Zeiteinträge des Teams genehmigen
Als Team- oder Projektmanager spielst du eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die Zeiteinträge deines Teams korrekt erfasst, überprüft und genehmigt werden. Diese Anleitung führt dich durch den Prozess der Verwaltung von Zeiteintrag-Genehmigungen und stellt sicher, dass die Zeit- und Budgetzuweisungen für Projekte genau und gut dokumentiert sind.
Was ist die Genehmigung von Zeiteinträgen? #
Die Genehmigung von Zeiteinträgen ist ein Prozess, bei dem Admins, Projektmanager oder Teammanager von Teammitgliedern eingereichte Zeiteinträge überprüfen und genehmigen oder ablehnen. Ziel ist es sicherzustellen, dass die für Projekte aufgewendete Zeit korrekt erfasst, budgetiert und zugewiesen wird, um eine präzise Berichterstattung und Rechnungsstellung zu ermöglichen.
Zeitgenehmigungen sind in den Standard- und höheren Abonnements verfügbar. Die Genehmigung von Ausgaben erfordert einen Pro-Plan oder einen höheren Plan.
Rollen und Berechtigungen #
In deinem Arbeitsbereich wird die Fähigkeit, Zeit und Ausgaben zu genehmigen, durch deine Rolle und Berechtigungen bestimmt:
- Team managers (if enabled): Can approve time entries and expenses for users they manage.
- Project managers (if enabled): Can approve time entries for team members working on the projects they manage.
Admins können diese Berechtigungen ändern, indem sie zu den Arbeitsbereichseinstellungen > Berechtigungen navigieren und den Abschnitt Wer kann eingereichte Arbeitszeittabellen und Ausgaben genehmigen konfigurieren.
Zusammenfassung der Rollen und Berechtigungen #
- Team managers: Can approve time for their team members
- Project managers: Can approve time for team members working on their projects.
Wenn ein Nutzer sowohl die Rolle Teammanager als auch Projektmanager innehat, hat er kombinierte Berechtigungen und kann die Zeit sowohl für sein Team als auch für die von ihm verwalteten Projekte genehmigen.
Zeiteinträge genehmigen #
Wenn Zeiteinträge zur Genehmigung eingereicht werden, erscheinen sie im Abschnitt Genehmigungen. So genehmigst du Zeiteinträge:
Schritte zum Genehmigen von Zeiteinträgen: #
- In der Seitenleiste auf die Seite Genehmigungen klicken, um ausstehende Zeitanfragen einzusehen
- Du siehst einen orangenen Punkt neben dem Eintrag in der Seitenleiste, der anzeigt, dass Arbeitszeittabellen auf die Genehmigung warten
- Der Tab Ausstehend listet alle Arbeitszeittabellen auf, die auf eine Genehmigung warten
- Du kannst die Arbeitszeittabellen nach Benutzer oder Gruppe filtern, um die Überprüfung zu erleichtern
- Um eine detaillierte Ansicht eines Zeiteintrags zu sehen, klicke auf die Anforderung
- Um Zeiteinträge zu genehmigen, klicke auf die Schaltfläche Genehmigen bei jedem Eintrag
Oder - Alle genehmigen auswählen, um alle ausstehenden Anfragen auf einmal zu genehmigen
Wenn du ein Admin bist, kannst du Team- oder Projektmanagern Erinnerungen senden, Arbeitszeittabellen ihres Teams zu genehmigen. Dies geschieht, indem du auf der Seite Genehmigungen auf die Schaltfläche Zur Genehmigung erinnern klickst.
Ausstehende Zeiteinträge bearbeiten #
Als Admin, Teammanager oder Projektmanager (abhängig von den Berechtigungen) musst du eventuell Zeiteinträge bearbeiten, bevor du sie genehmigst.
So bearbeitest du ausstehende Zeiteinträge:
- Zum Tab Ausstehend auf der Seite Genehmigungen navigieren, um alle Zeiteinträge zu sehen, die auf die Genehmigung warten
- Den Zeiteintrag finden, den du bearbeiten möchtest, und auf das Bearbeitungsstift-Symbol neben dem Eintrag klicken
- Die notwendigen Änderungen vornehmen:
- Im Bildschirm Zeiteintrag bearbeiten kannst du die folgenden Details aktualisieren:
- Zeit und Datum
- Beschreibung
- Projekt
- Abrechenbarkeit
- Eintrag bei Bedarf löschen oder duplizieren
- Im Bildschirm Zeiteintrag bearbeiten kannst du die folgenden Details aktualisieren:
Nachdem du den Zeiteintrag bearbeitet hast, klicke auf Speichern, um die Änderungen anzuwenden.
Zeiteinträge ablehnen #
Wenn du auf Zeiteinträge stößt, die falsch sind oder die Anforderungen nicht erfüllen, kannst du sie ablehnen. Das Ablehnen einer Anfrage entfernt den Eintrag aus der Genehmigungswarteschlange, und der Benutzer wird per E-Mail benachrichtigt.
Schritte zum Ablehnen von Zeiteinträgen: #
- Auf der Seite Genehmigungen zum Tab Ausstehend gehen, um alle Zeiteinträge zu sehen, die auf eine Genehmigung warten
- Auf den Zeiteintrag klicken, um ihn zu öffnen
- In der oberen rechten Ecke auf Ablehnen klicken, um den Eintrag aus der Genehmigungsliste zu entfernen
- Es erscheint eine Aufforderung, den Grund für die Ablehnung anzugeben
Eine Notiz hinzufügen, die erklärt, warum die Anfrage abgelehnt wurde. - Auf Ablehnen klicken, um die Aktion abzuschließen
Nach der Ablehnung erhält der Nutzer eine E-Mail mit dem Ablehnungsgrund, und die Bezeichnung Ausstehend wird vom Eintrag entfernt.
Zusätzliche Features #
Benachrichtigungen #
- User’s manager is notified when a timesheet is submitted
- Der Nutzer wird benachrichtigt, wenn seine Arbeitszeittabelle genehmigt oder abgelehnt wird
- Admins are notified when a timesheet is submitted, depending on their role in the workspace
Genehmigung zurückziehen #
Wenn du versehentlich eine Arbeitszeittabelle genehmigt hast oder die Genehmigung widerrufen musst, kannst du die Genehmigung auf der Seite Genehmigungen zurückziehen. Diese Aktion benachrichtigt sowohl den Nutzer als auch alle Admins.
Abschließende Hinweise #
- Nachdem du Zeiteinträge genehmigt hast, sind sie gesperrt und können von niemandem mehr bearbeitet werden, auch nicht von Admins
- Du kannst genehmigte Zeiteinträge auf eine Rechnung exportieren. Sie werden dann automatisch als "In Rechnung gestellt" markiert, um die Nachverfolgung zu erleichtern
- Wenn du eine Arbeitszeittabelle ablehnst, kann der Benutzer ihn bearbeiten und erneut einreichen, oder der Manager kann die Einträge manuell über den Detaillierten Bericht anpassen
Häufig gestellte Fragen (FAQ) #
Wer kann Zeiteinträge in meinem Arbeitsbereich genehmigen? #
- Admins can approve time entries for all users in the workspace
- Team managers (if enabled) can approve time entries for users they manage
- Project managers (if enabled) can approve time entries for team members working on their specific projects
Du kannst diese Berechtigungen im Tab Arbeitsbereichseinstellungen > Berechtigungen unter Wer kann eingereichte Arbeitszeittabellen und Ausgaben genehmigen ändern.
Wie weiß ich, wann ein Zeiteintrag auf Genehmigung wartet? #
Wenn ausstehende Zeiteinträge auf deine Genehmigung warten, siehst du einen orangenen Punkt neben der Seite Genehmigungen in der Seitenleiste. Alle ausstehenden Anfragen werden im Tab Ausstehend angezeigt.
Kann ich mehrere Zeiteinträge gleichzeitig genehmigen? #
Ja! Du kannst alle Zeiteinträge im Tab Ausstehend auf einmal genehmigen, indem du Alle genehmigen auswählst, oder du kannst sie einzeln genehmigen, indem du auf die Schaltfläche Genehmigen neben jedem Eintrag klickst.
Kann ich Zeiteinträge vor der Genehmigung bearbeiten? #
Ja, als Admin, Teammanager oder Projektmanager (abhängig von deinen Berechtigungen) kannst du Zeiteinträge bearbeiten, bevor du sie genehmigst. So gehst du vor:
- Zum Tab Ausstehend auf der Seite Genehmigungen gehen
- Auf das Bearbeitungsstift-Symbol neben dem Zeiteintrag klicken, den du aktualisieren möchtest
- Von hier aus kannst du die Zeit, die Beschreibung, das Projekt, die Abrechenbarkeit und weitere Details ändern
Wenn du fertig bist, klicke auf Speichern.
Was passiert, wenn ich einen Zeiteintrag ablehne? #
Wenn du einen Zeiteintrag ablehnst, wird er aus der Genehmigungsliste entfernt und der Nutzer erhält eine E-Mail mit deinem Ablehnungsgrund. Auch die Bezeichnung Ausstehend wird vom Eintrag entfernt.
Wenn du eine abgelehnte Arbeitszeittabelle bearbeiten musst, kannst du sie entweder manuell im Detaillierten Bericht korrigieren oder den Nutzer bitten, den Eintrag zu bearbeiten und erneut einzureichen.
Wie sende ich Managern Erinnerungen, Arbeitszeittabellen zu genehmigen? #
Wenn du ein Admin bist, kannst du Teammanagern oder Projektmanagern eine Erinnerung senden, indem du auf der Seite Genehmigungen auf die Schaltfläche Zur Genehmigung erinnern klickst. Dadurch wird diesen Managern eine E-Mail-Erinnerung gesendet, ihre Arbeitszeittabellen zu überprüfen und zu genehmigen.
Kann ich meine Genehmigung für einen Zeiteintrag zurückziehen? #
Ja, als Teammanager oder Projektmanager kannst du die Genehmigung für einen Zeiteintrag zurückziehen. Gehe einfach auf die Seite Genehmigungen, finde den genehmigten Eintrag und wähle Genehmigung zurückziehen. Dies wird den Benutzer und alle relevanten Admins benachrichtigen.
Was passiert, wenn ich Zeiteinträge genehmige? #
Sobald Zeiteinträge genehmigt sind, werden sie gesperrt und können von niemandem mehr bearbeitet werden, auch nicht von Admins. Diese Einträge können dann in Rechnungen und Berichte aufgenommen werden, und alle genehmigten Zeiteinträge werden zur einfacheren Nachverfolgung automatisch als In Rechnung gestellt markiert.
Wie weise ich Rollen als Team- oder Projektmanager für die Zeitgenehmigung zu? #
Um die Rollen Teammanager oder Projektmanager zuzuweisen, befolge diese Schritte:
- Zur Seite Team gehen
- Benutzer auswählen, dem du eine Rolle zuweisen möchtest
- Auf + Rolle klicken und entweder Teammanager oder Projektmanager aktivieren
- Für Teammanager die Benutzer oder Gruppen auswählen, die sie verwalten sollen
- Für Projektmanager die Projekte auswählen, die sie betreuen sollen
- Deine Änderungen speichern
Nach der Zuweisung hat der Manager Zugriff auf die Seite Genehmigungen für sein Team oder Projekt.
Werden Nutzer benachrichtigt, wenn ihre Arbeitszeittabellen genehmigt oder abgelehnt werden? #
Ja, Nutzer erhalten Benachrichtigungen:
- Wenn ihre Arbeitszeittabelle eingereicht wird, wird der Manager benachrichtigt
- Wenn ihre Arbeitszeittabelle genehmigt wird, erhält der Nutzer eine Bestätigungs-E-Mail
- Wenn ihre Arbeitszeittabelle abgelehnt wird, erhält der Nutzer eine E-Mail mit dem Ablehnungsgrund
Kann ich Zeiteinträge bearbeiten, nachdem sie genehmigt wurden? #
Nein, sobald ein Zeiteintrag genehmigt ist, ist er gesperrt und kann von niemandem mehr bearbeitet werden, auch nicht von Admins. Du kannst jedoch jederzeit Arbeitszeittabellen ablehnen und dem Nutzer erlauben, die korrigierten Einträge erneut einzureichen.
Was passiert, wenn ein Zeiteintrag Nachtarbeit umfasst? #
Wenn ein Zeiteintrag mehrere Tage umfasst (z.B. er beginnt am Abend und endet am nächsten Morgen), zeigt das System eine hochgestellte Zahl neben der Endzeit an. Dies gibt an, wie viele zusätzliche Tage der Eintrag abdeckt.