Gérer les affectations planifiées de l'équipe

Lorsque l'on gère une équipe, l'une des principales responsabilités consiste à gérer efficacement les affectations de l'équipe. Voici les étapes et les fonctionnalités qui peuvent vous aider à y parvenir.

La planification est une fonctionnalité payante, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan PRO ou ENTERPRISE.

Seuls les administrateurs peuvent planifier des projets et des affectations. Les chefs de projet peuvent planifier leurs propres projets et tâches, tandis que les utilisateurs réguliers et les chefs d'équipe peuvent uniquement créer des tâches (et non les publier), ainsi que consulter et modifier les tâches qui leur sont attribuées, si cette option est activée dans les paramètres de l'espace de travail.

Créer des affectations #

La première étape consiste à créer une affectation :

1. Naviguez vers l'onglet Projet ou Équipe
2. Développez un projet existant
3. Cliquez sur + pour ajouter un nouveau projet ou un nouveau membre
   
4. Après avoir choisi le projet/le membre, la fenêtre Créer l'affectation s'ouvre
   
5. Ici, vous pouvez :
   • Utiliser la frise chronologique pour ajouter un bloc ou faire glisser un intervalle
   • Spécifier les heures et l'heure de début facultative
   • Ajouter les remarques nécessaires
   • Mettre en place la facturabilité
   • Choisir si l'affectation se répète chaque semaine

Cliquez sur Créer et terminez le processus.

Modifier et personnaliser les affectations #

Une fois que les affectations sont en place, il est important de savoir comment les modifier si nécessaire.

Modifier l'affectation :

1. Cliquez sur l'affectation dans la frise chronologique
   
2. Apportez des modifications ou faites glisser manuellement pour ajuster les dates

Répartir les tâches  #

1. Survolez la frise entre les jours 
2. Cliquez sur la frise chronologique pour la diviser

Copier des tâches  #

1. Ouvrez une affectation
2. Cliquez sur les trois points
3. Sélectionnez le destinataire

Supprimer des tâches  #

1. Ouvrez l'affectation 
2. Cliquez sur les trois points
3. Choisissez Supprimer

Points clés à retenir:

• Le nombre total d'heures est calculé sur la base des jours de travail et des heures attribuées
• Les utilisateurs ne peuvent pas avoir plusieurs tâches pour le même projet aux mêmes dates

Répétition des tâches #

Pour les tâches régulières, vous pouvez définir des affectations à répéter :

1. Ouvrez l'affectation
2. Cochez Répéter chaque semaine 
3. Sélectionnez le nombre de semaines

Les tâches de plus de 7 jours ne peuvent pas être répétés.

Publier les tâches #

Pour partager les tâches avec votre équipe :

1. Créez un planning 
2. Lorsqu'il est prêt, publiez-le pour que les membres puissent le voir

Les tâches non publiées ne sont visibles que par les administrateurs. Utilisez le bouton Publier pour rendre les tâches visibles aux destinataires.

Vous pouvez également choisir de notifier les assignés de leurs tâches publiées.

Autorisations #

• Les propriétaires, les administrateurs et les chefs de projet peuvent créer, modifier et publier des plannings
• Les chefs d'équipe peuvent créer/afficher/modifier leurs tâches et consulter les horaires publiés pour leur équipe.
• Les chefs de projet peuvent accéder aux plannings de leurs projets
• Les utilisateurs réguliers peuvent créer/afficher/modifier leurs tâches et consulter leur planning publié.

Pour plus d'informations, consultez la rubrique Rôles et autorisations des utilisateurs. 

Suivi des coûts et de la facturation par utilisateur #

L'onglet Équipe vous permet de suivre les coûts et les montants facturables par utilisateur, ainsi que les projets et les tâches planifiés.

Pour afficher les montants des coûts et la facturabilité d'un projet ou d'une tâche, assurez-vous que le taux de coût et les heures facturables sont activés dans les paramètres de l'espace de travail. Si l'un ou l'autre est désactivé, vous ne verrez pas ces informations sur la page Planification.

Pour activer les heures facturables sur un espace de travail :

1. Ouvrez les Paramètres de l'espace de travail
2. Passez à l'onglet Autorisations
3. Dans la section Heures facturables, activez l'option Activer les heures facturables

Pour activer le taux de coût sur un espace de travail :

1. Ouvrez les Paramètres de l'espace de travail
2. Dans l'onglet Général, section Analyse des coûts et des bénéfices, activez l'option Activer le taux de coût

En outre, un champ Taux de coût de l'espace de travail apparaît, vous permettant de définir le taux de coût par défaut pour chaque heure suivie dans votre espace de travail.

Vous pouvez également définir des autorisations supplémentaires concernant les personnes autorisées à consulter les taux horaires, les montants et le statut facturable des entrées.

Pour activer le taux de coût et la facturabilité sur la page Planification :

1. Ouvrez les Paramètres de l'espace de travail
2. Dans l'onglet Général, dans la section Planification activez l'option Voir le coût et le montant facturables

Pour voir le total des montants facturés et des coûts par utilisateur :

1. Cochez la colonne Montant/Coût pour les totaux
2. Développez les utilisateurs pour voir plus de détails sur les projets/tâches planifiés

Affichage réduit

• Heures attribuées : Total des heures attribuées à chaque utilisateur
• Montant/Coût : Données de coût total pour chaque utilisateur, similaire à l'onglet Projets

Affichage étendu

Lorsqu'elle est développée, la colonne Montant/Coût affiche les données financières de chaque projet. Si un utilisateur a plusieurs projets dans des devises différentes, la devise par défaut est affichée en premier, suivie des autres par ordre alphabétique. Le survol de la notation permet d'afficher tous les montants.

Capacité quotidienne et hebdomadaire #

L'option Capacité quotidienne permet de voir si les utilisateurs sont en dessous, au-dessus ou à pleine capacité pour ce jour. Le survol de l'écran permet d'afficher les taux de montant et de coût. Cette option s'applique également à la vue hebdomadaire, mais au niveau de la semaine.

Les valeurs des montants et des coûts sont affichées dans le format des nombres et des devises défini dans les paramètres de l'espace de travail.

Les valeurs des montants et des coûts sont affichées dans le format des nombres et des devises défini dans les paramètres de l'espace de travail.

Suivi des performances #

Pour suivre les performances, utilisez le rapport Affectations pour comparer les heures de travail assignées par rapport aux heures de travail réelles.