Aprovar tempo e despesas

Admins and managers can review and approve tracked time entries and expenses submitted by team members. Timesheet approval and expenses approval have separate tabs, but they are both located in the Approvals page.

Enable approvals #

You can choose to enable timesheet or expense approval in your workspace settings:

1. Click on the three dots icon next to your workspace name
2. Selecione Configurações do espaço de trabalho
3. Select Enable time approval and/or Enable expenses approval
4. Select the frequency of when approvals are made (Weekly, Semi-monthly, or Monthly)

Activate expenses #

To activate expenses:

1. Acesse Configurações do espaço de trabalho
2. Click Activate expenses on the bottom part of the Approvals section
3. Click the toggle to ON for Activate expense tracking

You should now have the option to enable time and expenses approval.

Permissões #

Depending on the permissions defined in the Workspace settings, submitted time and expenses can be managed from the Approvals page in the following way:

• Administrador: aprovar, rejeitar, editar
• Gerente de equipe (se habilitado): aprovar, rejeitar, editar
• Gerente de projeto (se habilitado): aprovar, rejeitar

Para modificar essas permissões:

1. Navigate to the Workspace settings > Permissions tab
2. Locate the following sections:
   • Who can approve submitted timesheets
   • Who can approve submitted expenses

3. Select the options for both sections:

• Admins and team managers: Team members can approve timesheets and expenses submitted by their team members
• Admins & project managers: Project managers can approve timesheets and expenses submitted by members assigned to the projects they manage

Approve/reject timesheets #

To approve timesheets:

1. Acesse a página Aprovações
2. Make sure the topmost tab is set to Timesheet
3. Go to the Pending tab
4. Click Approve All to approve all timesheets or
5. Click the team member’s name and click Approve or Reject on the next page

6. For a rejected timesheet, you need to write a note to send to the user
7. Click Reject when done

Approve/reject expenses #

To approve expenses:

1. Acesse a página Aprovações
2. Click Expenses on the topmost tab
3. Go to the Pending tab
4. Click Approve All to approve all expenses or
5. Click a team member’s name and click Approve or Reject on the next page

6. If rejecting, you need to write a short note for the user and then click Reject

Lembrete para aprovar #

Se houver gerentes de equipe ou projeto supervisionando equipes ou responsáveis ​​por projetos, você, como administrador, pode clicar em Lembrar para aprovar para enviar um lembrete por e-mail a cada gerente de equipe ou projeto para aprovar os quadros de horários dos membros de sua equipe.

Para enviar um lembrete aos gerentes para aprovar:

1. Acesse a página Aprovações
2. Select Timesheet or Expenses on the topmost tab
3. Go to the Pending tab
4. Click Remind to approve

A reminder to approve submitted timesheets and expenses will be sent to managers’ email addresses.  

Para ver uma planilha de horas completa, clique na solicitação para visualizá-la com mais detalhes.

Remind to submit #

Admins and managers can check for unsubmitted timesheets and expenses and click Remind to submit.

Para fazer isso:

1. Acesse Aprovações
2. Select Timesheet or Expenses on the topmost tab
3. Go to the Unsubmitted tab
4. Click Remind to submit

Edit pending time request #

Os administradores podem editar as solicitações pendentes de outros usuários diretamente na aba Pendente em Aprovações.

Para editar a solicitação pendente:

1. Vá para a página de Aprovações
2. Select the Timesheet tab
3. Na guia Pendente, escolha a planilha de horas enviada
4. Clique no ícone de caneta de edição ao lado da entrada de tempo
5. Na tela Editar entrada de tempo, você pode editar o seguinte:
   • Hora e data
   • Descrição
   • Projeto
   • Status de faturamento
   • Duplicar/excluir entrada
6. Clique em Salvar para concluir a ação

Editar despesas pendentes #

Admins can edit other user’s expenses directly from the Pending tab in Approvals > Expenses.

Team managers can edit their team’s pending requests unless time expenses are locked.

Para editar despesas pendentes:

1. Vá para a página de Aprovações
2. Select the Expenses tab
3. Choose submitted expense in Pending tab
4. Clique no ícone de edição
5. Na tela Editar despesa, edite o seguinte:
   • Data
   • Projeto/Tarefa
   • Categoria
   • Valor
   • Faturabilidade
   • Adicionar/excluir recibo
   • Excluir solicitação
6. Clique em Salvar para concluir a ação

Archive tab #

You can review all your approval history for both timesheets and expenses to see if all the required changes have been made. 

1. Acesse Aprovações
2. Select Timesheet or Expenses tab
3. Clique em Arquivar

• The Timesheet archive shows the history of submitted, approved, rejected, and withdrawn timesheets.
• The Expenses archive shows the history of submitted, approved, rejected, and withdrawn expenses.

Use the filter timesheets and expenses according to their status (Approved, rejected, or withdrawn).

Ao clicar na folha de ponto marcada como rejeitada, você verá a visualização detalhada que inclui: 

• Nome de usuário e período de envio
• Data e hora de envio
• Detalhes da folha de ponto (registros de tempo, despesas)
• Comentário de rejeição explicando por que a folha de ponto não foi aprovada (caso tenha sido rejeitada)

Notificações #

• O gerente do usuário é notificado se oa Planilha de horas for enviada 
• O usuário que enviou a planilha será notificado se ela for aprovada 
• O usuário recebe um e-mail e uma observação se ela for rejeitada
• O usuário recebe um e-mail e uma observação se ela for rejeitada 

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