Se você administra uma organização sem fins lucrativos, provavelmente está focado em cumprir sua missão, mantendo-se em conformidade com as normas, sustentável e confiável.
Este guia ajudará você a configurar o Clockify para atingir esses objetivos da maneira mais eficiente para sua organização.
- To track your funds in Clockify, simply create a Client for each funder.
- Com as Despesas no Clockify, você pode acompanhar pagamentos como quilometragem, taxas de eventos e refeições.
- Para cada projeto no Clockify, você pode adicionar estimativas de tempo e orçamento. Assim, conforme você controla o tempo, verá quanto tempo e quanto dinheiro gastou.
- O Clockify oferece um teste gratuito de 7 dias, durante o qual você pode experimentar as funcionalidades do plano Pro.
#1: Configure o Clockify para o controle de horas em organizações sem fins lucrativos
Configurar o controle de horas trabalhadas para sua equipe é a maneira mais fácil de manter registros organizados e demonstrar transparência aos seus financiadores.
Dados confiáveis geram confiança — mostram à sua equipe e aos financiadores que sua organização é transparente e confiável. Veja como configurar tudo, independentemente do seu conhecimento e experiência em tecnologia.
Primeiro, inscreva-se no Clockify e crie seu espaço de trabalho gratuito. Depois, você precisará:
- Convidar sua equipe
- Configurar seu espaço de trabalho como preferir
Pronto! Sua configuração inicial está completa! Agora, vamos aos detalhes.
#2: Organize a equipe da sua organização sem fins lucrativos
Organizações sem fins lucrativos lidam com tipos muito diferentes de profissionais — desde funcionários em tempo integral até funcionários sazonais, estagiários e voluntários.
O Clockify, da CAKE.com, simplifica a gestão de equipes, permitindo que você defina valores por hora, capacidade de trabalho diária e dias úteis para cada membro da equipe. Organizar essas informações faz com que sua equipe se sinta reconhecida e valorizada.
Você também pode atribuir usuários a Grupos para organizar com eficiência os registros da sua organização sem fins lucrativos. Os Grupos podem representar suas equipes reais ou tipos de contrato.
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#3: Escolha a melhor maneira de controlar o tempo
O Clockify oferece vários métodos de registro de tempo. Selecionar o melhor para sua equipe a ajuda a se sentir confiante e no controle do seu processo de trabalho.
Para registrar o tempo no Clockify, você pode habilitar e usar:
- Rastreador de tempo — para entrada manual de tempo
- Planilha de horas — para visualização de um cronograma semanal
- Calendário — para visualização de um calendário semanal
- Cronômetro — para registrar cada segundo de trabalho
Você pode escolher quais métodos ficarão disponíveis para os membros da sua equipe nas configurações do seu espaço de trabalho. Para saber mais sobre esses recursos, assista a este vídeo:
#4: Aprove os registros de horas das equipes
Depois que os usuários registram seu tempo, as Aprovações permitem que os gerentes de equipe autorizem as entradas de tempo de sua equipe semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.
No menu Aprovações, clicar na entrada enviada por um usuário exibirá mais detalhes. Entre outros dados, você verá o custo das horas do seu funcionário, o tempo total registrado e o tempo faturável registrado para o período enviado.
As aprovações ajudam você a reduzir erros de entrada manual de tempo e simplificam a aprovaçãoda planilha de horas.
#5: Use valores por hora para calcular salários
Se você contratou recentemente funcionários remunerados juntamente com voluntários, é importante gerenciá-los adequadamente. O recurso Valor por hora do Clockify permite que você faça exatamente isso de forma simples.
Para uma organização sem fins lucrativos, os valores faturáveis por hora são mais úteis para calcular os salários dos funcionários. No Clockify, esses valores são definidos no menu Equipe e são aplicados automaticamente a cada hora registrada pelo membro da sua equipe.
Embora os valores por hora dos seus voluntários provavelmente estejam definidas como $0, você também pode atribuir valores personalizados para demonstrar o valor do trabalho voluntário aos seus financiadores. Com essa abordagem, você pode comprovar afirmações como ."Nossa comunidade doou o equivalente a $3.000 em trabalho voluntário no mês passado"..
Você também pode definir valores que substituem os valores por hora em nível de Projeto ou Tarefa. Para saber como, assista a este vídeo:
#6: Acompanhe recursos e subsídios
O Clockify, da CAKE.com, se adapta facilmente para atender às necessidades específicas de organizações sem fins lucrativos, como o controle de doações e recursos financeiros. A maneira mais fácil de fazer isso no Clockify é usando Clientes e Projetos.
Para organizações sem fins lucrativos, os clientes representam seus financiadores. Depois de criar um novo cliente, você pode atribuir novos projetos a ele — para acompanhar como você gasta suas doações.
Os projetos contêm tarefas, que podem ser definidas como faturáveis ou não faturáveis. Isso permite que você atribua o mesmo projeto a voluntários e funcionários remunerados, mantendo os registros vinculados a uma única fonte de financiamento.
Exemplo: Os voluntários acompanham o tempo em uma tarefa específica não faturável, enquanto sua equipe remunerada acompanha as tarefas faturáveis.
Você também pode marcar projetos e tarefas como favoritos. Isso fará com que eles apareçam primeiro no localizador de projetos quando você pesquisar por eles.
DICA PROFISSIONAL DO CLOCKIFY
Outra forma de acompanhar tarefas e projetos é com a ferramenta de gerenciamento de tarefas Plaky. O Plaky faz parte do pacote CAKE.com, que inclui 3 ferramentas de produtividade — o rastreador de tempo Clockify, o aplicativo de comunicação para equipes Pumble e o próprio Plaky — por um preço promocional de US$ 12,99. Cadastre-se hoje mesmo:
Personalize os rótulos do Clockify
Para tornar a terminologia ainda mais intuitiva para sua organização sem fins lucrativos, você pode renomear as categorias do Clockify. Vamos alterar a categoria Clientes, por exemplo.
Acesse as configurações do espaço de trabalho, encontre a seção "Organizar tempo por" e renomeie o campo Clientes para algo mais intuitivo, como "Doadores". Pressione Enter e essas alterações serão aplicadas a todo o seu espaço de trabalho.
Controle o tempo ou o orçamento
Os Projetos do Clockify também permitem atribuir estimativas de tempo e orçamento. Isso é útil para acompanhar o dinheiro disponível e informar seus financiadores caso o orçamento acabe no meio do projeto. As estimativas de tempo e orçamento também ajudam você a adaptar sua estratégia se perceber que está com pouco tempo.
Para encontrar esta opção:
- Localize seus projetos na aba Projetos
- Go to Settings on the right,
- Role até a seção Estimativa do projeto
- Selecione Orçamento do projeto
Aqui, você pode inserir manualmente o valor de um subsídio.
À medida que sua equipe registra as horas trabalhadas, a barra de status do seu projeto será atualizada para indicar quanto dos fundos do projeto foi gasto com salários e despesas adicionais.
Monitore suas despesas com o Clockify
Se você selecionar Estimativas de tempo nas configurações do seu projeto, a porcentagem exibida mostra o tempo total registrado em comparação com o tempo estimado manualmente.
🎓 DICA PROFISSIONAL DO CLOCKIFY
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#7: Acompanhe as despesas
Use o recurso Despesas do Clockify para acompanhar pagamentos específicos, como quilometragem, hospedagem, refeições, taxas de eventos e muito mais. Você também pode anexar recibos e anotações — e marcar essas despesas como faturáveis ou não faturáveis.
As despesas são sempre atribuídas a projetos, o que significa que também estão conectadas à sua fonte de financiamento (clientes), juntamente com as horas registradas da sua equipe. Todas essas informações também estão disponíveis nos relatórios do Clockify, facilitando muito o gerenciamento e o reembolso de despesas.
Monitore suas despesas com o Clockify
#8: Gere relatórios para analisar o desempenho da organização sem fins lucrativos
O Clockify oferece diversos tipos de relatórios para te ajudar a:
- Analisar o tempo gasto em projetos ou tarefas específicas
- Compare billable vs. non-billable hours, and
- Compreender os custos dos projetos analisando as despesas
Você também pode compartilhar esses relatórios para fins financeiros ou administrativos, ou exportá-los como PDF, CSV ou Excel. Vejamos alguns exemplos de uso.
Consulte as horas dos voluntários
Se você acessar Relatórios > Relatório de resumo, poderá aplicar vários filtros ao tempo registrado. Selecione o intervalo de tempo (ex.: "Última semana"). Em seguida, selecione todas as tarefas que representam horas de trabalho voluntário.
Filtrando as horas dos voluntários com os Relatórios do Clockify
Após clicar em Aplicar filtro, o relatório resumido mostrará o total de horas de trabalho voluntário para esse período. Isso é útil para demonstrar o impacto de uma organização sem fins lucrativos.
Experimente os relatórios do Clockify
Simplifique a prestação de contas sobre subsídios
Em vez de redigir manualmente relatórios para financiadores em planilhas, você pode gerá-los com um único clique após aplicar os filtros relevantes.
Dessa forma, você pode enviar facilmente relatórios financeiros e de desempenho às entidades financiadoras, garantindo conformidade e transparência.
Preparando a folha de pagamento
Você também pode usar os Relatórios do Clockify para preparar a folha de pagamento com facilidade. Basta selecionar o intervalo de tempo, os usuários e quaisquer outras informações adicionais e clicar em Exportar. Os dados organizados da planilha de horas estão prontos para o seu software de folha de pagamento.
Crie relatórios de despesas
Depois de registrar algumas despesas, você pode criar relatórios de despesas. Acesse Relatórios e selecione Relatório de despesas.
Selecione o cliente (que renomeamos como Financiadores) e selecione o intervalo de tempo desejado. Clique no botão de exportação à direita e escolha PDF, Excel ou CSV.
Experimente os relatórios de despesas do Clockify
Exemplo de fluxo de trabalho para organizações sem fins lucrativos com o Clockify
Aqui está um breve resumo de como organizar sua organização sem fins lucrativos facilmente com o Clockify:
- Cadastre seu financiador como um novo cliente
- Crie projetos para o cliente
- Crie um orçamento para o projeto
- Crie e atribua tarefas aos projetos
- Atribua projetos e tarefas aos membros da equipe
- Permita que sua equipe registre o tempo
- Use estimativas de projeto para adaptar sua estratégia
- Analise os relatórios para acompanhar os recursos e preparar a folha de pagamento
Opcionalmente, você também pode configurar campos personalizados para tarefas e projetos. Isso permite adicionar dados extras, como local de trabalho, diretamente aos registros de tempo. Você pode defini-los como campos obrigatórios ou torná-los opcionais.
Essa abordagem garante alocação de fundos simplificada, transparência para os doadores e preparação fácil da folha de pagamento — tudo em um só lugar.
Perguntas frequentes sobre o Clockify para organizações sem fins lucrativos
Por fim, vamos analisar algumas das perguntas mais frequentes que as organizações sem fins lucrativos têm sobre o Clockify.
Como funciona o Clockify?
O Clockify permite que as organizações acompanhem o tempo que cada usuário dedica a tarefas faturáveis ou não faturáveis. Os administradores do espaço de trabalho configuram quem pode inserir e quem pode aprovar o tempo registrado. Esses dados são usados para calcular salários e despesas e exportar diferentes tipos de relatórios.
Como rastrear o tempo gasto em vários programas?
A maneira mais fácil de rastrear o tempo em seus aplicativos é com o rastreador automático do Clockify. Ele mede automaticamente o tempo gasto em programas ou guias do navegador em seu computador.
Existe uma versão gratuita do Clockify?
O Clockify, da CAKE.com, oferece uma versão gratuita que inclui:
- Projetos ilimitados e acompanhamento para 5 usuários
- Relatórios mensais e exportações em PDF
- Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, com atendimento humano
Cada novo usuário do Clockify começa com um período de teste gratuito de 7 dias, com acesso às funcionalidades do Pplano Pro.
Como configurar a folha de pagamento de uma organização sem fins lucrativos?
Para configurar a folha de pagamento de uma organização sem fins lucrativos, as etapas essenciais são:
- Obtenha formulários de admissão e dados bancários dos funcionários
- Entenda suas obrigações tributárias sobre a folha de pagamento
- Escolha uma solução confiável para controle de tempo e despesas
- Escolha uma solução confiável de folha de pagamento
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