Las 28 mejores prácticas y consejos de control del tiempo
Seguir el tiempo sin un objetivo es lo mismo que mirar como el reloj avanza: realizas la accićon pero no obtienes ningúna información accionable sobre:
- Las horas facturables,
- La productividad del equipo, o
- El progreso del proyecto.
Así que, explora las mejores prácticas y consejos de control de tiempo para obtener las conclusiones clave para el crecimiento del negocio. Hemos incluido también los consejos sobre los informes de tiempo, la adopción de tiempo y la gestión de tiempo para maximizar los beneficios que tienes.
Control del tiempo: mejores prácticas
Repasamos las maneras más efectivas de registrar el tiempo para los flujos de trabajo optimizados.
1. Utiliza un temporizador o una planilla de horarios
Como unas de las mejores prácticas de control del tiempo para equipos e individuos, puedes registrar el tiempo con:
- Temporizador: haz clic en Iniciar para registrar el tiempo de tu tarea y Detener cuando se finalice, o
- Planilla de horarios: añade el tiempo manualmente, incluyendo las horas de trabajo y la descripción de la tarea para la semana completa.
Un rastreador de tiempo versátil como Clockify by CAKE.com ofrece ambas funciones. Utiliza el temporizador si necesitas métricas precisas para:
- Aumentar la productividad,
- Mejorar las estimaciones del proyecto, y/o
- Seguir los descansos y distracciones de trabajo.
Alternativamente, llena las planillas de horarios para seguir el tiempo para cumplimiento (como DCAA). Esta opción también te permite:
- Revisar el trabajo de todos tras su aprobación, y
- Garantizar la responsabilidad bloqueando las planillas de horarios (o prevenir entradas pasadas).
El mejor método dependerá de tus objetivos de control de tiempo.
Michael Feazel, el CEO de una empresa de techado, recomienda el seguimiento de tiempo hacia los objetivos:
El control de tiempo debería ayudar a medir el impacto y no solo la presencia. No solo ‘sigue el tiempo’, sino que ayuda a mantener los objetivos claros y alinear mejor los objetivos.
Sigue el tiempo automáticamente o manualmente
Los rastreadores de tiempo modernos como Clockify ofrecen 2 tipos de temporizadores:
- Manual: introduce tus horas de trabajo o inicia/detiene el temporizador manualmente, y
- Automático: instala la aplicación y se ejecutará en segundo plano, monitoreando los sitios web y las aplicaciones visitadas.
Un rastreador de tiempo automático ayuda a los gerentes operacionales obtener más información sobre las actividades diarias de todos y reducir las tareas de administración manuales y el error humano.
Mientras tanto, los rastreadores de tiempo manuales requieren una supervisión más práctica. Sin embargo, son mejores para empleados con horarios fijos y proyectos recurrentes.
Según la imagen, las planillas de horarios manuales te ofrecen una vista clara de todas las horas registradas por proyecto durante la semana.
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3. Prueba la regla de 2 minutos para simplificar el control de tiempo
Si no se implementa adecuadamente, el control de tiempo puede ser una tarea tediosa lo que hace que los errores sean más probables. Así que, mantén las cosas simples con la regla de 2 minutos. Si una tarea tarda menos de 2 minutos para completarse, no la registras.
Por ejemplo, da instrucciones a los trabajadores que no registren descansos de baño breves. En cambio, deberían incluirlos en el total de tiempo del proyecto.
Aviso: La ley federal no exige que los empleados reciban el pago de los descansos de más de 20 minutos. Así que, registra los períodos de descanso más largos para una facturación y nómina precisas.
4. Registra las actividades no facturables
Para promover una rutina diaria productiva, necesitarás monitorear el tiempo dedicado a actividades no facturables, como:
- Investigación,
- Reuniones de equipo, o
- Comunicación a través de las aplicaciones de chat (como Pumble).
Las horas no facturables no están incluidas en las facturas, pero son esenciales para calcular las tarifas por hora. Por ejemplo, puedes cobrar a un cliente por 100 horas de trabajo de proyecto. Sin embargo, cuando añades el tiempo extra dedicado al feedback y la administración, el total de horas se aumenta, disminuyendo tu tarifa por hora.
Con suerte, las herramientas de control de tiempo te ayudan a seguir las horas facturables vs. no facturables para pronosticar los resultados como:
- Estimaciones de tiempo y presupuesto, y
- Ganancias por hora.
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5. Utiliza los rastreadores de tiempo para organizar el tiempo de proyecto
Entre las mejores prácticas de control de tiempo está la categorización de tiempo por proyecto. Para lograrlo, elige un rastreador de tiempo sencillo, como Clockify by CAKE.com. Luego, sigue los pasos a continuación:
Paso 1: Crea diferentes proyectos y divídelos según:
- Departamentos,
- Clientes,
- Procesos, y
- Trabajos.
Los nombres de proyectos reflejan el enfoque principal de tu empresa, así que configura una convención de nomenclatura estandarizada. Solo ten en cuenta que los clientes pueden tener múltiples proyectos, pero un proyecto puede pertenecer a un solo cliente.
Paso 2: Desglosa los proyectos en tareas (o subproyectos) para añadir otro nivel a tu jerarquía. Las tareas pueden:
- Indicar el tipo de actividad: como Codificación o Diseño, o
- Describir la actividad: como Diseñar la página de inicio o Escribir el propósito del proyecto.
Paso 3: Utiliza etiquetas para tener aún más control de tu categorización. Las etiquetas no están vinculadas a proyectos y añaden una información adicional a las entradas de tiempo para una distinción más fácil.
Para ilustrar, puedes aplicar las siguientes etiquetas a entradas de tiempo independientemente del proyecto:
- Moneda especial,
- Facturado, y
- Horas extras.
6. Aplica las etiquetas para informes y facturas enfocadas
Además de usar etiquetas en los proyectos, puedes añadir múltiples etiquetas a una entrada de tiempo. Como tal, estas “palabras clave” son especialmente útiles en diferentes casos de uso.
Caso de uso 1: Filtración de informes
Puedes analizar los datos de informes con etiquetas para ver el tiempo en actividades específicas, como Horas extras o Formación, y descubrir malos hábitos de control de tiempo entre el personal.
Caso de uso 2: Facturación de clientes
Al facturar a los clientes, puedes agrupar las entradas de tiempo según proyectos y subgrupar por etiquetas. De esta manera, tus clientes pueden ver cada tarea relacionada con el proyecto y cuánto tiempo tardó en realizarse.
Además, marca las entradas como Facturadas para evitar los errores en la facturación como cobrar a los clientes dos veces.
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7. Categoriza el tiempo a medida que lo registras
Una de las mejores prácticas de control de tiempo es mantener un registro de tiempo organizado desde el principio. Claro, el control de tiempo estructurado significa:
- Informes de presupuesto y tiempo limpios,,
- Tiempo ahorrado reduciendo el error manual, y
- Tiempo registrado de los empleados con precisión y consistencia.
Para alcanzar este objetivo, usa campos obligatorios para definir la información mínima que cada entrada de tiempo debe tener. Por ejemplo, establece una regla que cada entrada de tiempo debe tener un proyecto adjunto.
8. Aprovecha las funciones adicionales del rastreador de tiempo
Ahora que eres experto en fichaje, explora la configuración adicional para afinar tu experiencia de control de tiempo de equipo.
1. Función adicional: Detección de inactividad
¿Tus empleados a menudo están lejos de sus mesas o se olvidan de detener el temporizador? Una aplicación de control de tiempo puede detectar el tiempo de inactividad y permitirles borrarlo. Esto hace que el control de tiempo de los empleados remotos sea más conveniente.
Así que, si algunas vez te has preguntado cómo mejorar la precisión de las planillas de horarios, la detección de inactividad es la respuesta, solo recuerda habilitarlo en Clockify.
Función adicional: Recordatorios
A veces, la detección de inactividad no es suficiente para mejorar el uso del temporizador de tu equipo. Así que, establece los recordatorios para avisar a los empleados cuando no hayan registrado suficiente tiempo a través del correo electrónico o notificación del navegador.
3. Función adicional: Edición masiva
Como gerente de proyectos, garantizas que los datos de tiempo son lo más precisos posible y actualizados. Así que, si notas cualquier entrada duplicada u horas de descansos incorrectos, simplemente:
- Selecciona varias entradas para edición masiva, y
- Elimina o cambia los detalles de la entrada (como el período de tiempo).
Informes de tiempo: las mejores prácticas
Luego, exploremos las mejores prácticas de control de tiempo para obtener información del tiempo confiable y proactiva.
9. Haz una lista de preguntas que los datos de control de tiempo deben abordar
Como un gerente de operaciones, sigues el tiempo para identificar insuficiencias y mejorar:
- Flujo de trabajo de los empleados,
- Gastos de tiempo y presupuesto,
- Cobro al cliente, y más.
Para aprovechar al máximo información de tu control de tiempo, crea un plan de acción con los siguientes pasos:
- Haz preguntas centradas en tu principales preocupaciones, y
- Proporciona respuestas según tus datos de tiempo.
Aquí es un ejemplo de preguntas y respuestas:
P:¿En qué estamos trabajando?
R: Ejecuta un informe resumido para los últimos 7 días cada viernes. Luego, agrupa el tiempo por proyecto y subgrupa por tarea.
P: ¿Cuánto debemos facturar a los clientes?
R: Para facturar a los clientes precisamente, prepara una factura con entradas de tiempo facturables relacionada a su proyecto. Utiliza el rastreador de tiempo para enviar o exportar las facturas para su custodia.
P: ¿Cuánto debemos pagar a cada empleado?
R: Establece una tarifa de coste para que cada empleado siga sus horas de trabajo (o costes laborales) para la nómina. Luego, multiplica sus horas registradas con tarifa por hora para tener el total del pago.
P: ¿Cómo determinamos con precisión los proyectos y clientes de alto valor?
R: Abre tu informe resumido y agrupa las entradas de tiempo por proyecto y cliente para comparar las ganancias y horas gastadas.
P: ¿Cuánto tiempo y dinero cuesta completar un proyecto?
R: Ve el estado del proyecto para un proyecto archivado y el total de horas registradas desglosadas por tareas.
P: ¿Cuán precisas son nuestras estimaciones para cada proyecto?
R: Establece estimaciones para cada tarea y proyecto. Luego, compara el tiempo registrado vs. estimado cada semana.
10. Audita las planillas de horarios para la precisión de datos
Si no aplicas los campos obligatorios, deberás realizar una auditoría de las planillas de horarios regulares para asegurar los informes sin errores.
¿Por qué realizar una auditoría de planilla de horarios? Para asegurarte de que cada entrada de tiempo se haya atribuido correctamente al proyecto al que pertenece. Después de todo, cualquier entrada de tiempo desajuste o “incorrecta” arruinará tus informes.
En las aplicaciones de control de tiempo como Clockify, puedes usar las auditorías de tiempo para encontrar entradas:
- Sin un proyecto o tarea,
- Con una duración sospechosa.
Desde aquí, puedes editar las entradas:
- Añadiendo un proyecto/tarea,
- Eliminando la entrada, o
- Cambiando la duración.
A veces, las personas inician el temporizador por accidente, pero se olvidan de eliminar la entrada. Para mantener los informes limpios, detecta y elimina las entradas de tiempo que duran menos de 1 minuto.
Adicionalmente, puedes comprobar si hay entradas que exceden 8 horas. Si un miembro de equipo pasó 8 horas en un proyecto, pero solo hizo una entrada, pídelo que lo divide en múltiples entradas especificadas por tareas para tener la claridad.
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11. Establece tarifas por hora para las ganancias constantes
Cuando sigues el tiempo individual o del equipo, deberías definir tarifas por hora para contabilizar cada minuto facturable y seguir el uso de los recursos efectivamente.
Dato curioso: Forbes informa que los precios por hora son especialmente beneficiosos para empresas y autónomos de servicios, siempre que añades gastos generales e impuestos a facturas.
Para monitorear los ingresos y gastos sin problemas, deberías configurar tu espacio de trabajo de Clockify con:
- Tarifas de coste: importe pagado a cada empleado para su trabajo, y
- Tarifas facturables: importe cobrado a clientes según sus horas registradas.
En cuanto los empleados registran las tareas diarias, marcan entradas específicas como facturables para separarlas del trabajo no facturable. En los informes de Clockify, puedes comparar los costes del proyecto y generar los ingresos. Si tus gastos superan tus ingresos, deberías volver a priorizar tus actividades.
12. Haz la estimación del proyecto y sigue su estado
Estima cuánto tiempo necesitarás para un proyecto. Luego, ve cuánto tiempo tardará en realidad.
Para monitorear el progreso del proyecto, necesitarás establecer los KPIs (Indicadores clave del rendimiento) in your time tracker — which include:
- Las estimaciones de tiempo, y
- Las estimaciones de presupuesto.
Comparar las horas previstas y registradas también puede ayudar a los gerentes a comprender la tasa de utilización de su personal, el porcentaje del tiempo de un empleado dedicado al trabajo de cliente.
Con los datos de tiempo real, podrás asignar mejor los recursos y predecir los cronogramas del proyecto.
13. Redondea hacia arriba el tiempo en los informes
Utilizar un temporizador puede llevar a marcas de tiempo innecesariamente precisas, como 2:34:21. Esto hace que el análisis de informes sea visualmente demandante.
Para resolver este problema, redondea el tiempo a los 15 minutos más cercanos en los informes. Luego, todas tus entradas marcadas aparecerán ordenadas y limpias.
Hablando legalmente, los gerentes pueden redondear las horas de los empleados a los intervalos predeterminados como:
- 5 minutos,
- 6 minutos, o
- 15 minutos.
El redondeo de tiempo es común en diferentes industrias. Por ejemplo, los abogados facturan a los clientes en incrementos de una hora, como:
- 6 minutos (el estándar de la industria),
- 15 minutos, o
- 30 minutos.
Por ejemplo, una llamada de 2 minutos se redondeará a 6 minutos.
Adicionalmente, los centros de salud utilizan el redondeo de tiempo para la nómina. Legalmente, deben redondear las horas de los empleados justamente, 1-7 minutos de pueden redondear hacia abajo, pero 8-14 minutos se deben redondear hacia arriba.
La adopción y cumplimiento de equipo: mejores prácticas
Ahora repasamos las prácticas que te ayudan a implementar el control de tiempo sin resistencia, construir los hábitos y mantener alto cumplimiento.
14. Comienza con un programa piloto en un departamento
Introducir desde el primer día el control de tiempo en la empresa causa caos y preocupación. El mejor enfoque para el control de tiempo de los empleados sería ponerlo a prueba primero con un solo equipo.
Elige un departamento que sea demasiado pequeño para gestionar y ejecutar el programa de piloto durante 3-4 semanas.
Durante este período:
- Pon a prueba tu software de control de tiempo y flujos de trabajo,
- Identifica los puntos de fricción antes de que afecten a todos, y
- Recopila el feedback y ajusta el proceso.
Una vez que el equipo piloto tenga un proceso de trabajo funcional, documenta lo que has aprendido y impleméntalo gradualmente en otros departamentos.
15. Mantén la entrada de datos lo más simple posible
Cada campo de datos adicional que requieres aumenta la fricción y mata el cumplimiento. Considera lo siguiente como tus entradas de datos esenciales:
- Proyecto,
- Tarea,
- Fecha, y
- Duración.
Y si estás completamente seguro que las utilizarás, añade:
- Etiquetas (si quieres filtrar aún más los informes), y
- Descripción (si los clientes requieren facturas detalladas).
La mayoría de las entradas de tiempo no necesitan una descripción. El proyecto y la tarea ya te cuentan lo que pasó. Después de todo, cuánto más fácil sea el seguimiento para tus empleados, más precisos serán tus datos.
16. Comunica POR QUÉ la gente necesita rastrear el tiempo
Las personas se resisten al control de tiempo cuando les parece como vigilancia o trabajo de relleno. Precisamente por eso, explicar su propósito real de antemano es una de las mejores prácticas de control de tiempo.
Cuando las personas entienden por qué necesitan hacer algo, su flexibilidad y compromiso aumentan en comparación cuando solo se les diga hacerlo.
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17. No obligues a la gente a usar el temporizador
Los temporizadores pueden parecer intrusivos. Para algunos empleados, los temporizadores interrumpen el flujo, haciéndoles sentirse ansiosos sobre el “rendimiento”. Deja que las personas elijan cómo seguir el tiempo:
- Usando un temporizador si les apetece la precisión, o
- Introduciendo el tiempo manualmente al final del día si así lo prefieren.
La entrada manual a menudo produce datos más precisos porque:
- Las personas no dejan el temporizador en marcha durante los descansos,
- Asignan el tiempo a los proyectos correctos en vez del temporizador que esté en marcha,
- Les preocupa menos el seguimiento perfecto.
El objetivo son datos correctos, no datos perfectos, lo que nos lleva al siguiente punto.
18. Ten como objetivo datos correctos, no perfectos
Demandar la precisión hasta el minuto agota a las personas y puede afectar malamente a la adopción del control de tiempo.
No necesitas saber que alguien trabajó exactamente 2 horas, 34 minutos y 12 segundos. Necesitas saber que trabajó aproximadamente 2,5 horas. Esto te da:
- Estimaciones de coste de proyecto confiables,
- Facturación de clientes justa, y
- Asignación de datos de recursos útiles
— sin:
- Estresarse sobre incluso el seguimiento de los descansos de baño, y
- Datos que son precisos pero a menudo erróneos.
Al elegir entre la precisión (el 70% posibilidad de que las 2:34:12 horas registradas sean reales) vs. exactitud (el 99% posibilidad de que las 2 horas ± 30 minutos registrados sean reales), la exactitud es siempre mejor.
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19. Rastrea diariamente, no semanalmente
¿Te estás preguntando cómo mejorar la precisión de las planillas de horarios sin obsesionarte con datos de tiempo extremadamente precisos? Es simple, sigue el tiempo diariamente en vez de semanalmente.
Llenar las planillas de horarios al final de la semana es menos frecuente, así que parece más fácil, pero no lo es.
Aquí te explicamos lo que realmente ocurre con las entradas semanales:
- Llega el viernes por la tarde,
- Un empleado dedica 45 minutos intentando a recordar lo qué ha hecho desde el lunes por la mañana,
- Hace estimaciones o copia y pega las mismas entradas, y
- La calidad de datos cae.
Por otro lado, el registro diario lleva 2-3 minutos al final de cada día laboral. La memoria está fresca, y todos saben en qué han trabajado. Aunque puede parecer como más trabajo al principio, el seguimiento diario produce mejores datos con menos esfuerzos.
20. Asigna a alguien para que revise las planillas de horarios todos los días
Cuando introduzcas por primera vez el seguimiento del tiempo, el proceso será irregular. Las personas se olvidarán regularmente de llenar sus planillas de horarios, o esperarán demasiado y se frustrarán.
Por lo tanto, pon a alguien a cargo de revisar las planillas de horarios y recordar a la gente que las llene antes de salir del trabajo. No tiene que ser un gerente, cualquiera puede hacerlo.
Incluso puedes automatizar el proceso (en caso de que todos sean demasiado amables/tímidos). El software de seguimiento del tiempo puede enviar recordatorios regulares para realizar un seguimiento del tiempo si una persona no ha registrado un número específico de horas, solo tienes que establecer las reglas sobre quién los recibe y cuándo.
Gestión y administración: mejores prácticas
Para mejores prácticas de control de tiempo, necesitas mantener los datos limpios, organizados y útiles a largo plazo. Los siguientes consejos te pueden ayudar con esto.
21. Haz que los datos de seguimiento del tiempo sean transparentes (sin limitaciones)
¿Todos deberían ver el tiempo registrado de todos? Generalmente, sí, con algunas limitaciones.
Como una de las mejores prácticas de control del tiempo para equipos, la transparencia ayuda porque:
- Las personas ven que el seguimiento es normal y ampliamente utilizado,
- Crea responsabilidad social (nadie quiere ser la única persona con planillas de horarios vacíos), y
- Construye confianza ya que nada se oculta o utiliza contra los empleados.
Da el acceso a los miembros del equipo a datos del proyecto y bloquea cualquier información personal o legalmente protegida. Este equilibrio mantiene el proceso transparente sin compartir demasiado.
Si el equipo está competitivo, puedes incluso habilitar el panel del equipo así que las personas pueden ver quién ha registrado más tiempo. Un poco de competición es bueno, siempre y cuando no haya una recompensa extrínseca.
22. No uses datos de tiempo para reseñas de desempeño
La manera más rápida de destruir el control de tiempo preciso es utilizarlo para juzgar a las personas. Sí, los datos de tiempo te ayudan a evaluar:
- Cómo se está desempeñando la organización,
- Si los proyectos son rentables, y
- Cuánto deberías cobrar a los clientes y pagar a los empleados.
Sin embargo, los datos de tiempo no se deben utilizar para evaluar la calidad de trabajo o el rendimiento del empleado, ya que puede tener graves consecuencias negativas.
Cuando equivales las horas registradas con el rendimiento del empleado, el equipo completo está más propenso a:
- Aumentar las horas para parecer ocupado,
- Registrar menos tiempo en tareas difíciles para parecer más eficiente, y
- Manipular el sistema en vez de seguir honestamente.
Si las horas de alguna persona parecen inusuales, obsérvalo como inicio de una conversación, no evidencia. De esa manera, puedes comprender la razón detrás de los números, ganar confianza y mejorar tus procesos empresariales.
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23. Limita el acceso del proyecto para reducir el desorden y la confusión
Cuando la lista de tu proyecto tiene 200 elementos activos, las personas pierden el tiempo desplazándose y buscando. Dicho esto, considera las siguientes soluciones para eliminar el desorden:
- Asigna las personas a proyectos para que solo vean sus propios,
- Deja que las personas marcan como favoritos sus proyectos más utilizados para que aparezcan primeros,
- Archiva proyectos completados para que no saturen las listas activas, y
- Marca tareas finalizadas como hechas para mantener la lista de tareas del proyecto limpia.
Esto requiere un poco de trabajo de administración por adelantado, pero le ahorra las horas a tu equipo.
Además, cuando no estás seguro, otorga acceso. Hacer que alguien solicite y espere por la permisión desperdicia más tiempo que ver ocasionalmente un proyecto irrelevante.
Para organizaciones más grandes, considera crear espacios de trabajo separados por departamentos, para que los equipos no se ahoguen en los proyectos de otros departamentos.
24. Haz un equilibrio entre la responsabilidad y confianza con un monitoreo considerado
El control de tiempo crea responsabilidad, pero, ¿cuánta supervisión es demasiada? La respuesta depende de tu modelo empresarial, la estructura del equipo, y lo que en realidad estás intentando medir.
El control de tiempo regular funciona para la mayoría de los equipos y permite a los gerentes:
- Seguir las horas y asignación de proyecto,
- Revisar las planillas de horarios para que estén completadas,
- Supervisar el presupuesto del proyecto y la tasa de utilización, y
- Tener conversaciones cuando los patrones parecen inusuales.
Sin embargo, una supervisión aumentada puede adaptarse a situaciones específicas, como:
- Control de tiempo de empleados remotos,
- Contratos de clientes que requieren una prueba de trabajo,
- Industrias con un alto nivel de cumplimiento (por ejemplo, contratistas gubernamentales, industria legal),
- Entornos de alta rotación con trabajadores temporales, y
- Modelos de facturación donde los clientes esperan los registros de actividad detallados.
🎓 Cómo seguir el tiempo de los empleados sin invadir su privacidad
Si quieres usar un software de supervisión de empleados, hazlo adecuadamente, de la siguiente manera:
1. Sé transparente sobre lo que estás registrando y no ocultes la supervisión. Di a las personas exactamente qué datos estás recopilando y por qué.
2. Céntrate en los patrones, no en “pillar” a alguien. Utiliza los datos para detectar los problemas sistemáticos (por ejemplo, alguien que está sistemáticamente offline durante las horas de trabajo) en lugar de criticar ejemplos individuales (por ejemplo, alguien que toma un descanso 5 minutos más largo).
3. Distingue entre las medidas de productividad y la responsabilidad. El monitoreo puede verificar que alguien está trabajando, pero no puede medir si está trabajando bien. La calidad, creatividad y resolución de problemas no aparecen en los registros de actividad.
4. Otorga a las personas la autonomía dentro de los límites. Establece expectativas claras (por ejemplo, disponibilidad durante horas centrales) pero no microgestiones cada minuto.
5. Revisa si el monitoreo te está ayudando en realidad para tomar mejores decisiones, o simplemente recopilando los datos que crea ansiedad sin mejorar los resultados.
Como explica el CEO en una empresa de solución de pago, Daniel Kroytor, la mejor práctica de control de tiempo para equipos es introducirla como ayuda, en vez de una manera de espiar a los empleados:
“Digo a mi equipo que el objetivo final es establecer cuánto tiempo se tarda en hacer algo para poder facturarlo adecuadamente y proteger nuestro tiempo.”
25. Bloquea las planillas de horarios de los meses anteriores para evitar malentendidos
Todo el mundo debería poder cambiar sus entradas de tiempo. Esta flexibilidad es mejor que exigir a las personas que:
- Soliciten aprobaciones cuando todo lo que quieren hacer es cambiar un error tipográfico,
- Adjunten una etiqueta que falta, o
- Añadan un minuto para que la entrada sea bien limpia y redonda.
Sin embargo, esta flexibilidad no debería durar para siempre. Dicho esto, bloquear las planillas de horarios después de un cierto período es necesario para que puedas enviar el informe o la nómina al cliente seguramente, sabiendo que no cambiará de nuevo.
Más importante, las personas sabrán que hay un período límite y que deben tener sus planillas en orden.
Los malentendidos a menudo ocurren cuando un trabajador corrige la entrada de tiempo mal categorizada, y luego la contabilidad no puede entender por qué faltan 7 horas en algún proyecto.
26. Nombra los proyectos de manera consistente
Los nombres de proyectos aleatorios crean caos en los informes y ralentizan la entrada de tiempo.
Si no tienes una convención de nomenclatura estandarizada, la gente perderá mucho tiempo buscándolos y pensando cómo categorizar sus entradas. El objetivo aquí es organizar los elementos en una jerarquía reconocible, de modo que clasificar las entradas de tiempo sea rápido y fácil.
Por ejemplo, una buena práctica es usar un formato estandarizado como: [Cliente/Departamento] — [Nombre de proyecto].
Idealmente, tus administradores crean proyectos estandarizados para que el resto del equipo puede seguir sus tareas mediante:
- Escribir la descripción de la tarea, y
- Asignarla al proyecto preexistente correcto.
Ve un ejemplo de Clockify a continuación.
Todo lo que debes hacer para seguir el tiempo en proyectos en Clockify es:
- Escribir en lo que estás trabajando en la caja de descripción,
- Hacer clic el el botón de Proyecto,
- Elegir tu proyecto del menú desplegable que creó el administrador, y
- Añadir el tiempo que dedicas a este proyecto y hacer clic en el botón Añadir si estás registrando el tiempo manualmente, o
- Iniciar y detener el temporizador durante la duración de tu trabajo.
Para cambiar entre el temporizador y el modo manual, simplemente haz clic en los íconos a la derecha:
Si estás utilizando la pestaña de planillas de horarios, haz clic en el botón Seleccionar Proyecto para elegir el proyecto, y rellena el tiempo en la planilla de horarios, como se muestra en la foto a continuación.
27. Documenta tu proceso completo de control de tiempo
Una vez que tu sistema funcione, escríbelo. Tu guía de control de tiempo debería cubrir:
- Qué seguir,
- Cómo seguir,
- Cuándo enviar, y
- Quién monitorea el cumplimiento.
Naturalmente, puedes añadir la sección de preguntas frecuentes para responder a otras preguntas potenciales.
Actualiza el documento trimestralmente a medida que evolucione tu proceso. Trátalo como un recurso vivo, no una política estática que nadie lee.
Cuando las preguntas aparecen repetidamente, añade las respuestas a esta guía. Con el tiempo, este documento se convertirá en un soporte de servicio propio que reduce la necesidad de constantes solicitudes de aclaración. Y puedes usar la guía durante el proceso de incorporación para que los nuevos empleados entiendan las expectativas desde el primer día.
28. Convierte el tiempo registrado en decisiones, no solo datos
Seguir las horas no tiene sentido si nunca miras lo que te están diciendo.
La mayoría de los equipos generan informes, echan un vistazo a los importes totales, y los ignoran. Al mismo tiempo, los mismos problemas vuelven a repetirse, los proyectos superan el presupuesto, los clientes agotan los recursos, etc.
Es decir, deja de solo recopilar los datos, empieza a usarlos. Dicho de otro modo, calcula unas métricas clave cada mes:
- Tasa de utilización (horas facturables + total de horas registradas) muestra qué porcentaje de tiempo genera los ingresos.
- Rentabilidad de proyecto te dice si un proyecto particular gana o pierde el dinero después de contabilizar el tiempo perdido.
- Precisión de tus estimaciones indica dónde y por cuánto estás subestimando o sobreestimando tus cotizaciones.
- Tarifa de gasto de presupuesto revela si estás gastando tu presupuesto demasiado rápido o si puedes ajustar el alcance o la velocidad a tiempo.
Busca los patrones en vez de números únicos, y luego actúa en lo que descubres.
Ejemplo: Tus datos muestran que el Proyecto X tiene un 40% más de presupuesto y quedan 2 semanas más para completarlo. No te limites a notarlo, reúnete con el equipo, descubre por qué ocurre esto y ajusta el alcance o los recursos antes de perder más dinero.
Los datos de control de tiempo importan solo cuando cambian tus decisiones.
🎓 Guía de gestión de tiempo de los empleados para equipos eficientes
Iniciar el control de tiempo correctamente: utiliza Clockify by CAKE.com
El control de tiempo no tiene que doler. Cuando lo haces correctamente, tomando en consideración las mejores prácticas de control de tiempo de equipo, se convierte en un hábito simple que hace que tu empresa funcione mejor.
Como un rastreador de tiempo potente y práctico, Clockify by CAKE.com ayuda a los equipos a seguir el tiempo sin fricciones. Puedes contar con:
- Entrada de tiempo flexible — utiliza los temporizadores o rellena las planillas de horarios manualmente, lo que funcione para tu equipo.
- Categorización sencilla — proyectos, tareas, y etiquetas mantienen los datos organizados sin añadir complejidad.
- Recordatorios automatizados — nunca persigas a la gente por no enviar las planillas de horarios.
- Informes que responden a preguntas reales — ve la rentabilidad, el estado de presupuesto, dónde va el tiempo y más.
Aún mejor, tú y tu equipo de desarrollo podéis personalizar aún más Clockify creando complementos que necesitéis. Consulta el Marketplace de CAKE.com y descubre los complementos disponibles actualmente.
Para cualquier pregunta, comunícate con nuestro soporte al cliente, completamente humano, disponible 24/7.
