Aprovar horas e despesas
Administradores e gerentes podem revisar e aprovar os registros de horas e despesas enviados pelos membros da equipe. A aprovação da planilha de horas e a aprovação de despesas têm abas separadas, mas ambas estão localizadas na página de Aprovações.
A aprovação do tempo registrado está disponível no plano Standard e superiores e pode ser realizada por proprietários do espaço de trabalho, administradores, gerentes de projeto ou gerentes de equipe.
Habilitar aprovações #
Você pode optar por habilitar a aprovação de planilhas de horas ou de despesas nas configurações do seu espaço de trabalho.
Habilitar a aprovação de despesas #
Para usar aprovações de despesas no seu espaço de trabalho:
- Clique no ícone de
ícone de três pontos ao lado do nome do seu espaço de trabalho - Selecione Configurações do espaço de trabalho > Finanças
- Alterne a chave Habilitar aprovação de despesas para a posição "Ligado" na seção de Despesas
- Selecione a frequência com que as aprovações serão feitas (Semanal, Quinzenal ou Mensal)
Se a opção de aprovação de despesas não estiver ativa, você precisa ativar o controle de despesas primeiro.
Habilitar aprovação de tempo #
Para usar aprovações de horas no seu espaço de trabalho:
- Clique no ícone de três pontos ao lado do nome do seu espaço de trabalho
- Selecione Configurações do espaço de trabalho > Rastreamento de tempo
- Alterne a chave Habilitar aprovação de horas para a posição "Ligado" na seção Controle de tempo e Aprovação
- Selecione a frequência com que as aprovações serão feitas (Semanal, Quinzenal ou Mensal)
Permissões #
Dependendo das permissões definidas nas configurações do espaço de trabalho, as horas e as despesas enviadas podem ser gerenciadas na página Aprovações da seguinte maneira:
- Administrador: aprovar, rejeitar, editar
- Gerente de equipe (se habilitado): aprovar, rejeitar, editar
- Gerente de projeto (se habilitado): aprovar, rejeitar
Para modificar as permissões de aprovação:
1. Vá para a página Configurações do espaço de trabalho > Permissões
2. Localize Quem pode aprovar planilhas de horas enviadas e Quem pode aprovar despesas enviadas
3. Selecione a opção para ambas as seções:
- Administradores e gerentes de equipe: Os membros da equipe podem aprovar planilhas de horas e despesas enviadas por seus colegas. Administradores e gerentes de projeto: Os gerentes de projeto podem
- Administradores e gerentes de projeto: Os gerentes de projeto podem aprovar planilhas de horas e despesas enviadas pelos membros atribuídos aos projetos que gerenciam.
Se um usuário tiver a função de administrador e qualquer outra função de gerente, a função de administrador terá prioridade sobre todas as outras. Se um usuário tiver as funções de gerente de projeto e de equipe, todas as permissões de ambas as funções serão aplicadas.
Aprovar/rejeitar planilhas de horas #
Para aprovar planilhas de horas:
- Acesse a página Aprovações
- Certifique-se de que a aba superior esteja definida como Planilha de horas
- Vá para a aba Pendentes
- Clique em Aprovar tudo para aprovar todas as planilhas de horas ou
- Clique no nome do membro da equipe e clique em Aprovar ou Rejeitar na próxima página
6. Para uma planilha de horas rejeitada, você precisa escrever uma nota para enviar ao usuário
7. Clique em Rejeitar quando terminar
Você também pode aprovar vários usuários em lote clicando na caixa ao lado do nome do usuário e clicando em Aprovar ou Rejeitar. Para aprovar todos os usuários, clique no botão Aprovar tudo no canto superior direito.
Aprovar/rejeitar despesas #
Para aprovar despesas:
- Acesse a página Aprovações
- Clique em Despesas na aba superior
- Vá para a aba Pendentes
- Clique em Aprovar tudo para aprovar todas as despesas ou
- Clique no nome de um membro da equipe e clique em Aprovar ou Rejeitar na próxima página
6. Se for rejeitar, você precisa escrever uma breve nota para o usuário e clicar em Rejeitar
Você também pode usar o recurso de aprovação/rejeição em massa marcando as caixas ao lado dos membros da equipe (ou a caixa superior para selecionar todos) e clicando em Aprovar/Rejeitar.
Planilhas de horas e despesas aprovadas ficam bloqueadas para edição.
Se um membro enviar uma folha de horas com detalhes de registro incorretos, um administrador ou gerente de equipe (caso possua a permissão necessária) poderá:
- Reject the entire timesheet and edit and resubmit the entry (if not yet approved).
- Acesse o Relatório detalhado e corrija o erro manualmente.
- Retire a aprovação e oriente o membro da equipe a editar e reenviar sua folha de horas para aprovação.
Retirar aprovação #
Para retirar a aprovação de planilha de horas ou despesas:
- Vá para Aprovações > Planilha de horas/Despesas
- Clique na guia Arquivo
- Clique na planilha de horas ou nas despesas enviadas pelo membro da equipe
- Clique no botão Retirar aprovação, no canto superior direito
- Insira uma observação para rejeitar
- Clique em Rejeitar
Lembrete para aprovar #
Se houver gerentes de equipe ou projeto supervisionando equipes ou responsáveis por projetos, você, como administrador, pode clicar em Lembrar para aprovar para enviar um lembrete por e-mail a cada gerente de equipe ou projeto para aprovar as planilhas de horas dos membros de sua equipe.
Para enviar um lembrete aos gerentes para aprovar:
- Acesse a página Aprovações
- Selecione Planilha ou Despesas na aba superior
- Vá para a aba Pendentes
- Clique em Lembrar para aprovar
Um lembrete para aprovar planilhas de horas e despesas enviadas será enviado aos endereços de e-mail dos gerentes.
Para ver uma planilha de horas completa, clique na solicitação para visualizá-la com mais detalhes.
Lembrete para enviar #
Administradores e gerentes podem verificar planilhas de horas e despesas não enviadas e clicar em Lembrar para enviar.
Para fazer isso:
- Acesse Aprovações
- Selecione Planilha de horas ou Despesas na guia superior
- Vá para a guia Não enviado
- Clique em Lembrar para enviar
Editar solicitação de tempo pendente #
Os administradores podem editar as solicitações pendentes de outros usuários diretamente na aba Pendente em Aprovações.
Para editar a solicitação pendente:
- Vá para a página de Aprovações
- Selecione a aba Planilha
- Na guia Pendente, escolha a planilha de horas enviada
- Clique no ícone de caneta de edição ao lado da entrada de tempo
- Na tela Editar entrada de tempo, você pode editar o seguinte:
- Hora e data
- Descrição
- Projeto
- Status de faturamento
- Duplicar/excluir entrada
- Clique em Salvar para concluir a ação
Depois que uma pessoa tiver a função de gerente de equipe ou projeto, ela poderá ver a página de Aprovações na barra lateral com membros e projetos visíveis para ela.
Editar despesas pendentes #
Os administradores podem editar as despesas de outros usuários diretamente na guia Pendentes em Aprovações > Despesas.
Os gerentes de equipe podem editar as solicitações pendentes de sua equipe, a menos que as horas e despesas estejam bloqueadas.
Para editar despesas pendentes:
- Vá para a página de Aprovações
- Selecione a aba Planilha de horas ou Despesas
- Selecione a despesa enviada na aba Pendente
- Clique no ícone de edição
- Na tela Editar despesa, edite o seguinte:
- Data
- Projeto/Tarefa
- Categoria
- Valor
- Faturabilidade
- Adicionar/excluir recibo
- Excluir solicitação
- Clique em Salvar para concluir a ação
Se você digitar 1, será 1min. Mas se você mudar para o formato decimal, 1 se tornará 1h.
Aba Arquivo #
Você pode revisar todo o seu histórico de aprovações de planilhas de horas e despesas para verificar se todas as alterações necessárias foram feitas.
- Acesse Aprovações
- Selecione a aba Planilha de horas ou Despesas
- Clique em Arquivar
- O arquivo de planilhas de horas mostra o histórico de planilhas de horas enviadas, aprovadas, rejeitadas e retiradas.
- O arquivo de Despesas mostra o histórico de despesas enviadas, aprovadas, rejeitadas e canceladas.
Use o filtro de planilhas de horas e despesas de acordo com o status (Aprovado, rejeitado ou cancelado).
Ao clicar na planilha de horas marcada como rejeitada, você verá a visualização detalhada que inclui:
- Nome de usuário e período de envio
- Data e hora de envio
- Detalhes da planilha de horas (registros de tempo, despesas)
- Comentário de rejeição explicando por que a Planilha de horas não foi aprovada (caso tenha sido rejeitada)
Notificações #
Se você for administrador e quiser receber uma notificação por e-mail quando um usuário enviar sua planilha de horas, precisará ter uma função de gerente para os usuários que você gerencia.
- O gerente do usuário é notificado se a planilha de horas for enviada
- O usuário que enviou a planilha de horas é notificado caso ela seja aprovada
- O usuário recebe um e-mail e uma notificação caso a planilha de horas seja rejeitada
- O usuário recebe um e-mail e uma observação se ela for rejeitada
Saiba mais sobre Notificações no Clockify.