Gestionar asignaciones de equipo planificadas

Ahorra tiempo y minimiza la entrada manual de datos configurando asignaciones recurrentes personalizadas para las tareas que se realizan con regularidad.

Permisos #

Acción/rol	Propietario/administrador	Gerente de proyecto	Gerente de equipo	Usuario regular
Planificar proyecto/asignación	✔️	✔️para su propio proyecto*	✖️	✖️
Crear asignación	✔️	✔️para su propio proyecto*	✔️solo para sí mismo**	✔️solo para sí mismo**
Editar asignación	✔️	✔️para su propio proyecto*	✔️solo para sí mismo**	✔️solo para sí mismo**

*Si los permisos en la Configuración del espacio de trabajo están configurados como Administradores y gerentes de proyecto, o Cualquiera.

**Si los permisos en la Configuración del espacio de trabajo están configurados como Cualquiera.

Crear asignaciones #

Para planificar tareas:

1. Ve a la página de Plan
2. Haz clic en la pestaña Proyectos o Equipo
3. Selecciona el proyecto o miembro del equipo en el menú desplegable
4. Haz clic en el botón +Proyecto/+Miembro
5. Rellena los campos obligatorios en la ventana Crear tarea
   • Tarea
   • Periodo
   • Horas por día
   • Hora de inicio (opcional)
   • Facturable/No facturable
   • Nota (opcional)
   • Repetición (Ninguna, Semanal, Cada 2 semanas, Mensual, etc.)

Haz clic en Crear y completa el proceso.

Crear varias asignaciones #

Puedes crear rápidamente múltiples asignaciones para el mismo proyecto:

1. Navega a la cronología en la pestaña Proyectos o Equipo
2. Pasa el cursor sobre la cronología bajo la fecha en la que quieres que comience la asignación (aparecerá un signo de más)
3. Haz clic en la cronología
4. Se abrirá una ventana Crear asignación
5. Opcionalmente, realiza los cambios y haz clic en Crear

Editar y personalizar asignaciones #

Una vez que las asignaciones estén implementadas, es importante saber cómo modificarlas según sea necesario.

Puedes hacer lo siguiente:

1. Arrastra la tarea a lo largo de la línea de tiempo para cambiar la fecha.

2. Haz clic en la asignación en la línea de tiempo para editar sus detalles, incluyendo tarea, período, hora de inicio, facturación y frecuencia recurrente.

Dividir asignaciones #

1. Pasa el cursor sobre la línea entre días 
2. Haz clic en la línea de tiempo para dividir

Copiar asignaciones #

1. Abre la asignación
2. Haz clic en los tres puntos
3. Selecciona el destinatario

Eliminar asignaciones #

1. Abre la asignación 
2. Haz clic en los tres puntos de la parte inferior izquierda
3. Selecciona Eliminar
4. Haz clic en el botón Eliminar de la ventana emergente para confirmar la acción

Puntos clave para recordar::

• El total de horas se calcula en base a los días laborables y las horas asignadas
• Los usuarios no pueden tener múltiples asignaciones para el mismo proyecto en las mismas fechas

Repetir tareas #

Para tareas que se repiten con regularidad, puedes configurarlas para que se repitan de la siguiente manera:

• Cada 2 semanas: Esta opción repite automáticamente la tarea cada dos semanas, el mismo día de la semana en que se asignó originalmente.
• Mensualmente: Las dos opciones para las tareas mensuales son:
  • Día exacto: Puedes elegir que se repita el mismo día en que se asignó originalmente (por ejemplo, “Mensualmente el tercer jueves”)
  • Fecha exacta: Puedes elegir que se repita exactamente en la misma fecha en que se asignó originalmente (por ejemplo, “Mensualmente el día 16”).

Puedes elegir uno de estos dos métodos para controlar cuándo finaliza la repetición:

• Fecha de finalización específica: Selecciona una fecha específica del calendario en la que la tarea recurrente dejará de repetirse.
• Número de repeticiones: Introduce un número específico para determinar cuántas veces debe repetirse la tarea antes de finalizar.

Publicar asignaciones #

Para compartir tareas con tu equipo:

1. Crear un horario 
2. Cuando esté listo, publícalo para que los miembros lo vean

También puedes optar por notificar a los asignados sobre sus asignaciones publicadas.

Permisos #

• Los propietarios, administradores y gerentes de proyectos pueden crear, editar y publicar horarios
• Los administradores de equipo pueden crear, ver y editar sus asignaciones y ver los cronogramas publicados para su equipo.
• Los gerentes de proyectos pueden acceder a los horarios de sus proyectos
• Los usuarios regulares pueden crear/ver/editar sus tareas y ver su horario publicado

Para obtener más información, consulta Roles y permisos de usuario. 

Seguir los costes y la facturación por usuario #

La pestaña Equipo te permite realizar un seguimiento de los costes y los importes facturables por usuario junto con los proyectos y las tareas programadas.

Para ver los importes de costes y la facturación de un proyecto o una tarea, asegúrate de que tanto la tarifa de costes como las horas facturables estén habilitadas en la Configuración del espacio de trabajo. Si alguna de ellas está deshabilitada, no verás esta información en la página de Plan.

Para habilitar las horas facturables en un espacio de trabajo:

1. Abre la Configuración del espacio de trabajo
2. Cambia a la pestaña Permisos
3. En la sección de Horas facturables, habilita Activar horas facturables

Para habilitar la tarifa de coste en un espacio de trabajo:

1. Abre la Configuración del espacio de trabajo
2. En la pestaña General, sección Análisis de costes y beneficios, habilita Activar tarifa de coste

Además, aparecerá un campo de tarifa de coste del espacio de trabajo, que te permitirá establecer la tarifa de coste predeterminada para cada hora registrada en tu espacio de trabajo.

De manera opcional, establece permisos adicionales con respecto a quién puede ver las tarifas por hora, los importes y el estado facturable de las entradas.

Para habilitar la tarifa de coste y la facturación en la página de Plan:

1. Abre la Configuración del espacio de trabajo
2. En la pestaña General, en la sección Planificación, habilita Ver importe facturable e importe del coste

Para ver el importe total facturable y del coste por usuario:

1. Consulta la columna Importe/Coste para ver los totales
2. Expande los usuarios para ver más detalles sobre los proyectos/tareas programados

Vista colapsada

• Horas asignadas: Total de horas asignadas a cada usuario
• Importe/Coste: Datos de coste total para cada usuario, similar a la pestaña de Proyectos

Vista expandida

Cuando está expandida, la columna Importe/Coste muestra datos financieros para cada proyecto. Si un usuario tiene varios proyectos en diferentes monedas, se muestra primero la moneda predeterminada, seguida de las demás en orden alfabético. Al pasar el cursor sobre la notación, se muestran todos los importes.

Capacidad diaria y semanal #

Utiliza la opción Capacidad diaria para ver si los usuarios están por debajo, por encima o al máximo de su capacidad para ese día. Al pasar el cursor sobre el área, se muestran las tarifas de importe y coste. Esto también se aplica a la vista Semanal, pero a nivel semanal.

Para seguir el rendimiento, utiliza el informe de Asignaciones para comparar las horas de trabajo asignadas con las reales.