Los 4 métodos de control del tiempo para aumentar la productividad

Nos ocurren varios casos para la popularización del rastreo del tiempo:

• El uso masivo de los teléfonos inteligentes,
• La llegada del cloud, y
• El cambio al trabajo remoto e híbrido.

Puesto que cada vez más gente depende del seguimiento del tiempo, también están conociendo sus numerosas ventajas. El seguimiento preciso del tiempo tiene muchos beneficios para los negocios y sus empleados:

• Ahorra tiempo y dinero.
• Mejora la productividad.
• Proporciona más información sobre cómo y dónde pasas tu tiempo.
• Ayuda a identificar los atascos y los mejores resultados.
• Ayuda en la mejor toma de decisiones y seguimiento del progreso.
• Ayuda a evitar los controles constantes y alborotadores.
• Fomenta la transparencia entre los gerentes y los empleados.

Así que, queda la pregunta: ¿Cuál es el mejor método de seguimiento del tiempo?

Para asistirte en la elección, vamos a dedicar esta guía a explicar 4 métodos diferentes del rastreo del tiempo. No te vayas, y haz tu selección al final.

Tipos de métodos de control del tiempo

El seguimiento del tiempo representa el proceso de medir y documentar tus horas laborales.

La gente normalmente rastrea el tiempo usando un método simple y básico (como en papel, con las estimaciones generales y en las hojas de cálculo) o usando un software de seguimiento del tiempo.

Vamos a profundizar en los siguientes métodos de seguimiento del tiempo:

1. El método en papel,
2. El sistema de honor,
3. El método de hoja de cálculo,
4. El método de software rastreador del tiempo.

¡A comenzar!

El método en papel

Para este método de rastreo del tiempo, todo lo que necesitas es un bolígrafo, papel y tu móvil (o cronómetro).

Utiliza el móvil o el cronómetro para medir el tiempo que llevas en terminar una actividad y luego simplemente escribe tus resultados en el papel.

Algunas ventajas del método en papel incluyen lo siguiente:

• Es fácil de utilizar, en cualquier momento y lugar.
• Es un método de seguimiento del tiempo barato.
• No requiere el uso de la tecnología moderna.

El método en papel también tiene algunas desventajas:

• Depender de la memoria humana puede causar errores.
• Usar el método en papel significa que tienes que repartir y recopilar las planillas horarias manualmente.
• Rellenar las planillas horarias en papel puede ser inefectivo y llevar mucho tiempo.
• Perder o dañar el papel te puede dejar sin el informe por completo.

El sistema de honor

El sistema de honor de rastreo del tiempo depende de la estimación general de un empleado.

Funciona así:

Tú registras el tiempo que crees que has invertido en un proyecto para tu gerente de proyecto.

El gerente de proyecto crea una estimación aproximada sobre la cantidad que deberías cobrar según las horas que has trabajado y tus tarifas horarias.

Hay dos razones que demuestran las ventajas del sistema de honor:

• Este método de rastreo del tiempo es el más fácil.
• También es una de las maneras más asequibles de rastrear el tiempo porque no requiere el uso de materiales o aplicaciones adicionales.

Sin embargo, el sistema de honor puede ser problemático debido a la:

• Imprecisión. Puedes subestimar o sobreestimar el tiempo que has trabajado, así que tu remuneración puede ser menor o mayor de lo que ganaste en realidad.
• Falta de detalles. Si quieres proporcionar los informes detallados a un cliente o gerente de proyecto sobre las asignaciones que cumpliste y el tiempo que tardaste en hacerlos, no lo puedes hacer porque no tienes ninguno.

El método de hoja de cálculo

En el método de hoja de cálculo, utilizas una plantilla de hoja de cálculo para añadir manualmente la hora en la que empezaste a trabajar en un proyecto y la hora en la que lo terminaste.

Las plantillas de hojas de cálculo en Excel son una opción popular.

La mejor práctica para seguir con el método de hoja de cálculo es dividir tu hoja de cálculo Excel en varias columnas y entonces rellenarlas.

Algunas columnas que puedes considerar añadir son:

• Actividad,
• Cliente,
• Hora de inicio,
• Hora de finalización, y
• Total de horas trabajadas.

El método de hoja de cálculo es una excelente manera de:

• Enviar fácilmente los informes a los clientes o al gerente de proyecto.
• Obtener más precisión en el seguimiento del tiempo.
• Tener una forma clara de guardar las entradas de tiempo de los empleados y realizar cálculos básicos, como las tarifas horarias u otros coste.

Como con otros métodos de seguimiento del tiempo, el método de hoja de cálculo tiene varias desventajas:

• Consume mucho tiempo. Debes introducir los datos manualmente para tu cada paso durante las horas laborales.
• Le falta flexibilidad. Una hoja de cálculo Excel puede ser difícil de mantener, particularmente si demasiadas personas intentan accederla y rastrear sus horas al mismo tiempo.

El método de software rastreador del tiempo

El software de seguimiento del tiempo es un método de rastreo del tiempo que ayuda a sus usuarios a rastrear fácilmente el tiempo que pasan en las tareas específicas. Incluye un software especializado para rastrear el tiempo.

Gracias al software de seguimiento del tiempo, puedes:

• Obtener una mejor perspectiva del tiempo que pasas en tus tareas diarias,
• Gestionar tu tiempo con facilidad, y
• Maximizar tu productividad.

El software de rastreo del tiempo tiene muchas ventajas:

• Velocidad. Con el software de seguimiento del tiempo, documentar las horas laborales o el progreso de los objetivos es cuestión de segundos.
• Automatización. Si optas por un buen software rastreador del tiempo, puedes seguir el tiempo que pasas en ciertas actividades y tareas automáticamente.
• Fiabilidad. El software de seguimiento del tiempo es una de las maneras más fiables y seguras de rastrear diferentes tipos de tareas y proyectos.
• Precisión. Los errores se reducen al mínimo con el software de seguimiento del tiempo.
• Informes. Generar informes no tiene que ser un rollo. El software de rastreo del tiempo te ayuda a crear informes de gastos diarios, semanales y mensuales detallados de todos los equipos y proyectos.
• Abundancia de funciones. El software de seguimiento del tiempo te puede ayudar a rastrear la asistencia de los empleados, planificar el trabajo, recopilar el análisis del trabajo, obtener los datos, generar las facturas, y crear los informes.
• Universalidad. Sin importar el tamaño de tu empresa y el arreglo laboral que has adoptado (remoto, híbrido o en oficina), el software de seguimiento del tiempo te puede ayudar a tener un desglose detallado de cómo tus empleados pasan su tiempo en el trabajo.
• Disponibilidad en plataformas. La mayoría de las aplicaciones de software de rastreo del tiempo están disponibles en diferentes plataformas: web, escritorio y móvil. Algunas también ofrecen extensiones de navegador.

Los software de seguimiento del tiempo también tienen algunos puntos bajos.

• Por ejemplo, algunas aplicaciones de software de rastreo del tiempo son demasiado complicadas para usar y desalientan al equipo de usarlas regularmente.
• Otra desventaja puede ser el precio: un software de seguimiento del tiempo puede ser una herramienta bastante costosa, particularmente si estás a cargo de un negocio grande.

¿Quién puede utilizar un software de control del tiempo?

Lo mejor del software de seguimiento del tiempo es que es uno de los métodos de seguimiento del tiempo más universales de todos.

Muchísimos profesionales pueden usar el software de seguimiento del tiempo:

• Los freelancers y consultores independientes que trabajan por hora pueden usar el software de rastreo del tiempo para cobrar a sus clientes con más precisión.
• Los equipos híbridos, remotos y virtuales pueden confiar en el software de seguimiento del tiempo para crear horarios claros y proporcionar prueba de su trabajo.
• Las organizaciones que reciben financiación gubernamental o las organizaciones no lucrativas rastrean el tiempo porque tienen una obligación legal para dar cuenta de cada hora laboral.
• Los negocios con trabajadores en terreno o con las horas laborales flexibles usan el software de seguimiento del tiempo para asegurarse de que el trabajo de sus empleados se documente adecuadamente y que a todos se les pague como corresponde.
• Las empresas de construcción, usan el software de rastreo del tiempo porque les proporciona el fichaje y rastreo de ubicación GPS como una forma de ahorrar tiempo y dinero.

Las empresas que suelen trabajar con muchos clientes, como varias agencias, y las empresas tecnológicas o de TI pueden confiar en los informes de tiempo semanales o mensuales para identificar problemas y atascos.

Ahora vamos a ver cómo puedes utilizar el software de seguimiento del tiempo a tu favor.

¿Qué tipos de software de rastreo del tiempo existen?

Dependiendo de la naturaleza de tu trabajo, quizás quieras considerar diferentes tipos de software de rastreo del tiempo.

Por ejemplo, Clockify, una aplicación gratis de seguimiento del tiempo, te proporciona lo siguiente:

• Software de planilla horaria: Es una excelente opción para seguir la asistencia de los empleados y calcular las horas laborales.
• Software de cronometraje: Con el software de cronometraje, puedes crear informes y gestionar todos tus proyectos y tareas.
• Software de registro del tiempo: Este tipo de software te permite elegir cómo registrar tu tiempo: utilizando un temporizador, rastreando tu tiempo automáticamente, introduciendo tus horas manualmente o registrando el tiempo en una planilla horaria.
• Software de reloj de fichar: Calcular las horas facturables y seguir la nómina, el tiempo libre y los descansos se vuelve fácil con el software de reloj de fichar.
• Rastreador automático del tiempo: Este tipo de software monitoriza y rastrea automáticamente dónde pasas tu tiempo, en términos de los sitios web y las aplicaciones.

Controla tu tiempo con Clockify

Todos los métodos que hemos enumerado y explicado aquí pueden ser opciones adecuadas para alguien.

Sin embargo, el software de seguimiento del tiempo sobresale entre la multitud porque:

• Te ayuda a ahorrar tiempo,
• Fomenta el trabajo en equipo y el flujo de trabajo,
• Ayuda a crear un horario más preciso, y
• Te permite tener un mejor entendimiento de la rentabilidad.

La preferencia personal puede jugar un papel en la elección del mejor método de seguimiento del tiempo, pero antes que eso, tienes que pensar en la productividad, la rentabilidad y la gestión del tiempo adecuada.

Por eso sugerimos que optes por el software de rastreo del tiempo si estás determinado a minimizar las distracciones y aumentar tu productividad a la larga.

Una vez que pruebes Clockify, un software de seguimiento del tiempo usado por millones de personas, probablemente no volverás atrás.

Clockify está disponible gratuitamente y para un número ilimitado de usuarios: no tendrás que preocuparte por los costes una vez que tu empresa comience a crecer.

Además, el software mejora continuamente y añade nuevas funciones, como las integraciones y las extensiones de navegador.

Esto significa que si necesitas algún cambio o si tu demanda aumenta, puedes estar seguro de que Clockify seguirá tus pasos.

Vencer la procrastinación y aclarar tus prioridades no tiene que ser un rollo. Con un excelente software de seguimiento del tiempo como Clockify, aprenderás a no malgastar tu tiempo y ser más eficiente.