Rastrear tempo e despesas

Aprovar tempo e despesas

Este artigo descreve o processo pelo qual administradores e gerentes revisam e aprovam entradas de horas e despesas enviadas por integrantes da equipe. Com este processo, o tempo e o orçamento gastos em um projeto podem ser estimados e alocados com precisão.

A aprovação do tempo rastreado está disponível nos planos de assinatura Standard e superiores e pode ser realizada por administradores de espaço de trabalho e gerentes de equipe.
A aprovação de despesas rastreadas está disponível em planos de assinatura PRO e superiores e pode ser realizada por administradores de espaço de trabalho e gerentes de equipe. 

Imagine que você é um gerente de projeto supervisionando uma equipe de desenvolvedores trabalhando em um projeto para um cliente. Os integrantes da equipe enviam despesas rastreadas durante atividades relacionadas ao projeto, como licenças de software ou despesas de viagem. Como gerente de projeto, você analisa esses envios para garantir que estejam alinhados com o orçamento do projeto e o acordo com o cliente. Depois de aprovados, essas entradas são integradas aos relatórios e faturas do projeto, fornecendo aos clientes as informações de faturamento. 

O administrador ou gerente de equipe pode aprovar, rejeitar e editar o tempo e despesas enviadas para a página de Aprovação.

A interface do usuário exibida neste vídeo pode não corresponder à versão mais recente do aplicativo.

Aprovar tempo #

Cada solicitação de aprovação de horas contém as seguintes informações: 

  • Autor da solicitação enviada 
  • Hora da solicitação enviada 
  • Status:
    • Não enviado
    • Pendente
    • Aprovado

Sempre que houver uma planilha de horas aguardando aprovação, você verá um ponto laranja como indicador na barra lateral.

Pendente

Lista as planilhas de horas que estão aguardando aprovação. Você pode aprovar todas as solicitações de uma só vez ou filtrar por usuário ou grupo.

Lembre-se de aprovar

Se houver gerentes de equipe supervisionando os seus integrantes, você, como administrador, pode clicar em Lembre-se de aprovar para enviar um lembrete por e-mail a cada gerente de equipe para aprovar as planilhas de horas dos integrantes.  

Para enviar um lembrete aos gerentes de equipe para aprovar:

  1. Acesse a página Aprovações
  2. Se os integrantes da equipe tiverem gerentes de equipe designados, o botão Lembrar de aprovar estará habilitado
  3. O lembrete para aprovar a solicitação enviada será enviado para os e-mails do gerente da equipe  

Para ver uma planilha de horas completa, clique na solicitação para visualizá-la com mais detalhes.

Editar solicitação de tempo pendente #

Os administradores podem editar as solicitações pendentes de outros usuários diretamente na aba Pendente em Aprovações.

Para editar a solicitação pendente:

  1. Vá para a página de Aprovações
  2. Na guia Pendente, escolha a planilha de horas enviada
  3. Clique no ícone de caneta de edição ao lado da entrada de tempo
  4. Na tela Editar entrada de tempo, você pode editar o seguinte:
    • Hora e data
    • Descrição
    • Projeto
    • Capacidade de faturamento
    • Duplicar/excluir entrada

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em SALVAR para concluir a ação.

Aprovação do gerente #

Além dos administradores, os gerentes de equipe também podem aprovar planilhas de horas para os usuários que gerenciam.

  1. Ir para a página da Equipe
  2. Clique em + Função para a pessoa que você deseja tornar um gerente
  3. Marque a caixa Função de Gerente
  4. Selecione os integrantes para os quais eles podem visualizar e aprovar planilhas de horas
  5. Clique em Salvar para registrar as alterações

Depois que uma pessoa assume a função de Gerente de equipe eles podem ver a página Aprovação na barra lateral e podem ver apenas as solicitações de aprovação de seus integrantes e aprová-las ou rejeitá-las.

Aprovar despesas #

Assim como no momento da aprovação, se houver alguma despesa aguardando aprovação, você verá um ponto laranja como indicador na barra lateral.

Se deseja submeter a aprovação de Despesas na página de Aprovações:

  1. Navegue até a página Aprovações
  2. Clique na guia Não enviados

Aqui está a lista de todas as aprovações de despesas não enviadas com o nome do integrante da equipe, tempo total, número de horas de folga aprovadas e valor total de despesas, todas agrupadas com base no período de tempo. Se você expandir e clicar nas despesas não enviadas, será redirecionado para a página Planilha com todos os registros de horas que podem ser enviados. 

Para continuar o processo: 

  1. Clique no botão ENVIAR PARA APROVAÇÃO
  2. A tela de confirmação é exibida
  3. Clique em ENVIAR para confirmar a ação

Depois que a despesa for aprovada, ela não poderá ser editada de forma alguma.

Editar despesas pendentes #

Os administradores podem editar as despesas de outros usuários diretamente na seção Pendentes em Aprovações. Os gerentes de equipe podem editar as solicitações pendentes de sua equipe, a menos que as despesas de tempo estejam bloqueadas.

Para editar despesas pendentes:

  1. Vá para a página de Aprovações
  2. Escolha a planilha de horas enviada na guia Pendente
  3. Clique no ícone de edição
  4. Na tela Editar despesa, edite o seguinte:
    • Data
    • Projeto
    • Categoria
    • Valor
    • Capacidade de faturamento
    • Adicionar/excluir recibo
    • Excluir solicitação

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em SALVAR para concluir a ação.

Caso a planilha de horas esteja aguardando aprovação, o item Aprovações da barra lateral fica marcado com um ponto laranja.

Rejeitar solicitação enviada #

A rejeição de uma solicitação enviada deve ser feita na página de Aprovações

Para rejeitar uma solicitação:

  1. Vá para a página Aprovações, guia Pendente
  2. Abra a solicitação
  3. Clique em Retirar no canto superior direito
  4. Deixe uma observação
  5. Clique em Retirar para concluir a ação

Com isso, a solicitação de aprovação será excluída, o rótulo pendente será removido e o usuário receberá um e-mail contendo a observação.

Se um integrante enviou uma planilha de horas com entradas enviadas incorretamente, você pode: 

  • Rejeitar toda a planilha de horas, editar e reenviar a entrada
  • Ir para o Relatório detalhado e corrijir manualmente o erro (apenas como proprietário/administrador ou gerente de equipe)

Depois que você aprovar o tempo, as entradas serão bloqueadas permanentemente. Mesmo os administradores não podem fazer edições.

Se você faturar o tempo após a aprovação e quiser marcar o que foi faturado, poderá importar entradas de tempo aprovadas para uma fatura e as entradas de tempo aprovadas receberão automaticamente uma etiqueta faturada para que você possa ver o que foi faturado e filtrar os relatórios por status.

Se você digitar 1, será 1min. Mas se você mudar para o formato decimal, 1 se tornará 1h.

Notificações: #

  • O gerente da equipe do usuário é notificado se a planilha de horas for enviada 
  • O usuário que enviou a planilha será notificado se ela for aprovada 
  • O usuário recebe um e-mail e uma observação se ela for rejeitada
  • O usuário recebe um e-mail e uma observação se ela for rejeitada 

Se você for administrador e quiser receber uma notificação por e-mail quando um usuário enviar sua planilha de horas, você precisará ter uma função de Gerente de equipe para os usuários que você gerencia. Isso significa que, para determinados usuários, você será administrador e gerente de equipe.

Você pode enviar lembretes por e-mail para os usuários enviarem suas planilhas de horas não enviadas e para os gerentes aprovarem as planilhas dos integrantes de sua equipe.

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