Las 26 técnicas de gestión del tiempo más efectivas

¿Qué son las técnicas de gestión del tiempo?

La gestión del tiempo en sí misma gira en torno a decisiones: tú decides qué tienes que hacer, cuándo tienes que terminar y qué tareas tienes que abordar para alcanzar tus objetivos.

Si eliges priorizar las tareas de alto valor y orientadas a objetivos, las terminas antes de la fecha límite, pero también dejas un tiempo para llevar una vida sana, podrás decir que has gestionado tu tiempo con éxito. Pero, ¿cómo hacerlo?

Pues, utilizando las técnicas de gestión del tiempo adecuadas.

Las técnicas de gestión del tiempo son un conjunto de reglas y principios que deberías seguir para ser más productivo y eficiente con tu tiempo, tomar mejores y más rápidas decisiones, así como lograr más en menos tiempo y con menos esfuerzo.

Existen muchas técnicas de gestión del tiempo basadas en las mejores prácticas de gestión del tiempo recomendadas:

• Escribir lo que tienes que hacer hoy
• Trabajar primero en las tareas importantes y urgentes
• Guardar tiempo para las tareas prioritarias, tareas rutinarias, pero también para los descansos
• Gestionar adecuadamente el estrés
• Gestionar adecuadamente el equipo
• Seguir el progreso del proyecto e identificar los atrasos

La mayoría de las técnicas de gestión del tiempo se ocupa de uno o varios de los puntos listados y puedes hacer la selección de tus técnicas de gestión del tiempo examinando lo que quieres mejorar en tu rutina.

Aparte de eso, también tendrás que considerar las habilidades de gestión del tiempo que necesitas mejorar y tu estilo personal de gestión del tiempo.

Habilidades de gestión del tiempo

Las habilidades de gestión del tiempo eficaz incluyen:

• Establecer objetivos SMART: asegúrate de que los objetivos que te propones son específicos (Specific), medibles (Measurable), alcanzables (Attainable), relevantes (Relevant) y con tiempo limitado (Time-bound).
• Planificación eficaz: asegúrate de tener objetivos claros, además de tareas y recursos definidos, para tener un plan claro que te lleve a tus objetivos.
• Gestión del estrés: asegúrate de gestionar tu estrés con estrategias y tácticas aliviadoras, para sentirte más relajado mientras realizas tu trabajo.
• Delegación adecuada de tareas: delegar tareas te ayuda a aliviar la carga de trabajo y a compartirla con colegas y empleados competentes.
• Evitar distracciones: las distracciones te quitan el tiempo que deberías estar trabajando (o incluso relajándote), así que deberías aprender a evitarlas.
• Realización de una tarea a la vez: enfocarte en una tarea a la vez te ayuda a obtener resultados finales de calidad mucho mejor que cuando realizas varias tareas a la vez.
• Decir "No": esta pequeña palabra de dos letras te ayudará a ahorrar más tiempo para tus propias prioridades.
• Establecer prioridades: invertir tiempo en las tareas adecuadas exigirá menos esfuerzo, pero dará mejores resultados. Esto también se conoce como la regla del 20/80, o el principio de Pareto.
• Superar la procrastinación: identifica las causas de tu procrastinación y enfréntala.

Para mejorar tus esfuerzos de gestión del tiempo, tendrás que practicar estas habilidades.

Aparte de los beneficios de la mejor gestión del tiempo en el trabajo, la gestión del tiempo eficaz es también una habilidad vital para los estudiantes.

Aquí son algunas de las estrategias cruciales de gestión del tiempo para los estudiantes:

• Establecer un horario maestro. Una vez que tengas una agenda de estudio clara, puedes establecer bloques de tiempo para exámenes o materias particulares. Esto te ayudará a prepararte para los exámenes de forma más eficaz.
• Establecer fechas límites para cada sesión de estudio o tarea. Por ejemplo, establece una fecha límite clara para escribir un ensayo, el viernes a las 5 p.m., para que no pospongas las cosas.

Estilos de gestión del tiempo

No todas las técnicas de gestión del tiempo son adecuadas para todo el mundo: no todos trabajamos de la misma manera, por lo que no todos nos enfrentamos a los mismos problemas de gestión del tiempo. Todo el mundo tiene un método de gestión del tiempo dominante con el que se enfrenta al trabajo, es decir, un estilo de gestión del tiempo, uno que conlleva sus propios problemas de gestión del tiempo. Si piensas en ello, puedes descubrir que eres un:

• Mártir del Tiempo
• Procrastinador
• Distraído
• Subestimador
• Bombero
• Perfeccionista

Revisamos cada estilo de gestión de tiempo en más detalles.

Mártir del Tiempo

Rellenas tu agenda con peticiones de los demás, en lugar de concentrarte en lo que es importante para ti. Tus propias tareas te parecen demasiada responsabilidad, así que aprovechas la oportunidad de encargarte de cualquier otra cosa: ganas la validación de los demás, pero descuidas las tareas que te aportarían autovalidación.

Problemas: multitarea, plazos incumplidos, planificación inefectiva, falta de descansos

Procrastinador

Los Mártires del Tiempo al menos se dedican a las tareas de los demás: los procrastinadores retrasan el trabajo en todo lo que es remotamente importante para alguien. Algunos afirman que trabajan mejor bajo presión, pero los resultados que obtienen suelen reducirse por el estrés y la ansiedad que esta práctica conlleva.

Problemas: plazos incumplidos, planificación inefectiva, multitarea

Distraído

Tu corazón está en el lugar correcto, pero te distraes fácilmente. Una petición aleatoria de un colega tiene muchas probabilidades de llamarte la atención fácilmente, lo mismo que una llamada de 20 minutos de tu propietario.

Problemas: multitarea, plazos incumplidos, planificación inefectiva

Subestimador

Estimas que realizar una tarea te llevará mucho menos de lo que realmente te lleva: raramente cumples con tus plazos optimistas.

Problemas: plazos incumplidos, planificación inefectiva

Bombero

Intentas abordar todo por tu cuenta, ahora mismo: constantemente estás apagando “fuegos” y no te sientes completo a menos que estés trabajando en 10 tareas a la vez, y te sientas “ocupado”. Una vez que hayas terminado con eso, simplemente pregunta: “¿Qué es lo siguiente?”, lo que es una práctica que te llevará al agotamiento, tarde o temprano.

Problemas: plazos incumplidos, planificación inefectiva, falta de descansos

Perfeccionista

Eres similar al procrastinador y al distraído, pero tu inhabilidad para terminar una tarea tiene al menos una causa noble: quieres que todo sea perfecto. Trabajas horas extras, e inviertes todos tus esfuerzos en la entrega de un proyecto de alta calidad, pero a menudo no sabes renunciar mientras estás adelantado, por lo que puedes incumplir los plazos y correr el riesgo de agotamiento.

Problemas: plazos incumplidos, falta de descansos

Todos estos problemas que aparecen junto a tus estilos de gestión del tiempo pueden resolverse, y todas las habilidades de gestión del tiempo necesarias se pueden perfeccionar, si solo eliges las técnicas de gestión del tiempo adecuadas.

Las mejores técnicas de gestión de tiempo

¿Qué técnica es la mejor para ayudarte a gestionar el tiempo mejor?

Esto depende en gran medida de tus necesidades, ya sea que necesites organizar el tiempo de trabajo, tiempo de estudio, o realizar un seguimiento de tus objetivoc.

En la próxima sección hemos cubierto las 26 estrategias de gestión de tiempo más efectivas que puedes probar.

Pomodoro

Divides tu trabajo en sesiones de 25 minutos (pomodoros) y descansos de 5 minutos. Después de 4 ciclos, te tomas un descanso de 20 minutos.

Desarrollada por Francesco Cirillo, la técnica Pomodoro recibió su nombre por el temporizador de cocina con forma de tomate que Francesco utilizaba para seguir el progreso de su trabajo.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Gestión del estrés
• Evitar distracciones
• Realización de una tarea a la vez
• Establecimiento de prioridades
• Decir "No"

Problemas que resuelve:

• Planificación inefectiva
• Falta de descansos
• Multitarea
• Plazos incumplidos

Cómo funciona Pomodoro

1. Pon el temporizador a 25 minutos.
2. Concéntrate en tu trabajo durante esos 25 minutos.
3. Termina en cuanto suene la alarma.
4. Toma una pausa de 5 minutos.
5. Retoma el trabajo durante otros 25 minutos después de la pausa.
6. Después de cuatro ciclos de 25/5 minutos, toma un descanso de 20 minutos.
7. Repite el proceso hasta que termines la tarea o el proyecto.

Para este propósito, puedes probar el temporizador Pomodoro en Clockify, o aprender más sobre cómo empezar a usar Pomodoro.

• Mejores estimaciones de tiempo de tu trabajo.
• Tiempo de trabajo fijo: será más probable que te concentres.
• Pausas regulares que ayudan a eliminar el agotamiento y a mejorar el rendimiento.
• Los Pomodoros son una forma fácil de hacer un seguimiento de la rentabilidad y la productividad.

Tienes que dejar de trabajar cuando se acaben los 25 minutos: si te va bastante bien, esto es contraproducente

Seguir intervalos fijos: las sesiones recomendadas de 25/5 minutos pueden ser inútiles para ti.

Kanban

Una técnica visual de gestión del tiempo que te ayuda a seguir el progreso de tus proyectos: sigues cómo se desplazan las tareas a través de columnas diferentemente etiquetadas.

Esta técnica fue desarrollada en la década de 1940 en Japón por Taiichi Ohno, para Toyota Automotive, para ayudar a aumentar su productividad y eficacia en la fabricación.

Habilidades de gestión del tiempo que mejoran:

• Planificación eficaz
• Objetivos SMART
• Delegación adecuada de tareas
• Realización de una tarea a la vez

Problemas que resuelve:

• Multitarea
• Plazos incumplidos
• Planificación inefectiva

Cómo funcion Kanban

Puedes usar un software de gestión de proyectos, un bolígrafo y un papel, o una pizarra y notas adhesivas.

Determina el número de etapas de tu proyecto o tarea y crea las columnas. Por ejemplo, puedes crear cuatro columnas y desplazar las tareas de un proyecto a través de estas etapas:

• Acumulado: aquí propones tus ideas y defines todas tus tareas. Entonces decides qué tareas debes desplazar a la columna Pendiente, y qué tareas deben esperar su turno.
• Pendiente: estas son las tareas de las que te vas a encargar.
• En proceso: las tareas en las que trabajas.
• Hecho: las tareas terminadas.

• No existe una plantilla que sirva a todos, lo que significa que puedes personalizar tus principios para que cumplan con tus propias necesidades.
• Representación visual clara de toda tu situación de trabajo: representación directa de tu progreso con un proyecto.
• Puedes dividir el proyecto en pequeñas tareas manejables y hacer un seguimiento de tu progreso a través de la tabla.
• El equipo se concentrará en el progreso de sus tareas para llegar a la columna “Hecho”.

• No existe una plantilla que sirva a todos, lo que significa que crear una tabla Kanban puede consumir mucho tiempo, ya que tienes que decidir cuántas columnas debes incluir y cómo llamarlas.
• Kanban no ayuda a ordenar las tareas directamente, en términos de importancia y urgencia.
• Puede resultar difícil predecir cuándo tu equipo terminará las tareas (y el proyecto) porque la única medida de progreso es el movimiento a través de las columnas, no hay un componente de tiempo.

Organízate con eficacia

Un método de cinco pasos que te permite realizar una lluvia de ideas sobre tus tareas y convertirlas en una sencilla lista de tareas.

Organízate con eficacia (GTD de Getting things done) fue introducido por David Allen en su libro Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Establecimiento de prioridades
• Objetivos SMART

Problemas que resuelve:

• Planificación inefectiva

Cómo funciona Organízate con eficacia

1. Captura: anota todas las tareas que te vienen a la mente.
2. Aclara: determina si la tarea es procesable y si tiene pasos concretos que puedas disponer y seguir.
3. Organiza: clasifica las tareas bajo diferentes etiquetas y ponles un contexto (por ejemplo, casa, oficina, petición de Tom).
4. Reflexiona: de vez en cuando, revisa tus tareas: ¿Cuál es el siguiente paso de la tarea?, ¿Realmente necesitas terminarla esta semana?.
5. Participa: una vez que hayas anotado, identificado como procesables, clasificado adecuadamente y revisado tus tareas, simplemente empieza a trabajar en ellas.

• Tendrás todas tus tareas, encargos y proyectos en perspectiva.
• Cuando pongas todas las tareas delante de ti, despejarás tu cabeza y podrás pensar en lo que viene.
• Puedes utilizar GTD para aumentar tu productividad personal y profesional.

• Tienes que usar tu voluntad para progresar en tu trabajo: GTD no proporciona pautas para lidiar con las distracciones.
• La organización de las tareas se realiza por contexto, y no por proyecto, lo que puede ser poco útil para las personas que están acostumbradas a analizar las tareas en relación con su proyecto.
• Demasiados elementos en la lista pueden hacerla ineficaz, ya que es menos probable que estructures tu día adecuadamente.

Tráguese ese sapo

Esta técnica de gestión del tiempo tiene como objetivo priorizar las tareas. Eliges tu tarea más importante, o la peor (la que es tu “sapo”), y la realizas a primera hora de la mañana. Una vez que hayas terminado con tu “sapo”, puedes pasar a otras tareas del día, pero no antes.

Esta puede ser una tarea que requiere toda tu atención (por su importancia o dificultad), una que has estado evitando (porque es aburrida, exigente o difícil).

La premisa “Tráguese ese sapo” fue desarrollada por Brian Tracy, en su libro “¡Tráguese ese sapo! 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional”.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Establecimiento de prioridades
• Objetivos SMART

Problemas que resuelva:

• Planificación inefectiva
• Multitarea
• Plazos incumplidos

Cómo funciona Tráguese ese sapo

Tienes que identificar las tareas según sus prioridades y etiquetarlas de manera adecuada:

• Tarea A: la más importante, la tarea que se debe hacer primero o vas a sufrir las consecuencias.
• Tarea B: la segunda más importante, la tarea que debes hacer después de terminar la Tarea A. Menos importante, pero vital.
• Tarea C: la tarea que deberías hacer, pero no sufrirás las consecuencias si no la terminas.
• Tarea D: una tarea que idealmente deberías delegar a otra persona, y asignar este tiempo a la Tarea A.
• Tarea E: una tarea que realmente no necesitas hacer, así que puedes eliminarla.

• Hacer la tarea más importante o la peor a primera hora de la mañana garantiza que el resto de los puntos de su agenda diaria serán más fáciles de cumplir y esto te motivará y te dará energía.
• Priorizar las tareas se hace más fácil.
• Tendrás el resto del día para tareas más agradables.

• Un difícil y desmotivador comienzo del día.
• Puede ser rígido y poco práctico si tu tarea más importante cambia en el transcurso del día.

Timeboxing

Tú asignas los periodos de tiempo (timeboxes) a las actividades, trabajas dentro de este periodo y luego paras cuando el tiempo se acabe. El timeboxing suele incluir plazos fijos, así que se usa en la gestión de proyectos.

Timeboxing funciona como un enfoque más general de la técnica Pomodoro: en vez de las sesiones de 25 minutos (timeboxes), el periodo de tiempo dentro de un timebox no es tan fijo.

James Martin fue el primero en explicar la técnica con más detalle, en uno de los capítulos de su libro Desarrollo rápido de aplicaciones.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Evitar distracciones
• Realización de una tarea a la vez
• Establecimiento de prioridades

Problemas que resuelve:

• Plazos incumplidos
• Planificación inefectiva
• Multitarea
• Falta de descansos

Cómo timeboxing funciona

1. Pon todas tus actividades y tareas en una lista.
2. Decide qué quieres conseguir con estas tareas: define tus objetivos.
3. Si alguna tarea es importante y requiere una gran concentración, asígnale un periodo de tiempo más largo (por ejemplo, 1 o 2 horas).
4. Si se trata de una tarea difícil, divídela y asigna períodos de tiempo más cortos (por ejemplo, de 20 a 30 minutos) a algunas partes de la misma, para que la tarea sea más fácil de gestionar.
5. Empieza por la primera tarea y ve bajando.
6. Cuando se acabe el tiempo asignado a una tarea, deja de trabajar en ella.
7. Tómate un descanso.
8. Revisa lo que has hecho.
9. Dirige tu atención a otros timeboxes de tu agenda.

• Es ideal para un gran número de pequeñas tareas: será más fácil hacer un seguimiento de ellas y afrontarlas, una vez que las tengas organizadas en timeboxes.
• Los plazos son un componente importante, así que te concentrarás en lograr todo lo que puedas hasta que el timebox se agote.
• Los perfeccionistas naturales tendrán menos tiempo para ajustar cada detalle, ya que tendrán que pasar a la siguiente tarea del calendario.
• El timeboxing no permite la multitarea, así que podrás enfocarte en una tarea a la vez.

• Tienes que dejar de trabajar en una tarea cuando se acaba el tiempo para ello, lo que es contraproducente cuando te encuentras inmerso en una tarea.
• Puede ser un reto cumplir un horario estricto determinado por los timeboxes, si tienes en cuenta las interrupciones inevitables, como las llamadas telefónicas.
• Tus cálculos de timeboxing pueden ser incorrectos. Si los timeboxes son demasiado cortos, es posible que tengas que parar antes de concentrarte en una tarea. Si los timeboxes son demasiado largos, es posible que pierdas la concentración o que empieces a procrastinar para pasar el tiempo hasta el final del timebox.

Bloqueo del tiempo

Tú bloqueas el tiempo específico para cada actividad o tarea y trabajas en ellas en ese periodo de tiempo.

Esta técnica de gestión del tiempo se hizo popular por Elon Musk.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Evitar distracciones
• Realización de una tarea a la vez
• Establecimiento de prioridades
• Objetivos SMART

Problemas que resuelve:

• Plazos incumplidos
• Planificación inefectiva
• Multitarea
• Falta de descansos

Cómo funciona el bloqueo del tiempo

Existen 4 etapas de bloqueo del tiempo:

1. La etapa de planificación:
   • Define tus tareas y actividades, identifica prioridades.
2. La etapa de bloqueo:
   • Asigna a cada tarea un bloque de tiempo específico - número de minutos u horas, con días específicos, horas de inicio y fin anotadas en tu calendario.
   • El bloque de tiempo puede ser más corto, por ejemplo, 10 minutos, o más largo, por ejemplo, 90 minutos: esto depende del nivel de prioridad de la tarea.
   • Bloquea más tiempo para las tareas prioritarias. También, asigna estas tareas a la hora del día en la que eres más productivo.
   • Bloquea el tiempo menos productivo del día para las tareas menos importantes.
   • Anota todo en un calendario: el día, la hora de inicio y la hora de finalización.
3. La etapa de actuación:
   • Empieza a trabajar en tu primera tarea diaria (normalmente tu tarea prioritaria).
   • Ve bajando en tu agenda.
   • Toma descansos entre los bloques de tiempo y planea estos descansos.
   • Mantén una visión flexible de tu agenda de bloqueo de tiempo: si recibes una tarea urgente, bloquea una cantidad adecuada de tiempo para ella, y empieza a trabajar en ella lo antes posible.
4. La etapa de revisión:
   • Si ves que una tarea te lleva más tiempo o menos de lo que habías pensado, revisa el plan de otras tareas que has planeado para ese día.

• Una forma completa de seguir tu día de trabajo.
• Funciona muy bien con la idea de trabajo profundo, de Cal Newport, ya que tienes que seguir un horario fijo para concentrarte en una tarea.
• Sentirás que tienes un mejor control de tu carga de trabajo.

• Las interrupciones inesperadas pueden afectar a tu horario.
• Al igual que con el timeboxing, tus cálculos de tiempo pueden ser incorrectos: puedes procrastinar mientras esperas a que termine un bloque de tiempo demasiado largo o apurarte para ganar el tiempo durante un bloque de tiempo demasiado corto.
• Requiere mucho tiempo para planificar bloques de tiempo en tu calendario para todas tus actividades, todos los días.

Inbox-Zero

Un método para gestionar tu buzón de correo electrónico: tu objetivo es mantener tu buzón vacío, o casi vacío.

Este enfoque fue desarrollado por Merlin Mann, un experto en el campo de la productividad.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Evitar distracciones
• Realización de una tarea a la vez
• Establecimiento de prioridades
• Gestión del estrés
• Planificación eficaz

Problemas que resuelve:

• Planificación inefectiva
• Multitarea

Cómo funciona Inbox-Zero

Para tener un inbox-zero (buzón vacío) tienes que:

• Determinar el tiempo del día en el que vas a gestionar tu buzón: quédate con ese tiempo.
• Silenciar tus notificaciones y no dejes tu pantalla de buzón abierta.
• Priorizar tus correos electrónicos:
  • Responde inmediatamente a los correos electrónicos más importantes y a los que puedes responder rápidamente
  • Mueve los correos electrónicos que te llevarán más tiempo a una carpeta “necesita respuesta” (asigna una parte de tu tiempo de “gestión del buzón” a estas respuestas)
  • Decide qué mensajes puedes delegar, y luego reenvíalos a otros miembros del equipo
  • Borra y archiva los mensajes no deseados o viejos

• Un buen método para gestionar un buzón con mucho contenido.
• Disminuye el número de mensajes no leídos, aquellos que no te permiten encontrar tus correos importantes..
• Te enfocas en asignar la gestión de los buzones solo a una parte específica del día, así no te vas a distraer con los correos electrónicos a lo largo del día.

• Consume mucho tiempo, considerando que tienes que reenviar, archivar y borrar muchos mensajes.
• Solo se trata de la gestión de los buzones, entonces hay que combinarla con otras técnicas de gestión del tiempo, las que se enfocan en la gestión de tareas y proyectos.
• Puede ser un problema para las personas que hablan con sus clientes y colegas a través del correo electrónico, porque los mensajes importantes se pueden perder.

¿Quién tiene el mono?

El énfasis de este método está en la delegación de tareas y se refiere sobre todo a los gestores de proyectos, aunque otras personas también pueden hacer un uso de él. Los monos son encargos y hay que tener en cuenta cómo tratarlos.

Existen 3 tipos de “monos” y tiempo gestionado:

• Tiempo impuesto por el jefe: actividades que el jefe requiere.
• Tiempo impuesto por el sistema: solicitudes y preguntas de los colegas.
• Tiempo autoimpuesto: son las acciones que decides emprender. Puedes utilizarlo para tus propias tareas e ideas (tiempo discrecional), o para afrontar los problemas y peticiones de tus subordinados (tiempo impuesto por los subordinados).

Tu objetivo es eliminar el tiempo impuesto por los subordinados, el tiempo impuesto por el sistema y el jefe, y aumentar el tiempo discrecional.

El principio está basado en el libro Gestionar la gestión del tiempo: ¿Quién tiene el mono? de William Oncken.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora::

• Planificación eficaz
• Delegación adecuada de tareas
• Establecimiento de prioridades
• Objetivos SMART
• Gestión del estrés
• Realización de una tarea a la vez/li>

Problemas que resuelva:

• Planificación inefectiva
• Multitarea

Cómo funciona ¿Quién tiene el mono?

1. Reconoce y describe el “mono”: especifica en qué consiste la tarea y qué acciones son necesarias para completarla.
2. Asigna el “mono”: encarga el “mono” a una persona.
3. Asegura el “mono”: Asegúrate de que la persona maneja el “mono” de forma adecuada:
   • Si el “mono” es importante y no permite errores, entonces debes recomendar lo que se debe hacer y actuar si es necesario.
   • Si estás seguro de que la persona a la que se le ha asignado el “mono” puede manejarlo, actúa y luego aconseja.
4. Controlar el “mono”: especifica cuándo harás el seguimiento del mono, para asegurarte de que todo va por buen camino.

• Los gerentes pueden utilizar su tiempo con eficacia.
• Se facilita la solución de los problemas de los empleados.
• Proporciona una visión clara de a quién se le asigna qué.
• Una forma sencilla de delegar tareas.

• Se ocupa solamente de la gestión y la delegación de tareas; debe combinarse con otros métodos de gestión del tiempo para obtener mejores resultados de productividad en general.

Método de acción

Resumen

El Método de Acción se basa en la premisa de que todo es un proyecto: ves todas tus actividades como proyectos, las analizas y las gestionas en consecuencia. Estos proyectos pueden ser:

• Gestión de tus finanzas
• Trabajo administrativo
• Conexión
• Lo que quieras

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Objetivos SMART

Problemas que resuelve:

• Planificación inefectiva
• Multitarea

Cómo funciona el método de acción

Cuándo estás usando el método de acción, organizas las actividades, tareas, y eventos como proyectos. Luego, las divides tus actividades en tres categorías:

• Pasos de acción: las tareas que debes cumplir. Estas tareas te ayudan hacer el progreso con tu trabajo. Por ejemplo, estas son las tareas como: volver a escribir una propuesta, enviar un software terminado, depurar tu última aplicación.
• Referencias: las notas, una lista de enlaces a investigaciones relevantes, resúmenes que te ayudarán abordar los pasos de acción.
• Tareas en segundo plano: todas las ideas y planes en los que no estás trabajando en este momento, pero que puedes realizar algún día.

• Considerar todas tus actividades diarias como proyectos significa que tendrás pasos definidos para cada actividad, así que es probable que seas más rápido y eficiente.

• Consume mucho tiempo y puede ser muy abrumador: ver todo como un proyecto significa que pasarás mucho tiempo planeando.
• No existe un calendario para la revisión de las tareas que dejaste de lado: no hay claridad sobre cuándo, o si debes afrontar estas tareas.

Matriz de Eisenhower

Una técnica de gestión del tiempo en la que se priorizan las tareas es la conocida como Matriz de Eisenhower. Esta técnica se basa en etiquetar cada tarea como: importante o no importante, y urgente o no urgente.

Evalúas las tareas según su importancia y urgencia, y las abordas teniendo en cuenta esto.

La Matriz de Eisenhower lleva el nombre del presidente estadounidense Eisenhower, conocido por su productividad durante su mandato.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Establecimiento de prioridades
• Realización de una tarea a la vez
• Decir “No”
• Evitar distracciones
• Objetivos SMART
• Delegación adecuada de tareas

Problemas que resuelve:

• Planificación inefectiva
• Plazos incumplidos
• Multitarea

Cómo funciona el matriz de Eisenhower

Haz una lista de todas tus tareas y divídelas en 4 cuadrantes:

• El primer cuadrante: Tareas que son importantes y urgentes. Debes hacerlas inmediatamente.
• El segundo cuadrante: Tareas importantes, pero no urgentes. Debes planificar cuándo las abordarás.
• El tercer cuadrante: Tareas que no son importantes, pero que son urgentes. Deberías delegar estas tareas a tus compañeros.
• El cuarto cuadrante: Tareas que no son importantes ni urgentes. Deberías eliminarlas por completo de tu agenda.

• Un método sencillo para priorizar las tareas.
• Te permite considerar qué tareas puedes delegar o eliminar.

• Puede ser difícil determinar la importancia y el nivel de urgencia de las tareas.
• El sesgo actual puede impedirte aplicar esta técnica en su totalidad: sentirás la necesidad de concentrarte en tareas urgentes que no son necesariamente importantes.

Horario ideal biológico

Tu horario ideal biológico es el momento del día en el que tienes los niveles de energía más altos, por lo que es más probable que seas productivo con tu trabajo.

Una vez que determines tu horario ideal biológico, podrás asignar tus tareas más importantes y prioritarias a esta hora.

El término “Horario ideal biológico” fue introducido por primera vez por Sam Carpenter en su libro Work the System.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Establecimiento de prioridades
• Evitar distracciones
• Objetivos SMART

Problemas que resuelve:

• Planificación inefectiva

Cómo funciona Horario ideal biológico

• Tendrás que experimentar con tu trabajo durante varios días, digamos 20.
• Rastrea tu foco, energía, motivación y atención durante esos días.
• Lo mejor es que hagas un seguimiento de estas variables dentro de un periodo de tiempo fijo, digamos, de 9 de la mañana a 5 de la tarde todos los días.
• Traza tus resultados cada hora y cada día.
• Después de los 20 días, analiza tus resultados: seguro que te das cuenta de que un determinado momento del día destaca como el momento en el que has podido realizar más trabajo.
• Una vez que identifiques tus horas más productivas del día a lo largo de estos 20 días, comienza a asignar tus futuras tareas prioritarias a este tiempo.
• Divide las tareas menos importantes a los periodos de tiempo en los que has notado que tu concentración, niveles de energía y capacidad de atención son bajos.

• Identificarás cuándo eres más productivo y podrás asignar todas las tareas cruciales a este periodo de tiempo.
• Identificarás cuándo eres menos productivo y podrás asignar actividades menos importantes, pero vitales, como la gestión de tus correos electrónicos y las llamadas telefónicas.

• Tendrás que modificar y cambiar tu rutina a menudo, y hacer un seguimiento durante más tiempo si quieres identificar bien tu horario ideal biológico.
• Si estás subordinado a alguien y tienes que cumplir con los plazos, conocer tu horario ideal biológico no te servirá de nada: tendrás que trabajar según las peticiones y los plazos de tus jefes.

Diario de productividad

Un diario de productividad es algo similar a un diario normal, solo que no anotas en él tus pensamientos personales, sino principalmente anotas tus acciones: actividades que puedes completar y sobre las que puedes reflexionar más tarde.

Esta técnica es versátil en cuanto a las acciones que anotas, así que puedes:

• Anotar tus ideas y pensamientos de trabajo: puedes hacerlos más tarde.
• Anotar todas las tareas que has terminado en un día: acciones que has completado y sobre las que puedes reflexionar.
• Anotar todas las tareas que debes abordar al día siguiente: acciones que te esperan.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Establecimiento de prioridades
• Objetivos SMART

Problemas que resuelve:

• Planificación inefectiva
• Plazos incumplidos

Cómo funciona el diario de productividad

1. Cada día, define tu lista de tareas pendientes en un cuaderno o en un programa informático adecuado: mantén los elementos simples, claros y alcanzables.
2. Rastrea la cantidad de tiempo que necesitas para terminar cada cosa: puedes utilizar Clockify para este propósito y guardar las cosas de tu lista de tareas como entradas de tiempo.
3. Analiza los resultados de tu tiempo y modifica tus futuras listas de tareas como corresponde.
4. Para más detalles, también puedes:
   • Autocalificar tu productividad para cada tarea en una escala del 1 al 10.
   • Hacer una lista de las distracciones (redes sociales, YouTube, tu teléfono), para que sea más probable que las evites.
   • Dividir cada elemento de tu lista de tareas pendientes en tareas más pequeñas y manejables.
   • Además de las tareas, establecer los objetivos que deseas cumplir con estas tareas o grupos de tareas.
5. Reflexiona sobre tu día, anotando comentarios sobre:
   • Qué tarea has completado con éxito
   • Con qué problemas te has encontrado
   • Si fuiste capaz de superarlos

• Guarda todo tu historial de productividad: tendrás todas tus ideas, listas de tareas, plazos de entrega de tareas y proyectos en un solo lugar.
• Anotar tus asuntos puede aliviarte del estrés.

• El diario puede quedar desestructurado: depende mucho de tu propia capacidad para estructurar el diario, ya que no existen reglas claras para ello.
• Un informe demasiado extenso de los resultados de tu productividad: tal vez tendrás que dedicar algún tiempo a la búsqueda para encontrar alguna lista de tareas pendientes pasada, algún comentario sobre una tarea específica y cosas similares en el diario.

Método Seinfeld

Un sistema de calendario específico inspirado en la cita de productividad de Jerry Seinfeld: “No rompas la cadena”.

Cada día que trabajas en una habilidad, marcas ese día con rojo y formas una cadena de días “rojos”. Si no trabajas un día, no lo marcas en rojo y “rompes la cadena”..

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Objetivos SMART

Problemas que resuelve:

• Plazos incumplidos

Cómo funciona el método Seinfeld

Por ejemplo, quieres mejorar tus habilidades de programación:

1. Tomas un marcador rojo y un gran calendario, uno que muestra todos los días del año.
2. Cada día que programes, aunque sea por poco tiempo, marcarás ese día con el marcador rojo.
3. Los días marcados en rojo siguen creciendo mientras sigues programando cada día, y forman una cadena.
4. Si pierdes un día de programación, no marcas ese día con rojo y tú “rompes la cadena”.
5. Programa cada día para que “no rompas la cadena”.

• Al ver crecer la cadena de días marcados en rojo, te sentirás motivado para continuar la cadena y trabajar en tu habilidad cada día.
• Tu objetivo será trabajar y progresar cada día, por lo que será menos probable que procrastines mientras corres para hacer algo de trabajo antes de que termine el día.

• Cada día tienes que seleccionar una tarea que sea suficientemente relevante para tu habilidad, pero también realizable, lo que puede resultar complicado.
• En algunos días, te resultará difícil encontrar el tiempo para tu trabajo, debido a otras prioridades y obligaciones, por lo que tendrás que “romper la cadena”.

Regla de 10 minutos

Te dices a ti mismo que vas a trabajar en una tarea durante 10 minutos. Una vez que hayan pasado los 10 minutos, determinas si vas a parar o a seguir.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Gestión del estrés
• Realización de una tarea a la vez
• Establecimiento de prioridades

Problemas que resuelve::

• Multitarea
• Falta de descansos

Cómo funciona la regla de 10 minutos

1. Selecciona una tarea.
2. Empieza a trabajar en ella.
3. Después de que hayan pasado diez minutos, reflexiona sobre tu concentración y tu paciencia: ¿quieres dejar de trabajar en la tarea o deseas continuar durante 10 minutos más?
4. Trabaja durante períodos de 10 minutos hasta que quieras dejar de trabajar en esta tarea por el día.

• Dividir la tarea en pequeños trozos de tiempo te ayudará a ganar un poco de motivación, ya que solo estás obligado a trabajar en ella 10 minutos cada vez.
• Cuando trabajas solamente 10 minutos a la vez, no te sientes abrumado, incluso con tareas más grandes.
• Considerando que 10 minutos es una cantidad de tiempo pequeña, lo más probable es que sigas trabajando durante más períodos de 10 minutos después del primero.
• Empezar a trabajar inmediatamente después de haber seleccionado la tarea significa que no tendrás tiempo para pensamientos negativos y predicciones.
• Menos posibilidades de procrastinación: se convertirá en un hábito el hecho de ponerse a trabajar de inmediato.
• Desde un punto de vista psicológico, es más fácil abordar una tarea de 90 minutos en trozos de 9x10 minutos.

• Parar cada 10 minutos para considerar si estás preparado para otros 10 minutos de trabajo puede distraerte, especialmente si te has sumergido en una tarea.

Lista de tareas motivadoras

En vez de enumerar lo que tienes que hacer, haces una lista de tus logros y de las tareas que has terminado hasta ahora, dentro de un periodo de tiempo determinado

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Gestión del estrés

Problemas que resuelve:

• Planificación inefectiva

Cómo funciona una lista de tareas motivadoras

1. Al final de cada semana de trabajo, tómate entre 10 y 15 minutos para anotar todo lo que has conseguido.
2. Junto a cada tarea, incluye lo que has aprendido mientras trabajabas en ella.
3. También anota en cada tarea lo que podrías hacer de forma diferente la próxima vez, para mejorar tus resultados.

• Te da una perspectiva de la cantidad de trabajo que has hecho y la cantidad de trabajo que te queda por hacer.
• Es motivante ver lo que has conseguido en un determinado periodo de tiempo.
• Es una forma fácil de seguir tu progreso.

• Saber qué has terminado hasta ahora te da una idea general de la cantidad de trabajo que tienes para el próximo período, pero no tienes más detalles: no hay plazos establecidos, no hay un número específico de tareas y proyectos.

Lista de “no hacer”

Un contraste con la clásica lista de tareas pendientes: enumeras todas las tareas y actividades que no vas a hacer.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Gestión del estrés

Problemas que resuelve:

• Planificación inefectiva

Cómo funciona una lista de “no hacer”

1. Haz una lista antes de cada día de trabajo.
2. Anota todas las tareas, ideas y hábitos que propondrías NO hacer, o en los que pensarás.
3. Pueden ser distracciones, ideas demasiado ambiciosas en las que objetivamente no tienes tiempo para trabajar o malos hábitos que quieres dejar.
4. Incluye la palabra “No” delante de cada elemento de la lista.
5. Tacha cada elemento al final del día si has conseguido evitarlo.

• Enumerando todas las actividades en las que ya no te vas a concentrar, te liberarás mentalmente de ellas y tendrás más tiempo para los asuntos más importantes.
• Te mantiene al tanto de tus malos hábitos, como pasar el tiempo en las redes sociales cuando deberías estar trabajando.
• Facilita la delegación de tareas, puesto que podrás identificar las tareas que realizas, pero que deberías delegar.

• No da especificaciones de las tareas que deberías hacer.

Técnica Flowtime

Estableces un periodo de tiempo específico, entre 10 y 90 minutos y lo utilizas como periodo de tiempo experimental para tu trabajo. Si ves que puedes concentrarte una vez que se acabe el periodo de tiempo, sigue trabajando. Si ves que ya no puedes concentrarte, tómate un descanso.

La técnica Flowtime procede de la técnica Pomodoro, pero es menos rígida en cuanto al tiempo de las sesiones de trabajo y las pausas. También es similar a la técnica Timeboxing, solo que te anima a considerar si vas a seguir trabajando una vez que el tiempo ha expirado, no te obliga a parar.

Flowtime fue desarrollado por un ingeniero de software, Dionatan Moura, en 2015.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Gestión del estrés
• Realización de una tarea a la vez

Problemas que resuelve:

• Multitarea

Cómo funciona la técnica de Flowtime

Con un número predeterminado de minutos para tu sesión de trabajo inicial:

1. Selecciona una tarea.
2. Decide trabajar durante cierto tiempo (por ejemplo, 30 minutos) e inicia el temporizador.
3. Trabaja hasta que el temporizador se detenga.
4. Luego, piensa si puedes concentrarte en la tarea durante algunos minutos más. Por ejemplo, si ves que puedes concentrarte durante 10 minutos más, pon la alarma en 10 minutos.
5. Cuando pasen los 10 minutos, pregúntate si puedes concentrarte durante más tiempo.
6. En cualquier momento, cuando expire un periodo de tiempo determinado (después de los 30 minutos, o después de los 10 minutos adicionales) si ves que no puedes concentrarte más, tómate un descanso.

Puedes iniciar el temporizador en Clockify en cuanto empieces a trabajar. Detén el temporizador, para ver cuánto tiempo has invertido en esta sesión de trabajo. Cuando sientas que necesitas un descanso, deja de trabajar.

• Obtienes los beneficios de la rutina de sesiones de trabajo/descanso de Pomodoro y más libertad para decidir cuánto durarán las sesiones de trabajo y los descansos.
• Si ves que tu elección inicial del número de minutos para la sesión de trabajo es demasiado larga, la próxima vez puedes cambiarla.
• Al utilizar un rastreador de tiempo para ver cuándo eres más productivo, puedes saber cuándo eres capaz de concentrarte durante más tiempo.

• La falta de un tiempo preestablecido para la duración de las sesiones de trabajo puede llevarte a olvidarte de los descansos y correr el riesgo de agotamiento.
• La clasificación de las tareas depende de ti y es posible que no consigas dividirlas en trozos manejables.
• Falta de reglas generales.

Objetivo principal

Identificas tu objetivo más importante y asignas un tiempo cada día para trabajar en él específicamente.

Greg McKeown fue el que precisó el concepto en su libro Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Objetivos SMART
• Planificación eficaz
• Gestión del estrés
• Realización de una tarea a la vez
• Establecimiento de prioridades

Problemas que resuelve:

• Multitarea
• Planificación inefectiva

Cómo funciona el objetivo principal

1. Elige tu objetivo principal.
2. Dedica 2 horas al día a trabajar en él.
3. Es mejor que programes estas 2 horas para las primeras horas del día, cuando la mayoría de la gente está durmiendo, para asegurarse de que nadie te interrumpa.
4. Sigue el horario..
5. Evita las redes sociales, YouTube y otras distracciones durante este tiempo..
6. Trabaja solamente en tu objetivo principal durante estas 2 horas.
7. Deja el resto del día para otras actividades.

• Trabajando en una tarea de forma continúa durante 2 horas, practicas tus capacidades de trabajo profundo.
• Es probable que hagas grandes progresos con las tareas que te llevan a tu objetivo principal, ya que dedicarás un tiempo específico cada día para ellas.

• No hay especificaciones sobre cómo evitar las distracciones, que son una gran amenaza para tu burbujita de 2 horas de trabajo.
• Cuando acabas de empezar, las 2 horas de trabajo concentrado pueden ser demasiado para ti.
• Por el contrario, los expertos pueden considerar que 2 horas es muy poco tiempo, pero solo se les permite trabajar en su objetivo principal dentro de este período de tiempo.

Análisis de Pareto

El economista italiano Vilfredo Pareto ha creado esta técnica.

La esencia del análisis de Pareto (también conocida como la regla de 80/20) es que el 20% de nuestras acciones son responsables del 80% de los resultados.

La idea es encontrar las actividades claves, el 20% los que marcan la diferencia, y enfocarse en ellas. De esa manera, podrás lograr hasta el 80% de los objetivos deseados.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Establecimiento de prioridades
• Planificación eficaz
• Delegación adecuada de tareas
• Realización de una tarea a la vez

Problemas que resuelve:

• Multitarea
• Planificación ineficaz

Cómo funciona el análisis de Pareto

1. Primero, anota todos los problemas que tienes. Por ejemplo, no puedes realizar las tareas a tiempo.
2. Segundo, encuentra la causa de este problema. Puedes descubrir que te distraes fácilmente mientras trabajas, lo que puede ser la razón por la que no puedes realizar las tareas antes de la fecha límite. Así que, ¿cuáles son estas interrupciones? ¿Te distraes con las redes sociales o porque estás charlando con tus colegas?
3. Luego, asigna una puntuación (un número) a cada problema: apunta los números más altos a los problemas más importantes. Por ejemplo, puedes usar los números desde 1 hasta 10 para asignar una puntuación a tus problemas. Los problemas más importantes deberían ser etiquetados con el número 10, y los problemas menos importantes deberían ser etiquetados con el número 1.
4. A continuación, agrupa tus problemas por causa. Por ejemplo, agrupa todos los problemas causados por pasar demasiado tiempo charlando con colegas.
5. Luego, asigna una puntuación a cada grupo de problemas. Los grupos con la puntuación más alta son aquellos que deberías resolver primero.
6. Empieza trabajando.

• Te ayuda a priorizar mejor las tareas.
• Te ayuda a mejorar tus habilidades de resolución de problemas, porque, con Pareto, agrupas problemas similares, lo que te permite resolverlos más fácilmente.
• Un excelente método para aprender cómo realizar una sola tarea en vez de multitarea.

• Este método se basa solo en tus actividades pasadas: tu desempeño hasta hoy y los problemas que tuviste en el pasado.
• La puntuación puede ser incorrecta: si cometes un error asignando puntuaciones más altas a las tareas menos importantes, podrías descuidar otras tareas más importantes.

Método de la planificación rápida (RPM)

Una de las mejores técnicas de gestión de tiempo es también el método de planificación rápida (RPM). El acrónimo RPM también significa “resultado (result), propósito (purpose), y plan de acción masivo (massive action plan)”.

Esta técnica de gestión de tiempo fue creada por el orador motivacional Tony Robbins.

La idea detrás de este método es entrenar tu cerebro para imaginar lo que quieres para convertirlo en realidad.

En general, esta técnica es práctica para establecer los objetivos a largo plazo.

Habilidades de gestión de tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Gestión de estrés
• Realización de una tarea a la vez

Problemas que resuelve:

• Multitarea
• Planificación ineficaz

Cómo funciona el método de la planificación rápida

1. Captura: Primero, anota todas las tareas que necesitas completar esta semana. Sé realista, escribe desde 5 hasta 9 tareas para una semana.
2. Bloques: Agrupa juntos las tareas similares. Puedes usar categorías como “Tareas de trabajo”, “Tareas no laborales”, “Carrera”, “Salud”, etc.
3. Haz tus propios bloques de RPM. No olvides enfocarte en el área más importante y crear un bloque de RPM para ello. Digamos que esta semana te gustaría enfocarte en “Carrera”. Usa un papel y crea tres columnas:
• Resultado: Piensa sobre los resultados que te gustaría lograr en esta área. Digamos que quieres mejorar tus habilidades de redacción.
• Propósito: ¿Por qué quieres lograr este resultado? Por ejemplo, quieres mejorar tus habilidades de redacción porque quieres solicitar un trabajo de redacción.
• Plan de acción masivo: Entonces, piensa en las actividades que te ayudarán completar la tarea y lograr los resultados deseados. En este caso, puedes encontrar cursos de redacción relevantes y completar un curso hasta el fin del mes.
Luego, crea otro bloque de RPM para tus “Tareas no laborales” y otras categorías para esta semana.
4. Toma acción.
5. Revisa tu trabajo cuestionándote:
• ¿He seguido todos los pasos de mi plan de acción masiva?
• ¿Mi propósito ha actuado como motivación para ayudarme a lograr los resultados deseados?
• ¿He logrado los resultados deseados?

• Este método te permite pensar sobre los objetivos a largo plazo y alinearlos con objetivos a corto plazo.
• Te ayuda a imaginar tus objetivos, el propósito de dichos objetivos, y escribir los pasos para lograrlos.

• Lleva mucho tiempo planificar tus actividades semanales, crear bloques, y revisar tus resultados.
• No hay forma de diferenciar las tareas importantes de las tareas menos importantes, así que no podrás establecer prioridades.

Teoría del tarro de pepinillos

Si estás buscando técnicas prácticas de gestión de tiempo, la teoría del tarro de pepinillos podría ser una buena opción para ti.

La ventaja clave de usar la teoría del tarro de pepinillos es que te permite diferenciar las tareas útiles de las tareas no útiles en tu horario.

De esta manera podrás establecer prioridades claramente y planificar tus tareas.

Habilidades de gestión de tiempo que mejora:

• Establecimiento de prioridades
• Evitar distracciones
• Objetivos SMART
• Delegación adecuada de tareas

Problemas que resuelve:

• Plazos incumplidos
• Planificación ineficaz

Cómo funciona la teoría del tarro de pepinillos

El objetivo de esta técnica es imaginar un tarro que contiene arena, guijarro, y piedras. Las piedras están por encima, mientras que la arena está en el fondo.

El significado de cada elemento es siguiente:

• La arena: Estas son las tareas y actividades que normalmente te molestan durante el día, como correos electrónicos, redes sociales, y llamadas.
• Los guijarros: Estas son las tareas importantes que se deberían completar, pero alguien más puede abordarlas, o tú las puedes realizar algún otro día.
• Las piedras: Estas son las tareas importantes, y deberías completarlas al final del día.

Así que, cuándo estás planificando tu día, piensa sobre tus tareas:

1. Categorizarlas según importancia: descubre cuáles son piedras, guijarros, y arena.
2. Luego, haz una lista de tareas pendientes enfocadas primero en las piedras, dado que estas son las tareas más importantes para el día.
3. Asegúrate de escribir las estimaciones de tiempo para cada tarea. La cantidad total de tiempo debería ser de hasta 8 horas.
4. Entonces, si todavía tienes que abordar las tareas de las categorías de “los guijarros” y “la arena”, ahora es el momento de realizarlas.

• Esta técnica te ayuda a controlar tu tiempo y organizar tu día fácilmente para también tener suficiente tiempo para tu vida personal.
• Mantiene alejadas las distracciones ya que te permite planificar solo las tareas importantes para el día.

• Puede resultar difícil determinar la importancia y los niveles de urgencia para tus tareas.
• Puede ser arriesgado porque, si te enfocas demasiado en las tareas urgentes, es posible que no puedas terminar las tareas esenciales.

El trabajo profundo

El método de trabajo profundo es una técnica popular creada por Cal Newport, el autor de Céntrate (Deep Work): Las cuatro reglas para el éxito en la era de la distracción.

Según Newport, el trabajo profundo incluye “...actividades profesionales realizadas en el estado de concentración sin distracciones que empuja las capacidades cognitivas a su límite”.

En general, estas tareas mejoran tus habilidades y crean valor.

Durante el trabajo profundo, deberías evitar cualquier distracción.

Habilidades de gestión del tiempo que mejora:

• Evitar distracciones
• Realización de una tarea a la vez
• Planificación eficaz

Problemas que resuelve:

• Multitarea
• Planificación ineficaz

Cómo funciona el trabajo profundo

Newport separa el trabajo profundo del trabajo poco profundo, lo que se define como actividad menos exigente, por ejemplo, atender a una reunión y responder a los correos electrónicos.

En general, puedes realizar el trabajo poco profundo incluso cuando estás distraído, lo que no es el caso con el trabajo profundo.

Aquí es cómo puedes aplicar el método de trabajo profundo:

• Planifica el tiempo para el trabajo profundo: Durante esta fase necesitas enfocarte sólo en las tareas importantes. Al mismo tiempo, deberías evitar distracciones a cualquier costo. No olvides de planificar las tareas de trabajo profundo durante los períodos del día cuando tienes altos niveles de energía.
• Deja algo de tiempo para el trabajo poco profundo: Por otra parte, deja las tareas y asignaciones recurrentes que son menos exigentes para los períodos del día cuando tus niveles de energía son bajos.

• Este método garantiza que te enfocas en el trabajo de alta calidad ignorando cualquier distracción.
• Te ayuda a mejorar la habilidad de realizar las tareas exigentes y resolver las problemas complejos.

• Si trabajas en la oficina, te puede resultar difícil realizar el trabajo profundo porque tus colegas te pueden interrumpir.
• No podrás tomar descansos frecuentes, lo que puede afectar tu productividad.

Método ABCDE

En su libro How to Get Control of Your Time and Your Life, Alan Lakein habla sobre el método ABCDE.

Gracias a su técnica puedes aprender a priorizar tus tareas mejor y realizarlas antes de la fecha límite.

El método ABCDE es similar al matriz de Eisenhower, pero a diferencia de él, la técnica ABCDE no categoriza las tareas según urgencia.

Habilidades de gestión de tiempo que mejora:

• Establecer prioridades
• Delegación adecuada de tareas
• Objetivos SMART
• Realización de una tarea a la vez

Problemas que resuelve:

• Multitarea
• Plazos incumplidos

Cómo funciona el método ABCDE

Cuándo estás usando esta técnica deberías organizar tus tareas en cinco categorías según su importancia:

• A — las tareas más importantes
• B — las tareas importantes
• C — las tareas que se deberían hacer
• D — delegar estas tareas
• E — eliminar estas tareas

De esa manera, te resultará más fácil priorizar las tareas y actividades.

Empieza abordando primero las tareas de las categorías desde A hasta B, después continúa con otros grupos.

• Te permite considerar que tareas puedes delegar a otros o simplemente eliminar de tu lista.
• Priorizar tareas será mucho más fácil, especialmente si usas este método cada día.

• Este método no categoriza las tareas según urgencia, por lo que es posible que olvides trabajar en las tareas que necesitan tu atención inmediata.
• A veces te puede resultar difícil determinar qué tareas son las más importantes (categoría A) y qué tareas son importantes solo por el día (categoría B).

Regla 1-3-5

La regla 1-3-5 es una técnica que te ayuda gestionar las tareas.

La idea detrás de este método es que cada día laboral necesitas centrarte en:

• Una cosa grande
• Tres cosas medianas
• Cinco cosas pequeñas

Una vez que completas la tarea grande, tendrás la sensación de un logro, lo que te da la motivación para continuar.

Al mismo tiempo, las tareas medianas te permiten hacer progreso con los proyectos más grandes.

Finalmente, las tareas pequeñas son fáciles de completar, así que ellas también te inspirarán a seguir adelante.

Habilidades de gestión de tiempo que mejora:

• Establecimiento de prioridades
• Evitar distracciones
• Planificación eficaz

Problemas que resuelve:

• Multitarea
• Planificación ineficaz

Cómo funciona la regla 1-3-5

Como hemos mencionado anteriormente, necesitas categorizar tus tareas en tres grupos.

Aquí es cómo puedes planificar tu día con la regla 1-3-5:

• Clasifica tus tareas. Anota las tareas por el día, luego etiquétalos como “grande”, “mediana” y “ pequeña”. Si tienes más de una tarea grande, decide cuál es más importante y realizala hoy.
• Empieza a trabajar. Primero realiza la tarea grande porque, tan pronto cuando la completes te sentirás bien sobre ti mismo.
• No olvides ser flexible. En los días cuando estés muy ocupado, probablemente tendrás menos tiempo para abordar las tareas, en este caso, céntrate en la tarea grande y reduce las medianas y pequeñas.

• Este método te ayuda a aprender cómo priorizar y tener una lista de tareas pendientes equilibrada que sea fácil de seguir.
• Te permite ser flexible, por lo tanto puedes modificar el número de las tareas cuando sea necesario.

• Puede resultar difícil decidir cuánto tiempo debes dedicar a cada tarea, especialmente si ya has pasado demasiado tiempo trabajando en tu gran tarea.

Método POSEC

Este método fue creado por Steven Lam, el autor de The Posec Method of Time Management. El método POSEC significa:

• Prioritize by (Priorizar por),
• Organizing (Organización),
• Streamlining (Racionalización),
• Economizing (Economizar), y
• Contributing (Contribución).

Esta técnica tiene su raíces en la teoría de la jerarquía de necesidades de Maslow.

La esencia de este teoría es que hay cinco tipos de necesidades que debes satisfacer, y su orden de importancia es:

1. Necesidades psicológicas: la necesidad de agua, comida, refugio, etc.
2. Necesidades de seguridad: nuestra necesidad de protegernos del peligro físico
3. Necesidades sociales: la necesidad de pertenecer a un grupo social
4. Necesidades de estima: nuestra necesidad de conservar nuestro autoestima y respeto por nosotros mismos
5. Necesidades de autorrealización: la necesidad de actualizar nuestro potencial..

Según la teoría de Maslow, para cumplir las necesidades secundarias (es decir seguridad), primero debes ocuparte de tus necesidades primarias (es decir psicológicas). Lo mismo aplica al resto de la pirámide de Maslow, para cumplir las necesidades de autorrealización, no puedes saltarte ningún paso en el camino.

El método POSEC se basa en la jerarquía similar:

1. Priorizar: objetivos y tiempo
2. Organizar: familia y finanzas
3. Realizar: trabajo y tareas
4. Economizar: hobbies y socialización
5. Contribuir: obligaciones sociales

Por ejemplo, para poder dedicar tiempo de calidad a tu familia, primero debes comprometerte a lograr los objetivos personales.

Habilidades de gestión de tiempo que mejora:

• Establecimiento de prioridades
• Minimización de actividades y tareas de baja prioridad
• Objetivos SMART

Problemas que resuelve:

• Multitarea
• Planificación ineficaz

Cómo funciona el método POSEC

Aquí es como usar la técnica POSEC:

• Priorizar (objetivos y tiempo). Primero, debes decidir cuales son tus objetivos y cuánto tiempo necesitas para lograrlos (ya sean de largo o corto plazo).
• Organizar (familia y finanzas). Piensa en todas las actividades que realizas en tu vida personal y profesional. Aparte de las actividades que están relacionadas con el cumplimiento de tus objetivos, debes vigilar el bienestar de tu familia y cuidar tus finanzas.
• Realizar (trabajo y tareas). Ahora, tienes que decidir cuál es la forma ideal de hacer las tareas del trabajo y hogar. Por ejemplo, intenta automatizar tantas tareas como sea posible.
• Economizar (hobbies y socialización). Este nivel incluye actividades que te gustan hacer, como socialización con tus amigos o hacer hobbies. Sin embargo, a veces estas actividades no contribuyen al logro de tus objetivos generales.
• Contribuir (obligaciones sociales). Una vez que hayas alcanzado todos los niveles anteriores, puedes ayudar a otros en tu comunidad. Por ejemplo, puedes ser voluntario o ayudar a tus amigos o vecinos con una tarea del hogar.

• Este método te ayuda a tener tiempo no sólo para tus tareas laborales, sino también para las actividades personales y tiempo de ocio.

• El método POSEC no es muy práctico para la organización de tus tareas diarias.

BuJo: Diario de viñetas

El diario de viñetas (BuJo) es un método desarrollado por Ryder Carroll un diseñador del producto digital.

Según el creador de este método, el método BuJo te ayuda:

• Seguir el pasado,
• Organizar el presente, y
• Planificar el futuro.

Con el diario de viñetas puedes organizar:

• Listas diarias de las tareas pendientes,
• Calendarios semanales o mensuales, y
• Seguir tus objetivos a largo y corto plazo.

Habilidades de gestión de tiempo que mejora:

• Planificación eficaz
• Gestión de estrés
• Objetivos SMART

Problemas que resuelve:

• Plazos incumplidos
• Planificación ineficaz

Cómo funciona el diario de viñetas

Para probar el método de diario de bullets necesitarás un bolígrafo y una libreta.

El BuJo contiene estas componentes:

• Página de índice
• Registro del futuro
• Registro mensual
• Registro diario

A continuación te explicamos cómo completar este diario:

• La página de índice: dos páginas blancas que titularás “Índice”:
• Piensa en la página de índice como un clave, una leyenda que contiene información sobre los números de páginas para tus registros del futuro, registros mensuales, y diarios.
• La página de índice te ayuda a encontrar fácilmente tus registros del futuro, registros mensuales y diarios.
• El registro de futuro: dos páginas blancas que titularás “Registro de futuro”:
• El registro del futuro te ayuda a planificar para el futuro. Por ejemplo, puedes planificar los seis siguientes meses, y añadirlos a tus páginas de registro del futuro.
• Ahora, dado que usas estas dos páginas para el registro del futuro, la primera puede cubrir los primeros tres meses y la segunda puede cubrir los siguientes tres meses.
• Crear una caja para cada mes y añade una etiqueta de mes. Aquí puedes añadir las notas más importantes, citas, y reuniones para cada mes. El registro del futuro te ayuda a notar también las fechas cruciales, como cumpleaños y aniversarios.
• Añade los números de las páginas e incluye estos números en tu página del índice.
• El registro mensual: dos páginas blancas que etiquetarás como el nombre del mes:
• En la página izquierda de tu registro mensual, tendrás un calendario mensual. Aquí es dónde notarás todas las fechas del mes y la primera letra de cada día.
• En la página derecha tendrás tu lista de tareas mensuales. Asegúrate de incluir aquí todas las tareas esenciales para el mes. Otra vez añade los números de la página e incluye estos números también en la página del índice.
• Gracias a tu registro mensual, tendrás un resumen de todo lo que necesitas abordar antes del fin del mes.
• El registro diario: dos páginas blancas que etiquetarás como “Registro diario”:
• Escribe la fecha del día.
• Luego, añade tus entradas, las podemos categorizar en tres grupos:
• Tareas (añade un bala de punto a cada uno de ellas)
• Eventos (añade una bala de circular al lado de cada uno de ellos)
• Notas (añade una viñeta de guión).

Ahora, si tienes algunas tareas importantes, puedes notar un S ( Significante) a su lado. De esa manera, sabrás que estas son tus prioridades.

—

Al final de cada mes, deberías revisar tus tareas. Por ejemplo, puedes borrar algunas tareas, o trasladar algunas tareas de tu registro diario al nuevo registro mensual.

• El método BuJo te ayuda a planificar tus objetivos a largo plazo (para los siguientes seis meses) y alinearlos con tus objetivos a corto plazo (tus objetivos semanales y diarios).
• Te permite planificar tus tareas, eventos y notas.

• Esta técnica puede llevar demasiado tiempo: para hacer un diario BuJo eficaz desde cero, necesitarás invertir tiempo, por lo tanto no te resultará muy práctico si eres una persona ocupada.