Registro de auditoría

El registro de auditoría ayuda a los administradores a comprobar la actividad de los usuarios y del sistema dentro del espacio de trabajo. Su propósito es proporcionar información sobre quién realizó una acción, qué se cambió y cómo ocurrió.

El registro de auditoría es una función de pago disponible en el plan Enterprise.

Activar registro de auditoría #

Por defecto, el registro de auditoría no está activo. Puedes activarlo y especificar qué categorías de datos quieres registrar.

Para activar el registro de auditoría:

1. Haz clic en los tres puntos junto al nombre del espacio de trabajo
2. Selecciona Configuración del espacio de trabajo
3. Ve a la pestaña Registro de auditoría
4. Activa el Registro de auditoría
5. Marca las casillas para los cambios que quieres registrar:
   • Entradas de tiempo
   • Proyectos
   • Tareas
   • Clientes
   • Etiquetas
   • Gastos

Nota importante sobre los cambios vinculados #

Los cambios vinculados son acciones secundarias provocadas automáticamente por el sistema cuando un elemento primario se modifica o elimina. 

Puesto que muchos elementos en Clockify están interrelacionados (como las entradas de tiempo vinculadas a proyectos específicos), un solo cambio puede provocar el “efecto dominó” en otros para garantizar precisión de datos.

Por ejemplo: 

Si eliminas un proyecto, el sistema también actualiza todas las entradas de tiempo asociadas para reflejar que ya no pertenecen a ese proyecto.

Si estás siguiendo tanto Proyectos como Entradas de tiempo, verás dos registros en la página de Auditoría de tiempo vinculada a los cambios como Proyecto eliminado y Entrada de tiempo actualizada.

Ejecutar un informe de auditoría #

Una vez activada la funcionalidad, puedes generar informes para revisar la actividad del espacio de trabajo.

To run a report:

1. Haz clic en Ejecutar informe
2. Ve a Configuración del espacio de trabajo > Registro de auditoría
3. Aplica los filtros como sea necesario:

• Filtrar por fecha: Selecciona un intervalo de fechas (máximo de 30 días por informe).
• Filtrar por autor: Selecciona usuarios específicos, o selecciona “Sistema” para ver las actividades automatizadas registradas por la aplicación.
• Filtrar por acción: Selecciona acciones específicas (por ejemplo, “Eliminar tiempo”, “Proyecto creado”).

Entonces puedes seguir con:

• Expandir detalles: Haz clic en cualquier evento en la tabla para ver los siguientes detalles:
  • Usuario
  • Descripción
  • Proyecto
  • Tarea
  • Cliente
  • Quiosco
  • Tipo
  • Fecha de inicio/fin
  • Hora de inicio/fin
  • Duración
  • Facturable (Sí/No)
  • Tarifa facturable
  • Tarifa de coste
  • Aprobado (Sí/No)
  • Facturado (Sí/No)
• Exportar datos: Haz clic en Exportar como CSV para descargar un archivo CSV para análisis externo en Excel o Google Sheets

Los archivos grandes pueden tomar tiempo para generarse. Puedes esperar en la página o optar por tener el archivo enviado por correo electrónico.

Eventos actualizados #

Los eventos actualizados proporcionan una comparación paralela de los cambios hechos en cualquier elemento en tu espacio de trabajo. En lugar de solo indicar que se ha provocado un cambio, estos eventos capturan el estado específico de los datos antes y después.

Cada vez que un usuario modifica una configuración, un nombre o un valor, el registro de auditoría registra el cambio. El sistema clasifica estos cambios en dos campos:

• Valor anterior: El estado del elemento antes de la edición.
• Nuevo valor: El estado del elemento después de la edición.

Recomendamos habilitar el Registro de auditoría en cuanto empieces a usar Clockify, porque los cambios se registran solo después de su activación. 

• Si el registro de auditoría está desactivado cuando una entrada se crea, y lo activas más tarde para actualizar esa entrada, puede que Clockify no tenga el “Valor anterior” guardado
• Una vez actualizada la entrada por la primera vez mientras el registro está activo, todos los cambios subsiguientes mostrarán la comparación completa de datos

Los datos de registro de auditoría se guardan durante un año.

Acciones registradas por categoría #

Las siguientes actividades se registran en el registro de auditoría:

Categoría	Acciones disponibles
Entradas de tiempo	Creado (Temporizador/Manual/Quiosco/Importado), Actualizado, Eliminado, Restaurado
Proyectos	Creado (Manual/Importado/QuickBooks), Actualizado, Eliminado
Tareas	Creado, Actualizado, Eliminado
Clientes	Creado (Manual/Importado/QuickBooks), Actualizado, Eliminado
Etiquetas	Creado, Actualizado, Eliminado
Gastos	Creado, Actualizado, Eliminado, Restaurado
Usuarios	Inicios de sesión, Actualizaciones de perfil, Cambios de rol