Crear y gestionar facturas

Crea facturas para clientes según el tiempo registrado y marca las entradas como facturadas, para no facturar dos veces a los clientes.

La facturación es una función de pago que puedes utilizar si actualizas tu espacio de trabajo al plan Standard, Pro o Enterprise.

La facturación debe estar habilitada en la Configuración del espacio de trabajo.

Crear facturas #

Para crear facturas: 

1. Ve a la página de Facturas 
2. Haz clic en Crear factura
3. Selecciona un cliente
4. Cambia la moneda, número de factura, y fechas de emisión/entrega (si se necesita)
5. Haz clic en Crear

Una vez que hayas hecho eso, también puedes realizar algunos cambios adicionales como:

• Agregar elementos manualmente a la factura
• Importar el tiempo y los gastos registrados
• Descargar la factura

También existe la opción de duplicar la factura existente y crear rápidamente una nueva. 

1. Elige la factura que quieres duplicar
2. Haz clic en el menú de tres puntos
3. Selecciona la opción de Duplicar del menú desplegable

Esta factura recién creada contiene la misma información que la original. Esta información se puede cambiar y editar según tus necesidades. Cualquier entrada de tiempo importada no transferirá su dependencia.

Factura de, nombre, dirección y logo se toman de tu Configuración del espacio de trabajo, y Facturación a dirección se toma del cliente.

 Para editar la dirección del cliente: 

1. Ve a la página de Clientes 
2. Selecciona un cliente
3. Haz clic en el ícono de edición y edita su dirección

Expande tu lista de contactos en la configuración de la página de Facturas. Una vez que añadas más contactos, aparecerán en Factura de en el menú desplegable en cualquier factura. 

Los administradores pueden acceder a la página de Facturas. Puedes permitir que miembros específicos también vean y gestionan en la configuración del espacio de trabajo en la sección Quién puede gestionar facturas.

Editar factura #

Para editar una factura: 

1. Ve a la factura que quieres editar
2. Elige una acción del menú desplegable Acciones en la esquina superior derecha
3. Elige una de las siguientes acciones:
   • Ver todas tus facturas
   • Filtrar facturas por estado
   • Marcar facturas como Enviadas, Pagadas, Anuladas
   • Editar, eliminar, cambiar el estado de una factura
   • Descargar gastos

Registro de pago #

La opción de Registro de pago guarda el pago de la factura.

Para registrar el pago de la factura:

1. Selecciona la opción de Registro de pago
2. Aparece la pantalla de Registro de pago
   • Fecha: Introduce la fecha de hoy 
   • Cantidad: Introduce la cantidad de la factura impaga que quieres marcar como Pagada
   • Opcionalmente, cambia la fecha, cantidad o añade una nota

Haz clic en Guardar para completar la acción.

Como resultado, las facturas se marcan como: 

• Pagadas (ingresaste la cantidad total)
• Pagadas parcialmente: (ingresaste la cantidad menor que la cantidad de la factura)

El importe se muestra en la moneda asignada al cliente.

Ventana de pagos #

Cuando una factura está marcada como Pagada, verás la opción Pagos en el menú de tres puntos. Esto abrirá una lista de todos los pagos registrados para esa factura.

La ventana de Pagos incluye los siguientes detalles:

• Fecha: La fecha de pago
• Autor: La persona que realizó el pago
• Importe: La cantidad total pagada
• Nota: Un campo opcional donde puedes agregar una nota

Estado de la factura #

• Las facturas con estado Parcialmente pagada, Totalmente pagada y Anulada no se pueden editar; Para poder editarlas, las facturas pagadas deben marcarse como No enviadas o Enviadas
• Si el estado de la factura es Pagadas parcialmente, podrás ver todos los pagos facturados anteriormente 
• Si la cantidad del pago registrado es un número negativo o cero, la factura se puede marcar inmediatamente como Pagada 
• Si pasa la fecha de vencimiento de la factura enviada, la factura recibe un estado Atrasado 
• Si el estado se cambia a Sin enviar, se eliminan todos los pagos procesados previamente

Todas las demás facturas deben procesarse a través de la opción Registrar pago.

Configurar facturas manualmente #

Clockify te permite marcar manualmente las entradas de tiempo y los gastos como facturados/no facturados. De esta manera, tendrás control total sobre el flujo de trabajo de facturación, seguimiento preciso del tiempo y gastos sin errores de facturas duplicadas.

Para marcar manualmente el tiempo como facturado:

1. Ve al Informe detallado
2. Elige todas las entradas de tiempo que necesitas a través de Edición masiva 
3. Haz clic en Marcar como facturado (junto a Edición masiva en el encabezado de la tabla)

Las entradas de tiempo facturadas tienen una etiqueta Facturado verde junto a ellas en el Informe detallado.

Al pasar el cursor por encima de la etiqueta Facturado, verás el cliente y el ID de factura bajo el cual se facturó la entrada de tiempo (a menos que se haya marcado manualmente como facturado).

De forma predeterminada, a cada nueva factura se le asigna automáticamente un número único en secuencia, como factura1, factura2, factura3, etc., gracias a la función de incremento automático.

Para marcar el tiempo como no facturado:

1. Elige solo entradas de tiempo facturadas 
2. Haz clic en Marcar como no facturado

Conversión de formato de reloj a decimal #

El monto total entre informes y facturas puede diferir ligeramente.

Las facturas redondean el tiempo con dos decimales, mientras que los informes tienen en cuenta más decimales. 

Por ejemplo:
Tienes una entrada de tiempo cuya duración es de 20 minutos, o 0,3333333 h cuando se convierte a formato decimal. Cuando un informe lo multiplica por una tarifa por hora de $100, el resultado en el informe es $33,33. Pero cuando esa entrada se importa a una factura, el tiempo de importación de la factura se redondea a dos decimales (0,33h), que al multiplicarse por $100 equivale a $33,00.

La opción de agrupación también puede dar como resultado montos totales diferentes.

Por ejemplo:
Tienes tres entradas en algún proyecto, cada una de 20 minutos. Si importas el tiempo uno por uno con la opción Agrupar horas: Detallado, la factura generará tres partidas de 0,33 y el monto total será de $99,00 (3 x 0,33h x $100). Pero si eliges la opción Agrupar horas: Proyecto, se resumirán y redondearán usando más decimales (como en los informes), lo que dará como resultado una factura de $100,00.

Para evitar discrepancias debido al redondeo decimal, redondea el tiempo hacia arriba, hacia abajo o al número más cercano 6/12/15/30 minutos (es decir, cualquier número divisible por seis).

Impuestos #

Los campos de impuestos en un formulario de factura muestran la cantidad de impuestos que se agregan al precio total de un producto o servicio. El impuesto puede ser una cantidad general agregada al total o desglosada por artículo, según el sistema de impuestos utilizado. Clockify utiliza un sistema de impuestos basado en elementos.

Impuestos basados ​​en elementos #

Los impuestos basados ​​​​en elementos se utilizan para aplicar impuestos individualmente a cada elemento en una factura. De esta manera, puedes tener un mejor control sobre tus impuestos, asegurándote de que los impuestos se apliquen solo a los elementos relevantes.  

Esta función está disponible para los usuarios con planes de suscripción Standard y superiores y con Prueba gratuita. 

Para usarla, la función Facturación debe estar habilitada en la Configuración del espacio de trabajo: 

1. Navega hasta el nombre del espacio de trabajo en la esquina superior izquierda de la página
2. Abre el menú de tres puntos y elige Configuración del espacio de trabajo
3. Navega hasta la sección Facturación en la configuración General y activa el interruptor para habilitarlo

Los permisos de usuario para esta función dependen de la configuración en la pestaña Permisos, en la Configuración del espacio de trabajo. 

Cómo funcionan los impuestos basados ​​en elementos #

 Cuando creas una nueva factura, verás dos columnas después de la columna CANTIDAD:

• IMPUESTO (si solo está habilitado un impuesto)
• IMPUESTO 2 (si está habilitado un segundo impuesto en la configuración)

Cada elemento de la factura tiene casillas de verificación junto a las columnas IMPUESTO e IMPUESTO 2. De manera predeterminada, estas casillas de verificación están marcadas (azul con una marca de verificación blanca), lo que indica que se aplican los impuestos. Si las desmarcas, significa que no se aplicarán impuestos a ese elemento en particular.

Los impuestos se calculan de la siguiente manera:

• IMPUESTO: se calcula en función del porcentaje definido en la Configuración de la factura
• IMPUESTO 2: si está habilitado, también se calcula como un porcentaje del importe del artículo

Además, el modo de imposición puede ser:

• Simple: Ambos impuestos se aplican al importe total del elemento
  • Por ejemplo: para un artículo con un precio de $100, con el Impuesto 1 al 10% y el Impuesto 2 al 10%, los impuestos calculados serán $10 para cada uno, lo que hace un total de $120.
• Compuesto: El segundo impuesto se aplica al importe gravado, no al importe del elemento.
  • Por ejemplo: para un elemento con un precio de $100, con el Impuesto 1 al 10% y el Impuesto 2 al 10%, el Impuesto 1 es $10 y el Impuesto 2 se calcula sobre el importe gravado, lo que da como resultado $11 para el Impuesto 2, lo que hace un total de $121.

Las casillas de verificación de IMPUESTO e IMPUESTO 2 se recuerdan para cada elemento de la factura, lo que significa que el estado seleccionado se conserva hasta que se edite manualmente la factura o se realicen cambios en la configuración de impuestos. Si cambias el porcentaje de impuestos durante la creación de la factura, los totales se actualizarán automáticamente para reflejar las nuevas tasas de impuestos.
Si cambias de modo Simple a Compuesto o viceversa, todas las Facturas no enviadas se actualizarán automáticamente para que coincidan con la nueva configuración de impuestos.

Por ejemplo:

• Modo Simple a Compuesto: La casilla de verificación Aplicar impuesto aparecerá junto a cada elemento
• Modo Compuesto a Simple: Las casillas de verificación Impuesto 1 e Impuesto 2 volverán a aparecer

Las facturas antiguas no se ven afectadas por el nuevo modo de impuestos y seguirán mostrando el cálculo de impuestos original, incluidas las fórmulas anteriores. 

Filtrar facturas #

Puedes filtrar facturas por: 

• Estado
• Fecha de emisión
• Cliente
• ID
• Factura del contacto
• Importe 

Para filtrar facturas:

1. Ve a la página de Facturas
2. Elige criterios de filtro en la parte superior de la página de Facturas:
   • Rango de fechas
   • Haz clic en Aplicar filtro
   • Cliente
   • Estado
   • Importe
   • Saldo
   • ID de factura 

Todas las facturas se filtrarán según los criterios seleccionados.

Ordenar por detalles de entrada de tiempo o gasto #

Cuando creas una nueva factura o editas la existente e importas el tiempo y los gastos, puedes optar por mostrarlos de acuerdo con los detalles en la Vista detallada. 

Para hacer eso:

1. Elige la factura en la página de Facturas
2. Haz clic en Importar tiempo y gastos al final de la página
3. Selecciona Detallado en el menú desplegable de Mostrar tiempo 

En la etiqueta de Mostrar en factura elige la etiqueta marcando la casilla y reorganízalas arrastrando y soltando. La casilla de verificación que eligiste aparecerá en la descripción del elemento.

Lo mismo vale para Detalles de gasto y Detalles de entrada de tiempo.

Configuración de facturas adicional #

Puedes recibir facturas en otro idioma o nombrar las cosas de manera diferente (por ejemplo, cambiar la etiqueta de Impuesto a IVA):

1. Ve a la página de Facturas
2. Haz clic en el ícono de engranaje (settings) (configuración) al lado del botón Crear factura
3. En la pestaña de Predeterminados, edita el contenido que quieres que se muestre en cada etiqueta

Después de los cambios que hayas realizado, cada PDF que generes mostrará las nuevas etiquetas.
Cuando creas una nueva factura, puedes heredar algún asunto, nota, fecha de emisión e impuesto predefinidos.

Para establecer valores predeterminados: 

1. Ve a la página de Facturas
2. Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración) en las páginas de Facturas 
3. Realiza los cambios necesarios en la pestaña Predeterminados

Personaliza las facturas exportadas en formato PDF desde la pestaña Apariencia ten la Configuración de facturas. Aquí, tienes la opción de ocultar las columnas Cantidad y Precio unitario así como de alternar la dirección del texto de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
Habilita la facturación detallada incluyendo las columnas IMPUESTO e IMPUESTO 2 en tus exportaciones en formato PDF simplemente marcando las casillas correspondientes.

Facturas existentes

Cuando el usuario hace clic en la pestaña Facturas e ingresa cualquiera de las facturas, después de la columna Cantidad debe haber dos columnas: IMPUESTO e IMPUESTO 2, según si aplicó uno o dos impuestos en sus facturas. 

Las facturas pagadas o parcialmente pagadas no se pueden editar y las casillas de verificación también están deshabilitadas. 

Descargar facturas en PDF #

Puedes elegir qué columnas deben estar visibles en el archivo PDF descargado. Puedes personalizar el PDF en la pestaña Configuración de facturas > Apariencia y elegir si quieres incluir IMPUESTO e IMPUESTO 2. 

Según los elementos que hayas marcado, esas columnas se mostrarán en el archivo PDF. 

IMPUESTO e IMPUESTO 2 son nombres del sistema que se pueden cambiar para el archivo descargado en la pestaña Facturas, Traducción, donde IMPUESTO e IMPUESTO 2 son campos de entrada.

Configuración de traducciones #

Con las traducciones, puedes personalizar las etiquetas de tus facturas, desde tipos de elementos hasta montos totales adeudados. 

Las traducciones aparecerán en el PDF y en las versiones impresas de todas tus facturas.

1. Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración) al lado del botón Crear factura en la página de Facturas
2. Selecciona la pestaña de Traducciones
3. Ubica el campo etiquetado como Tipo de elemento e introduce tu traducción
4. Repite el paso 3 para cada campo relevante
5. Guarda tus traducciones

Si eliminas un valor en el campo de etiqueta, esa etiqueta no aparecerá en la versión PDF de la factura.