Como uma startup, você e seus funcionários muitas vezes precisam desempenhar diversas funções para manter as operações em andamento. Além disso, vocês enfrentam dificuldades com o planejamento de sprints, a tomada de decisões e a prestação de contas aos investidores.
Ao implementar o aplicativo de controle de tempo Clockify na sua equipe, você conseguirá organizar o trabalho da sua startup com mais eficiência. Neste artigo, explicaremos:
- O que é o controle de tempo de projetos para startups?
- Por que as equipes de startups têm dificuldades com a visibilidade do tempo?
- Por que as equipes de startups têm dificuldades com a visibilidade do tempo?
- Como uma ferramenta de controle de tempo de projetos, o Clockify permite que as equipes de startups registrem suas horas utilizando o
- Cronômetro, as Planilhas ou o Calendário. Para organizar o trabalho da sua startup no Clockify, adicione projetos e clientes, registre o tempo e gere relatórios para entender melhor como o tempo da equipe é distribuído entre os diferentes setores.
- Como proprietário de uma pequena empresa, você deve procurar softwares de controle de tempo que ofereçam opções de relatórios, um período de teste gratuito e sejam fáceis de usar.
- Nossos especialistas recomendam que as equipes de startups registrem o tempo por contas/clientes e, em seguida, adicionem detalhes, como as equipes específicas que trabalharam nessas contas.
O que é o controle de tempo de projetos (e por que é importante para startups)?
O controle de tempo de projetos é uma parte essencial do fluxo de trabalho da sua startup; você pode usar um rastreador de tempo para registrar todas as tarefas executadas por suas equipes em um projeto. Essa prática abrange o controle de tempo em diversos tipos de iniciativas, como:
- Desenvolvimento
- Operações
- Marketing
Aqui estão alguns benefícios do software de gestão de tempo de projeto para startups:
- Minimiza o risco de perder o prazo de um projeto
- Garante registros de tempo mais precisos
- Permite gerar relatórios para seus clientes
necessidades de qualquer startup. Por exemplo, se você precisar registrar tempo e projetos para uma atualização do investidor ou se planeja expandir sua equipe.
Por que as equipes de startups têm dificuldades com a visibilidade do tempo?
Shlomi Beer, cofundador de uma empresa de marketing, afirma que as equipes de startups têm dificuldades com a visibilidade do tempo porque tentam “"equilibrar duas coisas conflitantes: velocidade e autonomia com estrutura e mensuração”
Shlomi explica que a maioria das equipes evita o controle de tempo porque"parece uma questão de controle". Nosso colaborador especialista acrescenta:
"Se o objetivo é monitorar as pessoas, não funciona. Se o objetivo é aprender e melhorar ao longo do tempo, descobrir onde o tempo é desperdiçado, o que é subestimado, o que atrasa a execução — a visibilidade do tempo se torna valiosa."
Shlomi destaca que registrar o tempo sem contexto é praticamente inútil. Em vez disso, sua empresa se preocupa em conectar o tempo registrado com o trabalho real — tarefas ou tickets —, que é a essência do controle de tempo dos projetos.
💡 DICA PROFISSIONAL DO CLOCKIFY
Você ainda pode controlar o tempo de trabalho dos funcionários sem precisar monitorá-los. Descubra como neste guia:
Como organizar o trabalho de uma startup no Clockify
Para um controle de tempo eficiente da sua equipe na startup, use o Clockify da CAKE.com. Vejamos os passos exatos para organizar o trabalho da sua startup com nossa poderosa ferramenta.
#1: Registre o tempo com o Cronômetro, a Planilha de horas ou o Calendário
Como uma ferramenta de controle de tempo de projetos, o Clockify oferece diversos métodos de registro, fazendo com que sua equipe se sinta apoiada e adaptável no gerenciamento de suas horas de trabalho.
Cronômetro — basta clicar no botão Iniciar ao começar a trabalhar e interrompê-lo quando terminar. Você também precisa adicionar uma breve descrição da tarefa e um projeto. Mas, mesmo que cometa um erro, o Clockify permite que você edite todos os campos de registro de tempo posteriormente.
Registro manual de tempo — clique no botão abaixo do Cronômetro para alternar para o registro manual de tempo. Assim como no Cronômetro, você deve adicionar uma descrição da tarefa, um projeto e a duração.
Planilhas de horas — as Planilhas de horas do Clockify são úteis se você preferir adicionar todas as entradas de tempo de uma só vez — no final da semana. Em seguida, adicione uma linha para cada projeto em que você trabalhou naquela semana, juntamente com sua duração.
Use as planilhas de horas GRATUITAMENTE
Se você trabalha em vários projetos, não precisa adicioná-los manualmente todos os dias. Em vez disso, crie um modelo de planilha de horas. Dessa forma, você terá todos os seus projetos e tarefas prontos e só precisará adicionar o tempo. (Lembre-se de que os modelos são visíveis apenas para você.)
Calendário — O Calendário do Clockify é prático para fundadores, gerentes de projeto e CTOs com agendas de reuniões lotadas.
Você pode conectar o Calendário do Clockify ao Google ou Outlook e ter todas as suas reuniões em um só lugar. Melhor ainda, você pode começar a monitorar o tempo gasto em reuniões diretamente do Calendário.
Para adicionar novos horários ao calendário, basta arrastar e soltar o horário desejado.
Existem mais 2 métodos de registro de tempo no Clockify: Quiosque e Rastreador automático.
Independentemente do método de controle de tempo que você escolher para o trabalho da sua startup, tenha certeza de que o Clockify sincroniza todos os seus dados. Por exemplo, se você registrar suas horas com o cronômetro ainda poderá ter uma visão geral do seu dia ou da sua semana no Calendário.
#2: Adicione projetos e clientes para obter dados de tempo mais precisos
Para acompanhar o fluxo de trabalho da sua startup com mais detalhes, você deve adicionar projetos e clientes no Clockify. Depois de adicionar esses dados, atribua seus clientes a projetos específicos. Lembre-se de que você não pode adicionar clientes ao controlar seu tempo, mas pode adicionar seus respectivos projetos.
Em seguida, se desejar selecionar um membro específico da equipe para supervisionar o progresso do projeto e o tempo total monitorado, você pode atribuir a ele a função de gerente de projeto no Clockify. Isso o ajudará a organizar melhor a carga de trabalho da empresa.
Os projetos no Clockify podem ser:
- Públicos — para que todos os membros da equipe possam registrar o tempo gasto neles
- Privados — somente os membros da equipe que têm acesso a esses projetos podem registrar o tempo gasto neles
Os projetos ajudam fundadores e gerentes de produto a entender em que cada membro da equipe trabalha e quanto tempo dedica a esses projetos — tudo em um só lugar.
Dica extra: você também pode usar um atalho de teclado para criar rapidamente um novo projeto (sem adicionar detalhes) — Ctrl / ^ (Control) + Enter.
#3: Transforme dados de tempo em decisões para sua startups com relatórios
Ao trabalhar em equipes de startups de 5 a 30 pessoas, você e seus funcionários podem estar realizando várias tarefas simultaneamente com frequência. Alternar entre projetos e tarefas significa que você não tem uma ideia clara de como a carga de trabalho está distribuída pela empresa.
Com os Relatórios do Clockify, você finalmente pode entender como o tempo da equipe é dividido entre diferentes setores. Por exemplo, os Relatórios resumidos mostram as horas rastreadas que você agrupa por faturabilidade e projeto.
Como você pode ver na captura de tela acima, há um gráfico de pizza incluído no relatório resumido. Esta seção é perfeita se você quiser ver o progresso de cada equipe em seus projetos. Tudo o que você precisa fazer é filtrar por:
- Grupo (equipes específicas como Desenvolvimento, Marketing, Operações) na primeira coluna
- Usuário (membros das equipes de Desenvolvimento, Marketing e Operações)
O Clockify mostra o tempo total registrado ao lado de cada grupo e usuário. A parte do valor — horas registradas multiplicadas pelos valores faturáveis — aparece se você registrar horas faturáveis para sua equipe.
Além disso, se você usa alguns projetos com mais frequência do que outros, pode marcá-los como favoritos. Dessa forma, eles permanecerão no topo do localizador de projetos nas Planilhas de horas.
Portanto, ao procurar um aplicativo de controle de tempo de projetos para sua startup, pense em recursos que possam transformar seus registros em decisões baseadas em dados. Para Tom Bukevicius, nosso colaborador e fundador de uma empresa de marketing, os relatórios são úteis na comunicação com os clientes:
“Em vez de apenas monitorar internamente, transformamos os dados de tempo em resumos simples que mostram aos clientes onde a maior parte do nosso esforço está sendo aplicada. Isso ajuda a gerar confiança e a justificar os orçamentos dos projetos em andamento.”
Exemplo de fluxo de trabalho de uma startup com o Clockify
Veja como criar um fluxo de trabalho para startups com o Clockify:
- Crie seu projeto.
- Defina o orçamento do seu projeto, manualmente ou por tarefa.
- Escolha sua metodologia, como Scrum ou Agile. Se escolher Scrum, você precisa definir seus Sprints.
- Adicione seus Sprints como entradas de tempo no Calendário do Clockify. O Calendário exibe entradas de tempo semanais, permitindo que você adicione entradas de tempo para a semana inteira de uma fase específica do Sprint.
- Atribua funções aos membros da sua equipe. Com o Clockify, você pode atribuir a função de Gerente de projeto a membros específicos da equipe — esses gerentes supervisionam as tarefas do projeto, definem estimativas e gerenciam o acesso ao projeto.
- Revise sua carga de trabalho e cronograma de trabalho com frequência. O recurso de Planejamento do Clockify ajuda você a criar e publicar cronogramas para os membros da sua equipe. Você também pode revisar a carga de trabalho e a capacidade da equipe — esta é a melhor maneira de garantir que todos tenham uma parte igual do trabalho e evitar a sobrecarga dos funcionários.
Como uma equipe de startup controla o tempo gasto em iniciativas paralelas?
James De Roche, fundador de uma empresa de RevOps, afirma que eles seguem as mesmas regras de controle de tempo em toda a empresa:
“Recomendamos uma abordagem simples, rastreando por conta/cliente e, em seguida, categorizando por área (marketing/administração/etc.) com detalhes específicos, para que a liderança saiba quanto tempo as atividades consomem e possa redirecionar os esforços. É importante enfatizar o ‘porquê’ por trás do rastreamento.”
Sendo uma empresa menor com muitas tarefas diferentes para realizar diariamente, James enfatiza a importância do controle de tempo:
“Ver para onde o tempo está indo e redirecionar seu foco força você a priorizar melhor e a criar processos. É difícil ignorar os dados e continuar trabalhando de forma ineficiente quando você está analisando uma planilha de horas.”
Por outro lado, Tom Bukevicius afirma que sua equipe separa o "tempo faturável de planejamento do tempo de execução". Em marketing, eles obtêm valor da estratégia e do pensamento criativo, que não podem ser facilmente medidos por hora. É por isso que a empresa de Tom registra o tempo de forma flexível, com base nas entregas. Mas, para suas equipes de desenvolvimento, o acompanhamento é muito mais estruturado, já que as tarefas são mais claras e fáceis de detalhar.
Cresça com o Clockify: Otimize o fluxo de trabalho da sua startup
Aplicativos de controle de tempo para gerenciamento de projetos, como o Clockify da CAKE.com, ajudam você a expandir seus negócios desde o primeiro dia — sem se preocupar com um impacto no orçamento à medida que sua equipe cresce.
Aqui estão alguns benefícios de usar o Clockify, nossa ferramenta simples e acessível:
- Integrações — O Clockify integra-se com mais de 100 aplicativos empresariais, incluindo Zapier, QuickBooks, GitLab e outros. Isso permite que fundadores, CTOs e gerentes de produto sincronizem suas operações entre vários aplicativos.
- Marketplace — Se você precisar de mais personalização, como complementos para aplicativos de RH, finanças ou gerenciamento de projetos, explore o marketplace da CAKE.com. (Você pode até criar seus próprios complementos personalizados.)
- Pacote CAKE.com — Além do controle de tempo para pequenas empresas, nosso Pacote de Produtividade inclui o Plaky para gerenciamento de projetos e o Pumble para comunicação empresarial. Dessa forma, a CAKE.com Suite permite que você otimize o fluxo de trabalho da sua startup baseada em projetos, sincronizando comunicação, controle de tempo e gerenciamento de projetos.
E, se precisar de ajuda, os agentes de suporte ao cliente do Clockify estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, por e-mail, chat ou telefone — serviço incluído em todos os planos.
Perguntas frequentes sobre controle de tempo de projetos para startups
Aqui estão algumas perguntas frequentes sobre o controle de tempo de projetos para startups.
O que é o controle de tempo de projetos?
O controle de tempo de projetos é o processo de registrar o tempo que você e sua equipe dedicam às tarefas de um projeto. Registrar o tempo gasto em projetos ajuda a ter uma visão clara da carga de trabalho da equipe e do progresso do projeto.
Qual é a melhor maneira de acompanhar um projeto?
Para acompanhar um projeto, você pode usar qualquer aplicativo confiável de gerenciamento de projetos e tarefas. Algumas das principais funcionalidades que um software de gerenciamento de projetos deve incluir são:
- Acompanhamento do progresso
- Organização
- Integração
- Personalização e outros
Uma dessas ferramentas é o Plaky, da CAKE.com — uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que ajuda você a planejar recursos e acompanhar o cronograma e o orçamento do projeto.
Você também pode integrar o Plaky ao Clockify e registrar o tempo gasto em tarefas diretamente pelo Plaky, sem precisar ficar alternando entre os dois aplicativos. Além disso, não importa onde você faça as atualizações, ambos os aplicativos sincronizarão essas alterações.
Qual é o melhor software de controle de tempo para pequenas empresas?
Um software de controle de tempo para pequenas empresas deve ter os seguintes recursos:
- Controle de tempo
- Projetos e clientes
- Relatórios
- Integrações
Para maior conveniência, os rastreadores de tempo devem oferecer mais de um método de registro de tempo — como cronômetro, planilhas de horas, quiosque, calendário e rastreador automático.
Como proprietário de uma pequena empresa, sempre procure uma ferramenta de controle de tempo que tenha um plano gratuito e um período de teste gratuito, como o Clockify da CAKE.com. O Clockify inclui até 5 usuários no plano gratuito e oferece relatórios robustos que podem ser exportados em PDFs.
Ao escolher um rastreador de tempo para suas equipes, os proprietários de pequenas empresas não pensam apenas no preço. Nosso colaborador especialista, Tom Bukevicius, afirma que a adoção da ferramenta é o fator mais importante:
“Se nossa equipe não usar a ferramenta de forma consistente, os dados se tornam praticamente inúteis. Por isso, preferimos ferramentas fáceis de usar, mesmo que tenham menos recursos. O preço é sempre secundário; nos importamos muito mais se a ferramenta se integra naturalmente aos hábitos diários da equipe.”
Como avaliamos esta publicação: Nossos redatores e editores monitoram as publicações e as atualizam quando novas informações são disponibilizadas para mantê-las atualizadas e relevantes.
