¿No sabes cómo medir la rentabilidad con precisión y monitorearla en tiempo real? Utiliza un sistema integral como Clockify para gestionar el tiempo, los presupuestos y los informes.
Sigue leyendo para descubrir qué es la rentabilidad de un proyecto, cómo se mide y cómo usar Clockify para controlarla en tiempo real.
- La rentabilidad de un proyecto es la cantidad de dinero que ganas con un proyecto, después de deducir todos los costes relacionados al mismo.
- El beneficio bruto es la cantidad de dinero que obtienes después de restar los costes directos del proyecto de los ingresos.
- El beneficio neto es la cantidad de dinero que obtienes después de restar todos los costes del proyecto, tanto directos como indirectos, de los ingresos del proyecto.
- Clockify te permite seguir los costes laborales y otros gastos, y calcula el beneficio del proyecto automáticamente.
¿Qué es la rentabilidad del proyecto?
La rentabilidad del proyecto es la cantidad que tú, como propietario de una agencia, ganas por un proyecto específico. Representa el dinero generado por el proyecto, pero solo después de haber pagado todos los costes relacionados con ese proyecto.
Cómo medir la rentabilidad de un proyecto
Para medir la rentabilidad de un proyecto, es necesario calcular el beneficio. Primero, distingamos entre dos tipos de beneficio: beneficio bruto y beneficio neto.
El beneficio bruto es la cantidad de dinero que queda después de restar los costes directamente asociados con la producción de un producto o la prestación de un servicio.
Para una empresa de productos, esto incluiría el coste de los bienes y los costes de mano de obra directa de la producción. Una empresa de servicios contabilizaría los costes de mano de obra directa para la prestación del servicio y todos los demás costes directos, como la compra de equipos especiales necesarios sólo para ese proyecto específico.
Ingresos - Costes directos del proyecto = Beneficio bruto
El beneficio neto se refiere al dinero que queda después de restar todos los gastos, tanto los costes directos como los gastos generales.
Los gastos generales incluyen el alquiler, los servicios públicos y otros gastos que se incurren indirectamente al trabajar en el proyecto; son los costes operativos del negocio.
Ingresos – (Costes directos + Gastos generales) = Beneficio neto
💡 CONSEJO PRO DE CLOCKIFY
Explora con más detalle las diferencias entre salario bruto y neto leyendo este artículo:
Para medir la rentabilidad, necesitas calcular el beneficio neto. Luego, puedes determinar el margen de beneficio.
El margen de beneficio es la rentabilidad del proyecto expresada como porcentaje. Esta es la fórmula para calcular el margen de beneficio:
(Ingresos del proyecto − Costes del proyecto) / Ingresos del proyecto × 100 % = Margen de beneficio (%)
Supongamos que tu proyecto generó 130 000 $ en ingresos y que todos los costes relacionados con el proyecto sumaron 105 000 $. Así se calcula:
(130 000 $ – 105 000 $) / 130 000 $ x 100 % = 19,23 %
Por lo tanto, tu margen de beneficio sería del 19,23 %.
Calcula el beneficio en Clockify
Rentabilidad del proyecto vs. del cliente vs. del equipo
La rentabilidad del proyecto se centra en la cantidad de dinero generada por un proyecto después de deducir todos los costes, pero no es la única métrica de rentabilidad.
También puedes consultar la rentabilidad del cliente y la del equipo. La rentabilidad del cliente mide cuánto beneficio aporta un cliente específico a la empresa. La rentabilidad del equipo calcula el beneficio generado por un equipo específico.
Cómo usar Clockify by CAKE.com para supervisar la rentabilidad de proyectos
Aquí te mostramos cómo seguir la rentabilidad del proyecto con Clockify en 7 pasos y mejorar la salud financiera general de tu agencia.
1. Crea proyectos y tareas
Para monitorear la rentabilidad de los proyectos con precisión, primero crea tus proyectos en Clockify. Abre Proyectos y haz clic en Crear proyecto. Luego, nombra tu proyecto y, opcionalmente, añade el cliente.
Cada proyecto probablemente consta de tareas independientes, así que añádelas a tus proyectos. Para añadir una tarea, ve a la pestaña Proyectos y haz clic en el proyecto al que pertenece. Luego, asigna un nombre a la tarea y haz clic en Añadir.
Si tienes muchos proyectos diferentes en tu espacio de trabajo, puedes usar la opción Proyectos favoritos.
Esta opción te permite seleccionar los proyectos en los que trabajas con más frecuencia. Aparecerán al principio de la lista para un acceso rápido.
💡 CONSEJO PRO DE CLOCKIFY
Para saber cómo gestionar proyectos de forma eficaz en Clockify con más detalle, consulta esta útil guía:
2. Establece estimación del proyecto
Para evaluar cómo se comparan tus estimaciones iniciales con el progreso real, puedes establecer estimaciones de proyecto en Clockify.
Clockify ofrece dos tipos de estimaciones de proyecto:
- Estimación de tiempo
- Estimación de presupuesto
La opción de estimación de tiempo te permite establecer tu estimación de cuántas horas te llevaría completar tu proyecto.
La opción de estimación de presupuesto te permite calcular el precio que crees que costaría completar el proyecto.
Las estimaciones de presupuesto pueden ser manuales o por tarea. La opción manual requiere que añadas una cantidad fija para todo el proyecto. La opción por tarea te permite establecer estimaciones de presupuesto para cada proyecto individualmente.
Para detectar posibles sobrecostes con antelación, utiliza la función de Pronóstico de Clockify.
Puedes ver el pronóstico de un proyecto específico haciendo clic en la pestaña Proyectos y abriendo el proyecto. Luego, haz clic en Pronóstico. Clockify te mostrará cuánto del presupuesto ya se ha gastado según las horas de trabajo y los gastos registrados. También mostrará el presupuesto restante y si se prevé que se supere la estimación al ritmo actual.
Saber si te estás excediendo del presupuesto te permite decidir cómo proceder. Por ejemplo, puede que descubras que los costes laborales son altos porque algunos miembros del equipo se han quedado atascados en una tarea. De esta forma, puedes hacer ajustes en tu equipo para que los miembros mejor preparados para esa tarea puedan intervenir.
💡 CONSEJO PRO DE CLOCKIFY
Si quieres saber más sobre el pronóstico de proyectos, aquí tienes un artículo que lo explica en términos sencillos:
3. Establece costes y tarifas facturables
Para que Clockify calcule tus beneficios, debes establecer costes y tarifas facturables. Los costes son las tarifas por hora que pagas a tu equipo. Las tarifas facturables son las que cobras a tus clientes.
En Clockify, las tarifas pueden ser:
- Por espacio de trabajo: una tarifa se aplica a todo el espacio de trabajo.
- Por miembro: se aplican tarifas diferentes a los distintos miembros del equipo.
- Por proyecto: se aplican tarifas diferentes a los distintos proyectos.
- Por tarea: se aplican tarifas diferentes a las distintas tareas.
- Por miembro del proyecto: se aplica una tarifa específica a un miembro del equipo que trabaja en un proyecto específico.
Si configuras varios tipos de tarifas a la vez, la tarifa más específica prevalecerá sobre la menos específica. En la lista anterior, los tipos de tarifas están ordenados de menos a más específicos. Por ejemplo, si configuras una tarifa por espacio de trabajo y una tarifa por proyecto, Clockify utilizará la tarifa por proyecto para todos los proyectos que tengan tarifas configuradas.
Para monitorear la rentabilidad de los proyectos, probablemente usarás tarifas por proyecto. Si no configuras ninguna tarifa, no podrás generar informes de ganancias ni identificar qué proyectos no son rentables.
Controla facturación y costes laborales
4. Marca proyectos como facturables/no facturables
Clockify te permite controlar tanto las tareas facturables como las no facturables. El tiempo facturable se contabilizará para las ganancias, mientras que las tarifas no se aplicarán a los proyectos no facturables.
Para configurar las horas facturables, haz clic en el símbolo del dólar. Si el símbolo es azul, tu proyecto está marcado como facturable. Si el símbolo es gris, tu proyecto se considera no facturable.
💡 CONSEJO PRO DE CLOCKIFY
Lee más sobre la diferencia entre horas facturables y no facturables aquí:
5. Sigue el tiempo en las tareas
Para un seguimiento preciso de la rentabilidad de los proyectos en Clockify, tu equipo debe registrar el tiempo dedicado a cada tarea. Según su estado de facturación y las tarifas establecidas, Clockify calculará tus costes y beneficios.
Puedes elegir entre varias opciones para controlar el tiempo dedicado a las tareas:
- Temporizador: para seguir las horas en tiempo real.
- Modo manual: para añadir entradas individuales manualmente.
- Planilla de horarios: para registrar las horas de toda la semana.
- Calendario: para añadir bloques de tiempo en un calendario.
- Rastreador automático: para registrar y marcar automáticamente las visitas a la aplicación o sitio web.
- Quiosco: para fichar la entrada y salida rápidamente mediante un PIN o código QR personal.
Si necesitas datos en tiempo real para el seguimiento de la rentabilidad del proyecto, el temporizador es la opción más adecuada.
Para usar el temporizador, tu equipo debe seleccionar el proyecto correspondiente y hacer clic en Iniciar. El temporizador se ejecutará hasta que hagan clic en Detener.
Como administrador, podrás ver todas las horas registradas por los usuarios. También puedes gestionar los permisos para controlar quién ve qué.
Por ejemplo, puedes ocultar el tiempo registrado a los usuarios regulares, quienes solo verán sus propias horas. Los gerentes de proyecto pueden ver quién registró cuánto tiempo en el proyecto que gestionan, mientras que los gerentes de equipo ven los datos registrados de los miembros de su equipo.
6. Sigue los gastos
También debes registrar todos los gastos en Clockify. Los costes laborales no son los únicos costes relacionados con el proyecto.
La función Gastos te permite seguir diferentes tipos de gastos creando categorías de gastos.
Todo lo que se necesite comprar para la entrega del proyecto se puede registrar como gasto en Clockify. Esto incluye costes directos, como software específico, y costes indirectos, como alquiler y servicios públicos.
El seguimiento de todos los gastos del proyecto es fundamental para calcular con precisión su rentabilidad.
7. Genera informes de proyecto
Clockify presenta todos los datos de rentabilidad en informes bien organizados. Para ver las ganancias de un proyecto específico, abre el Informe resumido y filtra por proyecto.
Luego, selecciona Mostrar beneficio (y opcionalmente Mostrar cantidad y Mostrar coste). Si seleccionas las tres opciones, obtendrás un desglose completo de:
- Duración del proyecto
- Importe total generado por el proyecto
- Coste total de la entrega del proyecto
- Beneficio
De esta forma, podrás ver qué proyectos generan más ingresos y cuáles consumen tus recursos.
También puedes analizar el beneficio del equipo y la rentabilidad del cliente. En ese caso, simplemente filtra por equipo o cliente en lugar de por proyecto. Revisar las ganancias en los informes de Clockify te ayuda a tomar decisiones basadas en datos sobre la asignación de proyectos y equipos.
Por ejemplo, puedes identificar equipos que tienen dificultades para generar las ganancias objetivo. Es posible que observes que algunos miembros del equipo tardan más de lo esperado en terminar sus tareas. En ese caso, puedes distribuir las tareas de manera diferente para que cada empleado trabaje en las tareas en las que mejor se desempeña.
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Clockify es solo una parte de la suite de productividad. CAKE.com Bundle te ofrece los 3 productos de CAKE.com, totalmente actualizados, con un 53 % de descuento.
CAKE.com Bundle incluye:
- Clockify: herramienta de seguimiento de tiempo y gastos
- Plaky: software de gestión de proyectos
- Pumble: aplicación de comunicación para equipos
Juntas, estas 3 potentes herramientas te ayudan a gestionar equipos de forma eficaz y a mantener el control de la rentabilidad del proyecto en todo momento.
Primero, utiliza Clockify para generar informes de beneficio. Segundo, usa Plaky para la gestión de proyectos y mantente al tanto de todos ellos, ya que puedes monitorear su progreso con mayor detalle. Tercero, Pumble te permite comunicarte fácilmente con tu equipo si surge algún problema durante el desarrollo del proyecto.
Siempre puedes probar Clockify primero y ver si te interesa actualizar al paquete completo.
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