Estimations, budgets et alertes liés aux projets
Clockify vous offre plusieurs façons de suivre vos progrès et de rester informé grâce aux estimations de temps ou budgets et aux alertes. Ces fonctionnalités ont des particularités, en voici un aperçu complet.
Les barres de progression d’estimation peuvent dépasser 100 % #
Lorsque le temps ou le budget suivi dépasse l’estimation, Clockify ne s’arrête pas. La barre de progression du projet dépassera les 100 % pour refléter le dépassement.
- 125 % = 25 % au-delà de l’estimation
- Ce comportement est intentionnel et vous aide à mesurer l’ampleur du dépassement
Les budgets récurrents se réinitialisent automatiquement #
Si vous avez défini une estimation récurrente (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle), le budget se réinitialisera automatiquement à la fin de chaque cycle en fonction de la date de début du projet.
Ce que cela signifie :
- Les budgets ne disparaissent pas ; ils repartent simplement à zéro pour la nouvelle période
- Le statut du projet n’affiche la progression que pour le cycle en cours
Comment préserver les données historiques
Avant la date de réinitialisation :
- Accédez à la page Projets
- Cliquez sur Exporter (CSV ou Excel)
- L’exportation inclut le temps suivi, le budget, l’estimation, le dépassement, la progression, et bien plus encore
Cela peut servir de sauvegarde ou de référence si vous souhaitez comparer les performances d’une période à l’autre.
Les alertes ne se déclenchent que si elles sont configurées pour un seuil précis #
Les alertes de budget ne sont envoyées que pour les seuils qui ont été explicitement définis.
Exemple :
If you set an alert only at 80% and not at 100%, you won’t receive anything when the estimate is fully reached.
Ce qu’il faut faire :
Définissez des alertes pour tous les seuils pertinents (p. ex. 50 %, 80 %, 100 %) dans les paramètres de l’espace de travail, sous Alertes.
Les alertes ne sont pas rétroactives #
Si vous créez ou modifiez une règle d’alerte après qu’un seuil a déjà été dépassé, Clockify ne déclenchera pas l’alerte de manière rétroactive.
Clockify ne bloque pas le suivi au-delà des estimations #
Les estimations servent uniquement à des fins d’information. Clockify n’empêchera pas automatiquement le suivi du temps sur ces projets une fois qu’une estimation ou un budget est atteint.
Ce que vous pouvez faire à la place :
- Mettre en place des alertes pour être notifié lorsque l’estimation est proche d’être atteinte ou dépassée
- Utiliser la page de statut du projet pour suivre l’état actuel
- Établir des directives internes claires pour arrêter le travail manuellement
Méthode de contrôle optionnelle :
Une fois que le projet atteint son estimation ou sa limite budgétaire, un administrateur ou un chef de projet peut :
- Accédez à la page Projets
- Cliquer sur le projet
- Sélectionner Archiver
Cela empêchera les membres de l’équipe de suivre du temps supplémentaire sur ce projet, appliquant ainsi un arrêt effectif.
Estimation de temps vs. estimation de budget #
Clockify vous permet de suivre l’avancement d’un projet grâce à deux types d’estimations : les estimations temporelles et les estimations budgétaires.
- Une estimation de temps fait référence au nombre d’heures que vous prévoyez de consacrer à un projet. Elle est basée uniquement sur les heures suivies et est idéale pour gérer la charge de travail interne, la capacité ou l’effort.
- Une estimation de budget, quant à elle, fait référence à la valeur monétaire que vous prévoyez de facturer pour un projet. Elle nécessite de définir des taux horaires, soit au niveau du projet, soit au niveau de la tâche.
Les estimations au niveau de la tâche prennent aussi en charge les alertes #
Vous pouvez assigner des estimations et des alertes à des tâches, et pas seulement à l’ensemble du projet.
Vous pouvez notifier :
- Personnes assignées à la tâche
- Chef de projet
- Administrateur de l’espace de travail
Un seul rôle peut être sélectionné par règle d’alerte, mais vous pouvez créer plusieurs règles pour notifier différents rôles.
Les alertes d’estimation ne sont envoyées qu’une seule fois par seuil #
Vous recevrez une seule alerte par seuil (p. ex. 80 %, 100 %). Si la progression dépasse plusieurs seuils en même temps (p. ex. de 75 % à 95 %), seul le seuil le plus élevé déclenchera l’alerte.
Une alerte pour un seuil ne se déclenchera à nouveau que si la progression du projet repasse en dessous de cette valeur puis la franchit à nouveau.