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Planificación

La función de planificación simplifica la planificación de proyectos y la delegación de tareas. Puedes visualizar las líneas temporales del proyecto, asignar tareas a los miembros del equipo y usar la vista de Equipo para gestionar la disponibilidad. Mantente organizado y mejora la colaboración en equipo.

La planificación es una función adicional, que puedes habilitar actualizando tu espacio de trabajo al plan PRO o EMPRESARIAL.

La interfaz de usuario que se muestra en este vídeo puede no corresponder a la última versión de la aplicación.

Para planificar proyectos y equipos, activa la planificación de proyectos y equipos en la configuración del espacio de trabajo.

Planificación de proyectos y tareas #

Utiliza la planificación de proyectos y tareas para planificar y organizar tus proyectos fácilmente. Ve la línea temporal del proyecto, asigna tareas a tu equipo y mantén tus proyectos organizados.

  1. Navega hasta la página de Planificación en la barra lateral
  2. Elige la pestaña de Proyectos para ver la vista del proyecto

La vista de proyecto ofrece una descripción general basada en una línea temporal de los proyectos y tareas planificados y activos. 

Añade un nuevo proyecto: 

  1. Haz clic en Añadir proyecto
  2. Elige el proyecto en la ventana de Proyectos  

El proyecto, junto con todas sus asignaciones (si las hay) se cargarán y se mostrarán en la línea temporal del proyecto.

Si estás trabajando en muchos proyectos al mismo tiempo y encuentras la vista de tu proyecto ocupada y abrumadora, puedes ocultar un proyecto programado para más tarde y mantener la línea de tiempo clara y simple.

Ocultar un proyecto:

  1. Navega al proyecto
  2. Haz clic en el menú de tres puntos
  3. Elige la opción Ocultar

Si se trata de un proyecto complejo que debe ejecutarse en pasos o fases, puedes añadir un hito y marcar la finalización de cada paso o fase. 

Añade un hito:

  1. Elige en una fecha de paso/fase de la línea temporal que te gustaría que fuera tu hito
  2. Pasa el cursor sobre esa fecha en la línea de tiempo y verás Añadir hito
  3. Haz clic en esa fecha en la línea temporal
  4. Introduce un nombre y especifica la fecha del hito en la ventana Crear hito
  5. Haz clic en Crear para completar el proceso

Puedes arrastrar y soltar en una posición diferente en una línea de tiempo, o hacer clic en él y cambiar su nombre. 

Si la línea temporal de tu proyecto cambió y quieres eliminar un hito:

  1. Haz clic en un hito
  2. Haz clic en los tres puntos en la ventana de Editar hito
  3. Haz clic en Eliminar para completar el proceso

Editar proyectos planificados #

Expande el proyecto para ver más detalles. 

Puedes ver quién está asignado al proyecto y la cantidad de horas a las que está asignado. 

Para añadir nuevas personas a los proyectos y asignaciones:

  1. Haz clic en +Miembro
  2. Busca y encuentra un miembro

Busca un proyecto o cliente en particular según las fechas en que se programaron los proyectos. 

  1. Navega a la esquina superior derecha de la página
  2. Modifica el rango de fechas y las fechas en el selector de fechas
  3. Ve tareas para un período de tiempo diferente (por ejemplo, esta semana, el próximo mes o algún período personalizado como los próximos 30 días) Nota: el rango mínimo es de 1 semana y el rango máximo es de 8 semanas

Utiliza flechas para navegar al período de tiempo anterior o siguiente.

El bloque de proyecto subrayado sugiere que una persona tiene programado trabajar en ese proyecto todo el día. Una línea roja encima significa que están por encima de su capacidad

Amplía y reduce para ver las asignaciones más detalladamente.

Puedes ver el número total de horas asignadas para cada proyecto en el intervalo de tiempo seleccionado junto al nombre del proyecto.

Si el proyecto/tarea es:

  • Activo – puedes crear nuevas asignaciones para ello
  • Terminado – no puedes crear nuevas asignaciones, solo ver las existentes
  • Público - puedes programar la participación de cualquier miembro
  • Privado – debes añadir miembros al proyecto y luego programarlos para que trabajen en el proyecto/tarea
  • Archivado – no puedes aceptar nuevas asignaciones, pero puedes ver las existentes

Si quieres ver el horario de los miembros del equipo con más detalle:

  1. Haz clic en un miembro del equipo en la pestaña de Proyectos
  2. Saltarás a la pestaña de Equipo donde podrás ver su línea temporal con más detalle

En caso de que tu plan y línea temporal iniciales hayan cambiado y estés atrasado o adelantado con tu proyecto, puedes cambiar el día de inicio.

  1. Selecciona el proyecto
  2. Haz clic en los tres puntos
  3. Elige Cambiar línea temporal
  4. Elige la nueva fecha de inicio de tus tareas
  5. Haz clic en Cambiar para completar el proceso

Planificación de tareas de equipo #

La vista del Equipo te permite comprobar la capacidad de tu equipo de un vistazo (quién está disponible y quién está sobrecargado).

Las vistas de Proyecto y Equipo utilizan los mismos datos de asignación así que puedes planificar el trabajo usando cualquier vista.

Puedes añadir un nuevo miembro haciendo clic en Añadir miembro y se cargará ese usuario y te mostrará todas sus asignaciones (si las hay). Puedes realizar asignaciones para los usuarios activos, inactivos e invitados. Filtra las asignaciones según los usuarios y grupos en el menú Equipo en la parte superior izquierda de la página Equipo.

Para eliminar a un miembro, pincha los tres puntos junto a él. Eliminar un miembro no borra sus asignaciones, solo oculta el usuario de la línea de tiempo.

Puedes ver el total de horas asignadas a cada miembro en el intervalo de tiempo seleccionado al lado de su nombre.

Puedes hacer clic en un proyecto para ver su horario con más detalle.

Si un usuario tiene tiempo libre en ese período, lo verás en su línea de tiempo. Si tiene una tarea durante el tiempo libre, verás que está por encima de su capacidad.

Edita la capacidad de un usuario pinchando los tres puntos a su lado, o desde la página de Equipo editando su perfil.

  • Lleno - el usuario está al máximo de su capacidad (por ejemplo, si su capacidad es de 8h/día, se le asignan 8h de trabajo ese día en los proyectos)
  • Xh abiertas - el usuario tiene X número de horas disponibles (por ejemplo, 1h abierta significa que puedes asignarle una hora adicional de trabajo para ese día)
  • Xh por encima - el usuario tiene X número de horas asignadas por encima de su capacidad (por ejemplo, 1h de sobra significa que están 1h por encima de su capacidad para ese día)

Puedes decidir mostrar la capacidad de un usuario en la página Equipo a nivel diario o semanal.

Para controlar el rendimiento de tus empleados comparando sus horas asignadas con las realmente trabajadas usa el informe Planificado vs. Rastreado.

Gestión de asignaciones #

La asignación es un trabajo específico asignado a un miembro del equipo en un proyecto. Ayuda a organizar el trabajo, realizar un seguimiento del progreso y garantizar que todos los que trabajan en un proyecto conozcan su función. Además de las asignaciones existentes, puedes añadir otras nuevas y planificar la ejecución de tu proyecto con mayor detalle.

Para crear una asignación:

  1. Abre la pestaña de Proyecto (o la pestaña de Equipo)
  2. Expande un proyecto o añade uno nuevo (o expande un miembro o añade uno nuevo)
  3. Haz clic en cualquier lugar de la línea de tiempo para añadir un bloque (o pincha y arrastra para crear un intervalo)
  4. Especifica la tarea del proyecto (opcional, si el proyecto tiene tareas)
  5. Selecciona cuánto tendrá que trabajar la persona en ese proyecto durante el intervalo seleccionado
  6. Selecciona la hora de inicio (opcional, si planificas turnos)
  7. Añade una nota (opcional, si tienes algunas instrucciones para ellos)
  8. Selecciona si la asignación debería repetirse semanalmente
  9. Haz clic en Crear

Puedes crear varias asignaciones en el mismo proyecto dentro del mismo período de tiempo. Esto te permite añadir fácilmente nuevas asignaciones que pueden superponerse a las existentes.

Para editar una asignación, pínchala para abrirla y modificarla. También puedes arrastrar y soltar el bloque para moverlo a otro día, o arrastrar los bordes para cambiar las fechas de inicio y fin.

Para dividir una asignación, pasa el ratón por encima de la línea que separa los días y haz clic para dividir la asignación en dos asignaciones individuales (que podrás editar posteriormente).

Para copiar una asignación, haz clic en ella para abrirla, cópiala haciendo clic en tres puntos y elige quién debe recibir una tarea idéntica. Si un usuario tiene acceso a la tarea, se copia junto con la tarea. De lo contrario, la asignación se duplica sin la tarea.

Para eliminar una asignación, pínchala para abrirla y elimínala haciendo clic en los tres puntos.

Las horas totales se calculan multiplicando el número de los días laborables por el número de horas asignadas.

Los usuarios pueden tener varias asignaciones de proyectos para un mismo día, pero no pueden tener varias asignaciones para los mismos proyectos en las mismas fechas.

Las asignaciones que tienen una nota tendrán un ícono de nota en el bloque de tiempo. Puedes poner el cursor sobre el ícono para ver la nota completa.

Los días no laborables (fines de semana, festivos y tiempo libre) no se incluyen en las asignaciones.

Los bloques de tiempo libre y de festivos se colorean de forma diferente y al pasar el ratón encima de ellos aparece una descripción emergente.

Para planificar a alguien en un día no laborable, necesitas hacer clic explícitamente en esa fecha. Las asignaciones en fines de semana y días libres harán que alguien sobrepase automáticamente su capacidad.

Asignaciones recurrentes #

Si una asignación debe repetirse o se repite cada semana:

  1. Abre la asignación
  2. Marca Repetir semanalmente
  3. Selecciona e introduce el número de semanas que debe repetirse
  4. Guarda

Las asignaciones de más de 7 días no pueden repetirse.

Si cambias el número de semanas que se repite una asignación:

  • Si aumentas el número de semanas, las nuevas asignaciones se crearán en el futuro
  • Si reduces el número de semanas, las asignaciones más antiguas se eliminarán del pasado

Si editas la propiedad de cualquier asignación (fecha, horas, nota), puedes elegir si quieres actualizar todas las asignaciones de la serie, o crear una serie de asignaciones separada.

Publicar asignaciones #

Puedes crear un horario y, al terminar, publicarlo para que cada usuario pueda ver en qué debe trabajar y cuándo.

  • Contorno: la asignación no está publicada y solo los administradores la pueden ver
  • Coloreado: la asignación está publicada y su encargado la puede ver (junto con su gerente)

Cada asignación que creas empieza como no publicada, lo que significa que su encargado no puede verla.

Si tienes una asignación sin publicar, el botón de Publicar estará azul y verás un contador del número de asignaciones sin publicar.

Al pinchar Publicar, todas las asignaciones no publicadas que ves estarán publicadas y visibles (además, los encargados recibirán una notificación por correo electrónico si Notificar a los usuarios está marcado).

Si editas o divides una tarea publicada, permanecerá publicada. Si copias una tarea publicada, su copia no se publicará.

Las asignaciones publicadas en la página Plan son visibles para los usuarios en la página Calendario y cualquier cambio en la tarea publicada también se reflejará en la página Calendario. Si las asignaciones contienen tareas, también serán visibles en el Calendario.

Las asignaciones en borrador no serán visibles.

También puedes controlar el rendimiento de tus empleados comparando sus horas de trabajo asignadas frente a las reales con el informe Planificado vs. Rastreado.

Quién puede ver qué #

  • Propietario, administrador, gerente de proyecto: crean, editan y publican el horario y calendario
  • Gerente de equipo: ve horarios publicados y calendarios de sus miembros
  • Gerente de proyecto: ve horarios publicados y calendarios para sus proyectos
  • Usuarios regulares: ven su horario publicado y calendario

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