Zeiteinträge des Teams genehmigen

Als Team- oder Projektleiter kannst du auf der Seite „Genehmigungen“ sicherstellen, dass die Zeiteinträge deines Teams genau erfasst, überprüft und freigegeben werden. Dieser Leitfaden führt dich durch den Prozess der Verwaltung von Zeitgenehmigungen, damit Zeit- und Budgetzuweisungen für Projekte korrekt protokolliert werden. 

Was ist die Genehmigung von Zeiteinträgen? #

Die Genehmigung von Zeiteinträgen ist ein Prozess, bei dem Admins, Projektmanager oder Teammanager von Teammitgliedern eingereichte Zeiteinträge überprüfen und genehmigen oder ablehnen. Ziel ist es sicherzustellen, dass die für Projekte aufgewendete Zeit korrekt erfasst, budgetiert und zugewiesen wird, um eine präzise Berichterstattung und Rechnungsstellung zu ermöglichen.

Zeitgenehmigungen sind in den Standard- und höheren Abonnements verfügbar. Die Genehmigung von Ausgaben erfordert einen Pro-Plan oder einen höheren Plan.

Rollen und Berechtigungen #

In deinem Arbeitsbereich wird die Fähigkeit, Zeit und Ausgaben zu genehmigen, durch deine Rolle und Berechtigungen bestimmt:

Rolle	Berechtigung
Arbeitsbereichsbesitzer und Admins	Kann alle Zeiteinträge und Ausgaben genehmigen
Teammanager (falls aktiviert)	Kann Zeiteinträge und Ausgaben für die Benutzer genehmigen, die sie verwalten
Projektmanager (falls aktiviert)	Kann Zeiteinträge für Teammitglieder genehmigen, die an Projekten arbeiten, die sie verwalten

Admins können diese Berechtigungen ändern, indem sie zu den Arbeitsbereichseinstellungen > Berechtigungen navigieren und den Abschnitt Wer eingereichte Arbeitszeittabellen und Ausgaben genehmigen kann konfigurieren.

Wenn ein Nutzer sowohl die Rolle „Teammanager“ als auch „Projektmanager“ innehat, kann nur eine dieser Rollen die Berechtigung zum Genehmigen oder Ablehnen von Zeiteinträgen besitzen, da du nur eine der folgenden Optionen auswählen kannst:

• Admins und Teammanager
• Admins und Projektmanager

Zeiteinträge genehmigen #

Die Zeiteinträge, die zur Genehmigung eingereicht werden, erscheinen im Abschnitt Genehmigungen. So genehmigst du Zeiteinträge:

Schritte zum Genehmigen von Zeiteinträgen:

1. Klicke auf die Seite Genehmigungen in der Seitenleiste
2. Wechsle zum Tab Ausstehend
3. Filtere die Arbeitszeittabellen nach Benutzer oder Gruppe (optional)
4. Klicke auf den Namen des Teammitglieds, um den Antrag zu öffnen
5. Klicke auf den Button Genehmigen und klicke auf Genehmigen noch einmal im Bestätigungsfenster
   • Oder wähle Alle genehmigen, um alle ausstehenden Anträge auf einmal zu genehmigen

Admin können Team- oder Projektmanagern Erinnerungen senden, Arbeitszeittabellen ihres Teams zu genehmigen, indem sie auf der Seite "Genehmigungen" auf die Schaltfläche An die Genehmigung erinnern klicken.

Ausstehende Zeiteinträge bearbeiten #

Als Admin oder Teammanager musst du Zeiteinträge eventuell bearbeiten, bevor du sie genehmigst. Beachte bitte, dass Projektmanager ausstehende Zeiteinträge nicht bearbeiten, sondern nur genehmigen oder ablehnen können.

So bearbeitest du ausstehende Zeiteinträge:

1. Navigiere zur Seite Genehmigungen
2. Navigiere zum Tab Ausstehend
3. Klicke auf den Names des Teammitglieds, um die Arbeitszeittabelle zu öffnen
4. Klicke auf das Bearbeitungsstift-Symbol neben dem Eintrag, den du bearbeiten möchtest
5. Nimm die notwendigen Änderungen vor:
   • Du kannst die folgenden Details aktualisieren
     • Uhrzeit und Datum
     • Beschreibung
     • Projekt
     • Abrechenbarkeit
   • Du kannst Einträge auch löschen oder duplizieren

6. Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen

Zeiteinträge ablehnen #

Wenn du auf Zeiteinträge stößt, die falsch sind oder die Anforderungen nicht erfüllen, kannst du sie ablehnen. 

Das Ablehnen einer Anfrage entfernt den Eintrag aus der Genehmigungswarteschlange, und der Benutzer wird per E-Mail benachrichtigt.

Schritte zum Ablehnen von Zeiteinträgen:

1. Gehe zur Seite Genehmigungen page
2. Wechsle zum Tab Ausstehend
3. Klicke auf den Namen des Teammitglieds, um seine Arbeitszeittabelle zu öffnen
4. Klicke auf Ablehnen in der oberen rechten Ecke
5. Gib im Pop-up-Fenster einen Grund für die Ablehnung an
6. Klicke auf Ablehnen, um die Aktion abzuschließen

Nach der Ablehnung erhält der Nutzer eine E-Mail mit dem Ablehnungsgrund, und die Bezeichnung Ausstehend wird vom Eintrag entfernt.

Zeiteinträge massenweise genehmigen/ablehnen #

Du kannst auf der Seite „Genehmigungen“ schnell mehrere ausstehende Arbeitszeittabellen und Ausgaben gleichzeitig genehmigen.

So führst du eine Massenaktion durch:

1. Gehe zur Seite Genehmigung
2. Stelle sicher, du bist auf dem Tab Ausstehend
3. Aktiviere die Kontrollkästchen neben den Arbeitszeittabellen, die du bearbeiten möchtest. Du kannst auch mehrere Einträge aus verschiedenen Einreichungszeiträumen gleichzeitig auswählen.
4. Klicke auf den Button Genehmigen/Ablehnen, der angezeigt wird
5. Klicke auf den Button Genehmigen und bestätige die Aktion im Pop-up-Fenster
   • Wenn du auf Ablehnen klickst, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem du eine Begründung für die Ablehnung eingeben musst, bevor du den Vorgang bestätigen kannst.

Benachrichtigungen #

• Der Manager des Nutzers wird benachrichtigt, wenn eine Arbeitszeittabelle eingereicht wird

• Der Nutzer wird benachrichtigt, wenn seine Arbeitszeittabelle genehmigt, abgelehnt oder zurückgezogen wird.
• Admins werden je nach ihrer Rolle im Arbeitsbereich benachrichtigt, wenn eine Arbeitszeittabelle eingereicht wird

Genehmigung zurückziehen #

Wenn du versehentlich eine Arbeitszeittabelle genehmigt hast oder die Genehmigung widerrufen musst, kannst du die Genehmigung auf der Seite Genehmigungen zurückziehen. Diese Aktion benachrichtigt sowohl den Nutzer als auch alle Admins.

So ziehst du eine Genehmigung zurück:

1. Gehe zur Seite Genehmigungen page
2. Wechsle zum Tab Archiv
3. Klicke auf den Namen des Teammitglieds, um seine Arbeitszeittabelle zu öffnen
4. Klicke auf Genehmigung zurückziehen in der oberen rechten Ecke
5. Gib im Textfeld einen Grund für die Rücknahme an
6. Klicke auf Zurückziehen, um die Aktion bestätigen

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Wie weiß ich, wann ein Zeiteintrag auf Genehmigung wartet?

Wenn ausstehende Zeiteinträge auf deine Genehmigung warten, siehst du einen orangenen Punkt als Indikator neben der Seite Genehmigungen in der Seitenleiste. Alle ausstehenden Anfragen werden im Tab Ausstehend angezeigt.

Was passiert, wenn ich einen Zeiteintrag ablehne?

Wenn du einen Zeiteintrag ablehnst, wird dieser aus der Genehmigungsliste gelöscht, und der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, in der der Grund für die Ablehnung erklärt wird. Der Eintrag erhält das Label Abgelehnt und wird in den Tab Archiv verschoben.

Wenn du eine abgelehnte Arbeitszeittabelle bearbeiten musst, kannst du sie entweder manuell im Detaillierten Bericht korrigieren oder dem Nutzer erlauben, den Eintrag selbst zu bearbeiten und erneut einzureichen.

Wie weise ich Rollen als Team- oder Projektmanager für die Zeitgenehmigung zu?

Um Rollen als Teammanager oder Projektmanager zuzuweisen, folge einfach diesen Schritten:

1. Gehe zur Seite Team
2. Wähle den Nutzer aus, dem du eine Rolle zuweisen möchtest
3. Klicke auf + Rolle und setze ein Häkchen bei Teammanager oder Projektmanager
4. Wähle die Nutzer, Gruppen oder Projekte aus, die diese Person verwalten soll
5. Speichere deine Änderungen

Nach der Zuweisung hat der Manager Zugriff auf die Seite Genehmigungen für sein Team oder Projekt.

Was passiert, wenn ein Zeiteintrag Nachtarbeit umfasst?

Wenn ein Zeiteintrag mehrere Tage umfasst (zum Beispiel, wenn er am Abend beginnt und am nächsten Morgen endet), zeigt das System eine hochgestellte Zahl neben der Endzeit an. Diese gibt an, wie viele zusätzliche Tage der Eintrag abdeckt.