Budget et estimations

Si vous avez des projets à frais fixes, vous pouvez suivre leur avancement et voir quelle part du budget a été dépensée en fixant des estimations en termes monétaires. Vous recevrez également des alertes lorsque vous serez sur le point de dépasser le budget.

Le budget du projet est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Définissez le budget du projet #

Pour définir le budget du projet, allez dans l'onglet des paramètres d'un projet et sous “Estimation”, sélectionnez Budget du projet:

• Vous pouvez définir un budget global pour le projet en utilisant l'option Manuel .

• Vous pouvez également choisir l'option Basé sur les tâches, puis définir un budget pour chaque tâche individuelle du projet (l'avancement global du projet sera toujours la somme de tous les budgets de ses tâches).

Lorsque le budget du projet est sélectionné, l'onglet d'état du projet et sa barre de progression reflètent le montant facturable de chaque entrée du projet par rapport au budget, et vous indiquent le montant dépensé et le montant restant.

Vous pouvez également choisir d'inclure les dépenses facturables dans le budget du projet en activant l'option Le budget inclut les dépenses facturables.

Les alertes tiennent toujours compte de l'état du projet et seront envoyées, que l'estimation du projet soit définie en temps ou en budget.

Estimations récurrentes #

Si vous avez des projets qui ont des budgets différents sur des périodes différentes, vous pouvez définir la réinitialisation du Budget (ou de l'estimation) après la période que vous avez définie dans l'onglet des paramètres du projet, situé sous la section de l'estimation.

L'estimation du projet peut être réinitialisée pour l'une de ces trois périodes :

• Semaine (le lundi est le jour de la semaine par défaut)
• Mois (période par défaut, le 1er du mois est le jour par défaut)
• Année (janvier est le mois par défaut, le 1er du mois est le jour par défaut, 00:00 est l'heure par défaut)

Pour définir la remise à zéro de l'estimation sur une base hebdomadaire/mensuelle/annuelle :

1. Accédez à la page Projets dans la barre latérale
2. Choisissez l'onglet Paramètres
3. Accédez à la section Estimation du projet
4. Activez l'option Réinitialiser l'estimation chaque (période) à la (date) à (heure)

Désormais, lorsque l'estimation est réinitialisée après chaque (semaine/mois/année), à chaque (date) et à chaque (heure), la barre d'avancement du projet revient à 0 %.

Cette action peut être effectuée par les administrateurs et les propriétaires et est disponible pour les chefs de projet pour les projets auxquels ils sont affectés lorsque l'option Qui peut voir les taux horaires et les montants est réglée sur Personne.

Une fois la période d'estimation définie, elle s'applique à toutes les périodes précédentes. En outre, seules les entrées de temps appartenant à la période actuellement définie seront affichées dans la section Suivi vs Estimation du statut du projet.
Les alertes prennent également en compte l'option de réinitialisation.

Le format de l'heure dans l'estimation est celui défini dans les Paramètres du profil.

Si la réinitialisation du devis est activée :

• les informations relatives à la devise par heure sont définies dans l'estimation du projet
• la période de réinitialisation est spécifiée sur le projet et affichée lorsque vous survolez un projet
• avec le type d'estimation basé sur les tâches, l'estimation de temps, le budget du projet, le suivi, le montant, le statut et l'avancement ont également réinitialisés
• la modification est appliquée aux Alertes et au Journal d'audit

Estimations dans les rapports #

Vous pouvez ouvrir un rapport résumé et activer l'option Afficher l'estimation pour voir les estimations et le budget de chaque projet et tâche directement dans le rapport, à côté du temps suivi.

Vous pouvez également télécharger le rapport avec les estimations via l'exportation, ou partager les numéros d'estimation lorsque vous partagez un rapport.

Les fichiers exportés ne comporteront des estimations que si le niveau de regroupement est soit Projet, soit Tâche, soit les deux. Gardez également à l'esprit que l'option Afficher l'estimation doit être activée.

Seuls les administrateurs peuvent voir, partager et télécharger les estimations dans les rapports.

Autorisations #

Qui peut voir le budget dépend de Qui peut voir les taux facturables et Qui peut voir le statut du projet dans les paramètres de l'espace de travail :

• Les administrateurs peuvent voir et définir le budget du projet pour tous les projets
• Les chefs de projet peuvent voir et définir le budget du projet seulement s'ils peuvent voir les taux facturables. Sinon, ils ne peuvent voir que l'avancement
• Les utilisateurs réguliers ne peuvent pas définir le budget. S'ils peuvent voir le statut du projet, ils peuvent voir l'avancement, et s'ils peuvent voir les taux facturables, ils peuvent voir le budget exact