Crear y gestionar facturas

Crea facturas para clientes según el tiempo registrado y marca las entradas como facturadas, para no facturar dos veces a los clientes.

La facturación es una función de pago que puedes utilizar si actualizas tu espacio de trabajo al plan Standard, Pro o Enterprise.

La facturación debe estar habilitada en la Configuración del espacio de trabajo.

Crear facturas #

Para crear facturas: 

1. Ve a la página de Facturas 
2. Haz clic en Crear factura
3. Selecciona un cliente
4. Cambia la moneda, número de factura, y fechas de emisión/entrega (si se necesita)
5. Haz clic en Crear

After you’ve done that, you can also make some additional changes like:

• Manually add items to the invoice
• Import your tracked time and expenses
• Download the invoice

There are also some actions you can do such as to duplicate the existing invoice and quickly create a new one. 

1. Elige la factura que quieres duplicar
2. Haz clic en el menú de tres puntos
3. Selecciona la opción de Duplicar del menú desplegable

Esta factura recién creada contiene la misma información que la original. Esta información se puede cambiar y editar según tus necesidades. Cualquier entrada de tiempo importada no transferirá su dependencia.

Factura de, nombre, dirección y logo se toman de tu Configuración del espacio de trabajo, y Facturación a dirección se toma del cliente.

 Para editar la dirección del cliente: 

1. Ve a la página de Clientes 
2. Selecciona un cliente
3. Haz clic en el ícono de edición y edita su dirección

Expande tu lista de contactos en la configuración de la página de Facturas. Una vez que añadas más contactos, aparecerán en Factura de en el menú desplegable en cualquier factura. 

Los administradores pueden acceder a la página de Facturas. Puedes permitir que miembros específicos también vean y gestionan en la configuración del espacio de trabajo en la sección Quién puede gestionar facturas.

Edit invoice #

Para editar una factura: 

1. Go to the invoice you’d like to edit
2. Elige una acción del menú desplegable Acciones en la esquina superior derecha
3. Elige una de las siguientes acciones:
   • Ver todas tus facturas
   • Filtrar facturas por estado
   • Marcar facturas como Enviadas, Pagadas, Anuladas
   • Editar, eliminar, cambiar el estado de una factura
   • Descargar gastos

Registro de pago #

La opción de Registro de pago guarda el pago de la factura.

Para registrar el pago de la factura:

1. Selecciona la opción de Registro de pago
2. Aparece la pantalla de Registro de pago
   • Fecha: Introduce la fecha de hoy 
   • Cantidad: Introduce la cantidad de la factura impaga que quieres marcar como Pagada
   • Opcionalmente, cambia la fecha, cantidad o añade una nota

Haz clic en Guardar para completar la acción.

Como resultado, las facturas se marcan como: 

• Pagadas (ingresaste la cantidad total)
• Pagadas parcialmente: (ingresaste la cantidad menor que la cantidad de la factura)

El importe se muestra en la moneda asignada al cliente.

Payments window #

When an invoice is marked as Paid, you’ll see the Payments option in the three-dot menu. This will open a list of all recorded payments for that invoice.

The Payments window includes the following details:

• Fecha: The payment date
• Author: The person who made the payment
• Importe: The total amount paid
• Nota: An optional field where you can add a note

Estado de la factura #

• Las facturas con estado Parcialmente pagada, Totalmente pagada y Anulada no se pueden editar; Para poder editarlas, las facturas pagadas deben marcarse como No enviadas o Enviadas
• Si el estado de la factura es Pagadas parcialmente, podrás ver todos los pagos facturados anteriormente 
• Si la cantidad del pago registrado es un número negativo o cero, la factura se puede marcar inmediatamente como Pagada 
• Si pasa la fecha de vencimiento de la factura enviada, la factura recibe un estado Atrasado 
• Si el estado se cambia a Sin enviar, se eliminan todos los pagos procesados previamente

Todas las demás facturas deben procesarse a través de la opción Registrar pago.

Configurar facturas manualmente #

Clockify te permite marcar manualmente las entradas de tiempo y los gastos como facturados/no facturados. De esta manera, tendrás control total sobre el flujo de trabajo de facturación, seguimiento preciso del tiempo y gastos sin errores de facturas duplicadas.

Para marcar manualmente el tiempo como facturado:

1. Ve al Informe detallado
2. Elige todas las entradas de tiempo que necesitas a través de Edición masiva 
3. Haz clic en Marcar como facturado (junto a Edición masiva en el encabezado de la tabla)

Las entradas de tiempo facturadas tienen una etiqueta Facturado verde junto a ellas en el Informe detallado.

Al pasar el cursor por encima de la etiqueta Facturado, verás el cliente y el ID de factura bajo el cual se facturó la entrada de tiempo (a menos que se haya marcado manualmente como facturado).

De forma predeterminada, a cada nueva factura se le asigna automáticamente un número único en secuencia, como factura1, factura2, factura3, etc., gracias a la función de incremento automático.

Para marcar el tiempo como no facturado:

1. Elige solo entradas de tiempo facturadas 
2. Haz clic en Marcar como no facturado

Conversión de formato de reloj a decimal #

El monto total entre informes y facturas puede diferir ligeramente.

Las facturas redondean el tiempo con dos decimales, mientras que los informes tienen en cuenta más decimales. 

Por ejemplo:
Tienes una entrada de tiempo cuya duración es de 20 minutos, o 0,3333333 h cuando se convierte a formato decimal. Cuando un informe lo multiplica por una tarifa por hora de $100, el resultado en el informe es $33,33. Pero cuando esa entrada se importa a una factura, el tiempo de importación de la factura se redondea a dos decimales (0,33h), que al multiplicarse por $100 equivale a $33,00.

La opción de agrupación también puede dar como resultado montos totales diferentes.

Por ejemplo:
Tienes tres entradas en algún proyecto, cada una de 20 minutos. Si importas el tiempo uno por uno con la opción Agrupar horas: Detallado, la factura generará tres partidas de 0,33 y el monto total será de $99,00 (3 x 0,33h x $100). Pero si eliges la opción Agrupar horas: Proyecto, se resumirán y redondearán usando más decimales (como en los informes), lo que dará como resultado una factura de $100,00.

Para evitar discrepancias debido al redondeo decimal, redondea el tiempo hacia arriba, hacia abajo o al número más cercano 6/12/15/30 minutos (es decir, cualquier número divisible por seis).

Taxes #

Impuesto fields in an invoice form shows the amount of tax added to the total price of a product or a service. Tax can either be a general amount added to the total, or broken down by the item, depending on the tax system used. Clockify uses item-based tax system.

Item-based taxes #

Item-based taxes are used to apply taxes individually to each item on an invoice. This way you can have a better control over your taxes, making sure that taxes are applied only to relevant items.  

This feature is available to users on Standard and higher subscription plans and on Prueba gratis. 

In order to use it, the Invoicing feature needs to be enabled in the Configuración del espacio de trabajo: 

1. Navigate to the workspace name at the top left corner of the page
2. Open the three-dot menu and choose Configuración del espacio de trabajo
3. Navega a la página de Facturación section in the General settings and toggle the switch to enable it

User permissions for this feature depend on the settings in the Permissions tab, in the Workspace settings. 

How item-based taxes work #

 When you create a new invoice, you will see two columns after the AMOUNT column:

• TAX (if only one tax is enabled)
• TAX 2 (if a second tax is enabled in the settings)

Each item on the invoice has checkboxes next to the TAX y TAX 2 columns. By default, these checkboxes are checked (blue with a white tick), indicating that the taxes are applied. Unchecking them means that taxes will not be applied to that particular item.

Taxes are calculated in the following way:

• TAX: This is calculated based on the percentage defined in the Invoice Settings
• TAX 2: If enabled, this is also calculated as a percentage of the item amount

Additionally to that, taxation mode can be:

• Simple: Both taxes are applied to the total amount of the item
  • E.g.: For an item priced at $100, with Tax 1 at 10% and Impuesto 2 at 10%, the calculated taxes will be $10 for each, making the total $120.
• Compound: The second tax is applied on the taxed amount, not the item amount.
  • E.g.: For an item priced at $100, with Tax 1 at 10% and Impuesto 2 at 10%, Tax 1 is $10, and Impuesto 2 is calculated on the taxed amount, resulting in $11 for Impuesto 2, making the total $121.

La checkboxes para TAX y TAX 2 are remembered for each item on the invoice, meaning that the selected state is retained until the invoice is manually edited or changes are made to the tax settings. If you change the tax percentage during invoice creation, the totals will update automatically to reflect the new tax rates.
If you switch from Simple a Compound or vice versa, all Unsent invoices will automatically update to match the new taxation settings.

Por ejemplo:

• Simple to Compound mode: The Apply tax checkbox will appear next to each item
• Compound to simple mode: The Tax 1 y Impuesto 2 checkboxes will reappear

Old invoices are not affected by the new taxation mode and will continue to display the original tax calculation, including the previous formulas. 

Filtrar facturas #

Puedes filtrar facturas por: 

• Estado
• Fecha de emisión
• Cliente
• ID
• Factura del contacto
• Importe 

Para filtrar facturas:

1. Ve a la página de Facturas
2. Elige criterios de filtro en la parte superior de la página de Facturas:
   • Rango de fechas
   • Haz clic en Aplicar filtro
   • Cliente
   • Estado
   • Importe
   • Saldo
   • ID de factura 

Todas las facturas se filtrarán según los criterios seleccionados.

Ordenar por detalles de entrada de tiempo o gasto #

Cuando creas una nueva factura o editas la existente e importas el tiempo y los gastos, puedes optar por mostrarlos de acuerdo con los detalles en la Vista detallada. 

Para hacer eso:

1. Elige la factura en la página de Facturas
2. Haz clic en Importar tiempo y gastos al final de la página
3. Selecciona Detallado en el menú desplegable de Mostrar tiempo 

En la etiqueta de Mostrar en factura elige la etiqueta marcando la casilla y reorganízalas arrastrando y soltando. La casilla de verificación que eligiste aparecerá en la descripción del elemento.

Lo mismo vale para Detalles de gasto y Detalles de entrada de tiempo.

Additional invoice settings #

Puedes recibir facturas en otro idioma o nombrar las cosas de manera diferente (por ejemplo, cambiar la etiqueta de Impuesto a IVA):

1. Ve a la página de Facturas
2. Haz clic en el ícono de engranaje (settings) (configuración) al lado del botón Crear factura
3. En la pestaña de Predeterminados, edita el contenido que quieres que se muestre en cada etiqueta

Después de los cambios que hayas realizado, cada PDF que generes mostrará las nuevas etiquetas.
Cuando creas una nueva factura, puedes heredar algún asunto, nota, fecha de emisión e impuesto predefinidos.

Para establecer valores predeterminados: 

1. Ve a la página de Facturas
2. Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración) en las páginas de Facturas 
3. Realiza los cambios necesarios en la pestaña Predeterminados

Customize invoices exported in PDF from the Appearance tab in the Invoice Settings. Here, you have the option to hide Quantity and Unit Price columns, as well as toggle text direction from left-to-right or right-to-left.
Enable detailed invoicing by including TAX and TAX2 columns in your PDF exports simply by checking the provided boxes.

Existing invoices #

When the user clicks on the Invoices tab and enters any of the invoices, after the Importe column, there should be two columns. TAX and TAX 2 depending on whether you applied one or two taxes on your invoices. 

Paid and partially paid invoices cannot be edited and the checkboxes are disabled, as well. 

Download invoices in PDF #

You can choose which columns should be visible in the downloaded PDF file. You can customize the PDF in the Configuración de facturas > Appearance tab and choose if you’d like to include TAX and TAX 2. 

Depending on which items you checked, those columns will be displayed in the PDF file. 

TAX and TAX 2 are system names which can be changed for the download file in the Invoices, Translation tab, where TAX and TAX 2 are input fields.

Configuración de traducciones #

Con las traducciones, puedes personalizar las etiquetas de tus facturas, desde tipos de elementos hasta montos totales adeudados. 

Las traducciones aparecerán en el PDF y en las versiones impresas de todas tus facturas.

1. Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración) al lado del botón Crear factura en la página de Facturas
2. Selecciona la pestaña de Traducciones
3. Ubica el campo etiquetado como Tipo de elemento e introduce tu traducción
4. Repite el paso 3 para cada campo relevante
5. Guarda tus traducciones

Si eliminas un valor en el campo de etiqueta, esa etiqueta no aparecerá en la versión PDF de la factura.