Contrato por tiempo y materiales (T&M): Qué es y cuándo utilizarlo 

¿Estás buscando un contrato que ofrezca mucha flexibilidad en cuanto a cambios en el alcance y el presupuesto de tu proyecto? ¡Un contrato de tiempo y materiales (T&M) puede ser lo que necesitas!

Un contrato por tiempo y materiales es un tipo de acuerdo en el que el empleador se compromete a pagar al contratista en función del tiempo dedicado al proyecto y los materiales utilizados en ese mismo proyecto. 

Entonces, en este artículo, aprenderás más sobre:

• Qué es un contrato por tiempo y materiales,
• Qué debe incluir un contrato T&M,
• Cuándo se debe optar por un contrato por tiempo y materiales, y
• Ventajas y desventajas clave de un contrato T&M.

¿Qué es un contrato por tiempo y materiales (T&M)?

La definición oficial del término la proporciona la Oficina de Responsabilidad Gubernamental de los EE. UU.. Según esa definición, los contratos T&M son contratos por los cuales “los pagos a los contratistas se realizan en función del número de horas de trabajo facturadas a tarifas horarias y, si corresponde, otros costes directos”.

Al igual que la mayoría de los otros contratos, los acuerdos de T&M suelen firmarse entre dos partes: contratistas y clientes. 

Para asegurarnos de que comprendes completamente el significado de un contrato de T&M, nos comunicamos con un experto en el campo, Greg Batista para obtener más información sobre el tema. 

Greg es el director ejecutivo y fundador de G. Batista Engineering & Construction. Define un contrato T&M y advierte sobre los peligros de una gestión inadecuada de los costes: 

Los contratos T&M se utilizan principalmente en la construcción. Sin embargo, eso no significa que otras industrias no puedan beneficiarse de este tipo de acuerdo. Debido a su flexibilidad, un contrato T&M se puede utilizar en industrias como:

• Consultoría,
• Desarrollo de Software,
• Marketing,
• Diseño gráfico, y
• Proyectos de investigación.

¿Cuál es la diferencia entre contratos de precio fijo y contratos T&M?

El contrato de precio fijo es el tipo más común de contrato de construcción. Pero, en algunos casos, optar por un contrato T&M es una opción mucho mejor. 

Repasaremos las principales diferencias entre estos dos tipos de contratos para ayudarte a determinar cuál se adapta mejor a tu proyecto y a tus necesidades. 

Como su nombre indica, los contratos de precio fijo contienen el precio final de los servicios de construcción y del proyecto que no está sujeto a cambios. El precio, el plazo, el programa y el alcance del proyecto están establecidos, a diferencia de los contratos de T&M. 

Con los contratos de precio fijo, los contratistas conocen sus ganancias exactas antes del inicio del proyecto, mientras que los clientes saben cuánto durará su proyecto y su coste exacto. 

Según la Administración de Servicios Generales de Estados Unidos, un contrato de precio fijo “establece un precio que no está sujeto a ningún ajuste en función de la experiencia de costes del contratista en la ejecución del contrato.”

Un abogado de Schmidt and Clark LLP, Mike Schmidt, destaca una alineación más estrecha entre el cliente y el contratista como una diferencia crucial entre un contrato de precio fijo y un contrato de T&M: 

Esta tabla muestra las principales diferencias entre los contratos de precio fijo y T&M:

Contratos de precio fijo	Contratos por tiempo y materiales
El precio del proyecto es fijo.	El precio del proyecto no está claro.
La fecha límite del proyecto es fija.	El plazo del proyecto es flexible.
Hay menos espacio para cambios en el cronograma y el alcance del proyecto.	El tiempo y el alcance del proyecto son más fáciles de cambiar.
Los contratistas conocen sus ganancias exactas.	Los contratistas están menos seguros de sus ganancias.
Los clientes tienen un presupuesto fijo.	Los presupuestos de los clientes están sujetos a cambios.

¿Cuáles son los componentes de un contrato por tiempo y materiales?

En lugar de un precio único para todo el proyecto, un contrato de T&M significa que las partes deben llegar a un acuerdo sobre elementos cruciales del proyecto, mientras que la mayoría de los demás aspectos siguen siendo flexibles.

Hay 10 componentes esenciales que todo contrato T&M debe incluir:

1. Alcance del trabajo,
2. Tarifas laborales, 
3. Especificaciones de materiales,
4. Gastos generales,
5. Hitos de pago,
6. Horas máximas de trabajo,
7. Cláusula de “no exceder”,
8. El proceso de orden de cambio,
9. Cláusula de incumplimiento de contrato, y
10. Descargos de responsabilidad. 

Componente 1: Alcance del trabajo

Si bien los contratos por tiempo y materiales permiten flexibilidad con respecto al alcance del trabajo, ciertos aspectos deben definirse antes del inicio del proyecto. 

Schmidt explica lo importante que es entrar en detalles al definir el alcance del trabajo: 

Los aspectos más importantes a incluir dentro del alcance del trabajo son:

• Resultados clave del proyecto,
• Fases del proyecto,
• Cronograma estimado e hitos,
• Entregables (incluidos los resultados clave y los informes que muestren la mano de obra y los materiales necesarios para los entregables), y 
• El proceso de informar y documentar los entregables.

Una vez que ambas partes acuerdan el alcance del trabajo, un contratista de T&M puede estimar los costes y la duración del proyecto. Además, las partes deben acordar los entregables clave y el proceso de documentarlos para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del alcance acordado. 

Componente 2: Tarifas laborales

Schmidt señala que las tarifas laborales incluyen las tarifas de todo el personal involucrado:

Por lo tanto, un buen contrato de T&M debe incluir las tarifas por hora de cada trabajador, incluidos todos los involucrados en la administración y la gestión del proyecto. Por último, el contratista (como líder del proyecto) también debe incluir su propia tarifa por hora. 

Algunos contratistas incluyen su margen de beneficio dentro de sus tarifas laborales por hora. Otros tratan las ganancias como un elemento separado. Entonces, dependiendo del contratista, un contrato de T&M puede incluir las tarifas por hora del contratista con la ganancia ya incorporada dentro de la tarifa o tener la partida de ganancia como un componente separado.

Componente 3: Precios de materiales

En un contrato de tiempo y materiales, los precios de los materiales no se conocen hasta el final del proyecto. 

El coste de los materiales generalmente incluye: 

• Precios de materiales, 
• Transporte, 
• Impuestos y 
• Anotaciones del contratista.

La mayoría de estos aspectos son difíciles de especificar antes de que comience el proyecto. 

El único aspecto que casi siempre se especifica en el contrato es el precio de materiales que se reduce al 10% del coste del material y presenta la tarifa del contratista por adquirir los materiales.

Componente 4: Gastos generales

Un acuerdo de T&M también debería incluir los gastos generales. Los gastos generales son el coste de ejecutar toda la operación de construcción, que incluye costes tales como:

• Gastos administrativos,
• Gastos de instalaciones temporales, y
• Alquiler de equipos.

Si bien este componente también puede estar sujeto a cambios una vez que comience el proyecto, es aconsejable proporcionar al menos una estimación aproximada de los costes generales esperados. 

Componente 5: Hitos de pago

Como los costes del proyecto se desconocen hasta su finalización, el pago de un contrato de T&M puede realizarse de dos maneras:

• Una vez finalizado el proyecto, y
• Mientras el proyecto esté en marcha (facturación progresiva).

Si las partes optan por la facturación progresiva, deben incluir hitos de pago dentro del contrato de T&M. Los hitos de pago son pagos progresivos que se realizan al contratista a medida que avanza el trabajo. 

Por ejemplo, un cliente puede realizar su primer pago una vez que se completa la fase de inicio del proyecto (primera fase del proyecto), el segundo cuando finaliza la segunda fase de construcción, el tercero después de que se completa la tercera fase (por ejemplo, servicios públicos como según se instalen instalaciones eléctricas y de fontanería), etc. En este caso, los hitos de pago corresponden a la finalización de etapas específicas del proyecto. 

Componente 6: Horas máximas de trabajo

En un contrato por tiempo y materiales, las horas máximas de mano de obra presentan el límite con respecto a la cantidad de horas que los trabajadores pueden trabajar en el proyecto. Este componente ayuda con la imprevisibilidad del proyecto, ya que garantiza que los clientes no paguen demasiado por las horas trabajadas como resultado de un proyecto prolongado. 

Además, si el proyecto es demasiado impredecible, las partes pueden añadir un ajuste a la cláusula límite. Esta cláusula permite cambios en las horas máximas de mano de obra una vez que ambas partes acuerdan que el cambio es necesario para el éxito del proyecto. 

Componente 7: Cláusula de “no exceder”

Una cláusula de “no exceder” (NTE, por sus siglas en inglés) presenta el límite del coste total del proyecto. Por lo general, se determina estimando los costes del proyecto en la fase inicial y dejando espacio para costes inesperados durante la implementación del proyecto. 

La cláusula NTE sirve para proteger al cliente de que el proyecto se salga demasiado del presupuesto. Además, esta cláusula también protege a los contratistas. 

Con un contrato T&M, los contratistas asumen los costes y luego se les reembolsan los gastos. Si ambas partes acuerdan la cantidad máxima que un cliente está dispuesto a pagar por el proyecto, el contratista puede evitar posibles disputas legales que pueden ocurrir cuando un cliente se niega a reembolsarle.

Componente 8: El proceso de orden de cambio

Este componente se encuentra entre los que más se ignoran cuando se trata de contratos por tiempo y materiales. El proceso de orden de cambio consiste en un procedimiento predeterminado para abordar cualquier cambio en el acuerdo original para el alcance y el presupuesto del proyecto. 

Dado que los contratos T&M dejan espacio para cambios en el proyecto, es importante determinar el proceso exacto por el que debe pasar un contratista o cliente al realizar cualquier cambio.

El proceso depende del proyecto y, en la mayoría de los casos, el proceso de orden de cambio incluye:

• Una solicitud de cambios (del cliente o contratista),
• Una propuesta de cambio (incluye la descripción, el razonamiento y los costes del cambio),
• Negociación de propuestas (entre el cliente y el contratista), y
• Una aprobación por escrito del cambio de ambas partes. 

Componente 9: Cláusula de incumplimiento de contrato

Una parte crucial de cualquier contrato es la cláusula de incumplimiento del contrato.

Su objetivo principal es describir lo que sucede en caso de que alguna de las partes viole los términos del acuerdo o no cumpla con sus obligaciones. 

La cláusula de incumplimiento de contrato normalmente incluye:

• La definición de incumplimiento de contrato,
• El proceso de notificación del incumplimiento,
• Un período de subsanación para corregir el incumplimiento antes de que se rescinda el acuerdo,
• Provisiones para daños y sanciones en caso de incumplimiento, y
• El proceso de resolución de la disputa (en un contrato de T&M, esto generalmente incluye litigio, arbitraje o mediación).

→ Nota: Este es sólo un texto informativo. Para obtener más información sobre lo que debe incluir esta cláusula en tu caso, debes consultar a un experto legal. 

Componente 10: Descargos de responsabilidad

Los descargos de responsabilidad son disposiciones adicionales que protegen al cliente o al contratista y limitan su responsabilidad en ciertos eventos.

Los descargos de responsabilidad varían según las partes y el proyecto. Pero, en la mayoría de los casos implican:

• Garantía limitada/ausencia de garantía para el contratista por la calidad de los materiales elegidos por el cliente,
• Fecha/presupuesto de finalización de proyecto no garantizado para proyectos que son demasiado impredecibles,
• Riesgo de fluctuaciones de precios, especialmente de materiales y su transporte, y
• Responsabilidad de las partes para mantener la comunicación, proporcionar información precisa y garantizar el acceso oportuno al sitio.

¿Cómo facturar un contrato T&M?

Un contrato por tiempo y materiales brinda más flexibilidad a la hora de facturar. El cliente y el contratista tienen la libertad de acordar el horario de pagos que más les convenga. 

Sin embargo, independientemente de su flexibilidad, siempre se debe incluir en un contrato un acuerdo sobre el precio del tiempo y los materiales, ya que esa es la única manera de garantizar que los trabajadores reciban el pago completo por su trabajo. 

Independientemente del tipo de horario de pagos que acuerden las partes del contrato, un elemento del contrato de tiempo y gestión es siempre el mismo: el contratista (o un administrador responsable del seguimiento) tiene que seguir todos los gastos relacionados con los materiales y la mano de obra involucrados en el proyecto. Esto garantiza que el cliente tenga una visión clara de todos los costes que deben reembolsarse. El seguimiento de los gastos y las horas de trabajo puede ser una tarea que requiere mucho tiempo. Afortunadamente, existen herramientas que facilitarán mucho el proceso de seguimiento de las tarifas de T&M, y una de ellas es Clockify.

Con la planilla de horarios de construcción, de Clockify, puedes:

• Seguir las horas trabajadas,
• Calcular las horas facturables en función de las tarifas por hora,
• Registrar los gastos,
• Utilizar el sistema de fichaje de entrada y salida, y
• Exportar informes a clientes. 

Una vez que se realiza un seguimiento de todas las horas, el contratista puede crear una factura con todo el tiempo y los gastos facturables y presentarla al cliente. 

¿Cuándo conviene optar por un contrato por tiempo y materiales?

Los contratos por tiempo y materiales ofrecen mucha flexibilidad en términos de la duración de un proyecto y los costes generales del proyecto. 

Optar por un contrato de tiempo y materiales en lugar de uno de precio fijo permite tanto a los contratistas como a los clientes tener más libertad para determinar los detalles de un proyecto, ya que no hay un precio fijo ni una fecha límite a seguir. 

Además, si el tamaño del proyecto es susceptible de cambiar, no será necesario renegociar un acuerdo de T&M, ya que es bastante flexible en términos de tamaño y tiempo dedicado a la construcción. 

Entonces, el contrato por tiempo y materiales es una gran opción cuando es difícil determinar algunos o todos estos elementos:

• El tamaño de un proyecto,
• La duración de un proyecto, 
• Los costes exactos del proyecto, y
• Los detalles de un proyecto. 

¿Cuáles son ejemplos de contratos por tiempo y materiales?

La construcción en edificios antiguos tiende a ser impredecible, ya que hay poca o ninguna manera de determinar el estado del edificio antes del inicio del proyecto. Por ejemplo, las instalaciones pueden estar obsoletas y la putrefacción y los daños en las paredes y el suelo pueden ser mucho mayores de lo que parece en edificios más antiguos. 

Por lo tanto, los contratistas suelen optar por un contrato T&M para dejar más margen a cambios tanto en la duración como en los costes de la construcción. 

Por ejemplo, si un cliente necesita renovar un edificio histórico o quiere preservar el estado de uno más antiguo, es mucho más sensato optar por un contrato de tiempo y materiales. Las instalaciones más antiguas son bastante impredecibles y nunca se sabe qué tipo de desafíos enfrentará un contratista durante el período de renovación. 

Además, es probable que un edificio histórico tenga requisitos únicos de restauración y preservación con los que el contratista no se había topado antes. Por lo tanto, los costes y el proceso serían casi imposibles de predecir. Por tanto, un contrato de duración determinada no es la mejor opción.

Otro ejemplo de una situación en la que un contrato T&M es una gran opción es la construcción de un edificio personalizado con muchas características y diseños interesantes y únicos. Las complejas características hacen que los costes sean difíciles de estimar y predecir. 

Es más, si un cliente quiere personalizar completamente su casa, es más probable que solicite cambios durante el proceso. Un contrato por tiempo y materiales permite una mayor participación del cliente y cambios ya que la duración y los costes del proyecto no están determinados. 

Consejos para crear un contrato por tiempo y material   

Repasemos algunos consejos cruciales para los contratos T&M que te ayudarán a evitar errores comunes que cometen las personas antes de firmar este tipo de documento legal. 

Consejo 1: Define claramente las expectativas

La flexibilidad de un contrato T&M puede dar lugar a malentendidos si las expectativas y los objetivos no están claros tanto para el cliente como para el contratista. 

Por eso es aconsejable incorporar el alcance del trabajo y los objetivos que se deben alcanzar durante el proyecto. 

Consejo 2: Ten registros detallados

Mantener registros detallados es esencial para un contrato por tiempo y materiales. 

Schmidt explica que acordar cómo se mantendrán los registros garantiza la precisión: 

Los registros de las horas trabajadas, los materiales utilizados y la información sobre todo lo demás que se incluyó en el proyecto garantizan que el cliente comprenda los costes del proyecto y que el contratista reciba un reembolso adecuado.

Consejo 3: Establece un cronograma y un presupuesto realistas

Un contrato T&M deja espacio para cambios durante el proyecto. Pero eso no significa que no debas dedicar tiempo a investigar el presupuesto inicial y las estimaciones del cronograma. 

Esto ayuda a evitar problemas legales en caso de que un cliente no esté satisfecho con el desarrollo del proyecto, algo que puede suceder cuando, para empezar, el presupuesto y el cronograma no eran realistas. 

Consejo 4: Comunícate regularmente

La comunicación regular entre el cliente y el contratista es crucial, especialmente cuando el trabajo es propenso a cambios. 

Garantiza que todos estén al tanto de cómo va el proyecto, así como de cualquier problema potencial que pueda surgir durante la etapa de implementación.

Consejo 5: Envía/solicita facturas periódicas

Además de la comunicación periódica, el intercambio periódico de facturas es otra forma de proporcionar al cliente información actualizada sobre los gastos del proyecto.  

Batista recomienda facturas semanales o mensuales:

Además, Schmidt coincidió en la importancia de la facturación periódica y señaló que debe estar bien organizada y detallada:

Consejo 6: Espera la aprobación antes de cualquier cambio

Si incorporas el proceso de orden de cambio en tu contrato, tendrás que pasar por un proceso detallado antes de realizar cualquier cambio en el proyecto.

En caso de que decidas prescindir de esta cláusula, es importante esperar la aprobación antes de realizar cualquier cambio. 

Para los contratistas, la aprobación del cliente es necesaria ya que son ellos quienes deben tomar la decisión final de su proyecto. Por otro lado, los clientes también deben consultar con los contratistas al solicitar cambios, ya que son los expertos que comprenden mucho mejor el proceso de construcción.

Consejo 7: Consulta a un experto legal

Es aconsejable consultar a un experto legal antes de firmar un contrato, independientemente del tipo de contrato que firmes. 

Sin embargo, es un paso esencial con un contrato por tiempo y materiales, ya que garantiza que estés protegido de la imprevisibilidad que puede conllevar un contrato T&M. 

¿Cuáles son las ventajas de los contratos por tiempo y materiales?

Los contratos por tiempo y materiales son una excelente opción para proyectos que necesitan más flexibilidad y transparencia. Estas son sus principales ventajas. 

Ventaja 1: Flexibilidad en términos de cambios y duración del proyecto

La ventaja más importante de un contrato por tiempo y materiales es su flexibilidad. El alcance del proyecto, así como su duración y presupuesto en un contrato T&M se pueden cambiar en cualquier momento.

Por lo tanto, cualquier retraso o problema es mucho más fácil de gestionar y solucionar. 

Ventaja 2: Más control del proyecto para los clientes

Los clientes que quieran tener la capacidad de influir y cambiar el proceso de construcción deberían optar por un contrato T&M. Su naturaleza permite que el proyecto sea más personalizable a las necesidades del cliente durante todo el proyecto. 

Aún así, independientemente del alcance de los cambios que un cliente quiera realizar, siempre debe consultar primero a los contratistas, ya que están mucho más familiarizados con el proceso de construcción. 

Ventaja 3: Transparencia laboral y presupuestaria

El control de calidad es mucho más fácil con un acuerdo de tiempo y materiales. Esto se debe a que este tipo de contrato permite que los clientes participen en cada paso del proceso. Pueden revisar el proceso de toma de decisiones y contabilizar tanto los gastos como la mano de obra involucrada en el proyecto. 

Por lo tanto, los clientes que busquen más transparencia y responsabilidad estarán mejor con un contrato por tiempo y materiales. 

Ventaja 4: Flexibilidad presupuestaria

La facturación progresiva es típica de un contrato T&M ya que permite al cliente comprender los costes en cada etapa del proyecto. 

La flexibilidad del presupuesto también puede ser una ventaja para los contratistas. Tendrán la oportunidad de proponer nuevas ideas de construcción o características alternativas que pueden ser una opción aún mejor durante la fase de implementación del proyecto. 

Ventaja 5: Negociación más fácil antes del inicio del proyecto

Muchos elementos importantes del proyecto, como el plazo y los costes, no están determinados cuando se firma el contrato T&M. 

La negociación entre el cliente y el contratista suele ser mucho más sencilla ya que las partes no tienen que ser demasiado específicas en cuanto al presupuesto, el plazo o incluso el alcance del proyecto. Pueden ponerse de acuerdo sobre ciertos aspectos del proyecto y luego decidir los próximos pasos mientras el proyecto está en curso. 

¿Cuáles son las desventajas de los contratos por tiempo y materiales?

Si bien un contrato T&M tiene muchas ventajas, también tiene algunas desventajas, especialmente cuando se trata de ciertos tipos de proyectos. 

Desventaja 1: Dificultad en el seguimiento del tiempo y los materiales  

Con un contrato por tiempo y materiales, a los trabajadores se les paga en función del tiempo dedicado a un proyecto y los materiales utilizados. Por lo tanto, se debe realizar un seguimiento meticuloso de cada hora y gasto para garantizar que todos reciban un pago justo. 

Este puede ser un proceso bastante agotador y, a menudo, implica costes adicionales de administración y seguimiento adecuado. 

Desventaja 2: No hay incentivos para la eficiencia de los trabajadores

Una de las principales desventajas de los contratos T&M es que a menudo no incluyen un alcance claro de los proyectos ni un cronograma definido. Cuando no hay plazos ni limitaciones de alcance, los trabajadores no tienen incentivos para terminar su trabajo de manera eficiente. Es más, incluso se les puede motivar a trabajar más tiempo para poder cobrar por más horas trabajadas.

Por suerte, hoy en día muchos contratos por tiempo y materiales tienen cláusulas de no excedencia y de horas máximas para evitar que esto suceda. 

Desventaja 3: Incertidumbre en los costes

La flexibilidad en el presupuesto puede permitir una mayor libertad en la toma de decisiones. Sin embargo, también trae mucha incertidumbre. 

Por eso siempre existe el riesgo de que el proyecto resulte demasiado caro para el cliente. 

Desventaja 4: Incertidumbre en las ganancias

Sin cláusulas específicas que regulen este elemento, los contratos por tiempo y materiales pueden generar incertidumbre en ámbito de ganancias para los contratistas. Este es un riesgo enorme en caso de que un contrato no contenga márgenes y porcentajes de ganancias para los contratistas.

Por ejemplo, si los precios de la mano de obra aumentan durante la construcción, pueden consumir una gran parte de los ingresos destinados al contratista, reduciendo la ganancia estimada. 

Desventaja 5: Dependencia en la confianza

Con un contrato T&M, el cliente debe confiar en que el contratista informará verazmente los costes y las horas trabajadas. 

Por otro lado, los contratistas deben confiar en que el cliente les reembolsará sin tener que recurrir a acciones legales, lo que puede ser una opción costosa. 

Conclusión: Protégete de la imprevisibilidad para aprovechar los beneficios de un contrato por tiempo y materiales

Un contrato por tiempo y materiales es ideal para clientes que quieren más flexibilidad con respecto al presupuesto y el alcance del proyecto. Sin embargo, puede generar mucha imprevisibilidad en lo que respecta a los costes y la duración del proyecto. 

Al incluir componentes clave como horas máximas y cláusulas de “no exceder”, tanto los clientes como los contratistas pueden disfrutar de los beneficios de un contrato flexible sin temor a exceder el presupuesto o enfrentar problemas legales.  

Además, utilizar herramientas de control de gastos y tiempo te ayuda a obtener una comprensión profunda de la mano de obra y los costes involucrados en un proyecto, lo que garantiza que todos estén adecuadamente informados y reembolsados por su trabajo.