Audit-Protokoll

Das Audit-Protokoll hilft Admins dabei, Benutzer- und Systemaktivitäten innerhalb des Arbeitsbereichs zu überprüfen. Sein Zweck ist es, Informationen darüber bereitzustellen, wer eine Aktion durchgeführt hat, was geändert wurde und wann dies geschah.

Das Audit-Protokoll ist eine zusätzliche Funktion, die für den Enterprise-Plan verfügbar ist.

Audit-Protokoll aktivieren #

Standardmäßig ist das Audit-Protokoll nicht aktiv. Du musst es aktivieren und festlegen, welche Datenkategorien du protokollieren möchtest.

So aktivierst du das Audit-Protokoll:

1. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben deinem Arbeitsbereichs-Namen in der oberen Seitenleiste
2. Wähle Arbeitsbereichseinstellungen
3. Navigiere zum Tab Audit-Protokoll
4. Aktiviere das Audit-Protokoll
5. Markiere die Kontrollkästchen für die Änderungen, die du aufzeichnen möchtest:
   • Zeiteinträge
   • Projekte
   • Aufgaben
   • Kunden
   • Tags
   • Ausgaben

Wichtiger Hinweis zu verknüpften Änderungen #

Verknüpfte Änderungen sind sekundäre Aktionen, die vom System automatisch ausgelöst werden, wenn ein primäres Element geändert oder entfernt wird. 

Da viele Elemente in Clockify miteinander verbunden sind (z. B. Zeiteinträge, die mit bestimmten Projekten verknüpft sind), kann eine einzelne Änderung an einem Element einen „Folgeeffekt“ auf andere haben, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten.

Beispiel: 

Wenn du ein Projekt löschst, aktualisiert das System auch alle zugehörigen Zeiteinträge, um widerzuspiegeln, dass sie nicht mehr zu diesem Projekt gehören.

Falls du sowohl Projekte als auch Zeiteinträge protokollierst, siehst du auf der Seite „Audit-Protokoll“ zwei Einträge für solche Änderungen, wie zum Beispiel: Projekt gelöscht und Zeiteintrag aktualisiert.

Audit-Bericht erstellen #

Sobald die Funktion aktiviert ist, kannst du Berichte generieren, um die Aktivitäten im Arbeitsbereich zu überprüfen.

So erstellst du einen Bericht:

1. Klicke auf Bericht ausführen
2. Gehe zu Arbeitsbereichseinstellungen > Audit-Protokoll
3. Wende die Filter nach Bedarf an:

• Nach Datum filtern — Wähle einen Datumsbereich aus (der maximale Zeitraum beträgt 30 Tage pro Bericht).
• Nach Autor filtern — Wähle bestimmte Benutzer aus oder wähle „System“, um automatisierte Aktivitäten anzuzeigen, die von der App selbst protokolliert wurden.
• Nach Aktion filtern — Wähle spezifische Aktionen aus (z. B. „Zeit gelöscht“, „Projekt erstellt“).

Anschließend kannst du wie folgt fortfahren:

• Details ausklappen — Klicke auf ein beliebiges Ereignis in der Tabelle, um die folgenden Details einzusehen:
  • Benutzer
  • Beschreibung
  • Projekt
  • Aufgabe
  • Kunde
  • Kiosk
  • Typ
  • Start-/Enddatum
  • Start-/Endzeit
  • Dauer
  • Abrechenbar (Ja/Nein)
  • Abrechnungssatz
  • Kostensatz
  • Genehmigt (Ja/Nein)
  • In Rechnung gestellt (Ja/Nein)
• Daten exportieren — Klicke auf Als CSV exportieren, um eine CSV-Datei für die externe Analyse in Excel oder Google Sheets herunterzuladen.

Die Generierung großer Dateien kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Du kannst auf der Seite warten oder wählen, dass dir die Datei per E-Mail zugesendet wird.

Aktualisierungsereignisse #

Aktualisierungsereignisse bieten einen direkten Vergleich der Änderungen, die an einem beliebigen Element in deinem Arbeitsbereich vorgenommen wurden. Anstatt nur mitzuteilen, dass eine Änderung stattgefunden hat, erfassen diese Ereignisse den spezifischen Status der Daten vor und nach der Änderung.

Wann immer ein Benutzer eine Einstellung, einen Namen oder einen Wert ändert, protokolliert das Audit-Protokoll diese Änderung. Das System kategorisiert diese in zwei übersichtliche Felder:

• Vorheriger Wert: Der Status des Elements vor der Bearbeitung
• Neuer Wert: Der Status des Elements nach der Bearbeitung

Wir empfehlen, das Audit-Log zu aktivieren, sobald du mit der Nutzung von Clockify beginnst, da Änderungen erst ab dem Zeitpunkt der Aktivierung protokolliert werden. 

• Wenn das Audit-Protokoll ausgeschaltet ist, während ein Eintrag erstellt wird, und du es erst später einschaltest, um diesen Eintrag zu aktualisieren, kann Clockify den „Vorherigen Wert“ möglicherweise nicht anzeigen, da dieser nicht gespeichert wurde.
• Sobald ein Eintrag zum ersten Mal bei aktivem Log aktualisiert wurde, zeigen alle nachfolgenden Änderungen die vollständigen Vergleichsdaten an.

Die Daten des Audit-Protokolls werden für 1 Jahr gespeichert.

Protokollierte Aktionen nach Kategorie #

Die folgenden Aktivitäten werden im Audit-Protokoll aufgezeichnet:

Kategorie	Verfügbare Aktionen
Zeiteinträge	Erstellt (Timer/Manuell/Kiosk/Import), Aktualisiert, Gelöscht, Wiederhergestellt
Projekte	Erstellt (Manuell/Import/QuickBooks), Aktualisiert, Gelöscht
Aufgaben	Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht
Kunden	Erstellt (Manuell/Import/QuickBooks), Aktualisiert, Gelöscht
Tags	Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht
Ausgaben	Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht, Wiederhergestellt
Benutzer	Logins, Profilaktualisierungen, Rolleänderungen