Créer et gérer des projets et des clients au niveau de l’espace de travail
En tant qu’administrateur ou propriétaire d’un espace de travail, vous jouerez un rôle clé dans la création et la gestion de projets et de clients. Cela aidera votre équipe à organiser son temps, à suivre les progrès et à optimiser les workflows. Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur la création, la gestion et la maintenance des projets et des clients dans votre espace de travail.
Concepts clés #
Projets #
Les projets sont essentiels pour classer et regrouper les saisies de temps en fonction du type de travail effectué. Ils vous aident à analyser les données, à générer des rapports et à suivre le temps consacré aux différentes tâches.
Un projet ne peut appartenir qu’à un seul client, mais un client peut avoir plusieurs projets.
Les projets peuvent être privés (visibles uniquement par les utilisateurs sélectionnés) ou publics (visibles par tous les utilisateurs de l’espace de travail). Les projets sont utiles pour le suivi du temps, la définition d’estimations, l’attribution de tâches et la génération de rapports.
Clients #
Les clients sont les entités ou les personnes pour lesquelles vous travaillez. Les clients peuvent être liés à plusieurs projets, et chaque projet ne peut appartenir qu’à un seul client.
Créer des projets #
En tant qu’administrateur ou propriétaire, vous avez la possibilité de créer des projets pour votre espace de travail. Voici comment procéder :
Qui peut créer des projets ? #
Par défaut, seuls les administrateurs peuvent créer des projets. Toutefois, ce paramètre peut être modifié pour permettre aux administrateurs et aux chefs de projet ou à toute personne de l’espace de travail de créer des projets. Vous pouvez modifier ce paramètre dans les paramètres de l’espace de travail.
Étapes à suivre pour créer un projet :
- Allez sur la page Projets
- Cliquez sur Créer un nouveau projet
- Saisissez le nom du projet
- Sélectionnez un client
Si le client n’existe pas, vous pouvez en créer un nouveau directement à partir de l’écran de création de projet en saisissant le nom et en cliquant sur Créer un client - Choisissez la couleur du projet pour vous aider à distinguer visuellement votre projet
- Définissez la visibilité
Choisissez entre une visibilité publique ou privée - Cliquez sur Créer
Une fois le projet créé, il sera disponible pour le suivi du temps. Si le projet est défini comme privé, seuls les utilisateurs affectés au projet pourront suivre le temps qui y est consacré.
Créer rapidement un projet #
Vous pouvez également créer un projet lors de la création d’une nouvelle saisie de temps :
- Dans la page Suivi du temps, cliquez sur le champ +Projet
- Commencez à taper le nom du projet
- Si le projet n’existe pas, vous serez invité à Créer un nouveau projet
- Saisissez les détails nécessaires tels que le nom du projet, le client, la visibilité, etc.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl+Entrée pour créer rapidement un projet.
Gérer des projets #
Archiver des projets #
Une fois qu’un projet est terminé, vous pouvez l’archiver pour garder votre espace de travail organisé.
Étapes pour archiver un projet :
- Allez sur la page Projets
- Cliquez sur les trois points à côté du nom du projet
- Sélectionnez Archiver
- Vous pouvez choisir de marquer toutes les tâches comme accomplies pendant cette action
- Cliquez sur Confirmer pour archiver le projet
Restaurer des projets archivés #
Pour accéder à nouveau aux projets archivés :
- Changez le Filtre actif en Archivé en haut de la page Projets
- Cliquez sur Appliquer le filtre
- Pour restaurer le projet, cliquez sur les trois points à côté du projet archivé et sélectionnez Restaurer
Supprimer des projets #
Vous ne pouvez supprimer un projet qu’après l’avoir archivé. Une fois supprimé, le projet sera retiré des saisies de temps, mais les données de temps resteront intactes.
Étapes à suivre pour supprimer un projet :
- Allez sur la page Projets
- Changez le filtre en Archivé ou Tous
- Cliquez sur les trois points à côté du nom du projet archivé
- Sélectionnez Supprimer et Confirmer
Fusionner des projets #
Bien qu’il ne soit pas possible de fusionner directement des projets, vous pouvez :
- Filtrer les saisies de temps d’un projet et les affecter à un autre projet
- Utiliser la fonctionnalité de modification en bloc pour mettre à jour plusieurs saisies de temps en même temps dans le rapport détaillé
Une fois que vous avez redéfini les saisies de temps, vous pouvez archiver et supprimer le projet dont vous n’avez plus besoin.
Gérer l’accès au projet et les autorisations #
En tant que chef de projet, vous contrôlez qui peut accéder au projet, modifier les tâches et suivre le temps passé sur le projet. Vous pouvez également désigner des utilisateurs comme chefs de projet pour des projets spécifiques.
Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs d’un projet, veuillez consulter notre article d’aide Gérer les utilisateurs d’un projet.
Statut du projet et remarques #
Chaque projet peut avoir un statut (p. ex. en cours, terminé) afin de faciliter le suivi de son état d’avancement.
- Statut du projetVous pouvez mettre à jour le statut au fur et à mesure que vous suivez le temps et l’avancement du projet.
- Remarques sur le projet: Ajoutez un contexte ou des instructions supplémentaires au projet en utilisant la fonctionnalité de notes. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour fournir des détails clés à l’équipe travaillant sur le projet.
Modifier le nom, le client ou la couleur du projet #
Pour modifier les paramètres d’un projet tels que son nom, son client ou sa couleur :
- Allez sur la page Projets
- Cliquez sur le projet que vous souhaitez modifier
- Passez à l’onglet Paramètres
- Modifiez le nom, le client et la couleur du projet
Ces modifications seront immédiatement mises à jour dans l’espace de travail.
Définition des taux de facturation pour des projets #
Vous pouvez définir un taux de facturation pour chaque projet afin de vous assurer que les saisies de temps sont correctement suivies.
Étapes à suivre pour définir un taux de facturation pour un projet :
- Allez sur la page Projets
- Cliquez sur le projet que vous souhaitez mettre à jour
- Passez à l’onglet Paramètres
- Définissez le taux facturable pour le projet
Vous pouvez également définir différents taux par utilisateur dans l’onglet Accès si vous souhaitez appliquer des taux spécifiques à différents membres de l’équipe.
Filtrer et trier des projets #
Avec de nombreux projets dans votre espace de travail, il peut être difficile d’en garder la trace. Utilisez les filtres et les options de tri pour trouver facilement les projets que vous recherchez.
- Filtrer par: Statut actif, client, utilisateurs du projet, facturation ou nom
- Trier par: Nom, client ou statut
Créer des projets à partir de modèles #
Pour éviter de recréer des projets similaires à plusieurs reprises, vous pouvez utiliser des modèles de projets. Cette fonctionnalité est disponible avec les offres payantes et vous permet de créer des projets avec des paramètres prédéfinis (taux de facturation, tâches, estimations, etc.).
Pour créer un projet à partir d’un modèle :
- Lors de la création d’un nouveau projet, sélectionnez le modèle de projet parmi les modèles que vous avez enregistrés
- Les paramètres du modèle seront automatiquement appliqués au nouveau projet
Ajouter et modifier des tâches en bloc #
Les administrateurs et les propriétaires peuvent ajouter et modifier plusieurs tâches dans plusieurs projets à la fois. Cette fonctionnalité est utile pour organiser un grand nombre de tâches.
Étapes de la gestion des tâches en bloc :
- Sélectionnez les projets que vous souhaitez mettre à jour
- Utilisez l’écran de modification en bloc pour modifier la visibilité, l’accès, le client, la couleur, la facturabilité et les tâches
- Vous pouvez ajouter de nouvelles tâches à plusieurs projets ou écraser des tâches existantes en bloc
Gérer des clients #
Qui peut créer des clients ? #
- Par défaut, les administrateurs et les propriétaires peuvent créer des clients
- Si le paramètre Qui peut créer des projets et des clients est défini sur Tout le monde, les utilisateurs standards peuvent également créer des clients, mais ils n’auront pas accès à la page Clients
Créer un client #
- Allez sur la page Clients
- Saisissez le nom du client dans le champ Ajouter un nouveau client
- Cliquez sur Ajouter
Modifier des clients existants #
Pour modifier les informations d’un client :
- Allez sur la page Clients
- Cliquez sur l’icône du stylo à côté du client que vous souhaitez modifier
- Modifiez les détails tels que le nom du client, l’adresse du client, les notes du client et la devise
Archiver des clients #
Pour archiver un client (disponible uniquement pour les propriétaires et les administrateurs) :
- Allez sur la page Clients
- Cliquez sur les trois points à côté du nom du client
- Choisissez Archiver et confirmez l’action
- Vous aurez également la possibilité d’archiver tous les projets liés à ce client.
Supprimer des clients #
Les clients ne peuvent être supprimés qu'après avoir été archivés. Une fois archivé, vous pouvez supprimer un client en procédant comme suit :
- Accéder à la page Clients
- Sélectionner Afficher les archives ou Afficher tout dans le filtre
- Cliquer sur les trois points à côté du client archivé
- Choisir Supprimer et confirmer
FAQ #
Est-il possible qu’un projet appartienne à plusieurs clients ? #
Non, chaque projet ne peut appartenir qu’à un seul client. Toutefois, un client peut avoir plusieurs projets.
Comment définir des taux de facturation différents pour différents utilisateurs sur le même projet ? #
Vous pouvez définir un taux de facturation pour un projet dans l’onglet Paramètres. Si vous avez besoin de taux différents pour différents utilisateurs, vous pouvez les modifier dans l’onglet Accès.
Est-il possible de supprimer un projet sans l’avoir archivé au préalable ? #
Non, les projets doivent être archivés avant d’être supprimés.
Comment suivre le temps d’un projet ? #
Une fois qu’un projet est créé, vous pouvez le sélectionner lorsque vous suivez le temps dans l’interface de suivi du temps. Si le projet est défini comme privé, seuls les utilisateurs ayant accès au projet peuvent le sélectionner.