Como una startup, tú y tus empleados a menudo tenéis que desempeñar múltiples funciones para mantener las operaciones en marcha. Incluso os enfrentáis a dificultades con la planificación de sprints, la toma de decisiones y la presentación de informes a los inversores.
Pero si implementas la aplicación de seguimiento de tiempo Clockify en tu equipo, finalmente podrás organizar el trabajo de tu startup con éxito. En este artículo, explicaremos:
- Qué es el seguimiento del tiempo de proyectos para startups,
- Por qué los equipos de startups tienen dificultades con la visibilidad del tiempo, y
- Cómo organizar el trabajo de tu startup con Clockify.
- Como software de control del tiempo de proyectos, Clockify permite a los equipos de startups seguir su tiempo con el temporizador, planillas de horarios o calendario.
- Para organizar el trabajo de tu startup en Clockify, añade proyectos y clientes, registra el tiempo y genera informes para comprender mejor cómo se distribuye el tiempo del equipo en los diferentes sectores.
- Como propietario de una pequeña empresa, deberías buscar herramientas de seguimiento de tiempo que ofrezcan informes, una prueba gratuita y sean fáciles de usar.
- Nuestros expertos recomiendan que los equipos de startups registren el tiempo por cuentas/clientes y luego añadan detalles, como los equipos específicos que trabajaron en cada cuenta.
¿Qué es el control del tiempo de proyecto (y por qué es importante para las startups)?
El seguimiento del tiempo de los proyectos es fundamental para el flujo de trabajo de tu startup porque utilizas una herramienta de seguimiento del tiempo para registrar todas las tareas que realizan tus equipos dentro de un proyecto. También abarca el seguimiento del tiempo en todos los tipos de iniciativas de la startup:
- Desarrollo,
- Operaciones, y
- Marketing.
Estos son algunos de los beneficios del software de seguimiento del tiempo de los proyectos para startups:
- Minimiza el riesgo de incumplir los plazos de entrega de los proyectos,
- Garantiza registros de tiempo más precisos, y
- Permite generar informes para tus clientes.
Las aplicaciones de control del tiempo son prácticas para las necesidades de cualquier startup. Por ejemplo, si necesitas registrar el tiempo y los proyectos para una actualización para inversores, o si planeas ampliar tu equipo.
¿Por qué las startups tienen dificultades con la visibilidad del tiempo?
Shlomi Beer, cofundador de una empresa de marketing, afirma que los equipos de startups tienen dificultades con la visibilidad del tiempo porque intentan “equilibrar dos cosas contradictorias: velocidad y autonomía con estructura y medición.”
Shlomi explica que la mayoría de los equipos evitan el seguimiento del tiempo porque “lo perciben como una forma de control.” Nuestro experto colaborador añade:
“Si se trata de supervisar a las personas, fracasa. Si se trata de aprender y mejorar con el tiempo, descubrir dónde se pierde tiempo, qué se subestima, qué ralentiza la ejecución, la visibilidad del tiempo se vuelve valiosa.”
Shlomi destaca que registrar el tiempo sin ningún contexto es prácticamente inútil. En cambio, su empresa se centra en conectar el tiempo registrado con el trabajo real (tareas o incidencias), que es la esencia del seguimiento del tiempo en proyectos.
La función de Monitorización de actividad de Clockify permite a los gerentes ver cuánto tiempo dedican los empleados a aplicaciones productivas frente a las improductivas. Sin embargo, Clockify también ofrece protección mediante desenfoque suave para ocultar textos personales confidenciales o contraseñas de los empleados.
De este modo, los gerentes y propietarios de empresas obtienen el contexto necesario sobre el trabajo real que se está realizando, sin invadir la privacidad de los empleados.
💡 CONSEJO PRO DE CLOCKIFY
Aún puedes controlar el tiempo de los empleados sin supervisarlos. Descubre cómo en esta guía:
Cómo organizar el trabajo de una startup en Clockify
Para un seguimiento eficaz del tiempo de tu equipo en tu startup, utiliza Clockify by CAKE.com. Veamos los pasos exactos para organizar el trabajo de tu startup con nuestra potente herramienta.
1. Sigue el tiempo con el temporizador, la planilla de horarios o el calendario
Como software de seguimiento del tiempo de proyectos, Clockify ofrece varios métodos de seguimiento, lo que permite que tu equipo se sienta respaldado y tenga flexibilidad para gestionar sus horas de trabajo.
Temporizador: simplemente haz clic en el botón de inicio cuando empieces o termines de trabajar. También debes añadir una breve descripción de la tarea y el proyecto. Pero, incluso si cometes un error, Clockify te permite editar todos los campos de registro de tiempo más tarde.
Entrada de tiempo manual: haz clic en el botón debajo del temporizador para cambiar al registro manual del tiempo. Al igual que con el temporizador, debes añadir una descripción de la tarea, el proyecto y la duración.
Planillas de horarios: Las planillas de Clockify son útiles si prefieres registrar todas las horas trabajadas a la vez, al final de la semana. Luego, añade una fila por cada proyecto en el que hayas trabajado esa semana, junto con su duración.
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Si trabajas en varios proyectos, no tienes que añadirlos manualmente cada día. En su lugar, crea una plantilla de planilla de horarios. Así, tendrás todos tus proyectos y tareas listos y solo tendrás que añadir el tiempo. (Recuerda que las plantillas solo son visibles para ti).
Calendario: El Calendario de Clockify es ideal para fundadores, gerentes de proyectos y directores de tecnología con agendas de reuniones apretadas.
Puedes conectar tu Calendario de Clockify con tu correo electrónico de Google o Outlook y tener todas tus reuniones en un solo lugar. Mejor aún, puedes empezar a registrar el tiempo que dedicas a las reuniones directamente desde el Calendario.
Para añadir nuevas entradas de tiempo al Calendario, simplemente arrastra y suelta la hora deseada.
Clockify ofrece dos métodos adicionales para registrar el tiempo: Quiosco y Rastreador automático.
Independientemente del método de seguimiento del tiempo que elijas para tu startup, asegúrate de que Clockify sincronice todos los datos. Por ejemplo, si registras tus horas con el temporizador, podrás tener una visión general de tu día o semana en el calendario.
2. Añade proyectos y clientes para obtener datos de tiempo más precisos
Para un seguimiento más detallado del flujo de trabajo de tu startup, añade proyectos y clientes en Clockify. Una vez añadidos, asigna tus clientes a proyectos específicos. Ten en cuenta que no puedes añadir clientes al registrar tu tiempo, pero sí puedes añadir sus respectivos proyectos.
Además, si quieres que un miembro del equipo supervise el progreso del proyecto y el tiempo total registrado, puedes asignarle el rol de gerente de proyectos en Clockify. Esto te ayudará a organizar mejor la carga de trabajo de la empresa.
En Clockify, los proyectos pueden ser:
- Públicos: para que todos los miembros del equipo puedan registrar el tiempo dedicado a ellos, o
- Privados: solo los miembros del equipo con acceso a estos proyectos pueden registrar el tiempo dedicado a ellos.
Los proyectos ayudan a los fundadores y gerentes de producto a comprender en qué trabaja cada miembro del equipo y cuánto tiempo dedica a cada proyecto, todo en un solo lugar.
Consejo adicional: También puedes usar un atajo de teclado para crear rápidamente un nuevo proyecto (sin detalles): Ctrl / ^ (Control) + Enter.
3. Convierte los datos de tiempo en decisiones para tu startup con los informes
Cuando trabajas en equipos de startups de 5 a 30 personas, es probable que realices muchas tareas a la vez. Cambiar constantemente entre proyectos y tareas significa que no tienes una idea clara de cómo se distribuye la carga de trabajo en la empresa.
Con los Informes de Clockify, finalmente puedes comprender cómo se divide el tiempo del equipo en los diferentes sectores. Por ejemplo, los Informes Resumidos muestran las horas registradas, agrupadas por facturación y proyecto.
Como puedes ver en la captura de pantalla anterior, el Informe Resumido incluye un gráfico circular. Esta sección es ideal para ver el progreso de cada equipo en sus proyectos. Solo tienes que filtrar por:
- Grupo (equipos específicos como Desarrollo, Marketing y Operaciones) en la primera columna, y
- Usuario (miembros de los equipos de Desarrollo, Marketing y Operaciones).
Clockify muestra el tiempo total registrado junto a cada grupo y usuario. La cantidad (horas registradas multiplicadas por las tarifas facturables) aparece si registras horas facturables para tu equipo.
Además, si utilizas algunos proyectos con más frecuencia que otros, puedes marcarlos como favoritos. De esta forma, aparecerán en la parte superior del buscador de proyectos en Planilla de horarios.
Así que, al buscar una aplicación de seguimiento de tiempo para proyectos en tu startup, piensa en funciones que te permitan convertir tus registros en decisiones basadas en datos. Para nuestro colaborador y fundador de una empresa de marketing, Tom Bukevicius, los informes son útiles para la comunicación con los clientes:
“En lugar de solo hacer un seguimiento interno, convertimos los datos de tiempo en resúmenes sencillos que muestran a los clientes dónde se concentra la mayor parte de nuestro esfuerzo. Esto ayuda a generar confianza y a justificar los presupuestos de los proyectos en curso.”
Ejemplo de flujo de trabajo de una startup con Clockify
Así es como se crea un flujo de trabajo para startups con Clockify:
- Crea tu proyecto.
- Establece el presupuesto de tu proyecto, ya sea manual o por tarea.
- Elige tu metodología, como Scrum o Agile. Si eliges Scrum, debes definir tus Sprints.
- Añade tus Sprints como registros de tiempo en el Calendario de Clockify. El Calendario muestra los registros de tiempo semanales, por lo que puedes añadir registros de tiempo para toda la semana en una fase específica del Sprint.
- Asigna roles a los miembros de tu equipo. Con Clockify, puedes asignar el rol de gerente de proyecto a miembros específicos del equipo. Estos gerentes supervisan las tareas del proyecto, establecen estimaciones y administran el acceso al mismo.
- Revisa tu carga de trabajo y tu horario con frecuencia. La función de Planificación de Clockify te ayuda a crear y publicar horarios para los miembros de tu equipo. También puedes revisar la carga de trabajo y la capacidad del equipo; esta es la mejor manera de asegurar que todos tengan una distribución equitativa del trabajo y evitar la sobrecarga laboral.
¿Cómo controla el tiempo un equipo de startup en iniciativas paralelas?
James De Roche, fundador de una empresa de RevOps, afirma que siguen las mismas reglas de registro de tiempo dentro de la empresa:
“Recomendamos un enfoque sencillo: registrar el tiempo por cuenta/cliente y luego agruparlo por categorías (marketing/administración, etc.) con detalles específicos, para que la dirección sepa cuánto tiempo consume cada actividad y pueda reorientar sus esfuerzos. Es importante destacar el ‘por qué’ del registro.”
Como empresa pequeña con muchas tareas diferentes cada día, James subraya la importancia del control de tiempo:
“Ver en qué se invierte el tiempo y redirigir el enfoque te obliga a priorizar mejor y a crear procesos. Es difícil ignorar los datos y seguir trabajando de forma ineficiente cuando revisas una planilla de horarios.”
Por otro lado, Tom Bukevicius afirma que su equipo separa “el tiempo dedicado al pensamiento facturable del tiempo de ejecución.” En marketing, obtienen valor de la estrategia y el pensamiento creativo, que no se pueden cuantificar fácilmente por horas. Por eso, la empresa de Tom registra el tiempo de forma flexible en función de los entregables. Sin embargo, para sus equipos de desarrollo, el seguimiento es mucho más estructurado, ya que las tareas son más claras y fáciles de desglosar.
Escalando con Clockify: Optimiza el flujo de trabajo de tu startup
Las aplicaciones de seguimiento del tiempo para la gestión de proyectos, como Clockify by CAKE.com, te ayudan a escalar tu negocio desde el primer día, sin preocuparte por un desajuste presupuestario a medida que crece tu equipo.
Estas son algunas de las ventajas de usar Clockify, nuestra herramienta asequible y sencilla:
- Integraciones: Clockify se integra con más de 100 aplicaciones empresariales, incluyendo Zapier, QuickBooks, GitLab y otras. Esto permite a fundadores, CTOs y gerentes de producto sincronizar sus operaciones en múltiples aplicaciones.
- Marketplace: Si necesitas mayor personalización, como complementos para aplicaciones de RR. HH., finanzas o gestión de proyectos, explora el marketplace de CAKE.com. (Incluso puedes crear tus propios complementos personalizados.)
- CAKE.com Bundle: Además del seguimiento del tiempo para pequeñas empresas, nuestro Paquete de productividad incluye Plaky para la gestión de proyectos y Pumble para la comunicación empresarial. De esta forma, la Suite de CAKE.com te permite optimizar el flujo de trabajo de tu startup basado en proyectos sincronizando la comunicación, el seguimiento del tiempo y la gestión de proyectos.
Y si necesitas ayuda, los agentes de atención al cliente de Clockify están disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, por correo electrónico, chat o teléfono, incluido en todos los planes.
Preguntas frecuentes sobre el control del tiempo de proyecto para startups
Aquí tienes algunas preguntas frecuentes sobre el seguimiento del tiempo en proyectos para startups.
¿Qué es el seguimiento del tiempo en proyectos?
El seguimiento del tiempo de un proyecto consiste en controlar el tiempo que tú y tu equipo dedicáis a las tareas. Seguir el tiempo invertido en los proyectos te permite tener una visión general clara de la carga de trabajo del equipo y del progreso del proyecto.
¿Cuál es la mejor manera de hacer seguimiento a un proyecto?
Para ello, puedes usar cualquier aplicación fiable de gestión de proyectos y tareas. Algunas de las funciones clave que debe incluir un software de gestión de proyectos son:
- Seguimiento del progreso,
- Organización,
- Integración,
- Personalización, entre otras.
Una de estas herramientas es Plaky by CAKE.com, una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a planificar los recursos y a controlar el cronograma y el presupuesto del proyecto.
También puedes integrar Plaky con Clockify y registrar el tiempo de las tareas directamente en Plaky, sin tener que cambiar de aplicación. Además, independientemente de dónde realices las actualizaciones, ambas aplicaciones sincronizarán los cambios.
¿Qué herramienta de seguimiento del tiempo es la mejor para pequeñas empresas?
El software de control de tiempo para pequeñas empresas debería incluir estas funciones:
- Control de tiempo,
- Proyectos y clientes,
- Informes, e
- Integraciones.
Para mayor comodidad, los sistemas de control de tiempo deberían ofrecer más de un método de registro, como temporizador, planillas de horarios, quiosco, calendario y rastreador automático.
Como propietario de una pequeña empresa, siempre busca una herramienta de control de tiempo con un plan gratuito y una prueba gratuita, como Clockify by CAKE.com. Clockify incluye hasta 5 usuarios en el plan gratuito y ofrece informes completos que se pueden exportar como PDF.
Al elegir un sistema de control de tiempo para sus equipos, los propietarios de pequeñas empresas no solo consideran el precio. Nuestro experto colaborador, Tom Bukevicius, afirma que la adopción es el factor más importante:
“Si nuestro equipo no la usa de forma constante, los datos son prácticamente inútiles. Por eso, preferimos herramientas fáciles de usar, aunque tengan menos funciones. El precio siempre es secundario; nos importa mucho más que la herramienta se integre de forma natural en los hábitos diarios del equipo.”
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