Crear y gestionar proyectos y clientes en nivel de espacio de trabajo
Como administrador o propietario de espacio de trabajo, tu rol en la creación y gestión de proyectos y clientes es clave. Esto ayudará a tu equipo a organizar su tiempo, seguir el progreso y optimizar procesos. Esta guía repasará todo lo que necesitas saber sobre la configuración, la gestión y el mantenimiento de proyectos y clientes en tu espacio de trabajo.
Conceptos clave #
Proyectos #
Los proyectos son imprescindibles para la clasificación y agrupación de las entradas de tiempo según el tipo de trabajo que se realiza. Te ayudan a analizar los datos, generar informes y controlar el tiempo pasado en diferentes tareas.
Un proyecto puede pertenecer solo a un cliente, pero un cliente puede tener varios proyectos.
Los proyectos pueden ser privados (visibles solo a usuarios seleccionados) o públicos (visibles a todos en el espacio de trabajo). Los proyectos son útiles para el seguimiento del tiempo, las estimaciones, la asignación de tareas y los informes.
Clientes #
Los clientes son entidades o individuos para quienes estás haciendo el trabajo. Los clientes pueden vincularse a múltiples proyectos, y cada proyecto puede pertenecer a solo un cliente.
Crear proyectos #
Como administrador o propietario, tienes la posibilidad de crear proyectos para tu espacio de trabajo. Aquí está cómo:
¿Quién puede crear proyectos? #
Por defecto, solo los administradores pueden crear proyectos. Sin embargo, esta configuración puede cambiarse para permitir que Administradores y Gerentes de proyecto o Cualquiera en el espacio de trabajo pueda crear proyectos. Puedes modificar esto en la Configuración del espacio de trabajo.
Pasos para crear un proyecto:
- Ve a la página Proyectos
- Haz clic en Crear nuevo proyecto
- Escribe el nombre del proyecto
- Selecciona un cliente (Si el cliente no existe, puedes crear uno nuevo directamente en la pantalla de creación de proyectos si escribes el nombre y pinchas Crear cliente)
- Selecciona el color del proyecto para destacar tu proyecto visualmente
- Establece la visibilidad (Elige entre Público o Privado)
- Haz clic en Crear
Una vez creado el proyecto, estará disponible para el seguimiento del tiempo. Si el proyecto es privado, solo los usuarios asignados a ese proyecto podrán registrar el tiempo en él.
Crear proyecto rápidamente #
También puedes crear un proyecto mientras creas una nueva entrada de tiempo:
- En la página Rastreador haz clic en el campo +Proyecto
- Empieza a escribir el nombre del proyecto
- Si el proyecto no existe, aparecerá el campo Crear nuevo proyecto
- Introduce los detalles necesarios como el nombre del proyecto, el cliente, la visibilidad, etc.
También puedes usar el atajo de teclado Ctrl+Enter para crear un proyecto rápidamente.
Gestionar proyectos #
Archivar proyectos #
Una vez terminado el proyecto, puedes archivarlo para mantener tu espacio de trabajo organizado.
Pasos para archivar un proyecto:
- Ve a la página Proyectos
- Haz clic en los tres puntos al lado del nombre del proyecto
- Selecciona Archivar
- Puedes marcar todas las tareas como hechas durante este proceso, si quieres
- Haz clic en Confirmar para archivar el proyecto
Restaurar proyectos pasados #
Para acceder a los proyectos archivados:
- Cambia el filtro en la parte superior de la página Proyectos de Activo a Archivado
- Haz clic en Aplicar filtro
- Para restaurar el proyecto, haz clic en los tres puntos al lado del proyecto archivado y selecciona Restaurar
Eliminar proyectos #
Puedes eliminar un proyecto solo después de archivarlo. Una vez eliminado, el proyecto se eliminará de todas las entradas de tiempo, pero los datos permanecerán intactos.
Pasos para eliminar proyecto:
- Ve a la página Proyectos
- Cambia el filtro a Archivado o Todo
- Haz clic en los tres puntos al lado del nombre del proyecto archivado
- Selecciona Eliminar y Confirmar
Combinar proyectos #
No es posible combinar proyectos directamente, pero puedes:
- Filtrar las entradas de tiempo de un proyecto y asignarlas a otro proyecto
- Usar la función de edición en masa para actualizar varias entradas de tiempo a la vez en el Informe detallado
Cuando reasignas las entradas de tiempo, puedes archivar y eliminar el proyecto que ya no necesitas.
Gestionar accesos y permisos de proyecto #
Como gerente de proyecto, tienes control sobre quién puede acceder al proyecto, modificar las tareas y registrar el tiempo en él. También puedes asignar usuarios como gerentes de proyecto para proyectos específicos.
Para aprender más sobre cómo gestionar los usuarios en un proyecto, por favor consulta nuestro artículo Gestionar usuarios en proyectos.
Estado y notas de proyecto #
Cada proyecto puede tener un estado (por ejemplo, En curso, terminado) para ayudar con el seguimiento de su progreso.
- Estado de proyecto: Puedes actualizar el estado a medida que sigas el tiempo y progreso.
- Notas de proyecto: Añade contexto adicional o algunas instrucciones al proyecto usando la función de nota del proyecto. Esto es especialmente útil para proporcionar detalles clave al equipo trabajando en el proyecto.
Editar nombre, cliente o color de proyecto #
Para editar la configuración del proyecto, como su nombre, cliente o color:
- Ve a la página Proyectos
- Haz clic en el proyecto que quieres editar
- Pasa a la pestaña Configuración
- Haz cambios al nombre, cliente y color del proyecto
Estos cambios se reflejarán inmediatamente en todo el espacio de trabajo.
Tarifas facturables en proyectos #
Puedes definir una tarifa facturable para cada proyecto para garantizar que las entradas de tiempo se registren correctamente.
Pasos para establecer una tarifa facturable para un proyecto:
- Ve a la página Proyectos
- Haz clic en el proyecto que quieres actualizar
- Pasa a la pestaña Configuración
- Configura la Tarifa facturable para el proyecto
También puedes establecer diferentes tarifas por usuario en la pestaña Acceso si quieres aplicar tarifas específicas para diferentes miembros del equipo.
Filtrar y ordenar proyectos #
Con muchos proyectos en tu espacio de trabajo, puede ser difícil estar al tanto de todo. Usa las opciones de filtrar y ordenar para encontrar fácilmente los proyectos que buscas.
- Filtrar por: Estado de actividad, cliente, usuarios, facturabilidad o nombre
- Ordenar por: Nombre, cliente o estado
Crear proyectos a partir de plantillas #
Para evitar la creación repetitiva de proyectos similares, puedes usar las plantillas de proyectos. Esta función está disponible en los planes de pago y te permite crear proyectos con configuración predeterminada (tarifas facturables, tareas, estimaciones, etc.).
Para crear un proyecto a partir de una plantilla:
- Al crear un nuevo proyecto, selecciona la plantilla de proyecto desde las plantillas guardadas
- La configuración de la plantilla se aplicará automáticamente al nuevo proyecto
Añadir y editar tareas en masa #
Los administradores y propietarios pueden añadir y editar múltiples tareas en diferentes proyectos a la vez. Esto es útil para la organización de numerosas tareas.
Pasos para la gestión masiva de tareas:
- Selecciona los proyectos que quieres actualizar
- Usa la pantalla de edición masiva para modificar la visibilidad, el acceso, el cliente, el color, la facturabilidad y las tareas
- Puedes añadir nuevas tareas a múltiples proyectos o sobrescribir las tareas existentes en masa
Gestionar clientes #
¿Quién puede crear clientes? #
- Por defecto, los administradores y propietarios pueden crear clientes
- Si la configuración Quién puede crear proyectos y clientes tiene marcado Cualquiera, los usuarios regulares también pueden crear clientes, pero no tendrán acceso a la página Clientes
Crear cliente #
- Ve a la página Clientes
- Introduce el nombre del cliente en el campo de Añadir nuevo cliente
- Haz clic en Añadir
Editar clientes existentes #
Para editar la información del cliente:
- Ve a la página Clientes
- Haz clic en el ícono de lápiz al lado del cliente que quieres editar
- Modifica los detalles como el nombre del cliente, la dirección, notas y moneda
Archivar clientes #
Para archivar un cliente (disponible solo para propietarios y administradores):
- Ve a la página Clientes
- Haz clic en los tres puntos al lado del nombre del cliente
- Selecciona Archivar y confirma la acción
- También tendrás la opción de archivar todos los proyectos vinculados a ese cliente.
Eliminar clientes #
Los clientes se pueden eliminar solo si se archivan primero. Una vez archivados, puedes eliminarlos:
- Yendo a la página Clientes
- Seleccionando Archivado o Todo en el filtro
- Haciendo clic en los tres puntos al lado del cliente archivado
- Seleccionando Eliminar y confirmando
Preguntas frecuentes #
¿Puede un proyecto pertenecer a múltiples clientes? #
No, cada proyecto puede pertenecer solo a un cliente. Sin embargo, un cliente puede tener múltiples proyectos.
¿Cómo establecer diferentes tarifas facturables para diferentes usuarios en el mismo proyecto? #
Puedes establecer una tarifa facturable del proyecto en la pestaña Configuración. Si necesitas diferentes tarifas para diferentes usuarios, puedes modificarlas en la pestaña Acceso.
¿Puedo eliminar un proyecto sin archivarlo primero? #
No, los proyectos tienen que archivarse antes de eliminarse.
¿Cómo puedo seguir el tiempo para un proyecto? #
Una vez creado el proyecto, puedes seleccionarlo a la hora de seguir el tiempo en la interfaz del Rastreador. Si el proyecto es privado, solo los usuarios con acceso al proyecto podrán seleccionarlo.