Requisitos de aviso de separación laboral por estado: Guía para 2024

¿Es necesario proporcionar un aviso de separación laboral a los empleados en los Estados Unidos? 

¿Cuáles son los requisitos federales de aviso de separación laboral? 

¿Algunos estados tienen sus propias regulaciones sobre avisos de separación? 

Si tienes dificultades para responder a estas preguntas, no te preocupes, ¡lo tenemos cubierto! Como empleador estadounidense tienes que ser familiar con cada regulación laboral relevante en el país, y eso también incluye reglas de aviso de separación laboral.

Entonces, en esa guía exploramos:

• Regulaciones de aviso de separación laboral de Estados Unidos,
• Requisitos de aviso de separación laboral por estado para 2024, y
• Los formularios de aviso de separación laboral que los empleadores deben proporcionar a todos los empleados despedidos.

*Nota: La información sobre las leyes y regulaciones de requisitos de aviso de separación por estado ha sido verificada y actualizada para 2024.

¿Qué es el aviso de separación laboral?

La separación laboral se refiere a la terminación de la relación laboral entre un empleado y un empleador. En términos generales, un aviso de separación laboral presenta una forma legal que significa el fin de la relación laboral entre un empleador y un empleado.

En los EE.UU, los avisos de despido típicamente están conectados a los beneficios de seguro de desempleo (UI, en sus siglas en inglés). El programa de UI proporciona una asistencia financiera a los empleados que están desempleados “no por su culpa”. Las exactas reglas para acceder al seguro dependen del estado. 

Ciertos estados requieren que los empleadores informen a los empleados de los pasos requeridos para acceder a estos beneficios o proporcionar formularios reales que los empleados necesitan rellenar para recibir el UI. 

Dependiendo del estado, la información sobre el seguro de desempleo se puede escribir en un póster presentado en el espacio de trabajo. Alternativamente, algunos estados requieren que los empleadores rellenen y distribuyan formularios de despido a los empleados despedidos.

¿Cuáles son los requisitos federales de aviso de separación laboral?

La ley de EE.UU. no contiene ningún requisito legal general sobre avisos de despido. Por lo tanto, cada estado tiene el derecho de hacer cumplir sus propios requisitos de aviso de separación laboral. 

Sin embargo, hay 2 excepciones con respeto a los requisitos de aviso de separación laboral durante el despido laboral:

• Trabajadores cubiertos por la Ley de notificación de ajuste y reentrenamiento de trabajadores (WARN), y
• Empleados cubiertos por Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria de 1986 (COBRA). 

La ley WARN protege trabajadores en casos de cierre de fábrica y despido masivo. Para este tipo de despidos, los empleadores están requeridos proporcionar un aviso de 60 días calendarios. 

La Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria de 1986 (COBRA) cubre planes de salud grupales del sector privado. Según el Departamento de Trabajo de EE.UU., se aplica a los empleadores que tienen 20 empleados que han trabajado en más de “50% de su días laborales típicos en el año calendario anterior”. 

Básicamente, COBRA ofrece una continuación de la cobertura médica y está disponible en los siguientes eventos: 

• Muerte de empleado,
• Pérdida de trabajo o reducción de horas de los trabajadores (excluye falta grave), 
• El derecho de empleado cubierto a Medicate, 
• El divorcio o separación legal de trabajador, y
• La pérdida de la condición de dependiente del niño (y cobertura) bajo el plan. 

Si el administrador de COBRA plan de la compañía (una persona responsable de garantizar que una empresa cumpla con la ley COBRA) es un tercero, los empleadores necesitan notificar al administrador sobre el despido del empleado dentro de 30 días. El administrador de plan tiene que notificar al empleado de sus COBRA derechos dentro de 14 días. En caso de que el empleador sea el administrador de plan, tiene 44 días para emitir el aviso de elección COBRA al empleado. 

Requisitos de aviso de separación laboral por estado 2024

Cada estado tiene el derecho de hacer cumplir sus propios requisitos de despido. 

De momento, 22 estados tienen requisitos de separación laboral específicos para empleadores. Algunos obligan a los empleadores a rellenar formularios de despido, mientras que otros requieren que los empleadores solo informen a los trabajadores de su derecho a una cobertura de desempleo. 

La tabla de abajo muestra tanto los estados con requisitos específicos de aviso de separación laboral de empleados como las reglas exactas y enlaces a los formularios que los empleadores necesitan proporcionar en el evento de separación laboral:  

Estado	Requisitos de separación laboral	Empleados calificados	Aviso de separación laboral o formulario de separación laboral
Alabama	Tras la separación, los empleadores deben proporcionar a los empleados que se separan un Aviso de disponibilidad de compensación por desempleo y otros beneficios de desempleo en forma de carta, mensaje de texto, correo electrónico o volante.	Todos los empleados que se separan.	Aviso de Disponibilidad de Compensación por Desempleo
Alaska	Los empleadores deben proporcionar a los empleados que se separan el aviso de disponibilidad de beneficios laborales dentro de los 7 días posteriores a su último día laboral.	Todos los empleados que se separan.	Aviso a los empleados
Arkansas	Los empleadores deben proporcionar a los empleados que se separan un aviso que detalle los beneficios de desempleo disponibles.	Todos los empleados que se separan.	Aviso al empleado
Arizona	Después de la separación laboral los empleadores necesitan proporcionar una declaración que contiene la información sobre cómo solicitar beneficios de desempleo.	Todos los empleados que quedan desempleados.	UIB-1241A
California	Los empleadores necesitan proporcionar un aviso escrito inmediato junto con dos folletos: DE 2320 y DHCS-9061 (si está cubierto).	Todos los empleados que están despedidos o se encuentran en excedencia.	Un aviso a los empleados sobre el cambio en la relación (No se requiere un aviso escrito en el caso de la renuncia voluntaria, promoción o degradación, cambio en la asignación o ubicación laboral, o si el trabajo se detuvo debido a una disputa comercial)
Colorado	Los empleadores necesitan proporcionar un aviso a todos los empleados que se separan con la información sobre la disponibilidad de beneficios de compensación por desempleo, en forma electrónica o de copia impresa.	Todos los empleados que se separan.	22-234
Connecticut	Los empleadores necesitan distribuir un aviso de separación laboral a todos los empleados o enviarlo por correo a la última dirección conocida e informar los empleados que pueden presentar una declaración escrita expresando su desacuerdo con el aviso.	Todos los empleados que quedan desempleados.	UC-61
Georgia	Los empleadores necesitan completar y firmar el aviso de separación laboral y entregarlo o enviarlo dentro de 3 días por correo a la última dirección conocida del empleado.	Todos los empleados que quedan desempleados.	DOL-800
Illinois	Los empleadores necesitan proporcionar una copia del aviso a los empleados separados en su último día de trabajo o enviarlo a su última dirección conocida dentro de 5 días.	Trabajadores cesantes por 7 días o más o aquellos que sean separados de la nómina por cualquier motivo.	CLI111L
Iowa	No se requiere aviso a menos que el empleador quiera notificar a Iowa Workforce Development sobre un empleado que deja el empleo por un motivo que puede descalificarlo para recibir los beneficios del seguro de desempleo.	Los empleados que abandonan o rechazan el empleo.	Aviso de separación o rechazo del trabajo Aviso de separación regular (voluntario): 552-0772
Louisiana	Los empleadores necesitan presentar un aviso de separación laboral dentro de 3 días (en línea) que incluye una explicación de causa de separación y detalles de pago hecho al empleado.	Todos los empleados que quedan desempleados.	LWC-77
Maryland	Los empleadores necesitan mostrar pósters sobre beneficios de desempleo y cobertura de seguro médico y proporcionar a los empleados que se separan un aviso de la disponibilidad de desempleo.	Todos los empleados que quedan desempleados.	La notificación de la disponibilidad de la compensación de seguro de desempleo.
Massachusetts	Los empleadores necesitan proporcionar el formulario de separación en persona o enviarlo a la última dirección conocida del empleado dentro de 30 días desde la separación laboral.	Todos los empleados que están separados del trabajo.	0590-A
Míchigan	Los empleadores necesitan proporcionar el formulario de separación laboral en el momento de la separación a menos que los empleadores presenten reclamos en vez del empleado.	Todos los empleados cuyos empleadores no están presentando reclamos en su nombre.	UIA 1711
Misuri	Los empleadores necesitan proporcionar el formulario de separación.	Todos los empleados que quedan desempleados.	M-INF-288-5-AI
Nevada	Los empleadores necesitan proporcionar un reclamo de desempleo a los empleados en el momento de la separación.	Todos los empleados que quedan desempleados.	DETR-ESD
Nueva Jersey	Los empleadores necesitan proporcionar un reclamo de desempleo a los empleados en el momento de la separación. A partir de julio de 2023, los empleadores también deberán informar electrónicamente la información de separación al Departamento de Trabajo y Desarrollo de la Fuerza Laboral de Nueva Jersey inmediatamente después de la separación del empleado.	Los empleados separados del empleo por al menos 7 días.	BC-10
Nueva York	Los empleadores necesitan proporcionar un aviso de terminación escrito a los trabajadores dentro de 5 días laborables. Los empleadores necesitan proporcionar un aviso del derecho a presentar una aplicación de beneficios desempleo de los empleados en el momento de la separación laboral.	Los empleados separados del empleo por no más de 5 días.	Formulario IA 12.3
Pensilvania	Los empleadores necesitan proporcionar el formulario de separación laboral completado a los empleados que separan y/o empleados que trabajan horas reducidas.	Todos los empleados que quedan desempleados o trabajan horas reducidas.	UC-1609
Rhode Island	Los empleadores necesitan proporcionar un aviso (folleto, texto, correo electrónico, carta, o otra forma de comunicación) de la disponibilidad de compensación de desempleo en el momento de la separación a los empleados que se separan.	Todos los empleados que quedan desempleados.	Rhode Island Aviso de muestra (pág.2)
Carolina del Sur	Los empleadores necesitan proporcionar un Aviso de disponibilidad de beneficios de seguro de desempleo en persona, por correo electrónico, o texto, a los empleados.	Todos los empleados que quedan desempleados.	El Aviso de la disponibilidad de los beneficios de seguro de desempleo
Tennessee	Los empleadores necesitan proporcionar un formulario de separación laboral dentro de 1 día de la separación (en persona o electrónicamente) a los empleados salientes.	Todos los empleados que están desempleado por más de 7 días.	LB-0489

Preguntas frecuentes sobre requisitos de aviso de separación laboral

¿Alguna vez te has preguntado cuáles son los motivos más comunes para la separación laboral? ¿Qué pasa con los pasos que un empleador tiene que tomar cuando un empleado se marcha? 

¡Estamos respondiendo las preguntas más frecuentes sobre el aviso de separación laboral!

1. ¿Cuáles son las razones más comunes para la separación laboral?

La separación laboral se presenta de muchas formas. Las razones más populares de separación son:

• Renuncia o abandono del trabajo,
• Violaciones de políticas o conductas,
• Bajo rendimiento,
• Problemas de salud y
• Despido.

2. ¿Cuánto tiempo dura el proceso de separación laboral?

El proceso de separación laboral depende de varios factores, incluyendo:

• Regulaciones federales,
• Regulaciones estatales, y
• Contrato de empleo.

Adicionalmente, si un empleado está requerido presentar el aviso de dos semanas, el proceso de separación laboral normalmente dura más. 

En mayoría de los casos, la separación laboral incluye:

• Informar el departamento de RH de la separación laboral,
• Informar el empleado o empleador (o supervisor) de la separación laboral,
• Proporcionar el aviso de separación laboral, si se requiere,
• Realizar una entrevista saliente, y
• Pagar los salarios restantes al empleado.

La duración de este proceso depende de los pasos exactos que especifiquen el estado y el contrato de trabajo. En algunos estados con aviso de separación obligatorio, como Massachusetts, los empleadores pueden tener hasta 30 días para enviar el aviso. Esto extiende la duración del proceso de separación. 

3. ¿Qué es lo que el empleador debe hacer cuando un empleado se marcha?

El proceso de separación laboral depende de varios factores. 

Sin embargo, en la mayoría de los casos, los empleadores siguen algunos pasos generales cuando un trabajador se marcha. Para simplificar cosas para ti, aquí tienes una lista de verificación de separación laboral: 

• Informa a RH sobre la renuncia de trabajador,
• Proporciona un aviso de separación laboral dentro de tiempo legal, si se requiere,
• Haz un plan para la transición,
• Empieza el proceso de reemplazo del empleado,
• Realiza una entrevista saliente con el empleado que se separa, y
• Elimina el acceso a cualquier información confidencial y cobra los activos de la empresa del empleado.

4. ¿Necesitas un aviso de separación laboral para solicitar el seguro de desempleo?

Ya que el aviso de separación laboral no es requerido en la mayoría de los estados, probablemente no necesitarás proporcionar el aviso cuando aplicas para el seguro de desempleo. Cuando se trata de los estados con aviso de separación legal obligatorio, los pasos para recibir el seguro de desempleo dependen de las reglas específicas de este estado.  

Algunos avisos de separación laboral solo contienen pasos para presentar el reclamo de seguro. En este caso, probablemente no tendrás que proporcionar un aviso cuando entregues tu solicitud. En otros estados, los empleadores están requeridos a brindarte el exacto formulario de seguro que debes presentar cuando solicitas el seguro. 

Puedes leer más sobre los pasos que tienes que tomar en cada estado en el sitio web del Departamento de Trabajo de EE.UU.. 

Requisitos de aviso de separación laboral por estado: Conclusión y descargo de responsabilidad

Esperamos que nuestra guía de aviso de separación para 2024 te haya ayudado entender mejor las reglas y regulaciones sobre la separación laboral en los Estados Unidos. 

Para obtener más datos sobre regulaciones de leyes laborales para cada estado:

• Sigue los enlaces proporcionados como fuentes, y
• Visita la sección de Leyes Laborales Estatales de nuestro sitio web.

Por favor ten en cuenta que este artículo fue actualizado en T1 de 2024. Por lo tanto, puede que no incluya cambios introducidos después de su publicación. 

Te recomendamos consultar las instituciones adecuadas y/o los representantes certificados antes de tomar acciones legales.

Clockify no es responsable de ningunas pérdidas o riesgos incurridos si esta guía se usa sin la orientación legal.

Mantenerse actualizado con todas las regulaciones relevantes puede ser una tarea que requiere mucho tiempo, pero si dejas el control de tu tiempo en manos de una aplicación de gestión del tiempo como Clockify, puedes descubrir rápidamente dónde puedes ahorrar una hora o dos en el proceso.  

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Fuentes usadas para la tabla:

• Departamento de Trabajo de Alabama
• Departamento de Trabajo y Desarrollo Laboral de Alaska
• Regulaciones de servicios de la fuerza laboral de Arkansas
• Departamento de Seguridad Económica de Arizona
• Sección de Arizona 23-772  
• Departamento de Desarrollo del Empleo de California
• Mancomunidad de Massachusetts, Terminación de Empleo
• Departamento de Trabajo de Connecticut
• Departamento de Administración de Recursos Humanos de Nevada
• Departamento de Trabajo y Capacitación de Rhode Island: Manual del empleador  
• Departamento de Trabajo y Desarrollo de Fuerza Laboral de Nueva Jersey
• Departamento de Trabajo de Estado de Nueva York
• Notificación del Empleador a los Empleados sobre la Disponibilidad de la Compensación de Desempleo de Tennessee
• Desarrollo de Fuerza Laboral de Iowa
• Comisión de Fuerza Laboral de Luisiana
• Guía de Referencia Rápida de Departamento de Trabajo de Maryland
• Oportunidad Laboral y Económica de Míchigan, UIA Recursos para Empleadores
• Departamento de Servicios Sociales de Misuri
• Oficina de Administración de Pensilvania - Recursos Humanos  
• Reglas y Regulaciones del Estado de Georgia
• Departamento de Administración de Carolina del Sur
• Departamento de Seguridad de Empleo de Estado de Ilinois