Objetivos y recordatorios

En Clockify, puedes establecer objetivos de seguimiento del tiempo para tu equipo, lo que garantiza que cumplan con sus horas diarias, semanales y mensuales. Si un miembro del equipo no cumple con su objetivo o registra más tiempo del necesario, recibirá automáticamente un recordatorio por correo electrónico.
Los gerentes y administradores también pueden recibir notificaciones diarias, semanales o mensuales sobre los miembros del equipo que no han cumplido con sus objetivos o han registrado demasiado tiempo.

Los objetivos y recordatorios son una función de pago, que puedes habilitar actualizando al plan Standard, Pro o Enterprise.

También existe el recordatorio, Olvidaste iniciar el temporizador que puedes habilitar dentro de las aplicaciones de rastreo de tiempo (aplicación de escritorio y extensión de navegador, función gratuita).

Tipos de recordatorios #

1. Los recordatorios de usuario notifican a los usuarios individuales si no han registrado suficientes horas durante un período específico (diario/semanal/mensual)
2. Los recordatorios de gerente/administrador/propietario informan a los gerentes, administradores y propietarios del equipo cuando algún miembro del espacio de trabajo no cumple con las horas objetivo

Configurar recordatorios de planilla de horarios #

Como propietario o administrador, puedes configurar recordatorios para tus usuarios en la Team page > página de Equipo > pestaña de Recordatorios.
A continuación, se muestra cómo personalizarlos:

1. Selecciona Su capacidad laboral para configurar recordatorios en función de la capacidad laboral individual de cada usuario (calculada automáticamente)
2. Selecciona Tiempo personalizadopara establecer un objetivo fijo de horas
   Puedes definir las horas objetivo para cada usuario para el seguimiento diario, semanal o mensual.

Una vez configurado, Clockify enviará automáticamente correos electrónicos recordatorios cuando un miembro del equipo no cumpla con su objetivo o registre más de la cantidad de horas objetivo.

Personalizar la configuración de recordatorios #

Para recordatorios diarios, semanales y mensuales:

• Selección de período: Al configurar recordatorios, puedes seleccionar el período de tiempo (Diario, Semanal, Mensual)
• Tipo de objetivo: Elige si los recordatorios se basan en la capacidad laboral del usuario o en un objetivo de tiempo personalizado. Si se selecciona el tiempo personalizado, se te solicitará que ingreses una cantidad específica de horas.
  • Valores predeterminados:
    • Diariamente: 8 horas
    • Semanalmente: 40 horas
    • Mensualmente: 160 horas
  • Límites ajustables: El campo para horas personalizadas tiene un mínimo de 0 horas y un máximo de:
    • Diariamente: 24 horas
    • Semanalmente: 168 horas
    • Mensualmente: 744 horas

Recordatorios específicos del usuario #

• Recordatorios diarios: Si has configurado el Día, los miembros del equipo recibirán el correo electrónico de recordatorio al día siguiente (puedes elegir días laborables para cuando las personas tengan que cumplir con sus objetivos)
• Weekly reminders: If you’ve configured a weekly reminder, team members will receive the notification on the first day of the next week (week start). The default start day of the week can be set by the Owner or Admin in the Workspace settings under the Week start section. However, individual users can have their own Week start adjusted if the Owner or Admin updates their settings on the Team page > Edit profile.
  For example, if Monday is set as the default start day but your first working day is Wednesday, reminders will be scheduled starting from Wednesday, aligning with your personal schedule. The reminder system will always use the user’s specific information. To ensure consistency, it’s a good idea for users to coordinate their start days, times, and time zones if possible.
• Recordatorio mensual: Si has establecido elMes, los miembros del equipo recibirán el correo electrónico de recordatorio el primer día del mes siguiente.

Puedes configurar varias reglas de recordatorio para cada usuario o grupo (por ejemplo, 7 horas por día como mínimo, pero 40 horas por semana y 150 horas por mes).

Grupos de usuarios para recordatorios masivos

Para ahorrar tiempo, puedes asignar usuarios a grupos. Esto te permite asignar recordatorios a varias personas a la vez en lugar de seleccionar a cada usuario individualmente.

Tiempo libre y vacaciones

No hay recordatorios durante el tiempo libre. Los usuarios que estén de vacaciones o que hayan aprobado tiempo libre no recibirán recordatorios por los días en que estén ausentes.

Los usuarios que no han verificado sus correos electrónicos no recibirán los recordatorios.

Correos para administradores y gerentes #

Si quieres recibir un correo electrónico cuando a alguien se le olvida registrar el tiempo o registra más de lo que debería, pincha la opción Ellos y selecciona quién más necesita recibir el correo (administrador, gerente de equipo).

Los recordatorios para ellos incluirán:

• Objetivos no alcanzados: Cuando el tiempo registrado de un miembro del equipo esté por debajo del objetivo, aparecerá en texto rojo en el correo electrónico
• Correo electrónico de resumen: Todos los recordatorios diarios, semanales y mensuales para los miembros del equipo se pueden incluir en un solo correo electrónico
• Notas personalizadas: El asunto y el cuerpo del correo electrónico incluirán una nota con detalles sobre el tiempo libre específico que tomó el usuario

Editar recordatorios #

Para editar un recordatorio simplemente haz clic en la sección marcada (usuarios, horas, etc.)

Consideraciones clave #

• Cálculos de tiempo libre: Cuando un usuario solicita tiempo libre (diario, medio día o por hora), el sistema vuelve a calcular su capacidad disponible. Si el usuario ha tomado tiempo libre, su capacidad de trabajo recalculada se utilizará para recordatorios.
  • Día libre completo: La capacidad de trabajo diaria se establece en 0 horas
  • Medio día libre: La capacidad de trabajo diaria se reduce a la mitad
  • Por hora: La capacidad de trabajo se reduce en función de las horas aprobadas
• Choose the correct target type: The way your team’s tracked time is calculated depends on the target setting you choose. Here is a quick breakdown of how they compare:
  • Custom time: This applies a fixed, strict target (e.g., exactly 40 hours per week). If a user takes time off, their goal does not change. They will still receive a reminder for the untracked hours, alongside a note explaining the time off.
  • Their work capacity: This applies a dynamic, intelligent target based on a user’s regular schedule. If they take approved time off or a holiday, the system automatically lowers their weekly goal to match, preventing unnecessary reminders while they are away.

If your team members are receiving reminders while they’re on time off, check their target type:

1. Go to the Team page and select the Reminders tab
2. Change the target type from Custom time to Their work capacity

With this option selected, Clockify will automatically recalculate their weekly capacity to include their time off, ensuring everyone can enjoy their downtime without unnecessary email alerts.

Solicitudes de tiempo libre dobles #

Para evitar solicitudes de tiempo libre dobles, el sistema verifica si hay solicitudes superpuestas:

• Para el mismo usuario: Aparecerá una advertencia si una solicitud de tiempo libre se superpone con una solicitud pendiente o aprobada existente
• Para otro usuario: Aparecerá una advertencia si una solicitud de tiempo libre se superpone con la solicitud de otro usuario