Las 29 mejores prácticas de seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo parece bastante sencillo. Pero una vez que comienzas de verdad, aparecen muchas preguntas adicionales, como "¿Debería realizar un seguimiento del tiempo del descanso por separado" o "Cómo organizar mejor las entradas del tiempo". Pues, aquí tienes las 29 mejores prácticas de seguimiento del tiempo que pueden ayudarte.

Las mejores prácticas de seguimiento del tiempo

Lista de 29 mejores prácticas de seguimiento del tiempo

Seguimiento del tiempo

Informes de tiempo

Adopción por el equipo

Gestión & administración

01 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

Seguir el tiempo usando el temporizador vs. llenar la planilla horaria

Hay dos formas de seguir el tiempo:

¿Qué método es el mejor? Depende de por qué estás rastreando el tiempo.

Si estás realizando un seguimiento para medir y mejorar la productividad, o por alguna otra razón por la que necesitas resultados muy precisos (hasta el minuto), utiliza el temporizador.

Si estás realizando un seguimiento del tiempo debido al cumplimiento (como DCAA), necesitas una estimación de cuánto tiempo lleva un proyecto o cuánto tiempo has trabajado para fines de nómina, puedes realizar un seguimiento del tiempo llenando manualmente la planilla horaria.

La mayoría de las organizaciones no necesita un alto grado de precisión. La gerencia solo necesita saber cuántas horas tomó alguna actividad y si todos completaron su cuota de 8 horas al día.

Pero cuando realizas un seguimiento del tiempo porque quieres mejorar la productividad, debes contar cada minuto (y tener en cuenta el tiempo que dedicas a los descansos, las redes sociales, el correo electrónico, etc.).

Como cualquier otra documentación, el seguimiento del tiempo crea una carga adicional, por lo que debes sopesar la cantidad de datos que necesitas frente al valor que proporciona. En última instancia, tus necesidades de informes deben determinar qué rastrearás y qué tan detallado debe ser.

02 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

Rastreadores del tiempo automáticos vs. manuales

Hay dos tipos de rastreadores de tiempo: manuales y automáticos. Con los manuales, debes introducir el tiempo que has trabajado o iniciar/detener el temporizador manualmente. Con los automáticos, solo instalas la aplicación y se ejecuta en segundo plano, realizando un seguimiento de los sitios que visitas o las aplicaciones que usas. Ambos tipos tienen sus usos.

Los rastreadores de tiempo automáticos son útiles para obtener información sobre cómo pasas el día sin tener que mover un dedo. Esto los hace excelentes cuando quieres realizar un seguimiento de tu productividad y reducir el tiempo que pasas en las redes sociales o cosas no productivas similares.

Pero los rastreadores automáticos no pueden decir cuánto tiempo has dedicado a un proyecto o cuánto debes facturar a los clientes. Además, pueden mostrar que pasaste 24 minutos en una hoja de cálculo, pero no pueden decir por qué, o si incluso estabas trabajando de verdad.

Los rastreadores del tiempo manuales, aunque introducen más cargo adicional, son más adecuados para el seguimiento de las horas de trabajo. Te permiten categorizar el tiempo según tus necesidades específicas, te brindan más control y son más confiables. Te permiten categorizar el tiempo en torno a proyectos significativos, calcular tus horas facturables y ganancias, y ver en qué trabajó tu equipo (y no solo qué sitios visitaron o qué aplicación usaron).

03 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

No rastrees cada pequeña cosa

El seguimiento del tiempo es una tarea adicional que nadie disfruta. Cuantos más detalles y precisión necesites, mayor será la probabilidad de que obtengas datos incompletos e inexactos (especialmente si el personal no entiende por qué tienen que hacerlo).

Una regla general: si para algo necesitas más de 15 minutos, merece su propia entrada del tiempo.

Por ejemplo: si estás tomando un descanso para ir al baño, no tienes que realizar un seguimiento, solo añádelo al tiempo del proyecto. Sin embargo, si estás tomando un descanso para almorzar de 30 minutos, no lo rastrees o etiquétalo como descanso.

Esto también se aplica al trabajo autónomo. Por ejemplo, no tienes que realizar un seguimiento de la comunicación, a menos que los chats de los clientes tarden tanto que necesiten programarlos, o si dedicas bloques de tiempo completos solo a responder a los correos electrónicos.

Otro ejemplo es la investigación, que puede llevar mucho tiempo. Si un cliente te contrató para hacer algo que está fuera de tu experiencia, puedes cobrar la mitad. Después de todo, cualquier cosa nueva que aprendas, te beneficiará, y todo lo que aprendas que sea específico del proyecto, beneficiará al cliente. Por lo tanto, es justo dividir los costos.

04 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

Rastrea incluso las actividades no facturables

Es una buena práctica realizar un seguimiento del tiempo que dedicas a pensar, investigar, comunicarte y otras actividades no facturables.

Es posible que no los incluyas en las facturas, pero son extremadamente importantes al calcular tu tarifa por hora real.

Por ejemplo, puedes cobrarle a un cliente 100 horas (el tiempo que realmente dedicaste a las actividades), pero cuando tienes en cuenta todo el tiempo adicional (correos electrónicos, comentarios, administración), efectivamente invertiste 120 horas, por lo que tu tasa horaria real es baja.

Pero, una vez que sepas el tiempo total que lleva, puedes calcular si vale la pena hacer un proyecto, qué tan lejos son tus estimaciones y si debes aumentar tu tarifa por hora.

Rastrea incluso las actividades no facturables

05 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

Organiza el tiempo en torno a proyectos

Los datos de seguimiento del tiempo no son tan útiles si no tienes forma de darles sentido en los informes. Por eso es importante crear proyectos alrededor de los cuales agruparás las entradas relacionadas.

Puedes crear proyectos para todo lo que sea significativo, para categorizar a manta: departamentos, clientes, actividades, trabajos, asuntos, órdenes de trabajo, procesos, etc.

También puedes categorizar los proyectos en torno a los clientes, si quieres organizar mejor los propios proyectos. Estos clientes no tienen que ser clientes reales/usuarios necesariamente. Pueden ser departamentos o cualquier cosa por la que tenga sentido dividir los proyectos. Solo ten en cuenta que los clientes pueden tener múltiples proyectos, pero un proyecto puede pertenecer a un solo cliente.

También puedes dividir los proyectos en tareas (es decir, subproyectos) y añadir un nivel más a tu jerarquía. Las tareas pueden indicar un tipo de actividad (como codificación, diseño, legal) o ser más específicas (diseñar página de inicio, arreglar base de datos, escribir propuesta de proyecto).

Si necesitas más control sobre la categorización, usa etiquetas (es decir, marcas). Funcionan independientemente de la jerarquía del proyecto y son una excelente manera de añadir información adicional a las entradas, para que sean más fáciles de filtrar. Por ejemplo, puedes usar etiquetas como "moneda especial", "facturado", "actividad", "revisado"; en otras palabras, cosas que se pueden aplicar a cualquier entrada de tiempo, independientemente del proyecto al que pertenezca.

06 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

Las etiquetas son muy útiles para filtrar informes y facturar

Las etiquetas funcionan independientemente de la jerarquía del proyecto que tengas y puedes usar varias etiquetas en una entrada. Son como palabras clave para filtrar informes.

Debido a que funcionan en todos los proyectos, puedes usarlos para tipos de actividades (Análisis, Diseño, Desarrollo, DevOps, Control de calidad, Reuniones, Correos electrónicos, Descanso, Formación, Investigación) y ver cuánto tiempo has dedicado a cada actividad esa semana.

Puedes utilizarlas para ayudar a la hora de facturar a los clientes. Puedes agrupar entradas por proyecto y agruparlas más por etiqueta, para que los clientes puedan diferenciar el tipo de operación realizada.

Otro caso de uso es etiquetar entradas que requieren una tarifa de facturación especial para que la contabilidad lo sepa al crear una factura. O bien, puedes etiquetar las entradas facturadas para no facturar a los clientes dos veces por accidente.

07 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

No esperes a categorizar tiempo más tarde

El mejor momento para categorizar el tiempo es cuando lo registras. Si lo haces bien entonces, se ahorrará gran parte de la molestia en el futuro (sin mencionar que no tendrás que preguntarte para qué proyecto es una entrada en particular).

Para hacer cumplir este hábito, puedes utilizar los campos obligatorios. Simplemente define el nivel mínimo de información que debe contener una entrada de tiempo antes de que pueda enviarse. Por ejemplo, puedes establecer una regla de que cada entrada debe tener un proyecto adjunto, y tú y tu equipo no podréis añadir tiempo sin uno.

Esto es excelente para mantener limpios los informes. Si no haces esto, puedes terminar con informes inexactos, no porque no se haya enviado la hora, sino porque no se ha etiquetado correctamente y no se muestra donde debería estar.

08 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

No siempre es necesario que la entrada tenga una descripción o una nota

Requerir que cada entrada tenga al menos un proyecto es la mejor práctica, pero requerir una descripción a menudo es demasiado y solo debe usarse cuando necesitas notas para cada elemento para justificar el tiempo dedicado a otros (como tu cliente o el gobierno).

Requerir una descripción es un cargo adicional que a menudo no vale la pena. Cada dato que le pides a una persona que complete aumenta la cantidad de tiempo y trabajo que tiene que hacer (y sin mencionar la tensión en la fuerza de voluntad).

09 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

Aprovecha las características adicionales al usar un temporizadorr

La mayor molestia con el uso de un temporizador es iniciarlo y detenerlo. Cuando te tomas un descanso o estás lejos del ordenador, debes recordar detener el temporizador. Si constantemente te alejas del ordenador pero olvidas detener el temporizador, puedes habilitar la detección de la inactividad. Cuando la aplicación se dé cuenta de que estás inactivo, te preguntará si quieres descartar el tiempo de la inactividad.

Si a veces olvidas iniciar el temporizador mientras trabajas, configura recordatorios para que la aplicación pueda enviarte una notificación si nota que el temporizador no se está ejecutando durante tus horas de trabajo.

Otra característica muy útil es el temporizador de inicio/detención automático. Cuando tienes instalada la extensión de seguimiento del tiempo, el temporizador puede iniciarse automáticamente cuando abres tu navegador y detenerse cuando apagas tu ordenador. Esto es excelente para el fichaje automático de entrada cuando llegas al trabajo y el fichaje automático de salida cuando terminas de trabajar.

automatic clock-in and clock-out

Si los miembros de tu equipo olvidan registrar su tiempo al final de la semana, puedes configurar objetivos y recordatorios. De esta manera, si no registran una cierta cantidad de horas cada día o semana, el software de seguimiento del tiempo les enviará automáticamente un recordatorio para introducir sus horas al día siguiente o al comienzo de la próxima semana.

Otra gran característica de productividad es el temporizador Pomodoro. Pomodoro es una técnica de productividad en la que trabajas en periodos cortos pero muy concentrados de 25 minutos, con descansos de 5 minutos en el medio. Una vez que habilites el temporizador Pomodoro, la aplicación te enviará una notificación cuando hayan pasado los 25 minutos y sea la hora de un descanso.

10 • SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

Aproxima el tiempo cuando te olvidas de poner en marcha el temporizador

Cuando usas el temporizador, a menudo terminarás olvidándote de encenderlo o apagarlo. Esto es muy común. En lugar de tratar de ser perfecto, es mejor tener una estrategia cuando suceden las cosas como esta.

Cuando olvides de iniciar/detener el temporizador, simplemente aproxima el tiempo, introdúcelo manualmente y continúa.

Si ya hay un temporizador funcionando para alguna actividad diferente, deténlo, calcula y resta cuánto tiempo has trabajado en otra cosa y crea manualmente una nueva entrada de tiempo para la actividad que falta.

11 • INFORMES DE TIEMPO

Haz una lista de preguntas que los datos de seguimiento del tiempo deben responder

Realizas un seguimiento del tiempo porque necesitas respuestas, y algunas serán más importantes que otras. Priorízalas y luego documenta el plan de acción sobre cómo los responderás en función de los datos que tienes.

P: ¿En qué estamos trabajando realmente?
R: Ejecuta el informe Resumido todos los viernes durante los últimos 7 días, grupa por proyecto y subgrupa por tarea.
P: ¿Cuánto debemos facturar a nuestro cliente?
R: Filtra el Informe detallado por cliente del mes anterior, excluye las entradas no facturables, exporta en Excel y entrega el documento a tu contable.
P: ¿Cuánto debemos pagar a cada empleado?
R: Para una referencia rápida, ejecuta el Informe resumido y agrupa por usuario. Para la nómina, ejecuta el Informe detallado, exporta a Excel y entrega el documento a tu departamento de recursos humanos/contabilidad.
P: ¿Cuáles de nuestros proyectos actuales son perdedores en los que deberíamos dejar de trabajar? ¿Cuáles de nuestros proyectos actuales son ganadores en los que deberíamos invertir más? ¿Cuáles de nuestros clientes son rentables? ¿Cuáles de nuestros proyectos son rentables?
R: Establece la tarifa del proyecto y compara las ganancias entre proyectos en función del tiempo invertido.
P: ¿Cuánto estamos invirtiendo en un proyecto? ¿Cuánto tiempo nos llevó trabajar en proyectos similares en el pasado? ¿Cuántos recursos necesitaré para completar un proyecto como este?
R: Ve el estado del proyecto para un proyecto archivado y ve el desglose del tiempo rastreado por tarea.
P: ¿Subestimamos o sobreestimamos el tiempo necesario y cuánto? ¿Dónde están los cuellos de botella en nuestras operaciones?
R: Establece estimaciones para cada tarea y proyecto, y compara el tiempo supervisado con el presupuestado una vez a la semana.

12 • INFORMES DE TIEMPO

Audita el tiempo una vez por semana para verificar si todo el tiempo está etiquetado correctamente

Si no aplicas los campos obligatorios, deberás realizar una auditoría del tiempo al menos una vez al mes, o preferiblemente una vez a la semana (cuanto más esperes, será más difícil).

¿Por qué realizar una auditoría? Para asegurarte de que cada entrada de tiempo se haya atribuido correctamente al proyecto al que pertenece. Solo tener el tiempo registrado no es suficiente. Si no está categorizado correctamente, los informes no serán precisos cuando los analices.

Además de buscar entradas sin un proyecto, la auditoría de tiempo también es útil para filtrar las entradas que son demasiado largas/cortas.

Por ejemplo, a veces las personas inician un temporizador por accidente, pero se olvidan de eliminar la entrada. Puedes buscar todas las entradas de tiempo de menos de 1 minuto y eliminarlas para mantener limpios los informes.

O bien, puedes buscar entradas que duren más de 8 horas y preguntarles a los miembros del equipo sobre ellas. En la mayoría de los casos, probablemente olvidaron detener el temporizador. Si necesitas un desglose de tiempo más preciso (un miembro del equipo pasó 8 horas en un proyecto, pero solo hizo una entrada), puedes pedirles a los miembros del equipo que lo desglosen.

Ten en cuenta que, al principio, es mejor animar a las personas a que comiencen a registrar el tiempo y categoricen los proyectos manualmente más tarde. A medida que el seguimiento del tiempo se convierte en un hábito, puedes comenzar a introducir más detalles y campos obligatorios y depender menos de las auditorías de tiempo.

13 • INFORMES DE TIEMPO

Establece tarifas por hora y asigna un valor monetario a cada hora

Cuando eres un trabajador autónomo, es muy motivador ver cuánto dinero has ganado después de un duro día de trabajo.

Pero asignar una tarifa por hora no es solo para trabajadores autónomos. Si tienes un equipo, puedes asignar tu tarifa por hora para rastrear los costos y el presupuesto del proyecto, y ver si el valor del tiempo que cada empleado rastreó es mayor que su tarifa/salario.

Cuando veas un signo de $ y números en los informes, tanto tú como tu equipo obtendréis una nueva apreciación para el tiempo.

Además, separa el tiempo facturable y el no facturable. Para el seguimiento del tiempo para freelancers, el tiempo en realidad es facturable o no facturable. Para otros, que realmente no tienen tiempo facturable, puedes usarlo como designador productivo/improductivo.

Luego, en los informes, puedes comparar el tiempo que añade valor con el tiempo que no añade valor. Si notas que tienes demasiadas actividades no facturables (que no añaden valor) varios días seguidos, puedes volver a priorizar tus actividades.

14 • INFORMES DE TIEMPO

Estima la duración del proyecto y sigue el estado del proyecto en función de eso

Calcula cuánto tiempo necesitarás para un proyecto junto con el equipo, solo por diversión. No tienes que usarlo como guía ni nada así. Luego, ve cuánto tiempo toma el proyecto realmente.

Te sorprenderán los resultados reales. En promedio, las personas son malas en estimar el tiempo. Solo cuando tienes datos concretos puedes mejorar.

La próxima vez que tengas un proyecto, tus estimaciones serán más realistas y podrás planificar mejor dónde gastar los recursos de tu organización.

Best time tracking practice for tracking project progress

15 • INFORMES DE TIEMPO

Redondea hacia arriba el tiempo al ejecutar un informe

Cuando utilizas un temporizador, los informes pueden ser demasiado precisos y aburridos para la vista (ej. 2:34:21). En esos casos, redondea el tiempo a los 15 minutos más cercanos. Entonces, todas tus entradas irregulares se volverán agradables y limpias. Si necesitas tiempo decimal, redondea a los 6 o 12 minutos más cercanos.

Si estás cobrando a los clientes por hora, elige "Redondear hacia arriba". Luego, todas tus soluciones rápidas de 3 minutos aparecerán como 15 minutos (o más si lo quieres).

El redondeo es una práctica común en la profesión legal y es la razón por la cual los abogados pueden terminar ganando más de lo que realmente trabajan. Debido a que facturan por 1/10 de hora, una llamada telefónica de 30 segundos y un correo electrónico de 2 minutos se redondean a 6 minutos para un total de 12 minutos. De esta manera, pueden facturar fácilmente 8 horas en 6 horas (sin dejar de ser honestos).

El redondeo de tiempo también es útil para los contables, que a menudo necesitan números bien limpios y redondos. En lugar de molestar a las personas para que redondeen sus entradas manualmente, pueden obtener valores redondeados automáticamente.

16 • ADOPCIÓN POR EL EQUIPO

Al introducir el seguimiento del tiempo en una gran organización, comienza con un programa piloto

Si estás buscando una solución de seguimiento del tiempo para los empleados, es mejor realizar un programa piloto en un departamento antes de implementar el sistema para todos.

El programa piloto te permite probar el software de cronometraje sin hacer un gran compromiso. También te permite recopilar comentarios y diseñar un sistema eficiente a pequeña escala, que puedes modificar y cambiar fácilmente.

Debes enviar un mensaje claro de que el sistema crecerá y que es deber de los equipos contribuir. Cuanto más pequeño sea el equipo, más comprometidos estarán los usuarios (debido al efecto Hawthorne) y más comentarios recibirás (porque las personas sabrán que se espera que brinden el feedback).

Tener solo unos pocos usuarios al principio es genial, porque puedes mejorar los procesos rápidamente. En cambio, cuando tienes cientos de usuarios, cada decisión cuesta mucho tiempo de implementar: tienes que notificar a cientos de personas y necesitan cambiar sus hábitos.

Otro beneficio es ganar terreno. Conseguir los primeros usuarios entre las personas influyentes ayudará con una adopción más amplia.

Por último, no compliques el proceso, al menos al principio. Empieza de forma sencilla. Proporciona a las personas una pantalla de entrada de tiempo muy simple al principio y luego añade lentamente nuevos niveles de detalle, como proyectos y etiquetas.

17 • ADOPCIÓN POR EL EQUIPO

Mantén la entrada de datos lo más simple posible

Cuantos menos detalles necesites completar, mayores serán las posibilidades de que las planillas horarias en tu aplicación de planilla horaria sean precisas. Pero, ¿cuánto detalle necesitas? Depende de cuán desagregados necesites que sean los informes.

Por ejemplo, ¿solo necesitas saber cuánto tiempo tomó corregir algún error, en total? ¿O necesitas saber cuánto tiempo tomó cada actividad (encontrar la causa, codificar y probar)?

Dependiendo de la respuesta, simplemente archivarás la entrada completa en el proyecto respectivo y lo etiquetarás como control de calidad; o crearás varias entradas, cada una con su propia descripción y etiqueta.

Solo ten en cuenta que, cuanto más fácil sea el seguimiento del tiempo para las personas, más precisas serán las planillas de horarios.

18 • ADOPCIÓN POR EL EQUIPO

Comunica POR QUÉ la gente necesita rastrear el tiempo

La mejor manera de motivar a las personas a realizar un seguimiento del tiempo es realmente necesitar los datos. Para las empresas que pagan a los empleados y cobran a los clientes por hora, es fácil entender por qué el seguimiento del tiempo es importante y no tendrás problemas para que la gente lo haga.

Pero cuando implementas el seguimiento del tiempo en un negocio donde eso no es común, tendrás que explicar por qué los datos de seguimiento del tiempo son importantes para tu negocio en particular y con qué fines se van a utilizar. Y luego, tendrás que demostrar valor y mostrar cómo usas los datos para animar a las personas a seguirlos.

Una vez que las personas entiendan por qué el seguimiento es importante, y siempre que los datos realmente ayuden a la empresa, las personas no tendrán problemas con el seguimiento del tiempo. De hecho, intentarán y realmente ayudarán a garantizar que obtengas los datos que necesitas.

Esto está en línea con la investigación científica: cuando se les pidió a las personas en un experimento que dejaran que alguien no espere en la cola, las personas que proporcionaron una razón tuvieron una tasa de éxito del 94%, en comparación con el 60% que solo hizo la solicitud sin explicar por qué.

19 • ADOPCIÓN POR EL EQUIPO

No obligues a la gente a usar el temporizador

Si estás introduciendo el rastreo del tiempo, la adopción dependerá de qué tan fácil sea rastrear el tiempo y si interfiere con el trabajo diario, y usar un temporizador definitivamente interfiere más que introducir el tiempo de una sola vez.

El temporizador te permite tener datos más precisos, pero las planillas horarias manuales te permiten tener datos suficientemente cercanos, pero más precisos. Aunque pueda parecer que tener datos más precisos es mejor que datos suficientemente cercanos, usar un temporizador es inconveniente y dará como resultado datos menos confiables.

Por ejemplo, si las personas tienen que usar el temporizador, facturarán todo su tiempo a los proyectos. Por ejemplo, dejarán el temporizador funcionando incluso durante el descanso, por lo que los proyectos se facturarán en exceso. "¿Pasaste tiempo ayudando a alguien con su proyecto? Tíralo debajo de mi proyecto actual". Esto significa que no tendrás una buena cuenta del tiempo dedicado a actividades generales.

Esto sucede debido a intereses no alineados. Los empleados deben cumplir 8 horas al día y si están usando el temporizador, es imposible tener 8 horas bien limpias y redondas cada día. Por el contrario, los freelancers están motivados para usar el temporizador porque solo son responsables de ellos mismos y les conviene tener un desglose preciso.

20 • ADOPCIÓN POR EL EQUIPO

No insistas en la precisión, ya que los datos correctos son mejores que los malos

Es mejor saber que has pasado cerca de 120 horas en un proyecto que pensar que has pasado 90 horas (lo que en realidad sucede todo el tiempo porque nuestros cerebros son terribles en estimar el tiempo).

Sin embargo, es mejor tener un 90% de precisión y mantener a los empleados contentos y productivos, que tener un 100% de precisión, pero correr el riesgo de frustrar a los empleados y perder el tiempo en hacer cumplir las reglas.

De hecho, cuanto más se requiera el seguimiento del tiempo de trabajo, menor será la posibilidad de que los empleados estén motivados para realizar un seguimiento preciso, y es más probable que termines con muchos más datos inexactos de los que tendrías si los requisitos fueran más flexibles.

Al elegir entre precisión (70% de probabilidad de que el seguimiento de 3:43:23 sea real) vs. exactitud (99% de probabilidad de que el seguimiento de 4 h ± 30 min sea real), la exactitud siempre es mejor.

21 • ADOPCIÓN POR EL EQUIPO

Llenar la planilla horaria cada día es mucho mejor que al final de la semana

Los empleados pueden registrar su tiempo manualmente al final del día, antes de irse a casa, introduciendo el tiempo en formato decimal (1,5) o de reloj (1:30).

También pueden llenar la planilla horaria al final de la semana, pero eso es contraproducente. Podrías pensar: si tienen que hacerlo con menos frecuencia, no será una carga tan grande. Pero en realidad es al revés.

Introducir una gran cantidad de tiempo a la vez, durante un largo período de tiempo y después de un largo retraso, es frustrante. Los empleados tendrán que recordar en qué trabajaron el lunes, perderán el tiempo recordando y revisando sus notas y calendario, terminarán olvidándose de la mayoría de las cosas e introduciendo datos dudosos.

¿Por qué? Imagina sentarte durante 3 horas e introducir todo lo que has trabajado durante el mes anterior. Es insoportable. Compara eso con la hora de entrada al final de cada día. Se puede hacer en un par de minutos y de memoria.

Llenar la planilla horaria al final de cada día es el punto ideal entre usar un temporizador todo el tiempo y llenar la planilla al final de la semana.

Una estrategia útil para introducir el tiempo es anotar todo lo que quieres trabajar al comienzo del día y al final del día, verifica la lista e introduce tiempos aproximados para cada actividad.

22 • ADOPCIÓN POR EL EQUIPO

Asigna a alguien para que revise las planillas de horarios todos los días

Cuando introduzcas por primera vez el seguimiento del tiempo, el proceso será irregular. Las personas se olvidarán regularmente de llenar sus planillas horarias, o esperarán demasiado y se frustrarán.

Por lo tanto, pon a alguien a cargo de revisar las planillas horarias y recordarle a la gente que las llene antes de salir del trabajo. No tiene que ser un gerente, cualquiera puede hacerlo.

Incluso puedes automatizar el proceso (en caso de que todos sean demasiado amables/tímidos). El software de seguimiento del tiempo puede enviar recordatorios regulares para realizar un seguimiento del tiempo si una persona no ha registrado un número específico de horas, solo tienes que establecer las reglas sobre quién los recibe y cuándo.

23 • GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

Haz que los datos de seguimiento del tiempo sean transparentes

Puedes limitar quién puede ver las entradas de seguimiento del tiempo a los administradores o a todos. Para algunos datos, está bien limitarse solo a los administradores (en el caso de proyectos privados).

Pero, debes esforzarte por hacer que el proceso sea transparente. Otros podrán ver quién trabajó en qué, ver que las personas llenan regularmente sus planillas horarias y estar motivados para hacer lo mismo (es decir, seguir a la multitud).

Si el equipo es competitivo, incluso puedes habilitar el Panel de Equipo para que las personas puedan ver quién registró la mayor cantidad de tiempo. Un poco de competencia es algo bueno, siempre que no haya una recompensa extrínseca.

24 • GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

No uses datos de tiempo para criticar o revisar el desempeño

Los datos de tiempo están ahí para ayudarte a evaluar el desempeño de la organización, si los proyectos son rentables y cuánto debes cobrar a los clientes y pagar a los empleados.

Los datos de tiempo no deben usarse para evaluar la calidad del trabajo o el desempeño de los empleados, ya que pueden tener efectos secundarios negativos graves.

Para empezar, no se puede juzgar el rendimiento de una persona basándose únicamente en los números. Si ves que alguien registró más horas de lo habitual para ese tipo de trabajo, no significa necesariamente que sea ineficiente; tal vez esté haciendo su trabajo más a fondo y en realidad es bueno porque habrá menos errores a largo plazo.

Si decides utilizar datos de tiempo para la evaluación, espera que las personas jueguen con el sistema y hagan trampa en las planillas horarias. Es sólo la naturaleza humana y el instinto de conservación. Informarán de menos o de más el tiempo trabajado, dependiendo de lo que los haga lucir bien en un escenario particular, y terminarás con planillas inútiles que no tienen nada que ver con la realidad.

Si quieres utilizar datos de seguimiento del tiempo para la evaluación del rendimiento, toma los datos como punto de partida de la conversación en lugar de la cuota. De esta manera, puedes conocer el porqué detrás de los números, ganar confianza y mejorar tus procesos comerciales.

25 • GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

Limita las opciones y el acceso a los datos para aliviar la carga cognitiva

Incluso si tienes una política general de apertura, puedes usar permisos y roles para facilitar que los empleados controlen el tiempo y que los gerentes ejecuten informes.

Cuando tienes muchos proyectos y tareas, es una buena idea limitar la selección para los usuarios finales, para que no tengan que perder el tiempo buscando el correcto. El objetivo es dar a cada persona acceso solo a los elementos en los que realmente podría trabajar.

Tienes varias estrategias para limitar el número de opciones:

Aunque esto requiere un poco de trabajo administrativo, cada minuto que inviertas aquí puede ahorrar cien veces más para toda la empresa (ya que el proceso de ingreso se vuelve más rápido y fácil para cientos de personas).

Si estás pensando si alguien realmente necesita acceso a algo, es mejor equivocarse por el lado de que lo necesitará; de lo contrario, las personas perderán el tiempo solicitando acceso y tú perderás el tiempo concediéndolo.

Algunas empresas son tan grandes que la transparencia es contraproducente. Después de todo, un gerente de un departamento en realidad no necesita datos de cada uno de los departamentos, y solo desordena su informe.

Por eso es bueno compartimentar la información, ya sea en torno a espacios de trabajo o grupos de usuarios.

Por ejemplo, puedes asignar personas a grupos y grupos a proyectos, de modo que puedas controlar el acceso a los proyectos desde un solo lugar. O bien, puedes crear espacios de trabajo separados para cada departamento para que los datos no se mezclen.

26 • GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

En la mayoría de los casos, la supervisión de los empleados es mala

El seguimiento del tiempo basado en la confianza es mejor que el seguimiento del tiempo supervisado, especialmente si se trata de trabajadores del conocimiento. Las empresas que no utilizan técnicas de vigilancia son más propicias para la colaboración y son mejores para fomentar la creatividad.

Además, los trabajadores del conocimiento tienden a evitar las empresas que utilizan el monitoreo de los empleados y tácticas que invaden la privacidad (como tomar capturas de pantalla al azar o medir una cantidad de pulsaciones de teclas), ya que esas tácticas están asociadas con entornos de trabajo tóxicos (servicios telefónico de atención al cliente).

Si tienes trabajadores remotos, es posible que tengas la tentación de usar el monitoreo. Después de todo, si no están en la silla, ¿cómo puedes estar seguro de que realmente están trabajando? Eso es solo un miedo irracional. Piénselo de esta manera: el hecho de que alguien esté en la oficina no significa que realmente esté trabajando.

¿La solución? No contrates a personas en las que no puedas confiar. Y si confías en ellos, pero quieres asegurarte de que están trabajando, habla con ellos y realiza un seguimiento de su trabajo en función de los resultados, y no por cuánto tiempo han realizado un seguimiento.

Siempre es mejor práctica establecer claramente las expectativas que microgestionar. Cuando tratas a las personas como profesionales de confianza, actúan como tales.

Pero, en algunos casos, el monitoreo puede ser una buena idea. Por ejemplo, si tu empresa depende de muchos trabajadores temporales y hay una alta tasa de rotación de empleados, confiar en que todos sean honestos puede ser riesgoso, especialmente cuando a una persona se le paga por hora.

27 • GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

Bloquea las planillas horarias de los meses anteriores para evitar malentendidos

Todo el mundo debería poder cambiar sus entradas de tiempo. Esta flexibilidad es mejor que exigir a las personas que soliciten aprobaciones cuando todo lo que quieren hacer es cambiar un error tipográfico, adjuntar una etiqueta que falta o dar un empujón a un minuto para que la entrada sea bien limpia y redonda.

Pero, hay un punto en el que ya no quieres que las cosas cambien y después de ese período se bloquean las planillas horarias.

Esto no es por temor a que alguien manipule o destruya el sistema. Esto es para fines de archivo.

Una vez que las planillas de horarios están bloqueadas, puedes enviar el informe al cliente o a la nómina de manera segura, confiado en que las cosas no cambiarán más.

Más importante, las personas sabrán que hay un período límite y que deben tener sus planillas en orden.

Los malentendidos a menudo ocurren cuando un trabajador corrige la entrada de tiempo mal categorizada, y luego la contabilidad no puede entender por qué faltan 8 horas en algún proyecto.

28 • GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

Nombra los proyectos de manera consistente

Si no tienes nombres estándares, la gente perderá mucho tiempo buscándolos y pensando cómo categorizar sus entradas. El objetivo aquí es organizar los elementos en una jerarquía reconocible, de modo que clasificar las entradas de tiempo sea rápido y fácil.

Cuando tienes muchos proyectos, es importante nombrarlos de manera consistente. Por lo general, es mejor dejar la creación de proyectos a los administradores. Pero, si permites que otros también los creen (lo cual es necesario en organizaciones donde las cosas se mueven rápido), debes tener un estándar de nomenclatura en su lugar.

Por ejemplo, puedes definir una convención de nomenclatura según la cual cada proyecto interno comience con un asterisco (*Producto interno, *Oficina), cada proyecto de cliente comience con las 2 primeras letras del nombre del cliente (MSFT, GOOG) o que cada ID de proyecto interno está incluido en el nombre del proyecto (h2>P1).

Incluso puedes incluir un proyecto especial llamado "Oficina", con las tareas "Correos electrónicos" y "Reuniones", o crear un proyecto "No categorizable", que puede usarse como grupo de ideas al crear nuevos proyectos.

Si tienes muchos proyectos con la misma estructura de tareas, crea una plantilla y luego crea nuevos proyectos a partir de ella en solo unos segundos.

29 • GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

Estandariza y documenta el proceso

Una vez que el seguimiento del tiempo es una parte integral de tu negocio, necesitas estandarizar el proceso, las reglas y las expectativas. Puedes mantener la guía de seguimiento de tiempo en el wiki de tu empresa o en un documento en línea.

Cuando llega un nuevo empleado, puedes señalar el documento durante la incorporación, para que sepan qué se espera de ellos.

El documento de estándares también es útil para los empleados existentes, ya que puede responder a sus dilemas:

Debes comenzar a trabajar en el documento tan pronto como tengas un sistema básico implementado. Luego, simplemente actualiza el documento con mejoras, cosas nuevas y preguntas frecuentes.

El documento debe contener: