Journal d’audit

Le journal d’audit est un outil essentiel pour les administrateurs, leur permettant de surveiller les activités des utilisateurs et du système au sein de l’espace de travail. Il sert à identifier l’auteur, la nature et l’heure de chaque modification ou action effectuée.

Le journal d’audit est une fonctionnalité payante disponible dans l’offre Enterprise.

Activer le journal d’audit #

Par défaut, le journal d’audit n’est pas actif. Vous devez l’activer et spécifier les catégories de données que vous souhaitez suivre.

Pour activer le journal d’audit :

1. Cliquez sur l’icône à trois points à côté du nom de votre espace de travail dans la barre latérale supérieure
2. Sélectionnez Paramètres de l’espace de travail
3. Accédez à l’onglet Journal d’audit
4. Activez le journal d’audit
5. Cochez les cases correspondant aux modifications que vous souhaitez enregistrer :
   • Saisies de temps
   • Projets
   • Tâches
   • Clients
   • Balises
   • Dépenses

Remarque importante concernant les modifications liées #

Les modifications liées sont des actions secondaires déclenchées automatiquement par le système lorsqu’un élément principal est modifié ou supprimé. 

Comme de nombreux éléments dans Clockify sont interconnectés (p. ex. les saisies de temps liées à des projets spécifiques), une seule modification apportée à l’un d’entre eux peut avoir un « effet domino » sur les autres afin de garantir la cohérence des données.

Exemple : 

Si vous supprimez un projet, le système met également à jour toutes les saisies de temps associées afin d’indiquer qu’elles n’appartiennent plus à ce projet.

Si vous effectuez un suivi à la fois des projets et des saisies de temps, vous verrez deux journaux dans la page journal d’audit liés à des modifications telles que la suppression d’un projet et la mise à jour d’une saisie de temps.

Générer un rapport d’audit #

Une fois la fonctionnalité activée, vous pouvez générer des rapports pour examiner l’activité de l’espace de travail.

Pour générer un rapport :

1. Cliquez sur Générer un rapport
2. Accédez à Paramètres de l’espace de travail > Journal d’audit
3. Appliquez les filtres nécessaires :

• Filtrer par date – Sélectionnez une plage de dates (la plage maximale est de 30 jours par rapport).
• Filtrer par auteur – Choisissez des utilisateurs spécifiques ou sélectionnez « Système » pour voir les activités automatisées enregistrées par l’appli elle-même.
• Filtrer par action – Sélectionnez des actions spécifiques (p. ex. « Temps supprimé », « Projet créé »).

Vous pouvez ensuite passer à :

• Développer les détails – Cliquez sur n’importe quel événement dans le tableau pour afficher les détails suivants :
  • Utilisateur
  • Description
  • Projet
  • Tâche
  • Client
  • Kiosque
  • Type
  • Date de début/fin
  • Heure de début/fin
  • Durée
  • Facturable (Oui/Non)
  • Taux facturable
  • Taux de coût
  • Approuvé (Oui/Non)
  • Facturé (Oui/Non)
• Exporter les données – Cliquez sur Exporter au format CSV pour télécharger un fichier CSV afin de l’analyser dans Excel ou Google Sheets.

La génération de fichiers volumineux peut prendre un certain temps. Vous pouvez patienter sur la page ou choisir de recevoir le fichier par email.

Mettre à jour les événements #

Les événements de mise à jour comparent l’état des éléments avant et après une modification, enregistrant ainsi les changements survenus dans votre espace de travail.

Chaque fois qu’un utilisateur modifie un paramètre, un nom ou une valeur, le journal d’audit enregistre la modification. Le système classe ces modifications dans deux champs distincts :

• Ancienne valeur : État de l’élément avant la modification
• Nouvelle valeur : État de l’élément après la modification

Nous vous recommandons d’activer le journal d’audit dès que vous commencez à utiliser Clockify, car les modifications ne sont enregistrées qu’après son activation. 

• Si le journal d’audit est désactivé puis activé pour mettre à jour une saisie, Clockify pourrait ne pas avoir enregistré la « valeur précédente ».
• Une fois qu’une saisie est mise à jour pour la première fois alors que le journal est actif, toutes les modifications ultérieures afficheront les données de comparaison complètes.

Les données du journal d’audit sont conservées pendant 1 an.

Actions suivies par catégorie #

Les activités suivantes sont consignées dans le journal d’audit :

Catégorie	Actions disponibles
Saisies de temps	Créé (minuteur/manuel/kiosque/importation), mis à jour, supprimé, restauré
Projets	Créé (manuel/importation/QuickBooks), mis à jour, supprimé
Tâches	Créé, mis à jour, supprimé
Clients	Créé (manuel/importation/QuickBooks), mis à jour, supprimé
Balises	Créé, mis à jour, supprimé
Dépenses	Créé, mis à jour, supprimé, restauré
Utilisateurs	Connexions, mises à jour de profil, changements de rôle