Comprender las estimaciones, presupuestos y alertas del proyecto

Clockify te ofrece varias maneras de hacer un control del progreso y mantenerte informado mediante estimaciones de tiempo, presupuesto y alertas. Estas funciones te ayudarán a tomar decisiones acertadas para garantizar que el proyecto cuente con el apoyo necesario y que el trabajo se facture correctamente al cliente. Este artículo te explicará cómo funcionan estas funciones.

Estimación de tiempo vs. Estimación de presupuesto #

Clockify te permite seguir el progreso de un proyecto utilizando dos tipos de estimaciones: de tiempo y de presupuesto. 

• Una estimación de tiempo se refiere a la cantidad de horas que esperas dedicar a un proyecto. Se basa exclusivamente en las entradas de tiempo rastreadas y es ideal para gestionar la carga de trabajo, la capacidad o el esfuerzo internos. 
• Una estimación de presupuesto se refiere al valor monetario que esperas facturar por un proyecto. Depende de la configuración de tarifas por hora, ya sea a nivel de proyecto o de tarea.

Verifica la configuración de tu proyecto #

Para ver qué tipo de estimación se registra en un proyecto:

1. Ve a la página de Proyectos
2. Haz clic en el proyecto
3. Ve a la pestaña Configuración
4. Desplázate hacia abajo hasta Estimación del proyecto

Esta sección muestra cómo está configurada la estimación del proyecto: si es manual, basada en tareas o recurrente.

Las estimaciones a nivel de tarea también admiten alertas #

Puedes asignar estimaciones y alertas a las tareas, no solo a los proyectos completos. Esto te permite ver qué tarea está consumiendo la estimación. 

Puedes notificar a: 

• Asignados a tareas 
• Gerente de proyecto
• Administrador del espacio de trabajo

Solo se puede seleccionar un rol por regla de alerta, pero puedes crear varias reglas para notificar a varios roles. 

Las barras de progreso de la estimación pueden superar el 100% #

Clockify seguirá registrando el tiempo y el presupuesto, incluso si se supera el estimado. En ese caso, la barra de progreso del proyecto pasará del 100 % para reflejar el sobrecoste.

• 125% = 25% por encima de la estimación
• Este comportamiento es intencional y te ayuda a medir cuánto has excedido

Los presupuestos recurrentes se restablecen automáticamente #

Si has establecido una estimación recurrente semanal, mensual o anual, el presupuesto se restablecerá automáticamente al final de cada ciclo según la fecha de inicio del proyecto.

Qué significa esto:

• Los presupuestos no desaparecen, simplemente empiezan de cero para el nuevo período 
• El estado del proyecto solo muestra el progreso del ciclo actual

Cómo conservar los datos históricos #

Exporta la información del proyecto antes de la fecha de reinicio:

1. Ve a la página de Proyectos
2. Haz clic en Exportar (CSV o Excel)
3. Guarda el archivo

La exportación incluye el tiempo registrado, el presupuesto, la estimación, los sobrecostes, el progreso y otra información sobre el proyecto. Esto sirve como respaldo o referencia si quieres comparar el rendimiento entre diferentes períodos.

Es posible que las alertas no se activen si no se configuran en ese límite #

Las alertas de estimación solo se envían para los umbrales que se definen explícitamente en el espacio de trabajo. 

Por ejemplo: 
Si configuras una alerta sólo al 80% y no al 100%, no recibirás nada cuando se alcance la estimación por completo.

Configura alertas en todos los umbrales relevantes #

Crea una alerta para cada umbral que quieras monitorizar en el proyecto:

1. Ve a Configuración del espacio de trabajo
2. Ve a la pestaña Alertas
3. Haz clic en Añadir y cambia el valor estimado

Repite el paso anterior para crear alertas en todos los umbrales relevantes (p. ej., 50 %, 80 %, 100 %).

Las alertas de estimación solo se envían una vez por límite #

Recibirás una alerta por límite (por ejemplo, 80 %, 100 %). Si el progreso supera varios límites a la vez (por ejemplo, del 75 % al 95 %), solo se activará el más alto.

Una alerta de un límite solo se activará nuevamente si el proyecto cae por debajo de ese valor y luego lo vuelve a cruzar.

Las alertas no son retroactivas #

Si creas o editas una regla de alerta después de superar un límite, Clockify no la activará retroactivamente.

Clockify no bloquea el seguimiento posterior a las estimaciones #

Las estimaciones son solo informativas. Clockify no impedirá automáticamente el control del tiempo en esos proyectos una vez que se agote una estimación o un presupuesto. 

Qué puedes hacer en su lugar

• Configura alertas para notificar cuando la estimación esté cerca de alcanzarse o se supere 
• Utiliza la página Proyectos > Estado para ver el estado actual
• Crea directrices internas claras para detener el trabajo manualmente

Método de control opcional: 

Una vez que el proyecto alcanza su estimación o un límite de presupuesto, como administrador o gerente de proyecto:

1. Ve a la página de Proyectos
2. Haz clic en el proyecto 
3. Haz clic en Archivar

Esto impedirá que los miembros del equipo registren tiempo adicional en ese proyecto, lo que impondrá una parada gradual.