Aprobar entradas de tiempo del equipo
Como gerente de equipo o de proyecto, desempeñas un papel crucial para garantizar que las entradas de tiempo de tu equipo se registren, revisen y aprueben con precisión. Esta guía te guiará en el proceso de gestión de las aprobaciones de entradas de tiempo, garantizando que las asignaciones de tiempo y presupuesto para los proyectos sean precisas y estén bien documentadas.
¿Qué es la aprobación de entradas de tiempo? #
Aprobación de las entradas de tiempo es el proceso mediante el cual los administradores, gerentes de proyecto o gerentes de equipo revisan, aprueban o rechazan las entradas de tiempo enviadas por los miembros del equipo. El objetivo es garantizar que el tiempo dedicado a los proyectos se registre, presupueste y asigne correctamente para generar informes y facturas precisos.
Las aprobaciones de tiempo están disponibles en los planes de suscripción Standard y superiores. Para poder aprobar gastos se requiere un plan Pro o superior.
Roles y permisos #
En tu espacio de trabajo, la capacidad para aprobar tiempo y gastos depende de tu rol y los permisos.
- Gerentes de equipo (si está habilitado): Pueden aprobar entradas de tiempo y gastos para los usuarios que gestionan
- Gerentes de proyecto (si está habilitado): Pueden aprobar las entradas de tiempo de los miembros del equipo que trabajan en los proyectos que gestionan
El administrador puede modificar estos permisos accediendo a la pestaña Configuración del espacio de trabajo > Permisos y configurando la sección Quién puede aprobar las planillas de horarios enviadas y los gastos.
Resumen de roles y permisos #
- Gerentes de equipo: Pueden aprobar el tiempo de los miembros de su equipo
- Gerentes de proyecto: Pueden aprobar el tiempo de los miembros del equipo que trabajan en sus proyectos
Si un usuario tiene los roles de Gerente de equipo y Gerente de proyecto, tendrá permisos combinados, lo que le permitirá aprobar el tiempo tanto de su equipo como de los proyectos que gestiona.
Aprobar entradas de tiempo #
Cuando se envíen entradas de tiempo para su aprobación, aparecerán en la sección Aprobaciones. Cómo aprobar las entradas de tiempo:
Pasos para aprobar las entradas de tiempo: #
- En la barra lateral, haz clic en la página Aprobaciones para ver las solicitudes de tiempo pendientes
- Verás un punto naranja junto a la barra lateral que indica que hay planillas de horarios pendientes de aprobación
- La pestaña Pendiente mostrará todas las planillas pendientes de aprobación
- Puedes filtrar las planillas por usuario o grupo para facilitar su revisión
- Para ver una vista detallada de cualquier entrada de tiempo, haz clic en la solicitud
- Para aprobar las entradas de tiempo, haz clic en el botón Aprobar de cada entrada
O bien - Selecciona Aprobar todo para aprobar todas las solicitudes pendientes a la vez
Si eres administrador, puedes enviar recordatorios a los gerentes de equipo o de proyecto para que aprueben las planillas de su equipo. Para ello, haz clic en el botón Recordar para aprobar en la página Aprobaciones.
Editar entradas de tiempo pendientes #
Como administrador, gerente de equipo o gerente de proyecto (según los permisos), es posible que necesites editar las entradas de tiempo antes de aprobarlas.
Para editar entradas de tiempo pendientes:
- Ve a la pestaña Pendiente en la página Aprobaciones para ver todas las entradas de tiempo pendientes de aprobación
- Encuentra la entrada de tiempo que quieres editar y haz clic en el ícono del lápiz junto a ella
- Realiza los cambios necesarios:
- En la pantalla Editar la entrada de tiempo, puedes actualizar los siguientes datos:
- Fecha y hora
- Descripción
- Proyecto
- Facturabilidad
- Elimina o duplica la entrada si es necesario
- En la pantalla Editar la entrada de tiempo, puedes actualizar los siguientes datos:
Después de editar la entrada de tiempo, haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Rechazar entradas de tiempo #
Si encuentras entradas de tiempo incorrectas o que no cumplen los requisitos, puedes rechazarlas. Rechazar una solicitud eliminará la entrada de la cola de aprobación y el usuario recibirá una notificación por correo electrónico.
Pasos para rechazar entradas de tiempo: #
- En la página Aprobaciones, ve a la pestaña Pendiente para ver todas las entradas de tiempo pendientes de aprobación
- Haz clic en la entrada de tiempo para abrirla
- En la esquina superior derecha, haz clic en Rechazar para eliminar la entrada de la lista de aprobación
- Aparecerá un mensaje solicitando el motivo del rechazo.
Añade una nota explicando el motivo del rechazo. - Haz clic en Rechazar para finalizar la acción
Tras el rechazo, el usuario recibirá un correo electrónico con el motivo y la etiqueta Pendiente se eliminará de la entrada.
Funciones adicionales #
Notificaciones #
- El gerente del usuario recibe una notificación cuando se envía una planilla de horarios
- El usuario recibe una notificación cuando su planilla se aprueba o rechaza
- Los administradores reciben una notificación cuando se envía una planilla, según su rol en el espacio de trabajo
Retirar la aprobación #
Si apruebas una planilla de horarios por error o necesitas revocarla, puedes retirarla desde la página Aprobaciones. Esta acción notificará tanto al usuario como a todos los administradores.
Notas finales #
- Después de aprobar las entradas de tiempo, se bloquearán y nadie, ni siquiera los administradores, podrá editarlas
- Puedes exportar las entradas de tiempo aprobadas a una factura y se marcarán automáticamente como "facturadas" para facilitar su seguimiento
- Si rechazas una planilla, el usuario puede editarla y volver a enviarla, o el gerente puede ajustar las entradas manualmente mediante el informe detallado
Preguntas frecuentes #
¿Quién puede aprobar las entradas de tiempo en mi espacio de trabajo? #
- Los administradores pueden aprobar las entradas de tiempo de todos los usuarios del espacio de trabajo
- Los gerentes de equipo (si está habilitado) pueden aprobar las entradas de tiempo de los usuarios que gestionan
- Los gerentes de proyecto (si está habilitado) pueden aprobar las entradas de tiempo de los miembros del equipo que trabajan en sus proyectos específicos
Puedes modificar estos permisos en la pestaña Configuración del espacio de trabajo > Permisos, en la sección Quién puede aprobar las planillas de horarios enviadas y los gastos.
¿Cómo sé si una entrada de tiempo está pendiente de aprobación? #
Cuando haya entradas de tiempo pendientes de aprobación, verás un punto naranja junto a la página Aprobaciones en la barra lateral. Todas las solicitudes pendientes aparecerán en la pestaña Pendiente.
¿Puedo aprobar múltiples entradas de tiempo a la vez? #
¡Sí! Puedes aprobar todas las entradas de tiempo de la pestaña Pendiente a la vez seleccionando Aprobar todo o puedes aprobarlas individualmente haciendo clic en el botón Aprobar junto a cada entrada.
¿Puedo editar las entradas de tiempo antes de aprobarlas? #
Sí, como administrador, gerente de equipo o gerente de proyecto (según los permisos), puedes editar las entradas de tiempo antes de aprobarlas. Para editar una entrada de tiempo pendiente:
- Ve a la pestaña Pendiente en la página Aprobaciones
- Haz clic en el ícono del lápiz junto a la entrada de tiempo que quieres actualizar
- Puedes cambiar el tiempo, la descripción, el proyecto, la facturación y más
Una vez hecho esto, haz clic en Guardar.
¿Qué sucede si rechazo una entrada de tiempo? #
Al rechazar una entrada de tiempo, se eliminará de la lista de aprobación y el usuario recibirá una notificación por correo electrónico explicando el motivo del rechazo. La etiqueta Pendiente se eliminará de la entrada rechazada.
Si necesitas editar una planilla de horarios rechazada, puedes corregirla manualmente en el Informe detallado o permitir que el usuario la edite y vuelva a enviarla.
¿Cómo puedo enviar recordatorios a los gerentes para que aprueben las planillas de horarios? #
Si eres administrador, puedes enviar un recordatorio a los gerentes de equipo o gerentes de proyecto haciendo clic en el botón Recordar para aprobar en la página Aprobaciones. Esto enviará un recordatorio por correo electrónico a dichos gerentes para que revisen y aprueben las planillas de los miembros de su equipo.
¿Puedo retirar la aprobación de una entrada de tiempo? #
Como gerente de equipo o gerente de proyecto, puedes retirar la aprobación de una entrada de tiempo. Simplemente ve a la página Aprobaciones, busca la entrada aprobada y selecciona Retirar aprobación. Esto notificará al usuario y a los administradores correspondientes.
¿Qué sucede cuando apruebo entradas de tiempo? #
Una vez aprobadas las entradas de tiempo, se bloquean y nadie, ni siquiera los administradores, puede editarlas. Estas entradas se pueden incluir en la facturación y los informes, y cualquier entrada de tiempo aprobada se marcará automáticamente como facturada para facilitar su seguimiento.
¿Cómo puedo asignar roles de gerente de equipo o gerente de proyecto para la aprobación de tiempo? #
Para asignar roles de gerente de equipo o gerente de proyecto, sigue estos pasos:
- Ve a la página Equipo
- Selecciona el usuario al que asignarás un rol
- Haz clic en + Rol y marca gerente de equipo o gerente de proyecto
- Para gerentes de equipo, selecciona los usuarios o grupos que administrarán
- Para gerentes de proyecto, seleccione los proyectos que supervisarán
- Guarda tus cambios
Una vez asignado, el gerente tendrá acceso a la página Aprobaciones de su equipo o proyecto.
¿Se notificará a los usuarios cuando sus planillas de horarios se aprueben o rechacen? #
Sí, los usuarios recibirán notificaciones:
- Cuando se envíe su planilla, se notificará al gerente
- Cuando se apruebe su planilla, el usuario recibirá un correo electrónico de confirmación
- Cuando se rechace su planilla, el usuario recibirá un correo electrónico con el motivo del rechazo
¿Puedo editar las entradas de tiempo después de que se aprueben? #
No, una vez aprobada una entrada de tiempo, se bloquea y nadie, incluidos los administradores, puede editarla. Sin embargo, siempre puedes rechazar la planilla y permitir que el usuario vuelva a enviar las entradas corregidas.
¿Qué sucede si una entrada de tiempo incluye trabajo nocturno? #
Si una entrada de tiempo abarca varios días (por ejemplo, comienza por la tarde y termina a la mañana siguiente), el sistema mostrará un número en superíndice junto a la hora de finalización. Esto indica cuántos días adicionales cubre la entrada.