Establecer alertas y recordatorios para miembros de tu espacio de trabajo
Las alertas y recordatorios te ayudan a supervisar el progreso del proyecto y garantizar que tu equipo registre su tiempo correctamente.
Alertas y recordatorios #
Las alertas y los recordatorios son tipos de notificaciones que puedes configurar en los ajustes de tu espacio de trabajo. A continuación, te explicamos sus diferencias:
- Las alertas (proyectos) se utilizan para notificar a los miembros del equipo cuando un proyecto específico alcanza un determinado porcentaje de su tiempo o presupuesto estimado.
- Los recordatorios se utilizan para notificar a los miembros del equipo si no han registrado el número de horas previsto o si han registrado más horas de las necesarias.
Permisos #
Cada rol en el espacio de trabajo tiene permisos específicos con relación a la creación de alertas.
| Rol | Permiso |
| Administrador | Puede crear alertas de proyecto |
| Gerente de proyecto | Puede recibir alertas si se han establecido las notificaciones para sus proyectos |
| Gerente de equipo | Puede recibir alertas para el progreso de su equipo Puede recibir notificaciones si los miembros del equipo superan o no alcanzan sus objetivos de seguimiento de tiempo |
Las alertas se aplican únicamente a proyectos que cuentan con una estimación (de tiempo o presupuesto).
Configurar alertas de proyecto #
Las alertas de proyecto te notifican cuando un proyecto alcanza un cierto porcentaje de su tiempo o presupuesto estimado.
Si tienes un proyecto que se estima que llevará 100 horas y deseas recibir una notificación antes de que se supere el tiempo estimado, puedes configurar una alerta para el 80%. Cuando el equipo haya registrado 80 horas en ese proyecto, Clockify enviará automáticamente un correo electrónico a los destinatarios seleccionados para que puedan tomar medidas antes de que se alcance el límite.
Las estimaciones de proyecto utilizadas para las alertas no incluirán el tiempo no facturable si decides excluirlo. Esto significa que el tiempo excluido no se tendrá en cuenta para el tiempo objetivo establecido para la alerta.
Para establecer alertas de proyecto:
- Abre la Configuración del espacio de trabajo
- Pasa a la pestaña Alertas
- Selecciona si quieres alertas para Proyectos o Tareas, y especifica el porcentaje del tiempo estimado cuando la alerta se active
- Selecciona quién recibirá las alertas:
- Todos los administradores
- Todos los gerentes de proyectos (para sus proyectos)
- Miembros del proyecto (para alertas de proyecto)
- Encargados de tarea (para alertas de tarea)
5. Haz clic en Añadir para guardar la alerta
Las alertas se generan a los 30 minutos de cada hora.
Eliminar alertas #
Para eliminar una alerta:
- Haz clic en la X junto a la alerta que quieres eliminar
- Selecciona Eliminar
Configura alertas y recordatorios para el control del tiempo #
Puedes establecer objetivos de seguimiento de tiempo para tu equipo (diarios, semanales o mensuales) y recordarles automáticamente a registrar sus horas vía correo electrónico si no alcanzan sus objetivos, o si registran demasiadas horas.
Según la configuración, los recordatorios se pueden dividir en tres maneras diferentes:
- Recordatorio diario: Enviado el día siguiente si los objetivos no se alcanzan
- Recordatorio semanal: Enviado el primer día de la semana siguiente
- Recordatorio mensual: Enviado el primer día del mes siguiente
Para establecer recordatorios de planilla de horarios:
- Ve a la página de Equipo
- Haz clic en la pestaña Recordatorios
- Establece tus reglas para los recordatorios:
- Miembros del equipo (individuales o grupo)
- Más o Menos que el número objetivo de horas
- Número objetivo de horas
- Selecciona base Diaria/Semanal/Mensual
- Selecciona enviar recordatorios a:
- Miembros del equipo
- Gerentes de equipo
- Administradores
- Haz clic en Añadir para guardar el recordatorio
Los miembros del equipo no recibirán recordatorios si están de vacaciones o tienen tiempo libre.
Puedes establecer múltiples recordatorios para cada usuario (por ejemplo, 7 horas al día, 40 horas a la semana, 150 horas al mes)
Notificaciones por correo electrónico para gerentes y administradores #
Los gerentes y administradores pueden recibir correos electrónicos diarios, semanales o mensuales sobre los miembros del equipo que no alcanzaron sus objetivos de tiempo, o registraron más horas que el objetivo.
Cómo recibir notificaciones por correo electrónico:
- Haz clic en la sección Ellos en tu recordatorio
- Selecciona quién debería recibir las notificaciones por correo electrónico:
- Administradores: Todos los administradores recibirán notificaciones
- Gerentes de equipo: Solo para sus propios miembros del equipo
Los administradores y gerentes recibirán resúmenes por correo electrónico según su configuración personal de inicio de día y zona horaria . El correo electrónico enumerará a todos los que no alcanzaron o superaron sus objetivos horarios.
Editar o eliminar recordatorios #
Puedes modificar los recordatorios existentes si necesitas cambiar el objetivo de las horas o los destinatarios.
Para editar recordatorios:
- Ve a la pestaña de Recordatorios
- Haz clic en la parte resaltada (por ejemplo, usuarios, horas, etc.) para hacer cambios
Para eliminar un recordatorio:
- Haz clic en X al lado del recordatorio que quieres eliminar
- Haz clic en Eliminar en la ventana emergente
Preguntas frecuentess #
¿Puedo recibir una alerta tanto para las estimaciones de tiempo como para los gastos?
Sí, puedes establecer alertas para el tiempo y los gastos, siempre y cuando el proyecto tenga estimaciones para ambos.
¿Se pueden establecer recordatorios para más de un usuario a la vez?
Sí, puedes agrupar usuarios en grupos de usuario y aplicar recordatorios a todo el grupo al mismo tiempo.