Gérer les tâches planifiées de l’équipe

Save time and minimize manual entry by setting up custom recurring assignments for tasks that happen regularly.

Autorisations #

Action/role	Owner/admin	Project manager	Team manager	Regular user
Schedule project/assignment	✔️	✔️for their own project*	✖️	✖️
Create assignment	✔️	✔️for their own project*	✔️for themselves only**	✔️for themselves only**
Edit assignment	✔️	✔️for their own project*	✔️for themselves only**	✔️for themselves only**

*Si les autorisations dans les paramètres de l’espace de travail sont définies sur Administrateurs et Chefs de projet ou Tout le monde

**Si les autorisations dans les paramètres de l’espace de travail sont définies sur Tout le monde

Create assignments #

To schedule assignments:

1. Go to the Schedule page
2. Click Projects or Team tab
3. Select the project/team member from the dropdown
4. Click the +Project/+Member button
5. Fill out the required fields in the Create assignment window
   • Task
   • Period
   • Hours per day
   • Start time (optional)
   • Billable/Non-billable
   • Note (optional)
   • Repeat (None, Weekly, Every 2 weeks, Monthly, etc.)

Cliquez sur Créer et terminez le processus.

Create multiple assignments #

Vous pouvez rapidement créer plusieurs tâches pour le même projet :

1. Accédez à la chronologie dans l’onglet Projets ou Équipe
2. Passez la souris sur la chronologie sous la date à laquelle vous souhaitez que la tâche commence (un signe plus apparaît)
3. Cliquez sur la chronologie
4. La fenêtre Créer une tâche s’ouvre
5. Vous pouvez éventuellement apporter des modifications, puis cliquer sur Créer

Edit and customize assignments #

Une fois que les tâches sont en place, il est important de savoir comment les modifier si nécessaire.

You can either:

1. Drag the assignment across the timeline to change the date.

2. Click on the assignment in the timeline to edit its details, including task, period, start time, billability, and recurring frequency.

Split assignments #

1. Survolez la frise entre les jours 
2. Cliquez sur la frise chronologique pour la diviser

Copy assignments #

1. Ouvrez une tâche
2. Cliquez sur les trois points
3. Sélectionnez le destinataire

Supprimer des tâches #

1. Ouvrez la tâche 
2. Click on the three dots on the bottom left
3. Choisissez Supprimer
4. Click the Delete button on the pop-up window to confirm the action

Points clés à retenir:

• Le nombre total d'heures est calculé sur la base des jours de travail et des heures attribuées
• Les utilisateurs ne peuvent pas avoir plusieurs tâches pour le même projet aux mêmes dates

Repeat assignments #

For regularly occurring tasks, you can set up assignments to repeat as follows:

• Every 2 weeks: This option automatically repeats the assignment every two weeks on the same day of the week it was originally assigned
• Monthly: The two options for monthly assignments are:
  • Exact day: You can choose to have it repeat on the same day it was originally assigned (for example, “Monthly on the third Thursday”)
  • Exact date: You can choose to have it repeat on the exact same date it was originally assigned (for example, “Monthly on day 16”).

You can choose one of two methods to control when the recurrence stops:

• Specific end date: Select a specific calendar date when the recurring assignment will stop repeating
• Number of occurrences: Input a specific number to determine exactly how many times the assignment should repeat before stopping

Publish assignments #

Pour partager les tâches avec votre équipe :

1. Créez un planning 
2. Lorsqu'il est prêt, publiez-le pour que les membres puissent le voir

Vous pouvez également choisir d’informer les personnes concernées de leurs tâches publiées.

Autorisations #

• Les propriétaires, les administrateurs et les chefs de projet peuvent créer, modifier et publier des plannings
• Les chefs d’équipe peuvent créer/afficher/modifier leurs tâches et consulter les plannings publiés pour leur équipe
• Les chefs de projet peuvent accéder aux plannings de leurs projets
• Les utilisateurs standards peuvent créer/afficher/modifier leurs tâches et consulter leur planning publié

Pour plus d’informations, consultez l’article Rôles et autorisations des utilisateurs. 

Track cost and billability per user #

L'onglet Équipe vous permet de suivre les coûts et les montants facturables par utilisateur, ainsi que les projets et les tâches planifiés.

Afin de visualiser les coûts et la facturabilité d’un projet ou d’une tâche, il est nécessaire d’activer le taux horaire et les heures facturables dans les paramètres de l’espace de travail. Si l’une ou l’autre de ces options est désactivée, ces informations ne seront pas affichées sur la page Planning.

Pour activer les heures facturables sur un espace de travail :

1. Ouvrez les Paramètres de l'espace de travail
2. Passez à l'onglet Autorisations
3. Dans la section Heures facturables, activez l'option Activer les heures facturables

Pour activer le taux horaire sur un espace de travail :

1. Ouvrez les Paramètres de l'espace de travail
2. Dans l’onglet Général, section Analyse coûts-bénéfices, activez l’option Activer le taux horaire

En outre, le champ Taux horaire de l’espace de travail apparaît, vous permettant de définir le taux horaire par défaut pour chaque heure suivie dans votre espace de travail.

Vous avez la possibilité de configurer des autorisations additionnelles pour déterminer qui peut visualiser les taux horaires, les montants et le statut facturable des saisies.

Pour activer le taux horaire et la facturabilité sur la page Planning :

1. Ouvrez les Paramètres de l'espace de travail
2. Dans l'onglet Général, dans la section Planning activez l'option Afficher le coût et le montant facturables

Pour voir le total des montants facturables et des coûts par utilisateur :

1. Cochez la colonne Montant/Coût pour les totaux
2. Développez les utilisateurs pour voir plus de détails sur les projets/tâches planifiés

Affichage réduit

• Heures attribuées : Total des heures attribuées à chaque utilisateur
• Montant/Coût : Données de coût total pour chaque utilisateur, similaire à l’onglet Projets

Affichage agrandi

La colonne Montant/Coût affiche les données financières de chaque projet lorsqu’elle est développée. Si un utilisateur a plusieurs projets dans différentes devises, la devise par défaut s’affiche en premier, suivie des autres devises par ordre alphabétique. Passez la souris sur la notation pour afficher tous les montants.

Capacité quotidienne et hebdomadaire #

Utilisez l’option Capacité quotidienne pour voir si les utilisateurs sont en dessous, au-dessus ou à pleine capacité pour cette journée. En passant la souris dessus, vous pouvez voir le montant et le taux horaire. Cela s’applique également au mode d’affichage hebdomadaire, mais à l’échelle hebdomadaire.

Pour suivre les performances, utilisez le rapport sur les tâches afin de comparer les heures de travail prévues aux heures de travail réelles.