Gerenciar atribuições de equipe agendadas

Ao gerenciar uma equipe, uma das principais responsabilidades é gerenciar com eficiência as atribuições da equipe. Estas são as etapas e recursos que podem ajudá-lo a conseguir isso.

O planejador é uma ferramenta paga, que você pode ativar atualizando seu espaço de trabalho para o plano PRO ou ENTERPRISE.

Somente administradores podem agendar projetos e atribuições. Gerentes de projeto podem agendar seus próprios projetos e atribuições, e usuários regulares e gerentes de equipe podem apenas criar atribuições (não publicar) e visualizar e editar atribuições atribuídas a eles, se habilitado nas configurações do espaço de trabalho.

Criar atribuições #

O primeiro passo é criar uma tarefa:

1. Navegue até a guia Projeto ou Equipe
2. Expanda um projeto existente
3. Clique em + para adicionar novo projeto ou membro
   
4. Depois de escolher o projeto/membro, a janela Criar tarefa é aberta
   
5. Aqui você pode:
   • Usar a linha do tempo para adicionar um bloco ou arrastar para um intervalo
   • Especificar as horas e o horário de início opcional
   • Adicionar todas as observações necessárias
   • Configure o billability
   • Escolher se a tarefa se repete semanalmente

Clique em Criar e conclua o processo.

Editar e personalizar atribuições #

Depois que as atribuições estiverem definidas, é importante saber como ajustá-las conforme necessário.

Editar atribuições:

1. Clique na atribuição na linha do tempo
   
2. Faça alterações ou arraste manualmente para ajustar as datas

Dividir atribuições  #

1. Passe o mouse sobre a linha entre os dias 
2. Clique na linha do tempo para dividir

Copiar atribuições  #

1. Abra uma atribuição
2. Clique nos três pontos
3. Selecione o destinatário

Excluir atribuições  #

1. Abra a atribuição 
2. Clique nos três pontos
3. Escolha Excluir

Pontos-chave a serem lembrados::

• O total de horas é calculado com base nos dias úteis e horas atribuídas
• Os usuários não podem ter várias atribuições para o mesmo projeto nas mesmas datas

Repetir atribuições #

Para tarefas que ocorrem regularmente, você pode configurar atribuições para serem repetidas:

1. Abra a atribuição
2. Marque Repetir semanalmente 
3. Selecione o número de semanas

As atribuições com mais de 7 dias não podem ser repetidas.

Publicar atribuições #

Para compartilhar atribuições com sua equipe:

1. Crie um cronograma 
2. Quando estiver pronto, publique-o para os membros verem

As tarefas não publicadas ficam visíveis apenas para administradores. Use o botão Publicar para tornar as atribuições visíveis aos responsáveis.

Você também pode optar por notificar os responsáveis ​​sobre suas tarefas publicadas.

Permissões #

• Proprietários, administradores e gerentes de projeto podem criar, editar e publicar programações
• Os gerentes de equipe podem criar/visualizar/editar suas atribuições e visualizar cronogramas publicados para sua equipe
• Os gerentes de projeto podem acessar cronogramas para seus projetos
• Regular users can create/view/edit their assignments and view their published schedule

Para obter detalhes, confira Funções e permissões de usuário. 

Track cost and billability per user #

Team tab allows you to track costs and billable amounts per user alongside scheduled projects and tasks.

To view cost amounts and billability for a project or task, make sure both cost rate and billable hours are enabled in the Workspace settings. If either is disabled, you won’t see this information on the Planejamento .

To enable billabile hours on a workspace:

1. Abra Configurações do espaço de trabalho
2. Mude para a guia Permissões .
3. Na aba Horas faturáveis section, enable Ativar horas faturáveis

To enable cost rate on a workspace:

1. Abra Configurações do espaço de trabalho
2. Na aba Geral tab, Cost and profit analysis section, enable Activate cost rate

Additionally, a Workspace cost rate field will appear, allowing you to set the default cost rate for each tracked hour in your workspace.

Optionally, set additional permissions regarding who can view hourly rates, amounts, and the billable status of entries.

To enable cost rate e billability on Planejamento .

1. Abra Configurações do espaço de trabalho
2. Na aba Geral tab, under the Planejamento section, enable See billable cost and amount

To see total billable and cost amount per user:

1. Check the Amount/Cost column for totals
2. Expand users to see more details on scheduled projects/tasks

Collapsed view

• Assigned hours: Total hours assigned to each user
• Amount/Cost: Total cost data for each user, similar to the Projects tab

Expanded view

When expanded, the Amount/Cost column shows financial data for each project. If a user has multiple projects in different currencies, the default currency is shown first, followed by others in alphabetical order. Hovering over the notation reveals all amounts.

Daily and weekly capacity #

Use the Daily capacity option to see if users are under, over, or at full capacity for that day. Hovering shows Amount and Cost rates. This applies to the Weekly view as well, just on a weekly level.

Amount and cost values are displayed in the number and currency format set up in the Workspace settings.

If you downgrade your subscription plan or disable billability, Amount and Cost data won’t appear the timeline.

Acompanhamento de desempenho #

Para acompanhar o desempenho, use o relatório de Atribuições para comparar as horas de trabalho atribuídas com as reais.