempo cuando los empleados procesaban la nómina a mano. Pero gracias a la tecnología moderna, el redondeo de tiempo no disminuye el coste administrativo de calcular la nómina como solía hacerlo.

En cambio, el software puede rastrear el tiempo al minuto y calcular la nómina hasta un centavo.

Si confías en el redondeo de tiempo por otros motivos, el software aún puede redondear automáticamente cada entrada de tiempo al intervalo más cercano. A continuación, utilizará los valores redondeados al calcular la nómina.

Consejo 2: Incluye el trabajo de horas extras

Todas las horas trabajadas por encima de la semana laboral regular de 40 horas cuentan como horas extras.

Según la FLSA, normalmente se paga a una tarifa un 50% más alta que el trabajo normal para los trabajadores no exentos. Por ejemplo, si la tarifa horaria de un empleado por horas regulares es de $10, su tarifa de horas extras será:

$10 x 1,5 =$15

Una tarifa horaria más alta para trabajar durante los fines de semana o días festivos es generalmente una cuestión de acuerdo entre el empleador y el empleado. Siempre que el total de horas trabajadas no supere las 40 horas por semana, la tarifa de pago no está sujeta a las leyes federales o estatales. Es decir, a menos que tengas un contrato que estipule lo contrario, o quieras dar a los empleados motivación económica para trabajar durante las vacaciones o los fines de semana.

Al calcular la nómina para estos escenarios más avanzados, es mejor exportar los datos de tiempo sin procesar en Excel. Excel luego calculará la nómina en función de esos datos.

En Clockify, los empleados pueden adjuntar una etiqueta de "horas extras" a una entrada. De esa manera, los empleadores pueden usar la función Informes para acceder a detalles sobre el trabajo de horas extras de cada empleado.

Calcular las horas extras puede ser un proceso bastante complicado. Para hacerlo más fácil, puedes usar varias calculadoras de horas extras.

Consejo 3: No olvides tener en cuenta los descansos

Las pausas suelen durar de 5 a 20 minutos para el descanso y de 30 a 60 minutos para las comidas.

Los descansos se incluyen en el tiempo total que trabaja un empleado. Por otro lado, las pausas para comer pueden incluirse, pero no necesariamente. Para tener en cuenta las pausas en el software de seguimiento de tiempo como Clockify, puedes usar una función de Quiosco con descansos.

Alternativamente, puedes crear una entrada separada para los descansos y categorizarlos por proyecto o usando una etiqueta:

• Crea un proyecto separado con el nombre Tiempo libre donde colocarás todas las entradas de tiempo para descansos, baja por enfermedad, vacaciones, etc. (por ejemplo, pasaste 5 horas en el Proyecto A, 3 horas en el Proyecto B y 1 hora en Tiempo libre), o
• Crea una etiqueta para descanso, baja por enfermedad, o vacaciones. Luego, los empleados pueden crear una entrada de tiempo de 1 hora, dejarla sin proyecto, marcarla como no facturable y adjuntar la etiqueta correspondiente. Más adelante en los informes, puedes filtrar las entradas con esas etiquetas para que no se incluyan cuando calcules la nómina o las horas facturables.

Al mantener los descansos separados de los registros de tiempo del proyecto, los empleados pueden contabilizar todos sus días de ocho horas requeridos. Además, los gerentes pueden ver exactamente cuánto duraron realmente sus proyectos.

Consejo 4: Utiliza planillas horarias

Completar las planillas de horarios al final de cada día laboral es una de las mejores prácticas porque deja mucho menos posibilidades de error.

Los empleados pueden cambiar las horas de inicio y finalización de cada tarea, aplicar etiquetas, dejar notas, etc. Para hacerlo, deben seleccionar una tarea de la planilla e introducir el tiempo total que dedicaron a trabajar en esa tarea específica. El proceso no debería tomar más de un minuto.

En caso de que alguien se olvidó de completar sus planillas, puede verlo fácilmente en el informe semanal. El informe semanal te muestra cuánto tiempo registró cada empleado en total para cada día de la semana.

Sin embargo, ten en cuenta que, aunque poder editar las planillas horarias es una opción útil, debes bloquear las planillas después de cierto tiempo para que no se puedan realizar más cambios. Dependiendo de la frecuencia con la que proceses la nómina, puedes bloquear las planillas del período anterior cada semana o cada mes.

De esa manera, las personas tienen la oportunidad de poner en orden sus planillas horarias. Una vez que las planillas están bloqueadas, puedes exportar datos. Luego, puedes empezar a calcular las horas de trabajo y la nómina de manera segura, sabiendo que nada cambiará.

Conclusión: Calcular la nómina no tiene que ser un agobio

Calcular la nómina es una tarea importante para cualquier negocio. Se trata de seguir las horas de tus empleados y determinar su salario.

Al seguir nuestros pasos y consejos esenciales, puedes asegurarte de que la nómina se calcule de manera precisa y eficiente y que a tus empleados se les pague correctamente y a tiempo. En caso de que quieras facilitar el proceso, elige el software de cálculo de nómina y deja que el programa haga todo por ti.