Projekte und Kunden auf Arbeitsbereichsebene erstellen und verwalten
Als Arbeitsbereich-Admin oder Besitzer spielst du die Schlüsselrolle bei der Erstellung und Verwaltung der Projekte und Kunden. Dies hilft deinem Team, seine Zeit zu organisieren, den Fortschritt zu verfolgen und Workflows zu optimieren. Dieser Leitfaden führt dich durch Einrichtung, Verwaltung und Pflege von Projekten und Kunden in deinem Arbeitsbereich.
Hauptbegriffe #
Projekte #
Projekte sind unerlässlich, um Zeiteinträge basierend auf der Art der geleisteten Arbeit zu kategorisieren und zu gruppieren. Sie helfen dir, Daten zu analysieren, Berichte zu erstellen und die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen.
Ein Projekt kann nur einem Kunden zugeordnet sein, aber ein Kunde kann mehrere Projekte haben.
Projekte können privat (nur für ausgewählte Benutzer sichtbar) oder öffentlich (für jeden im Workspace sichtbar) sein. Projekte sind nützlich für die Zeiterfassung, das Festlegen von Schätzwerten, das Zuweisen von Aufgaben und die Berichterstattung.
Kunden #
Kunden sind die Entitäten oder Einzelpersonen, für die du arbeitest. Kunden können mit mehreren Projekten verknüpft werden, aber jedes Projekt kann nur zu einem Kunden gehören.
Projekte erstellen #
Als Admin oder Besitzer hast du die Möglichkeit, Projekte für deinen Arbeitsbereich zu erstellen. So kannst du es tun:
Wer kann Projekte erstellen? #
Standardmäßig können nur Admins Projekte erstellen. Diese Einstellung kann jedoch geändert werden, um Admins und Projektmanagern oder Jedem im Arbeitsbereich zu erlauben, Projekte zu erstellen. Du kannst diese Einstellung in den Arbeitsbereichseinstellungen ändern.
Schritte zur Projekterstellung:
- Gehe zur Projektseite
- Klicke auf Neues Projekt erstellen
- Gib den Projektnamen ein
- Wähle einen Kunden aus
Wenn der Kunde noch nicht existiert, kannst du ihn direkt im Projekt-Erstellungsbildschirm anlegen, indem du den Namen eingibst und auf Kunde erstellen klickst - Wähle eine Projektfarbe, um dein Projekt visuell besser unterscheiden zu können
- Lege die Sichtbarkeit fest
Wähle zwischen Öffentlich oder Privat - Klicke auf Erstellen
Sobald das Projekt erstellt wurde, steht es für die Zeiterfassung zur Verfügung. Wenn das Projekt auf Privat eingestellt ist, können nur Benutzer, die dem Projekt zugewiesen sind, Zeit darauf erfassen.
Projekt schnell erstellen #
Du kannst auch ein Projekt während der Erstellung eines Zeiteintrags erstellen:
- Klicke auf das Feld +Projekt auf der Timer-Seite
- Gib den Projektnamen ein
- Wenn das Projekt nicht existiert, wirst du aufgefordert, Neues Projekt erstellen zu wählen
- Gib die nötigen Informationen, wie Projektname, Kunde, Sichtbarkeit usw. ein
Außerdem kannst du mit der Tastenkombination Ctrl+Enter schnell ein Projekt erstellen.
Projekte verwalten #
Projekte archivieren #
Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, kannst du es archivieren, um deinen Arbeitsbereich organisiert zu halten.
Schritte zur Projektarchivierung:
- Gehe zur Projektseite
- Klicke auf die drei Punkte neben dem Projektnamen
- Wähle Archivieren
- Du kannst auswählen, alle Aufgaben während der Aktion als Erledigt zu markieren
- Klicke auf Bestätigen, um das Projekt zu archivieren
Archivierte Projekte wiederherstellen #
Um archivierte Projekte wiederherzustellen:
- Ändere den Aktivfilter zu Archiviert oben auf der Projektseite
- Klicke auf Filter anwenden
- Um ein Projekt wiederherzustellen, klicke auf die drei Punkte neben dem archivierten Projekt und wähle Wiederherstellen
Projekte löschen #
Du kannst ein Projekt nur löschen, nachdem es archiviert wurde. Nach dem Löschen wird das Projekt aus den Zeiteinträgen entfernt, aber die Zeitdaten bleiben intakt.
Schritte zum Löschen eines Projekts:
- Gehe zur Projektseite
- Ändere den Filter auf Archiviert oder Alle
- Klicke auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Projekts
- Wähle Löschen und Bestätigen aus
Projekte zusammenführen #
Obwohl es nicht möglich ist, Projekte direkt zusammenzuführen, kannst du Folgendes tun:
- Die Zeiteinträge eines Projekts filtern und sie einem anderen Projekt zuweisen
- Die Massenbearbeitungsfunktion nutzen, um mehrere Zeiteinträge gleichzeitig im detaillierten Bericht zu aktualisieren
Sobald du die Zeiteinträge neu zugewiesen hast, kannst du das Projekt, das du nicht mehr benötigst, archivieren und löschen.
Projektzugriff und Berechtigungen verwalten #
Als Projektmanager hast du die Kontrolle darüber, wer auf das Projekt zugreifen, Aufgaben ändern und Zeit darauf erfassen kann. Du kannst Benutzer auch als Projektmanager für spezifische Projekte zuweisen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie du Benutzer in einem Projekt verwaltest, lies bitte unseren Hilfeartikel Benutzer in Projekten verwalten.
Projektstatus und Notizen #
Jedes Projekt kann einen Status (z.B. "In Bearbeitung", "Erledigt") erhalten, um seinen Fortschritt zu verfolgen.
- Projektstatus: Du kannst den Status aktualisieren, während du Zeit erfasst und Fortschritte machst
- Projektnotizen: Füge zusätzliche Kontextinformationen oder Anweisungen zum Projekt hinzu, indem du die Projektnotiz-Funktion nutzt. Dies ist besonders nützlich, um dem am Projekt arbeitenden Team wichtige Details zu liefern
Projektnamen, Kunden oder Farbe bearbeiten #
Um die Einstellungen eines Projekts, wie z.B. dessen Namen, den zugehörigen Kunden oder die Farbe, zu bearbeiten:
- Gehe zur Projektseite
- Klicke auf das Projekt, das du bearbeiten möchtest
- Wechsle zum Tab Einstellungen
- Nimm die gewünschten Änderungen an Namen, Kunden und Projektfarbe vor
Diese Änderungen werden sofort im gesamten Arbeitsbereich aktualisiert.
Abrechenbare Stundensätze für Projekte festlegen #
Du kannst für jedes Projekt einen abrechenbaren Stundensatz definieren, um sicherzustellen, dass Zeiteinträge korrekt verfolgt und abgerechnet werden.
Schritte zum Festlegen eines abrechenbaren Stundensatzes für ein Projekt:
- Gehe zur Projektseite
- Klicke auf das Projekt, das du aktualisieren möchtest
- Wechsle zum Tab Einstellungen
- Lege den abrechenbaren Stundensatz für das Projekt fest
Du kannst auch verschiedene Sätze pro Benutzer im Zugriff-Tab festlegen, wenn du spezifische Sätze für unterschiedliche Teammitglieder anwenden möchtest.
Projekte filtern und sortieren #
Bei vielen Projekten in deinem Arbeitsbereich kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Nutze Filter- und Sortieroptionen, um die gesuchten Projekte leicht zu finden.
- Filtern nach: Aktiv-Status, Kunde, Projektbenutzer, Abrechenbarkeit, Name
- Sortieren nach: Name, Kunde, Status
Projekte aus Vorlagen erstellen #
Um das wiederholte Neuerstellen ähnlicher Projekte zu vermeiden, kannst du Projektvorlagen nutzen. Diese Funktion ist in kostenpflichtigen Plänen verfügbar und ermöglicht es dir, Projekte mit voreingestellten Einstellungen (abrechenbare Raten, Aufgaben, Schätzwerte usw.) zu erstellen.
So erstellst du ein Projekt aus einer Vorlage:
- Wähle beim Erstellen eines neuen Projekts die Option Projektvorlage aus den von dir gespeicherten Vorlagen
- Die Einstellungen der Vorlage werden automatisch auf das neue Projekt angewendet
Aufgaben in großen Mengen hinzufügen und bearbeiten #
Admins und Inhaber können mehrere Aufgaben über verschiedene Projekte hinweg gleichzeitig hinzufügen und bearbeiten. Dies ist nützlich für die Organisation einer großen Anzahl von Aufgaben.
Schritte für die Aufgabenverwaltung in großen Mengen:
- Wähle die Projekte aus, die du aktualisieren möchtest
- Verwende den Massenbearbeitungsbildschirm, um Sichtbarkeit, Zugriff, Kunde, Farbe, Abrechenbarkeit und Aufgaben zu ändern
- Du kannst neue Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen oder bestehende Aufgaben in großen Mengen überschreiben
Kunden verwalten #
Wer kann Kunden erstellen? #
- Standardmäßig können nur Admins und Besitzer Kunden erstellen
- Wenn die Einstellung Wer Projekte und Kunden erstellen kann auf Jeder gesetzt ist, können auch reguläre Benutzer Kunden erstellen. Allerdings haben sie dann keinen Zugriff auf die Kunden-Seite.
So erstellst du einen Kunden: #
- Gehe zur Kunden-Seite
- Gib den Namen des Kunden in das Feld Neuen Kunden hinzufügen ein
- Klicke auf Hinzufügen
Bestehende Kunden bearbeiten #
So bearbeitest du die Informationen eines Kunden:
- Gehe zur Kunden-Seite
- Klick auf das Stift-Symbol neben dem Kunden, den du bearbeiten möchtest
- Ändere Details wie Kundenname, Kundenadresse, Kundennotizen und Währung
Kunden archivieren #
Um einen Kunden zu archivieren (nur für Besitzer und Admins verfügbar):
- Gehe zur Kunden-Seite
- Klick auf die drei Punkte neben dem Namen des Kunden
- Wähle Archivieren und bestätige die Aktion
- Du hast auch die Möglichkeit, alle Projekte zu archivieren, die mit diesem Kunden verknüpft sind.
Kunden löschen #
Kunden können nur gelöscht werden, nachdem sie archiviert wurden. Sobald ein Kunde archiviert ist, kannst du ihn löschen, indem du:
- Zur Kunden-Seite gehst
- Aus dem Filter Archivierte anzeigen oder Alle anzeigen auswählst
- Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Kunden klickst
- Löschen auswählst und bestätigst
Häufig gestellte Fragen (FAQ) #
Kann ein Projekt mehreren Kunden gehören? #
Nein, jedes Projekt kann nur einem Kunden gehören. Ein Kunde kann jedoch mehrere Projekte haben.
Wie lege ich unterschiedliche Abrechnungssätze für verschiedene Benutzer im selben Projekt fest? #
Du kannst einen abrechenbaren Projektsatz im Tab Einstellungen festlegen. Wenn du unterschiedliche Sätze für verschiedene Benutzer benötigst, kannst du diese im Tab Zugriff ändern.
Kann ich ein Projekt löschen, ohne es vorher zu archivieren? #
Nein, Projekte müssen archiviert werden, bevor sie gelöscht werden können.
Wie kann ich Zeit für ein Projekt erfassen? #
Sobald ein Projekt erstellt ist, kannst du es über die Zeiterfassungsoberfläche auswählen, wenn du Zeit erfasst. Wenn das Projekt auf Privat eingestellt ist, können es nur Benutzer auswählen, die Zugriff auf das Projekt haben.