Aprovar os lançamentos de tempo da equipe
Como gerente de equipe ou de projeto, você pode garantir que os registros de horas da sua equipe sejam rastreados, revisados e aprovados com precisão na página de Aprovações. Este guia orienta você no processo de gerenciamento de aprovações de registros de horas, para que as alocações de tempo e orçamento para projetos sejam registradas corretamente.
O que é aprovação de entrada de horas? #
A aprovação de registros de tempo é o processo pelo qual administradores, gerentes de projeto ou gerentes de equipe revisam e aprovam ou rejeitam os registros de tempo enviados pelos membros da equipe. O objetivo é garantir que o tempo gasto em projetos seja corretamente rastreado, orçado e alocado para relatórios e faturamento precisos.
A aprovação de horas trabalhadas está disponível nos planos de assinatura Standard e superiores. A capacidade de aprovar despesas requer um plano Pro ou superior.
Funções e permissões #
No seu espaço de trabalho, a capacidade de aprovar tempo e despesas é determinada pela sua função e pelas permissões.
| Função | Permissão |
| Proprietários e administradores de espaços de trabalho | Pode aprovar todos os registros de horas e despesas |
| Gerente de equipe (se ativado) | Pode aprovar registros de horas e despesas dos usuários que gerencia |
| Gerentes de projeto (se habilitados) | Pode aprovar os registros de horas trabalhadas de membros da equipe que atuam em projetos que gerenciam. |
Os administradores podem modificar essas permissões navegando até a guia Configurações do Espaço de Trabalho > Permissões e configurando a seção Quem pode aprovar as planilha de horas enviadas.
Se um usuário possuir as funções de Gerente de Equipe e Gerente de Projeto, apenas uma dessas funções poderá aprovar/rejeitar registros de tempo, pois você só pode escolher uma das seguintes opções:
- Administradores e gerentes de equipe
- Administradores e gerentes de projeto
Aprovar entradas de tempo #
Os registros de tempo submetidos para aprovação aparecem na seção Aprovações. Veja como aprovar registros de tempo:
Etapas para aprovar entradas de tempo:
- Clique na página Aprovações na barra lateral
- Mude para a aba Pendentes
- Filtre as planilha de horas por Usuário ou Grupo (opcional)
- Clique no nome do membro da equipe para abrir a solicitação
- Clique no botão Aprovar e clique em Aprovar novamente na janela de confirmação
- Ou selecione Aprovar tudo para aprovar todas as solicitações pendentes de uma só vez
Os administradores podem enviar lembretes aos gerentes de equipe ou de projeto para aprovar as planilhas de horas de suas equipes clicando no botão Lembrar de aprovar na página de Aprovações.
Editar entradas de tempo pendentes #
Como administrador ou gerente de equipe, você pode precisar editar os registros de tempo antes de aprová-los. Observe que os gerentes de projeto não podem editar registros de tempo pendentes, apenas aprová-los ou rejeitá-los.
Para editar entradas de tempo pendentes:
- Acesse a página de Aprovações
- Navegue até a aba Pendentes
- Clique no nome do membro da equipe para abrir a folha de horas
- Clique no ícone de caneta de edição ao lado da entrada que deseja editar
- Faça as alterações necessárias:
- Você pode atualizar os seguintes detalhes:
- Data e hora
- Descrição
- Projeto
- Faturamento
- Você também pode duplicar ou excluir entradas
- Você pode atualizar os seguintes detalhes:
6. Click Save to apply the changes
Rejeitar entradas de tempo #
Se você encontrar registros de tempo incorretos ou que não atendam aos requisitos, poderá rejeitá-los.
Rejeitar uma solicitação excluirá a entrada da fila de aprovação e o usuário será notificado por e-mail.
Etapas para rejeitar entradas de tempo:
- Acesse a página de Aprovações
- Mude para a aba Pendentes
- Clique no nome do membro da equipe para abrir sua planilha de horas
- Clique em Rejeitar no canto superior direito
- Forneça um motivo para a rejeição na janela pop-up
- Clique em Rejeitar para finalizar a ação
Após a rejeição, o usuário receberá um e-mail com o motivo da rejeição, e o rótulo Pendente será removido da entrada.
Aprovar/rejeitar em lote registros de horas #
Você pode aprovar rapidamente várias planilha de horas e despesas pendentes na página de Aprovação.
Passos para realizar a ação em massa:
- Acesse a página de Aprovação
- Certifique-se de estar na aba Pendente
- Marque as caixas ao lado da planilha de horas que deseja processar. Você pode selecionar várias planilhas de horas em diferentes períodos de envio.
- Clique no botão Aprovar/Rejeitar que aparece.
- Clique em Aprovar e confirme a ação na janela pop-up.
- Se você clicar em Rejeitar, uma janela pop-up será exibida solicitando que você adicione uma nota de rejeição antes de confirmar.
Notificações #
- O gerente do usuário é notificado quando uma planilha de horas é enviada.
- O usuário é notificado quando sua planilha de horas é aprovada, rejeitada ou retirada.
- Os administradores são notificados quando uma planilha de horas é enviada, dependendo de sua função no espaço de trabalho.
Rejeitar aprovação #
Se você aprovar uma planilha de horas por engano ou precisar revogar uma aprovação, poderá revogar a aprovação na página de Aprovações. Essa ação notificará tanto o usuário quanto todos os administradores.
Para retirar a aprovação:
- Acesse a página de Aprovações
- Mude para a aba Arquivo
- Clique no nome do membro da equipe para abrir a planilha de horas
- Clique no botão Revogar aprovação no canto superior direito
- Forneça um motivo para o cancelamento no campo de texto
- Clique em Revogar para confirmar a ação
Perguntas frequentes #
Como sei quando uma entrada de tempo está aguardando aprovação?
Quando houver registros de tempo pendentes aguardando sua aprovação, você verá um indicador de ponto laranja ao lado da página Aprovações na barra lateral. Todas as solicitações pendentes aparecerão na guia Pendentes.
O que acontece se eu rejeitar uma entrada de tempo?
Ao rejeitar um registro de tempo, ele será excluído da lista de aprovação e o usuário receberá uma notificação por e-mail explicando o motivo da rejeição. O registro receberá a etiqueta Rejeitado e será movido para a guia Arquivo.
Se precisar editar uma planilha de horas rejeitada, você pode corrigi-la manualmente no Relatório detalhado ou permitir que o usuário edite e envie novamente o registro.
Como atribuo funções de gerente de equipe ou de projeto para aprovação de tempo?
Para atribuir funções de Gerente de Equipe ou Gerente de Projeto, siga estes passos:
- Acesse a página Equipe
- Selecione o usuário ao qual deseja atribuir uma função
- Clique em + Função e marque Gerente de equipe ou Gerente de projeto
- Selecione os usuários, grupos ou projetos que eles irão gerenciar
- Salve suas alterações
Uma vez atribuído, o gerente terá acesso à página Aprovações de sua equipe ou projeto.
O que acontece se uma entrada de tempo incluir trabalho noturno?
Se um registro de tempo abranger vários dias (por exemplo, começar à noite e terminar na manhã seguinte), o sistema exibirá um número sobrescrito ao lado do horário de término. Isso indica quantos dias adicionais o registro abrange.