Aprobar entradas de tiempo del equipo

Como gerente de equipo o de proyecto, garantizas que las entradas de tiempo de tu equipo se registren, revisen y aprueben con precisión. Este artículo te guiará por el proceso de gestión de las aprobaciones de entradas de tiempo, para que las asignaciones de tiempo y presupuesto para los proyectos se registren correctamente. 

¿Qué es la aprobación de entradas de tiempo? #

La aprobación de las entradas de tiempo es el proceso mediante el cual los administradores, gerentes de proyecto o gerentes de equipo revisan, aprueban o rechazan las entradas de tiempo enviadas por los miembros del equipo. El objetivo es garantizar que el tiempo dedicado a los proyectos se registre, presupueste y asigne correctamente para generar informes y facturas precisos.

Las aprobaciones de tiempo están disponibles en los planes de suscripción Standard y superiores. Para poder aprobar gastos se requiere el plan Pro o superior.

Roles y permisos #

En tu espacio de trabajo, la capacidad para aprobar tiempo y gastos depende de tu rol y los permisos.

Rol	Permiso
Propietarios y administradores del espacio de trabajo	Pueden aprobar todas las entradas de tiempo y gastos
Gerentes de equipo (si está habilitado)	Pueden aprobar entradas de tiempo y gastos para los usuarios que gestionan
Gerentes de proyecto (si está habilitado)	Pueden aprobar entradas de tiempo para los miembros de equipo trabajando en proyectos que gestionan

Los administradores pueden modificar estos permisos accediendo a la Configuración del espacio de trabajo > Permisos y configurando la sección Quién puede aprobar las planillas de horarios enviadas y los gastos.

Si un usuario tiene los roles de Gerente de equipo y Gerente de proyecto, solo uno de esos roles puede tener permiso para aprobar/rechazar las entradas de tiempo, ya que solo se puede elegir una de las siguientes opciones:

• Administradores y gerentes de equipo
• Administradores y gerentes de proyecto

Aprobar entradas de tiempo #

Las entradas de tiempo enviadas para su aprobación aparecen en la sección Aprobaciones. Cómo aprobar las entradas de tiempo:

Pasos para aprobar las entradas de tiempo:

1. En la barra lateral, haz clic en la página Aprobaciones
2. Pasa a la pestaña Pendiente
3. Filtra las planillas por usuario o grupo (opcional)
4. Haz clic en el nombre del miembro de equipo para abrir la solicitud
5. Haz clic en el botón Aprobar y vuelve a hacer clic en Aprobar en la ventana de confirmació
   • O selecciona Aprobar todo para aprobar todas las solicitudes pendientes a la vez

Los administradores pueden enviar recordatorios a los gerentes de equipo/proyecto haciendo clic en el botón Recordar para aprobar en la página Aprobaciones.

Editar entradas de tiempo pendientes #

Como administrador, gerente de equipo o gerente de proyecto, es posible que necesites editar las entradas de tiempo antes de aprobarlas. Ten en cuenta que los gerentes de proyectos no pueden editar las entradas de tiempo pendientes, pero las pueden aprobar o rechazar.

Para editar entradas de tiempo pendientes:

1. Ve a la página Aprobaciones
2. Navega a la pestaña Pendiente
3. Haz clic en el nombre del miembro del equipo para abrir la planilla de horarios
4. Haz clic en el ícono del lápiz junto a la entrada que quieres editar
5. Realiza los cambios necesarios:
   • Puedes actualizar los siguientes detalles:
     • Fecha y hora
     • Descripción
     • Proyecto
     • Facturabilidad
   • También puedes duplicar o eliminar entradas

6. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Rechazar entradas de tiempo #

Si encuentras entradas de tiempo incorrectas o que no cumplen los requisitos, puedes rechazarlas. 

Rechazar una solicitud eliminará la entrada de la cola de aprobación y el usuario recibirá una notificación por correo electrónico.

Pasos para rechazar entradas de tiempo:

1. Ve a la página Aprobaciones
2. Pasa a la pestaña Pendiente tab
3. Haz clic en el nombre del miembro del equipo para abrir su planilla
4. Haz clic en Rechazar en la esquina superior derecha
5. Proporciona una razón por el rechazo en la ventana emergente
6. Haz clic en Rechazar para finalizar la acción

Tras el rechazo, el usuario recibirá un correo electrónico con el motivo y la etiqueta Pendiente se eliminará de la entrada.

Aprobar/rechazar entradas de tiempo en masa #

Puedes aprobar rápidamente múltiples planillas de horarios y gastos pendientes en la página Aprobaciones.

Pasos para realizar la acción de edición masiva:

1. Ve a la página Aprobaciones
2. Pasa a la pestaña Pendiente
3. Marca las casillas al lado de la planilla de horarios que quieres procesar. Puedes seleccionar múltiples de diferentes períodos de envío
4. Haz clic en el botón Aprobar/Rechazar que aparece
5. Haz clic en Aprobar y entonces confirma la acción en la ventana emergente
   • Si haces clic en Rechazar, aparecerá una ventana emergente pidiéndote que dejes una nota de rechazo antes de confirmar

Notificaciones #

• El gerente del usuario recibe una notificación cuando se envía una planilla de horarios

• El usuario recibe una notificación cuando su planilla se aprueba, rechaza o retira
• Los administradores reciben una notificación cuando se envía una planilla, según su rol en el espacio de trabajo

Retirar una aprobación #

Si apruebas una planilla de horarios por error o necesitas revocarla, puedes retirarla desde la página Aprobaciones. Esta acción notificará tanto al usuario como a todos los administradores.

Para retirar una aprobación:

1. Ve a la página Aprobaciones
2. Pasa a la pestaña Archivo
3. Haz clic en el nombre del miembro del equipo para abrir su planilla
4. Haz clic en el botón Retirar aprobación en la esquina superior derecha
5. Proporciona una razón por el retiro en el campo de texto
6. Haz clic en Retirar para confirmar la acción

Preguntas frecuentes #

¿Cómo sé si una entrada de tiempo está pendiente de aprobación?

Cuando haya entradas de tiempo pendientes de aprobación, verás un punto naranja junto a la página Aprobaciones en la barra lateral. Todas las solicitudes pendientes aparecerán en la pestaña Pendiente.

¿Qué sucede si rechazo una entrada de tiempo?

Al rechazar una entrada de tiempo, se eliminará de la lista de aprobación y el usuario recibirá una notificación por correo electrónico explicando el motivo del rechazo. La entrada recibirá la etiqueta Rechazado y pasará a la pestaña Archivo.

Si necesitas editar una planilla de horarios rechazada, puedes corregirla manualmente en el informe detallado o permitir que el usuario la edite y vuelva a enviarla.

¿Cómo puedo asignar roles de gerente de equipo o gerente de proyecto para la aprobación de tiempo?

Para asignar roles de gerente de equipo o gerente de proyecto, sigue estos pasos:

1. Ve a la página Equipo
2. Selecciona el usuario al que asignarás un rol
3. Haz clic en + Rol y marca Gerente de equipo o Gerente de proyecto
4. Selecciona los usuarios, grupos o proyectos que gestionarán
5. Guarda tus cambios

Una vez asignado, el gerente tendrá acceso a la página Aprobaciones de su equipo o proyecto.

¿Qué sucede si una entrada de tiempo incluye trabajo nocturno?

Si una entrada de tiempo abarca varios días (por ejemplo, comienza por la tarde y termina a la mañana siguiente), el sistema mostrará un número en superíndice junto a la hora de finalización. Esto indica cuántos días adicionales cubre la entrada.