Timeboxing: Definición, ventajas y mejores prácticas
Una guía detallada sobre el timeboxing, un método de gestión de tiempo que te ayuda a planificar tu día y mejorar la productividad.
¿Qué es el timeboxing? •
Timeboxing vs. bloqueo de tiempo •
¿Cómo hacer el timebox? •
Las ventajas del timeboxing (o programación por cajas) •
Obstáculos comunes en el timeboxing y sus soluciones •
Consejos de timeboxing •
Cómo usar el timeboxing con tu equipo •
Cómo usar el timeboxing para las reuniones •
Preguntas frecuentes sobre el timeboxing •
Utiliza Clockify para hacer el timebox eficazmente
Según la Ley de Parkinson: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.
Si asignas 3 semanas a una tarea, sin importar si en realidad puedes terminarla más rápido, subconscientemente pretenderás expandir tu trabajo para no terminar antes de las 3 semanas seleccionadas.
Así que, a menos que no quieras pasar un mes entero escribiendo un artículo de 5 páginas solo porque ésa es la fecha límite que te has puesto, deberías probar el timeboxing.
Aquí está todo lo que necesitas saber sobre esta técnica de gestión del tiempo orientada a objetivos.
¿Qué es el timeboxing?
El timeboxing (o planificación en cajas) es una técnica de gestión del tiempo que incluye repartir por adelantado una unidad de tiempo máxima y fija para una actividad, y luego completarla dentro de ese período.
En general, trabajas en la actividad durante un período de tiempo fijo (por ejemplo, una hora) y terminas trabajando cuando se acaba el tiempo. Entonces, evalúas si has logrado tus objetivos planificados.
El consultor de TI y autor James Martin introdujo por primera vez el concepto de timeboxing en su libro de 1991 “ Desarrollo rápido de aplicaciones”, como parte del desarrollo ágil de software.
Como gerente de proyectos o un jefe de equipo, puedes usar la técnica de timeboxing para gestionar tus tareas de trabajo o tus recados personales.
¿Qué son las variaciones del timeboxing?
Existen 2 tipos de variaciones principales del timeboxing:
- Timebox duro significa establecer límites de tiempo estrictos e innegociables para tus tareas. Cuando se acaba el tiempo, debes dejar de trabajar en una tarea, sin importar si está terminada o no. Este tipo de timeboxing ayuda a superar el perfeccionismo y a aumentar la disciplina.
- Timebox blando consiste en establecer plazos objetivos para tus tareas, pero tratarlos más como sugerencias que como plazos estrictos. Este tipo de timeboxing te permite modificaciones, lo que ayuda cuando se trabaja en tareas creativas donde el tiempo necesario preciso no se puede predecir.
Timeboxing vs. bloqueo de tiempo
Bloqueo del tiempo y timeboxing ambos incluyen la asignación de períodos de tiempo fijos a las actividades, pero mientras el bloqueo de tiempo incluye la reserva estricta de tiempo para una actividad, el timeboxing incluye la limitación del tiempo que se dedica a ella.
Bloqueo del tiempo
Con el bloqueo del tiempo, asignas períodos de tiempo para encontrar tiempo para todo de tu agenda, todo lo que temes que de otro modo no tendrías tiempo para hacer.
En el bloqueo del tiempo, los períodos (o “bloques de tiempo”) dictan el inicio y el fin de una actividad, una ventana de tiempo más corta que puedes marcar en tu calendario. Cada bloque de tiempo pretende ayudar a inspirarte para que sigas tu horario y termines tu trabajo a tiempo.
Al final del bloque de tiempo, evalúas si fuiste capaz de terminar la tarea antes de la finalización del período de tiempo dedicado. Si no lo hiciste, simplemente asignarás más tiempo a la misma tarea la próxima vez.
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Timeboxing
Con el timeboxing, asignas los períodos de tiempo para poner un límite estricto a las actividades que temes que tomarían demasiado tiempo de otra manera.
En el timeboxing, los períodos de tiempo se denominan “timeboxes” (cajas de tiempo) y pueden abarcar períodos de tiempo desde 15 minutos hasta varios meses. Un timebox siempre tiene fechas límites y objetivos específicos relacionados con él, y puede incluir:
- Resultados,
- Presupuestos, e
- Hitos.
Al final del timebox, declaras tu trabajo terminado, pase lo que pase. Entonces evalúas si has podido lograr tus objetivos, ya sea total o parcialmente.
Por ejemplo, quieres ordenar tu oficina, pero no quieres pasar toda la tarde haciéndolo. Entonces, asignas una media hora a esta tarea y te detienes inmediatamente al acabarse tu timebox de 30 minutos, sin importar cuánto hayas conseguido ordenar.
¿Cómo hacer el timebox?
La técnica timeboxing de gestión del tiempo incluye 5 pasos:
- Encuentra tareas adecuadas,
- Define tus objetivos,
- Asigna el tiempo,
- Trabaja y evalúa tus resultados
- Reclama tu premio.
Vamos a explicar detalladamente cada uno de estos pasos.
Paso 1: Encuentra tareas adecuadas
En general, puedes seleccionar cualquier tarea que quieras y asignarla a un timebox, pero sería mejor si establecieras los timeboxes para:
- Las tareas para las que no tienes motivación, y
- Las tareas en las que no quieres invertir demasiado tiempo.
Las tareas para las que no tienes motivación suelen ser las tareas abrumadoras que sabes que te llevarán mucho tiempo y esfuerzo, como redactar informes largos o actualizar documentación. Sabes que no puedes terminar estas tareas rápidamente, y por eso procrastinas.
Al dividir tal trabajo en trozos más pequeños y fáciles de manejar, con sus propias fechas límites e hitos, esencialmente estás haciendo la tarea menos abrumadora. De esta manera solo tienes que motivarte para alcanzar la siguiente fecha límite o hito, lo que es mucho más manejable.
Las tareas en las que no quieres invertir demasiado tiempo suelen ser tareas necesarias pero desagradables, como preparar materiales para una reunión o ordenar tus correos electrónicos. O prolongarás el tiempo antes de hacer esas tareas, o pasarás demasiado tiempo en ellas.
Al establecer una fecha límite estricta para tal trabajo, esencialmente se limita el tiempo que pasarás en ello desde el principio.
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Paso 2: Define tus objetivos
Una vez que hayas elegido tus tareas, piensa en lo que quieres conseguir con ellas, y cuánto tiempo necesitarás para ello.
Digamos que estás escribiendo un informe de entrega de proyecto y tienes 7 días para terminarlo. En ese caso, tu objetivo es claro: Redactar un informe completo antes de que pasen los 7 días, y demostrar tu competencia.
Pero, para poder alcanzar este objetivo principal, también querrás hacer que tu objetivo sea escribir una página al día: esto será tu hito diario.
Si escribes una página al día, terminarás el informe en 6 días (1 página/día x 6 días = 6 páginas) y todavía tendrás 1 día adicional para revisarlo y editarlo (total de 7 días para el informe).
Cuando se trata de las tareas para las que te falta motivación, puedes hacer que el trabajo en esas tareas durante un timebox sea un objetivo en sí. Por ejemplo, haz que actualizar la información de las partes interesadas durante 15 minutos sea tu único objetivo.
Incluso puedes hacer que este timebox sea recurrente. Actualiza esa información durante 15 minutos cada día, y al final de la semana, habrás renovado considerablemente tu registro de partes interesadas, sin apenas sudar.
Paso 3: Asigna el tiempo
Una vez que hayas decidido qué tarea enfrentarás, y los objetivos que quieres conseguir abordándola, es hora de asignar un período de tiempo a esta tarea.
Volvemos a tomar como ejemplo el informe de entrega de 6 páginas. Ya te has dado cuenta que debes escribir una página por día, pero quieres limitar el tiempo que dedicas a esta tarea cada día. Allí es donde el timeboxing entra en juego.
Puedes limitar tu timebox para escribir el informe de entrega a 3 horas al día: marca este tiempo en tu agenda diaria, y asegúrate de seguirlo.
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Además, puedes dividir las 3 horas en los timeboxes más pequeños y separarlos con breves pausas. Por ejemplo, puedes trabajar durante 25 minutos, tomar un descanso de 5 minutos y luego volver a trabajar. Esto se llama la técnica de gestión del tiempo Pomodoro una excelente solución para la duración de tus timeboxes.
De hecho, puedes usar el temporizador Pomodoro en Clockify y rastrear tu tiempo de trabajo de 25 minutos y de las pausas de 5 minutos directamente desde tu dispositivo.
También necesitarás decidir en qué momento del día iniciarás tu primer timebox.
Brian Tracy, el creador de la técnica de gestión del tiempo Tráguese ese sapo, sugiere trabajar en las tareas más difíciles a primera hora de la mañana. Así, simplemente puedes establecer un timebox temprano para tu tarea más importante, más urgente o simplemente la más desagradable.
Paso 4: Trabaja y evalúa tus resultados
Empieza a trabajar en tu primera tarea programada sin vacilación, y luego va completando tu lista de timeboxes programados.
Para cumplir con los plazos, rastrea el tiempo que pasas en cada tarea. Una vez acabado tu tiempo establecido, deja de trabajar inmediatamente. Entonces, evalúa tus resultados:
- Si tus timeboxes del día incluyeron escribir la primera página de tu informe, ¿has conseguido hacerlo?
- Si tu objetivo fue pasar 15 minutos ordenando tu bandeja de entrada, ¿verdaderamente pasaste los 15 minutos en ello? ¿O lo dejaste a medio camino para tomar un café, solo para nunca volver?
Cada vez que trabajes en tu tarea durante el período de tiempo preestablecido, estás haciendo un timeboxing exitoso: después de cada caja de tiempo, todo lo que tienes que hacer es evaluar tus resultados. Si conseguiste alcanzar tus objetivos e hitos dentro de las cajas establecidas, ¡date un capricho!
Paso 5: Reclama tu premio
En realidad, puedes saltar este paso. Sin embargo, al mantenerlo, te asegurarás de tener algo que esperar después de haber alcanzado los hitos establecidos y de haber completado los timeboxes importantes.
Por ejemplo, después de cada 3 horas diarias que hayas pasado escribiendo una página de tu informe de entrega de 6 páginas, puedes premiarte escuchando un capítulo de tu podcast favorito.
Según la investigación sobre cómo las recompensas mejoran la atención sostenida, saber que tu buen rendimiento se recompensará aumenta la motivación y ayuda a reducir los lapsos de atención.
De hecho, las recompensas te mantendrán motivado para completar los timeboxes a la larga. Al fin y al cabo, saber que tienes una recompensa esperándote si te mantienes concentrado en la tarea durante el timebox prescrito, te inspirará a seguir las reglas del timeboxing.
Por otro lado, si vacilas y procrastinas, probablemente te sentirás lo suficientemente culpable como para saltarte la recompensa e intentar ser mejor la próxima vez.
🎓 Cómo mantenerse concentrado al trabajar en un ordenador
Las ventajas del timeboxing (o programación por cajas)
Hacer el timeboxing con tus tareas aporta varios beneficios a tu rutina de trabajo.
Ventaja 1: Terminarás las tareas desagradables
A veces, hay tareas que simplemente no puedes obligarte a realizar. Pero, asignar períodos cortos de tiempo a estas tareas desagradables las hace menos espantosas o aburridas y te proporciona un tiempo dedicado durante que seguramente trabajarás en ellas.
Según el estudio papel sobre la importancia de la gestión eficiente del tiempo, aplazar nuestras obligaciones nos impide sacar el máximo del día. Por otro lado, completar nuestras tareas (incluso las desagradables) dentro de los plazos establecidos nos garantiza una vida y un trabajo más productivos.
Ventaja 2: Pasarás menos tiempo en las tareas desagradables
En otras ocasiones, hay tareas a las que no quieres dedicar demasiado tiempo, porque no son tan importantes o urgentes, pero en algún momento son inevitables.
According to 2025 Global Human Capital Trends de Deloitte, las personas dedican el 41% de su tiempo en el trabajo a tareas no esenciales, lo que dificulta su productividad.
Si limitas el tiempo asignado a estas tareas, te asegurarás de no pasar una eternidad organizando las carpetas u ordenando tu bandeja de entrada. Si asignas los timeboxes breves y recurrentes a estas actividades a lo largo de varios días, probablemente lo terminarás todo sin apenas darte cuenta.
Ventaja 3: Trabajarás en las tareas “demasiado cortas”
A veces, tendrás tareas pequeñas que apenas consideras importantes para ocupar lugar en tu agenda, como un correo electrónico que sigues olvidando responder, aunque no te llevaría más de 2 minutos hacerlo.
Pero si reservas un timebox específico solo para este correo electrónico, no volverás a olvidarlo.
Ventaja 4: Trabajarás en las tareas “demasiado largas”
También tendrás que enfrentarte a las tareas que requieren tanto tiempo y esfuerzo que continuamente pospondrás trabajando en ellas.
Como sugiere un estudio sobre los procrastinadores, algunas personas suelen evitar los sentimientos desagradables asociadas con la realización de tareas difíciles o complejas, por lo que las posponen.
Puedes superar tu miedo dividiendo estas tareas en timeboxes más pequeños con sus propios plazos. Una vez que completes cada timebox, harás un progreso lento, pero seguro.
Ventaja 5: Dejarás de ser un perfeccionista
Según una investigación basada en empleados, el perfeccionismo no solo obstaculiza la eficiencia en el trabajo, sino que también provoca ansiedad y otros problemas de salud mental.
Es difícil afinar cada detalle innecesario de tu trabajo cuando solo tienes 25 minutos antes de que tengas que terminar definitivamente.
El timeboxing asegura que terminas trabajando en una tarea después de un tiempo razonable y no pasas doble tiempo en un sinfín de retoques.
Ventaja 6: Aumentarás tu motivación
No hay nada como un temporizador en marcha para motivarte a concentrarte en lo que estás haciendo.
Dedicar un plazo de tiempo para trabajar en las tareas te ayuda a concentrarte en ellas, y el temporizador te inspira a evitar las distracciones y la procrastinación.
Para motivarte al máximo, puedes definir un reto especial para ti mismo. Puedes seleccionar un número de tareas más pequeñas que tendrás que terminar antes de que se acabe un timebox. Por ejemplo, ¿cuántas solicitudes de clientes por correo electrónico puedes responder en una hora?.
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Ventaja 7: Reducirás la multitarea
Aunque resulte tentador, la multitarea tiene muchas desventajas. Según un artículo sobre la multitarea y el bienestar en el lugar de trabajo, realizar varias tareas al mismo tiempo conduce a:
- Sobrecarga cognitiva,
- Fatiga mental, y
- Aumento de los niveles de estrés.
Otra investigación muestra que la multitarea y el cambio frecuente de contextos puede ocupar hasta un 40% del tiempo productivo de una persona, lo que lleva a un peor rendimiento general.
El timeboxing te ayuda a reducir la multitarea al obligarte a centrarte en una tarea dentro de un plazo fijo, lo que crea una sensación de urgencia que desalienta el cambio de tareas.
Cuando dedicas una caja de tiempo a una tarea, le prestas toda tu atención, lo que se traduce en una mayor eficiencia y un trabajo de mayor calidad.
Ventaja 8: Crearás un equilibrio en tu vida
Suele ocurrir que pasamos demasiado tiempo en ciertas actividades y ni de cerca el tiempo suficiente en los demás. Pero el timeboxing te ayuda a limitar o ahorrar el tiempo que dedicas a las actividades de trabajo y personales. Aquí está cómo:
- ¿Pasas demasiado tiempo en las reuniones? Establece una caja de tiempo de 15 minutos para cada reunión, y asegúrate de detener la reunión una vez que se acaben los 15 minutos.
- ¿No pasas suficiente tiempo con tu familia? Dedica un timebox de una hora a pasar el tiempo con tu familia cada día, y aprovecha al máximo estos momentos familiares.
Al final, el timeboxing te garantiza un equilibrio entre las actividades de negocio y personales, así como entre las tareas importantes y recados necesarios, pero laboriosos.
Obstáculos comunes en el timeboxing y sus soluciones
En esta sección, vamos a abordar los obstáculos más comunes en cuanto al timeboxing y sugerir soluciones para ayudarte a superarlos y hacer que la programación por cajas funcione para ti.
Obstáculo 1: Esperar la perfección desde el principio
La gente suele esperar que su primer intento de timeboxing sea perfecto. Sin embargo, tu concentración puede vacilar, lo que puede causar que te desvíes del horario.
El timeboxing es un proceso iterativo. Por lo tanto, si te desanimas cuando las cosas no suceden como las imaginaste, no deberías abandonar el método. En lugar de eso, analiza qué salió mal y por qué, y adapta tu horario para el día.
Solución 1: Acepta que el timeboxing es un proceso de aprendizaje
En lugar de comerte la cabeza cuando te desvíes del camino, reflexiona sobre lo que ha pasado y ajusta tus cajas de tiempo para el próximo intento.
Por ejemplo, si una tarea te llevó más tiempo de lo previsto y perdiste el siguiente timebox programado, considera por qué te llevó más tiempo. Puede que la tarea exigiera más investigación de lo esperado, o que las interrupciones te retrasaran.
Por lo tanto, asigna timeboxes más largos para las tareas complejas (o divídelos en subtareas) y reduce las distracciones desactivando tus notificaciones o usando los auriculares con cancelación de ruido.
Al revisar y ajustar tus cajas de tiempo, podrás crear horarios más realistas y prácticos para tu trabajo futuro.
Obstáculo 2: Sucumbir a la reactancia psicológica
Según una investigación sobre la reactancia psicológica, cuando la gente percibe que se restringe su libertad de elección, experimentan un estado motivacional desagradable denominado reactancia. Este estado les lleva a rebelarse (por ejemplo, un niño come más caramelos cuando se le dice que no lo haga).
Por extraño que parezca, la reactancia puede ocurrir incluso cuando eres tú mismo quien se dice a sí mismo lo que tiene que hacer. Por eso algunas personas se resisten al timeboxing.
Puesto que este método requiere estructura y compromiso, algunos lo consideran “demasiado estricto” o “aburrido” en lugar de verlo como una herramienta para una mejor concentración y equilibrio trabajo-vida.
Sin embargo, si dejas de pensar en timeboxing como en una obligación, te darás cuenta de que te ayuda a gestionar tu tiempo mejor y que en realidad consigues más con menos estrés.
Solución 2: Ve el timeboxing como tu elección
Empieza a ver el timeboxing como algo que estás haciendo por ti mismo, no a ti mismo.
En otras palabras, considéralo una elección tuya y una herramienta que apoya tus objetivos y te ayuda a tomar el control de tu tiempo. Así, el timeboxing se convertirá en una parte natural de tu rutina.
Obstáculo 3: Ignorar tus niveles de energía
Nuestra energía fluctúa naturalmente durante el día debido al ritmo circadiano, mal sueño y varios otros factores. Como sugiere una investigación sobre la energía personal en el trabajo cuando los empleados no se sienten animados, su compromiso y rendimiento en el trabajo caen.
Si programas tareas exigentes cuando tu energía es baja, probablemente las pospondrá, lo que llevará a la frustración y un atraso del trabajo no terminado.
Solución 3: Empareja las tareas con tu energía
Para ser eficientes, las cajas de tiempo deben alinearse con los picos de tu energía natural.
Si te sientes mejor durante la mañana, define un timebox temprano para las tareas de alta concentración (por ejemplo, crear un plan de proyecto o revisar las métricas del rendimiento). En cambio, usa los períodos cuando tu energía es más baja para las tareas menos exigentes (por ejemplo, organizar archivos y carpetas).
Cuando la energía mental es baja, el rendimiento cognitivo disminuye, lo que aumenta la probabilidad de errores y ralentiza la realización de tareas. Al programar trabajo profundo durante los períodos de alta energía, terminarás tus tareas más rápidamente y con más calidad.
Emparejar las tareas con tu energía es esencial porque te permite trabajar con tu ritmo natural, en lugar de trabajar en su contra. Como es de esperar, esto lleva a una concentración y productividad mejoradas.
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Consejos de timeboxing
Aquí tenemos algunos consejos sencillos pero eficaces para ayudarte a sacar el máximo del timeboxing y a maximizar tu productividad.
Consejo 1: Haz que el tiempo sea visual
El tiempo suele ser abstracto, y hay que hacerlo más tangible. Por ejemplo, echa un ojo a un temporizador en marcha: te recordará que necesitas restringir tu trabajo a un timebox predeterminado.
Al hacerlo, siempre sabrás cuánto tiempo te queda antes de tener que terminar con el trabajo y sacar conclusiones.
El temporizador te proporciona a ti y a los miembros de tu equipo los medios para actuar como sus propios supervisores y figuras de autoridad. Cada vez que una discusión se vaya de las manos, alguien preguntará por el tiempo, o señalará que tenéis X minutos antes de que se acabe el tiempo y que tenéis que seguir adelante.
Usar un temporizador a la hora de hacer el timebox te permite ajustar tu ritmo y seguir tu progreso en tiempo real, lo que mantiene la motivación.
Consejo 2: Determina el tiempo máximo del timebox
Puedes fijar un timebox que dura varios meses en total, pero todavía tendrás que dividir ese tiempo en los timeboxes más pequeños y más manejables, los que podrás enfrentar en una sola sesión.
Así que, ¿cuál es el tiempo máximo realista para un timebox?
Pues, según la ciencia de los ritmos ultradianos, la mente humana no puede concentrarse en una tarea durante más de 90 minutos. Por eso nunca deberías asignar más de 90 minutos en una sola sesión a ninguna tarea.
Sin embargo, puedes asignar menos tiempo. Si tienes una tarea importante de lluvia de ideas que te llevará unos 5 minutos, siéntete libre de definir un timebox de 5 minutos.
La duración de tus cajas de tiempo depende de ti y de las tareas que tienes que hacer: 15, 20, 30 o 45 minutos, son todas buenas opciones para diferentes tipos de tareas. Asegúrate de no sobrepasar los 90 minutos sin tomar un descanso.
Consejo 3: Toma descansos
Tomar descansos es un paso importante para garantizar que te mantengas concentrado durante largos períodos de tiempo. De hecho, la ciencia demuestra que tu atención comenzará a mermar después de 90 minutos, pero quizá flaqueará mucho antes de eso. Por lo tanto, deberías definir por adelantado las pausas en tu rutina.
Por ejemplo, puedes trabajar unos 45 minutos y entonces tomar un descanso de 15 minutos. De esta manera, obtendrás una hora entera para tu timebox.
También deberías pasar esta pausa prudentemente.
Si pasas todo el día trabajando delante del ordenador, deberías dejar que tus ojos descansen y no torturarlos con una sesión en Instagram durante la pausa. En vez de eso, ponte tu canción favorita y hazte un té, o darte un paseo afuera.
Una vez que vuelvas, te sentirás como si hubieras recargado las pilas y recuperado la concentración, justo a tiempo para otra sesión laboral de 45 minutos.
Cómo usar el timeboxing con tu equipo
Además de aumentar la productividad personal, el timeboxing ayuda a los gerentes de proyectos y equipos a gestionar sus equipos.
He aquí cómo puedes usar este método para mejorar la productividad del equipo, aumentar la responsabilidad y planificar mejor la carga de trabajo de tu equipo.
Paso 1: Decide por qué estáis usando el timeboxing
Antes de implementar el timeboxing con tu equipo, asegúrate de que todos entiendan por qué lo estáis utilizando. Esto ayudará a motivar a tu equipo para que se comprometan con el proceso y utilicen el timeboxing de manera eficaz.
¿Necesitas una estrategia para ayudarte a entender mejor cuánto tiempo toman las tareas? ¿O has notado algunos problemas de gestión del tiempo de equipo y quieres ayudarles a usar su tiempo mejor y ser productivos?
Puedes organizar una reunión de equipo para explicar el propósito del timeboxing y responder a cualquier pregunta. Es importante pedir sugerencias de tu equipo para que el timeboxing funcione para todos.
Paso 2: Decide cuánto tiempo deben tardar en completarse las tareas
No siempre puedes predecir precisamente cuánto tardarán las tareas. Sin embargo, puedes determinar la duración promedio de las tareas y usarlas como una guía para la configuración de las cajas de tiempo posteriormente.
Por ejemplo, si estás gestionando un equipo de desarrollo de software, habla con los miembros de tu equipo sobre cuánto tiempo en promedio debería llevar la realización de códigos o corrección de errores.
Al decidir los plazos junto con tu equipo:
- Creas un entendimiento común sobre las expectativas,
- Fomentas la responsabilidad, y
- Facilitas el seguimiento del progreso.
Más tarde, puedes modificar los plazos cómo lo necesites según experiencia previa.
Paso 3: Indica a tu equipo que utilice un temporizador
Usar un temporizador es vital para el timeboxing eficaz porque te ayuda a mantenerte concentrado en la tarea y evitar las distracciones.
Por eso los miembros de tu equipo deberían usar una aplicación fiable de temporizador como Clockify para ayudarles a mantener la disciplina y el rumbo.
Con Clockify, puedes:
- Asignar tareas a los miembros de tu equipo, y
- Definir las estimaciones de tiempo para cada tarea.
Después de eso, pueden seguir el tiempo dedicado a esas tareas iniciando el temporizador al comenzar a trabajar. Un temporizador en marcha creará una sensación de urgencia, lo que les animará a evitar la procrastinación.
Cuando terminan, simplemente detienen el temporizador para acabar con el seguimiento del tiempo.
Luego, puedes ver cuánto tiempo han registrado realmente en comparación con las estimaciones establecidas. Así sabrás si consiguieron terminar sus tareas dentro del plazo establecido o si tardaron más tiempo de lo previsto.
Entonces puedes buscar maneras para ayudar a los miembros del equipo a mejorar la eficiencia o ajustar el tiempo necesario para terminar una tarea.
Con Clockify, los gerentes de proyectos pueden:
- Mejorar el rendimiento del equipo,
- Mantener a su equipo concentrado y evitar el crecimiento excesivo,
- Crear cronologías más realistas, y
- Optimizar la distribución de recursos.
Esto te ayuda a evitar el derroche y a garantizar mejores resultados del proyecto.
Cómo usar el timeboxing para las reuniones
El timeboxing puede ser una herramienta útil para hacer que las reuniones sean más eficaces e impedir que se conviertan en conversaciones improductivas.
Para aprender cómo usar el timeboxing para las reuniones de equipo y llevarlas a otro nivel, sigue los pasos a continuación.
Paso 1: Asegúrate de que las agendas de reuniones tengan temas y límites de tiempo claros
Para garantizar que una reunión sea un uso productivo del tiempo de tu equipo, crea una agenda con temas, objetivos y límites de tiempo claros. Así reducirás las posibilidades de que una reunión se desvíe.
Cuando una reunión tiene un propósito claro y todos saben cuánto tiempo tienen para cubrir los temas clave, los participantes tienen la motivación para ir al grano. Como resultado, las reuniones son más enfocadas, lo que permite a tu equipo seguir más rápidamente con las tareas más importantes.
Después de crear una agenda de reunión, compártela con tu equipo con antelación. Esto permite a los miembros de tu equipo prepararse para una reunión y reduce el tiempo gastado en explicaciones innecesarias.
Paso 2: Decide entre el timeboxing blando o duro
El uso del timeboxing blando o duro para las reuniones del equipo depende del tipo de reunión.
Los timeboxes duros son mejores para las reuniones que requieren actualizaciones concisas y protección estricta contra el exceso de tiempo. Tales reuniones incluyen reuniones diarias, reuniones sobre las aprobaciones de funcionalidades y las actualizaciones de clientes.
Los timeboxes blandos son ideales cuando el objetivo es el aprendizaje, la colaboración o la conversación creativa. Los ejemplos de reuniones son las reuniones para el lanzamiento de proyectos, las sesiones de innovación y los webinars.
En comparación con el timeboxing duro, donde las reuniones deben terminarse a una hora fija, el timeboxing blando permite algo de flexibilidad (como extender una reunión por 5 minutos). Esto es mejor en los casos donde las restricciones rígidas pueden resultar contraproducentes.
Paso 3: Deja a los participantes saber cuando el timebox se esté acabando
Al informar a tu equipo cuando la reunión esté llegando a su fin, le das la oportunidad de hablar sobre cualquier tema restante y terminar la conversación. Esto garantiza que la reunión se termine según el horario.
Si estás usando las videoconferencias, puedes darles un aviso de 1 minuto antes de que termine la reunión dejando un mensaje en el chat (por ejemplo, “queda 1 minuto, vamos terminando”). Alternativamente, puedes levantar una tarjeta de colores como una señal visual de que el timebox está a punto de acabarse.
Preguntas frecuentes sobre el timeboxing
En la siguiente sección, respondemos a algunas preguntas frecuentes sobre la técnica del timeboxing.
¿Cuáles son las reglas del timeboxing?
Las reglas esenciales del timeboxing incluyen:
- Asignar a una tarea una cantidad específica y fija de tiempo,
- Trabajar en esta tarea durante el plazo establecido,
- Tomar descansos para mantener la energía y concentración,
- Acabar con el trabajo en cuanto se acabe el tiempo, y
- Evaluar los resultados.
Evaluar lo que se ha hecho te ayuda a ajustar tu distribución de tiempo y prioridades futuras, lo que te permite planificar de manera más realista conforme avanza el tiempo.
¿Es bueno el timeboxing para el TDAH?
Sí, el timeboxing puede ser muy eficiente para las personas con TDAH.
Según una investigación sobre la gestión de la ceguera del tiempo en el trabajo, los empleados con TDAH luchan con la percepción y la gestión del tiempo, lo que puede causar:
- Incumplimiento de los plazos,
- Dificultad de terminar tareas tediosas, y
- Calidad inconsistente del trabajo.
El timeboxing les ayuda a combatir estos problemas creando una sensación de urgencia, lo que provoca acción inmediata y reduce la procrastinación. Además, usar los temporizadores hace que el tiempo sea tangible, lo que mejora la conciencia del tiempo.
En resumidas cuentas, la programación por cajas ayuda con TDAH:
- Creando una estructura,
- Reduciendo la procrastinación y el agotamiento (dividiendo tareas más grandes en trozos pequeños), y
- Proporcionando claridad sobre las prioridades.
🎓 TDAH y la motivación explicados: Cómo aumentar tu productividad laboral
¿Cuáles son los 4 principios del tiempo?
Los 4 principios de la gestión del tiempo (conocidos como los 4 D , por sus siglas en inglés) proporcionan un enfoque estructurado en cuanto a la organización de tareas, porque ayudan a los gerentes de proyectos y equipos a mejorar la priorización de tareas y la productividad.
Los 4 D incluyen:
- Hacer (Do): trabajar en tareas importantes que requieren atención inmediata (por ejemplo, responder a las peticiones urgentes de las partes interesadas).
- Delegar (Delegate): asignar tareas rutinarias, repetitivas o especializadas a los miembros de tu equipo para liberar tiempo para las actividades estratégicas.
- Aplazar (Defer): posponer tareas importantes, pero poco urgentes en las que puedes trabajar más tarde (por ejemplo, organizar sesiones de formación).
- Eliminar (Delete): eliminar tareas que no contribuyen a tus objetivos o resultados de proyectos (por ejemplo, asistir a reuniones innecesarias o pulir demasiado los informes).
Al usar la técnica de los 4 D, mejorarás tu toma de decisiones y eliminarás las pérdidas de tiempo, lo que te ayuda a trabajar más eficientemente.
🎓 Pérdidas de tiempo: Deja de procrastinar y aumenta tu productividad
¿Cuánto tiempo debe durar un timebox?
La duración de un timebox depende de la complejidad y el nivel de concentración necesaria. Las duraciones recomendadas de timebox son de:
- 15-30 minutos para tareas rápidas y enfocadas, como escribir un párrafo corto o responder a algunos correos electrónicos urgentes.
- 30-60 minutos para tareas que requieren más atención, pero no una inmersión profunda, como una lluvia de ideas o una llamada con el equipo.
- 60-90 minutos para tareas de enfoque profundo como crear una mapa de ruta del proyecto o análisis detallado de datos.
Para las cajas de tiempo más largas (de más de 2 horas), es mejor dividirlas en trozos pequeños para reducir la carga cognitiva e impedir el agotamiento. Puedes dividir un gran trozo de trabajo en varias sesiones de concentración, cada una seguida por una pausa breve. Esto ayuda a evitar estar abrumado.
En Agile, los equipos suelen usar los timeboxes durante semanas para los procesos como los sprints y los eventos relacionados (planificación del sprint, scrum diario, revisión del sprint y retrospectiva del sprint).
Normalmente, un timebox para la planificación del sprint se debería limitar a 8 horas para un sprint de 1 mes, y 4 horas para un sprint de dos semanas. Esto fomenta la conversación enfocada y asegura un proceso de planificación eficiente.
Utiliza Clockify para hacer el timebox eficazmente
Como la mejor aplicación de timeboxing en el mercado, Clockify te permite a ti y a tu equipo seguir el tiempo que dedicáis a las tareas en tiempo real, y luego analizar en la aplicación si lograsteis vuestros objetivos.
Para empezar a trabajar, debes crear proyectos y añadir tareas que representan las cajas de tiempo. Luego, puedes seleccionar el proyecto y la tarea en los que quieres trabajar.
Define la duración de tu timebox para la primera tarea (por ejemplo, de 15 minutos) e inicia el temporizador en cuando empieces a trabajar en ella.
El timebox se añadirá a tu lista de timeboxes, y lo podrás editar, eliminar y analizar en más detalle.
También puedes ver todo tu tiempo rastreado en una vista de calendario y analizar tu patrón de trabajo, encontrar los huecos y mejorar tu productividad.
Además, con todo el equipo siguiendo el tiempo con Clockify, los gerentes de proyecto pueden:
- Automatizar el proceso del control horario y tener más tiempo para la planificación estratégica,
- Obtener los datos valuables para analizar y aumentar la eficiencia del equipo,
- Seguir el progreso del proyecto para evitar retrasos,
- Proporcionar a los clientes unos informes transparentes de facturación, y
- Asegurarse de que los proyectos se realicen dentro del presupuesto establecido para mejorar la rentabilidad.
Si necesitas ayuda para usar la aplicación, Clockify ofrece una atención al cliente completamente humana, disponible 24/7 (vía correo electrónico, chat o teléfono).
Adicionalmente, si quieres disparar la productividad de tu equipo, echa un vistazo al Bundle de CAKE.com.
