Una mala planificación de recursos representa un obstáculo para el flujo de tu trabajo. Un obstáculo puede ser cualquier cosa que prolongue o retrase innecesariamente tus procesos.
Cuando decimos "recursos" queremos decir tiempo, dinero y la gente, activos más importantes de cualquier negocio.
El tiempo ineficaz, el dinero y la gestión de personas impiden tu productividad, el rendimiento competitivo y la rentabilidad.
Si gestionas un negocio unipersonal, un equipo pequeño o grande, necesitas saber dónde va el tiempo y el dinero tuyo o de tu equipo, para minimizar obstáculos.
Por ejemplo, si un miembro de tu equipo se enferma y necesitas encontrar un reemplazo rápidamente.
Si no tienes la información de la asistencia diaria o el tiempo libre de cada miembro del equipo y su capacidad de trabajo de un vistazo, necesitarás mucho más tiempo para encontrar un reemplazo, y quizás finalmente no hagas el trabajo.
Por el contrario, la planificación eficaz de recursos establece una base sólida para procesos estables y un crecimiento continuo.
Entonces, en el mismo escenario donde un empleado se enferma, si sabes quién es libre para cubrirlo y por cuánto tiempo, encontrarás un reemplazo en segundos.
¿Cuáles son los beneficios de una planificación de recursos eficaz?
Una planificación de recursos eficaz asegura que tus esfuerzos se utilicen al máximo potencial.
Aquí tienes algunos de los beneficios más obvios de una planificación de recursos eficaz.
La optimización de coste
La planificación de recursos eficaz ayuda a controlar costes identificando el presupuesto general que tengas a tu disposición y distribuyendolo con cuidado a lo largo de la duración del todo el proyecto y las tareas.
Toma de decisión mejorada
La planificación de recursos eficaz habilita a las organizaciones a crear decisiones informadas, proporcionando información precisa sobre la disponibilidad y asignación de recursos. Esto te ayudará en la priorización de las tareas y a una mejor gestión de personas.
El aumento de eficacia y productividad
Al identificar y reducir obstáculos podrás comunicar claramente e implementar cambios, y simplificar tus procesos. Cuando todos saben cual es su tarea y lo saben rápidamente, eso resultará en una completación más rápida de tareas y proyectos.
La satisfacción del cliente mejorada
La planificación de recursos eficaz asegura que los recursos apropiados estén disponibles al tiempo apropiado, que resulta a la entrega oportuna de resultados. Esto aumenta la satisfacción del cliente y crea una ventaja competitiva.
¿Cómo usar Clockify para una planificación de recursos eficaz?
Clockify te habilita distribuir efectivamente recursos a través de proyectos y tareas.
Aquí está la lista de las funciones de Clockify que te ayudarán a mejorar tu planificación de recursos.
Equipo
Vamos a comenzar con los días y las horas de trabajo de tu equipo: puedes configurar diferentes días de trabajo y capacidades de trabajo diarias para cada miembro del equipo.
Para tener información más completa de cada miembro del equipo, puedes añadir campos personalizados de usuarios para la información como el tipo de empleo (jornada completa o a tiempo parcial) o el ID de empleado.
Los miembros del equipo se pueden organizar en grupos, lo que facilita la gestión de personas en proyectos.
En vez de añadir una por una persona a un proyecto, puedes crear un grupo y asignarlo a un proyecto en un clic.
Tiempo libre
Clockify te da la oportunidad de gestionar la ausencia de los empleados creando políticas de tiempo libre personalizadas.
Crea una nueva política, selecciona los miembros a los que se aplica y específica si se expresará en días o horas.
Entonces, cuando los empleados empiezan a solicitar su tiempo libre, puedes aprobarlas y rastrear la historia de solicitudes.
Una vez aprobada, puedes rastrear la ausencia de los empleados para el mes actual y los meses futuros desde la pestaña de línea de tiempo.
Cuando los empleados solicitan y usan su tiempo libre, su saldo cambiará automáticamente y siempre pueden ver su días libres restantes desde la pestaña de saldo.
Clockify también te permite añadir días adicionales al tiempo libre de empleado, independientemente de su estado de saldo.
Por ejemplo, si tu empresa practica el sistema de "banco de horas", y quieres conceder días libres a los empleados para sus horas extras, lo puedes hacerlo controlando sus horas extras y después añadiendo estas horas como días acumulados.
Por ejemplo, puedes crear política especial de tiempo libre llamada "Ganado" y conceder a los empleados tiempo libre basado en sus horas extras acumuladas.
Planificación
Clockify te permite planear el tiempo de tu equipo con la planificación en dos maneras posibles:
- asignando personas a los proyectos
- asignando proyectos a las personas
Si en primer lugar sabes que necesitas pasar 40 horas a la semana trabajando en un proyecto, puedes empezar planeando desde la vista del proyecto.
Después de añadir el proyecto puedes proceder a asignarle diferentes miembros del equipo y sus horas.
Tareas asignadas pueden estar marcadas como facturables o no facturables, y pueden recurrir durante un determinado número de semanas, lo que es especialmente adecuado para lugares de trabajo por turno.
La vista del proyecto te permite visualizar proyectos en la línea de tiempo y añadir hitos para fechas importantes.
Sin embargo, si prefieres planear desde la perspectiva del equipo y quieres ver la capacidad de cada miembro del equipo, antes de asignarlo a proyectos más o menos complejos, deberías empezar desde la vista del equipo.
Añade a un miembro del equipo y después asigna proyectos en consecuencia, dependiendo de las capacidades diarias del equipo y las necesidades del proyecto.
Para ver la capacidad diaria del equipo al hacer el plan, primero necesitas establecer su capacidad de trabajo diaria.
Luego podrás ver la capacidad del equipo como "llena", "x horas abierta", o "x horas más", para saber exactamente cuántas horas puedes asignarles.
Después de configurar y publicar el plan, tu equipo puede empezar a controlar el tiempo en los proyectos o las tareas que son asignados a ellos directamente desde su vista de calendario.
Los horarios también reflejarán el tiempo libre aprobado, para saber quién está disponible y cuándo.
Estos son los métodos más populares de control de tiempo en Clockify.
Control del tiempo
Control del tiempo en Clockify se realiza a través de:
- Rastreador de tiempo
- Planilla de horarios
- Rastreador automático
- Quiosco
Rastreador de tiempo
Con el modo de rastreador puedes especificar los detalles de una tarea en que estás trabajando.
El temporizador registra el comienzo y el fin de tus actividades, añadiendo a tu entrada de registro después de entrar una descripción del trabajo, el proyecto y el cliente.
Si olvides iniciar el temporizador inmediatamente, el modo de rastreador manual te permitirá introducir la hora de inicio y de finalización de tareas pasadas, presentes o futuras.
Controla el tiempo con Clockify
Planilla de horarios
La planilla de horarios resume el trabajo hecho en cada proyecto. Tu equipo puede usar las planillas de horarios para registrar las actividades de trabajo diarias o semanales y enviarlas para la revisión del gerente.
Rastreador automático
El rastreador automático te ayuda a rastrear cuánto tiempo pasas en programas y navegadores mientras trabajas en un ordenador de escritorio.
Solo tú puedes ver estos resultados y después puedes elegir qué entradas quieres transferir al Clockify web.
Quiosco
El quiosco se puede abrir en cualquier dispositivo conectado a internet. Una vez que se lanza, los miembros del equipo pueden iniciar la sesión y empezar su trabajo o tiempo de descanso.
Panel
El panel te da un resumen rápido de cómo y dónde se gastan tus recursos.
En la pestaña del panel puedes ver:
- Tiempo total: la cantidad de horas rastreadas en todos los proyectos
- Proyecto principal: el proyecto en el que se dedica la mayor parte de tiempo
- Cliente principal: el cliente en el que se dedica la mayor parte de tiempo
- Actividades principales: las actividades más rastreadas y su duración
También puedes ver qué miembro del equipo está trabajando de momento, en qué y por cuánto tiempo.
Ubicación
Si tu equipo está trabajando desde varias ubicaciones y necesitas asegurar una cobertura de terreno igual, puedes controlar la ubicación de los empleados con rastreo GPS de Clockify.
Rastreo GPS de Clockify te da la información sobre dónde están tus empleados, por cuánto tiempo su temporizador está en ejecución y dónde se movían durante el día.
La reproducción de las rutas diarias de los empleados en un mapa te da la percepción de cómo distribuir mejor los empleados en terreno.
Estimaciones
Trabajar en un proyecto, internamente o con clientes, requiere al menos una estimación aproximada, si no exacta, del tiempo y el dinero que llevará un proyecto.
Cuando creas un proyecto en Clockify, puedes configurar sus estimaciones de tiempo y presupuesto, a base de que podrás rastrear el progreso.
Seguimiento del progreso según las horas planificadas
Si tienes las estimaciones preparadas y ya hiciste planes para tus proyectos y personas, la funcionalidad de pronóstico te llevará un paso más hacia una planificación de recursos perfecta.
El pronóstico en Clockify te mostrará el progreso que has hecho hasta ahora y si superarás la estimación y por cuánto.
La funcionalidad de pronóstico te avisará si pronostique que superarás las estimaciones, para que puedas reprogramar tu equipo o hacer nuevas estimaciones.
Gastos
Necesitas tomar nota de todas las cosas que reducen los recursos de tu presupuesto.
Clockify te permite registrar gastos únicos o ocasionales, que provienen de diferentes fuentes.
Puedes empezar creando una categoría de gasto específico, su unidad de medida y su valor.
Cuando anotas a un nuevo gasto, átalo a un proyecto y Clockify extraerá ese importe desde el presupuesto del proyecto.
Informes
Los informes resumen los esfuerzos totales que tu equipo puso en un proyecto y te dan un resumen rápido de los últimos datos sobre la utilización de los recursos.
Si quieres mejorar tu planificación de recursos, aquí tienes los informes más útiles en Clockify.
Informe resumido
El informe resumido te muestra el tiempo que has gastado en un proyecto, los gastos totales y el beneficio.
Puedes filtrar el informe para mostrar solo la información para un cliente específico, proyecto, miembro del equipo, etc.
Informe programado vs. rastreado
Este informe compara el tiempo programado y rastreado de tus empleados, durante un período de tiempo determinado, con la diferencia calculada entre los dos para que puedas ver lo bien que están optimizados tus horarios.
Aquí puedes filtrar la información para un cliente específico, un proyecto, un usuario o un periodo de tiempo, para obtener una percepción del progreso.
Te muestra qué tan bien tu equipo utiliza el tiempo que tiene en su disposición y si las horas rastreadas son las mismas como las horas planificadas.
Informe de asistencia
El informe de asistencia te muestra el tiempo total que tus empleados pasaron trabajando, su tiempo de descanso, horas extras y tiempo libre.
A base de este informe, puedes calcular las horas o días adicionales que los empleados acumulan por su tiempo libre.
Planificación de recursos eficaz: ¿Dónde empezar?
El primer paso hacia una planificación de recursos eficaz es identificar en qué parte tu organización tiene más problemas.
- ¿Es principalmente la parte orientada al proceso, así que necesitas una mejor comprensión de cómo organizar tu trabajo?
- ¿Es la parte orientada a la comunicación, así que necesitas establecer un sistema de comunicación más claro para tu equipo?
- ¿Te faltan conocimientos claros del trabajo realizado para saber qué mejorar?
Asegúrate de discutir las mejoras potenciales con tu equipo, porque ellos probablemente te darán las mejores sugerencias basadas en su propia experiencia.
Una vez que sepas el principal punto débil de la utilización eficaz de recursos en tu equipo, puedes explorar todas las posibles soluciones y escalar tu negocio por las nubes.
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