Cómo gestionar proyectos en Clockify: Guía de configuración (2026)

Clockify es una herramienta de gestión de proyectos centrada en el tiempo que te permite controlar las horas de los proyectos, supervisar el progreso y planificar las horas de trabajo futuras en todos los proyectos. 

Con funciones de registro de tiempo, presupuesto, planificación, informes y facturación, Clockify simplifica la gestión del tiempo de los proyectos y te ayuda a mejorar la productividad. La aplicación cubre todo el flujo de trabajo de gestión de proyectos para equipos de servicio y se integra perfectamente con herramientas Kanban para equipos que también necesitan el seguimiento de dependencias.

• Clockify permite a los equipos controlar el tiempo dedicado a los proyectos, configurar alertas de presupuesto y supervisar el progreso del proyecto desde su inicio hasta su entrega.
• Clockify te permite crear proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo, registrar el tiempo facturable y los gastos, establecer presupuestos, analizar el progreso y generar facturas para clientes. 
• Clockify se integra con numerosas aplicaciones de gestión de tareas y calendarios, lo que reduce la necesidad de introducir datos manualmente y cambiar de aplicación constantemente.
• Las empresas pequeñas y medianas utilizan Clockify para supervisar la productividad de sus empleados, reducir la pérdida de tiempo, optimizar los recursos y mejorar la rentabilidad de sus proyectos.

¿Qué es el seguimiento de proyectos?

El seguimiento de proyectos es el proceso de supervisar y comparar el progreso planificado con el real en cuanto a tiempo, presupuesto y horas de equipo.  

Clockify by CAKE.com te permite estimar la duración de un proyecto, supervisar su progreso y comparar el tiempo estimado con el tiempo registrado para evaluar el rendimiento de tu equipo.

Para un mejor control del presupuesto, puedes configurar alertas para recibir notificaciones cuando un proyecto o tarea alcance un determinado porcentaje de su presupuesto estimado.

Para mejorar la visibilidad para las partes interesadas, Clockify te permite crear informes transparentes que puedes compartir con tus clientes mediante un enlace.

Cómo Clockify organiza tu trabajo

Clockify te permite organizar tu tiempo mediante una jerarquía estructural de 4 niveles:

• Cliente
• Proyecto
• Tareas
• Etiquetas 

En Clockify, los Clientes se utilizan para organizar los proyectos. Un cliente (la empresa a la que facturas) puede tener varios proyectos, pero un proyecto solo puede pertenecer a un cliente.  

En cuanto a los Proyectos (el compromiso o iniciativa), puedes crear tantos como quieras, archivarlos o eliminarlos.

Dentro de cada proyecto, puedes crear Tareas que representan unidades de trabajo más pequeñas.

Para añadir contexto detallado a las entradas de tiempo individuales, puedes usar Etiquetas (etiquetas que se aplican a varios proyectos, como "administración"). Las etiquetas son útiles para filtrar y generar informes fácilmente.

Para comprender mejor cómo los equipos de diferentes sectores pueden organizar su trabajo en Clockify, consulta la siguiente tabla:

Para obtener más información sobre la jerarquía estructural de Clockify, consulta nuestra página de ayuda sobre la clasificación del tiempo. 

¿Qué plan necesitas para gestionar proyectos en Clockify?

Algunas funciones para gestionar proyectos en Clockify están disponibles de forma gratuita, mientras que otras requieren una actualización. 

Aquí tienes un resumen de las funciones gratuitas y de pago de gestión de proyectos de Clockify para ayudarte a evaluar tus opciones:

NOTA: La exportación de informes en CSV y Excel es de pago, al igual que los informes compartidos (la exportación de informes en PDF es gratuita). Además, el rol de Gerente es una función de pago.

¿Cómo gestionar proyectos en Clockify by CAKE.com?

Clockify ofrece un conjunto completo de funciones para gestionar proyectos de principio a fin.

1. Crea un proyecto y asigna un cliente

Crear un proyecto en Clockify es sencillo:

• Ve a Proyectos
• Haz clic en Crear nuevo proyecto
• Nombra el proyecto
• Selecciona un cliente o crea uno nuevo (escribiendo un nombre y haciendo clic en Crear cliente)
• Haz que el proyecto sea Público o Privado

También puedes crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla que hayas guardado previamente.

Al crear un proyecto y asignarle un cliente, el trabajo que realices en él se vinculará al cliente al que posteriormente facturarás tus servicios.

También puedes crear un nuevo cliente accediendo a Clientes, introduciendo su nombre y haciendo clic en Añadir. El cliente se añadirá automáticamente a tu lista.

Lee más información sobre cómo gestionar proyectos y clientes en Clockify. También puedes importar clientes y proyectos a la aplicación mediante un archivo CSV.

Controlador de tiempo del equipo

Clockify by CAKE.com te permite registrar las horas de trabajo en todos los proyectos, analizar su progreso y crear facturas profesionales para tus clientes.

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2. Configura estimaciones y recordatorios

Para controlar el progreso de tu proyecto, puedes configurar una estimación de tiempo para todo el proyecto. Simplemente ve a Proyectos, selecciona un proyecto y abre la pestaña Configuración. Luego, selecciona Estimación de tiempo en la sección Estimación del proyecto, haz clic en Manual, e introduce tu estimación en horas. 

Configura estimaciones de tiempo en Clockify

También puedes definir una estimación para cada tarea del proyecto. La estimación total del proyecto será la suma de las estimaciones de todas las tareas.

Para establecer una estimación de presupuesto y controlar el presupuesto del proyecto, selecciona Presupuesto del proyecto. Tendrás la opción de introducir manualmente el presupuesto para todo el proyecto o establecer un presupuesto para cada tarea.

Para incluir los gastos facturables en el presupuesto, activa esa opción. 

También puedes configurar un recordatorio para evitar exceder el tiempo o el presupuesto estimado. Recibirás una notificación por correo electrónico cuando un proyecto alcance un determinado porcentaje de su estimación (por ejemplo, el 75 %).

Para obtener más detalles sobre cómo funcionan las alertas, consulta nuestra página de ayuda sobre cómo configurar alertas de proyecto en Clockify. 

Como herramienta eficaz para el seguimiento de plazos de proyectos, Clockify ayuda a los equipos a supervisar el progreso y cumplir con el cronograma. Esto permite la finalización puntual de los proyectos.

3. Divide el proyecto en tareas

Dentro de cada proyecto, puedes añadir tantas tareas como necesite tu equipo. Para crear tareas en Clockify, debes:

• Ir a tu proyecto
• Abrir la pestaña Tareas
• Escribir el nombre de la tarea
• Hacer clic en Añadir

También puedes añadir detalles de la tarea, como el responsable o el estado de facturación. 

Para cada tarea, puedes establecer una tarifa por hora (para ver las ganancias que genera) y un coste (para ver el coste que implica trabajar en ella). 

4. Organiza y añade miembros de equipo

Para gestionar tu equipo en Clockify, debes invitar a los miembros a tu espacio de trabajo. 

Ve a Equipo y haz clic en Añadir nuevo miembro/Añadir miembro completo. Luego, introduce el correo electrónico del miembro y haz clic en Enviar invitación. La persona invitada recibirá un correo electrónico con el enlace de activación. Finalmente, debe hacer clic en el enlace y verificar su correo electrónico. 

En la página de equipo, también puedes dividir a tus miembros en grupos. De esta forma, podrás asignar a todo el grupo a un proyecto en lugar de añadirlos uno por uno.

Además, puedes establecer tarifas de facturación y costes para cada miembro. Las tarifas de costes muestran el coste de la hora de trabajo de un miembro del equipo, mientras que las tarifas de facturación muestran los ingresos por hora trabajada.

Una vez que los miembros del equipo se unan a tu espacio de trabajo, puedes añadir miembros o grupos específicos a tu proyecto. 

Antes de añadir personas a un proyecto, verifica la disponibilidad de tu equipo. Usa la Vista de equipo en el Plan de Clockify para confirmar quién tiene horas disponibles antes de invitarlos a un proyecto.

5. Configura roles y permisos

Para una gestión eficiente del flujo de trabajo, debes comprender quién puede ver y hacer qué en Clockify. Los diferentes roles de usuario en Clockify son:

• Propietario
• Administradores
• Gerentes del proyecto y equipo
• Usuarios regulares

Una vez que creas un espacio de trabajo en Clockify, te conviertes en su propietario y obtienes control total sobre su administración. Los propietarios tienen todos los derechos de los administradores, además de la capacidad de eliminar el espacio de trabajo y configurar el inicio de sesión único (SSO).

Los administradores tienen un control significativo dentro de Clockify. Pueden crear y gestionar proyectos, asignar roles, definir tarifas de facturación y mucho más. 

El rol de administrador solo puede ser asignado por el propietario u otros administradores. Ve a Equipo, busca al usuario que quieres designar como administrador, haz clic en + Rol junto a su nombre y selecciona Administrador.

Al otorgar permisos en la configuración del espacio de trabajo, los administradores pueden permitir que otros miembros del equipo creen proyectos. 

Mientras que los gerentes de equipo supervisan usuarios o grupos específicos, el acceso de los gerentes de proyectos se centra en los proyectos que administran. En Clockify, los gerentes de proyectos pueden ver el tiempo registrado para sus proyectos, administrar los detalles del proyecto y planificar las asignaciones.

Aprende a asignar roles de gerente en Clockify.

Si los gerentes de proyectos o los gerentes de equipo no pueden aprobar las planillas de horarios, es porque el administrador no les ha otorgado permiso.

Los usuarios regulares pueden seguir su tiempo, ver sus propias entradas y las de otros (a menos que estén deshabilitadas) y crear tareas y proyectos (si tienen permiso).      

Si un miembro del equipo dice que no puede ver un proyecto, probablemente sea un usuario regular en un proyecto privado. En ese caso, el administrador o gerente de proyecto puede añadirlo al proyecto o configurarlo como público.

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6. Asigna tareas a tu equipo

Puedes organizar a las personas por proyecto o distribuir los proyectos por miembro o grupo del equipo, lo que te resulte más fácil. En ambos casos, Clockify te permite alternar entre la vista de Proyectos y la de Equipo, manteniendo la misma información que ingresaste. 

Para abrir la vista de Proyectos, ve al Plan de Clockify y haz clic en la pestaña Proyectos. Aquí puedes crear una agenda para tu equipo:

• Define el período de tiempo
• Añade proyectos y miembros del equipo
• Asigna tareas

Cuando se añade un nuevo miembro al equipo, su línea de planificación aparecerá en blanco hasta que publiques la planificación para notificarle sobre la tarea.

Puedes usar el mouse para mover una tarea planificada al otro día o dividir la asignación en dos. 

Para crear una nueva asignación para un miembro del equipo, haz clic en un espacio vacío en la fila de la línea de tiempo del usuario. Luego, selecciona una tarea, define un período y especifica las horas/días de trabajo. También puedes configurar la asignación para que se repita semanalmente (por ejemplo, durante 2 semanas).

Si quieres comprobar la disponibilidad de tu equipo, abre la pestaña Equipo. Allí podrás ver quién tiene horas libres, quién ha alcanzado su capacidad máxima (objetivo de seguimiento del tiempo), y quién tiene exceso de horas asignadas. 

Verificar la capacidad de tu equipo te ayuda a equilibrar la carga de trabajo y prevenir el agotamiento de los empleados. 

7. Controla las horas facturables y no facturables del proyecto

Para garantizar la transparencia entre tú y tus clientes con respecto al tiempo dedicado a tareas facturables y no facturables (por ejemplo, reuniones o corrección de errores), todo el trabajo de un proyecto debe registrarse correctamente. 

Tu equipo puede seguir el tiempo que dedica a cada proyecto utilizando:

• Temporizador
• Planilla de horarios
• Rastreador automático

Para registrar el tiempo con el Temporizador de Clockify, ve a la página de Rastreador, introduce una descripción de tu trabajo y selecciona el proyecto. Para marcar tu tiempo como facturable, haz clic en el signo $ (se pondrá azul). Después, haz clic en Iniciar. Cuando termines tu tarea, haz clic en Detener para finalizar el registro del tiempo facturable.

Si olvidaste iniciar el temporizador, puedes usar el modo manual para introducir las horas de inicio y finalización de actividades anteriores. 

Sea cual sea el método que uses para registrar tus horas de trabajo, todas tus entradas de tiempo se encuentran en la página del Rastreador.

Si tu equipo prefiere registrar sus actividades laborales diarias o semanales al final del día/semana laboral, puede usar la función de Planilla de horarios. Posteriormente, pueden enviar sus planillas para que el gerente las revise.

Descubre cómo modificar las entradas de tiempo en tu planilla añadiendo detalles como la hora de inicio y finalización o el estado de facturación.

El Rastreador automático de Clockify ayuda a los miembros de tu equipo a controlar el tiempo que dedican a diferentes aplicaciones y sitios web mientras trabajan en un ordenador. Solo ellos pueden ver estos registros y elegir qué entradas quieren transferir a la web de Clockify (donde su responsable podrá verlas).

Aprende a crear entradas de tiempo a partir de actividades en el Rastreador automático de Clockify.

Sigue el tiempo con Clockify

8. Registra los gastos del proyecto

La gestión de proyectos a veces requiere gastos adicionales no incluidos inicialmente en el presupuesto.

Clockify te permite a ti y a tu equipo registrar cualquier gasto que pueda incurrir durante un proyecto: tarifas fijas (por ejemplo, tarifas diarias, anticipos, pago de horas extras) o gastos por unidad (por ejemplo, horas, kilometraje, materiales).

Con la función de Gastos de Clockify, puedes:

• Crear diferentes categorías de gastos
• Asignarles precios unitarios o introducir cantidades enteras
• Adjuntar recibos
• Vincular los gastos a un proyecto
• Incluir los gastos en una factura

Para crear un gasto en Clockify, haz clic en Añadir gasto. A continuación, selecciona un proyecto, elige una categoría e introduce el importe o la unidad (p. ej., millas). Seleccionar un miembro y una fecha, o añadir una nota, es opcional. 

Finalmente, marca el gasto como facturable para incluirlo en el presupuesto del proyecto y haz clic en Crear.

Para un mejor control de los datos, puedes impedir que los usuarios regulares vean el tiempo y los gastos registrados por otras personas. 

Además de la versión web, los gastos se pueden registrar directamente desde la aplicación móvil (Android, iOS). Esto facilita el seguimiento de gastos en cualquier momento y lugar.

Controla tus gastos con Clockify

9. Controla y pronostica el progreso del proyecto

Si has introducido estimaciones de tiempo o presupuesto para tu proyecto, puedes hacer un seguimiento de su progreso. 

Ve a Proyectos, selecciona un proyecto y abre la pestaña Estado tab. Si has configurado la estimación de presupuesto, podrás ver:

• Importe gastado según las horas facturables registradas
• Importe de los gastos
• Presupuesto restante
• Total de horas registradas (facturables y no facturables)

Si estableces una estimación de tiempo para tu proyecto, la pestaña Estado tendrá un aspecto diferente. Mostrará:

• Total de horas registradas (facturables y no facturables) 
• Horas restantes
• Importe de los gastos

Sigue el progreso del proyecto en Clockify

Para visualizar el progreso de tu proyecto según el tiempo registrado y planificado, usa la función de Pronóstico de Clockify. Por ejemplo, si planificas más horas de las estimadas inicialmente, Pronóstico te avisará de que el proyecto superará la estimación en X horas. 

La parte de la curva de Pronóstico (línea azul punteada) que se encuentra por encima de la línea horizontal de Estimación aparecerá en rojo. Esto indica que tu proyecto superará la estimación.

Puedes usar la función de Pronóstico en Clockify para ajustar estimaciones, modificar los horarios del equipo y reasignar tareas.

10. Comunícate con tu equipo

Para garantizar el éxito del proyecto, es fundamental que los miembros de tu equipo se mantengan conectados e informados. 

Clockify se integra con Pumble, lo que permite a los equipos centralizar la comunicación del proyecto y el seguimiento del tiempo, reduciendo la necesidad de cambiar constantemente de pestaña.

Clockify y Pumble, junto con la app de gestión de proyectos Plaky, forman parte de CAKE.com Bundle, que ofrece estas 3 herramientas de productividad a un precio con un gran descuento de 12,99 $. Así gestionarás tus proyectos, tu tiempo y la comunicación en general con facilidad.

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11. Personaliza los informes de proyecto

Los informes periódicos te brindan una visión general clara del rendimiento del proyecto. Son útiles para informar a los clientes sobre el progreso del proyecto o analizar los costes y las ganancias generadas.

Clockify by CAKE.com ofrece informes Resumidos, Detallados y Semanales, que pueden mostrar cualquier rango de fechas que necesites. También puedes filtrar los datos por:

• Equipo
• Cliente
• Proyecto
• Tarea
• Etiqueta
• Estado
• Descripción

Para generar un informe Resumido, ve a Informes y selecciona Resumido. Si quieres analizar la rentabilidad de tu proyecto, elige un intervalo de tiempo, filtra el informe por proyecto y haz clic en Aplicar filtro. A continuación, abre el menú Mostrar en la esquina superior derecha y marca las casillas Mostrar importe, Mostrar coste y Mostrar beneficio. 

De esta forma, podrás ver el total de horas facturables y el importe, así como el coste y el beneficio calculados en función de las tarifas de facturación y coste.

Para identificar qué tareas consumen tiempo no facturable, utiliza el informe Detallado. Este muestra todos los detalles de los registros de tiempo, incluyendo la hora de inicio y finalización, las fechas, la duración y el estado de facturación.

El informe Detallado te ayuda a identificar tareas no facturables que consumen mucho tiempo y a encontrar oportunidades para mejorar la productividad y la rentabilidad.

Si quieres ver un desglose semanal de todo el tiempo registrado, utiliza el informe Semanal de Clockify.  

Antes de una llamada con un cliente, puedes compartir un informe mediante un enlace. De esta forma, podrá seguir el progreso del proyecto en tiempo real sin necesidad de una cuenta de Clockify. 

Para compartir un informe, haz clic en el icono de compartir, introduce el nombre del informe y configura la visibilidad como Pública. A continuación, haz clic en Crear enlace, copia el enlace y envíalo a tu cliente.

Compartir datos de proyectos en tiempo real con un cliente ayuda a generar confianza y facilita la colaboración y la toma de decisiones.

Analiza los datos de tiempo con Clockify

12. Factura proyectos

Una vez finalizado el trabajo del proyecto, debes facturar a tu cliente por tus servicios.

Para ayudarte a cobrar más rápido, Clockify te permite crear facturas para clientes que puedes personalizar para que sean más profesionales.

Para crear una factura en Clockify, ve a Facturas y haz clic en Crear factura. Luego, selecciona un cliente, cambia la moneda e introduce el ID de la factura. Finalmente, cambia la fecha de vencimiento (si es necesario) y haz clic en Crear.

Una vez que hagas clic en Crear, podrás añadir elementos a la factura, importar el tiempo y los gastos, y gestionar toda la demás información de facturación (por ejemplo, la información de tu empresa y del cliente). Incluso puedes añadir impuestos y descuentos o descargar la factura.

Todas tus facturas aparecerán en la lista de facturas, donde tendrás una visión general clara de su estado (enviadas, pagadas, pendientes de envío, vencidas o anuladas). 

Integraciones de Clockify para la gestión de proyectos

Clockify se integra con más de 100 aplicaciones web, incluyendo herramientas populares de gestión de tareas y calendarios. Esto facilita el seguimiento del tiempo en diferentes plataformas y la gestión de tareas y proyectos.  

Por ejemplo, puedes integrar Jira con Clockify para registrar el tiempo dedicado a las incidencias directamente desde Jira. Cuando un miembro de tu equipo inicia el temporizador en una incidencia de Jira, Clockify recopila automáticamente toda la información importante:

• Descripción (número de clave y título de la incidencia)
• Proyecto (proyecto de Jira)
• Tarea (clave de la incidencia)
• Etiquetas (tipos y etiquetas de incidencia) 

Clockify sincroniza estos detalles con tu registro de tiempo.

Para finalizar el seguimiento del tiempo, los miembros pueden detener el temporizador desde Jira o Clockify (móvil, escritorio o aplicación web). 

Puedes analizar el progreso de tu proyecto y evaluar el rendimiento de tu equipo con los Informes de Clockify.  

Para convertir rápidamente las reuniones con clientes en registros de tiempo, conecta Clockify con Outlook. Así ahorrarás tiempo y minimizarás errores.      

Consulta la tabla a continuación para ver las ventajas de integrar Clockify con Asana, Jira, Trello, ClickUp, Google Calendar y Outlook: 

NOTA: Las integraciones de Clockify están disponibles en el plan Gratis. La única integración nativa de Clockify que no es gratuita es la de QuickBooks (disponible en el plan Standard). Ve los precios ➜

Preguntas frecuentes sobre la gestión de proyectos en Clockify

Aquí encontrarás respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre Clockify.

¿Es Clockify una herramienta de gestión de proyectos?

Aunque principalmente es una herramienta de seguimiento del tiempo, Clockify también funciona como un sistema de seguimiento de proyectos, permitiendo a los equipos:

• Organizar proyectos
• Registrar el tiempo dedicado a las tareas del proyecto
• Supervisar el progreso
• Gestionar presupuestos
• Analizar el rendimiento del proyecto

¿Para qué se utiliza Clockify?

Clockify se utiliza para registrar las horas de trabajo, seguir el progreso del proyecto y analizar la productividad del equipo y la rentabilidad del proyecto. También simplifica la facturación a los clientes, permitiendo a los gerentes crear facturas a partir del tiempo facturable y los gastos.

¿Por qué las empresas utilizan Clockify?

Las empresas utilizan Clockify para aumentar la visibilidad de los proyectos, mejorar la presupuestación y la planificación de recursos, y maximizar los ingresos. La aplicación también ayuda a las organizaciones a optimizar la nómina y a cumplir con las leyes del control horario. 

¿Cómo funciona Clockify para los empleados?

Los empleados pueden aprender a usar Clockify muy rápidamente gracias a su facilidad de uso e interfaz intuitiva. Una vez configurados los proyectos y las tareas e invitando a los miembros del equipo a tu espacio de trabajo, ellos pueden empezar a registrar el tiempo dedicado a las tareas con un solo clic mediante el temporizador. 

Los miembros del equipo también pueden enviar sus planillas de horarios diarias o semanales para su aprobación y solicitar tiempo libre a través de la aplicación. Esto simplifica la gestión de la asistencia y reduce el trabajo administrativo.

Controla las horas de los empleados fácilmente     

¿Clockify puede ver lo que hago?

Lo que los usuarios pueden ver en Clockify depende de su rol y de la configuración del espacio de trabajo. 

Los administradores pueden ver y gestionar los informes de tiempo y gastos de todos los usuarios. También pueden ver la actividad del equipo y aprobar todas las planillas de horarios.

Los gerentes de equipo pueden ver todo el tiempo registrado de los miembros que gestionan. Si está habilitado en la configuración, también pueden aprobar sus planillas de horarios. Los gerentes de proyectos pueden ver todo el tiempo registrado en sus proyectos y aprobar las planillas de los miembros asignados a ellos (si están habilitadas).   

¿Clockify ofrece automatizaciones?

Clockify automatiza lo siguiente:

• Cuando un proyecto alcanza un umbral porcentual determinado, los administradores, gerentes de proyectos y/o miembros del equipo reciben un correo electrónico de alerta de presupuesto.
• Cuando un miembro del equipo no ha enviado su planilla de horarios para un período específico, recibe un recordatorio.
• Cuando los miembros del equipo envían sus planillas de horarios, sus gerentes reciben un correo electrónico. Los miembros reciben una notificación cuando su gerente aprueba o rechaza su planilla.
• Cuando el administrador programa informes, se envían correos electrónicos automáticamente al administrador o a los usuarios seleccionados.    

¿Cuál es la mejor herramienta de control de gestión de proyectos?

Clockify es la mejor opción para la gestión de proyectos centrada en el tiempo y la facturación a clientes. Para equipos que requieren organización Kanban y seguimiento de dependencias, funciona mejor combinado con una herramienta de gestión de tareas como Jira o Asana.   

Controla tus proyectos con Clockify