Aprovar os lançamentos de tempo da equipe

Como gerente de equipe ou projeto, você desempenha um papel crucial para garantir que os registros de horas da sua equipe sejam rastreados, revisados e aprovados com precisão. Este guia o guiará pelo processo de gerenciamento das aprovações de registros de horas, garantindo que as alocações de tempo e orçamento para projetos sejam precisas e bem documentadas. 

O que é aprovação de entrada de ponto? #

A aprovação de registros de horas é o processo em que administradores, gerentes de projeto ou gerentes de equipe revisam e aprovam, ou rejeitam os registros de horas enviados pelos membros da equipe. O objetivo é garantir que o tempo gasto em projetos seja corretamente rastreado, orçado e alocado para relatórios e faturamento precisos.

Aprovações de tempo estão disponíveis nos planos de assinatura Standard e superiores. A aprovação de despesas requer um plano Pro ou superior.

Funções e permissões #

No seu espaço de trabalho, a capacidade de aprovar tempo e despesas é determinada pela sua função e pelas permissões.

• Team managers (if enabled): Can approve time entries and expenses for users they manage.
• Project managers (if enabled): Can approve time entries for team members working on the projects they manage.

O administrador pode modificar essas permissões navegando até Configurações do espaço de trabalho > guia Permissões e configurando a seção Quem pode aprovar planilhas de horas e despesas enviadas.

Recapitulação de funções e permissões #

• Team managers: Can approve time for their team members
• Project managers: Can approve time for team members working on their projects.

Se um usuário tiver as funções de Gerente de equipe e Gerente de projeto , ele terá permissões combinadas, o que lhe dará a capacidade de aprovar tempo para sua equipe e para os projetos que gerencia.

Aprovar entradas de tempo #

Quando os lançamentos de tempo forem enviados para aprovação, eles aparecerão na seção Aprovações. Veja como aprovar os lançamentos de tempo:

Etapas para aprovar entradas de tempo: #

1. Na barra lateral, clique na página Aprovações para visualizar as solicitações de horas pendentes.
2. Você verá um ponto laranja ao lado da barra lateral, indicando que há planilhas de horas aguardando aprovação.
3. A aba Pendente listará todas as planilhas de horas aguardando aprovação.
4. Você pode filtrar as planilhas de horas por usuário ou grupo para facilitar a revisão.
5. Para ver uma visão detalhada de qualquer entrada de horas, clique na solicitação.
6. Para aprovar entradas de horas, clique no botão Aprovar para cada entrada.
   Ou
7. Selecione Aprovar tudo para aprovar todas as solicitações pendentes de uma só vez.

Se você for um administrador, poderá enviar lembretes aos gerentes de equipe ou de projeto para aprovarem os quadros de horários de suas equipes. Isso pode ser feito clicando no botão Lembrar para aprovar na página Aprovações.

Editar entradas de tempo pendentes #

Como administrador, gerente de equipe ou gerente de projeto (dependendo das permissões), talvez seja necessário editar entradas de tempo antes de aprová-las.

Para editar entradas de tempo pendentes:

1. Navegue até a aba Pendentes na página Aprovações para ver todos os registros de tempo aguardando aprovação.
2. Encontre o registro de tempo que deseja editar e clique no ícone de caneta de edição ao lado do registro.
3. Faça as alterações necessárias:
   
   • Na tela Editar Entrada de Tempo, você pode atualizar os seguintes detalhes:
     • Hora e data
     • Descrição
     • Projeto
     • Faturabilidade
     • Exclua ou duplique a entrada, se necessário

Após editar a entrada de tempo, clique em Salvar para aplicar as alterações.

Rejeitar entradas de tempo #

Caso encontre entradas de tempo incorretas ou que não atendam aos requisitos, você pode rejeitá-las. Rejeitar uma solicitação excluirá a entrada da fila de aprovação, e o usuário será notificado por e-mail.

Etapas para rejeitar entradas de tempo: #

1. Na página Aprovações, acesse a aba Pendentes para ver todos os registros de tempo aguardando aprovação.
2. Clique no registro de tempo para abri-lo.
3. No canto superior direito, clique em Rejeitar para remover o registro da lista de aprovação.
4. Um prompt aparecerá solicitando que você informe o motivo da rejeição.
   Adicione uma observação explicando o motivo da rejeição.
5. Clique em Rejeitar para finalizar a ação.

Após a rejeição, o usuário receberá um e-mail com o motivo da rejeição, e o rótulo Pendente será removido da entrada.

Características adicionais #

Notificações #

• User’s manager is notified when a timesheet is submitted
• O usuário é notificado quando sua planilha de horas é aprovada ou rejeitada.
• Admins are notified when a timesheet is submitted, depending on their role in the workspace

Retirada de aprovação #

Caso você aprove uma planilha de horas por engano ou precise revogar a aprovação, você pode retirá-la da página Aprovações . Essa ação notificará o usuário e todos os administradores.

Notas finais #

• Após aprovar os registros de ponto, eles serão bloqueados e não poderão ser editados por ninguém, incluindo administradores.
• Você pode exportar os registros de ponto aprovados para uma fatura, e eles serão automaticamente marcados como faturados para facilitar o rastreamento.
• Se você rejeitar um registro de ponto, o usuário poderá editá-lo e reenviá-lo, ou o gerente poderá ajustar manualmente os registros por meio do Relatório detalhado.

Perguntas frequentes #

Quem pode aprovar entradas de tempo no meu espaço de trabalho? #

• Admins can approve time entries for all users in the workspace
• Team managers (if enabled) can approve time entries for users they manage
• Project managers (if enabled) can approve time entries for team members working on their specific projects

Você pode modificar essas permissões na guia Configurações do espaço de trabalho > Permissões em Quem pode aprovar planilhas de horas e despesas enviadas.

Como sei quando uma entrada de tempo está aguardando aprovação? #

Quando houver entradas de tempo pendentes aguardando sua aprovação, você verá um ponto laranja ao lado da página Aprovações na barra lateral. Todas as solicitações pendentes aparecerão na aba Pendente.

Posso aprovar várias entradas de tempo de uma só vez? #

Sim! Você pode aprovar todos os registros de tempo na aba Pendente de uma só vez selecionando Aprovar todos, ou pode aprová-los individualmente clicando no botão Aprovar ao lado de cada registro.

Posso editar entradas de tempo antes de aprová-las? #

Sim, como administrador, gerente de equipe ou gerente de projeto (dependendo das permissões), você pode editar entradas de tempo antes de aprová-las. Para editar uma entrada de tempo pendente:

1. Acesse a aba Pendentes na página Aprovações.
2. Clique no ícone de caneta de edição ao lado do registro de tempo que deseja atualizar.
3. Você pode alterar o tempo, a descrição, o projeto, a faturabilidade e muito mais.
   Após concluir, clique emSalvar.

O que acontece se eu rejeitar uma entrada de tempo? #

Ao rejeitar um registro de ponto, ele será excluído da lista de aprovação e o usuário receberá uma notificação por e-mail explicando o motivo da rejeição. O rótulo Pendente será removido do registro rejeitado.

Se precisar editar um registro de ponto rejeitado, você pode corrigi-lo manualmente no Relatório detalhado ou permitir que o usuário edite e reenvie o registro.

Como faço para enviar lembretes aos gerentes para aprovar planilhas? #

Se você for um administrador, poderá enviar um lembrete aos gerentes de equipe ou de projeto clicando no botão Lembrar para aprovar na página Aprovações. Isso enviará um e-mail de lembrete aos gerentes para que revisem e aprovem os quadros de horários dos membros de suas equipes.

Posso retirar minha aprovação de uma entrada de tempo? #

Como gerente de equipe ou gerente de projeto, você pode retirar a aprovação de um registro de tempo. Basta acessar a página Aprovações, encontrar o registro aprovado e escolher Retirar aprovação. Isso notificará o usuário e os administradores relevantes.

O que acontece quando eu aprovo entradas de tempo? #

Após a aprovação, os registros de ponto são bloqueados e não podem ser editados por ninguém, nem mesmo pelos administradores. Esses registros podem ser incluídos no faturamento e nos relatórios, e quaisquer registros de tempo aprovados serão automaticamente marcados como faturados para facilitar o rastreamento.

Como atribuo funções de gerente de equipe ou de projeto para aprovação de tempo? #

Para atribuir funções de gerente de equipe ou gerente de projeto, siga estas etapas:

1. Acesse a página Equipe
2. Selecione o usuário para atribuir uma função
3. Clique em + Função e marque Gerente de equipe ou Gerente de projeto
4. Para gerentes de equipe, selecione os usuários ou grupos que eles gerenciam
5. Para gerentes de projeto, selecione os projetos que eles supervisionam
6. Salve suas alterações

Uma vez atribuído, o gerente terá acesso à página Aprovações de sua equipe ou projeto.

Os usuários serão notificados quando seus quadros de horários forem aprovados ou rejeitados? #

Sim, os usuários receberão notificações:

• Quando a sua planilha de horas for enviada, o gerente será notificado.
• Quando a sua planilha de horas for aprovada, o usuário receberá um e-mail de confirmação.
• Quando a sua planilha de horas for rejeitada, o usuário receberá um e-mail com o motivo da rejeição.

Posso editar entradas de tempo depois que elas forem aprovadas? #

Não, uma vez aprovada, uma entrada de ponto é bloqueada e não pode ser editada por ninguém, incluindo administradores. No entanto, você sempre pode rejeitar a planilha de ponto e permitir que o usuário reenvie as entradas corrigidas.

O que acontece se uma entrada de tempo incluir trabalho noturno? #

Se uma entrada de tempo abranger vários dias (por exemplo, começa à noite e termina na manhã seguinte), o sistema exibirá um número sobrescrito ao lado do horário de término. Isso indica quantos dias adicionais a entrada abrange.