Geplante Aufträge im Team verwalten

Bei der Teamverwaltung ist es eine der Hauptaufgaben, Aufträge des Teams effizient zu verwalten. Hier sind Schritte und Funktionen, die dir helfen können, dies zu erledigen.

Die Planung ist eine kostenpflichtige Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den PRO- oder ENTERPRISE-Abonnementsplan aktualisierst. 

Nur Admins können Projekte und Aufträge planen. Projektmanager können ihre eigenen Projekte und Aufträge erstellen. Reguläre Benutzer und Teammanager können Aufträge nur erstellen (aber nicht veröffentlichen) und Aufträge, die ihnen zugewiesen wurden, sehen und bearbeiten, falls dies in den Einstellungen des Arbeitsbereichs aktiviert ist.

Auftrag erstellen #

Der erste Schritt ist die Erstellung eines Auftrags:

1. Navigiere zur Registerkarte Projekt oder Team
2. Erweitere das vorhandene Projekt
3. Klicke auf +, um ein neues PRojekt oder Mitglied hinzufügen
   
4. Nachdem du ein Projekt/Mitglied ausgewählt hast, wird das Fenster “Auftrag erstellen” geöffnet
   
5. Hier kannst du:
   • Auf der Zeitleiste einen Block hinzufügen oder für einen Zeitraum ziehen
   • Stunden und die optionale Startzeit festlegen
   • Notwendige Notizen hinzufügen
   • Du hast die Möglichkeit, billability
   • Wählen, ob sich der Auftrag wöchentlich wiederholt

Klicke auf Erstellen, um den Vorgang abzuschließen.

Auftrag bearbeiten und anpassen #

Sobald ein Auftrag vorhanden ist, ist es wichtig zu wissen, wie man diesen nach Bedarf anpasst.

So passt du einen Auftrag an:

1. Klicke auf den Auftrag in der Zeitleiste
   
2. Nimm Änderungen vor oder ziehe manuell, um ein Datum anzupassen

Split assignments  #

1. Zeige auf die Linie zwischen den Tagen 
2. Klicke auf die Zeitleiste zu teilen

Copy assignments  #

1. Öffne den Auftrag
2. Klicke auf die drei Punkte
3. Wähle den Empfänger aus

Delete assignments  #

1. Öffne den Auftrag 
2. Klicke auf die drei Punkte
3. "Löschen" wählen

Wichtige Hinweise::

• Gesamte Stunden werden aufgrund der Arbeitstage und zugewiesenen Stunden berechnet
• Benutzer können keine mehreren Aufträge für dasselbe Projekt an demselben Datum haben

Auftrag wiederholen #

Du kannst regelmäßig wiederkehrende Aufträge so einrichten, dass sie sich wiederholen:

1. Öffne den Auftrag
2. Hake "Jede Woche wiederholen" ab 
3. Wähle die Anzahl der Wochen

Die Aufträge, die länger als 7 Tage sind, können nicht wiederholt werden.

Auftrag veröffentlichen #

So teilst du Aufträge mit deinem Team:

1. Erstelle einen Plan 
2. Veröffentliche den erstellten Plan, damit Mitglieder diesen sehen können

Die Aufträge, die nicht veröffentlicht werden, sind nur für Admins sichtbar. Mit der Schaltfläche “Veröffentlichen” machst du Aufträge für die zugewiesenen Personen sichtbar.

Du kannst auch optional wählen, die zugewiesenen Mitarbeiter über ihre veröffentlichten Aufträge zu benachrichtigen.

Berechtigungen #

• Eigentümer, Admins und Projektmanager können Pläne erstellen, bearbeiten und veröffentlichen
• Team Managers can create/view/edit their assignments and view published schedules for their team
• Projektmanager können auf die Pläne für ihre Projekte zugreifen
• Regular users can create/view/edit their assignments and view their published schedule

For details, check out User roles & permissions. 

Track cost and billability per user #

Team tab allows you to track costs and billable amounts per user alongside scheduled projects and tasks.

To view cost amounts and billability for a project or task, make sure both cost rate and billable hours are enabled in the Workspace settings. If either is disabled, you won’t see this information on the Zeitplanung ausgeführt werden.

To enable billabile hours on a workspace:

1. Öffne den Bildschirm Arbeitsbereichseinstellungen
2. Switch to the Berechtigungen weitergeleitet
3. Auf die drei Punkte im Fenster Abrechenbare Stunden section, enable "Abrechenbare Stunden aktivieren"

To enable cost rate on a workspace:

1. Öffne den Bildschirm Arbeitsbereichseinstellungen
2. Auf die drei Punkte im Fenster Allgemein tab, Cost and profit analysis section, enable Activate cost rate

Additionally, a Workspace cost rate field will appear, allowing you to set the default cost rate for each tracked hour in your workspace.

Optionally, set additional permissions regarding who can view hourly rates, amounts, and the billable status of entries.

To enable cost rate und billability on Planen einreichen:

1. Öffne den Bildschirm Arbeitsbereichseinstellungen
2. Auf die drei Punkte im Fenster Allgemein tab, under the Zeitplanung section, enable See billable cost and amount

To see total billable and cost amount per user:

1. Check the Amount/Cost column for totals
2. Expand users to see more details on scheduled projects/tasks

Collapsed view

• Assigned hours: Total hours assigned to each user
• Amount/Cost: Total cost data for each user, similar to the Projects tab

Expanded view

When expanded, the Amount/Cost column shows financial data for each project. If a user has multiple projects in different currencies, the default currency is shown first, followed by others in alphabetical order. Hovering over the notation reveals all amounts.

Daily and weekly capacity #

Use the Daily capacity option to see if users are under, over, or at full capacity for that day. Hovering shows Amount and Cost rates. This applies to the Weekly view as well, just on a weekly level.

Amount and cost values are displayed in the number and currency format set up in the Workspace settings.

If you downgrade your subscription plan or disable billability, Amount and Cost data won’t appear the timeline.

Leistungen verfolgen #

Du kannst die zugewiesenen mit den tatsächlichen Arbeitsstunden im Auftragsbericht vergleichen, um die Mitarbeiterleistung effektiver zu verfolgen.