Geplante Aufgaben im Team verwalten

Spare Zeit und minimiere den manuellen Aufwand, indem du benutzerdefinierte, wiederkehrende Zuweisungen für regelmäßig anstehende Aufgaben einrichtest.

Berechtigungen #

Aktion/Rolle	Besitzer/Admin	Projektmanager	Teammanager	Reguläre Benutzer
Projekt/Aufgabe planen	✔️	✔️für eigene Projekte*	✖️	✖️
Aufgabe erstellen	✔️	✔️für eigene Projekte*	✔️nur für sich selbst**	✔️nur für sich selbst**
Aufgabe bearbeiten	✔️	✔️für eigene Projekte*	✔️nur für sich selbst**	✔️nur für sich selbst**

*Wenn Berechtigungen in Arbeitsbereichseinstellungen auf Admins und Projektmanager oder Jeder festgelegt sind

**Wenn Berechtigungen in Arbeitsbereichseinstellungen auf Jeder festgelegt sind

Aufgabe erstellen #

So planst du eine Aufgabe:

1. Navigiere zur Seite Zeitplan
2. Klicke auf den Tab Projekt oder Team
3. Wähle das Projekt oder das Teammitglied aus dem Dropdown-Menü aus
4. Klicke auf die Schaltfläche +Projekt/+Mitglied
5. Fülle die Pflichtfelder im Fenster Aufgabe erstellen window
   • Aufgabe
   • Zeitraum
   • Stunden pro Tag
   • Startzeit (optional)
   • Abrechenbar/Nicht abrechenbar
   • Notiz (optional)
   • Wiederholen (Keine, Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Monatlich, usw.)

Klicke auf Erstellen, um den Vorgang abzuschließen.

Mehrere Aufgaben erstellen

Du kannst schnell mehrere Aufgaben für dasselbe Projekt erstellen:

1. Navigiere zur Zeitleiste in der Registerkarte Projekte oder Team
2. Bewege den Mauszeiger über die Zeitleiste unter dem Datum, an dem die Aufgabe beginnen soll (ein Pluszeichen erscheint)
3. Klicke auf die Zeitleiste
4. Das Fenster Aufgabe erstellen wird geöffnet
5. Nimm optional Änderungen vor und klicke auf Erstellen

Aufgaben bearbeiten und anpassen #

Sobald eine Aufgabe vorhanden ist, ist es wichtig zu wissen, wie man diesen nach Bedarf anpasst.

Du kannst entweder:

1. Aufgabe auf der Zeitachse ziehen, um das Datum zu ändern

2. Oder auf die Aufgabe auf der Zeitachse klicken, um deren Details zu bearbeiten – einschließlich Aufgabe, Zeitraum, Startzeit, Abrechenbarkeit und Wiederholungsintervall

Aufgabe teilen #

1. Zeige auf die Linie zwischen den Tagen 
2. Klicke auf die Zeitleiste zu teilen

Aufgabe kopieren #

1. Öffne den Auftrag
2. Klicke auf die drei Punkte
3. Wähle den Empfänger aus

Aufträge löschen #

1. Öffne den Auftrag 
2. Klicke auf die drei Punkte unten links
3. Wähle Löschen aus
4. Klicke im Pop-up auf Löschen, um die Aktion zu bestätigen

Wichtige Hinweise::

• Gesamte Stunden werden aufgrund der Arbeitstage und zugewiesenen Stunden berechnet
• Benutzer können keine mehreren Aufträge für dasselbe Projekt an demselben Datum haben

Aufgabe wiederholen #

Regelmäßig anstehende Aufgaben kannst du wie gefolgt einrichten, damit sie sich wiederholen:

• Alle 2 Wochen: Bei dieser Option wird die Aufgabe automatisch alle zwei Wochen an demselben Wochentag wiederholt, an dem sie ursprünglich zugewiesen wurde
• Monatlich: Da gibt es zwei Optionen:
  • Genauer Wochentag: Du kannst die Aufgabe an demselben Wochentag wiederholen lassen, an dem sie ursprünglich erstellt wurde (z. B. „Monatlich am dritten Donnerstag“)
  • Genaues Datum Du kannst die Aufgabe genau an dem Datum wiederholen lassen, an dem sie ursprünglich erstellt wurde (z. B. „Monatlich am 16. Tag“)

Du kannst eine von zwei Methoden wählen, um festzulegen, wann die Wiederholung endet:

• Bestimmtes Enddatum: Wähle ein bestimmtes Kalenderdatum aus, an dem die wiederkehrende Aufgabe enden soll.
• Anzahl der Wiederholungen: Gib eine genaue Zahl ein, um festzulegen, wie oft sich die Aufgabe wiederholen soll, bevor sie stoppt.

Aufgabe veröffentlichen #

So teilst du Aufgaben mit deinem Team:

1. Erstelle einen Plan 
2. Veröffentliche den erstellten Plan, damit Mitglieder diesen sehen können

Du kannst auch optional wählen, die zugewiesenen Mitarbeiter über ihre veröffentlichten Aufträge zu benachrichtigen.

Berechtigungen #

• Besitzer, Admins und Projektmanager können Pläne erstellen, bearbeiten und veröffentlichen
• Teammanager können ihre Aufgaben erstellen/sehen/bearbeiten und veröffentlichten Pläne für ihr Team sehen
• Projektmanager können auf die Pläne für ihre Projekte zugreifen
• Reguläre Benutzer können ihre Aufgaben erstellen/sehen/bearbeiten und ihre veröffentlichten Pläne sehen

Weitere Informationen dazu findest du im Artikel Benutzerrollen und Berechtigungen. 

Kosten und Abrechenbarkeit pro Benutzer verfolgen #

In der Team-Registerkarte kannst du Kosten und abrechenbare Beträge pro Benutzer sowie geplante Projekte und Aufgaben verfolgen.

Um Kostenbeträge und die Abrechenbarkeit für ein Projekt oder eine Aufgabe anzuzeigen, solltest du sicherstellen, dass der Kostensatz und die abrechenbaren Stunden in Arbeitsbereicheinstellungen aktiviert sind. Wenn eine Option deaktiviert ist, kannst du diese Information auf der Seite Planung nicht sehen.

So aktivierst du die abrechenbaren Stunden im Arbeitsbereich:

1. Arbeitsbereichseinstellungen öffnen
2. Zur Registerkarte Berechtigungen wechseln
3. Im Abschnitt Abrechenbare Stunden die Funktion Abrechenbare Stunden aktivieren aktivieren

So aktivierst du den Kostensatz im Arbeitsbereich:

1. Arbeitsbereichseinstellungen öffnen
2. In der Registerkarte Allgemein, im Abschnitt Kosten- und Gewinnanalyse die Option Kostensatz aktivieren aktivieren

Zusätzlich wird das Feld Kostensatz im Arbeitsbereich angezeigt, in dem du Standardkostensätze für jede erfasste Stunde in deinem Arbeitsbereich sehen kannst.

Du kannst nach Bedarf zusätzliche Berechtigungen dafür festlegen, wer Stundensätze, Beträge und den Status "Abrechenbar" für Einträge sehen kann.

So aktivierst du Kostensatz und Abrechenbarkeit auf der Seite Zeitplanung:

1. Arbeitsbereichseinstellungen öffnen
2. Aktiviere in der Registerkarte Allgemein, im Abschnitt Zeitplanung die Option Abrechenbare Kosten und Beträge anzeigen

So werden der gesamte abrechenbare Betrag und die Kosten pro Benutzer angezeigt:

1. Überprüfe die Spalten "Betrag"/"Kosten" für die Summe
2. Erweitere Benutzer, um weitere Informationen zu geplanten Projekten/Aufgaben zu sehen

Reduzierte Ansicht

• Zugewiesene Stunden: Gesamtstunden, die jedem Benutzer zugewiesen wurden
• Betrag/Kosten: Gesamtkostendaten für jeden Benutzer, ähnlich wie auf dem Tab Projekte

Erweiterte Ansicht

Wenn die Spalten "Betrag"/"Kosten" erweitert sind, werden da finanzielle Daten für jedes Projekt angezeigt. Falls ein Benutzer mehrere Projekte in verschiedenen Währungen hat, wird die standardmäßige Währung als erste angezeigt, gefolgt von anderen in alphabetischer Reihenfolge. Beim Daraufzeigen über die Notation kannst du alle Beträge sehen.

Tägliche und wöchentliche Kapazität #

Mit der Option "Tägliche Kapazität" kannst du überprüfen, ob Benutzer über, unter oder bei voller Kapazität für diesen Tag sind. Beim Daraufzeigen werden Betrag und Kostensätze angezeigt. Dies gilt auch für die Wochenansicht, nur auf Wochenebene.

Du kannst die zugewiesenen mit den tatsächlichen Arbeitsstunden im Aufgabenbericht vergleichen, um die Mitarbeiterleistung effektiver zu verfolgen.